p-rf-09 semovientes v5

CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES
P-RF-09
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
1 DE 13
SEMOVIENTES
REVISÓ
GERENTE ADMINISTRATIVA Y DE
RECURSOS FÍSICOS
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES
P-RF-09
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
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1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades realizadas por el Almacén Departamental para los
movimientos de Semovientes a cargo de la Secretaría de Desarrollo Agroeconómico y
Gerencia de Iraca.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepción del informe de la Secretaría de Desarrollo
agroeconómico y la Gerencia de Iraca en el que se registran nacimientos, muertes, hurto
y venta de semovientes y finaliza con la actualización en el sistema de los movimientos
presentados en dicho informe en stock y en servicio.
Aplica a la Secretaria de Desarrollo Agroeconómico y Gerencia de Iraca.
3.





4.
DEFINICIONES
Hurto: Se presenta cuando existe un apoderamiento ilegítimo de bienes ajenos,
causando daño económico de lo hurtado.
Muerte: Se presenta en el momento en que se extinga el proceso homeostático del
semoviente, finalizando su vida.
Nacimientos: Se presentan en el momento en que existan partos de semovientes,
dando inicio a la vida de nuevos animales, en un periodo de tiempo determinado.
Semoviente: La condición de semovientes la representan los animales en
producción económica, en definitiva, lo que son las cabezas de ganado
Tradicionalmente, también integraban esta categoría los animales de labor: caballos,
entre otros.
Venta: Es el instrumento legal por el cual una persona dueña de un bien, cede su
propiedad a quien lo compra a cambio de remuneración.
RESPONSABLE:


Gerente Administrativo y de Recursos Físicos
Operario
5. DESARROLLO
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PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES
VERSIÓN: 05
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
P-RF-09
FLUJOGRAMA
3 DE 13
PUNTO DE
CONTROL
INICIO
1
Operario
Recepcionar
mensualmente
informe de semovientes de la
Secretaría
de
Desarrollo
Agroeconómico y la Gerencia
Iraca.
El informe
información
Almacén?
2
Recepción informe
Secretaria de Desarrollo
Agroeconómico
cuenta con la
requerida
por
Informe
mensual de
Secretaría de
Agricultura.
SI
4
NO
3
Operario
Devolver el informe para que se
agreguen los datos faltantes.
Devolver informe
NO
Hubo nacimiento de semovientes
en el mes?
4
7
SI
5
Gerente
Administrativo y de
Recursos Físicos/
Operario
6
Operario
Elaborar comprobante de entrada
al sistema de los nacimientos por
nuevas existencias en stock,
indicando costo y registro del
animal,
previa
firma
del
funcionario de la secretaria de
Desarrollo Agroeconómica, la
Gerencia Iraca, el Gerente
Administrativo y de Recursos
Físicos
Realizar la salida del stock en el
sistema, pasando el semoviente a
servicio, cargándolo al inventario
del funcionario de la secretaria de
Desarrollo Agroeconómica y la
Gerencia Iraca
Realizar entrada
al sistema
Comprobante
de entrada
Salida del
sistema
Comprobante
de salida
NO
7
Se
realizó
compra
semovientes en el mes?
de
10
SI
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PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
No.
8
9
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Operario
Realizar y registrar la entrada en el
sistema por compra de bienes
devolutivos.
Gerente
Administrativo y de
Recursos Físicos/
Operario
Registrar salida en el sistema por
bienes en servicio, efectuando la
salida de stock del semoviente,
previa firma del Operario, el
Gerente Administrativo y de
Recursos Físicos y funcionario de
la Secretaría de Desarrollo
Agroeconómico y la Gerencia
Iraca.
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4 DE 13
PUNTO DE
CONTROL
FLUJOGRAMA
Realizar entrada
al sistema
Comprobante
de entrada
Registrar salida
del sistema
Comprobante
de salida
NO
Se realizó venta de semovientes
en el mes?
