Subproducto Congresos, Ferias y Eventos Corporativos

Subproducto Congresos, Ferias y Eventos Corporativos
Términos y Condiciones
El subproducto Congresos, Ferias y Eventos Corporativos de Aerovías del Continente
Americano S.A. Avianca (Avianca) y de las aerolíneas del Grupo Taca1, en adelante Taca,
colectivamente denominadas Los Transportistas (cada una individualmente considerada
actuando de manera conjunta pero no solidaria), consiste en un conjunto de beneficios
dirigidos a entidades que organicen congresos, ferias, eventos corporativos, diseñados
para los viajes que realicen los asistentes y organizadores hacia nuestros destinos.
Por medio del presente documento Los Transportistas informan los términos y
condiciones aplicables a su subproducto de Congresos, Ferias y Eventos Corporativos.
Glosario
Para efectos de este documento, cuando los siguientes términos se utilicen tendrán el
siguiente significado:
La Empresa: Será cualquier entidad, bien sea que se trate de sociedad civil o comercial,
entidad estatal, sociedad industrial y comercial del Estado, empresa de economía mixta,
organización no gubernamental, entidad sin ánimo de lucro, agremiación, asociación,
entidad educativa, comunidad religiosa, cooperativa, caja de compensación familiar, fondo
de empleados, que organice un Evento.
Evento: Es el congreso, convención o feria que organiza La Empresa, que implique la
realización de viajes por parte de los participantes a nuestros destinos o a cualquier lugar
del mundo.
Carta Oferta: Se refiere a la oferta de beneficios comerciales por medio de la cual Los
Transportistas presentan las condiciones generales y particulares de los beneficios
otorgados para los viajes de organizadores y participantes del Evento.
Compromiso de Movilización: Es el número de personas que La Empresa propenderá
se transporten vía aérea con Los Transportistas para reunirse en el lugar de realización
del Evento. Dicho número será establecido por Los Transportistas en la Carta Oferta con
base en la información suministrada por La Empresa.
1
Las aerolíneas miembros del Grupo TACA hasta esta fecha incluyen sin limitaciones: TACA International
Airlines, S.A., Aviateca, S.A., Nicaragüense de Aviación, S.A.,, Líneas Aéreas Costarricenses, S.A., Trans
American Airlines, S.A., Transportes Aéreos Inter, S.A., Isleña de Inversiones, S.A. de C.V., y Servicios
Aéreos Nacionales, S.A.
1. Generalidades
Los beneficios que se describen a continuación serán otorgados a los organizadores y
participantes del Evento, siempre y cuando La Empresa acepte las condiciones
establecidas en estos términos y condiciones y en la Carta Oferta.
La Empresa será responsable de informar oportunamente y por escrito a Los
Transportistas, los cambios que se lleguen a presentar tales como cambio de fecha o
lugar del Evento, nombre del mismo y cualquier otro cambio que pueda afectar su
desarrollo.
Después de recibir la aceptación de las condiciones de la Carta Oferta, Los Transportistas
enviarán a La Empresa un código de identificación, el cual servirá para identificar el
Evento y permitir a participantes y organizadores acceder a los beneficios dispuestos para
el mismo. Por tal razón, La Empresa será responsable de informar oportunamente a los
participantes inscritos, el código asignado.
Los contratos de transporte que sean celebrados con ocasión del Evento se regirán por
las reglas aplicables a dicho contrato conforme la legislación aplicable y especialmente las
condiciones del contrato de transporte de Los Transportistas, disponibles para consulta en
http://www.avianca.com/es-co/contrato-transporte.aspx
El Compromiso de Movilización deberá cumplirse en un porcentaje mínimo de 50%. En
caso que este compromiso no se cumpla Los Transportistas se reservan el derecho de no
negociar una siguiente edición del Evento.
En caso que La Empresa no entregue exclusividad total a Los Transportistas, solo se
aceptará compartir dicho Evento con aerolíneas que no compitan directamente con Los
Transportistas.
2. Beneficios para los participantes y organizadores del Evento
Se otorgarán descuentos a los participantes y organizadores sobre las tarifas aéreas de
boletos en rutas nacionales e internacionales que operen Los Transportistas
directamente, bajo las siguientes condiciones:
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No aplican para rutas en código compartido con excepción de las rutas voladas
por Los Transportistas
No aplican para tarifas que contengan trayectos con otras aerolíneas
Los descuentos aplican sobre tarifa aérea únicamente. El valor de los impuestos,
tasas aeroportuarias, tarifa administrativa, sobrecargo por combustible y demás
cargos aplicables, deberá ser pagado en su totalidad y directamente por el viajero
al momento de expedición de los boletos. Los Transportistas no son responsables
del pago de ningún impuesto.
