MACROPROCESOS, PROCESOS Y FLUJOS DE INFORMACION
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CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION MACROPROCESOS, PROCESOS Y FLUJOS DE INFORMACION TOMO II - PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión Descripción Autor <23/03/2005> <1.0> Definición Global – Versión Inicial D.Pérez <30/03/2005> <1.0> Integración y organización Inicial C.Díaz <23/03/2005> <1.0> Revisión Inicial F.Martinez <06/04/2005> <1.0> Diagrama Disciplinario R.Gómez <08/04/2005> <1.0> Diagrama Preventivo D.Rubiano <08/04/2005> <1.0> Diagrama Intervención H.Velásquez <25/04/2005> <2.0> Revisión Observaciones Generales, CAP – División de Registro y Control C.Díaz <28/04/2005> <2.0> Revisión Observaciones Jorge Eliécer D.Pérez C.Díaz <28/04/2005> <2.0> Revisión de calidad del documento F. Martínez <12/05/2005> <3.0> Revisión Observaciones Jorge Eliécer D.Pérez C.Díaz <16/05/2005> <3.0> Observaciones Martha Ligia D.Rubiano <23/05/2005> <3.0> Revisión Observaciones Jorge Eliécer C.Díaz <02/06/2005> <4.0> Revisión Observaciones Jorge Eliécer – Cambio de gráficas funciones misionales, inclusión ejemplos oficina jurídica, inclusión ejemplos etapas en el proceso disciplinario. C.Díaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. ii CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION TABLA DE CONTENIDO Pág. CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................... 1 CAPÍTULO 2. OBJETIVOS Y ALCANCE ...................................................................................... 2 CAPÍTULO 3. METODOLOGÍA ...................................................................................................... 3 3.1 INSTRUMENTOS ...................................................................................................................... 3 CAPÍTULO 4. ENFOQUE DE LA PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN...................................... 4 4.1 ANÁLISIS DE MACROPROCESOS EXISTENTES .......................................................................... 4 4.1.1 Características de los macroprocesos existentes ................................................................ 4 4.1.2 Características de los procesos de acuerdo a la norma ISO9001 .................................... 5 4.1.3 Preguntas Fundamentales ................................................................................................. 6 4.1.3.1 4.1.3.2 Cuál es la naturaleza de los procesos de la PGN? ................................................................... 7 Cuál es el nivel de dinámica de los procesos?......................................................................... 9 4.1.4 Análisis de la Dinámica de Macroprocesos .................................................................... 10 4.1.5 Análisis de la Dinámica de Secuencias ........................................................................... 11 4.1.6 Lineamientos Estratégicos para la Optimización............................................................ 11 4.2 MODELO PROPUESTO ........................................................................................................... 12 4.2.1 Homologación ................................................................................................................. 12 4.2.2 Objetivos de los Macroprocesos Optimizados ................................................................ 14 CAPÍTULO 5. PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN .................................................................... 16 5.1 CLASIFICACIÓN DE LOS MACROPROCESOS ........................................................................... 20 5.1.1 Nivel 1 – Macroproceso Procuraduría General de la Nación ........................................ 20 5.1.2 Nivel 2 – Procesos........................................................................................................... 20 5.1.2.1 5.1.2.2 5.1.2.3 5.1.2.4 5.1.2.5 5.1.3 Gestionar Políticas ................................................................................................................ 20 Coordinar Funciones............................................................................................................. 21 Controlar Funciones.............................................................................................................. 21 Ejercer Funciones Misionales ............................................................................................... 22 Ejercer Funciones Conexas................................................................................................... 22 Nivel 3 – Sub-Procesos.................................................................................................... 22 5.1.3.1 5.1.3.2 5.1.3.3 5.1.3.4 5.1.3.5 Ejercer Función Disciplinaria ............................................................................................... 24 Ejercer Función Intervención................................................................................................ 25 Ejercer Función Preventiva................................................................................................... 26 Administrar Información Legal ............................................................................................ 27 Administrar Información Asociada....................................................................................... 27 5.2 COMPONENTES COMUNES Y ESPECÍFICOS DE LOS MACROPROCESOS ................................... 27 5.2.1 Subprocesos Comunes Obligatorios (COB) .................................................................... 28 5.2.2 Subprocesos Comunes Opcionales (COP) ...................................................................... 28 5.2.3 Subprocesos Específicos Opcionales(EOP) .................................................................... 28 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. iii CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION TABLA DE ANEXOS ANEXO 1 – DESCRIPCION INSTRUMENTOS METODOLOGICOS – PROCESOS OPTIMIZADOS …………….………………………………………… ………….... A1-1 ANEXO 2 – DESCRIPCION DETALLADA SUBPROCESOS COMUNES OBLIGATORIOS (COB)………………………………..………..…………………... A2-1 ANEXO 3 – DESCRIPCION DETALLADA SUBPROCESOS COMUNES OPCIONALES (COP)………….………………… …………………………………. A3-1 ANEXO 4 – DESCRIPCION DETALLADA SUBPROCESOS ESPECIFICOS OPCIONALES (EOP)………………………………………………………………..... A4-1 ANEXO 5 –CLASIFICACION DE MACROPROCESOS EXISTENTES.………….. A5-1 ANEXO 6 – DESCRIPCION DETALLADA MACROPROCESOS Y SUBPROCESOS GENERALES………………………………………………………………………..… A6-1 ANEXO 7 – DESCRIPCION DETALLADA SUBPROCESOS ESPECIFICOS OBLIGATORIOS (EOB)……………………………………………………………..... A7-1 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. iv CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN El contrato 066 de 2004 suscrito entre la Procuraduría General de la Nación y la Universidad de los Andes, incluye la formulación de la arquitectura de sistemas de información para las áreas misionales de la Entidad, para lo cual se ha previsto como una de las fases del trabajo la de proponer mejoras a sus macroprocesos.1 El entregable de la Etapa 2 del proyecto –Levantamiento y Mejoramiento de Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información Internos y Externos de cada Área Misional– se ha sido dividido en dos tomos: Tomo I, Macroprocesos Existentes y Tomo II, Propuesta de Optimización. El presente documento corresponde al Tomo II, Versión 4.0., e incluye las modificaciones y aclaraciones de acuerdo con las observaciones recibidas de los usuarios de la PGN. En la reunión de cierre de la etapa 2 con el grupo de trabajo se determinó que si bien el modelo propuesto había sido aceptado, era necesario revisar la redacción de algunos de los procesos. Este documento incluye la revisión de redacción, que se realizó de manera conjunta entre el CIFI-Informática y la Procuraduría para garantizar la homologación y definición de términos. La metodología utilizada en la optimización de procesos, se describe en el Capítulo 3. Dicha metodología fue presentada al grupo de trabajo de la Procuraduría y se resume en este documento como referencia. El capítulo 4 -Enfoque- contiene la visión del CIFI-informática sobre cómo concebir los macroprocesos. El capítulo 5 -Procesos Optimizados- presenta una propuesta detallada de macroprocesos optimizados. Se incluye adicionalmente un anexo de Glosario para facilitar la comunicación y el entendimiento del presente documento. 1 Proceso: Es un conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas o que interactúan entre sí. En el presente documento el término macroproceso se refiere a un conjunto de procesos de alto nivel asociados a las funciones de la Procuraduría. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 1 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION CAPÍTULO 2. OBJETIVOS Y ALCANCE El objetivo del documento es presentar una propuesta de optimización de macroprocesos. Con el fin de obtener dicha propuesta, el CIFI ha realizado las siguientes actividades: • Análisis de la situación actual: Para ello se realizaron actividades tendientes a conocer el funcionamiento actual de la entidad -donde se efectuó un levantamiento de información de los macroprocesos existentes y un análisis de las fortalezas y debilidades de los mismos-, así como a conocer los nuevos proyectos de la PGN encaminados a alcanzar los planes estratégicos vigentes. • Análisis de optimización: Se realizaron actividades tendientes a la normalización y optimización de macroprocesos, donde se analizó si dichos macroprocesos podrían ser compartidos por varias dependencias y usuarios con el fin de homologar y optimizar muchas de las tareas realizadas por los funcionarios de la PGN. Estas actividades se realizaron con el apoyo de las diferentes dependencias, quienes aportaron a la conceptualización y propuesta de optimización mediante validaciones de los productos entregados, logrando así un efectivo trabajo en equipo. Con base en esta información se hizo una propuesta de optimización que se validó con los objetivos planificados de la entidad, para confirmar que las características de los macroprocesos propuestos son coherentes con los propósitos de la PGN, coordinando los procesos optimizados con los proyectos de conceptualización de las áreas misionales y con el proyecto de Balance ScoreCard. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 2 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION CAPÍTULO 3. METODOLOGÍA El presente capítulo define la metodología que ha venido utilizando el CIFI-Informática para el desarrollo del proyecto, específicamente para definir la propuesta de optimización de macroprocesos. 3.1 Instrumentos A continuación se describen los objetivos, entradas, salidas, e instrumentos utilizados en la fase de optimización. (Se detallan los instrumentos en el Anexo1- Descripción de Instrumentos Metodológicos – TOMOII Procesos Optimizados). Objetivo: Definir procesos optimizados. Entradas: Descripción procesos existentes (Documento de Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información – TOMO I). Salidas: • Propuesta de optimización (Enfoque). • Procesos optimizados clasificados y detallados. Actividades: • Análisis de macroprocesos existentes. • Análisis de macroprocesos desde la óptica de ISO9001. • Análisis de la dinámica de procesos y secuencias. Instrumentos: • Técnica de Escenarios Contrastados. • Matriz de análisis transversal. • Plantilla para descripción de procesos Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 3 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION CAPÍTULO 4. ENFOQUE DE LA PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN Este capítulo contiene el enfoque utilizado por el CIFI-Informática para definir la propuesta de optimización. Contiene un análisis de los procesos existentes, y una propuesta conceptual para la definición de procesos optimizados. 4.1 Análisis de Macroprocesos Existentes Para el desarrollo del presente documento se ha hecho un análisis de los macroprocesos existentes y de su naturaleza. Dicho análisis se ha alimentado con los hallazgos encontrados en las etapas de entendimiento, levantamiento de macroprocesos, la información asociada, las entrevistas y las reuniones de trabajo -tanto conjuntas con la PGN, como internas. 4.1.1 Características de los macroprocesos existentes Esta sección describe las principales características de los macroprocesos existentes, identificadas en el proceso de levantamiento de información y que se incluyeron en el TOMO I – Sección 5.2.1 y en el resumen ejecutivo (para facilidad del lector se incluyen a continuación). Estos aspectos reflejan la manera como se conceptualizan actualmente los macroprocesos en la PGN. • Los macroprocesos están actualmente definidos a partir de su relación con la función constitucional. La Procuraduría concibe exclusivamente los procesos en asociación con las funciones constitucionales y sus desarrollos legales. Los procesos, consecuentemente, están determinados por el flujo legal que determina las actuaciones, como es, por ejemplo, el caso de los procesos disciplinario y de intervención. • Los procesos son entonces vistos como esencialmente distintos. El resultado práctico es el del desarrollo inconexo entre distintos macroprocesos. • La manera en que están definidos los macroprocesos actuales se basa en la definición de los mismos por el flujo de trabajo, y en particular, por el mandato legal respectivo. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 4 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION La consecuencia inmediata es la de una descripción y actuación insular, casuista y que limita seriamente la previsibilidad de la función. Así, un cambio en la legislación conlleva imperativamente a cambios en el proceso. • El proceso contiene todas las variantes posibles. Los macroprocesos en la PGN contienen todas las variantes que se pueden presentar en el mismo, por ejemplo incluye todo el manejo de recursos legales, como acusaciones, recusaciones, etc. Una consecuencia derivada de la anterior es que genera un grado muy alto de complejidad en su descripción, minimizando las etapas básicas y esenciales del proceso. • El proceso está centrado dentro de la Delegada ó Área. El flujo describe las actividades asociadas a las funciones de cada Delegada o Área y no a macroprocesos institucionales o transversales. Adicionalmente, la descripción de procesos cambia sustancialmente dependiendo de la Delegada; mientras en unas se llega a un nivel de profundidad alto, incluyendo formatos, variantes, etc., en otras sólo se describe el ingreso, trámite y salida de las solicitudes, sin entrar a detallar cuál es el proceso de transformación que se realiza en la respectiva dependencia. • El proceso termina o empieza en el Área o la Delegada: No hay visión institucional de los macroprocesos pues el proceso está asociado a las áreas funcionales dentro de la entidad. Una vez el proceso se traslada a otra dependencia, el proceso cambia, presentándose una segmentación del mismo. En conclusión puede afirmarse que la PGN no está orientada por macroprocesos institucionales, aunque se ha hecho un gran esfuerzo en describirlos y normalizarlos a nivel de cada proceso misional. Los macroprocesos existentes están asociados a las áreas y por tanto segmentados, y no hay puntos de contacto, salvo el ingreso de las solicitudes y en algunos casos las notificaciones. 4.1.2 Características de los procesos de acuerdo con la norma ISO9001 Si bien la norma ISO 9001 define claramente los componentes de un proceso, no existe una aproximación única para conceptualizarlos, contextualizarlos y entenderlos. Como se observa en el numeral anterior en las características de los macroprocesos existentes, el entendimiento de los procesos de la PGN se ha realizado básicamente de manera global, segmentada, y donde el flujo de trabajo determinado por la norma legal es la base, sin entrar a considerar en forma individual los componentes. Como método alternativo el CIFI-informática basará su análisis enfocándose en los componentes de los procesos con el ánimo de indagar y entender su comportamiento. Los procesos serán entonces analizados según los siguientes componentes: • Entradas • Salidas • Actividad interna (procesos, subprocesos, etc.) Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 5 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION • Secuencia y precedencia entre los subprocesos • Condiciones de control La siguiente gráfica ilustra cómo se relacionan dichos componentes: 4.1.3 Preguntas Fundamentales Las preguntas que han servido de eje conductor dentro del análisis de macroprocesos existentes, han sido las siguientes: • Cuál es la naturaleza de los procesos de la PGN?. Qué características tienen? • Hay elementos comunes entre los procesos misionales?; si los hay, de qué naturaleza son? • Cuál es el nivel de dinámica de los procesos? Estas preguntas están dirigidas a determinar si los procesos son totalmente independientes o si realmente hay elementos asociados. La respuesta es fundamental porque guiará de una u otra manera la forma de concebir los nuevos procesos, la manera de describirlos y Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 6 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION entenderlos; y en algún grado, la arquitectura de los sistemas de información y consecuentemente las especificaciones de los mismos. 4.1.3.1 Cuál es la naturaleza de los procesos de la PGN? Para orientación del lector, el análisis que se hace a continuación está orientado a entender cómo se realiza el trabajo y cómo se intercambia información; no tiene que ver con las posturas conceptuales, filosóficas o legales que ejercen los diferentes Procuradores y funcionarios de la PGN y que se ven reflejadas en los contenidos de sus fallos, conceptos o actuaciones, ni sobre el impacto jurídico. El análisis se concentra en la manera como se hacen las cosas y no sobre el contenido de los resultados del proceso respectivo. Dentro de esa búsqueda, se hicieron las siguientes reflexiones sobre los macroprocesos, a la luz de los componentes de procesos definidos por la norma ISO9001. • ¿Están determinadas las entradas? Si y son invariables, en todos los casos están determinadas y son independientes del proceso que se realiza y se nutren de alguna de las siguientes opciones: quejas, solicitudes de parte, actuaciones de oficio, comunicaciones de las autoridades, entre otras. • ¿Son previsibles las salidas (productos)? Si, las salidas de cada macroproceso están determinadas. Estas salidas pueden clasificarse en: Productos principales de la función constitucional (ejemplo: fallos, conceptos, informes, acciones); Productos asociados (ejemplo: archivo de antecedentes disciplinarios y penales); Información del proceso (ejemplo: información de seguimiento para validar cumplimiento de objetivos institucionales) e Información legal (ejemplo: relatoría). El siguiente cuadro ilustra en más detalle los productos por cada una de las funciones constitucionales. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 7 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Tipo de producto Naturaleza Definición Es aquel producto asociado directamente con los resultados definidos por la Constitución Política y la Ley. Tiene que ver con el objeto mismo de sus acciones. EJEMPLOS Disciplinario: Fallos, Archivos, Conceptos, Actuaciones, Informes Solicitudes de investigación penal, Traslado por competencia, Poder preferente, Supervigilancia. Preventivo: Conceptos, Informes, Acciones, Solicitudes de investigación penal/disciplinaria, Traslado por competencia. Intervención: Conceptos, Actuaciones, Informes, Acciones, Recursos, Solicitudes de investigación penal/disciplinaria, Traslado por competencia Información asociada a la actividad Es aquel producto que suministra información relevante. Antecedentes Manual de Quejas y Solicitudes Registro de Violaciones a los DDHH e infracciones al DIH Demandas y acciones contra la PGN Sentencias contra la Nación Conciliaciones Arbitramentos Información del proceso Información legal • Es aquel producto que suministra información relevante de los Macroprocesos en los que interviene la PGN. Es aquel producto que suministra información legal relevante de las materias donde interviene la PGN. Información de seguimiento (solicitudes, tutelas, derechos de petición) Relatoría ¿La actividad dentro del proceso es siempre la misma? La respuesta contundente es que las actividades no son siempre las mismas, ya que se observa que en procesos de igual naturaleza la actividad reflejada en la aplicación (por ejemplo de recursos dentro del proceso, controversia de pruebas, apelaciones, solicitudes de nulidad, acciones), entre otros, es bien distinta, lo cual indica que hay una variabilidad muy alta, condicionada en parte por las actuaciones, tanto de la Procuraduría como de los otros actores que intervienen en un proceso, como por ejemplo: agentes, disciplinados, jueces, representantes de entidades estatales, etc. • ¿La secuencia de actividades en las actuaciones tiene los mismos pasos? Al analizar actuaciones o expedientes, se concluye que se presentan muchas opciones y variantes dependiendo en gran medida de ciertas acciones, como por ejemplo: si hay Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 8 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION doble instancia en el caso disciplinario, si se acepta una apelación en un proceso judicial, o si se admite una demanda, sin mencionar los casos en los cuales se controvierte el debido proceso. La primera conclusión, independiente de la naturaleza de la actuación, es que las entradas y salidas del macroproceso son constantes, limitadas y son predecibles. Es decir, en los procesos misionales las entradas y salidas están determinadas. En segundo lugar, los pasos o secuencia con que se desarrollan las actuaciones son diferentes y presentan caminos alternativos y no siempre son los mismos. Por tanto la secuencia es dinámica. 4.1.3.2 Cuál es el nivel de dinámica de los procesos? Como resumen general hasta el momento se tiene lo siguiente: Componente del Proceso Entrada Salida Actividad interna Secuencia Tipo de comportamiento Constante y determinista Constante y determinista Dinámica y variable Dinámica y variable Como se observa en la gráfica anterior hay un nivel de dinámica representativo. Es legítimo preguntarse a que se debe esa dinámica y cuales son sus causas, es decir: • Que es dinámico y por qué ? • Por qué los procesos son distintos? • Pese a la dinámica hay algo en común? La primera respuesta a estos interrogantes es la naturaleza misma de nuestra sociedad, y en particular, aspectos específicos de nuestro sistema político y democrático. • Estado Social de derecho: Consagrado en la Constitución Política, define la relación entre el individuo y el estado, y reconoce los derechos fundamentales del individuo que el Estado tiene que proteger y respetar. • Garantías: Limita y reglamenta las actuaciones del Estado frente al ciudadano y por ende, reconoce derechos inherentes al individuo como tal. • Régimen específico: Dependiendo del tipo proceso; bien sea en el tema disciplinario, el derecho internacional humanitario, un proceso penal, etc., cada uno de ellos determina las garantías y procedimientos para los agentes procesales o actores dentro del respectivo proceso. • Instrumentos: Así mismo, cada régimen en particular provee instrumentos jurídicos a los actores dentro del proceso, el debido proceso, en la controversia de una decisión, etc., a través de lo que se conoce genéricamente como recursos. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 9 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Los aspectos anotados llevan por tanto a señalar que la dinámica de los procesos está asociada íntimamente a la naturaleza de nuestra sociedad y a las garantías e instrumentos que proveen los diferentes regímenes en los cuales se esté actuando. 4.1.4 Análisis de la Dinámica de Macroprocesos Para el análisis de la dinámica de los macroprocesos, se procedió a utilizar la técnica de escenarios contrastados a nivel 4 (procedimientos) de los macroprocesos existentes, con el ánimo de poder determinar en forma clara qué elementos son dinámicos y cuáles son comunes. Para ello, se construyó la siguiente matriz que cruza dos tipos de variables representativas de los procesos: • • Tipo de macroproceso: Variable que mide si el macroproceso se realiza en todas las áreas misionales o si es particular para alguna de ellas. Es decir, clasifica los macroprocesos independientemente de la función constitucional. Para su medición se definieron dos estados: Común: Es aquel que se realiza en todas las áreas misionales. Específico: Es aquel que se realiza en forma particular en un área misional y es exclusivo de ésta. Presencia del macroproceso: variable que mide el grado con que el macroproceso se realiza y para ello se definen dos estados. Obligatorio: Debe realizarse para que el macroproceso de mayor nivel sea válido. Opcional: No siempre se presenta y depende de la dinámica del macroproceso y de las decisiones que tomen los actores. Al cruzar estas dos variables y sus estados, se genera una matriz con los siguientes cuadrantes, que se explican posteriormente: Tipo de Proceso Común (se realiza en todas las áreas misionales) Específico (se realiza en forma particular en las áreas misionales) 1- Común y Obligatorio 2- Específico y Obligatorio 3- Común y Opcional 4- Específico y Opcional Presencia del Proceso Obligatorio (es imperativo realizarlo) Opcional (es opcional/ o depende de las actuaciones o condiciones del proceso o de los actores) Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 10 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION • Común y obligatorio (cuadrante 1): Son aquellos macroprocesos que cumplen la doble condición de que se tienen que adelantar en todas las áreas misionales, pero además siempre tienen que realizarse; es decir, son imperativos. • Específico y obligatorio (cuadrante 2): Son aquellos macroprocesos que cumplen la doble condición de que se adelantan exclusivamente en un área misional, pero además, siempre tienen que realizarse; es decir, son imperativos. • Común y opcional (cuadrante 3): Son aquellos macroprocesos que cumplen la doble condición de que existen en todas las áreas misionales, pero no siempre deben presentarse y son de tipo condicional. • Específico y opcional (cuadrante 4): Son aquellos macroprocesos que cumplen la doble condición de que existen exclusivamente en un área misional, pero no siempre tienen que realizarse; es decir, no son imperativos. El Anexo 5 – Matriz de Macroprocesos Existentes Clasificación, muestra la clasificación de los procedimientos actuales en cada uno de los cuadrantes identificados en la dinámica de procesos. 4.1.5 Análisis de la Dinámica de Secuencias En este punto se analizarán las características de las secuencias de procedimientos. Para ello se definen dos estados: • Invariante: La secuencia siempre tiene que realizarse. (Imperativa) • Dinámica: No siempre se presenta y depende de la dinámica del proceso y de las decisiones que tomen los actores. (Opcional) 4.1.6 Lineamientos Estratégicos para la Optimización De los análisis anteriores se encuentran los siguientes aspectos que servirán de fundamento a la propuesta sobre optimización de procesos: • La PGN sí puede ser conceptualizada como una organización orientada por procesos, debido a que las funciones constitucionales tienen un gran número de elementos comunes a nivel de los componentes de un proceso. (ejemplo: entradas, procesamiento de la información y salidas similares). • Estos procesos tienen entradas y salidas determinadas como se identificó en los diagramas de actividades de los macroprocesos existentes y en la tabla de productos (sección 4.1.3.1). • La actividad interna tiene la doble connotación de dinámica y obligatoria; esto se desprende de las actuaciones generadas por actores externos a la PGN que condicionan o determinan acciones que no son obligatorias (dinámicas). De otro lado al identificar los subprocesos comunes (obligatorios), éstos se vuelven imperativos con miras a garantizar la homogeneidad y la normalización de las actuaciones de la PGN. