Procedimiento para el Control de Documentos

Procedimiento para el Control de
Documentos
COD: PC-CDO-02
REV: 04
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1. OBJETIVO
Este documento establece el mecanismo para controlar la documentación del
Sistema de Calidad de CR INGENIERÍA LTDA.
2. ALCANCE
Este procedimiento debe ser atendido por todas las áreas de la organización e
incluye el control de los siguientes documentos:
Manual de calidad.
Procedimientos e Instructivos de Trabajo
Registros de calidad.
Documentos y registros externos
3. RESPONSABILIDADES
Los responsables se indican en el Anexo 9.2.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
4.1 Procedimiento Confección y Emisión de Documentos e Instrucciones de
Trabajo (PC-CDI-01).
4.2 Norma ISO 9001-2008
5. TERMINOLOGÍA
5.1 Documento Original:
Es la versión Original de los documentos, está sujeto a
cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente
identificado y controlado para asegurar que no se
utilicen versiones no vigentes, se deben actualizar los
archivos correspondientes en el sistema computacional
y eliminar los originales impresos obsoletos. Los
documentos serán controlados en el sistema
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emitió: Carmen Cancino
Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Reviso: Marcelo Riquelme
Cargo: Rep. de gerencia
Fecha: 12/08/2015
Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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computacional, en la sección ISO 9001 del sistema
SIA.
5.2 Documento Externo:
Se consideran documentos externos las normas, leyes,
manuales y/o formatos cuyo origen sea externo a CR
Ingeniería, y que sean utilizados para el correcto
funcionamiento de los procedimientos y del sistema de
gestión de calidad implementado en la empresa.
5.3 Copia Controlada:
Copia destinada a los departamentos operativos,
sometida a un procedimiento de distribución controlado
de modo que asegura que es la última versión del
documento,
mediante
documento
de
recibo,
eliminación de copias obsoletas, edición periódica de
revisión en vigor, procedimiento informático.
5.4 SIA:
Sistema de información Administrativa.
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
• Archivadores oficiales de documentos.
• SIA
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1
Manual de Calidad.
Este documento es difundido a toda la organización a través del SIA. El control
se realiza mediante codificación, según el anexo N° 9.1 de este documento. Y sus
modificaciones se registran en la planilla “Control de Modificaciones” incluida en el
último punto de cada documento.
7.2
Emisión, Aprobación y validación de documentos.
Para la emisión de cualquier documento los autores designados confeccionan y
emiten el documento, de acuerdo a las pautas establecidas en el procedimiento para la
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emitió: Carmen Cancino
Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Reviso: Marcelo Riquelme
Cargo: Rep. de gerencia
Fecha: 12/08/2015
Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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Confección y Emisión de Documentos e Instrucciones de Trabajo (PC-CDI-01). El
encargado de la revisión registra la fecha y cargo firmando el procedimiento y remite el
documento al responsable de la aprobación, quien procede a registrar fecha y cargo.
Una vez revisado y aprobado el procedimiento es remitido al departamento de
Gestión de calidad, donde el coordinador procede a realizar la identificación
correspondiente y a estampar en todas las páginas del documento, el timbre “original.
El procedimiento es válido cuando ha sido firmado por el responsable de la
emisión, revisión y Aprobación y cuente con timbre “Original” en versión impresa.
7.3
Identificación de Documentos.
Una vez emitido, revisado y aprobado el documento, es remitido al
departamento de Gestión de calidad, donde el coordinador procede a realizar la
identificación, para esto estampará un timbre en la portada, con la leyenda
“ORIGINAL”. Posteriormente procede al la codificación del mismo, según el anexo N° 1
de este documento.
7.4
Control y Emisión de Documentos.
Para llevar el control de todos los documentos utilizados en el sistema de
gestión, el coordinador de calidad mantiene los siguientes listados,
-
Listado maestro de documentos
-
Listado maestro de documentos externos
-
Listado maestro de registros de calidad
El control incluye la revisión, aprobación, distribución y mantención de los ejemplares
originales.
