Anexo No 09 Plan de Contingencia Portal

REGLAMENTO DE GARANTÍAS V 3.0
Anexo 9
Plan de Contingencia del Portal
1. INTRODUCCIÓN
El FNG cuenta con una infraestructura técnica que pretende garantizar la continuidad del servicio
para las operaciones que se realizarán mediante el portal, cubriendo mediante elementos
redundantes una serie de eventualidades que puedan afectar el hardware, software y elementos de
telecomunicaciones. No obstante lo anterior, el presente documento pretende describir los
procedimientos, plazos y demás aspectos necesarios para cubrir las contingencias que se puedan
presentar y que afecten de manera temporal el proceso de reserva o apertura de cupo.
Este procedimiento aplica cuando se presente una falla en:
•
•
El canal de telecomunicaciones de Internet o la infraestructura del portal
El sistema de información del FNG
El procedimiento para la atención de los demás procesos en contingencia será informado al
INTERMEDIARIO en el evento en que ello ocurra.
2. OBJETIVO
2.1. General
Disponer de un mecanismo de contingencia para la atención del proceso de reserva o
apertura de cupo en caso de falla de los sistemas.
2.2. Específicos
•
•
•
Establecer los medios, personas, plazos y tiempos para la atención del proceso de
reserva o apertura de cupo
Establecer las definiciones que guíen y delimiten el adecuado proceso de contingencia
en el proceso de reserva o apertura de cupo
Establecer los controles que sean necesarios y que permitan el adecuado
mantenimiento, organización y uso del proceso de reserva o apertura de cupo.
3. DEFINICIONES
Contingencia: Se entiende por contingencia el evento que impida de manera temporal la utilización
del portal para la ejecución de una o todas las transacciones disponibles.
Persona Responsable: Se define como persona responsable a aquella que representa al FNG o al
INTERMEDIARIO en el proceso de reserva o apertura de cupo.
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Plazo Máximo de Ejecución: El tiempo límite con el que se compromete el FNG para dar
respuesta del resultado de una transacción.
Medio de Comunicación: En contingencia el medio de comunicación será el correo electrónico.
4. PROCESO DE RESERVA O APERTURA DE CUPO EN CONTINGENCIA
Para la definición de la estrategia de recuperación se asume que existe una separación entre los
servidores de correo electrónico y la infraestructura del portal tanto a nivel de hardware, software y
canales de comunicación. El FNG tiene una infraestructura técnica en la cual se cuenta con
redundancia de hardware en aquellos componentes críticos y canales de comunicación diferentes
para el manejo de las comunicaciones del portal y el correo electrónico.
De acuerdo con el tipo de falla que se presente, el procedimiento que deberá adelantar el
INTERMEDIARIO para realizar el proceso de reserva o apertura de cupo se definirá según se
explica a continuación:
4.1. Activación de la contingencia
Una vez sea identificada una falla que impida la operación normal del proceso de reserva o apertura
de cupo y que no pueda ser resuelta en el transcurso de una hora comprendida dentro del horario
para la atención de este proceso, el FNG declarará la contingencia e informará a los
INTERMEDIARIOS a través de un correo electrónico dirigido a los administradores del portal. En
este correo se precisará el tipo de evento ocurrido y se informará el procedimiento aplicable.
4.2. Operación en contingencia
El procedimiento a seguir dependerá de las posibilidades que tenga el FNG para responder las
solicitudes de reserva o apertura de cupo de acuerdo con los siguientes tipos de falla:
4.2.1. Falla en el canal de telecomunicaciones de Internet o en la infraestructura del
portal
En este caso, la falla afecta la posibilidad del INTERMEDIARIO de tramitar a través del portal la
solicitud de reserva o apertura de cupo. Sin embargo, en este escenario el FNG puede dar trámite a
las solicitudes que el INTERMEDIARIO deberá enviar por correo electrónico de acuerdo con las
siguientes etapas:
1. El INTERMEDIARIO remitirá el Anexo 4 – Reservas de Cupo o Anexo 5A apertura de cupo
dirigido a los correos electrónicos [email protected] y [email protected] con las
diferentes obligaciones que vayan a ser desembolsadas.
2. El FNG enviará acuse de recibo al remitente.
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3. Recibido el Anexo 4 o 5A, el FNG tramitará la reserva o apertura de cupo e informará por el
mismo medio al remitente, en un tiempo no mayor a 2 horas, el resultado del proceso,
adjuntado el log de respuesta respectivo.
4. Con el archivo enviado por el FNG, el INTERMEDIARIO podrá proceder a realizar el
desembolso de las operaciones para aquellas operaciones a las que se haya asignado un
número de garantía.
4.2.2. Falla en el sistema de información del FNG
En este caso, la falla afecta la posibilidad del INTERMEDIARIO de tramitar a través del portal la
solicitud de reserva o apertura de cupo así como la capacidad del FNG para procesarla. En este
evento, el FNG recibirá por correo electrónico las solicitudes, las cuales se tramitarán atendiendo las
siguientes etapas:
1. El INTERMEDIARIO remitirá el Anexo 4 – Reservas de Cupo o Anexo 5A apertura de cupo
2.
3.
4.
5.
6.
dirigido a los correos electrónicos [email protected] y [email protected] con las
diferentes obligaciones que vayan a ser desembolsadas.
El FNG enviará acuse de recibo al remitente.
Luego de recibir el acuse de recibo, el INTERMEDIARIO podrá realizar los desembolsos.
Una vez el FNG restablezca el sistema de información, ejecutará e informará el resultado de
todos los archivos recibidos.
Si el INTERMEDIARIO requiere un número de reserva de cupo para realizar el desembolso,
éste podrá asignar un número interno temporal el cual deberá ser sustituido con el número
definitivo asignado por el FNG.
El INTERMEDIARIO, si lo requiere, podrá enviar la relación del número interno asignado, el
número de identificación del deudor y el valor desembolsado, con el fin de entregarles el
número definitivo de las reservas de cupo asociado a las operaciones desembolsadas.
En todo caso el FNG solamente aceptará las operaciones que cumplan con las condiciones
establecidas en el REGLAMENTO. Sin embargo, se aceptarán garantías que incurran en las
causales de rechazo que se indican a continuación, teniendo en cuenta que el
INTERMEDIARIO no tiene forma de validar los respectivos parámetros con anterioridad al
momento de la reserva o apertura de cupo:
•
•
•
Rechazo por “motivos atribuibles al deudor”, a menos que la causa de este rechazo sea
un siniestro con el INTERMEDIARIO.
Rechazo por exceder el VMD del deudor o del INTERMEDIARIO
Rechazo por exceder el límite del producto de garantía, salvo que el valor de la
operación específica que se pretende desembolsar exceda dicho límite.
4.3. Desactivación de la contingencia
Una vez sea reactivado el servicio a través del portal, el FNG informará a los INTERMEDIARIOS
mediante un correo electrónico dirigido a los administradores del portal, momento a partir del cual
no se recibirán más solicitudes a través de las cuentas de correo habilitadas para este fin.
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