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 11 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION • El aspecto anterior lleva a plantear la utilidad de hacer representaciones de flujos paralelos, atendiendo la naturaleza de los procesos, lo cual garantiza una mejor representación. • Se tratarán como excepciones, los casos en los cuales los procesos sean específicos y de secuencias particulares, dada la naturaleza particular de algunas actuaciones de intervención, prevención y disciplinario. • Existen una serie de procesos y secuencias que son comunes pero opcionales a los cuales puede dárseles un tratamiento dinámico; esto surge porque son actuaciones que no necesariamente tienen que realizarse en todos los procesos. Estos aspectos nos llevan a afirmar que puede construirse un marco general de proceso que sea el hilo conductor de las actuaciones de la PGN y que sea sensiblemente igual y similar para todos los procesos misionales de la PGN. 4.2 Modelo Propuesto Con base en el análisis anterior, a continuación se presenta un resumen del modelo de optimización de macroprocesos propuesto: 4.2.1 Homologación Se logró una representación única que reconociendo las características de los procesos de la PGN, refleja: • Entradas y salidas conductistas. • La actividad interna con sus procesos comunes (obligatorios y opcionales) y los específicos (obligatorios y opcionales) • Las secuencias comunes y específicas con sus características de invariantes y dinámica. A continuación se presenta un ejemplo para ilustración del lector. Se basa en los siguientes principios: • La PGN puede ser representada como una organización orientada por procesos. • La navegación para un funcionario de la PGN debe ser sensiblemente igual. • Se unifican los procesos y mecanismos de actuación. A la luz de lo anterior se sugiere que un proceso se represente a través de flujos de trabajo paralelos, de la siguiente manera: Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 12 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 13 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION La gráfica anterior muestra tres zonas principales: • El macroproceso misional (zona B); se representa por los macroprocesos comunes obligatorios (cuadrante 1) y que son aquellos que siempre tienen que realizarse en todas las áreas misionales, y los macroprocesos específicos obligatorios (cuadrante 2). Esta zona constituiría la llamada “autopista” o flujo principal. • La zona C, corresponde a todos los macroprocesos comunes opcionales (cuadrante 3) como los instrumentos, y que por su naturaleza son dinámicos y no siempre están presentes. • La zona A corresponde a todos aquellos macroprocesos que son particulares de cada área misional, pero que no son obligatorios en todos los casos, es decir a los macroprocesos específicos opcionales (cuadrante 4). Para ilustración del lector la numeración asociada a cada macroproceso corresponde a la clasificación de los macroprocesos definida en la sección 4.1.4. 4.2.2 Objetivos de los Macroprocesos Optimizados Un aspecto básico en la conceptualización de los procesos es la definición estratégica de la contribución de los procesos en la misión de la Entidad. Dentro de esta óptica se considera que los macroprocesos propuestos deben coadyuvar a los siguientes propósitos: • Asegurar las garantías dentro de los procesos La definición de los procesos debe contribuir a asegurar que los requisitos que garanticen el proceso sean aplicados cabalmente, con el ánimo de permitir que los términos, etapas, derechos, etc., sean controlados adecuadamente de manera tal que se eviten demandas originadas por la omisión o vencimiento de algún aspecto del proceso. • Garantizar la seguridad jurídica del Proceso Los productos del proceso como tal, deben garantizar la seguridad y rigor jurídico. En este aspecto los procesos asociados al apoyo legal desde el punto de vista de lo normativo, la doctrina y la jurisprudencia, deben ser universales y deben permitir a los funcionarios de la PGN tener todos la información legal y antecedentes para soportar las decisiones; es decir, que lo que se pretende es convertir el acerbo jurídico en una herramienta de trabajo y no solo en una memoria institucional. La seguridad jurídica debe ser universal dentro de la PGN, como mecanismo para el cumplimiento de sus propósitos institucionales. En otras palabras, el objetivo es pasar de un conocimiento tácito a explícito, y de conocimiento particular a conocimiento colectivo. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 14 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION En este punto, los procesos deben coadyuvar a proveer información legal sectorial, e información asociada con los regímenes particulares sobre los cuales trabaje la PGN. • Enfocar esfuerzos en la PGN (focalizar) Los procesos deben contribuir a optimizar, a través de una racionalización, homologación y normalización, de tal manera que la PGN pueda aumentar su cobertura, la fijación de prioridades y el impacto de sus actuaciones por la aplicación de unas mejores prácticas de trabajo, más eficientes y eficaces alineadas con el plan estratégico de la Procuraduría y con el modelo de indicadores de nivel gerencial. • Garantizar Transparencia Los procesos de la PGN deben brindar por si mismos, las garantías que requiere toda la sociedad sobre la información de sus actividades y actuaciones. • Mejorar la gestión operacional A nivel operacional se propone disminuir la carga operativa en lo que respecta a manipulación de asuntos, y la asignación y control manual de actividades por parte de los funcionarios de la PGN, con el ánimo de concentrar sus esfuerzos en el estudio, análisis, ampliación de cobertura y seguridad jurídica, lo cual redundará en una mejor calidad y oportunidad de las decisiones y por ende, en un apoyo decisivo a los propósitos estratégicos de la PGN. Por otro lado, se busca homologar los procesos con miras a estructurar procesos similares que faciliten y simplifiquen la labor de los funcionarios y que permitan el control y el seguimiento de una manera más adecuada. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 15 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION CAPÍTULO 5. PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN Este capítulo contiene la propuesta de macroprocesos optimizados. La siguiente matriz contiene los macroprocesos identificados (nivel1), los procesos (nivel2) y los subprocesos (nivel3). Vale la pena anotar que el nivel 3 está compuesto por componentes comunes o específicos. NIVEL 1 (Macroprocesos) 1. Gestionar Políticas NIVEL 2 (Procesos) NIVEL 3 (Sub-procesos) 1.1.Diseñar Políticas 1.1.1.Obtener información relevante para diseñar políticas 1.1.2. Analizar e interpretar información para el diseño de políticas 1.1.3. Definir líneas de política 1.2. Formular Políticas 1.2.1. Estructurar Políticas 1.2.2. Validar Políticas 1.2.3. Promulgar y Publicar Políticas 1.3. Implantar y hacer seguimiento a Políticas 1.3.1. Comunicar Políticas 1.3.2. Institucionalizar Políticas 1.4. Evaluar Políticas 1.4.1. Definir modelo para evaluar políticas 1.4.2. Aplicar medición para evaluar políticas 1.4.3. Socializar resultados 2. Coordinar Funciones Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 16 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 (Macroprocesos) NIVEL 2 (Procesos) NIVEL 3 (Sub-procesos) 3. Controlar Funciones 4. Ejercer Funciones Misionales 4.1. Ejercer Función Disciplinaria COB_Valorar y Radicar Solicitud COB-Clasificar Asunto y Asignar Competencia COB-Asignar Servidor Público COB-Evaluar Asunto COP_Presentar Instrumento COP_Resolver Instrumento EOP_PDI_Tomar Medidas Preventivas COB-Abrir Caso COB-Verificar Hechos COB-Establecer Marco Normativo COB-Evaluar y Decidir Caso EOB_PSI_Aplicar Sanción COB-Cerrar Caso COB-Archivar Documentación 4.2. Ejercer Función Intervención COB_Valorar y Radicar Solicitud COB-Clasificar Asunto y Asignar Competencia COB-Asignar Servidor Público EOP-Revisar Expediente en Despacho Judicial o Administrativo COB-Evaluar Asunto COB-Abrir Caso COB-Verificar Hechos COB_Establecer Marco Normativo COB-Evaluar y Decidir Caso Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 17 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 (Macroprocesos) NIVEL 2 (Procesos) NIVEL 3 (Sub-procesos) COP_Presentar Instrumento COP_Resolver Instrumento COB-Cerrar Caso COB-Archivar Documentación 4.3. Ejercer Función Preventiva COB_Valorar y Radicar Solicitud COB-Clasificar Asunto y Asignar Competencia COB-Asignar Servidor Público COB-Evaluar Asunto COB-Abrir Caso COB-Verificar Hechos COB_Establecer Marco Normativo COB-Evaluar y Decidir Caso EOP_PFP_ Hacer Seguimiento COP_Presentar Instrumento COP_Resolver Instrumento COB-Cerrar Caso COB-Archivar Documentación 5. Ejercer Funciones Conexas 5.1. Administrar Información Legal EOB_PRE_Divulgar Información Jurídica EOB_PRE_Recopilar Información Legal EOB_PRE_Atender Consultas Internas 5.2. Administrar Información Asociada EOB_PSI_Registrar Novedad de un Registro SIRI EOB_PSI_Verificar Cumplimiento Sanción EOB_PSI_Registrar Inhabilidad Sobreviviente EOB_PSI_Controlar Calidad EOB_PSI_Emitir Certificado Antecedentes 5.3. Administrar Información Asociada a demandas y acciones contra la PGN COB_Valorar y Radicar Solicitud Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 18 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 (Macroprocesos) NIVEL 2 (Procesos) NIVEL 3 (Sub-procesos) COB-Clasificar Asunto y Asignar Competencia COB-Asignar Servidor Público COB-Evaluar Asunto COB-Abrir Caso COB-Verificar Hechos COB_Establecer Marco Normativo COB-Evaluar y Decidir Caso COP_Presentar Instrumento COP_Resolver Instrumento COB-Cerrar Caso COB-Archivar Documentación Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 19 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5.1 Clasificación de los Macroprocesos 5.1.1 Nivel 1 – Macroproceso Procuraduría General de la Nación Macro Proceso Procuraduría General de la Nación PGN 1. Gestionar Políticas 5.1.2 2. Coordinar Función 3. Controlar Función 4. Ejercer Función Misional 5. Ejercer Funciónes Conexas Nivel 2 – Procesos 5.1.2.1 Gestionar Políticas Este macroproceso está diseñado para determinar las políticas que guíen las actuaciones de la PGN. Para ello se determinan los principales aspectos de tipo estructural, organizacional, procedimental, legal, y tecnológico que condicionan el grado de vulnerabilidad del Estado colombiano para cumplir sus propósitos constitucionales, así como las amenazas que coadyuven a impedir la actuación del Estado colombiano dentro del marco legal. Este macroproceso incluye los siguientes procesos: - Diseñar Políticas - Formular Políticas - Implantar y hacer seguimiento a las políticas - Evaluar Políticas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 20 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION La siguiente tabla, muestra los subprocesos asociados a cada proceso. Estos serán explicados en detalle en el Anexo 6 – Descripción de Macroprocesos y Subprocesos Generales. PROCESO 1.1.Diseñar Políticas SUBPROCESO (Anexo 6) 1.1.1.Obtener información relevante para diseñar políticas 1.1.2. Analizar e interpretar información para el diseño de políticas 1.1.3. Definir líneas de política 1.2. Formular Políticas 1.2.1. Estructurar Políticas 1.2.2. Validar Políticas 1.2.3. Promulgar y Publicar Políticas 1.3. Implantar y hacer seguimiento a Políticas 1.3.1. Comunicar Políticas 1.3.2. Institucionalizar Políticas 1.4. Evaluar Políticas 1.4.1. Definir modelo para evaluar políticas 1.4.2. Aplicar medición para evaluar políticas 1.4.3. Socializar resultados 5.1.2.2 Coordinar Funciones Este macroproceso esta diseñado para determinar la coordinación que coadyuve a sincronizar las actuaciones de la PGN en todos sus frentes. Para ello se determinan los principales aspectos a nivel institucional, de función constitucional, territorial que deben guiar las actuaciones de manera mancomunada, así como la coordinación interinstitucional nacional e internacional. La descripción detallada de este macroproceso se encuentra en el Anexo 6 – Descripción de Macroprocesos y Subprocesos Generales. 5.1.2.3 Controlar Funciones Este macroproceso está diseñado para medir, evaluar y producir un mejoramiento continuo de los productos y los procesos. El mejoramiento continuo se entiende como todas las acciones de tipo preventivo y correctivo que coadyuven a que las acciones de la PGN tengan el real impacto sobre la administración pública y sobre la Nación. La descripción detallada de este macroproceso se encuentra en el Anexo 6 – Descripción de Macroprocesos y Subprocesos Generales. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 21 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5.1.2.4 Ejercer Funciones Misionales Las funciones misionales son: - Ejercer Función Disciplinaria - Ejercer Función Intervención - Ejercer Función Preventiva. Cada una de estas funciones se ilustrará en detalle mediante un diagrama de actividad en la sección de subprocesos. 5.1.2.5 Ejercer Funciones Conexas Las funciones conexas son: - Administrar Información Legal: Corresponde al registro, actualización y consulta de documentación en materia de: conceptos y decisiones de la PGN; resoluciones, directivas y circulares; y jurisprudencia de las Altas Cortes. - Administrar Información Asociada: Corresponde al registro de sanciones y causas e inhabilidad que permite expedir certificados de antecedentes en condiciones de seguridad y generar reportes gerenciales. - Administrar Información Asociada a Demandas y Acciones contra la PGN: Corresponde al manejo de comunicaciones o notificaciones sobre demandas o acciones que emprenden contra la PGN en relación con actuaciones de las áreas misionales y que son atendidas por la Oficina Jurídica. El tratamiento que se le dará a estas demandas, será similar a las solicitudes o quejas que llegan a la entidad y que manejan las áreas funcionales usando el concepto de autopista. Por ello los subprocesos asociados son componentes del modelo propuesto, procesos comunes obligatorios y opcionales. 5.1.3 Nivel 3 – Sub-Procesos Esta sección contiene los diagramas de actividad de los procesos optimizados identificados. Cada diagrama de actividad esta compuesto por sub-procesos y secuencias. Los sub-procesos identificados están clasificados de acuerdo a la dinámica de macroprocesos expuesta en la sección 4.1.4 de este documento, así: - Sub-procesos comunes obligatorios (COB) - Sub-procesos comunes opcionales (COP) - Sub-procesos específicos opcionales (EOP) - Sub-procesos específicos obligatorios (EOB) Las secuencias, pueden ser invariantes o dinámicas. Son dinámicas cuando existe una decisión que permite que el proceso se abra en diferentes caminos. En caso contrario son Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 22 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION invariantes. La descripción detallada de los sub-procesos COB, COP, EOP, EOB se encuentra en los Anexos 2, 3, 4 y 7, respectivamente. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 23 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5.1.3.1 Ejercer Función Disciplinaria Ejercer Función Disciplinaria CAP y División Registro y Control Despacho Disciplinado COB_Asignar Servidor Solicitud COB_Evaluar Asunto COB_Valorar Solicitud COB_Radicar Asunto Auto Apertura Asunto COB_Abrir Caso COB_Clasificar Asunto y Asignar Competencia COP_Presentar Instrumento Auto Cierre Expediente [Investigación/Seg. Instancia] COP_Resolver Instrumento COB_Verificar Hechos Instrumento COB_Establecer Marco Normativo EOP_PDI_Tomar Medidas Preventivas COB_Evaluar Caso COB_Decidir Caso Fallo [Proceso Concluído] [Proceso Concluído] EOP_PDI_Aplicar Sanción COB_ Cerrar Caso Expediente COB_Archivar Documentación Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 24 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5.1.3.2 Ejercer Función Intervención Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 25 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5.1.3.3 Ejercer Función Preventiva Ejecutar Labores de Prevención CAP Despacho Entidad Solicitud COB_Asignar Servidor COB_Valorar y Radicar Solicitud COB_Evaluar Asunto Asunto Decisión de apertura COP_Presentar Instrumento Cierre de caso COB_Abrir Caso [No] Expediente COB_Clasificar Asunto y Asignar Competencia [Si] COP_Resolver Instrumento COB_Establecer Marco Normativo Instrumento COB_Verificar Hechos COB_Evaluar Caso y Decidir Caso [Proceso Concluido] [Proceso concluído] Informe EOP_PFP_ Hacer Seguimiento COB_ Cerrar Caso Expediente COB_Archivar Documentación [Proceso concluído] Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 26 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5.1.3.4 Administrar Información Legal Existen tres subprocesos importantes dentro de las funciones del grupo de Relatoría: - Divulgar Información Jurídica: De la información cuyo conocimiento resulte conveniente para el cumplimiento de las funciones de la Entidad. - Recopilar Información Legal: Incluye la recopilación y mantenimiento de documentación en materia de: conceptos y decisiones de la PGN; resoluciones, directivas y circulares; y Jurisprudencia de las Altas Cortes. - Atender Consultas Internas: Suministrar el texto completo o el extracto de providencias de las Altas Cortes; de conceptos, decisiones, resoluciones, directivas y circulares de la P.G.N. La descripción de cada uno de los subprocesos descritos anteriormente se encuentra en el Anexo 7 – Descripción detallada Subprocesos Comunes Obligatorios. 5.1.3.5 Administrar Información Asociada Existen cuatro subprocesos para administrar información asociada (SIRI): - Registrar Novedad de un Registro en SIRI: Registrar novedades relacionadas con la cancelación, suspensión, o eliminación de un registro en el sistema. - Controlar Calidad: Controlar calidad de información registrada. - Verificar Cumplimiento: Registrar verificación de cumplimiento de sanciones disciplinarias impuestas por la PGN y demás autoridades competentes y registro de la aplicación de la inhabilidad sobreviviente. - Registrar inhabilidad sobreviviente: Este proceso se realiza automáticamente en el sistema SIRI y consiste en generar las inhabilidades de carácter constitucional o legal, cuya existencia no depende de la declaratoria de un juez o autoridad administrativa en desarrollo de un proceso, sino de la aparición de un hecho generador de la inhabilidad. El sistema verifica si se han presentado las condiciones que generan la inhabilidad sobreviviente y si es así crea el registro correspondiente. - Emitir Certificado de Antecedentes: Emitir certificados de antecedentes solicitados por ciudadanos o entidades estatales. La descripción de cada uno de los subprocesos descritos anteriormente se encuentra en el Anexo 7 – Descripción detallada Subprocesos Específicos Obligatorios. 5.2 Componentes Comunes y Específicos de los Macroprocesos La siguiente sección resume los subprocesos identificados, clasificados de acuerdo con la propuesta presentada en la sección 4.1.4 de dinámica de macroprocesos. - Sub-procesos comunes obligatorios (COB) Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 27 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION - Sub-procesos comunes opcionales (COP) - Sub-procesos específicos opcionales (EOP) - Sub-procesos específicos obligatorios (EOB) 5.2.1 Subprocesos Comunes Obligatorios (COB) Los subprocesos comunes obligatorios se listan a continuación, y se explican en detalle en el Anexo 2 – Descripción detallada subprocesos comunes obligatorios. SUBPROCESOS COB COB_Valorar y Radicar Solicitud COB-Clasificar Asunto y Asignar Competencia COB-Asignar Servidor Público COB-Evaluar Asunto COB-Abrir Caso COB-Verificar Hechos COB-Establecer Marco Normativo COB-Evaluar y Decidir Caso COB-Cerrar Caso COB-Archivar Documentación 5.2.2 Subprocesos Comunes Opcionales (COP) Los subprocesos comunes opcionales se listan a continuación, y se explican en detalle en el Anexo 3 – Descripción detallada subprocesos comunes opcionales. SUBPROCESOS COP COP_Presentar Instrumento COP_Resolver Instrumento 5.2.3 Subprocesos Específicos Opcionales(EOP) Los subprocesos específicos opcionales se listan a continuación, y se explican en detalle en el Anexo 4 – Descripción detallada subprocesos específicos opcionales. SUBPROCESOS EOP EOP_PDI_Tomar Medidas Preventivas EOP_PIJ_Revisar Expediente en Despacho Judicial o Administrativo EOP_PFP_Hacer Seguimiento Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 28 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5.2.4 Subprocesos Específicos Obligatorios(EOB) Los subprocesos específicos opcionales se listan a continuación, y se explican en detalle en el Anexo 7 – Descripción detallada subprocesos específicos obligatorios. SUBPROCESOS EOB EOB_PRE_Divulgar Información Jurídica EOB_PRE_Recopilar Información Legal EOB_PRE_Atender Consultas Internas EOB_PSI_Aplicar Sanción EOB_PSI_Registrar Novedad de un registro SIRI EOB_PSI_Verificar Cumplimiento EOB_PSI_Controlar Calidad EOB_PSI_Emitir Certificado Antecedentes EOB_PSI_Registrar Inhabilidad Sobreviviente Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización (Documento Final) Pág. 29 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION ANEXO 1 – DESCRIPCION DE INSTRUMENTOS METODOLOGICOS – TOMO II - PROCESOS OPTIMIZADOS Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información .TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 1 (Documento Final) Pág. A1- 1 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION TABLA DE CONTENIDO Pág. 1.1 Resumen Proceso Metodológico ............................................................................. 3 1.2 Notación Diagramas de Actividad........................................................................... 3 1.3 Herramientas Optimización..................................................................................... 7 1.3.1 Técnica de Escenarios Contrastados ................................................................... 7 1.3.2 Matriz de Análisis Transversal............................................................................ 9 1.4 Plantilla Descripción Proceso.................................................................................. 9 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información .TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 1 (Documento Final) Pág. A1- 2 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Este anexo contiene el resumen del proceso metodológico utilizado en la etapa de procesos, en particular en fase de optimización. 1.1 Resumen Proceso Metodológico Etapa Descripción de Macro procesos Descripción de subprocesos Fortalezas /Debilidades Optimización 1.2 Objetivo Identificar los Macroprocesos que desarrolla la entidad Entrada Documento entendimiento Talleres Manuales procedimientos tomo I, II, III Página Web de la PGN. Describir cada sub- Documento proceso utilizando entendimiento metodología ISO Talleres Manuales procedimientos tomo I, II, III Pagina Web de la PGN Identificar puntos fuertes y débiles de la PGN Descripción procesos existentes (diagramas de actividad y template) Identificar procesos Descripción procesos críticos(prioritarios existentes (diagramas de actividad y / riesgosos) susceptibles de ser template) optimizados Salida Diagramas de Actividad por área misional Instrumentos Diagrama de actividad UML Por cada proceso identificar: Nombre Descripción breve del procedimiento Actores internos Actores externos Indicadores Entradas Salidas Lista de puntos débiles y fuertes de la PGN Procesos optimizados Plantilla descripción proceso Matriz de evaluación productos Matriz de evaluación macroprocesos Matriz Análisis Transversal Técnica de escenarios contrastados Notación Diagramas de Actividad UML define a los diagramas de actividad como el mecanismo para representar procesos de negocio o realizaciones de casos de uso. Son inspirados en los modelos tradicionales de estados (i.e. autómatas de estados finitos) y en los flujogramas. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información .TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 1 (Documento Final) Pág. A1- 3 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sus componentes principales son las actividades (denotadas por cuadros de bordes redondeados) y por sus transiciones (denotadas por flechas) que unen dos actividades o actividades con componentes que determinan flujo de control, como se ve en la figura. Actividad 1 Actividad 2 Dichos diagramas tienen una forma concreta de construirlos. En primera instancia, se deben definir el estado inicial, donde se empiezan a ejecutar las actividades, con los símbolos de iniciación y terminación denotados respectivamente por un círculo sólido y dos círculos concéntricos. El siguiente diagrama denota que el proceso inicia en la actividad 1, pasa luego a la actividad 2 donde termina su ejecución. Actividad 1 Actividad 2 Se puede extender el poder de expresión de estos diagramas, representando transiciones condicionales, que son el paso de una actividad a otra, dependiendo del cumplimiento de una guarda u expresión lógica asociada. Para denotar esta bifurcación, se usa el símbolo de rombo, que sirve para abrir el flujo de control de una actividad, y para unirlo posteriormente. La siguiente figura ilustra una bifurcación del control de una actividad específica. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información .TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 1 (Documento Final) Pág. A1- 4 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Nombrar Agente Ordinario Solicitar Nombramiento Agente Especial [Se aprueba] Nombrar Agente Especial [Se rechaza] Continuar Proceso Aquí se muestra como de la actividad “Solicitar nombramiento agente especial” puede pasar a la actividad “Nombrar agente especial” si la solicitud se aprueba, o a la actividad “Nombrar agente ordinario” si la solicitud se rechaza. El rombo inferior une la bifurcación causada para seguir con un solo hilo de actividades. De igual forma, cuando se tienen actividades que corren de manera concurrente (o en paralelo), se cuenta con el artefacto “Fork” que permite lanzar en paralelo varios hilos de tareas. El siguiente diagrama, muestra un ejemplo del artefacto en mención, que se pinta con dos líneas horizontales, una que indica el inicio de las actividades que se van a ejecutar en paralelo, y otra para indicar que el flujo de control sigue solo cuando todas las tareas ejecutadas en paralelo terminan o se sincronizan. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información .TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 1 (Documento Final) Pág. A1- 5 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Acá se expresa como el funcionario puede al tiempo realizar diligencias y llevar actuaciones al tiempo que rinde los respectivos informes. De igual forma, la figura anterior muestra el concepto de swim line (línea de piscina) que sirve para agrupar todas las tareas que un actor determinado ejecute, permitiendo visualizar quienes ejecutan las diferentes actividades, y como interactúan entre sí. Es posible también dibujar los elementos de entrada y salida de una actividad, que a su vez pueden representar las entradas, salidas u objetos intermedios del diagrama, pintando el artefacto “Object Flow” y asociándolo a una (o dos) actividad(es). Así mismo, cualquier comentario o texto que documente el diagrama puede pintarse colocándolo dentro del artefacto “Note” representado por un rectángulo con una pestaña en su parte superior derecha. La siguiente figura presenta un ejemplo de estos dos últimos artefactos enunciados. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información .TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 1 (Documento Final) Pág. A1- 6 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION SolicitudIntervencion Recibir Solicitud Intervención Por cada solicitud se abre un expediente Expediente Emitir Concepto Concepto Abrir Expediente En este ejemplo, el objeto SolicitudIntervencion representa una entrada del diagrama, el objeto Concepto una salida, y el objeto Expediente es un objeto intermedio que resulta como salida de la actividad “Abrir Expediente” que a su vez debe ser entrada de la actividad “Emitir Concepto”. De igual forma, se muestra una nota aclaratoria asociada al objeto expediente indicando que por cada solicitud de intervención, se debe abrir un expediente. 1.3 Herramientas Optimización 1.3.1 Técnica de Escenarios Contrastados Para el análisis de macroprocesos existentes se utilizó la técnica de escenarios contrastados (compararon de hechos contra una hipótesis). Se clasificaron los macroprocesos existentes (nivel 4) de acuerdo a los cuatro cuadrantes identificados en la dinámica de procesos. Dinámica de Macroprocesos Tipo de Proceso Común (se realiza en todas las áreas misionales) Específico (se realiza en forma particular en las áreas misionales) 1- Común y Obligatorio 2- Específico y Obligatorio 3- Común y Opcional 4- Específico y Opcional Presencia del Proceso Obligatorio (es imperativo realizarlo) Opcional (es opcional/ o depende de las actuaciones o Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información .TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 1 (Documento Final) Pág. A1- 7 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Tipo de Proceso Común (se realiza en todas las áreas misionales) Específico (se realiza en forma particular en las áreas misionales) Presencia del Proceso condiciones del proceso o de los actores) Clasificación de macroprocesos (Nivel4) Nivel 4 (Procedimientos) Macroproceso 1 Macroproceso 2 …. Clasificación de acuerdo a la dinámica 1 3 En la columna de clasificación se coloca un número, de acuerdo con la siguiente notación: 1- Común y Obligatorio 2- Específico y Obligatorio 3- Común y Opcional 4- Específico y Opcional Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información .TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 1 (Documento Final) Pág. A1- 8 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 1.3.2 Matriz de Análisis Transversal Macroprocesos Propuestos Procesos básicos que identifique el CIFI Informática fruto del análisis y las hipótesis de trabajo que se planteen. 