Existe una única copia impresa de cada documento, la cual permanece
archivada en el departamento de calidad. Toda otra copia impresa no es válida como
oficial sin la firma del representante de gerencia o coordinador de calidad y el timbre
“Copia controlada”. Toda la empresa accede a los procedimientos a través del sistema
digital SIA.
7.5
Modificación de Documentos.
Toda modificación necesaria en un documento debe ser efectuada
mediante una petición de modificación, ocupando el REG-003 “Solicitud de generación
o modificación de documentos”, el cual podrá ser enviado por las jefaturas de cada
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emitió: Carmen Cancino
Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Reviso: Marcelo Riquelme
Cargo: Rep. de gerencia
Fecha: 12/08/2015
Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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área o el representante de la gerencia, al coordinador de calidad, Quien debe verificar
la revisión y posterior aprobación o rechazo de la propuesta, por parte de la gerencia
correspondiente.
•
Si dicha solicitud es ACEPTADA el coordinador del SGC procederá a
generar el cambio, y a retirar las copias obsoletas remplazándolas por la
nueva versión.
•
Si dicha solicitud es RECHAZADA el coordinador del SGC comunica vía
memorando interno las causas del rechazo, al solicitante.
La modificación de un procedimiento genera una nueva revisión, la cual se
identifica registrando el número correspondiente en el recuadro de identificación de
cada documento en todas las páginas de este. La descripción del cambio se registra en
el ítem “MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO”, según se indica en el Procedimiento
Confección y Emisión de Documentos e Instructivos de Trabajo (PC-CDI-01)
El coordinador de calidad recepciona la nueva versión del procedimiento en
formato electrónico, luego imprime un ejemplar, el cual entrega al área emisora donde
el encargado de revisión y/o aprobación otorga su visto bueno a través de la firma en
todas las páginas del documento. Asimismo una vez firmado el ejemplar del nuevo
procedimiento, el coordinador de calidad valida la versión impresa oficial estampando
el timbre “ORIGINAL” en todas las paginas del documento.
Cuando la copia impresa se encuentra archivada, el coordinador de calidad
envía la nueva revisión del procedimiento en formato electrónico al representante de la
gerencia, quien procede a revisarla y publicarla en el Sistema Interno de
Administración (SIA).
Debido a que las modificaciones aprobadas quedan identificadas en el último
ítem de cada documento, no se hace necesario mantener documentación obsoleta en
el SGC.
7.6
Documentos Externos:
Para la identificación de los documentos de origen externo se utilizará un
timbre en la portada de estos, con la leyenda “DOCUMENTO EXTERNO”. Además se
mantendrá una “Lista Maestra de Documentos Externos” (REG-002).
El control de los documentos emitidos por entidades externas es responsabilidad de los
jefes o encargados de las áreas usuarias (adquisición, actualización y distribución).
8. REGISTROS
8.1 Lista maestra de documentos REG-001
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
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Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Reviso: Marcelo Riquelme
Cargo: Rep. de gerencia
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Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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8.2 Lista maestra de documentos externos. REG-002
8.3 Solicitud de generación o modificación de documento. REG-003
9. ANEXOS
9.1.1 CODIFICACiÓN DE MANUAL DE CALIDAD
xxx(1)-xxx(2)-xx(3)
Donde la numeración significa:
1. Tipo de documento
MAN: Manual de Calidad
2. Corresponde a las iniciales del nombre de la organización.
3. Número de revisión vigente.
9.1.2 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
xx(1)-xxx(2)-xx(3)
Donde la numeración significa:
1. Tipo de documento
PC: Procedimiento de Calidad.
PO: Procedimiento Operativo.
PS: Procedimiento de Servicio.
IT: Instructivo de Trabajo.
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emitió: Carmen Cancino
Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Reviso: Marcelo Riquelme
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Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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DE: Documento Externo.
2. Corresponde a las iniciales del nombre que lleva el documento.
3. Numero correlativo de documento designado para la lista maestra de
documentos.
