configuración de servicios de operaciones interna

CÓDIGO: FI-P11-MU04
VERSIÓN: 2
FECHA:
Mayo 2014
Manual de Usuario: CONFIGURACIÓN DE SERVICIOS DE OPERACIONES INTERNA
OBJETIVO
Establecer los pasos para configurar los servicios de Operaciones Internas en el aplicativo PeopleSoft.
PUNTOS DE INTERÉS
 Sí tiene alguna inquietud
comuníquese
con
la
Oficina de Costos y
Presupuestosa la línea
telefónica 3208320 ext.
3122
Índice del Manual de
Usuario:
1.
Generalidades
sistema
del
1.1. Acceso a PeopleSoft
1.2. Iconos
del
aplicativo
1.3. Expiración de la
sesión
2.
Configuración
de
servicios
de
operaciones internas
DEFINICIONES
 Unidad de negocio: Empresa o subconjunto de una empresa que dispone de independencia respecto a una o varias funciones
operativas o contables.
 Fecha efectiva: Método para fechar la información en las aplicaciones de PeopleSoft Enterprise. Se pueden asignar fechas pasadas
para añadir datos históricos al sistema y también fechas futuras para introducir datos antes de que entren en periodo de validez.
Mediante la utilización de fechas efectivas no se eliminan valores, se introduce un valor nuevo con una fecha efectiva actual.
 Rol: Describe la forma en que se parametriza el usuario en el workflow de PeopleSoft. Un rol es una clase de usuarios que realizan
el mismo trabajo, por ejemplo, los administrativos o los gerentes. Las reglas de gestión normalmente especifican el rol de usuario
que tiene que realizar una actividad.
 Usuario de rol: Usuario de workflow de PeopleSoft. El ID de usuario de rol de una persona tiene funciones casi idénticas a las de un
ID de usuario en otras partes del sistema. PeopleSoft Workflow utiliza IDs de usuario de rol para determinar el modo de
distribución de los elementos de una lista de trabajos a los usuarios (por ejemplo, por medio de un correo electrónico) y para
realizar un seguimiento de los roles que desempeñan los usuarios en el workflow. Los usuarios de rol no necesitan IDs de usuario
de PeopleSoft.
 Ordenador del Gasto: La persona asignada para la aprobar los gastos que asumen cada departamento.
 ID Empleado: Código que identifica de forma exclusiva a una persona empleada de Pontificia Universidad Javeriana.
 Departamento: Son las mismas unidades o centros de costos.
 Confirmador: Es la persona responsable, en el departamento que presta el servicio, quien tendrá el rol en peoplesoft confirmador
de solicitud.
CONDICIONES GENERALES
• Para ingresar al aplicativo PeopleSoft se debe contar con usuario y contraseña suministrados por el personal autorizado de la
Universidad para tal fin y contar con previa autorización del responsable de la unidad.
• El módulo de Operaciones Internas permite gestionar los procesos de administración y creación del servicio de operación interna,
solicitud del servicio de operación interna, aprobación del servicio de operación interna y confirmación del servicio de operación interna.
Permite además tener un desarrollo evaluado y ajustado a las necesidades del negocio para controlar los gastos requeridos por cada
unidad.
• Los administradores de operaciones internas serán aquellos que crearán servicios asociando las cuentas necesarias a utilizar para cada
servicio requerido por la Universidad.
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o
privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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DESARROLLO DEL MANUAL
1.
GENERALIDADES DEL SISTEMA
1.1 Acceso a PeopleSoft
Una vez ingrese al aplicativo, en la página de acceso a PeopleSoft, módulo de recursos humanos, el sistema solicita el ingreso de usuario
y contraseña.
Seleccione el icono “Conexión” para ingresar al menú.
El Sistema lo ubicará en la página principal de finanzas, desde la cual podrá acceder a las diferentes opciones. Si desea salir, seleccione
en la página de finanzas la opción “Desconexión”.
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1.2 Iconos del aplicativo
El aplicativo PeopleSoft en la parte inferior de sus páginas ofrece a los usuarios los siguientes botones:
ICONO
DESCRIPCIÓN
Se denomina “Buscar”. Permite generar un listado predeterminado por el aplicativo para escoger la opción que más se
ajuste en cada caso.
Se denomina “Fecha”. Permite seleccionar una fecha o rango de fechas en caso de que esta(s) sea(n) solicitada(s) para el
ingreso de información.
Se denomina “Agregar línea”. Permite agregar o eliminar, respectivamente, líneas de ingreso de información.
Envía a la base de datos la información introducida en la página. En general, la acción de almacenamiento se ejecuta al
llegar al final de un componente. El comando Guardar siempre actualiza los datos de todas las páginas incluidas en un
grupo. Una vez se guarda la información, el aplicativo muestra un mensaje de almacenamiento en la esquina superior
derecha de la página.