Descuentos no acumulables con otros descuentos o promociones.
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Aplican para todas las clases disponibles al momento de realizar la reserva,
excepto clases que pertenezcan a la familia tarifaria Promo, Super Promo, tarifas
privadas o netas.
Aplican para viajes ida y regreso realizados dentro de los cinco (5) días antes y
cinco (5) días después del Evento.
Aplican para rutas con único destino la ciudad del Evento. Descuentos no
aplicables para viajes a puntos comunes (Aeropuertos alternos). Ej: Si el evento es
en Armenia no aplica para Pereira ni Manizales siendo estos puntos comunes.
Los asistentes de congresos que utilicen los descuentos ofrecidos, tendrán la
posibilidad de acumular millas con el programa de viajero frecuente LifeMiles2 y
acceder a las salas VIP siempre y cuando se encuentren en los niveles del
programa LifeMiles que lo permitan.
El descuento en cabina económica desde o hacia Colombia (CO) y Norte América
(NAM) es del 10% en alta temporada y del 15% en baja temporada.
Las rutas e itinerarios están sujetos a cambios sin previo aviso.
Aplican las condiciones de la tarifa adquirida.
Condiciones para realizar la reserva:
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El asistente al evento podrá realizar la compra del boleto por canales directos (call
center, avianca.com, puntos de venta Avianca) o a través de una agencia de
viajes.
El viajero deberá mencionar el código de identificación del Evento en el lugar de
compra o ingresarlo en el campo “código promocional” de Avianca.com (cuando el
descuento aplique por internet), al momento de realizar la reserva.
Igualmente, para compra en agencia de viajes el pasajero deberá presentar un
documento que acredite que el motivo de su viaje será asistir al evento, tal como,
inscripción, invitación, escarapela, o la e-card oficial proporcionada por Los
Transportistas. Éste no será solicitado en canales directos de Avianca.
3. Bono Backend3
El Bono Backend es un beneficio adicional que ofrecen Los Transportistas a La Empresa,
que consiste en retornar un porcentaje de la venta de boletos de los asistentes al evento
identificada con el código del Evento.
Para la carga del Bono Backend, será necesario que La Empresa alcance un mínimo de
cinco mil dolares ($5000 USD) en venta debidamente identificada con el código del
Evento y que esté vinculada a través de un Convenio de afiliación a Preferencia Programa para viajes empresariales. El nivel de Membresía dentro del programa será
2
Aplican los Términos y Condiciones del Programa LifeMiles disponibles para consulta en
https://www.lifemiles.com/esp/abo/wnb/wnbtercond.aspx
3
La cuenta corporativa será una cuenta perteneciente al programa “PREFERENCIA - Programa para viajes
Empresariales”, por tal razón el uso de este beneficio deberá realizarse conforme a los términos y condiciones
de dicho programa.
“Rango 2 Plus” y permitirá acceso a descuentos sobre la tarifa aérea sobre los viajes de
negocios que realice siempre y cuando sean comprados por los canales autorizados.
4. Beneficios Asociados a la difusión del Evento:
E-Card Oficial
Para efectos de la difusión del Evento
por medio de correo electrónico, Los
Transportistas suministrarán una E-card diseñada para promover los beneficios
dispuestos por éstas para el Evento. Esta será la e-card oficial del Evento y no podrá ser
enmendada o modificada.
La promoción del Evento a las cuentas comerciales de Los Transportistas será realizada
por éstas a través de correo electrónico, con el uso de la e-card promocional oficial de Los
Transportistas para el Evento.
Difusión a través de la revista Abordo “Avianca en Revista”
Los Transportistas podrán ofrecer una alternativa de publicación (enunciado, mención o
artículo) en la revista Abordo “Avianca en Revista”. Esta publicación se realizará siempre
y cuando La Empresa envíe la aceptación de la Carta Oferta de beneficios con mínimo 85
días calendario de anticipación a la fecha de inicio del Evento y según disponibilidad de
espacio en la revista.