1.4 Macroprocesos Existentes Procesos como están clasificados y definidos por la PGN Secuencia Plantilla Descripción Proceso Para la descripción de procesos se tendrán en cuenta los siguientes aspectos de acuerdo con la norma ISO: • Nombre del proceso • Cliente de cada proceso • Elementos de entrada y resultados de cada proceso • Procesos con los que interactúa (interfaces) • Responsables del proceso • Actividades (secuencia e interacción de las actividades) • Criterios de seguimiento y medición para el control y el desempeño del proceso. En este proyecto, cada proceso será descrito mediante notación UML. La siguiente tabla relaciona los aspectos de la norma ISO con las definiciones de UML (Casos de uso). * METODOLOGIA ISO Nombre Clientes Entrada/Salida UML Descripción Breve Actores (externos) Entrada/Salida Procesos con los que interactúa (interfaces) Responsables Actividades Secuencia de interacción de las actividades Criterios de seguimiento y medición Casos de Uso relacionados* Actores (internos) Procedimientos Diagrama de Actividad Indicadores Eventos En esta etapa de procesos no se utiliza el caso de uso relacionado Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información .TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 1 (Documento Final) Pág. A1- 9 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Asuntos Pendientes La siguiente plantilla corresponde a la plantilla que se utiliza en este proyecto para describir los procesos y detalla el contenido de cada sección. Sub Proceso <Sub Proceso> Descripción Breve [La descripción debe mostrar de manera breve el propósito del caso de uso.] Actores Involucrados [Lista de actores que intervienen.] Eventos [Eventos que deben suceder para que el caso se ejecute.] Entradas [Listado de entradas del sub proceso] Salidas [Listado de salidas del sub proceso.] Procedimiento Condiciones Iniciales [Describir las condiciones a verificar inicialmente antes de dar inicio al proceso]. Actividades [Describir las actividades que se llevan a cabo dentro del proceso.] Indicadores [En esta sección se deben presentar los diferentes indicadores que puedan ser utilizados para medir la efectividad del caso de uso dentro de la organización.] Asuntos Pendientes [En esta sección se deben relacionar los aspectos que estén pendientes a fin de lograr la definición completa del caso de uso.] Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información .TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 1 (Documento Final) Pág. A1- 2 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION ANEXO 2 – DESCRIPCIÓN DETALLADA SUBPROCESOS COMUNES OBLIGATORIOS (COB) Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág A2- 1 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION TABLA DE CONTENIDO COB_Valorar y Radicar Solicitud ………..………………………………………………. 3 COB_Clasificar Asunto y Asignar Competencia.…..…………………………………….. 9 COB_AsignarServidorPúblico..……………………………………………….…………. 14 COB_EvaluarAsunto………..………………………………………………….…………. 18 COB_AbrirCaso….………..……………….……………………………………………. 24 COB_VerificarHechos….……..…………………………………………………………. 28 COB_EstablecerMarcoNormativo…..…………………………………………………… 34 COB_Evaluar y Decidir Caso……………………………………………………………. 38 COB_CerrarCaso…….………..…………………………………………………………..47 COB_ArchivarDocumentación….………………………………………………………...51 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág A2- 2 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Valorar y Radicar Solicitud Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 3 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión COB_ValorarRadicarSolicitud.doc Descripción Autor 04/Abr/2005 1.0 Versión Inicial C.Diaz 28/Abr/2005 2.0 Revisión C.Diaz 18/May/2005 3.0 Revisión de acuerdo a comentarios de J.Eliecer. C.Diaz 03/Jun/2005 4.0 Inclusión oficina jurídica (descripción breve, eventos y entradas) C.Díaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 4 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Valorar y Radicar Solicitud 1. Descripción Breve Este proceso consiste en valorar la pertinencia para la PGN de las solicitudes de servicio que llegan a la Entidad. Pueden ser quejas, solicitudes o peticiones de ciudadanos, memoriales de abogados o comunicaciones de las autoridades; también pueden ser solicitudes producto de traslados por competencia, compulsa de copias o notificaciones. En caso de solicitudes o peticiones de ciudadanos, se debe verificar que cumplan con la lista de condiciones requeridas para que sean competencia de la Entidad, orientando e informando al usuario para que las presente en forma adecuada ante la entidad competente. También pueden ser comunicaciones o notificaciones sobre demandas o acciones que se emprenden contra la Entidad. En este caso, la asignación o traslado por competencia corresponde a la Oficina Jurídica. Una vez valorada la solicitud, si es competencia de la PGN, se radica. 2. Actores Involucrados Actores Externos: Ciudadanos, Organismos internacionales, Organizaciones no gubernamentales, autoridades. Actores Internos: Nivel Central: (1) CAP (si se trata de queja verbal), (2) División de Registro y Control (si la queja es por escrito), (3) Dependencias. Nivel Territorial: (4) Oficina de Atención al Público. 3. Eventos Disciplinario: Ciudadano formula queja. Control interno disciplinario de una entidad traslada o comunica inicio de un proceso. Traslado interno por competencia. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 5 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Copias compulsadas por autoridades. Novedades que llegan de la Oficina de Prensa o de una Dependencia. Acción Oficiosa. Preventivo: Ciudadano, organización nacional u organismo internacional eleva solicitud. Traslado interno por competencia. Copias compulsadas por autoridades. Novedades que llegan de la Oficina de Prensa o de una Dependencia. Acción Oficiosa. Intervención: Ciudadano o abogado eleva solicitud. Juzgado, Tribunal o Fiscalía comunica inicio del proceso. Procurador Judicial se notifica del inicio de un proceso. Autoridad solicita intervención. Acción Oficiosa. Demanda o Acción contra la PGN. 4. Entradas Disciplinario: Quejas, que pueden llegar de la siguiente manera en las dependencias nacionales o territoriales, en la Oficina de Atención al Público: - De manera escrita presentada por ventanilla, enviada por correo, o vía fax - Por correo electrónico - Por medio de la página Web Traslado interno por competencia. Copias compulsadas por autoridades. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 6 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Novedades que llegan de la Oficina de Prensa o de una Dependencia. Control interno disciplinario de una entidad traslada o comunica inicio de un proceso. Acción Oficiosa. Preventivo: Quejas o peticiones de personas, organizaciones nacionales u organismos internacionales. Traslado interno por competencia. Comunicación de autoridad. Novedades que llegan de la Oficina de Prensa o de una Dependencia. Acción Oficiosa. Intervención: Comunicación de Juzgado, Tribunal o Fiscalía informando el inicio del proceso. Notificaciones de Procesos. Solicitud de parte o de autoridad para que la entidad intervenga en un determinado proceso como Ministerio Público. Acción Oficiosa. Demanda o Acción contra la PGN. 5. Salidas Solicitud valorada y radicada como competencia de la PGN. Auto de Remisión por Competencia a otra Entidad. Oficio remitiendo a dependencia o funcionario que ya conoce del asunto. 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales Existe una solicitud u obligación de actuación. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 7 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Requisitos de la queja, solicitud o petición: Identificación del quejoso, solicitante o peticionario, relación sucinta de los hechos que motivan la queja, solicitud o petición. 6.2 Procedimientos Recibir Solicitud: Esta puede ser una queja, solicitud, oficio, etc. Si es una queja verbal y es relevante se procede a transcribir la versión. Valorar Solicitud: Se analiza que la queja o solicitud sea coherente y que la información requerida este completa. Radicar Solicitud: Se procede a radicar la solicitud (asignando un número único de identificación). Si la solicitud no es competencia de la Procuraduría se remite a la autoridad competente. 7. Indicadores Eficiencia: Número de solicitudes radicadas / mes x 100. Número de solicitudes recibidas. Eficacia: No. de solicitudes devueltas por error x 100. No. de solicitudes tramitadas. No. de solicitudes remitidas a otra entidad x 100. No. de solicitudes tramitadas. No. de solicitudes por traslado de competencia x 100. No. de solicitudes tramitadas. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 8 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Clasificar Asunto y Asignar Competencia Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 9 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones COB_ClasificarAsuntoAsignarCompetencia.doc Versión Descripción Fecha Autor 04/Abr/2005 1.0 Versión Inicial C.Diaz 28/Abr/2005 2.0 Revisión D.Pérez 16/May/2005 3.0 Revisión. Disney Rubiano 18/May/2005 3.0 Revisión comentarios J.Eliécer C.Díaz 03/Jun/2005 4.0 Incluir Oficina Jurídica (procedimientos) C.Díaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 10 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Clasificar Asunto y Asignar Competencia 1. Descripción Breve El presente proceso tiene como objetivo Clasificar la solicitud, evaluar la competencia de cada solicitud (asignar Dependencia / Delegada); o remitir a la dependencia (cuando existe caso en trámite sobre los mismos hechos) o a Entidades externas si no es competencia de la Procuraduría. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Nivel Central: División de Registro y Control o Dependencia. Nivel Territorial: Oficina de Atención al Público 3. Eventos Proceso de Radicación Exitoso. 4. Entradas Solicitud Radicada. 5. Salidas Solicitud clasificada Asignación a Dependencia dentro de la Procuraduría. Oficio para remitir por Competencia a otra Entidad. Oficio de Acumulación. 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales Revisar si es competencia de la Procuraduría; si no, remitir a Entidad competente. Revisar si existe asunto en trámite por los mismos hechos (para no generar duplicidad). Clasificar solicitud. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 11 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 6.2 Procedimientos Clasificar la solicitud: La solicitud se debe clasificar de acuerdo con cada área misional, identificando si es una solicitud disciplinaria, de intervención o de prevención. Para cada área se debe recolectar como mínimo, la siguiente información. 1. Disciplinario • Si es una solicitud relacionada con una Queja/Petición o si corresponde al ejercicio del Poder Preferente (Solicitud, de oficio, o Comunicación oficina de Control Interno). • Calidad del sujeto. • Naturaleza de los hechos. • Lugar de ocurrencia de los hechos. • Modalidad (ordinaria o verbal) – (esta información sería suministrada por la dependencia). 2. Preventivo • Tipo de derecho afectado o temática, la entidad responsable y su naturaleza y ubicación. 3. Intervención • Autoridades judiciales: Ordinaria o Especial. • Autoridades contencioso-administrativas. • Conciliación. • Tribunales de arbitramento. • Por tema: laboral, agrario, etc. Para el caso de demandas o acciones contra la PGN los datos que se toman para el registro del caso en el sistema, son los datos del proceso judicial o administrativo o de la acción que se inicia, por ejemplo, tutela, los datos del demandante o accionante y de ser posible, datos sobre la fecha de iniciación del proceso o admisión de la demanda, derecho invocado, etc. Análisis de Prioridad: Esta prioridad esta relacionada con la definición de políticas de la Entidad. Puede obedecer también a casos a los cuales se les quiere dar un seguimiento especial (ejemplo: un caso de DH que se quiere monitorear). La prioridad puede estar asociada a requerimientos especiales en el sistema como manejo de alertas, obligatoriedad de documentación, etc. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 12 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Análisis de Acumulación: Esta acumulación hace referencia a la existencia de una solicitud de servicio o una nueva queja que está relacionada con un caso existente. Si esta situación se presenta se asocia la nueva documentación con el caso ya existente con el fin de eliminar la duplicidad en el sistema. Análisis de Competencia: Luego de clasificar la solicitud se procede a establecer la competencia de la dependencia o autoridad competente para asumir el caso. Efectuar Reparto entre Dependencias: En algunos casos se debe distribuir entre Delegadas que tienen la misma competencia. La repartición puede ser directa o por cargas. 7. Indicadores Un indicador es el número de solicitudes rechazadas, los traslados por competencia por tema (qué porcentaje de lo recibido es disciplinario, o intervención o prevención, cuántas son por contratación, derechos humanos, etc.). Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 13 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Asignar Servidor Público Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 14 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión COB_AsignarServidorPublico.doc Descripción Autor 04/Abr/2005 1.0 Versión Inicial C.Diaz 18/Abr/2005 2.0 Revisión C.Diaz 17/May/2005 3.0 Revisión de acuerdo a comentarios de J.Eliecer C.Diaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 15 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Asignar Servidor Público 1. Descripción Breve Determinar el Servidor (ej. profesional, asesor, procurador, etc.) o el equipo de trabajo (ej. comisiones especiales) que se hará cargo del asunto, teniendo en cuenta la naturaleza y complejidad del asunto, cargas de trabajo, distribución de competencias y las prioridades definidas. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Jefe de la Dependencia o Coordinador Delegado Procurador Regional o Provincial 3. Eventos Proceso de radicación exitoso. 4. Entradas Solicitud radicada. 5. Salidas Servidor Asignado, puede ser una comisión. Planilla de Reparto Traslado por competencia Oficio de acumulación. 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales Existe una Dependencia/Delegada/Territorial en la Procuraduría para atender el asunto. 6.2 Procedimientos Evaluar y determinar, según la temática y las cargas de trabajo, al agente que se encargará de llevar a cabo el asunto. Para ello es necesario realizar: Análisis de Cargas: Revisar la carga de trabajo de los funcionarios. La asignación se puede hacer directa o aleatoria, afectando en ambos casos la carga laboral. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 16 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Análisis de restricciones del funcionario: Revisar que el funcionario que va a ser asignado no tenga impedimentos, inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de intereses. Análisis de Acumulación: cuando se detecta la existencia de diferentes investigaciones o casos por idénticos hechos o aquellos que le son conexos. Análisis de Prioridades: Con base en las prioridades definidas en las políticas de la Entidad, asignar prioridad a la Solicitud y evaluar el funcionario asignado de acuerdo a dichas prioridades. 7. Indicadores Número de asuntos por Servidor Público Número de asuntos por tema por Servidor Público Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 17 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Evaluar Asunto Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 18 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión COB_EvaluarAsunto.doc Descripción Autor 04/Abr/2005 1.0 Versión Inicial C.Diaz 28/Abr/2005 2.0 Revisión H.Velasquez D.Rubiano 16/May/2005 3.0 Revisión. Disney Rubiano 17/May/2005 3.0 Revisión observaciones J.Eliecer C.Díaz 02/Jun/2005 4.0 Incluir oficina jurídica C.Díaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 19 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Evaluar Asunto 1. Descripción Breve En general, para las tres áreas misionales (Disciplinario, Intervención y Preventiva), consiste en efectuar la valoración inicial de los hechos supuestamente irregulares (conducta), las pruebas o soportes que acompañan la queja o solicitud de servicio y los responsables señalados en la solicitud (sujetos o autoridades responsables), con el fin de verificar la competencia de la PGN, comprobar la existencia de antecedentes sobre los mismos (acumulación), y determinar si amerita la apertura de un caso. Para el caso disciplinario, se debe decidir si se remite al órgano de control interno disciplinario de la Entidad, ejerciendo control preventivo de gestión o se ejerce el poder preferente como supervigilancia o asumiendo el caso, a partir de los criterios institucionales establecidos. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Dependencia Asignada. 3. Eventos Proceso de Radicación y Asignación de Dependencia Exitosos. 4. Entradas Solicitud Radicada y Servidor asignado 5. Salidas Para Disciplinario: Auto de Remisión por Competencia a otra Entidad. Auto de Remisión por Competencia a otra Dependencia. Auto de Archivo. Auto de Apertura Indagación Preliminar. Auto de Apertura Investigación. Auto de Acumulación. Auto de supervigilancia (como expresión del poder preferente) Citación a audiencia – procedimiento ante Procurador General. Citación a audiencia – procedimiento verbal. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 20 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Para Preventivo: Apertura de caso - abrir carpeta. Traslado por competencia. Acumulación a caso existente. Para Intervención: Apertura de caso. Acumulación a caso existente. Rechazo. 6. 6.1 Procedimiento Condiciones Iniciales Para Disciplinario: • Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita. • Comprobar que se trate de un servidor público o de un particular destinatario de la ley disciplinaria. En este último caso, verificar que la falta denunciada corresponda a alguna de las descritas en la ley Código Disciplinario Único o en el Régimen Especial, según el caso. • Verificar que el asunto sea de competencia de la dependencia, teniendo en cuenta la calidad del disciplinado, la materia y la jurisdicción. Para Preventivo e Intervención: • Se debe tener en cuenta que conforme al principio de flexibilidad, es posible tomar el procedimiento en el momento más oportuno, sin necesidad de agotar todos los subprocesos, teniendo en cuenta la urgencia de la situación. El presente subproceso corresponde a un primer momento de análisis donde se verifica que el asunto sea de competencia de la preventiva o de intervención, y se trazan las líneas generales de la actuación preventiva o de la intervención judicial o administrativa. Para las tres Areas Misionales: • Para poder abrir el caso, es necesario verificar que el asunto sea de la competencia de la delegada. • Se debe descartar la existencia de un caso en curso sobre los mismos hechos. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 21 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 6.2 Procedimientos Identificar Sujeto y/o Conducta: Disciplinario: Para el caso disciplinario, determinar si la conducta es constitutiva de falta disciplinaria o si se ha actuado al amparo de una causal de exclusión de la responsabilidad o se está frente a una causal que impide el ejercicio de la acción disciplinaria. Preventivo: Estudiar el detalle de las competencias. Si se trata de varias autoridades responsables, analizar el conjunto de la normatividad en lo que sea pertinente, con el fin de delimitar las responsabilidades y establecer una ruta crítica que permita identificar la autoridad en donde se produce la posible paralización del cumplimiento de la responsabilidad conjunta. Acorde con el principio de realidad y en desarrollo del criterio profesional, establecer las posibilidades fácticas de ejecución de la normatividad a que se refieren los dos puntos anteriores. Intervención: Identificar cual es la circunstancia que esta afectando el debido proceso, o la norma que se esta violando y con base en eso presentar al juez una solicitud de nulidad o corrección del proceso. Para el caso de demandas o acciones contra la PGN, no se interviene en defensa del orden jurídico o del debido proceso, sino que se interviene en defensa propia, pues la entidad es la persona demandada o accionada. Si no se relacionó la demanda o acción con un caso existente en la etapa de Clasificación de la Solicitud, de ser posible en esta etapa se debe relacionar con el caso disciplinario, preventivo o de intervención, al cual hace referencia. Análisis de Acumulación: Esta acumulación hace referencia a la existencia de una solicitud de servicio o una nueva queja que está relacionada con un caso existente. Si esta situación se presenta se asocia la nueva documentación con el caso ya existente, con el fin de eliminar la duplicidad en el sistema. Análisis de Separación: cuando se detecta que la solicitud, dada la diversidad en la naturaleza de los hechos, puede dar origen a varios casos. Los casos que se originen pueden ser tratados por las diferentes áreas misionales, por lo que se pueden requerir traslados por competencia, comisiones o delegaciones. Decidir si se abre un caso: Con base en los análisis anteriores decidir si se abre un caso. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 22 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 7. Indicadores En el caso disciplinario: Número de autos inhibitorios, de archivo definitivo, de remisión interna por competencia, de remisión a otras entidades, de acumulación material y de los que citan a audiencia, proferidos por mes. En general: Número de solicitudes recibidas y número de solicitudes que ameritan iniciar un caso. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 23 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB -Abrir Caso Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 24 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión COB_AbrirCaso.doc Descripción Autor 04/Abr/2005 1.0 Versión Inicial C.Diaz 28/Abr/2005 2.0 Revisión C.Diaz 16/May/2005 3.0 Revisión. Disney Rubiano 17/May/2005 3.0 Revisión observaciones J.Eliécer C.Díaz 02/Jun/2005 4.0 Incluir oficina jurídica J.Eliécer C.Díaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 25 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB -Abrir Caso 1. Descripción Breve Con este subproceso se está asumiendo que la delegada o dependencia, servidor o comisión designada avoca el conocimiento de un asunto de su competencia y que por tanto, debe registrarlo en el sistema como caso. Se parte de la base que todo asunto debe abrirse y cerrarse independientemente de su naturaleza. Esto es válido para las tres áreas misionales: Disciplinario: el caso comprende la apertura del proceso ordinario (en indagación o investigación), o verbal (mediante la citación a la audiencia). Preventivo: el caso corresponde al inicio de la actuación preventiva. Intervención: si bien la autoridad judicial o administrativa es quien lleva el trámite del proceso, el caso corresponde al conjunto de actuaciones, acciones o recursos que el agente del Ministerio Público emprende o presenta en un proceso determinado, bien como agente ordinario o por designación como agente especial. Para la oficina jurídica el caso corresponde a un proceso de intervención de una demanda o acción contra la PGN, y que será atendida por dicha dependencia. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Dependencia asignada. 3. Eventos Decisión de apertura de caso en la etapa de evaluación del caso. 4. Entradas En lo disciplinario, es el auto de apertura de indagación o investigación disciplinaria o de citación a la audiencia en el caso del proceso verbal. En lo preventivo, se puede presentar auto o acto administrativo que ordene la actuación preventiva o con la simple disposición de actuación. En intervención, se trata de la disposición de intervención, por parte del procurador judicial que se notifica del inicio del proceso ante la autoridad respectiva, o la designación como agente especial, lo cual no excluye la posibilidad de la designación mediante acto administrativo. 5. Salidas Expediente. (Esta expresión hace referencia a la documentación asociada a un caso y no tiene la connotación de los procesos disciplinarios o judiciales). Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 26 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales Existe apertura del caso. 6.2 Procedimientos Conformar un Expediente, si se da a lugar. Establecer la ruta a seguir y señalar las actuaciones o diligencias que se llevarán a cabo. Ejemplos: Disciplinario (efectuar indagación preliminar ordenando las pruebas que se deben evacuar); Intervención (definir tipo de actuación y el medio más idóneo, por ejemplo la presentación de un recurso o una acción de tutela); Prevención (definir plan de acción). 7. Indicadores Número casos abiertos. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 27 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Verificar Hechos Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 28 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión COB_VerificarHechos.doc Descripción Autor 04/Abr/2005 1.0 Versión Inicial C.Diaz 28/Abr/2005 2.0 Revisión C.Diaz 16/May/2005 3.0 Revisión Disney Rubiano. 19/May/2005 3.0 Revisión de acuerdo a observaciones J.Eliécer C.Díaz Revisión oficina jurídica (descripción breve) C.Díaz 03/Jun/2005 4.0 D.Pérez Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 29 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Verificar Hechos 1. Descripción Breve En general, consiste en la obtención de pruebas, argumentos, justificaciones, evidencias o explicaciones relevantes por medio de la observación directa, cuestionarios o testimonios, o medios técnicos, para verificar una conducta y/o comprobar el cumplimiento, omisión, o extralimitación de los mandatos legales. Para Disciplinario: Verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si ésta es constitutiva de falta disciplinaria, esclarecer los motivos determinantes, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió, el perjuicio causado a la administración pública con la falta y la responsabilidad disciplinaria del disciplinado. Tomar las versiones o explicaciones y pruebas de parte aportados al proceso. Practicar las pruebas ordenadas. Para el caso Preventivo: Apoyado en la normatividad pertinente, el funcionario deberá dirigirse al responsable o responsables del cumplimento de la función objeto de vigilancia, indagando por la situación de que se trate y según el estado de cosas en que se encuentre la misma. En la averiguación o comprobación se tendrá especial cuidado de constatar qué se ha hecho y por qué no se ha actuado o dejado de hacer. Solicitar informes y documentación relevante. Hacer entrevistas. Se podrán efectuar visitas para verificar la situación planteada en la solicitud u oficio que dió origen al caso. Para el caso de Intervención: Una vez estudiado el caso, el agente del ministerio público procederá a verificar la situación procesal y contrastar los hechos y las pruebas obrantes, para determinar el grado o tipo de intervención. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 30 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Para el caso de la oficina jurídica, al contestar una demanda o una acción contra la entidad, también debe verificar los hechos que son materia del debate; esto es, para cada hecho que se plantea, explicar si está de acuerdo o no y en tal caso, precisar por qué y acompañar las pruebas que quiere hacer valer. Así, el verificar hechos está directamente ligado a los hechos de la demanda o de la acción que se emprende contra la entidad. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Dependencia Asignada (Delegada). 3. Eventos Este subproceso se inicia una vez terminado el sub proceso de apertura del caso. 4. Entradas Expediente. 5. Salidas En general, se espera que como salida de este proceso se tenga el material probatorio o de soporte para decidir el caso. Disciplinario: conjunto de pruebas (documentales, testimoniales, y técnicas) y actuaciones y la versión y /o alegatos del implicado. Preventivo: conjunto de elementos o pruebas con la información recolectada. Intervención: Conjunto de aspectos relevantes que justifican la aplicación de un instrumento. (recurso, acción, alegato, etc). En general y para todos los casos se puede presentar una decisión para remitir por competencia a otra dependencia. 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales Para el caso disciplinario: Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita. Verificar que el expediente sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta la calidad del implicado, la materia y la jurisdicción. Tener en cuenta que concluido el término de indagación o investigación y su prórroga, en caso de haberse ordenado, o de pruebas en la etapa de juzgamiento queda agotada la etapa probatoria y debe procederse a la evaluación del proceso Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 31 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Para el caso preventivo: Verificar que el expediente sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta el tipo de entidad, la materia y la jurisdicción. Para el caso de Intervención: Es que el proceso se haya abierto y se dan dos condiciones: 1. Conducta que debe ser evaluada para determinar la intervención 2. Caso en el cual la presencia del Ministerio Publico no responde necesariamente a una irregularidad dentro del proceso, sino a una participación como garante. 