Funciones Servicios Generales

Servicios Generales
Objetivo
Asegurar la prestación eficaz de los servicios de mantenimiento y
reparación de las instalaciones físicas de la Institución y las Farmacias del
Pueblo.-
Funciones: Encargado Departamento de Servicios Generales
Efectuar las comparaciones necesarias entre diferentes ofertantes
para: fabricación, montajes y servicios, así como la evaluación de las
ofertas financieras en cuanto a precio, términos y garantías.
Ofrecer asistencia en el área técnica requerida para el adecuado
monitoreo y control en el desarrollo de los proyectos, el manejo de la
ruta crítica y las diversas formas de agrupar los proyectos.
Dar seguimiento oportuno a los programas de obras, asegurando así,
la satisfacción en cuanto a tiempo y calidad.
Estar a las órdenes de los demás departamento para los servicios de
ingeniería y tecnicismo que estos requieran.
Analizar presupuestos para la ejecución de proyectos.
Documentos para emisión y convocatoria de concursos, revisión y
calificación de las propuestas y recomendaciones.
Funciones: Sub-Encargada de Servicios Generales
Colaborar al cumplimiento de metodos
asegurando calidad en la gestion y procesos.-
y procedimientos
Apoyar al fortalecimiento y cumplimiento de objetivos en las
remodelaciones y el departamento.
Supervision y ejecucion
Pueblo y Sede Principal
programa necesidades Farmacias del
Asisitir al Encargado en la proyeccion y planificacion
de actividades y presupuesto general de gastos.-
semanal
Revision prespuestos para su analisis y aprobacion
Revision desembolsos y liquidaciones de cheques
Solicitar los cheques para las remodelaciones de las FP.
Revision prespuestos versus gastos en liquidaciones.
Coordinar y planificar la entrega de materiales
Monitoreo existencia materiales para las remodelaciones.
Gestionar necesidades fondo reponible y/o tramitar su liquidacion
a la Gerencia Administrativa
Preparar
Pueblo.-
carpetas informativas
remodelaciones Farmacias del
Redactar informes
Realizar tareas complementatrias
asignadas por la Gerente
Administrativa y el Enc. De Servicios Generales
Funciones del Asistente Administrativa. Asistir al ingeniero encargado del departamento. Solicitar las dietas de todo el personal del departamento y sus
divisiones. Darle seguimiento a las dietas que genera el departamento hasta su
entrega al destinatario final.
Supervision y control de los viaticos.
Digitar informacion en la carpeta electrónica de los materiales que
se despachan a las Farmacias del Pueblo.
Llevar el control del suministro combustible a los vehiculos
asignados al departamento. Asignar formulario de trabajo al personal interno y de brigada
Realizar tareas a fines y complementarias asignadas por el
Encargado y Sub-Encargada.
Funciones de la Secretaria Ejecutiva
Digitar documentos variados, tales como; oficios, cartas, circulares,
memorandums y otros.
Redactar correspondencias sencillas.
Tomar notas dictadas de su superior
Recibir, registrar y despachar correspondencias del departamento
Buscar y archivar documentos mediante el sistema establecido.
Recibir y hacer llamadas telefónicas.
Concertar citas para su superior
Realizar otras tareas afines y complementarias con el puesto.
Funciones del Encargado de Mantenimiento
Participar en la realización de trabajos de reparación y
mantenimiento
Verificar el funcionamiento adecuado de las plantas de emergencia
Chequeo y encendido de aires acondicionados de áreas comunes y
oficinas
Supervisar áreas comunes y oficinas para cualquier trabajo que se
necesario
Visitar diariamente a mi superior inmediato para recibir
instrucciones de y seguimiento a los trabajos de planta
Impartir instrucciones al personal asignado bajo mi mando
Realizar tareas de emergencia en la Sede
Apertura y cierre de institución
Verificar el buen funcionamiento de la cisterna y sistema elctrico de
la sede. Apertura y cierre de la plaza Jean Luís y Dirección General
Velar por el buen funcionamiento de la planta fisica en general
Funciones del Sub-Encargado de Mantenimiento
Velar por la buenas condiciones fisicas de las instalaciones
Asistir al encargado desempeño de sus funciones
Supervision del personal
Hacer reparaciones varias (instalar llavin, puertas y otros)
Apertura y cierre de la institucion
Supervisar las entregas de materiales
Funciones del Encargado Almacén de Reparaciones
Registro entradas salidas del almacen
Velar por las buenas condiciones de las herramientas y/o articulos
del almacen.
Registro de salidas de materiales por farmacia. Recepcion de articulos y herramientas verificando la calidad junto
con auditoria y suministro.
Reunirse con el encargado departamental
para coordinar los
despachos de articulos diarios del almacén y el uso en cada FP. Solicitar materiales de uso en el almacén de reparaciones y
controlar el suministro de articulos y herramientas a los técnicos
del departamento.
Asistir al encargado de mantenimiento en sus funciones y tareas
adicionales.-