procedimiento alquiler o prestamo del salon

PD-PRD-003
PROCEDIMIENTO ALQUILER O
PRESTAMO DEL SALON
VERSIÓN: 04
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1. OBJETIVO:
Determinar los pasos para la solicitud y préstamo del salón de conferencias de la cámara así como las tarifas q se
usufructuaran para su mantenimiento. Establecer parámetros para realizar la compra de productos y servicios.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todos los productos y servicios comprados por la Cámara de Comercio de Girardot, y
que son adquiridos para el cumplimiento del servicio misional y complementar la infraestructura de la organización.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES:
Ayudas audiovisuales: Portátil, Video Beam, Bafles de PC y Telón.
Afiliados: El afiliado es un comerciante que mediante decisión voluntaria, adquirieron esta categoría especial para
apoyar y respaldar las iniciativas que buscan fortalecer el tejido económico del Departamento.
Comerciantes: Es la persona natural o jurídica matriculado en el Registro Público Mercantil que cumple con los
requisitos exigidos en el Código de Comercio.
Particulares: Todas las demás personas que no clasifiquen en la descripción de afiliado y comerciante inscrito en
nuestra cámara.
Préstamo de salón: Entiéndase como préstamo sin contraprestación alguna en servicio a la comunidad mercantil de
la región.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
1. Solicitud
alquiler o
préstamo de
salón y equipos.
2. Pago y
Confirmación
CÓMO
El solicitante debe acercarse a promoción y
desarrollo y solicitar el préstamo o alquiler del
salón, se verificara la disponibilidad y de
acuerdo a esto se procederá a diligenciar el
formato de COTIZACION Y CONFIRMACION
DEL ALQUILER O PRESTAMO DE SALON
PD-FRT-013 el cual se le entregara al usuario
para que se acerque a cancelar en la caja a
recibir el pago.
Nota: En caso de préstamos seguir al paso 3,
diligenciar el formato PD-FRT-013 y tener en
cuanta el punto 5.1 de las condiciones
generales.
El cajero recibirá el pago y remitirá el formato
de COTIZACION Y CONFIRMACION DEL
ALQUILER O PRESTAMO DE SALON
PD-FRT-013 a Promoción y Desarrollo con el
sello de pago de la caja, con el cual se hará la
confirmación del alquiler en el formato
CONTROL DE ALQUILER Y PRESTAMO DE
SALON.
RESPONSABLE
REGISTRO
VARIABLE A
CONTROLAR
Auxiliar I de
Prom. y Dllo,
Auxiliar I de
Prom. y Dllo
(Mesa)
Cotización y
Confirmación
del Alquiler o
Préstamo de
Salón
PD-FRT-013
Verificar la
disponibilidad
del salón.
Caja,
Auxiliar I de
Prom. y Dllo,
Auxiliar I de
Prom. y Dllo
(Mesa)
Control de
Alquiler Y
Préstamo de
Salón
PD-FRT-014
Llevar control
del préstamo o
alquiler de
salón.
ELABORADO POR:
ADELINA GUZMAN SALGUERO
APROBADO POR:
GERMAN RENE GARCIA GUZMAN
FECHA: 05 DE FEBRERO DE 2015
FECHA: 09 DE FEBRERO DE 2015
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PRESTAMO DEL SALON
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3. Ejecución del
préstamo o
alquiler
4. Entrega del
salón
El día convenido en la solicitud, un
funcionario de Promoción y Desarrollo
entregara el salón bajo las condiciones
establecidas en el formato de solicitud. El
usuario procederá a firmar el recibido a
satisfacción de los equipos y las condiciones
convenidas para el salón en el formato de
Control de Alquiler y Préstamo Salón,
adicionalmente se le hará entrega de la
encuesta de satisfacción.
Nota: Estará prohibido usar el salón de la
Cámara hacer campañas políticas, así como
publicar cualquier tipo de promoción alusiva a
las mismas.
Después de prestado el servicio, el usuario
deberá entregar el salón y los equipos en las
condiciones en las que le fueron entregadas
junto con la Evaluación de satisfacción del
alquiler del salón y/o equipos.
El funcionario de Promoción y Desarrollo
firmara la el recibido a satisfacción en el
formato de Control de Alquiler y Préstamo
Salón,
Auxiliar I de
Prom. y Dllo,
Coordinador de
Prom y Dllo,
Auxiliar I de
Prom. y Dllo
(Mesa)
Auxiliar I de
Prom. y Dllo,
Coordinador de
Prom y Dllo,
Auxiliar I de
Prom. y Dllo
(Mesa)
Control de
Alquiler y
Préstamo de
Salón
PD-FRT014.