6.2 Procedimientos Para Disciplinario: Se practican pruebas, teniendo en cuenta lo siguiente: Generar el auto de práctica de pruebas señalando la conducencia y la pertinencia o generar el auto que niega las pruebas en caso de que así se estime conveniente. Si las pruebas se deben practicar en sede distinta a la del operador disciplinario, se deberá indicar si se comisiona. Recibir los descargos y pruebas de parte aportados al proceso. Practicar pruebas. Para Preventivo: Observación directa, la recopilación de información y de documentación y peritazgos en caso necesario. Para Intervención: Verificar y contrastar los hechos, conducta y decisiones de las autoridades judiciales o administrativas que conducen el caso. 7. Indicadores En general: Número expedientes recibidos. Número de remisiones por competencia a otras dependencias. Número de remisiones por competencia a otras entidades. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 32 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Número de procesos archivados. En el caso preventivo: Nro. de asuntos verificados por visitas. Nro. de asuntos verificados por documentación. Nro. de asuntos verificados por requerimientos. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 33 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB -Establecer Marco Normativo Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 34 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión COB_EstablecerMarcoNormativo.doc Descripción Autor 04/Abr/2005 1.0 Versión Inicial. C.Diaz 28/Abr/2005 2.0 Revisión. D.Pérez 06/May/2005 3.0 Revisión. Disney Rubiano. 22/May/2005 3.0 Revisión comentarios J.Eliécer. D. Pérez Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 35 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB -Establecer Marco Normativo 1. Descripción Breve Este subproceso consiste primordialmente en identificar las normas, la doctrina y la jurisprudencia bajo las cuales debe evaluarse la conducta de una entidad pública o un servidor público. La normatividad, la doctrina y la jurisprudencia hace referencia a los siguientes aspectos: el régimen legal objeto de evaluación (disciplinario, preventivo, intervención) la legislación asociada al sector gubernamental especifico, el ámbito nacional y/o internacional del caso y al tema específico cuando a ello hubiere lugar. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Dependencia Asignada. 3. Eventos El procedimiento se activa con la recepción de una solicitud, sea de una entidad externa o de una dependencia. Cada caso por la naturaleza de la conducta evaluada tiene inherente las normas, jurisprudencia y doctrina asociadas 4. Entradas Caso. 5. Salidas Normatividad, doctrina y jurisprudencia aplicable. 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales Identificar plenamente la entidad pública, servidor público o actividad ante autoridades, según sea el caso, en relación con la competencia de la Dependencia. Identificación de la conducta objeto de evaluación. 6.2 Procedimientos Identificar las normas, la doctrina y la jurisprudencia a nivel sectorial, temático y del régimen respectivo (disciplinario, judicial, contencioso) que sean aplicable a la conducta objeto de evaluación. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 36 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 7. Indicadores Número de normas y jurisprudencia nacional consultada. Número de normas y jurisprudencia internacional consultada. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 37 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Evaluar y Decidir Caso Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 38 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión COB_EvaluarDecidirCaso.doc Descripción Autor 04/Abr/2005 1.0 Versión Inicial. C.Diaz 28/Abr/2005 2.0 Revisión. D.Pérez 16/May/2005 3.0 Revisión. Disney Pubiano. 18/May/2005 3.0 Revisión comentarios de J.Eliécer C.Díaz 02/Jun/2005 4.0 Revisión etapas disciplinario – comentarios J.Eliécer D.Pérez C.Díaz Inclusión explicación oficina jurídica en la sección Descripción Breve (Intervención). Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 39 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB - Evaluar y Decidir Caso 1. Descripción Breve En general, consiste en ponderar y evaluar las constataciones hechas respecto del cumplimiento de la norma, contrastando los hechos con los elementos de prueba recolectados en la etapa anterior (Verificar Hechos). y con base en esa evaluación, tomar una decisión o definir una actuación. Para Disciplinario: Una vez concluida la actividad probatoria, analizar, evaluar y contrastar las pruebas, descargos y en general, los hechos a través de la información obrante en el expediente, contra el marco normativo aplicable al caso. Si el caso se inició como indagación preliminar y el resultado de la evaluación es la apertura de investigación disciplinaria, se repite el recorrido desde evaluar hechos hasta establecer marco normativo, para llegar nuevamente a decidir, y en caso de formular cargos, nuevamente se repite el proceso. Agotada la fase de pruebas y el traslado a los sujetos procesales para presentar alegatos finales, se procede a hacer una evaluación crítica de los hechos y las pruebas y a proferir el fallo con la decisión que corresponda, como culminación de la etapa de juzgamiento. Similar situación se presenta si el proceso es verbal. En todo caso, tratándose del archivo de la actuación disciplinaria, el proceso de evaluar y decidir se puede activar en cualquier momento procesal, una vez verificada la causal. Para Preventivo: Consiste en el estudio y ponderación de la situación respecto de la norma. El resultado de la evaluación del proceso deberá traducirse fundamentalmente en la elaboración de un informe que contenga el análisis de: (i) la constatación del cumplimento de las funciones a cargo de la entidad vigilada o (ii) el cuestionamiento parcial o total de la acción u omisión desplegada por ésta, y (iii) las acciones a seguir, como por ejemplo, dar traslado para iniciar actuación disciplinaria. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 40 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION En el cuestionamiento parcial, existe un doble camino, según la gravedad de la situación. Habrá un requerimiento con monitoreo permanente, a fin de que la entidad vigilada haga o deje de hacer lo que normativamente le corresponda, con la indicación precisa de las consecuencias administrativas, penales y disciplinarias en caso de reincidir en su comportamiento. En el cuestionamiento total, se activará la competencia disciplinaria, contra los servidores públicos que puedan llegar a tener compromiso de responsabilidad disciplinaria. Lo propio se hará cuando se reincida o se haga caso omiso al requerimiento. Para el caso de Intervención: La evaluación y decisión del caso, comprende básicamente el análisis que hace el agente del ministerio público, respecto de los hechos, las pruebas, el procedimiento y en general, de la actuación obrante en el proceso judicial o administrativo en el cual interviene, aún en el caso de los procesos de constitucionalidad, determinando en cada caso, la actuación, diligencia, acción, alegato, concepto o solicitud que requiera la situación. En este sentido, el “proceso de intervención” se renueva cada vez que se presente una circunstancia o situación que amerite la mediación del ministerio público; así por ejemplo, si al notificarse del inicio del proceso o de la demanda el agente del ministerio público encuentra una situación que exija su intervención inmediata, puede presentar una solicitud, un alegato o interponer una acción judicial para procurar el respeto de alguna garantía o derecho fundamental; entonces, el Procurador Judicial deberá registrar en el sistema su intervención como un Caso nuevo y su actuación se considera como una decisión. No obstante, al igual que en el disciplinario, el “proceso” es dinámico, en cuanto se renuevan permanentemente los procesos de evaluar hechos, establecer marco normativo y decidir caso. En este orden, el agente del ministerio público procederá a evaluar los hechos que ocurran durante el proceso que está a su cargo, ejerciendo contínua vigilancia hasta que se cumpla el objeto de intervención, debiendo promover las acciones legales que puedan resultar de los hechos o actuaciones relacionadas con el mismo, buscando siempre el cumplimiento de la ley, el aseguramiento del debido proceso, la defensa del patrimonio público y el interés general, así como la salvaguarda de las garantías y derechos de las partes. Del resultado de la evaluación del proceso el agente del ministerio público a cargo podrá determinar la necesidad de interponer acciones ante autoridades judiciales en defensa del debido proceso, del orden jurídico o del interés general, solicitar la práctica de pruebas o el archivo, presentar alegatos de conclusión e interponer recursos de ley, entre otros. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 41 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION También se dará tratamiento de proceso de intervención al caso de las demandas o acciones que atiende la oficina jurídica, dejando la posibilidad de registrar las actuaciones y solicitudes que hace en defensa de la entidad, así la decisión, como en intervención judicial, se traduce en la contestación de la demanda, contestación de la tutela, solicitud de pruebas, alegatos, etc. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Dependencia Asignada. 3. Eventos Para Disciplinario: En el caso disciplinario, el proceso se activa dependiendo en la etapa en la cual se encuentre el proceso: Etapa Evento que activa Indagación Preliminar Cuando existen indicios insuficientes para abrir una investigación disciplinaria Investigación Disciplinaria - Por traslado de competencia. - Por los resultados de la indagación preeliminar. - Indicios suficientemente sólidos para ordenar su apertura. Segunda Instancia Por presentación de una revocatoria de la decisión. Para el caso Preventivo: El procedimiento se cumple en cualquier momento y se desarrolla a partir de la recopilación de los elementos que permitieron la comprobación o información de los hechos y se dispone de la normatividad aplicable. Para el caso de Intervención: El procedimiento se desarrolla cuando en cualquier momento existen las condiciones o la necesidad de adoptar una decisión (ejemplo: presentar solicitud de archivo, presentar alegatos o recursos) Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 42 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 4. Entradas Hechos Normatividad aplicable. 5. Salidas Para Disciplinario: Etapa Salidas Indagación Preliminar - Traslado por Competencia - Acumulación - Auto de Archivo - Apertura de investigación - Traslado de Competencia - Formulación de Cargos - Fallo - Auto de Archivo - Fallo - Auto de Archivo Investigación Disciplinaria Segunda Instancia Para Preventivo: Informe. Para Intervención: Concepto/Informe/Acción/Solicitud/Recurso 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales Para Disciplinario: Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita. Verificar que se haya resuelto sobre la totalidad de las pruebas allegadas y/o solicitadas por los sujetos procesales, lo mismo que las solicitudes de nulidad. Tener en cuenta los términos señalados para proferir la decisión. Verificar la concordancia entre los hechos y normas citadas en el pliego de cargos formulados con las contenidas en el fallo de instancia, para garantizar el principio de congruencia. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 43 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Verificar el contenido de los requisitos formales del fallo contenidos en el artículo 170 de la Ley 734 de 2002. Si se concluye la responsabilidad disciplinaria, para la determinación de la sanción a imponer tener en cuenta los límites establecidos en los artículos 44 al 47 del CDU. Si la sanción a imponer es multa, constatar la correcta liquidación. Si la sanción a imponer es suspensión, verificar la vinculación actual del sancionado, caso contrario, hacer la conversión a multa. Para cambios de competencia, acumulación o archivo, el responsable debe tener en cuenta el principio rector de motivación, fundamentado en el contraste de pruebas y normatividad Para Preventivo: Tener en cuenta la posibilidad de que el ente vigilado puede aportar información/documentación que debe ser tenida en cuenta al momento de decidir el asunto. Proceso de Intervención: Se debe tener un caso abierto, donde se verifique que en principio se debe ejercer intervención y que no existen impedimentos por parte de los funcionarios de la procuraduría para ejercer la función. 6.2 Procedimientos Para Disciplinario: En los caso de la indagación preeliminar o investigación disciplinaria verificar que este agotada la etapa o vencimiento de los términos. Correr Traslado para Alegatos de Conclusión: • Proyectar para la firma del Despacho auto ordenando correr traslado a los sujetos procesales para la presentación de alegatos de conclusión o firmarlo, si actúa con delegación. • Enviar comunicaciones a los sujetos procesales. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 44 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION • Si los interesados no concurren a notificarse, elaborar estado por duplicado, fijarlo en un lugar visible de la secretaría durante las horas de trabajo del respectivo día, para notificar la decisión. • Archivar copia del duplicado y mantener en secretaría el expediente por cinco (5) días en traslado a los sujetos procesales. • Registrar en el memorial la fecha y hora de recibo del memorial de alegatos de conclusión, así como el número de folios y anexos que el mismo contiene, y elaborar constancia secretarial indicando si el mismo fue presentado en el término de ley. Evaluar expediente y proyectar la decisión que corresponda. Adicionalmente en la indagación preeliminar o investigación disciplinaria verificar que este agotada la etapa o vencimiento de los términos. Notificar. • Auto de Archivo Definitivo: Notificar a los sujetos procesales y elaborar comunicación dirigida al quejoso informándole la decisión tomada. • Fallo de única o de primera instancia: Notificar la decisión a los sujetos procesales. • Fallo absolutorio: Notificar a los sujetos procesales y comunicación dirigida al quejoso informándole la decisión adoptada. Si se reconoce que la queja fue falsa o temeraria, se elabora auto de multa a quejoso temerario Para Preventivo: • El funcionario competente deberá ponderar, de un lado, los mandatos normativos, incluido el derecho internacional, y de otro, la verdad de la situación concretamente percibida, según la información recogida y las pruebas obtenidas. Además deberá estudiar y analizar los elementos o medios que posibilitaron la comprobación del hecho, confrontado lo comprobado con la normatividad. • Evaluar expediente y proyectar la decisión o informe que corresponda. • Comunicar. Para Intervención: • Evaluar y proyectar el concepto, acción, solicitud o recurso que corresponda. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 45 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION • 7. Iniciar el proceso de emisión de las posibles acciones o memoriales que de deban remitir a la autoridad judicial competente. Indicadores En general: Número de casos evaluados. Número de procesos tratados. Número de remisiones por competencia a otras dependencias. Número de remisiones por competencia a otras entidades. Número de procesos archivados. En preventivo: • Indicador de impacto de la acción preventiva sobre la acción disciplinaria (IIAPAD): No. de solicitudes de activación competencia disciplinaria período t X 100% / No. total de requerimientos recibidos período t • Indicador de impacto de la acción preventiva sobre la intervención judicial (IIAPIJ): No. de solicitudes de intervención judicial período t X 100% / No. total de requerimientos recibidos período t • Número de casos evaluados con seguimiento. • Número de casos evaluados y finalizados. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 46 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB -Cerrar Caso Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 47 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión COB_CerrarCaso.doc Descripción Autor 04/Abr/2005 1.0 Versión Inicial C.Diaz 28/Abr/2005 2.0 Revisión D.Pérez 20/May/2005 3.0 Revisión Observaciones J.Eliecer C.Díaz 03/Jun/2005 4.0 Revisión oficina jurídica (eventos) C.Díaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 48 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB -Cerrar Proceso 1. Descripción Breve Mediante este subproceso la dependencia da por terminada toda acción asociada a un caso y corresponde a un proceso administrativo y no judicial. Se da cuando cesa la acción de la PGN. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Dependencia Asignada. 3. Eventos En disciplinario, el caso se cierra cuando se ha producido una decisión de fondo (ej. archivo o fallo) que ha cobrado ejecutoria. En intervención judicial, el caso se cierra con la última actuación del agente del Ministerio Público, que por ejemplo, puede coincidir con la notificación de la decisión judicial o administrativa, sin que se recurra o cuando se interponen los recursos de ley. De igual manera, cerrar el caso para la oficina jurídica corresponde a la última actuación de la PGN, que puede coincidir con la notificación del fallo o la interposición de los recursos ante las instancias competentes. En lo preventivo, el caso termina cuando cesan las acciones o actuaciones de la PGN, lo cual puede coincidir con el informe final de reseña de los hechos y las actuaciones, o con el informe de seguimiento a las conclusiones o recomendaciones. 4. Entradas Caso. 5. Salidas Caso para archivar 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales Verificar que todas las actividades realizadas en el proceso y las decisiones o acciones estén debidamente documentadas y sustentadas en el expediente. 6.2 Procedimientos Registra el cierre del expediente. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 49 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 7. Indicadores Beneficio de la población objeto en el proceso: Número de procesos cerrados frente a número de procesos abiertos (auto de apertura) y número de solicitudes que luego de su evaluación no dieron lugar al inicio de un proceso (auto de cierre). Tiempo del proceso desde “abrir proceso” hasta “cerrar proceso”. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 50 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB -Archivar Documentación Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 51 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión COB_ArchivarDocumentacion.doc Descripción Autor 04/Abr/2005 1.0 Versión Inicial. C.Diaz 28/Abr/2005 2.0 Revisión. C.Diaz 16/May/2005 3.0 Revisión. D Rubiano. 20/May/2005 3.0 Revisión de acuerdo a comentarios de J.Eliécer C.Díaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 52 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso COB -Archivar Documentación 1. Descripción Breve Se procede a archivar cuando se ha cerrado un caso, la documentación se mantiene por un tiempo determinado en la dependencia en la que estuvo a su cargo el caso y luego se remite al archivo central. (de acuerdo a los términos establecidos en la Tabla de Retención Documental) 2. Actores Involucrados Actores Internos: Dependencia asignada. Archivo Central. 3. Eventos Se procede a archivar después de Cerrar el Caso. 4. Entradas Documentación para archivo. 5. Salidas Documentación archivada. 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales Existe un caso concluido. 6.2 Procedimientos Registrar que la documentación asociada al caso fue enviada a archivo central (de acuerdo con la tabla de retención documental). Proceder al archivo físico. 7. Indicadores Número de casos cuya documentación ha sido archivada frente a casos cerrados. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 2 (Documento Final) Pág. A2- 53 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION ANEXO 3 – DESCRIPCION DETALLADA SUBPROCESOS COMUNES OPCIONALES (COP) Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág A3- 1 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION TABLA DE CONTENIDO COP_Presentar Instrumento……………………………………………………………….. 3 COP_Resolver Instrumento………………………………………………………………… 9 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág A3- 2 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso COP_Presentar Instrumento Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 3 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión COP_Presentar Instrumento.doc Descripción Autor 07/Apr/2005 1.0 Versión Inicial D. H. Pérez 12/May/2005 3.0 Revisión observaciones Jorge Eliécer Gaitán y Martha Ligia D.Rubiano Revisión comentarios J.Eliécer D.Pérez 02/Jun/2005 4.0 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) C.Diaz Pág. A3- 4 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso COP Presentar Instrumento 1. Descripción Breve El presente proceso está orientado a unificar la manera en que la PGN debe desarrollar la aplicación de los instrumentos jurídicos (que se relacionan en la tabla anexa al final de documento) cuando se ejerce la función disciplinaria, la preventiva o la de intervención. El presente subproceso se aplica para actuaciones de oficio de la PGN relacionadas con la prorroga o suspensión del proceso, adelantar comisiones, aplicación del poder preferente/vigilancia superior, resolución de recursos del proceso y causales de las personas y los traslados por competencia. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Dependencia Asignada 3. Eventos Condiciones, situaciones, hechos o conductas que a criterio de la PGN lesionen el flujo de actividades (en preventivo), el debido proceso o las garantías de las partes. 4. Entradas Solicitud del Procurador Información medios de comunicación Información general Queja Expediente 5. Salidas Presentar instrumento 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales Las condiciones iniciales se clasifican en las siguientes: Temporal: Esta condición está asociada a la etapa del proceso y al momento en el que pueden hacerse con oportunidad Adecuación: Esta condición hace referencia a la utilización correcta del instrumento de acuerdo a la situación que se quiere resolver que sea presentada. Competencia: La solicitud debe ser decidida por el Funcionario competente tanto desde el punto de vista de su competencia funcional, así como su competencia dentro del proceso. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 5 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Formales: Los instrumentos para que sean validos deben tener: • Identificación del proceso y responsables de los hechos/sindicado/condenado. • Antecedentes, en preventivo se refiere a la relación de hechos históricos. • Consideraciones • Objeto • Decisión Medio de respuesta: Se debe definir si se utiliza Auto, resolución, memorial 6.2 Procedimiento El proceso que se sigue es el siguiente: 7. • Evaluar el expediente, los hechos y la normas legales asociadas con el caso. • Decidir si se opta o no por presentar instrumento • Radicar dentro del expediente la solicitud • Comunicar al solicitante e interesados en caso necesario o trasladar por competencia en el caso de existir causal de inhabilidad, incompatibilidad, impedimento o conflicto de intereses. Indicadores Para la tabla anexa, cada tipo de instrumento se valorará así: Número de solicitudes presentadas Número de solicitudes atendidas positivamente Número de solicitudes atendidas negativamente Número de procesos con poder preferente Número de procesos que se asumieron Número de procesos que se delegaron Número de procesos que se les aplico vigilancia superior Número de visitas Número de traslados por competencia Número de traslados por competencia institucional Número de traslados por competencia dependencias Número de traslados por competencia de funcionarios Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 6 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Tipo instrumento Instrumentos Aplica el siguiente tipo de función D: Disciplinario P: Preventivo I: Intervención D Ciclo del proceso Solicitar Suspender P I Resuelve No Presenta Resuelve No No Resuelve No No Solicitar Prorrogar Instructores Designar Funcionario Especial Agencia Especial 1 Comisionar Funcionario Designar comisión especial Poder preferente Asumir proceso/actuación Supervigilancia Control de Gestión (vigilancia superior) Proceso Solicitar Nulidad Resuelve No Presenta Causales Inhabilidad Impedimento Incompatibilidad Conflicto de Intereses Presentar impedimento Resuelve Resuelve Presenta Acciones especiales Acciones populares Acciones de grupo Tutelas Acciones de cumplimiento Derechos de petición Solicitar No Presenta/Resuelve Presenta Recursos Queja Reponer Apelar Casación Revisión Solicitar Resuelve No Presenta Revocatoria Solicitar Resuelve No No Reglamentos/manuales Resuelve Resuelve No Solicitar Recusación (Acción extraordinaria) Otros 1 Se realiza por el superior del agente del Ministerio público en el caso de intervención Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 7 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Tipo instrumento Instrumentos Aplica el siguiente tipo de función D: Disciplinario P: Preventivo I: Intervención D P I Absolver consultas Absolver solicitudes de información Traslados de competencia Institucional Dependencia Presenta/Resuelve Presenta/Resuelve Presenta Funcionario Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 8 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso COP_ Resolver Instrumento Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 9 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión COP_Resolver Instrumento Descripción Autor 07/Apr/2005 1.0 Versión Inicial D. H. Pérez 12/May/2005 3.0 Revisión observaciones Jorge Eliécer Gaitán C.Díaz 02/Jun/2005 4.0 Revisión observaciones J.E D.Pérez Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 10 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso COP_ Resolver Instrumento 1. Descripción Breve El presente proceso está orientado a unificar la manera en que la PGN debe desarrollar la aplicación de los instrumentos jurídicos (que se relacionan en la tabla anexa al final de documento) cuando se ejerce la función disciplinaria, la preventiva o la de intervención. El presente subproceso se aplica para resolver solicitudes relacionadas con la prórroga o suspensión del proceso, adelantar comisiones, aplicación del poder preferente/vigilancia superior, resolución de recursos del proceso y causales de las personas y los traslados por competencia. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Dependencia Asignada. 3. Eventos Condiciones, situaciones, hechos o conductas que a criterio de la PGN lesionen el flujo de actividades (en preventivo), el debido proceso o las garantías de las partes. 4. Entradas Solicitudes presentadas por: • las partes en un proceso disciplinario • las actuaciones de las autoridades administrativas y/o Judiciales dentro de los procesos que se adelanten disciplinaria, preventiva o de intervención. 5. Salidas Solicitud resuelta 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales Las condiciones iniciales se clasifican en las siguientes: Temporal: Esta condición está asociada a la etapa del proceso y al momento en el que pueden hacerse con oportunidad. Adecuación: Esta condición hace referencia a la utilización correcta del instrumento de acuerdo con la situación que se quiere resolver que sea presentada. Competencia: La solicitud debe ser decidida por el Funcionario competente tanto desde el punto de vista de su competencia funcional, así como su competencia dentro del proceso. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 11 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Formales: los instrumentos para que sean válidos deben tener: • Identificación del proceso y responsables de los hechos/sindicado/condenado. • Antecedentes, en preventivo se refiere a la relación de hechos históricos. • Consideraciones • Objeto • Decisión Medio de respuesta: Se debe definir si se utiliza Auto, resolución, memorial. 6.2 Procedimiento El proceso que se sigue es el siguiente: 7. • Recibir la solicitud emitida por autoridad administrativa ó judicial, parte en proceso disciplinario, quejoso, organismos internacionales, ONG. • Radicar dentro del expediente la solicitud. • Evaluar la solicitud a la luz del expediente, los hechos y la normas legales asociadas con el caso. • Decidir si se aprueba o no la solicitud. • Comunicar al solicitante e interesados. Indicadores Para la tabla anexa cada tipo de instrumento se valorará así: Número de solicitudes presentadas. Número de solicitudes atendidas positivamente. Número de solicitudes atendidas negativamente. Número de procesos con poder preferente. Número de procesos que se asumieron. Número de procesos que se delegaron. Número de procesos que se les aplico vigilancia superior. Número de visitas. Número de traslados por competencia. Número de traslados por competencia institucional. Número de traslados por competencia dependencias. Número de traslados por competencia funcionarios. Número de registros efectuados por mes. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 12 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Número de solicitudes por mes Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 13 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Tipo instrumento Instrumentos Aplica el siguiente tipo de función D: Disciplinario P: preventivo I: Intervención D P I Ciclo del proceso Solicitar Suspender Solicitar Prorrogar Resuelve No Presenta Instructores Designar Funcionario Especial Agencia Especial Resuelve No No Resuelve No No 1 Comisionar Funcionario Designar comisión especial Poder preferente Asumir proceso/actuación Supervigilancia Control de Gestión (vigilancia superior) Proceso Solicitar Nulidad Resuelve No Presenta Causales Inhabilidad Impedimento Incompatibilidad Conflicto de Intereses Presentar impedimento Solicitar Recusación Resuelve Resuelve Presenta Acciones especiales Acciones populares Acciones de grupo Tutelas Acciones de cumplimiento Derechos de petición Solicitar No Presenta/Resuelve Presenta Recursos Queja Reponer Apelar Casación Revisión Solicitar Resuelve No Presenta Revocatoria (Acción extraordinaria) Solicitar Resuelve No No Otros Reglamentos/manuales Resuelve Resuelve No 1 Se realiza por el superior del agente del Ministerio Público en el caso de intervención Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 14 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Tipo instrumento Instrumentos Aplica el siguiente tipo de función D: Disciplinario P: preventivo I: Intervención D P I Absolver consultas Absolver solicitudes de información Traslados de competencia Institucional Dependencia Presenta/resuelve Presenta/resuelve Presenta Funcionario Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 3 (Documento Final) Pág. A3- 15 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION ANEXO 4 – DESCRIPCION DETALLADA SUBPROCESOS ESPECIFICOS OPCIONALES (EOP) Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág A4- 1 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION TABLA DE CONTENIDO EOP_PDI_ Tomar Medidas Preventivas ………………………………………………. 3 EOP_PIJ_ Revisar Expediente en Despacho Judicial o Administrativo..………………. 7 EOP_PFP_ Hacer Seguimiento……………..…….……………………………………. 11 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág A4- 2 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOP PDI Tomar Medidas Preventivas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 3 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones EOP_PDI_Tomar Medidas Preventivas.doc Versión Descripción Fecha Autor 06/Abr/2005 1.0 Versión Inicial R. Gómez 12/May/2005 3.0 Revisión observaciones Jorge Eliécer Gaitán C.Diaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 4 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOP PDI Tomar Medidas Preventivas 1. Descripción Breve Permitir que dentro del contexto de un proceso disciplinario se ejerza una función preventiva específica encaminada a impedir la vulneración del orden jurídico y la defraudación del patrimonio público, o su continuidad o reiteración, solicitando la suspensión del procedimiento administrativo, actos, contratos o su ejecución; o la suspensión provisional de un servidor público que esta siendo investigado, para evitar que se continúe o reitere la comisión de la falta o evitar perjuicios para la investigación. 2. Actores Involucrados Secretaría Jefe de Despacho Profesional 3. Eventos El procedimiento se aplica a partir del momento en que la dependencia, comisión especial o servidor de la Procuraduría o la Personería a cargo del proceso disciplinario encuentra que un procedimiento administrativo, acto o contrato de la administración pública puede vulnerar el ordenamiento jurídico o defraudar el patrimonio y considera, en consecuencia, que deben cesar o suspenderse sus efectos para evitar perjuicios. De igual manera puede considerar que el servidor público debe ser suspendido provisionalmente mientras es investigado. 4. Entradas Expediente o Solicitud de Concepto. 5. Salidas Auto solicitando la suspensión del procedimiento administrativo, acto o contrato o su ejecución o concepto al mismo respecto. Auto solicitando suspensión provisional del servidor público. 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales Constatar que las pruebas allegadas al expediente si evidencian circunstancias que permiten inferir que se vulnera el ordenamiento jurídico o existe riesgo de defraudación del patrimonio público. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 5 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Evaluar si la aplicación de la medida efectivamente lograría hacer cesar los efectos y evitar los perjuicios. Evaluar si de las pruebas se deduce claramente que existe riesgo para la administración o para la investigación, que obligue la suspensión del servidor investigado. 6.2 Procedimiento Evaluar el expediente: Si encuentra procedente solicitar la aplicación de la medida de suspensión, dispone proyectar el auto solicitando la aplicación de la medida que corresponda si ha sido facultado especialmente para tal fin o concepto sustentando la aplicación de la medida por parte del Procurador General de la Nación si no existe delegación Proyectar auto o concepto Revisar y corregir. El superior hace una revisión de la evaluación y proyección realizadas. Si es del caso el profesional corrige. Remitir Concepto: Enviar concepto a Procuraduría Auxiliar o auto a funcionario responsable en la entidad respectiva en caso a que haya lugar a toma de medidas preventivas. Comunicar Decisión: comunicar la decisión al funcionario competente del cumplimiento para que se haga efectiva. 7. Indicadores Número de conceptos recibidos Número de medidas preventivas por tipo Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 6 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOP_PIJ_ Revisar Expediente en Despacho Judicial o Administrativo Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 7 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión EOP_PIJ_Revisar Expediente Despacho Descripción Autor 08/Abr/2005 1.0 Versión Inicial H. Velásquez 19/May/2005 3.0 Revisión Observaciones J.Eliécer C.Díaz 02/Jun/2005 4.0 Cambio de nombre del proceso C. Díaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 8 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOP_PIJ_ Revisar Expediente en Despacho Judicial o Administrativo 1. Descripción Breve Proceso por el cual un procurador judicial atiende una solicitud de un juzgado, tribunal o fiscalía a donde debe ir a notificarse de los expedientes a su cargo y valorar la pertinente de la intervención como agente del Ministerio Público. 2. Actores Involucrados Juzgado, Tribunal o Fiscalía. Procurador Judicial 3. Eventos El procedimiento se aplica a partir del momento en que el juzgado, tribunal o fiscalía envía la solicitud de intervención a la procuraduría. 4. Entradas Oficio para solicitud de intervención. 5. Salidas Notificación ante el juzgado de expedientes asumidos por el procurador judicial a cargo. 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales Existen nuevos expedientes en juzgado, tribunal o fiscalía, los cuales deben ser valorados por el procurador judicial Esta misma situación se presenta cuando el Procurador Judicial atiende solicitud de parte o de un abogado, para que se intervenga como Ministerio Público en un determinado proceso. 6.2 Procedimiento El juzgado, tribunal o fiscalía solicita por oficio la intervención del ministerio público. Una vez recibido, el procurador judicial a cargo de los expedientes del juzgado, tribunal o fiscalía en mención, hace la visita correspondiente, revisa y valora los expedientes, se notifica de los expedientes, y determina aquellos que ameriten iniciar el proceso. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 9 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 7. Indicadores Número de oficios recibidos. Número de expedientes aceptados por el procurador judicial sobre el número de expedientes valorados. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 10 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOP PFP Hacer Seguimiento Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 11 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión EOP_PFP_Hacer Seguimiento.doc Descripción Autor 08/Abr/2005 1.0 Versión Inicial Disney Rubiano 28/Abr/2005 2.0 Se amplió la verificación del cumplimento involucrando el caso de los desplazados por la violencia y se actualizaron los indicadores. Disney Rubiano 16/May/2005 3.0 Revisión Disney Rubiano. 19/May/2005 3.0 Revisión comentarios J.Eliécer C.Díaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 12 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Subproceso EOP PFP Hacer Seguimiento 1. Descripción Breve Este subproceso se desarrolla cuando en un proceso asociado al área misional preventiva se encuentra que existe un cuestionamiento total o parcial a una acción u omisión de la autoridad responsable, sobre los hechos. Lo anterior implica un monitoreo permanente, a fin de que el ente vigilado haga o deje de hacer lo que normativamente le corresponde. Este subproproceso es de carácter opcional en el sentido de que no en todos los casos donde se hace labor preventiva se requiere del seguimiento, puesto que no siempre se determina cuestionamiento a una acción y omisión de los hechos o no se estima necesario. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Dependencia Asignada. 3. Eventos Se detectan irregularidades, inconsistencias, anomalías o alteraciones a las cuales se les debe hacer seguimiento, para asegurar su ajuste. 4. Entradas Informe donde se registra el inventario de hechos y las acciones que se deben monitorear ante la presencia de irregularidades, inconsistencias, anomalías o alteraciones en los mismos. 5. Salidas Informe: En el que se plasma las acciones realizadas y los resultados obtenidos. 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales Se establece la necesidad o imperatividad de hacer seguimiento. 6.2 Procedimientos Se desarrollan las siguientes actividades: Generar Control de Advertencia: Una vez estudiado el informe, si se encuentran irregularidades o situaciones que deben ser ajustadas, se genera un control de advertencia, bajo el cual los responsables, en un tiempo determinado, deben hacer las correcciones y/o ajustes pertinentes. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 13 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Monitorear: Consiste hacer vigilancia permanente, a fin de que la entidad en cuestión haga o deje de hacer lo que normativamente le corresponda, con la indicación precisa de las consecuencias administrativas - acción de repetición, penales y disciplinarias, por ejemplo-, en caso de reincidir en el comportamiento o no emprender las acciones correctivas del caso. En algunos casos, se podría dar inicio a procedimiento disciplinario, ordenando la compulsa de copias al competente. Verificar el cumplimiento: Se determina si la entidad en cuestión está siguiendo lo que normativamente le corresponde, en caso de que reincida o que haga caso omiso al requerimiento, se activa la acción disciplinaria. Se levanta informe. 7. Indicadores Número de casos con seguimiento/Número de casos evaluados. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 4 (Documento Final) Pág. A4- 14 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION ANEXO 5 – MATRIZ DE MACROPROCESOS EXISTENTES CLASIFICADOS Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 1 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION TABLA DE CONTENIDO Pág. 5.1 Matriz de macroprocesos existentes clasificados de acuerdo con cuadrantes de dinámica de procesos ................................................................................................... 3 5.2. Matriz de macroprocesos existentes clasificados de acuerdo con procesos comunes obligatorios (COB) .................................................................................................... 16 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 2 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5.1 Matriz de macroprocesos existentes clasificados de acuerdo con cuadrantes de dinámica de procesos En el TOMO I – Macroprocesos Existentes, se incluyó en la sección 4, una matriz con el resumen de macroprocesos actuales. Esta matriz contiene macroprocesos a niveles 1 (macroproceso), 2 (proceso) y 3 (sub-proceso). Para disciplinario se incluyeron macroprocesos a nivel 4 (procedimiento) dado el nivel de detalle requerido para el análisis. En el trabajo realizado en optimización fue necesario hacer el estudio de macroprocesos a nivel 4 (procedimiento) para todas las áreas misionales, por lo cual se incluyó este nivel en los procesos de intervención y de prevención (tomado de los diagramas de actividad descritos en el documento TOMO I). A partir de la lista completa de macroprocesos a nivel 4 –procedimiento-, se procedió a clasificarlos de acuerdo con los cuatro cuadrantes identificados en la dinámica de procesos, de la siguiente manera: COB - Común y Obligatorio EOB - Específico y Obligatorio COP - Común y Opcional EOP - Específico y Opcional La siguiente tabla contiene la lista de macroprocesos existentes (niveles 1,2,3 y 4) y la clasificación bajo el nuevo enfoque. Columna Nivel 1: Contiene los macroprocesos existentes Columna Nivel 2: Contiene los procesos existentes Columna Nivel 3: Contiene los sub-procesos existentes Columna Nivel 4: Contiene los procedimientos existentes Columna Clasificación -En esta columna se clasifica de acuerdo a los cuatro cuadrantes. Columna comentario: Se aclara la razón por la cual el proceso no se clasificó de acuerdo con los cuatro cuadrantes (ejemplo: se convirtió en una actividad dentro de un proceso). Nota: • Para los casos de procesos clasificados en EOP o COP, se indica a cuál proceso de la nueva clasificación corresponde. • Para los procesos clasificados como COB, se anexa posteriormente una tabla adicional para indicar a cuál o cuáles procesos de la nueva clasificación corresponden. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 3 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 1. Ejercer Función Misional 1.1. Ejercer proceso Disciplinario NIVEL 3 NIVEL 4 Clasificación Comentario 1.1.1. Conducir procesos disciplinarios 1.1.1.1. Atender y clasificar solicitudes (CAP) COB 1.1.1.2. Radicar y repartir internamente COB 1.1.1.3. Evaluar queja COB 1.1.1.4. Efectuar Indagación preliminar Es una etapa no un proceso 1.1.1.5. Efectuar Investigación disciplinaria Desaparece y se define con los procesos unitarios 1.1.1.6. Tomar descargos y pruebas de parte COB 1.1.1.7. Tomar medidas preventivas EOP 1.1.1.8. Proferir Fallo COB Es una etapa que se realiza con los procesos unitarios ya definidos 1.1.1.9. Aplicar segunda Instancia 1.1.1.10. Aplicar sanción EOP_PDI_Tomar Medidas Preventivas EOP EOB_PSI_Aplicar Sanción 1.1.1.11. Adelantar Audiencia verbal Es una modalidad no un proceso distinto 1.1.1.12. Adelantar Audiencia Procurador General Es una modalidad no un proceso distinto 1.1.1.13. Notificar Decisión (CAP) Se vuelve una actividad 1.1.2. Ejercer poder Preferente y supervigilancia 1.1.2.1. Radicar y repartir internamente COP COB 1.1.2.2. Proyectar auto 1.1.2.3. Proyectar auto visita especial Se vuelve instrumento Se vuelve una actividad COB 1.1.2.4. Revisar Se vuelve una actividad 1.1.2.5. Corregir Se vuelve una actividad Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 4 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 1.1.3. Emitir conceptos unificados en materia disciplinaria NIVEL 4 1.1.3.1. Solicitar concepto 1.1.3.2. Radicar y repartir 1.1.3.3. Evaluar y proyectar Clasificación COB COB COB COB Se vuelve una actividad 1.1.3.4. Adelantar revisión Se vuelve una actividad 1.1.3.5. Remitir concepto 1.1.4. Atender Consultas COP 1.1.4.1. Solicitar consulta 1.1.4.2. Identificar solicitante COB 1.1.4.4. Evaluar consulta COB 1.1.4.5. Responder consulta COB 1.1.4.6. Obtener expediente Se vuelve una actividad COB 1.1.4.8. Facilitar expediente 1.2. Ejercer Intervención Se vuelve un instrumento COB COB 1.1.4.3. Presentar identificación 1.1.4.7. Verificar información Comentario Se vuelve una actividad 1.1.4.9. Consultar Se vuelve una actividad 1.1.4.10. Devolver Se vuelve una actividad 1.1.4.11. Devolver expediente Se vuelve una actividad 1.2.1. Intervenir en procesos civiles y de familia 1.2.1.1. Atender y clasificar solicitudes COB 1.2.1.2. Radicar y repartir internamente COB 1.2.1.3. Abrir expediente COB 1.2.1.4. Inicial proceso intervención COB 1.2.1.5. Estudiar expediente COB Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 5 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 1.2.1.6. Preparar escrito de intervención Clasificación Comentario Se vuelve una actividad 1.2.1.7. Vigilar proceso de intervención 1.2.1.8. Interponer acciones COP Se vuelve instrumento COP Se vuelve instrumento 1.2.1.9. Participar en conciliaciones 1.2.1.10.Emitir informe/concepto de intervención COP Se vuelve instrumento 1.2.2.1. Revisar expedientes donde la autoridad judicial competente 1.2.2.2. Decidir si se toma el proceso COB 1.2.2.3. Examinar expediente COB COB 1.2.2. Intervenir en procesos penales ordinarios y militares COB 1.2.2.4. Emitir COB concepto como agente ordinario 1.2.2.5. Tramitar COP solicitud agente especial 1.2.2.6. Nombrar agente especial COP 1.2.2.7. Solicitar pruebas COB Se vuelve instrumento Se vuelve instrumento 1.2.2.8. Emitir COB concepto como agente especial 1.2.3. Intervenir ante la Corte Suprema de Justicia 1.2.3.1. Radicar y repartir internamente COB 1.2.3.2. Evaluar proceso COB 1.2.3.3. Contestar peticiones COP Se vuelve Instrumento 1.2.3.4.. Iniciar proceso elaboración recursos 1.2.3.5. Suscribir recursos COP Se vuelve Instrumento COP Se vuelve Instrumento Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 6 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 1.2.3.6. Contestar recursos Clasificación Comentario COP Se vuelve Instrumento 1.2.3.7. Notificarse de decisiones Se vuelve una actividad 1.2.4. Intervenir Procesos ante el Consejo Superior de la Judicatura 1.2.4.1. Radicar y repartir internamente COB 1.2.4.2. Iniciar proceso de intervención COB Se vuelve instrumento 1.2.4.3. Interponer acciones COP 1.2.4.4. Emitir Concepto COB 1.2.5. Intervenir ante la Corte Constitucional 1.2.5.1. Enviar documentación 1.2.5.2. Estudiar documentación recibida 1.2.5.3. Proyectar conceptos 1.2.5.4. Emitir concepto Se vuelve una actividad COB COB COB 1.2.6. Intervenir en procesos contencioso administrativos 1.2.6.1. Notificarse del expediente en juzgado o tribunal de arbitramento EOP EOP_PIJ_Revisar Expediente en Despacho Judicial o Administrativo 1.2.6.2. Iniciar proceso intervención COB 1.2.6.3. Estudiar COB expediente 1.2.6.4. Vigilar proceso y participar en pruebas COB Se vuelve una actividad 1.2.6.5. Preparar escrito de intervención 1.2.6.6. Presentar alegatos de conclusión COB 1.2.6.7. Emitir informe de intervención 1.2.6.8. Evaluar informe COB COB Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 7 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 1.2.6.9. Proferir auto 1.2.7. Presentar acciones populares, de cumplimiento y de tutela COP 1.2.7.1. Estudiar solicitud 1.3. Ejecutar labores de prevención Clasificación Comentario COB Se convierte en instrumento COB 1.2.7.2. Proyectar acción Se convierte en una actividad 1.2.7.3. Revisar y firmar acción Se convierte en una actividad 1.2.7.4. Firmar acción Se convierte en una actividad 1.3.1 Prevenir en Materia de Derechos Humanos 1.3.1.1. Atender y clasificar COB 1.3.1.2. Recibir y Radicar COB 1.3.1.3. Repartir COB 1.3.1.1. Listar y jerarquizar los problemas sensibles a DH Macroproceso Definir Prioridades 1.3.1.5. Identificar las autoridades responsables COB 1.3.1.6. Establecer responsabilidades normativas de las actuaciones correspondientes COB 1.3.1.7. Identificar la autoridad donde se produce la posible paralización de la responsabilidad COB 1.3.1.8. Establecer posibilidades fácticas COB 1.3.1.9. Indagar COB 1.3.1.10. Contrastar COB Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 8 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 1.3.1.11. Constatar Clasificación COB 1.3.1.12. Evaluar COB 1.3.1.13. Monitorear EOP 1.3.1.14. Trasladar competencia proceso disciplinario COP 1.3.2.1. Atender y clasificar solicitudes, denuncias y quejas COB 1.3.2.2. Generar informe COB 1.3.2.3. Dictar resolución para implementar programas 1.3.2.4. Dictar resolución asignando programas por equipos 1.3.2.5. Establecer responsabilidades de acuerdo a la normatividad COB 1.3.2.6. Desarrollar el plan de trabajo, verificando el cumplimiento de las funciones de autoridades y servidores públicos y haciendo visitas COB 1.3.2.7. Presentar informes parciales COB 1.3.2.8. Presentar diagnóstico COB 1.3.2.9.Evaluar diagnostico COB 1.3.2.10. Generar control de advertencia EOP Comentario EOP_PFP_Hacer Seguimiento Se vuelve Instrumento 1.3.2. Desarrollar Programas de Control y Prevención en referencia al tema de Menor y Familia COB COB 1.3.2.11. Trazar políticas y garantizar los derechos de la población Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Se vuelve actividad de EOP_PFP_Hacer Seguimiento Macroproceso Definir Prioridades Pág. A5- 9 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 1.3.2.12. Compulsar copias e iniciar investigaciones de carácter penal o disciplinario Clasificación Comentario COP Se vuelve instrumento 1.3.2.13. Iniciar acciones legales COP Se vuelve instrumento 1.3.2.14. Convocar organismos internacionales, estatales u ONG. COP Se vuelve instrumento 1.3.3. Desarrollar Programas de Prevención en relación a la Función Pública y Asuntos civiles y Ambientales 1.3.3.1. Listar y Clasificar los temas sensibles al tema central de una delegada 1.3.3.2. Repartir Macroproceso Definir Prioridades COB 1.3.3.3. Identificar las autoridades responsables COB 1.3.3.4. Establecer responsabilidades normativas de las actuaciones correspondientes COB 1.3.3.5. Identificar la autoridad donde se produce la posible paralización de la responsabilidad COB 1.3.3.6. Investigar COB 1.3.3.7. Control de advertencia EOP Se vuelve actividad de EOP_PFP_Hacer Seguimiento 1.3.3.8. Evaluar COB 1.3..3.9. Monitorear EOP 1.3.3.10. Trasladar competencia proceso disciplinario COP EOP_PFP_Hacer Seguimiento Se vuelve instrumento Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 10 1.3.4. Controlar la Gestión de las Entidades Públicas Ambientales CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 1.3.4.1. Atender y clasificar quejas Clasificación COB 1.3.4.2. Recibir y radicar queja COB 1.3.4.3. Analizar queja y designar Procurador Judicial, abogado o Profesional COB 1.3.4.4. Practicar las diligencias pertinentes (visitas) COB 1.3.4.5. Generar control de advertencia EOP 1.3.4.6. Generar informe evaluativo COB 1.3.4.7. Presentar proyecto de auto COB 1.3.4.8. Archivar actuación COB 1.3.4.9. Trasladar competencia para investigar disciplinariamente COP Comentario Se vuelve actividad de EOP_PFP_Hacer Seguimiento Se vuelve instrumento 1.3.5. Intervenir en Asuntos Laborales 1.3.5.1. Atender y clasificar solicitud o queja COB Macroproceso Definir Prioridades 1.3.5.2. Analizar, listar y jerarquizar los problemas 1.3.5.3. Repartir 1.3.5.4. Estudiar la información recibida 1.3.5.5. Enviar comunicado a las entidades involucradas 1.3.5.6. Recibir y estudiar respuesta de las entidades involucradas 1.3.5.7. Realizar visitas a las entidades involucradas 1.3.5.8. Evaluar COB COB COP Se vuelve un instrumento COP Se vuelve un instrumento COB Se vuelve una actividad COB EOP 1.3.5.9. Generar control de advertencia 1.3.5.10. Trasladar por COP competencia para Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Se vuelve actividad de EOP_PFP_Hacer Seguimiento Se vuelve instrumento Pág. A5- 11 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 intervención Clasificación EOP 1.3.5.11. Intervenir administrativamente 1.3.5.12. Archivar y comunicar petente por oficio la decisión 1.3.5.13. Generar informe evaluativo Comentario Se vuelve actividad de EOP_PFP_Hacer Seguimiento COB COB 1.3.6. Desarrollar Programas de Seguimiento, Acompañamiento y Asesorías Para el Control de la Gestión Pública en Materia de Descentralización 1.3.6.1. Atender y clasificar solicitud COB 1.3.6.2. Recepcionar, seleccionar y radicar documentos COB 1.3.6.3. Repartir respuestas y solicitudes COB 1.3.6.4. Estudiar solicitudes COB 1.3.6.5. Comisionar a funcionario COP Se vuelve instrumento 1.3.6.6. Desarrollar actividades de seguimiento EOP EOP_PFP_Hacer Seguimiento 1.3.6.7. Presentar informe evaluativo con sugerencias COB 1.3.6.8. Estudiar informe 1.3.6.9. Archivar COB 1.3.6.10. Auto de remisión por competencia COP 1.3.7.1. Atender y clasificar solicitud COB 1.3.7.2. Recibir y radicar solicitud COB 1.3.7.3. Repartir solicitud COB COB Se vuelve instrumento 1.3.7. Vigilar la Gestión Administrativa Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 12 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 1.3.7.4. Estudiar solicitud Clasificación COB 1.3.7.5. Traslado de competencia para investigación disciplinaria COP 1.3.8.1. Atender y clasificar solicitudes, denuncias y quejas COB 1.3.8.2. Recepcionar, seleccionar y radicar solicitud, queja o petición COB Comentario Se vuelve instrumento 1.3.8. Proteger los Bienes de la Nación 1.3.8.3. Repartir COB 1.3.8.4. Estudiar solicitud, queja o petición COB 1.3.8.5. Generar informe COB 1.3.8.6. Comunicar al quejoso las actividades que se adelantaran 1.3.8.7. Generar oficio de requerimiento a los funcionarios administradores del bien 1.3.8.8. Estudiar la respuesta de los funcionarios y determinar acciones a seguir COB 1.3.8.9.Archivar expediente COB 1.3.8.10.Solicitar intervención del MP COB 1.3.8.11.Generar respuesta del estado administrativo o judicial de la acción COB COB COB 1.3.8.12. Vigilar el bien EOP hasta su restitución 1.3.8.13. Solicitar acta o documento de la entrega material del bien 1.3.8.14. Archivar documento EOP_PFP_Hacer Seguimiento COB COB Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 13 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 1.3.8.15. Generar informe final Clasificación COB Comentario 1.3.8.16. Informar al quejoso COB 1.3.9.1. Atender y clasificar la solicitud o queja COB 1.3.9.2. Recibir y radicar solicitud o queja 1.3.9.3. Repartir la solicitud o queja COB 1.3.9.4. Elaborar respuestas a los peticionarios COB 1.3.9.5. Hacer requerimientos a las entidades involucradas 1.3.9.6. Rendir concepto ante la corte Constitucional COB COP Se vuelve instrumento 1.3.9.7. Dar información al peticionario sobre el tramite adelantado COP Se vuelve instrumento 1.3.9.8. Supervigilar el derecho de petición COP Se vuelve instrumento 1.3.9.9. Solicitar a la corte la revisión de tutelas 1.3.9.10. Revisar el reglamento y proyectar resoluciones COP Se vuelve instrumento 1.3.9.11. Solicitar investigación disciplinaria COB 1.3.9.12. Generar y aprobar informes y oficios COB 1.3.9. Supervigilar el Derecho de petición 1.3.10. Aprobar Manual de Quejas y Derechos de Petición COB COB COP 1.3.10.1. Recibir la solicitud Se vuelve un Instrumento COB 1.3.10.2. Estudiar el documento Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Se vuelve una actividad Pág. A5- 14 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 Clasificación 1.3.10.3. Generar informe de no aprobación Se vuelve una actividad 1.3.10.4. Aprobar el manual Se vuelve una actividad Se convierte en producto 1.3.11. Intervenir procesos ante la Policía Judicial 1.2.11.1. Radicar y repartir internamente Comentario COB Se convierte en producto 1.2.11.2. Asistir a diligencia de policía judicial Se vuelve una actividad 1.2.11.3. Informar novedades Se vuelve una actividad 1.2.11.4. Reportar Diligencia en informe mensual Se vuelve una actividad 1.2.11.5. Actuar sobre novedades 2. Definir Políticas 3. Coordinar funciones 4. Controlar funciones 5. Ejercer funciones conexas 5.1. Relatoría 5.1.1. Divulgar información jurídica 5.1.2. Recopilar información legal (Relatoría) 5.1.3. Atender consultas internas (Relatoría) 5.2. SIRI 5.2.1. Registrar Evento (SIRI) 5.2.2. Verificar cumplimiento (SIRI) 5.2.3. Controlar calidad (SIRI) 5.2.4. Emitir certificado de antecedentes (SIRI) EOB_PRE_Divulgar Información Jurídica COP EOB_PRE_Recopilar Información Legal COP EOB_PRE_Atender Consultas Internas COP COP EOB_PSI_Registrar Evento EOB_PSI_Verificar Cumplimiento COP COP EOB_PSI_Controlar Calidad EOB_PSI_Emitir Certificado Antecedentes COP Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 15 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5.2. Matriz de macroprocesos existentes clasificados de acuerdo con procesos comunes obligatorios (COB) La siguiente tabla relaciona para los procesos clasificados en comunes obligatorios la equivalencia entre el macroproceso existente y el proceso optimizado. Los macroprocesos COB se clasifican en las siguientes categorías: SUBPROCESOS COB COB_Valorar y Radicar Solicitud COB-Clasificar Asunto y Asignar Competencia COB-Asignar Servidor Público COB-Evaluar Asunto COB-Abrir Caso COB-Verificar Hechos COB-Establecer Marco Normativo COB-Evaluar