GUIA PARA DESARROLLAR EL TALLER DE SIIGO WINDOWS VERSION 5

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GUIA PARA DESARROLLAR EL TALLER DE SIIGO
WINDOWS VERSION 5
Elaborado por: Nelson Alonso Castañeda
Victor Julio Ramos Saavedra
Instructores SENA
Coordinación de Contabilidad y Finanzas
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Contenidos
0
1. Objetivo de la guía
2. Ingreso al programa de siigo
3. Datos de la Empresa
4. Parámetros Generales
a. Plan de Cuentas
b. Registros de Control
c. Monedas
d. Ciudades
e. Zonas
f. Formas de pago
g. Creación de terceros
h. Modulo de Contabilidad
i. Modulo de Inventarios
j. Modulo de Activos Fijos
5. Desarrollo del ejercicio tipo
6. Manejo de la USB.
a. Guardar el trabajo realizado del disco duro (C), a la
USB.
b. Cargar el trabajo de la USB al disco duro (C)
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1
Objetivo de la guía
Objetivo general de la guía: al finalizar, el Aprendiz estará en
condiciones y capacidad de demostrar que sabe utilizar la herramienta
de programa contable “siigo”, aplicando los conocimientos adquiridos
en su proceso de formación; contabilización de los recursos de
operación, financiación y de inversión (croif) y preparación y
presentación de los estados financieros básicos (prepref) de acuerdo
con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
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Ingreso al programa de siigo
1. Prender el computador
2. Presione Ctrl – Alt – Supr para iniciar
3. Enter
4. Seleccionar el icono de siigo y enter
5. Aparece resolución de 800 * 600 y Aceptar
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6. Enter
USUARIO (ADMON) enter; CLAVE (1111) enter 4 veces seguidas.
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3
Datos de la Empresa
Apreciado Aprendiz siga las instrucciones pasa a paso
Crear contablemente una empresa con las siguientes características:









Empresa Comercializadora. Compra y venta de prendas de vestir.
Sociedad Limitada constituida por tres socios, quienes aportan por partes
iguales tanto en dinero como en especie. Responsable de Régimen Común.
Domicilio: Bogotá. D.C.
Utilizar Plan Único de Cuentas Comercial (PUC).
Utilizar sistema de inventario permanente. Método de valoración promedio
ponderado. Clasificar inventario de mercancías por Líneas (2) y al interior de
cada línea definir 2 grupos.
Manejar dos grupos de Propiedad Planta y Equipo.
Manejar: Dos (2) cuentas corrientes (cada una con dos sucursales), una (1)
caja menor, cuatro (4) clientes, cuatro (4) proveedores.
Crear dos centros de Costos (Administración), (Ventas).
Trabajar con dos (2) Fondos de Salud, dos (2) Fondos de pensión, un (1)
Fondo de Cesantías y un (1) empresa Aseguradora de Riesgos Profesionales.
Generar, contabilizar y pagar una nomina de 4 empleados dentro de los cuales
hay 1 vendedor.
Fases a Desarrollar en el Ejercicio:
Fase 1: Definición Plan de Cuentas.
Teniendo en cuenta, que el programa incorpora en su totalidad el Plan Único de
Cuentas del sector Comercial (PUC), el estudiante debe definir un plan de
cuentas que esté acorde con las características de la empresa.
El plan de cuentas definido debe contener:
1. Grupo, cuenta, subcuenta, auxiliares y subauxiliares
2. Debe definirse en cada cuenta: Naturaleza, relación con terceros, centro de
costos, y demás parámetros propios de cada cuenta.
Fase 2. Parametrización de la Aplicación.
Definir los parámetros bajo los cuales el programa va a trabajar el proceso
contable de la Empresa:
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1. Información de la Empresa: Nit, dirección, ciudad, teléfono, sistema de
inventario, moneda oficial, impresoras a utilizar, tipo de contribuyente,
clasificación tributaria por actividad económica, actividades para efecto de ICA,
etc.
2. Monedas, ciudades, zonas, formas de pago.
3. Centros de Costos: Código, nombre, responsable, dirección, teléfono.
4. Documentos a utilizar: Factura de Venta, Recibo de Caja, Registro de Compra,
Comprobante de Egreso, Notas Bancarias, Nota de Contabilidad, Recibo de
Consignación, Nota de Devolución en Ventas, etc.
5. Terceros: 4 clientes, 4 proveedores, 3 empleados, 1 vendedor 2 Bancos cada
uno con dos sucursales, 3 Socios, y todos los que se necesiten para el
funcionamiento de la empresa.
6. Fondos de Pensión, Salud y Cesantías: Abrir tarjetas control y auxiliar de cada
fondo.
PENSIÓN
01 = I.S.S
02 = PORVENIR
SALUD
01 = I.S.S
02 = COLSANITAS
CESANTIAS 01 = COLPATRIA
10. Grupos Contables. (Admón. 51), (Ventas 52)
11. Apertura líneas y grupos de inventario mercancías. (Línea: Prendas de Vestir)
una sola línea y un solo grupo.
LINEA 01 = MASCULINA
Grupo 01 = Pantalones
Grupo 02 = Camisas
LINEA 02 = FEMENINA
Grupo 01 = Faldas
Grupo 02 = Blusas
13. Apertura
referencia.
de Productos: Abrir tarjeta de Kárdex correspondiente a cada
DESCRIPCIÓN
Línea
01
01
02
02
Grupo
01
02
01
02
Código
01
01
01
01
Pantalón Sport talla 32
Camisa Talla M
Blusa Talla Única
Falda Talla Única
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14 .Bodegas: 01 Bodega Principal, 02 Bodega Occidente.