Evaluación
de
satisfacción
de alquiler
del salón y/o
equipos “PDFRT-016”
Asegurar la
devolución
intacta de los
bienes
entregados.
PD-FRT-014
Control de
Alquiler y
Préstamo
Salón.
Evaluación
de
satisfacción
de alquiler
del salón y/o
equipos “PDFRT-016”
5. CONDICIONES GENERALES:
Los horarios y valores del alquiler del salón y de equipos de audiovisuales de Girardot y de la oficina delegada la
Mesa (todos los valores con IVA incluido y aproximados a mil más cercano), serán concertados con la Presidencia
Ejecutiva y el líder del proceso, esta decisión se notificara al Coordinador(a) de de control interno y calidad para
realizar los ajustes pertinentes y a quienes intervengan en este procedimiento.
TARIFAS DE DESCUENTOS
Condición
Solo para préstamos con
ayudas audiovisuales.
No. Horas
3a4
5a8
9 a 12
13 en Adelante
% descuento
5%
8%
10%
15%
Nota: La Presidencia Ejecutiva esta facultada para otorgar descuentos especiales diferentes a los estipulados por
este manual siempre que el alquiler supere las 16 horas. Los descuentos se tomaran en base a los costos estipulados
en los horarios de 7am a 5pm.
5.1 PRESTAMOS DEL SALON:
Para el caso de préstamos deberá hacerse mediante solicitud escrita a la Presidencia Ejecutiva y deberá ir aprobada
por esta, luego será remitida a Promoción y Desarrolló quien diligenciara y adjuntara el Formato de Solicitud de
acuerdo a las condiciones del préstamo para luego incluirlo dentro del Control de Alquiler y Prestamos de Salón. Los
soportes de los préstamos serán revisados por la Asistencia de Control Interno periódicamente.
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PRESTAMO DEL SALON
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5.2 ALQUILER DE EQUIPOS AUDIOVISUALES PARA USO EXTERNO DE LAS INSTALACIONES:
El alquiler de estos equipos deberá ser solicitado por escrito y tener el visto bueno de la Presidencia Ejecutiva, los
cuales solo se prestaran a Comerciantes inscritos en esta Cámara o Afiliados quienes deberán diligenciar el formato
de préstamo de quipos dispuesto para tal fin.
5.3 OTROS SERVICIOS:
En caso de querer incluir la prestación de servicios adicionales (refrigerios, buffet puntos de café, bebidas, meseros
entre otros), estos podrán diseñarse, coordinarse, modificarse y cobrarse de acuerdo a las propuestas de la Dirección
de Promoción y Desarrollo, bajo previa aprobación de la Presidencia Ejecutiva. Nota: se deberán cobrar de igual
forma a la descrita por el manual pero los descuentos descritos no se aplicaran a estos servicios.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
USUARIO
AUX I DE PROM Y DLLO,
AUX I DE PROM Y DLLO
(MESA)
CAJERO
INICIO
Solicita el Alquiler
o Préstamo
Verificación
Disponibilidad y
elaboración de la
cotización
Confirmación del
Alquiler
Recibido del salón
a entera
satisfacción.
Recibido del salón
a entera
satisfaccion
FIN
Paga el Alquiler
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PRESTAMO DEL SALON
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7. REFERENCIAS
Norma NTC-ISO-9000:2005 Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y vocabulario.
Norma NTC-ISO-9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos.
8. ANEXOS
Anexo 1. PD-FRT-013 Formato de Solicitud o Préstamo del Salón.
Anexo 2. PD-FRT-014 Control de Alquiler y Préstamo Salón.
Anexo 3. PD-FRT-016 Evaluación de satisfacción de alquiler del salón y/o equipos
9. CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIÓN
01
02
03
04
DESCRIPCION
FECHA
ORIGINAL
03 de Mayo de 2010
 Se incrementan tarifas de la oficina de Girardot
 Se anexo tabla Horarios y valores del préstamo del Salón en
18 de Marzo de 2013
porcentajes para la Oficina delegada la Mesa según
acondicionamiento del lugar.
 Se incluye dentro de las actividades y en anexos la Evaluación de
21 de Mayo de 2014
satisfacción de Alquiler de salón y/o equipos.
 Se modifica la modalidad de establecer el cobro por el alquiler de los
salones y audiovisuales, eliminándose de las Condiciones Generales
los cuadros de los horarios y porcentajes a aplicar según categoría 09 de Febrero de 2015
(particular, comerciante o afiliado) con base al salario mínimo de las
oficinas de Girardot y la Mesa.