10
14
SI
11
Operario
12
Gerente
Administrativo y de
Recursos Físicos/
Operario
13
Gerente
Administrativo y de
Recursos Físicos/
Operario
Verificar que se tengan los
siguientes
datos:
género,
plaqueta, recibo de caja y costo
del animal.
Elaborar el comprobante de
entrada en el sistema, por
reintegro del semoviente a stock,
a través de una entrada por
devolución de bienes en servicio,
previa
firma
Gerente
Administrativo y de Recursos
Físicos y funcionario de la
Secretaria
de
Desarrollo
Agroeconómica y la Gerencia de
Iraca.
Elaborar el comprobante de salida
en el sistema, por venta, previa
firma del Operario y el Gerente
Administrativo y de Recursos
Físicos y funcionario de la
Secretaria
de
Desarrollo
Agroeconómico y Gerencia Iraca.
Verificar datos
Documentos
Realizar
reintegro al
sistema
Elaborar
comprobante de
salida en el sistema
Comprobante
de entrada
Comprobante
de salida
NO
14
Hubo muerte de animales?
17
SI
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No.
RESPONSABLE
15
Gerente
Administrativo y de
Recursos Físicos/
Operario
16
Gerente
Administrativo y de
Recursos Físicos/
Operario
ACTIVIDAD
Elaborar el comprobante de
entrada en el sistema por reintegro
del
animal
al
stock
por
devoluciones al servicio, previa
firma del Operario y el Gerente
Administrativo y de Recursos
Físicos y funcionario de la
Secretaria
de
Desarrollo
Agroeconómico y Gerencia Iraca.
Elaborar el comprobante de salida
en el sistema,
por merma,
indicando plaqueta, previa firma
del Operario y el Gerente
Administrativo y de Recursos
Físicos y funcionario de la
Secretaria
de
Desarrollo
Agroeconómico y Gerencia Iraca.
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FLUJOGRAMA
Realizar entrada
Elaborar
comprobante de
salida
5 DE 13
PUNTO DE
CONTROL
Comprobante
de entrada
Comprobante
de salida
NO
Se presentó robo de animales en
el mes?
17
20
SI
18
Gerente
Administrativo y de
Recursos Físicos/
Operario
19
Gerente
Administrativo y de
Recursos Físicos/
Operario
Elaborar el comprobante de
entrada en el sistema por reintegro
del animal al stock, previa firma
del Operario y el Gerente
Administrativo y de Recursos
Físicos y funcionario de la
Secretaria
de
Desarrollo
Agroeconómico y Gerencia Iraca.
Elaborar el comprobante de salida
en el sistema por hurto de los
animales, previa del Operario y el
Gerente Administrativo y de
Recursos Físicos y funcionario de
la Secretaria de Desarrollo
Agroeconómico y Gerencia Iraca.
Elaborar
comprobante de
entrada
Elaborar
comprobante de
salida por hurto
Comprobante
de entrada
Comprobante
de salida
NO
20
Hay que realizar inventarios?
30
SI
21
Funcionarios del
Almacén/Funcionarios
De la Secretaria de
Agricultura
Planear
la
realización
del
inventario físico (fecha, duración,
equipo de trabajo, herramientas
necesarias, etc.).
Planear realización
de inventarios
Plan de
trabajo
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FLUJOGRAMA
6 DE 13
PUNTO DE
CONTROL
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
22
Operario
/Funcionarios
De la Secretaria de
Agricultura
Realizar corte en el sistema
semestralmente y efectuar el
conteo de los animales.
Realizar corte
en el sistema
Reporte
23
Operario
Confrontar los datos del sistema
con lo encontrado en campo.
Confrontar datos
Reporte
NO
24
Existen faltantes de animales?
27
SI
25
Gerente
Administrativo y de
Recursos Físicos/
Operario
26
Gerente
Administrativo y de
Recursos Físicos/
Operario
Elaborar el comprobante de
entrada en el sistema del animal
faltante de acuerdo a la plaqueta
al stock por devoluciones al
servicio, previa firma del Operario
y el Gerente Administrativo y de
Recursos Físicos y funcionario de
la Secretaria de Desarrollo
Agroeconómico y Gerencia Iraca.