y Decidir Caso COB-Cerrar Caso COB-Archivar Documentación Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimizacións Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 16 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 1.1.1. Conducir procesos disciplinarios COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público NIVEL 4 1.1.1.1. Atender y clasificar solicitudes (CAP) 1.1.1.2. Radicar y repartir internamente 1.1.1.3. Evaluar queja 1.1.1.4. Efectuar Indagación preliminar 1.1.1.5. Efectuar Investigación disciplinaria 1.1.1.6. Tomar descargos y pruebas de parte 1.1.1.7. Tomar medidas preventivas 1.1.1.8. Proferir Fallo 1.1.1.9. Aplicar segunda Instancia 1.1.1.10. Aplicar sanción 1.1.1.11. Adelantar Audiencia verbal 1.1.1.12. Adelantar Audiencia Procurador General 1.1.1.13. Notificar Decisión (CAP) COB x COB COB x x COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación x COB x COB x x 1.1.2. Ejercer poder Preferente y supervigilancia 1.1.2.1. Radicar y COB x x Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 17 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 repartir internamente 1.1.2.2. Proyectar auto 1.1.2.3. Proyectar auto visita especial 1.1.2.4. Revisar 1.1.2.5. Corregir 1.1.3. Emitir conceptos unificados en materia disciplinaria 1.1.3.1. Solicitar concepto 1.1.3.2. Radicar y repartir 1.1.3.3. Evaluar y proyectar 1.1.3.4. Adelantar revisión 1.1.3.5. Remitir concepto COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación COB x COB COB COB x COB x x x x 1.1.4. Atender Consultas 1.1.4.1. Solicitar consulta 1.1.4.2. Identificar solicitante 1.1.4.3. Presentar identificación 1.1.4.4. Evaluar consulta 1.1.4.5. Responder consulta 1.1.4.6. Obtener expediente 1.1.4.7. Verificar información COB COB x x COB x COB COB x COB x Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 18 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público NIVEL 4 1.1.4.8. Facilitar expediente 1.1.4.9. Consultar 1.1.4.10. Devolver 1.1.4.11. Devolver expediente COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación 1.2.1. Intervenir en procesos civiles y de familia 1.2.1.1. Atender y clasificar solicitudes 1.2.1.2. Radicar y repartir internamente 1.2.1.3. Abrir expediente 1.2.1.4. Iniciar proceso intervención 1.2.1.5. Estudiar expediente 1.2.1.6.Preparar escrito de intervención 1.2.1.7. Vigilar proceso de intervención 1.2.1.8. Interponerse acciones 1.2.1.9. Participar en conciliaciones 1.2.1.10.Emitir informe/concepto de intervención COB x COB x COB x COB x COB x COB x 1.2.2. Intervenir en procesos penal ordinario y militar 1.2.2.1. Revisar expediente en juzgado COB x Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 19 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 1.2.2.2. Decidir si se toma el proceso 1.2.2.3. Examinar expediente 1.2.2.4. Emitir concepto como agente ordinario 1.2.2.5. Tramitar solicitud agente especial 1.2.2.6. Nombrar agente especial 1.2.2.7. Solicitar pruebas 1.2.2.8. Emitir concepto como agente especial COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación COB x x COB x x x COB x COB x x COB x 1.2.3. Intervenir ante la Corte Suprema de Justicia 1.2.3.1. Radicar y repartir internamente 1.2.3.2. Evaluar proceso 1.2.3.3. Contestar peticiones 1.2.3.4.. Iniciar proceso elaboración recursos 1.2.3.5. Suscribir recursos 1.2.3.6. Contestar recursos 1.2.3.7. Notificarse de decisiones COB x COB x x x 1.2.4. Intervenir Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 20 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 Procesos ante el Consejo Superior de la Judicatura COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público NIVEL 4 1.2.4.1. Radicar y repartir internamente 1.2.4.2. Iniciar proceso de intervención 1.2.4.3. Interponer acciones 1.2.4.4. Emitir Concepto COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación x x x 1.2.5. Intervenir ante la Corte Constitucional 1.2.5.1. Enviar documentación 1.2.5.2. Estudiar documentación recibida 1.2.5.3. Proyectar conceptos 1.2.5.4. Emitir concepto COB x x x COB x COB x 1.2.6. Intervenir en procesos contencioso administrativos 1.2.6.1. Notificarse del expediente en juzgado o tribunal de arbitramento 1.2.6.2. Iniciar proceso intervención 1.2.6.3. Estudiar expediente 1.2.6.4. Vigilar proceso y participar en pruebas COB x COB x x COB x x Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 21 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 1.2.6.5. Preparar escrito de intervención 1.2.6.6. Presentar alegatos de conclusión 1.2.6.7. Emitir informe de intervención 1.2.6.8. Evaluar informe 1.2.6.9. Proferir auto COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso COB x COB x COB COB x x tación 1.2.7. Presentar acciones populares, de cumplimiento y de tutela 1.2.7.1. Estudiar solicitud 1.2.7.2. Proyectar acción 1.2.7.3. Revisar y firmar acción 1.2.7.4. Firmar acción COB 1.3.1 Prevenir en Materia de Derechos Humanos 1.3.1.1. Atender y clasificar 1.3.1.2. Recibir y radicar 1.3.1.3. Repartir 1.3.1.4. Listar y jerarquizar los problemas sensibles a DH 1.3.1.5. Identificar las autoridades responsables COB x COB COB x x COB x x Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 22 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 1.3.1.6. Establecer responsabilidades normativas de las actuaciones correspondientes 1.3.1.7. Identificar la autoridad donde se produce la posible paralización de la responsabilidad 1.3.1.8. Establecer posibilidades fácticas 1.3.1.9. Indagar 1.3.1.10. Contrastar 1.3.1.11. Constatar 1.3.1.12. Evaluar 1.3.1.13. Monitorear 1.3.1.14. Trasladar competencia proceso disciplinario COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación COB x x COB x COB x x x x COB COB COB COB x 1.3.2. Desarrollar Programas de Control y Prevención en referencia al tema de Menor y Familia 1.3.2.1. Atender y clasificar solicitudes, denuncias y quejas 1.3.2.2. Generar informe 1.3.2.3. Dictar resolución para implementar programas COB x COB X COB x Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 23 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 1.3.2.4. Dictar resolución asignando programas por equipos 1.3.2.5. Establecer responsabilidades de acuerdo a la normatividad 1.3.2.6. Desarrollar el plan de trabajo, verificando el cumplimiento de las funciones de autoridades y servidores públicos y haciendo visitas 1.3.2.7. Presentar informes parciales 1.3.2.8. Presentar diagnóstico 1.3.2.9.Evaluar diagnostico 1.3.2.10. Generar control de advertencia 1.3.2.11. Trazar políticas y garantizar los derechos de la población 1.3.2.12. Compulsar copias e iniciar investigaciones de carácter penal o disciplinario 1.3.2.13. Iniciar acciones legales 1.3.2.14. Convocar organismos internacionales, COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación COB x COB x COB x COB x COB x COB Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 24 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 estatales u ONG. COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación 1.3.3. Desarrollar Programas de Prevención en relación a la Función Pública y Asuntos civiles y Ambientales 1.3.3.1. Listar y Clasificar los temas sensibles al tema central de una delegada 1.3.3.2. Repartir 1.3.3.3. Identificar las autoridades responsables 1.3.3.4. Establecer responsabilidades normativas de las actuaciones correspondientes 1.3.3.5. Identificar la autoridad donde se produce la posible paralización de la responsabilidad 1.3.3.6. Investigar 1.3.3.7. Control de advertencia 1.3.3.8. Evaluar 1.3.3.9. Monitorear 1.3.3.10. Trasladar competencia proceso disciplinario COB COB x x COB x COB x COB x COB 1.3.4. Controlar la Gestión de las Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 25 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 Entidades Públicas Ambientales COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público NIVEL 4 1.3.4.1. Atender y clasificar quejas 1.3.4.2. Recibir y radicar queja 1.3.4.3. Analizar queja y designar Procurador Judicial, abogado o Profesional 1.3.4.4. Practicar las diligencias pertinentes (visitas) 1.3.4.5. Generar control de advertencia 1.3.4.6. Generar informe evaluativo 1.3.4.7. Presentar proyecto de auto 1.3.4.8. Archivar actuación 1.3.4.9. Trasladar competencia para investigar disciplinariamente COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación COB x COB x COB x COB x COB x COB x COB X 1.3.5. Intervenir en Asuntos Laborales 1.3.5.1. Atender y clasificar solicitud o queja 1.3.5.2. Analizar, listar y jerarquizar los problemas 1.3.5.3. Repartir 1.3.5.4. Estudiar la COB x COB COB x x Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 26 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 información recibida 1.3.5.5. Enviar comunicado a la entidades involucradas 1.3.5.6. Recibir Y estudiar respuesta de entidades involucradas 1.3.5.7. Realizar visitas 1.3.5.8. Evaluar 1.3.5.9. Generar control de advertencia 1.3.5.10. Trasladar por competencia para intervención 1.3.5.11. Intervenir administrativamente 1.3.5.12. Archivar y comunicar petente por oficio la decisión 1.3.5.13. Generar informe evaluativo COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB COB COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación x x COB X COB x 1.3.6. Desarrollar Programas de Seguimiento, Acompañamiento y Asesorías Para el Control de la Gestión Pública en Materia de Descentralización 1.3.6.1. Atender y clasificar solicitud 1.3.6.2. Recepcionar, seleccionar y radicar documentos 1.3.6.3. Repartir respuestas y COB x COB x COB x Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 27 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 solicitudes 1.3.6.4. Estudiar solicitudes 1.3.6.5. Comisionar a funcionario 1.3.6.6. Desarrollar actividades de seguimiento 1.3.6.7. Presentar informe evaluativo con sugerencias 1.3.6.8. Estudiar informe 1.3.6.9. Archivar 1.3.6.10. Auto de remisión por competencia COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación COB x COB x COB x COB X 1.3.7. Vigilar la Gestión Administrativa 1.3.7.1. Atender y clasificar solicitud 1.3.7.2. Recibir y radicar solicitud 1.3.7.3. Repartir solicitud 1.3.7.4. Estudiar solicitud 1.3.7.5. Traslado de competencia para investigación disciplinaria COB x COB x COB x COB x 1.3.8. Proteger los Bienes de la Nación 1.3.8.1. Atender y clasificar solicitudes, COB x Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 28 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 denuncias y quejas 1.3.8.2. Recepcionar, seleccionar y radicar solicitud, queja o petición 1.3.8.3. Repartir 1.3.8.4. Estudiar solicitud, queja o petición 1.3.8.5. Generar informe 1.3.8.6. Comunicar al quejoso las actividades que se adelantaran 1.3.8.7. Generar oficio de requerimiento a los funcionarios administradores del bien 1.3.8.8. Estudiar la respuesta de los funcionarios y determinar acciones a seguir 1.3.8.9.Archivar expediente 1.3.8.10.Solicitar intervención del MP 1.3.8.11.Generar respuesta del estado administrativo o judicial de la acción 1.3.8.12. Vigilar el bien hasta su restitución 1.3.8.13. Solicitar acta o documento de la entrega material del COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación COB x COB COB x x COB x COB COB x COB x COB X COB COB COB Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 29 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 bien 1.3.8.14. Archivar documento 1.3.8.15. Generar informe final 1.3.8.16. Informar al quejoso COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación COB X COB x COB 1.3.9. Supervigilar el Derecho de petición 1.3.9.1. Atender y clasificar la solicitud o queja 1.3.9.2. Recibir y radicar solicitud o queja 1.3.9.3. Repartir la solicitud o queja 1.3.9.4. Elaborar respuestas a los peticionarios 1.3.9.5. Hacer requerimientos a las entidades involucradas 1.3.9.6. Rendir concepto ante la corte constitucional 1.3.9.7. Dar información al peticionario sobre el tramite adelantado 1.3.9.8. Supervigilar el derecho de petición 1.3.9.9. Solicitar a la corte la revisión de tutelas 1.3.9.10. Revisar el COB x COB x COB x COB COB x COB x Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 30 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 reglamento y proyectar resoluciones 1.3.9.11. Solicitar investigación disciplinaria 1.3.9.12. Generar y aprobar informes y oficios COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación COB COB x 1.3.10. Aprobar Manual de Quejas y Derechos de Petición 1.3.10.1. Recibir la solicitud 1.3.10.2. Estudiar el documento 1.3.10.3. Generar informe de no aprobación 1.3.10.4. Aprobar el manual COB x COB x 1.3.11. Intervenir procesos ante la Policía Judicial 1.3.11.1. Radicar y repartir internamente 1.3.11.2. Asistir a diligencia de policía judicial 1.3.11.3. Informar novedades 1.3.11.4. Reportar Diligencia en informe mensual 1.3.11.5. Actuar sobre novedades 5.1.1. Divulgar Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 31 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NIVEL 3 NIVEL 4 información jurídica 5.1.2. Recopilar información legal (Relatoria) 5.1.3. Atender consultas internas (Relatoria) 5.2.1. Registrar Evento (SIRI) 5.2.2. Verificar cumplimiento (SIRI) 5.2.3. Controlar calidad (SIRI) 5.2.4. Emitir certificado de antecedentes (SIRI) COB_ COB- COB- COB- COB- Valorar y RadicarSo Clasificar Asunto y Asignar Servidor Evaluar Asunto Abrir Caso licitud Asignar Competencia Público COB- COB- COB- Verificar Establecer Hechos Marco COB- COB- Evaluar y Cerrar Caso Archivar Documen- Normativo Decidir Caso tación Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 5 (Documento Final) Pág. A5- 32 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION ANEXO 6 – DESCRIPCION DETALLADA MACROPROCESOS - SUBPROCESOS GENERALES Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (DocumentoF inal) Pág A6- 1 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION TABLA DE CONTENIDO PGP_1.1.1._Obtener Información Relevante para diseñar políticas……………………… 3 PGP_1.1.2._Analizar e Interpretar Información para el diseño de políticas………. …… . 7 PGP_1.1.3._Definir Líneas de Política…………………………………………………… 11 PGP_1.2.1._Estructurar Políticas…….…………………………………………………… 15 PGP_1.2.2._Validar Políticas…….………………………………………………………. 18 PGP_1.2.3._Promulgar y Publicar Políticas……………………………………………… 22 PGP_1.3.1._Comunicar Políticas………………………………………………………… 25 PGP_1.3.2._Institucionalizar Políticas…………………………………………………. .. 29 PGP_1.4.1._Definir modelo para evaluar políticas……………..………………………… 33 PGP_1.4.2._Aplicar medición para evaluar las políticas…………………………………. 36 PGP_1.4.3._Socializar resultados…………………………………………………………. 39 Macroproceso 2 –Coordinar Función……………………………………………………… 43 Macroproceso 3 –Controlar Función………………………………………………………. 47 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (DocumentoF inal) Pág A6- 2 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PGP 1.1.1 Sub Proceso Obtener Información Relevante para Diseñar Políticas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 3 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha PGP_1-1-1_Obtener Información Relevante para Diseñar Políticas.doc Versión Descripción Autor <04/04/05> <2.0> <Versión Inicial> <D.Pérez> <22/05/05> <3.0> <Revisión comentarios Omar Vivas y Martha Ligia> <D.Pérez> Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 4 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso Obtener Información Relevante para Diseñar Políticas 1. Descripción Breve El presente subproceso esta diseñado para identificar y recopilar información de entorno que permita servir de base a la formulación de políticas. 2. Actores Involucrados Procurador General Viceprocurador Procuradores Delegados. Procuradores territoriales Jefe de la Oficina de Planeación 3. Eventos El procedimiento inicia con los siguientes eventos: 4. • Por eventos externos de notoria resonancia que afecten a los habitantes del país. • Cuando se presenten eventos que evidencien la poca eficiencia y eficacia del estado ó de la PGN. • Cuando se presenten eventos que indiquen que las Entidades públicas se desvían notoriamente de su conducta a la luz de las normas legales. • Por el levantamiento de información periódica y sistemática de los casos que conoce la PGN, en el nivel central y territorial • Por mandato legal. Entradas Documento de la oficina de planeación que determina el tipo, frecuencia, naturaleza de información relevante de entorno así como las fuentes que la suministren y plantillas para recopilar y los procedimiento de recopilación. 5. Salidas Inventario de información clasificada, normalizada, agrupada y transformada. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 5 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5.1 6. Procedimiento • Definir procedimiento de recopilación • Hacer seguimiento del proceso de recopilación • Realizar inventario • Validar calidad de la información • Depurar la información • Procesar información • Generar Información depurada Indicadores Los indicadores se dan a nivel nacional, territorial, sectorial • Información solicitada vs. información base necesaria Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 6 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PGP 1.1.2 Sub Proceso Analizar e Interpretar Información para el Diseño de Políticas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 7 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha PGP_1-1-2_Analizar e Interpretar Información para el Diseño de Políticas.doc Versión Descripción Autor <04/04/05> <2.0> <Versión Inicial> <D.Pérez> <22/05/05> <3.0> <Revisión Observaciones Omar Vivas y Martha Ligia> <D.Pérez> Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 8 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso Analizar e Interpretar Información para el Diseño de Políticas 1. Descripción Breve El presente subproceso esta diseñado para evaluar la información recopilada en el subproceso 1.1.1 Obtener información e identificar principales hechos, tendencias, comportamientos, conductas que sirvan de base para determinar acciones por parte de la PGN. 2. Actores Involucrados Procurador General Viceprocurador Procuradores Delegados Procuradores territoriales Jefe de la Oficina de Planeación 3. Eventos El procedimiento inicia con los siguientes eventos: 4. • Cuando el Procurador determine su evaluación y análisis en forma periódica. • Por eventos externos de notoria resonancia que afecten a los habitantes del país. • Cuando se presenten eventos que evidencien la poca eficiencia y eficacia del estado ó la PGN. • Cuando se presenten eventos que indiquen que las Entidades públicas se desvían notoriamente de su conducta a la luz de las normas legales. • Por la evaluación periódica que realice la Oficina de Planeación • Por informes que presenten los Procuradores Delegados, sugiriendo la necesidad del diseño de políticas, frente a eventos repetitivos de servidores e instituciones públicas que afecten derechos de personas o sectores de población Entradas Inventario de información clasificada, normalizada, agrupada y transformada. 5. Salidas Mapa de Riesgos y prioridades a nivel Nacional, territorial y sectorial. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 9 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5.1 6. Procedimiento • Definir un modelo a nivel estatal de indicadores a nivel nacional, territorial y sectorial. • Identificar variables internas y externas al Estado. • Medir grado de vulnerabilidad. • Medir grado de amenazas y oportunidades. • Identificar tipos de riesgos y escala de riesgos. Indicadores Los indicadores se dan a nivel nacional, territorial, sectorial • Número de procesos por grado de riesgo. • % de procesos por escala de riesgo • Nº. de informes presentados (cuantitativos y cualitativos de derechos afectados). Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 10 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PGP 1.1.3 Sub Proceso Definir Líneas de Políticas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 11 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión PGP_1.1.3. Definir Líneas de Políticas.doc Descripción Autor <04/04/05> <2.0> <Versión Inicial> <D.Pérez> <22/05/05> <3.0> <Revisión comentarios Omar Vivas y Martha Ligia> <D.Pérez> Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 12 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso Definir Líneas de Política 1. Descripción Breve El presente subproceso está diseñado para determinar las líneas de política que guíen las actuaciones de la PGN, a partir de la identificación de los riesgos de la Administración Pública en todos sus niveles. 2. Actores Involucrados Procurador General Viceprocurador Procuradores Delegados Procuradores territoriales Jefe de la Oficina de Planeación 3. Eventos El procedimiento inicia con los siguientes eventos: 4. • Cuando el Procurador determine una línea de acción o prioridad. • Cuando se presenten por la oficina de planeación un documento con alternativas de líneas de política con base en el análisis realizado a la valoración de riesgos. Entradas Mapa de riesgos. 5. Salidas Mapa de prioridades de políticas a nivel nacional, territorial y sectorial definidas por el Procurador. 5.1 Procedimiento • Identificar escala de prioridades de actuación. • Construir mapa de riesgos vs. prioridades. • Identificar líneas de políticas. • Construir escenarios vs. políticas. • Realizar simulación en los escenarios. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 13 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 6. • Evaluar la aplicación de políticas actuales. • Definir Propuesta de líneas de políticas. Indicadores Los indicadores se dan a nivel nacional, territorial, sectorial. • Número de procesos por grado de prioridad. • % de procesos por escala de prioridad. • Nº. de líneas de política definidas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 14 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PGP 1.2.1 Sub Proceso Estructurar Políticas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 15 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión PGP_1.2.1_EstructurarPolíticas.doc Descripción Autor <04/04/05> <2.0> <Versión Inicial> <D.Pérez> <22/05/05> <3.0> <Revisión observaciones Martha Ligia y Omar Vivas > <D.Pérez> Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 16 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso Estructurar Políticas 1. Descripción Breve El presente subproceso esta diseñado para determinar los medios, definición de documentos e instrumentos para la elaboración de las políticas que guíen las actuaciones de la PGN. 2. Actores Involucrados Procurador General, Viceprocurador, Procuradores Delegados, Procuradores territoriales, Jefe de la Oficina de Planeación 3. Eventos Cuando el Procurador determine la adopción y ejecución de una política 4. Entradas Mapa de prioridades de políticas a nivel Nacional, territorial y sectorial definidas por el Procurador 5. Salidas Plan de elaboración de políticas. 5.1 Procedimiento 6. • Elaborar plan detallado • Definir presupuesto • Definir un modelo a nivel estatal de indicadores de seguimiento a nivel nacional, territorial y sectorial. Indicadores Los indicadores se dan a nivel nacional, territorial, sectorial • Número de procesos por grado de riesgo • Número de procesos por grado de prioridad • % de procesos por escala de riesgo • % de procesos por escala de prioridad • Nº. de políticas formuladas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 17 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PGP 1.2.2 Sub Proceso Validar Políticas > Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 18 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión PGP_1-2-2_Validar Políticas.doc Descripción Autor <04/04/05> <2.0> <Versión Inicial> <D.Pérez> <22/05/05> <3.0> <Revisión observaciones Martha Ligia y Omar Vivas > <D.Pérez> Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 19 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso Validar Políticas 1. Descripción Breve El presente subproceso está diseñado para socializar, difundir y retroalimentar con el objeto de validar las políticas que guíen las actuaciones de la PGN. 2. Actores Involucrados Procurador General Viceprocurador Procuradores Delegados Procuradores territoriales Jefe de la Oficina de Planeación 3. Eventos El procedimiento inicia con los siguientes eventos: • • 4. Cuando el Procurador determine su validación, en especial por los siguientes aspectos: o Por eventos externos de notoria resonancia que afecten a los habitantes del país. o Cuando se presenten eventos que evidencien la poca eficiencia y eficacia del estado o de la PGN. o Cuando se presenten eventos que indiquen que las Entidades públicas se desvían notoriamente de su conducta a la luz de las normas legales. Por mandato legal. Entradas Solicitud interna para fijar una política. Solicitud externa a la PGN para fijar una política. Evaluación de la aplicación de las políticas. Política elaborada y lista para ser validada. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 20 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5. Salidas Politicas validadas 5.1 Procedimiento 6. • Difundir la política • Socializar el alcance y la aplicabilidad de la política • Evaluar aplicación de la política. • Posibilitar la retroalimentación de la política • Evaluación de la conducta de la administración pública a la luz de la legalidad vigente. • Evaluar alternativas de modificación. • Adoptar y aprobar la modificación a la política Indicadores Los indicadores se dan a nivel nacional, territorial, sectorial. • Número de modificaciones por periodo de tiempo. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 21 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PGP 1.2.3 Sub Proceso Promulgar y Publicar Políticas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 22 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha PGP_1-2-3_Promulgar y Publicar Políticas.doc Versión Descripción Autor <04/04/05> <2.0> <Versión Inicial> <D.Pérez> <22/05/05> <3.0> <Revisión observaciones Martha Ligia y Omar Vivas > <D.Pérez> Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 23 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso Promulgar y Publicar Políticas 1. Descripción Breve El presente subproceso está diseñado para adoptar oficialmente la aplicación de las políticas que guíen las actuaciones de la Procuraduría General de la Nación. 2. Actores Involucrados Procurador General Viceprocurador Procuradores Delegados Procuradores Territoriales Jefe de la Oficina de Planeación 3. Eventos Cuando el Procurador determine su promulgación y publicación. 4. Entradas Solicitud interna para fijar una política. Solicitud externa a la PGN para fijar una política. 5. Salidas Resolución con la fijación y adopción de líneas de política. 5.1 Procedimiento 6. • Construir la resolución o directiva con los debidos soportes, motivaciones y posiciones por parte de la PGN. • Revisión del documento. • Expedición. Indicadores Los indicadores se dan a nivel nacional, territorial, sectorial • Número de dependencias que la reciben y adoptan. • Nº. de Resoluciones o Directivas de adopción de políticas. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 24 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PGP 1.3.1 Sub Proceso Comunicar Políticas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 25 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión PGP_1-3-1_Comunicar Políticas.doc Descripción Autor <04/04/05> <2.0> <Versión Inicial> <D.Pérez> <22/05/05> <3.0> <Revisión observaciones Martha Ligia y Omar Vivas > <D.Pérez> Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 26 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso Comunicar políticas 1. Descripción Breve El presente subproceso está diseñado para la puesta en marcha de la política mediante la instrucción, orientación y capacitación hacia los ejecutores de la política; así como al ajuste de la misma, luego de iniciada la ejecución de la misma. 2. Actores Involucrados Procurador General Viceprocurador Procuradores Delegados Procuradores territoriales Jefe de la Oficina de Planeación Instituto de estudios del Ministerio Público 3. Eventos El procedimiento inicia con los siguientes eventos: • Cuando el Procurador determine su divulgación • Por los procesos de divulgación periódicos 4. Entradas Plan de ejecución de la política 5. Salidas Informe de ejecución de la política 5.1 Procedimiento Definir formas y procedimientos para instruir, orientar y asesorar a los ejecutores de la política. Capacitar a los responsables y ejecutores de la política. Determinar momentos y procedimientos para realizar ajustes a las políticas por parte de los ejecutores de la misma. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 27 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 6. Indicadores Los indicadores se dan a nivel nacional, territorial, sectorial. • Número de medios • Número de eventos • Nº: de personas capacitadas en la ejecución de la política Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 28 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PGP 1.3.2 Sub Proceso Institucionalizar Políticas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 29 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión PGP_1-3-2_Institucionalizar Políticas.doc Descripción Autor <04/04/05> <2.0> <Versión Inicial> <D.Pérez> <22/05/05> <3.0> <Revisión observaciones Martha Ligia y Omar Vivas > <D.Pérez> Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 30 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso Institucionalizar Políticas 1. Descripción Breve El presente subproceso está diseñado para la fijación del modelo y el procedimiento de incorporación y seguimiento a la política y los posteriores ajustes a la misma. 