9.2
RESPOSABILIDADES
Matriz de Responsabilidades para el Control de Documentos
Cargo
Cargo
Responsable
Responsable
de actualizar
de mantener
las normas
los registros
externas
Documentos
Cargo
que
revisa
Cargo
que
aprueba
Cargo que
distribuye
Procedimientos
GA, JA,
CC,
RG,GG
GA, JA,
RG, GG,
RG
CC
CC, RG, JA
….
Instructivos de
trabajo
GA, JA,
CC,
RG,GG
GA, JA,
RG, GG,
RG
CC
CC, RG, JA
….
Documentos
Externos
OE
OE
JA
JA
OE, GA, JA,
RG
Listados
CE
CE
CE
CE
….
NOMENCLATURA
GG
Gerente General
GA
Gerente de Área
JA
Jefes/Encargados de Área
CC
Coordinador de Calidad
OE
Organismo Externo
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Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Reviso: Marcelo Riquelme
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Fecha: 12/08/2015
Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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CE
Cargo Emisor
RG
Representante de Gerencia
9.3
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MODELO DE TIMBRES
-Timbre leyenda “ORIGINAL”
ORIGINAL
- Timbre leyenda “DOCUMENTO EXTERNO”
DOCUMENTO
EXTERNO
- Timbre leyenda “COPIA CONTROLADA”
COPIA
CONTROLADA
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Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
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Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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9.4 Lista maestra de documentos REG-001
REG-001
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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
Control interno
Ref.
Nombre del Documento
Código
Rev.
En
Confección
Borrador
Emitido
Revisado
Aprobado
Publicado
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Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
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Fecha: 12/08/2015
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Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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9.5 Lista maestra de documentos externos. REG-002
REG-002
REV: 00
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Número
Área
Nombre del Documento
Código
Rev.
Responsable
Ubicación
Identificación
Copias
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Fecha: 12/08/2015
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Fecha: 12/08/2015
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Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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9.6 Solicitud de generación o modificación de documento. REG-003
SOLICITUD DE GENERACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTO
Nombre del Solicitante
Área o Departamento
Cargo
Fecha de Solicitud
:
:
:
:
DATOS DEL DOCUMENTO
Nombre
Código
Tipo de Documento
:
:
:
DESCRIPCIONES DEL CAMBIO
Firma del Jefe de Área
Firma del Solicitante
ESTADO FINAL DE LA SOLICITUD
Aceptada
Rechazada
Firma del C. de Calidad
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Cargo: C. de Calidad
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Fecha : 12/08/2015
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10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO.
Fecha de
Modificación
Cambios realizados
Nº de
Revisión
Obsoleta
Fecha de
Revisión de
versión obsoleta
Fecha de
Aprobación de
versión obsoleta
15/07/2010
Se modifica el punto 7.5
Donde se señala que
“Debido a que las
modificaciones
aprobadas
quedan
identificadas en el último
ítem
de
cada
documento, no se hace
necesario
mantener
documentación obsoleta
en el SGC”.
00
20/06/2010
20/06/2010
27/12/2010
Corrección en el punto
9.3 Modelos de timbres.
Se corrige el primer
modelo ya que se
establecía el timbre de
leyenda
“COPIA
CONTROLADA” dando
un ejemplo del timbre
“ORIGINAL”
01
19/07/2010
19/07/2010
13/09/2013
Se elimina del ítem 2 el
punto “listados maestros
y de control”.
02
28/12/2010
28/12/2010
13/09/2013
Se actualiza completo el
cuadro de
responsabilidades del
anexo 9.2
02
28/12/2010
28/12/2010
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emitió: Carmen Cancino
Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Reviso: Marcelo Riquelme
Cargo: Rep. de gerencia
Fecha: 12/08/2015
Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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12/08/2015
Se modifican el
responsables de la
revisión y aprobación del
presente documento.
03
16/09/2013
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Página 12 de 12
16/09/2013
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emitió: Carmen Cancino
Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Reviso: Marcelo Riquelme
Cargo: Rep. de gerencia
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Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015