Modelar procesos para lograr mejores resultados en la

Modelar procesos para lograr mejores resultados en la implantación de
sistemas empresariales de información
En un estudio recientemente presentado en la Conferencia Enterprise and Organizational Model and
Simulation (EOMAS 2010) en Túnez, se encontró una correlación estadísticamente significativa entre el
modelado de procesos y los resultados de largo plazo en las implantaciones de los mejores sistemas
empresariales de información (por ejemplo SAP, SAGE, Oracle)
El modelado de procesos es una técnica que permite a las organizaciones hacer explicito el proceso de
transmisión de conocimientos, incluye el uso de una gran variedad de metodologías, técnicas y
herramientas para el mapeo, análisis, medición, y rediseño de procesos, así como para actividades de
formación. En otras palabras, el modelado de procesos ayuda a generar una representación exacta de la
ejecución actual de los procesos (AS IS) y de la ejecución que la empresa necesita o desea (TO BE). El
modelado de procesos combina conceptos y herramientas de gestión de calidad, reingeniería de procesos
de negocios y desarrollo de software.
El modelado de procesos es utilizado muy a menudo por consultores y empresas durante el proceso de
implantación de sistemas empresariales de información (ERP). El estudio en cuestión menciona que los
esfuerzos de modelado de procesos fueron altos en el 50% de los casos investigados (alrededor de 100
empresas ubicadas en Latino América y España). El modelado de procesos es importante para la
configuración del ERP porque los modelos de procesos describen las actividades de la empresa, las
reglas del negocio, las funciones de organización y otros asuntos que se deben configurar en los sistemas
de información. El modelado de procesos es también usado como una herramienta muy útil para adecuar
los requerimientos de la empresa a las funcionalidades del ERP.
Lo que es nuevo en este estudio es que en los resultados se recomienda el uso de la modelización de
procesos como un ejercicio de preparación previo a la implantación del ERP. El uso del modelado de
procesos con anterioridad a la implantación del sistema garantiza mejores resultados de su ejecución en
el largo plazo. ( En el estudio, los resultados fueron medidos como estratégicos y económicos en la
cadena de suministros; por ejemplo: reducción del inventario, mejora del servicio al cliente, mejora de la
capacidad, mejora de la coordinación, etc.) El modelado de procesos antes de la implantación de un ERP
permite a las empresas entender y definir cuidadosamente los requerimientos de los procesos de negocio,
alineándolos con sus necesidades y estrategias. Este es un análisis retrospectivo que las empresas
deben hacer antes de la interacción con los proveedores de los ERP.
Hace pocos años, un fabricante de baterías nos pidió consejo. Ellos estaban implantando un ERP para
gestionar sus procesos básicos, pero el proyecto de implantación se convirtió en una pesadilla. El gran
problema era que el vendedor del sistema configuró el ERP usando su funcionalidad estándar,
permitiendo que la empresa tuviera un acelerado proceso de implantación. La velocidad de implantación
era un beneficio, pero la funcionalidad estándar requería algunas adaptaciones a actividades especificas
del área de almacenaje y distribución de la empresa. Los gerentes tuvieron la sensación de que el
sistema no se ajustaba a sus necesidades, pero era tarde para tener esta sensación. Aconsejamos a la
empresa empezar nuevamente desde el principio haciendo un análisis de brechas entre los
requerimientos específicos de los procesos y las funcionalidades del sistema, lo que implicaba hacer el
modelado de los procesos antes de la implantación del ERP. A pesar de que significaba un poco de
retrabajo, la empresa decidió hacerlo. Finalmente, la empresa recuperó el camino del éxito en la
implantación adaptando el estándar del sistema en los casos que fueron necesarios.
En resumen, el modelado de procesos es un factor clave de éxito en la implantación de un ERP, y esta
actividad debe hacerse antes de la selección de los proveedores del sistema y sus fases de ejecución. El
estudio en cuestión encontró que el uso de la modelización de procesos como un ejercicio de preparación
previo a la implantación, garantiza mejores resultados a largo plazo en la inversión que representa la
implantación de un ERP.