2. Actores Involucrados Procurador General Viceprocurador Procuradores Delegados Procuradores territoriales Jefe de la Oficina de Planeación 3. Eventos El procedimiento inicia con los siguientes eventos: 4. • Cuando el Procurador determine su incorporación a las prácticas de la PGN y el Ministerio Público. • Por actuaciones de la PGN frente a eventos externos de notoria resonancia que afecten a los habitantes del país. • Cuando se presenten eventos que evidencien la poca eficiencia y eficacia del estado ó de la PGN. • Cuando se presenten eventos que indiquen que las entidades públicas se desvían notoriamente de su conducta a la luz de las normas legales. • Por mandato legal. Entradas • Definir formas y procedimientos para instruir, orientar y asesorar a los ejecutores de la política. • Capacitar a los responsables y ejecutores de la política. • Determinar momentos y procedimientos para realizar ajustes a las políticas por parte de los ejecutores de la misma. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 31 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5. Salidas • Informe del seguimiento a la política 5.1 Procedimiento 6. • Definir un modelo de seguimiento a nivel nacional, territorial y sectorial. • Elaboración del plan de seguimiento • Aplicación del seguimiento • Valoración del estado de aplicación de la política producto del seguimiento • Realización de ajustes a la política, luego del seguimiento Indicadores Los indicadores se dan a nivel nacional, territorial, sectorial • Número de consultas • Número de eventos • Nº. de informes de seguimiento Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 32 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PGP 1.4.1 Sub Proceso Definir Modelo para Evaluar Políticas Macro Procesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 33 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha PGP_-1-4-1_Definir Modelo para Evalar Políticas.doc Versión Descripción Autor <04/04/05> <2.0> <Versión Inicial> <D.Pérez> <22/05/05> <3.0> <Revisión observaciones Martha Ligia y Omar Vivas > <D.Pérez> Macro Procesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 34 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso Definir Modelo para Evaluar Políticas 1. Descripción Breve El presente subproceso está diseñado para determinar el modelo para evaluar las políticas que guíen las actuaciones de la PGN. 2. Actores Involucrados Procurador General de la Nación Jefe de la Oficina de Planeación 3. Evento • Cuando el Procurador determine su construcción. 4. Entradas Las políticas oficialmente adoptadas 5. Salidas Modelo de evaluación. 5.1 Procedimiento Identificar variables. Identificar la relación entre las variables. Definir modelo. Definir unidades de medida y frecuencia. 6. Indicadores Los indicadores se dan a nivel nacional, territorial, sectorial. • Número de indicadores. Macro Procesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 35 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PGP 1.4.2 Sub Proceso Aplicar Medición para Evaluar las Políticas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6-36 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones PGPI_1-4-2_Aplicar Medición para Evaluar las Políticas.doc Fecha Versión Descripción Autor <04/04/05> <2.0> <Versión Inicial> <D.Pérez> <22/05/05> <3.0> <Revisión observaciones Martha Ligia y Omar Vivas > <D.Pérez> Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6-37 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso Aplicar Medición para Evaluar las Políticas 1. Descripción Breve El presente subproceso está diseñado para medir y evaluar la ejecución y eficacia de las políticas. 2. Actores Involucrados Jefe de la Oficina de Planeación 3. Eventos El procedimiento inicia con los siguientes eventos: La aplicación del sistema de medición determinado por el Procurador General. 4. Entradas Reportes de medición 5. Salidas Indicadores de evaluación 5.1 Procedimiento • Recibir reportes de medición • Realizar validación • Realizar consolidación • Realizar evaluación • Producir recomendaciones de mejoramiento 6. Indicadores Los indicadores se dan a nivel nacional, territorial , sectorial • Número de reportes anuales. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6-38 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PGP 1.4.3 Sub Proceso Socializar Políticas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 39 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión PGP_1-4-3_Socializar Resultados.doc Descripción Autor <04/04/05> <2.0> <Versión Inicial> <D.Pérez> <22/05/05> <3.0> <Revisión observaciones Martha Ligia y Omar Vivas > <D.Pérez> Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 40 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso Socializar Resultados 1. Descripción Breve El propósito de este subprocesos es compartir y difundir los resultados y las mejoras y correctivos que se definan fruto de los productos de las mediciones y evaluación. 2. Actores Involucrados Procurador General. Viceprocurador Procuradores Delegados Procuradores territoriales. Jefe de la Oficina de Planeación Instituto de Estudios del Ministerio Público. 3. Eventos El procedimiento inicia con los siguientes eventos: 4. • Cuando el Procurador determine su realización • Por la realización eventos y publicación periódica de resultados. Entradas Resultados de la evaluación 5. Salidas Conocimiento público al interior de la PGN de las prácticas, ajustes y mejoras. Conocimiento público hacia fuera de la PGN de los resultados de la ejecución de las políticas 5.1 Procedimiento Análisis de resultados de la medición. Identificación de aspectos prioritarios y críticos. Definición de los mecanismos de divulgación y retroalimentación. Realización de eventos y actividades correctivas y de ajuste. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 41 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Incorporación de mejoras. Seguimiento de las mejoras. 6. Indicadores Los indicadores se dan a nivel nacional, territorial, sectorial • Número de eventos realizados. • Número de funcionarios a los cuales se llegó (Cobertura)/Funcionarios Potenciales. • Número de ajustes. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 42 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Macroproceso 2 - Coordinar Funciones Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 43 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha 24/Abr/2005 Versión 2.0 MacroProceso2-CoordinarFunciones.doc Descripción Versión Inicial Autor D.Pérez Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 44 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Macroproceso 2 - Coordinar Funciones 1. Descripción Breve El presente macroproceso está diseñado para determinar la coordinación que coadyuve a sincronizar las actuaciones de la PGN en todos sus frentes. Para ello, se determinan los principales aspectos a nivel institucional, de función constitucional, territorial que deben guiar las actuaciones de manera mancomunada, así como la coordinación interinstitucional nacional e internacional. 2. Actores Involucrados Procurador General Viceprocurador Procuradores territoriales 3. 4. Eventos El procedimiento inicia con los siguientes eventos: • Por mandato legal • Por los compromisos adquiridos en los comités nacionales e internacionales en los que participe la PGN. Entradas • Por las prioridades que fije el Procurador General de la Nación. • Por los riesgos que se identifiquen para la administración pública. 5. Salidas Actuaciones articuladas desde lo preventivo, disciplinario y de intervención. 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales 6.2 Procedimientos • Identificar prioridades y riesgos. • Identificar áreas internas y organismos externos para adelantar acciones que respondan a las prioridades y riesgos identificados. • Identificar campos y aspectos de coordinación, posible duplicación o conflicto. • Gestionar los aspectos anteriores. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 45 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 7. Indicadores • Número de intervenciones conjuntas vs. Prioridades. • Número de intervenciones conjuntas vs. riesgos. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 46 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Macroproceso 3 - Controlar Funciones Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 47 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha 24/Abr/2005 Versión 2.0 MacroProceso3-ControlarFunciones.doc Descripción Versión Inicial Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Autor D.Pérez Pág. A6- 48 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Macroproceso 3 - Controlar Funciones 1. Descripción Breve El presente macroproceso está diseñado para medir, evaluar y producir un mejoramiento contínuo de los productos y los procesos. El mejoramiento contínuo se entiende como todas las acciones de tipo preventivo y correctivo que coadyuven a que las acciones de la PGN tengan el real impacto sobre la administración pública y sobre la Nación. 2. Actores Involucrados Control Interno. 3. Eventos El procedimiento inicia con los siguientes eventos: 4. • Por la determinación de indicadores de gestión e impacto de los procesos de la PGN. • Por la decisión de evaluar la actuación de la PGN durante un periodo de tiempo. Entradas Modelo de medición de gestión e impacto. 5. Salidas Propuestas e implantación de soluciones de mejoramiento continúo de tipo preventivo y correctivo. 6. Procedimiento 6.1 Condiciones Iniciales 6.2 Procedimientos • Definir modelo e indicadores de gestión e impacto. • Seguir y medir productos y procesos. • Analizar valor de los indicadores. • Aplicar medidas de mejoramiento. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 49 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 7. Indicadores • Número de medidas de mejoramiento continúo aplicadas. • Número de medidas preventivas aplicadas. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 6 (Documento Final) Pág. A6- 50 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION ANEXO 7 – DESCRIPCION DETALLADA SUBPROCESOS ESPECÍFICOS OBLIGATORIOS (EOB) Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág A7- 1 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION TABLA DE CONTENIDO EOB_PRE_Divulgar Información Jurídica 3 EOB_PRE_Recopilar Información Legal 7 EOB_PRE_Atender Consultas Internas 12 EOB_PSI_Aplicar Sanción 16 EOB_PSI_Registrar Novedad de un registro del SIRI 20 EOB_PSI_Verificar Cumplimiento 24 EOB_PSI_Controlar Calidad 28 EOB_PSI_Emitir Certificado Antecedentes 32 EOB_PSI_Registrar Inhabilidad Sobreviviente 36 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág A7- 2 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub-Proceso EOB_PRE_ Divulgar Información Jurídica Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-3 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha EOB_PRE_Divulgar información Jurídica.doc Versión Descripción Autor 05/Abr/2005 1.0 Versión Inicial C.Diaz 12/May/2005 3.0 Cambio clasificación C. Diaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-4 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOB_PRE_ Divulgar Información Jurídica 1. Descripción Breve Divulgar la información jurídica cuyo conocimiento resulte conveniente para el cumplimiento de las funciones de la Entidad. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Servidores de la P.G.N 3. Eventos Cuando de acuerdo con el Plan de acción se tiene planeada la divulgación de información especial (por ejemplo: Gaceta Disciplinaria). 4. Entradas Plan de acción con divulgaciones planeadas. 5. Salidas Alertas, informativos, índices, compendios temáticos. 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales Selección de información jurídica actualizada. 6.2 Procedimientos Definir área de información y destinatarios Realizar análisis información jurídica Disponer divulgación y documentación 7. Indicadores Porcentaje de cumplimiento del objetivo propuesto: Número de ediciones de divulgación x 100% Número de ediciones de divulgación programadas (Plan de Acción) Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-5 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Pertinencia de la información divulgada: Número de ediciones de divulgación x 100% Número de solicitudes de texto completo / N° de destinatarios 8. Asuntos Pendientes Revisar los criterios para definición de temas y para la determinación del medio de divulgación. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-6 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub-Proceso EOB_PRE_Recopilar Información Legal Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización. Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 7 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha EOB_PRE_Recopilar Información Legal.doc Versión Descripción Autor 05/Abr/2005 1.0 Versión Inicial C.Diaz 12/May/2005 3.0 Cambio clasificación C. Diaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización. Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 8 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub-proceso EOB_PRE_Recopilar Información Legal 1. Descripción Breve La oficina de Relatoría recopila y mantiene actualizada la documentación en materia de: 2. • Conceptos y decisiones de la P.G.N., cuyo conocimiento resulte conveniente para el cumplimiento de las funciones de la Entidad. • Resoluciones, directivas y circulares de la P.G.N. • Jurisprudencia de las Altas Cortes que resulte necesaria para el cumplimiento de las funciones de la Entidad. Actores Involucrados Actores Externos: Ciudadanos interesados, Relatorías de las Altas Cortes. Actores Internos: El subproceso involucra al Grupo de Relatoría y a los servidores de la P.G.N. encargados de suministrar la información: Procurador General, Viceprocurador General, Presidente de la Sala Disciplinaria, Procuradores Delegados, Procuradores Auxiliares, Director Nacional de Investigaciones Especiales, Secretario General, Veedor, Procuradores Regionales, Distritales y Provinciales, y Jefe de Oficina Jurídica. Adicionalmente la Oficina de Sistemas para la actualización de Jurisprudencias. 3. Eventos El subproceso se activa con las siguientes actividades: 4. • Cuando se reciben Conceptos y decisiones los primeros cinco días hábiles de cada mes. • Cuando se reciben Resoluciones, directivas y circulares al siguiente día de su expedición. • Cuando se recoge, en la Corte respectiva, el dispositivo electromagnético con la actualización de Jurisprudencias. Entradas • Conceptos y decisiones. • Resoluciones, directivas y circulares. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización. Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 9 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION • 5. Jurisprudencias de las altas Cortes. (Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado y Consejo Superior de la Judicatura). Salidas • Base de datos de Conceptos y Decisiones de la P.G.N. actualizadas. • Base de datos de Resoluciones, directivas y circulares actualizadas. • Actualización de las bases de datos del Grupo de Relatoría y de la red informática en la P.G.N. 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales 6.2 • Verificación de la información recibida contra la ingresada en la base de datos • Para las actualizaciones de Jurisprudencia, verificación del cumplimiento con base en el cuadro de seguimiento cronológico. Procedimientos Recibir y Radicar Información: Radicar los oficios remisorios y entregar el material al profesional responsable del análisis de la información. Ingresar Información a la Base de Datos: Ingresar a la BD la información descriptiva con el formato definido. Si la información es de Jurisprudencia se registra en cuadro de seguimiento cronológico y se envía a sistemas el dispositivo electromagnético para que sea incorporado a la red informática de la PGN. Analizar información y asignar descriptores: El profesional especializado en el tema realiza un análisis de la información y asigna descriptores. Disponer de medidas de conservación: El coordinar dispone la conservación de la información recibida y su utilización. 7. Indicadores Porcentaje de cumplimiento del objetivo propuesto: Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización. Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 10 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION • Conceptos y Decisiones: # conceptos y decisiones enviados por las dependencias x 100% # dependencias productoras # conceptos y decisiones ingresados a la base de datos x 100% # conceptos y decisiones recibidos • Resoluciones, directivas y circulares: # resoluciones, directivas y circulares ingresadas a la base de datos x 100% # resoluciones, directivas y circulares recibidas • Actualizaciones de Jurisprudencia: # actualizaciones x100% # actualizaciones programadas 8. Asuntos pendientes Verificar si para las Jurisprudencias también se asignan descriptores. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización. Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 11 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub-Proceso EOB_PRE_ Atender Consultas Internas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización. Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-12 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha EOB_PRE_ Atender Consultas Internas.doc Versión Descripción Autor 05/Abr/2005 1.0 Versión Inicial C.Diaz 12/May/2005 3.0 Cambio clasificación C. Diaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización. Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-13 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub-proceso EOB_PRE_ Atender Consultas Internas 1. Descripción Breve Suministrar el texto completo o el extracto de providencias de las Altas Cortes; de conceptos, decisiones, resoluciones, directivas y circulares de la PGN, en forma eficaz y oportuna. 2. Actores Involucrados Actores Internos: Servidores de la PGN a nivel nacional. 3. Eventos Cuando hay una solicitud de consulta por parte de un funcionario de la PGN. 4. Entradas Información almacenada en las Bases de Datos de la Oficina de Relatoría. 5. Salidas Texto de la providencia o del extracto en fotocopia, impreso o en medio electromagnético. 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales Verificación del trámite realizado con relación a los siguientes aspectos: 6.2 • Número de consultas • Tipo de solicitante • Base de datos consultada Procedimientos Recibir solicitud y asignar número de consulta Obtener y generar información solicitada (Fotocopiar, imprimir o copia en medio electromagnético dicha información) Registrar consulta en la relación mensual Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización. Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-14 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 7. Indicadores • Porcentaje de cumplimiento del objetivo propuesto: Número de consultas atendidas x 100% Número de consultas proyectadas (1.400) • Porcentaje de consultas favorables: Número de consultas favorables x 100% Número de consultas atendidas • Tiempo promedio de respuesta (en días): Sumatoria de los tiempos de las consultas atendidas Número de consultas atendidas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización. Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-15 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOB_PSI Aplicar Sanción Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 16 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión EOB_PSI_Aplicar Sancion.doc Descripción Autor 6/Abr/2005 1.0 Versión Inicial R. Gómez 12/May/2005 3.0 Cambio Clasificación C. Diaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 17 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOB_PSI Aplicar Sanción 1. Descripción Breve El objetivo de este procedimiento es el de registrar en el Sistema de Información SIRI las sanciones disciplinarias, las inhabilidades derivadas de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal y de las declaraciones de pérdida de investidura que impongan las autoridades competentes y que impiden ejercer cargos públicos o contratar con el Estado. 2. Actores Involucrados Agente Grupo SIRI 3. Eventos El procedimiento se activa cuando se produce un fallo que involucra la aplicación de una sanción, pérdida de investidura o inhabilidad. 4. Entradas Comunicación, debidamente ejecutoriada, de sanción o de inhabilidad. 5. Salidas Registro de antecedentes en el sistema SIRI 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales Verifique que el formulario se encuentra bien diligenciado en el caso de registros a efectuar en el grupo SIRI. Verifique que el sustanciador incluyó en el sistema todos los datos que aparezcan en el formulario. Verifique sobre el 100% de los registros completos, los siguientes datos críticos: identificación del sancionado, primer nombre y primer apellidos del sancionado, autoridad que impuso la sanción, sanción principal y accesoria, fecha de ejecutoria, si se trata de una sanción penal, si el delito es político o afecta el patrimonio económico del Estado o no. 6.2 Procedimiento Determinar los datos a registrar el SIRI. Si no se tiene acceso directo a este sistema, diligenciar y remitir formulario al SIRI. Digitar y verificar información en el SIRI. Efectuar control de calidad Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 18 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 7. Indicadores No. de formularios recibidos por correo o ventanilla No. de registros efectuados Total formularios recibidos por correo o ventanilla Total registros con datos completos Total formularios recibidos por correo o ventanilla Total registros con datos incompletos Total formularios recibidos por Web Total formularios registrados Total formularios recibidos por Web Total formularios con datos incompletos No. de formularios recibidos por medio magnético No. de formularios registrados No. de formularios recibidos por medio magnético No. de formularios con datos completos No. de formularios recibidos por medio magnético No. de formularios con datos incompletos Total registros datos incompletos digitados Total registros sin errores de digitación Total registros datos incompletos digitados Total registros con errores de digitación Número oficios solicitud complemento datos Número oficios con respuesta de autoridad compente Número formularios srecibidos periodo Número formularios repartidos sustanciador Número de registros efectuados por mes Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 19 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOB_PSI_ Registrar Novedad de un registro del SIRI Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 20 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha EOB_PSI_Registrar Novedad de un registro SIRI.doc Versión Descripción Autor 05/Apr/2005 1.0 Versión Inicial R. Gómez 28/Apr/2005 2.0 Revisión D.Pérez 12/May/2005 3.0 Revisión observaciones Jorge Eliécer Gaitán D.Pérez Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) C.Diaz Pág. A7- 21 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOB_PSI_ Registrar Novedad de un registro del SIRI 1. Descripción Breve El objetivo de este procedimiento es el de registrar novedades relacionadas con la cancelación, suspensión, o eliminación de un registro en el sistema. 2. Actores Involucrados Grupo SIRI Entidad o Autoridad 3. Eventos El procedimiento se activa cuando se produce una novedad asociada al registro del SIRI. Un registro del SIRI está asociado a una sanción o inhabilidad existente en la base de datos. Ejemplo de novedades: las revocatorias y nulidades son decisiones que pueden dar lugar a la suspensión, cancelación, modificación o eliminación de un registro. Existen también las decisiones de las autoridades judiciales o administrativas, las acciones de tutela, etc. Para cada uno de estos registros se pueden dar novedades que se tipifican en las siguientes: 4. • Cancelar • Suspender • Modificar • Eliminar(borrar) Entradas Comunicación con información del evento o solicitud, la cual puede ser emitida: • De oficio • Informe de autoridad competente • Solicitud de parte Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 22 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 5. Salidas Registro de antecedentes con su correspondiente novedad en el sistema SIRI actualizado. 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales Verifique que la solicitud se encuentre debidamente documentada. 6.2 Procedimiento Revisar la solicitud: • Registro De oficio: Este sucede cuando la PGN identifica un error o duplicidad en la información del registro; en el registro de esta actuación se debe dejar constancia de la causal. • Informe de autoridad: es imperativo registrarlo cuando es un mandato de autoridad judicial o administrativa. • Solicitud de parte: Cuando el SIRI niega la solicitud, pasa al Viceprocurador General para revisión de la decisión. En todos los casos se digitará y verificará información en el SIRI, el cual filtrará la información para asegurar que la información registrada sea la mínima esencial para poder expedir certificado de antecedentes. En caso que el SIRI, rechace la solicitud por calidad de la información se insistirá ante la autoridad que origina la decisión y se procederá a registrarla una vez cumpla con los parámetros de calidad de información. 7. Indicadores Número de registros efectuados por mes Número de solicitudes por mes Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 23 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOB_PSI_Verificar Cumplimiento Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 24 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión EOB_PSI_Verificar Cumplimiento Descripción Autor 05/Abr/2005 1.0 Versión Inicial R. Gómez 29/Abr/2005 2.0 Revisión D.Pérez 12/May/2005 2.0 Revisión observaciones Jorge Eliecer Gaitán D.Pérez Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) C.Diaz Pág. A7- 25 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOB_PSI_Verificar Cumplimiento 1. Descripción Breve Registrar en el Sistema de Información SIRI la verificación del cumplimiento de las sanciones disciplinarias impuestas por la Procuraduría General de la Nación y las demás autoridades competentes. 2. Actores Involucrados Grupo SIRI. Departamento Administrativo de la Función Pública. Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 3. Eventos El procedimiento se activa cuando se produce el reporte del SIRI con los registros que no presentan verificación de cumplimiento. El procedimiento se activa permanentemente cada vez que se ingresa un registro al sistema. 4. Entradas Reporte del SIRI de registros que no presentan verificación de cumplimiento. 5. Salidas Registro de SIRI actualizado o comunicación a entidades relacionadas. 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales Verificar la forma de cumplimiento que corresponda al tipo de sanción y sancionado. Verificar que el sustanciador incluya todos los datos en el sistema. Verificar periódicamente las sanciones que aún no registran cumplimiento. 6.2 Procedimiento Verificar periódicamente las sanciones que aún no tienen cumplimiento y proceda de la siguiente manera: Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 26 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION • Verificar por parte del SIRI si el registro disciplinario en cuanto a la información necesaria y la calidad de la misma cumple los requisitos mínimos obligatorios y estos cumplen con calidad aceptable o completa. En el primer caso hace referencia a la información mínima necesaria para poder hacer efectivo el cumplimiento de una sanción, en el segundo caso hace referencia a que el registro tiene toda la información. • Enviar comunicación a la entidad solicitando al funcionario competente que informe acerca del cumplimiento. • Contrastar la respuesta y datos de la entidad responsable de la aplicación del fallo vs. el mandato del fallo. • Si el contraste es positivo se proceden a registrar los datos, a validarlos y si cumple los requisitos legales acordes al tipo de sanción, se termina el proceso. • Si la entidad no puede o no satisface el cumplimiento de la sanción, la PGN insistirá hasta que se cumpla el mandato del fallo en cualquier etapa que se valide la respuesta de la entidad. Nota para Particulares: Si se trata de una multa no pagada, se elabora comunicación al Ministerio de Hacienda solicitando información de cumplimiento por vía coactiva. 7. Indicadores No. de sanciones disciplinarias registradas No. de sanciones disciplinarias verificadas No. de sanciones disciplinarias registradas No. de sanciones no verificadas Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 27 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOB_PSI_Controlar Calidad Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-28 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión EOB_PSI_Controlar Calidad Descripción Autor 05/Abr/2005 1.0 Versión Inicial R. Gómez 29/Abr/2005 2.0 Revisión D.Pérez 12/May/2005 3.0 Revisión observaciones Jorge Eliécer Gaitán D.Pérez C.Diaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-29 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOB_PSI_Controlar Calidad 1 Descripción Breve Hacer un control de calidad de la información registrada en el SIRI, con el fin de mantener un buen nivel de calidad de la información e identificar posibles problemas que afecten la calidad del registro. 