Elaborar el comprobante de salida
en el sistema, por hurto de los
animales en el sistema, previa
firma del Operario y el Gerente
Administrativo y de Recursos
Físicos y funcionario de la
Secretaria
de
Desarrollo
Agroeconómico y Gerencia Iraca.
Se
encontraron
animales
adicionales a los reportados en el
sistema?
27
28
operario
29
operario
Elaborar el comprobante de
entrada en el sistema como nueva
existencia, previa firma del
Operario
y
el
Gerente
Administrativo y de Recursos
Físicos y funcionario de la
Secretaria
de
Desarrollo
Agroeconómico y Gerencia Iraca.
Elaborar el comprobante de salida
en el sistema de stock y cargar el
semoviente al responsable, es
decir, realizar salida al servicio,
previa firma del Operario y el
Gerente Administrativo y de
Elaborar
comprobante de
entrada
Realizar salida
Comprobante
de entrada
Comprobante
de salida
NO
30
SI
Realizar entrada
Comprobante
de entrada
Realizar salida
Comprobante
de salida
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
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FLUJOGRAMA
PUNTO DE
CONTROL
Recursos Físicos y funcionario de
la Secretaria de Desarrollo
Agroeconómico y Gerencia Iraca.
30
FIN
GENERALIDADES:
DESCRIPCION DE SEMOVIENTES
1. RECEPCIÓN DEL INFORME DE SEMOVIENTES
Mensualmente, la Secretaría de Desarrollo Agroeconómico, Ganadería y Desarrollo
Rural debe presentar un informe a Almacén que contenga como mínimo:





Nacimientos: cantidad y precio por kilo reportado en Catama para el mes.
Compras: Cantidad y costo.
Ventas: resolución de baja de semovientes, plaqueta, género y recibo de caja.
Muertes: cantidad y plaquetas.
Hurtos: Cantidad y plaquetas.
2. REGISTRO DE NACIMIENTOS
De acuerdo al informe presentado, se identifica la relación de nacimientos en el mes,
haciéndose una entrada al sistema por nuevas existencias. Para ello, se toma como
peso promedio 40 kilogramos y el valor por kilo el presentado en Catama para el mes
que se reporta, la multiplicación de estos datos brindan el costo histórico del animal y
es con el cual se realiza la entrada en el sistema, para tal fin se sigue la ruta:
Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos – entrada por
nuevas existencias, y se visualiza de la siguiente manera:
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Inmediatamente se da ingreso del semoviente al stock, se debe efectuar una salida al
servicio. En este caso, en que la salida es un bien devolutivo, el comprobante de salida
va a la carpeta del funcionario encargado.
Se debe realizar el comprobante de salida en el sistema digitando en el mismo el
elemento que va a ser cargado al funcionario, a través de la ruta: Sistema PCTG –
módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida al servicio, y se visualiza
de la siguiente manera:
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3. REGISTRO DE COMPRAS:
Son operaciones mercantiles a través de los cuales se realiza la adquisición de
semovientes mediante la erogación de fondos provenientes de recursos propios,
convenios o cofinanciación.
Para realizar la entrada en el sistema por compra de semovientes, se sigue la ruta:
Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos – entrada por
compras, y se visualiza de la siguiente manera:
Posteriormente se realiza la salida del stock en el sistema y se pasan los bienes
devolutivos (semovientes) al servicio.
4. REGISTRO DE VENTAS DE SEMOVIENTES
Cuando se realizan ventas de semovientes, se identifica la plaqueta del animal vendido,
y se realiza un reintegro al stock del mismo, es decir, se registra en el sistema una
entrada por devolución del servicio, para ello se sigue la ruta en el sistema: Sistema
PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos – entrada por
devolución del servicio, y se visualiza de la siguiente manera:
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Posteriormente, se realiza en el sistema una salida por venta por el costo histórico y la
valorización acumulada de las plaquetas correspondientes a los animales vendidos,
este trámite se realiza siguiendo la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso
salida – bienes devolutivos – salida por venta, y se visualiza de la siguiente manera:
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5. REGISTRO DE MUERTE DE SEMOVIENTES
En el caso en que el informe relacione muerte de animales, se debe efectuar el reintegro
de los mismos al stock (en costo histórico y valorización) para registrar las muertes de
los mismos dándoles de baja en el sistema. Esta operación se realiza haciendo una
salida por merma.