Permite volver a los listados de búsqueda una vez se ha escogido ya una opción.
Permite remitirse al dato o persona de la posición anterior, si se ha buscado la información en un listado de búsqueda.
Permite remitirse al dato o persona de la posición siguiente, si se ha buscado la información en un listado de búsqueda.
Permite notificar mediante un correo electrónico que genera el aplicativo sobre cambios, actualizaciones y registro de
información.
Permite añadir un nuevo registro en la componente donde se encuentre
Permite dirigirse dentro de una misma página a la pestaña anterior, cuando existe más de una.
Permite dirigirse dentro de una misma página a la pestaña posterior, cuando existe más de una.
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ICONO
DESCRIPCIÓN
Permite actualizar la información y visualizar la página con la información registrada en el momento.
Permite actualizar la información y visualizarla inmediatamente.
Permite revisar información registrada con fechas efectivas anteriores, una vez se ha realizado mantenimiento
(modificaciones) de la información.
Permite realizar inclusiones de información, al igual que corregir información ya guardada.
Ejecuta el envío de solicitud de aprobación de la información ingresada, este icono permite notificar al aprobador que se
ha registrado un nuevo proveedor en el autoservicio que espera ser revisado y aprobado.
2.
CONFIGURACIÓN DE SERVICIOS DE OPERACIONES INTERNAS
El administrador de operación interna es la persona responsable de configurar todos los servicios que requiere la Universidad para que
posteriormente los usuarios seleccionen la opción requerida.
Ingrese por la ruta “Menú”, “Operaciones internas” y seleccione la opción “Configuración de servicios”
El sistema desplegará la página de búsqueda “Configuración de servicios” la cual cuenta con dos pestañas, “Buscar un valor” y “Añadir
un valor”.
Seleccione la pestaña “Añadir un valor” donde deberá ingresar el código de servicio y seleccionar el icono “Añadir”.
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Ingresará a la página “Configuración de servicios”, en la cual se parametrizan los servicios de operaciones internas, se asigna un código
para el servicio, la cuenta, unidad de explotación tanto para las cuentas a cobrar, cuentas a pagar y cuentas que se requieran. En la
página se pueden ver los siguientes campos:
CAMPO
Id Set
Código
Servicio
Descripción
Fecha
Efectiva
Estado de
Fecha
Efectiva
Cuenta
Gasto
Cuenta
Ingreso
Cuenta a
Cobrar
Cuenta a
pagar
Fondo
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DESCRIPCIÓN
Siempre se asigna PUJAV o PUJCL, son los asignados en contabilidad general.
El código alfanumérico para configuración servicio. El tamaño es 10.
Descripción detallada del código de servicio.
Día, mes y año a partir de la utilización del servicio.
Siempre que se crea un servicio debe estar en estado Activo y cuando ya no se
requiere utilizar más se debe cambiar el estado Inactivo.
Cuenta contable donde se aplica el gasto del departamento o unidad.
Cuenta contable donde se aplica el Ingreso del departamento o unidad.
Cuenta contable donde se aplica cuenta a cobrar del departamento o unidad que
realizo el ingreso.
Cuenta contable donde se aplica la cuenta a pagar del departamento o unidad que
realizo el gasto.
Es la misma unidad de explotación manejada por PeopleSoft, cada cuenta debe
estar asociada a su fondo.
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Es importante que se configuren los servicios de acuerdo a esta estructura para poder encontrar fácilmente el servicio que requiere. Los
códigos de servicio permiten identificar de donde proviene la información, estos códigos cuentan con la siguiente estructura:
CAMPO
Dos (2) primeros campos
DESCRIPCIÓN
Identifican el fondo que realiza el gasto.
_
Línea al piso.
(1) siguiente campo
Tres (3) siguiente campo
Código del servicio.
_
Línea al piso.
(1) siguiente campo
Tres (3) campos restantes Identifican el fondo que realiza el ingreso.
Algunos códigos son:
•
•
•
FI_CAF_FGE = Cafetería Fondo General
FI_TIE_FGE = Tienda Fondo General
FI_EDC_FGE = Educación Continua Fondo General
Es necesario configurar estos servicios en el sistema para poder utilizar y validar el programa, ya que depende de esta configuración
poder generar el registro contable requerido. Una vez creados los códigos de configuración de servicios seleccione el icono “Guardar”.
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Despues de configurados los servicios regrese a la página de búsqueda de “Configuración de servicios”. Ingrese a la pestaña “Buscar
valor” y seleccione el icono “Buscar” para desplegar la lista de resultados donde podrá seleccionar el servicio deseado.
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REVISADO POR
APROBADO POR
Jefe Oficina de Costos y Presupuesto
Director Financiero
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