Para dicho efecto, Los Transportistas seleccionarán el mes de la edición y la alternativa
de publicación del Evento en “Avianca en Revista”. Esta publicación se realizará de
acuerdo a parámetros establecidos previamente por Los Transportistas y por los editores
de la revista. En ningún caso la información que se publique podrá estar acompañada de
logos, símbolos o similares. La Empresa podrá suministrar material gráfico de apoyo, pero
su uso se hará conforme al criterio de los editores.
Así mismo, los editores se encargarán de la redacción de la mención o artículo cuyo
contenido podrá ser modificado a discreción de los editores.
Difusión a través de la página www.avianca.com
Los Transportistas podrán ofrecer la difusión del Evento a través de la página web
www.avianca.com. La publicación en la página web se realizará en la sección “Congresos
y Convenciones” y permanecerá publicada hasta el primer día del Evento.
Para este efecto, La Empresa debe enviar el formato completo de la publicación con el
detalle requerido para la realización de dicha difusión, incluyendo el logo del Evento. La
publicación en la página web se realizará conforme a las directrices definidas por Los
Transportistas.
Difusión a través de puntos de Venta directos (únicamente en Colombia)
Para la difusión del Evento en puntos de venta directos de Los Transportistas, La
Empresa deberá hacer entrega del material promocional conforme lo definido por Los
Transportistas en la Carta Oferta de beneficios.
Importante: En caso que La Empresa designe a Los Transportistas como la Aerolínea
Oficial del Evento para el transporte aéreo de participantes y organizadores, en la difusión
o divulgación del mismo, deberá incluir en todas las piezas publicitarias el siguiente texto:
“Avianca y Taca como aerolíneas oficiales no son responsables de la organización,
ejecución o de cualquier otra actividad relacionada con el Evento, con excepción del
transporte aéreo de los asistentes que adquieran sus servicios y bajo las condiciones del
contrato de transporte respectivo.”
ÚNICAMENTE PARA COLOMBIA, CENTRO AMÉRICA, ECUADOR Y PERÚ:
De acuerdo al compromiso de movilización acordado entre La Empresa y Los
Transportistas, La Empresa podrá recibir una cantidad de boletos domésticos o
internacionales (excepto rutas desde o hacia Europa, Chile, Argentina, Miami, Fort
Lauderdale) con 100% de descuento sobre el valor de la tarifa aérea, en rutas operadas
directamente por Los Transportistas. Estos boletos son otorgados para los viajes de
inspección, promoción y asistencia al Evento.
Para solicitar los boletos de descuento ofrecidos, La Empresa deberá enviar una carta con
el membrete de la empresa o del Evento, a la Gerencia Regional o Local de Los
Transportistas encargada de atender el Evento por correo electrónico dirigido al asesor
comercial responsable, con quince (15) días hábiles de anterioridad a la fecha estimada
de viaje, la cual deberá incluir: nombre del evento, ruta, código GN asignado, fecha
programada de viaje, motivo del viaje (promoción, inspección o asistencia al evento),
nombre completo y documento de identificación de las personas que viajan.
Condiciones aplicables
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Estos boletos podrán utilizarse a partir de la aceptación de la Carta Oferta de
beneficios hasta los 15 días después de terminado El Evento.
Los boletos son personales e intransferibles, las reservas para estos boletos
deben ser realizadas en clase N.
Sujetos a disponibilidad para las fechas de viaje solicitadas por La Empresa.
Los pasajeros que viajen con estos boletos tendrán derecho a reserva confirmada.
En caso que por algún evento no sea posible abordar a todos los pasajeros por
causas internas o externas, de encontrarse otros pasajeros con una mayor
prioridad los pasajeros podrán ser desembarcados.
Si por algún motivo alguno de los beneficiarios de estos boletos no se puedan
embarcar no tendrá derecho a compensaciones por parte de Los Transportistas.
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Los cargos por impuestos aplicables, tasas aeroportuarias y demás cargos
diferentes de la tarifa, correrán por cuenta de La Empresa y deberán ser pagados
a Los Transportistas al momento de la emisión de los boletos en mención.
Aplican para rutas con único destino la ciudad del evento. Descuentos no
aplicables para viajes a puntos comunes (Aeropuertos alternos). Ej: Si el evento es
en Armenia no aplica para Pereira ni Manizales siendo estos puntos comunes.
Los descuentos ofrecidos no podrán ser utilizados por menores de edad.
El viaje debe completarse máximo 30 días después del inicio del mismo.