Esta salida se realiza en el sistema a través de la siguiente ruta: Sistema PCTG –
módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida por merma, y se visualiza
de la siguiente manera:
6. REGISTRO DE ROBO O HURTO DE SEMOVIENTES
En el caso en que se relacione robo de semovientes, es necesario realizar el reintegro
de acuerdo a las plaquetas de costo histórico y valorización del animal, al stock para
poder así, realizar la salida por hurto de los animales en el sistema, de acuerdo al
número de plaqueta, y valor histórico y valorización de los mismos. Esta salida por hurto
se realiza siguiendo la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes
devolutivos – salida por hurto. Se visualiza de la siguiente manera:
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7. REALIZACIÓN DE INVENTARIOS
El inventario de semovientes se debe realizar semestralmente, para ello es necesario
planificar las herramientas y demás necesarios para la realización de esta actividad.
Dicha planificación debe enmarcar entre otras cosas las fechas de realización del
inventario en campo, el equipo humano, el registro del sistema a fecha de corte, el valor
histórico y valorizaciones (si existen), herramientas para desplazamiento y peso de los
animales, etc. Esta actividad se realiza conjuntamente con la Secretaría de desarrollo
agroeconómico y la gerencia de Iraca.
Se procede a confrontar los datos arrojados en el sistema con lo encontrado físicamente.
Al realizar esta actividad se puede identificar:
a. Que falten en campo animales frente a lo arrojado por el sistema: En este caso, se
realiza el reintegro de los animales de acuerdo a las plaquetas (costo histórico y
valorización) al stock, para posteriormente realizar una salida por merma del
inventario, teniendo en cuenta la afectación tanto del costo histórico como de la
valorización acumulada.
b. Que la cantidad de animales en campo sea superior a lo arrojado por el sistema:
En este caso, se realiza una entrada al sistema por nuevas existencias y
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posteriormente una salida al servicio, sacando del stock la entrada por nuevas
existencias registrada.
8. CONFRONTAR REGISTROS CON CONTABILIDAD
Siempre que se realice algún movimiento de inventarios de semovientes, es necesario
confrontar que la afectación contable sea correcta, con el fin de garantizar que los
movimientos afecten las cuentas correctas y registre los valores exactos.
6. REGISTROS
Registro
Responsable
Comprobante
de entrada
Auxiliar
administrativo
Comprobante
de salida
Auxiliar
administrativo
Como
conservarlo
Medio
magnético y
físico
Donde
conservarlo
Archivo de
gestión de
almacén
Tiempo de
conservación
Según tabla
de retención
documental l
Medio
magnético y
físico
Archivo de
gestión de
almacén
Según tabla
de retención
documental l
Disposición
final
Disponer
según tabla
de retención
documental
Disponer
según tabla
de retención
documental
7. HISTORIAL
VERSIÓN
01
02
03
VIGENCIA
Según acto
administrativo
Según acto
administrativo
03 de Mayo de 2010
04
16/11/2012
05
27/08/2013
IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
Versión inicial
Reingeniería de proceso
Revisión y ajuste como resultado la
Acción Correctiva No 01 del 15 de febrero
de 2010
Se realiza ajuste y revisión en la parte de
responsables, se incluye al operario, se
suprimen las actividades que tienen que
ver con la desvalorización de semovientes,
ya que el almacén departamental no
maneja estas cifras.
Se realiza ajuste y revisión en la parte de
responsables, se incluye al operario, se
suprimen las actividades que tienen que
ver con la desvalorización de semovientes
NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.