2. Actores Involucrados Grupo SIRI – Sustanciador. 3. Eventos El procedimiento se activa semanalmente para cada sustanciador. 4. Entradas Registros efectuados en la última semana al SIRI 5. Salidas Registro con calidad validada. Registros inconsistentes detectados corregidos. Informe de calidad 6. Descripción Detallada 6.1. Condiciones Iniciales Determinar registros efectuados durante la última semana por cada sustanciador. 6.2. Procedimiento Generar listado de registros a revisar por sustanciador. (Puede ser 100% o una muestra aleatoria) Seleccionar un registro nuevo en el SIRI. Comprobar el físico contra la información registrada en el sistema. Si se encuentra alguna inconsistencia, evaluarla con el sustanciador y corregir el registro en el SIRI. Generar informe de calidad. 7. Indicadores No. de registros verificados No. de registros ingresados Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-30 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION No. de registros inconsistentes No. de registros verificados No. de registros inconsistentes No. de registros inconsistentes No. de registros ingresados No. de registros ingresados Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-31 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub-proceso EOB_PSI_ Emitir Certificado Antecedentes Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-32 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones EOB_PSI_Emitir Certificado Antecedentes Versión Descripción Fecha Autor 25/Feb/2005 1.0 Version Inicial C.Diaz 28/Abr/2005 2.0 Revisión D.Pérez 12/May/2005 3.0 Revisión observaciones Jorge Eliécer Gaitán D.Pérez C.Diaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-33 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub-proceso EOB_PSI_ Emitir Certificado Antecedentes 1. Descripción Breve Expedir los Certificados de Antecedentes requeridos para información personal, tomar posesión de un empleo del Estado, incorporarlos a las investigaciones judiciales o administrativas, o para contratar con las Entidades Públicas, de manera ágil, precisa y de alta satisfacción para el usuario. 2. Actores Involucrados Agentes Externos (interesado): ciudadanos, entidades estatales Despacho: Jefe de división, oficinista, secretaria. 3. Eventos Solicitud personal o por correo del Certificado de Antecedentes al CAP. 4. Entradas Documentación del ciudadano (documento de identidad) y consignación. 5. Salidas Certificado de Antecedentes. 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales • Verificar que el valor haya sido abonado a la cuenta de la PGN. En caso de certificados requeridos para investigaciones, estos son gratuitos. 6.2 Procedimientos Si el certificado es requerido para investigación y el funcionario cuenta con acceso al SIRI: • Autenticarse ante el sistema • Ingresar datos de la solicitud y del expediente • Generar certificado e imprimir. Si la solicitud es efectuada personalmente: Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-34 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION • Recibir del usuario formato de consignación y documento de identidad. • Registrar datos de la consignación y de la solicitud en el SIRI. • Validar documento de identidad contra sistema de la Registraduría Nacional del Estado Civil, si la cédula existe se expide el correspondiente certificado, en caso contrario se le informa al solicitante la imposibilidad de emitirlo. • Digitar código que determina el tipo de certificado. • Imprimir y entregar Certificado. Si la solicitud es efectuada por correo • Recibir el escrito y verificar que esté adjunto el respectivo formato de consignación o pago. • Registrar datos solicitud y consignación en el SIRI. • Validar documento de identidad contra sistema de la Registraduría Nacional del Estado Civil, si la cédula existe se expide el correspondiente certificado, en caso contrario se le informa al solicitante la imposibilidad de emitirlo. • Imprimir y enviar Certificado por medio solicitado. Diariamente se realiza conciliación entre el número de consignaciones recibidas con el número de certificados expedidos relacionados en la planilla producida por el sistema en forma diaria. Adicionalmente se elabora comunicación dirigida al Director del Instituto de Estudios del Ministerio Público, remisorio de la relación de Certificados de Antecedentes expedidos, con sus anexos y extractos de consignación. Nota: Adicionalmente el SIRI tiene la opción de generar certificado de antecedentes en lote, lo cual permite una expedición masiva de antecedentes cuando son solicitados por una Entidad o Autoridad. Ejemplo: apoyo a comisiones de intervención en procesos electorales. 7. Indicadores • Número Expediciones por mes / Total días hábiles por mes • Total antecedentes expedidos por ventanilla Total Antecedentes • Total antecedentes expedidos por correo Total Antecedentes • Total antecedentes expedidos por ventanilla Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7-35 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOB_PSI_ Registrar Inhabilidad Sobreviviente Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 36 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha 12/May/2005 EOB_PSI_Registrar Inhabilidad Sobreviviente Versión Descripción 3.0 Revisión observaciones Jorge Eliécer Gaitán Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Autor D.Pérez C.Diaz Pág. A7- 37 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Sub Proceso EOB_PSI_ Registrar Inhabilidad Sobreviviente 1. Descripción Breve Este proceso se realiza automáticamente en el sistema SIRI y consiste en generar las inhabilidades de carácter constitucional o legal, cuya existencia no depende de la declaratoria de un juez o autoridad administrativa en desarrollo de un proceso, sino de la aparición de un hecho generador de la inhabilidad. El sistema verifica si se han presentado las condiciones que generan la inhabilidad sobreviviente y si es así crea el registro correspondiente. Estas inhabilidades se encuentran expresamente señaladas en la Constitución y las leyes. Por ejemplo, la inhabilidad para contratar con el Estado contemplada en la Ley 80 de 1993, consecuencia de la existencia de una sanción de destitución o la del numeral 2 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002 derivada de la existencia de 3 o más sanciones disciplinarias en los últimos cinco años por faltas graves o leves dolosas o por ambas, o las inhabilidades de la Ley 617 de 2000 consecuencia de la existencia, en cualquier época, de una sanción consistente en pena privativa de la libertad por delito doloso no político. 2. Actores Involucrados Grupo SIRI. Departamento Administrativo de la Función Pública. 3. Eventos El procedimiento se activa permanentemente cada vez que se ingresa un registro al sistema. 4. Entradas Nuevo Registro. 5. Salidas Registro de SIRI actualizado o comunicación a entidades relacionadas. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 38 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 6. Descripción Detallada 6.1 Condiciones Iniciales 6.2 Procedimiento Cada vez que se registra una sanción en el SIRI, el sistema evalúa si como resultado de esa sanción, se puede aplicar la inhabilidad sobreviviente (ejemplo: si para una persona, se han acumulado 3 o más sanciones disciplinarias por faltas graves o leves dolosas en los últimos cinco años). Si ese es el caso, el sistema genera automáticamente la inhabilidad y la inserta como registro nuevo. Periódicamente, el Grupo SIRI genera un reporte de personas con inhabilidad vigente, el cual se cruza con los datos del Departamento Administrativo de la Función Pública, para identificar si alguno de los inhabilitados se encuentra vinculado al servicio público, y en tal caso, solicita al funcionario competente, la aplicación de la inhabilidad. 7. Indicadores No. de sanciones disciplinarias registradas No. de sanciones disciplinarias verificadas. No. de sanciones disciplinarias registradas No. de sanciones no verificadas Número de personas inhabilitadas No. Inhabilitados vinculados al servicio público Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización Anexo 7 (Documento Final) Pág. A7- 39 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION ANEXO – GLOSARIO Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 1 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Histórico de Revisiones Fecha Versión Descripción Autor <10/05/2005> <1.0> Versión Inicial tomado del documento de Macroprocesos Existentes y de las Sugerencias de Jorge Eliécer C.Díaz <10/05/2005> <1.0> Inclusión términos de sistemas C.Díaz <15/05/2005> <1.0> Revisión con base en las indicaciones de J.Eliécer C.Díaz Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 2 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. Términos relacionados con Procesos ................................................................................ 4 Términos relacionados con la PGN .................................................................................. 6 Términos relacionados con el área técnica en sistemas .................................................. 10 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 3 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION GLOSARIO El glosario incluye y define todos los términos que facilitan la comunicación y entendimiento de los documentos generados en las diferentes etapas del presente proyecto. Se ha dividido en varias secciones para facilitar la agrupación de términos. 1. Términos relacionados con Procesos Homologar: Equiparar, uniformar o poner en relación de igualdad dos cosas. En este proyecto la homologación está orientada a la optimización de los procesos a partir de la unificación para facilitar la sistematización. Se llevó a cabo como una de las fases del trabajo realizadas para proponer mejoras a los macroprocesos existentes en la PGN. ISO9001: La norma que se ha utilizado como base metodológica en el proyecto para la descripción de los procesos de la PGN, es la ISO9001. Esta norma especifica los requisitos para un sistema de gestión de calidad y mejoramiento continuo que puede utilizarse internamente en la organización. La norma ISO9001 promueve la adopción de un “enfoque basado en procesos” tendiente a mejorar la eficacia de un sistema de gestión de calidad. Cabe agregar que la norma ISO fue pensada inicialmente en términos de “empresa”, pero su utilidad se ha hecho evidente en la esfera de la gestión pública, donde ha apoyado esfuerzos de modernización hacia la eficiencia de las entidades públicas. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas o que interactúan entre sí. En el contexto del proyecto de la PGN el término “macroproceso” se refiere a un conjunto de procesos de alto nivel asociados al cumplimiento de las funciones de la Procuraduría. Dichos macroprocesos se han clasificado de acuerdo a niveles de detalle y sus descripciones más precisas se describen a continuación: • Macroproceso (procesos de nivel 1): Tienen que ver con las actividades a nivel general necesarias para cumplir la misión de la Entidad. (Ejemplo: Gestionar políticas, Coordinar y Controlar, Ejercer funciones misionales y Ejercer funciones conexas). • Proceso (procesos de nivel 2): Hacen relación en un nivel ulterior de detalle, a las funciones asociadas a la PGN. (Ejemplo: Para el macroproceso de Ejercer Funciones Misionales, los procesos están asociados a las áreas de intervención, prevención, y disciplinario). Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 4 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION • Subproceso (procesos de nivel 3): Asociado a las etapas principales dentro de cada proceso. • Procedimiento (procesos de nivel 4): Pasos particulares asociados a los subprocesos. Salida: Dentro de la metodología ISO uno de los componentes de un proceso es la salida, entendida como el resultado del proceso. Estos resultados o salidas de proceso son los productos que se entregan a los clientes de acuerdo a ISO. Vale la pena aclarar que para el caso de la Procuraduría, el término ¨cliente¨ se ha traducido como ¨actor¨. Y el término producto está asociado con los resultados. (Ejemplo: fallo disciplinario o el archivo de un expediente disciplinario, la intervención consignada en un reporte, o el informe de la actuación preventiva). Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 5 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 2. Términos relacionados con la PGN Abrir Caso: Es el subproceso por medio del cual la delegada, dependencia o funcionario delegado, avoca el conocimiento de un asunto de su competencia y por tanto debe registrarlo en el sistema. Actores PGN: Son las diferentes personas o entidades que interactúan en los procesos misionales de la PGN, como solicitantes de un servicio, el responsable de una actuación, o la persona o entidad sobre la cual impacta una decisión. Ejemplo: los ciudadanos que presentan solicitudes a la entidad, los servidores y/o dependencias de la PGN, las entidades que se relacionan con la PGN, los investigados, entre otros. Agente: Se utiliza para identificar a los servidores de la PGN que atienden solicitudes o tramitan los casos en las tres áreas misionales de la entidad, en este sentido, puede ser un procurador delegado, un abogado asesor, un profesional o un procurador judicial, según la materia. Agente especial: Se utiliza para identificar la asignación, nominación o distinción de un servidor como Agente “Especial” del Ministerio Público en un determinado proceso judicial o administrativo, bien sea por decisión propia de la PGN, por solicitud de parte de las autoridades de conocimiento del proceso, por su importancia social, la naturaleza de los hechos, la trascendencia nacional o internacional del asunto, su complejidad, o por la prioridad que reviste el proceso para la PGN. Área/Función Misional: Los mandatos constitucionales que definen las funciones de la PGN tienen como fin último garantizar que los funcionarios públicos en el cumplimiento de sus funciones se ajusten al derecho en sus actuaciones; que los procesos administrativos y judiciales se desarrollen con el pleno de garantías para las partes; que la vigilancia preventiva inhiba comportamientos que se aparten de la ley y promueva acciones para la mejor gestión pública y por último, que las relaciones sociales se basen en el respeto de los derechos humanos como marco de convivencia. Para el cumplimiento de estas funciones constitucionales, la PGN ejerce 3 funciones misionales: disciplinaria, de intervención, y preventiva. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 6 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Caso: • Disciplinario: Comprende el asunto, comportamiento o conjunto de hechos o conductas de uno o más servidores públicos o particulares sujetos de la acción disciplinaria, que se investigan en el Proceso Disciplinario; • Preventivo: Abarca el conjunto de actuaciones, diligencias o acciones de prevención que emprende la PGN, a solicitud de parte o en forma oficiosa, en defensa de los derechos humanos, del orden jurídico, del patrimonio público o de interés general, ante una o más autoridades; • Intervención: Se integra por la agencia que ejerce la PGN como Ministerio Público, en un determinado proceso judicial o administrativo cursante ante las autoridades competentes y abarca el conjunto de actuaciones, diligencias, recursos o acciones legales que puede adelantar el agente. Cerrar caso: Es el subproceso por medio del cual el funcionario o la dependencia competente, da por terminada toda acción asociada a un caso, el cual se produce cuando cesa la acción de la PGN. Decisión del Caso (Resultado / Salida): • Disciplinario: Providencia que pone fin a la actuación disciplinaria en la PGN, ordenando el archivo del proceso, remitiéndolo a otra autoridad por competencia, por acumulación de varios procesos o dictando el fallo respectivo. • Preventivo: Informe, reseña, crónica o testimonio que da cuenta de la actuación preventiva de la PGN, su diagnóstico de la situación y las acciones o recomendaciones, así como los logros obtenidos en un determinado caso, asunto o temática. • Intervención: Concepto, recurso, alegato, solicitud o acción final del Procurador Judicial o servidor que interviene como Agente del Ministerio Público en un determinado proceso judicial o administrativo, bien como agente ordinario o especial. Entrada (de un proceso en la PGN): Está determinada por la solicitud, petición, memorial, exhortación, notificación, comunicación o queja a través de la cual una persona natural o jurídica, o una autoridad demanda un servicio a la PGN, para que ésta inicie o asuma una investigación disciplinaria, intervenga en un caso particular, ante determinada autoridad judicial o administrativa como Ministerio Público, o adelante las acciones preventivas necesarias, en defensa de los derechos fundamentales, del patrimonio público, el orden jurídico o el interés general, al igual que por la acción, diligencia o actuación oficiosa de la PGN en las mismas materias. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 7 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Establecer Marco Normativo: Consiste en establecer las normas, doctrina y jurisprudencia bajo los cuales debe desarrollar sus actividades la PGN en un caso específico. Evaluar Asunto: Se refiere a la valoración inicial de los hechos o conductas supuestamente irregulares (conducta) y los responsables o autoridades señaladas en la solicitud (sujetos responsables) con el fin de verificar la competencia, comprobar la existencia de antecedentes sobre los mismos y determinar si amerita la apertura de un caso. Expediente: • En Disciplinario: Conjunto de actuaciones, pruebas y decisiones que conforman el Proceso Disciplinario; • En Preventivo: Conjunto de diligencias, actuaciones, documentos o informes que conforman la acción preventiva de la PGN; • En Intervención Judicial o Administrativa: Conjunto de actuaciones, solicitudes, recursos, acciones, alegatos y conceptos de la PGN cuando actúa como Ministerio Público en un proceso determinado que cursa ante las autoridades judiciales o administrativas competentes. Indicadores: Los indicadores son datos o señales sobre el funcionamiento, desempeño e impacto de la PGN, estos datos, pueden convertirse, a partir de su análisis, en información, que permite tomar decisiones. Instrumento: Conjunto de herramientas que un servidor de la PGN puede aplicar o a las que puede acudir, durante el manejo de un caso, o un actor dentro de un proceso. (Ejemplos: acciones de tutela, actuaciones de oficio de la PGN relacionadas con la prórroga o suspensión del proceso, suspensión del servidor investigado, comisiones, aplicación del poder preferente/vigilancia superior, resolución de recursos del proceso y causales de inhabilidad o recusación de las personas y los traslados por competencia.) Macroproceso Misional: Se trata del conjunto de tareas, acciones, actividades que permiten a la Procuraduría cumplir con las obligaciones prescritas por la Constitución. Política: Es una formulación que define en forma valorativa la focalización de los recursos y los esfuerzos institucionales. Radicar Asunto: Actividad que consiste en registrar, inscribir o ingresar al sistema de información de la PGN, los datos pertinentes de una queja, oficio o comunicación a través de la cual se demanda el servicio de la PGN en cualquiera de sus áreas misionales, o del inicio Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 8 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION de la actuación oficiosa emprendida por la PGN o derivada de la notificación ante una autoridad judicial. Solicitud: Hace referencia a todas las peticiones, requerimientos o pedidos que llegan a la PGN respecto a los asuntos manejados por la entidad. Valorar Solicitud: Este proceso consiste en evaluar la pertinencia para la PGN de tramitar las solicitudes de servicio que llegan a la PGN. Estas pueden ser quejas, solicitudes o peticiones de ciudadanos, memoriales de abogados o comunicaciones de las autoridades. También pueden ser traslados por competencia, compulsa de copias o notificaciones. Verificar Hechos: Consiste en la constatación de los hechos relevantes en un caso por medio de la observación directa, cuestionarios o testimonios, documentos, medios técnicos, para verificar una conducta y/o comprobar el cumplimiento de los mandatos legales. Incluye la práctica de pruebas de caso, para la afirmación o información de los hechos y la responsabilidad de los sujetos procesales. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 9 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION 3. Términos relacionados con el área técnica en sistemas Actor: Conjunto coherente de roles que desempeñan los usuarios de casos de uso. Administración de la información: conjunto de definiciones, normas, y técnicas para almacenar, procesar y transmitir información.1 Administración del sistema de información: es el conjunto de herramientas que permiten mantener un sistema de información en un estado de actualización vigente, en un nivel de uso controlado, de acuerdo con políticas de actualización, seguridad y confidencialidad definidas para el sistema. Ambiente Hardware: Un Ambiente Hardware es una solución de hardware que apoya una ó varias funciones de una empresa. Un Ambiente Hardware está conformado por equipos y/u otros Ambientes Hardware. Ambiente Software: Un Ambiente Software es una solución de software que apoya una ó varias funciones de una empresa. Un Ambiente software está conformado por paquetes de software y/o otros Ambientes Software. Arquitectura: Conjunto de decisiones significativas acerca de la organización de un sistema software, la selección de los elementos estructurales a partir de los cuales se compone el sistema y las interfaces entre ellos. La arquitectura de software se interesa no sólo por la estructura y el comportamiento, sino también por las restricciones y compromisos de uso, funcionalidad, funcionamiento, flexibilidad al cambio, reutilización, comprensión, economía y tecnología. Artefacto UML: En UML un artefacto define cualquier componente que se puede colocar en un diagrama UML (i.e un diagrama de actividad, una actividad, una transición, etc.). Literalmente se define como: "Un pedazo de información que es usado o producido por un proceso de desarrollo de software". Canal de comunicación: medio para transmitir información entre entes de comunicación separados en el espacio.2 1 2 Fuente: Diccionario enciclopédico de ciencia y tecnología. Prentice – Hall Hispanoamérica S.A. Fuente: Diccionario enciclopédico de ciencia y tecnología. Prentice – Hall Hispanoamérica S.A. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 10 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Caso de Uso: Una descripción de un conjunto de secuencias de acciones, incluyendo variaciones, que un sistema lleva a cabo y que produce un resultado de interés para un actor determinado. Centro de Información: instalación cuyo propósito es almacenar, procesar y recuperar información según las necesidades de los usuarios.3 Clase: Una descripción de un conjunto de objetos que comparten los mismos atributos, operaciones, relaciones y semántica. Componentes de hardware: es la mínima unidad de hardware que hace parte de un equipo, hasta cuyo nivel de detalle se desea manejar como infraestructura. Diagrama: La representación gráfica de un conjunto de elementos, usualmente representado como un grafo conectado de vértices (elementos) y arcos (relaciones). Diagramas de Actividad: Diagramas definidos por UML para modelar procesos de negocio o para refinar casos de uso. Diagrama de Casos de Uso: Un diagrama que muestra un conjunto de casos de uso y de actores y sus relaciones. Diagrama de Clases: Un diagrama de clases presenta las clases del sistema con sus relaciones estructurales y de herencia. La definición de clase incluye definiciones para atributos y operaciones. El modelo de casos de uso aporta información para establecer las clases, objetos, atributos y operaciones. Diagrama de Colaboración: Un diagrama de interacción que enfatiza la organización estructural de los objetos que envían y reciben mensajes; un diagrama que muestra las interacciones organizadas alrededor de instancias y de los enlaces entre ellas. Equipo: es una unidad de hardware que hace parte de la infraestructura de información, como un host, un switch de comunicaciones, un concentrador, un PC, etc. Un equipo puede estar ó no conformado por otros equipos y puede tener ó no componentes. 3 Fuente: Diccionario enciclopédico de ciencia y tecnología. Prentice – Hall Hispanoamérica S.A. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 11 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Equipo Primario: es un equipo que no hace parte de ningún otro equipo por ejemplo un PC. Equipo Secundario: es un equipo que hace parte de otro equipo por ejemplo un Controlador de disco SCSI. Evento: La especificación de una ocurrencia significativa que tiene una ubicación en el tiempo y en el espacio; en el contexto de máquinas de estados, un evento es una ocurrencia de un estímulo que puede disparar una transición de estados. Flujos de Información: Conjunto de datos que fluyen entre un sistema y otro para garantizar su operabilidad. Función: Es una actividad global que hace parte de la operación de una Empresa, las cuales se apoyan en infraestructuras de tecnologías de información ó son Funciones potencialmente sistematizables. Información: Conjunto de datos con sentido para quien la utiliza. Informática: Es el tratamiento en forma automática de la información. Instancia: Una manifestación concreta de una abstracción; una entidad sobre la que pueden aplicarse un conjunto de operaciones y que tiene un estado que almacena los efectos de las operaciones, es sinónimo de objeto. Mapa de los Sistemas de Información: El mapa de sistemas es una representación gráfica de un sistema de información que permite visualizar los componentes que lo conforman y los principales flujos entre ellos. Objeto: Ver Instancia. Paquete: Un mecanismo de propósito general para organizar elementos en grupos. Postcondición: Una restricción que ha de ser cierta al completarse una operación. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 12 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Precondición: Una restricción que ha de ser cierta cuando una operación es invocada. Productos y Servicios: Son las soluciones de tecnologías de información que se han desarrollado, y que pueden ser usadas para apoyar las diferentes funciones de las Empresas. Los productos y servicios están formados por componentes de software, hardware y comunicaciones. Requerimientos Funcionales: Un requerimiento es la necesidad que tiene un usuario para resolver problemas o alcanzar un objetivo. Su importancia radica en que son pieza clave y fundamental en el proceso de desarrollo de software. Requerimientos no Funcionales: Requisito que especifica propiedades del sistema, como restricciones del entorno o de implementación, rendimiento, dependencias de plataforma, mantenibilidad, extensibilidad o fiabilidad. Servicios de TI: Son servicios ofrecidos por proveedores de Tecnologías de Información, los cuales no involucran elementos tangibles de hardware, software o comunicaciones; se trata de servicios como asesorías, capacitación, construcción de páginas WEB, entre otros. Sistema de Información: Un conjunto u ordenación de elementos organizados para llevar a cabo algún método, procedimiento o control mediante el procesamiento de información. Soluciones Informáticas: Se refiere a los productos informáticos que ofrece un proveedor de tecnologías de información, los cuales involucran elementos tangibles de hardware, software o comunicaciones. Así por ejemplo, un software de nómina es una solución informática. Tecnologías de información: Las tecnologías de información, como se les llama comúnmente, se refieren a todo lo relacionado con la captura, transportación, proceso, uso y presentación de la información (digital, audio y video); es decir, todo lo que involucra equipos de cómputo (hardware), programas de cómputo de infraestructura y aplicativos (software) y las telecomunicaciones.4 Términos de Referencia: Documento que contiene las condiciones y requerimientos necesarios para una contratación. UML (Unified Modelling Lenguaje): Lenguaje estándar, que mediante el uso de diagramas 4 Fuente: Tecnologías de la información a la estrategia del negocio. TI Magazin.net. Nelson Roca. Abril del 2000 Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 13 CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION definidos permite modelar procesos de negocio, requerimientos, arquitectura y diseño de sistemas de software. Usuario: Humano que interactúa con el sistema. Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información. TOMO II – Propuesta de Optimización -Glosario Pág. A- 14