15. Apertura grupos de activos fijos: 01 = Autos, Camionetas y camperos, 02 =
Equipo de Sistematización. Uno solo
16. Abrir tarjeta de Control de cada Activo Fijo.
Fase 3. Asiento de Apertura
Contabilizar asiento de apertura a través de los documentos correspondientes:
Socio 1 aporta:
$30.000.000.oo en Efectivo.
$30.000.000.oo en un Vehículo
Socio 2 aporta:
$10.000.000.oo en un Computador.
$50.000.000.oo en Efectivo.
Socio 3 aporta:
$60.000.000.oo en Efectivo
Fase 4: Movimiento Contable:
Desarrollar el movimiento contable que comúnmente ocurriría en una empresa de
las características definidas, siguiendo los siguientes criterios:
1. Especificar un mes de movimiento.
2. Registre el movimiento del mes utilizando la fecha de cada sesión de trabajo en
las transacciones respectivas.
3. En el movimiento registrado del mes, deben ser utilizados todos los documentos
parametrizados.
4. Dentro del movimiento anterior se deben contemplar todos los aspectos de
índole legal (IVA, Retenfuente, ICA, etc.).
Fase 5: Depreciación, Diferidos
 Determinar saldos finales del mes trabajado.
 Procesar depreciación de activos fijos.
 Amortizar Diferidos.
Fase 6. Presentación de Estados Financieros
 Generación del Estado de Resultados
 Generación del Balance General
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Parámetros Generales
4
a. Plan de Cuentas
Objetivo: Estructurar el Plan de Cuentas de la empresa a trabajar, fijando las
características de cada uno de los rubros que lo componen, teniendo en cuenta
los principios y normas contables que garanticen la transparencia y uniformidad
de los registros.
La aplicación trae incorporado todo el P.U.C Comercial; Usted deberá estructurar
el Plan de Cuentas “marcando” las cuentas a utilizar, siguiendo las pautas del
ejercicio tipo.
El código contable contempla los siguientes niveles: Los dos primeros dígitos
determinan el GRUPO, los dos siguientes la CUENTA, los dos siguientes la
SUBCUENTA y los dos últimos para la AUXILIAR (Opcional). Igualmente la
aplicación da la posibilidad de crear sub.-auxiliares (Dos dígitos).
Para crear su Plan de Cuentas: Ingrese al Módulo de Contabilidad, Submenú
Parámetros, Opción Apertura de cuentas contables.
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DEFINICIÓN DE CADA CAMPO
Grupo:
Digitar el Grupo de cuentas (2 dígitos). ENTER para fijar y pasar al
campo siguiente.
Cuenta:
Digitar la Cuenta (2 dígitos). ENTER para fijar y pasar al campo
siguiente.
Subcuenta: Digitar la Subcuenta (2 dígitos). ENTER para fijar y pasar a campo
siguiente.
Auxiliares:
Seleccione clic (con Mouse o barra espaciadora) si la cuenta
requiere auxiliares.
Auxiliar:
Digite el código de la cuenta auxiliar (2 dígitos). En caso de existir la
cuenta aparece la descripción a la derecha; en caso contrario,
aparece el mensaje CREACIÓN. Presione ACEPTAR y digite la
descripción, con ENTER fija y pasa al siguiente campo.
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sub.-auxiliar: Digite el código de la cuenta auxiliar (2 dígitos). En caso de existir la
cuenta la descripción a la derecha, en caso contrario, aparece el
mensaje CREACIÓN. presione ACEPTAR y digite la descripción,
con ENTER fija y pasa al siguiente campo.
Detalles:
Una cuenta detalla cuando necesita ser discriminada por tipo de
documento y fecha de vencimiento. Puede seleccionar si la cuenta
“No detalla” o si detalla por “Cobrar” o por “Pagar”
Terceros:
Seleccione “Si tercero” si la cuenta discrimina por cédula o Nit; “No
Tercero” si no discrimina; “Retención” si es una cuenta de
Retefuente por Pagar (2365).
Centro de
Costos:
Seleccione si la cuenta acumula por Centros de Costos.
Para el ejercicio tomamos como Centro de Costos, cada una de las
Dependencias o secciones que componen la empresa. En este caso
Es 51 y 52.
Ajustable:
Seleccione el tipo de ajuste por inflación que afecta la cuenta.
Moneda
Extranjera:
Seleccione si la cuenta registra moneda extranjera.
Tipo de
Cuenta:
Seleccione el tipo de cuenta que se está creando.
Naturaleza: Seleccione si la cuenta tiene naturaleza Débito o Crédito.
Caract. de
Cuenta:
Marcar según la característica tributaria de la cuenta.
Cuenta alterna: No Digite cuenta alterna porque es la correspondiente a la cuenta
que esta creada en otro p.e.d
.
Para el ejercicio no utilizamos los campos de “Caract. De Cuenta” ni
“Cuenta Alterna”. Pasar con ENTER.
Veamos a continuación algunos ejemplos de como marcar (crear) cuentas:
Marcar la cuenta Inventario de Mercancías.
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Marcar la cuenta Anticipo de Retención en la Fuente:
Las cuentas de
Impuestos (Iva,
ICA, Anticipos,
etc). deben marcarse
como “Si terceros”
para que identifique
el responsable o
contribuyente.
Marcar la cuenta Retenfuente por Pagar Compras.
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Las cuentas de
Retención en la
Fuente por Pagar
(2365)
deben
marcase como
cuentas
“RETENCIÓN”
en el campo de
terceros,
para
que solicite el
porcentaje
respectivo.
Marcar la cuenta Gastos admón. Horas extras ord. diurnas.
Ejemplo de cuenta
con nivel de auxiliar.
En SIIGO, todas las
cuentas laborales
deben marcarse por
Terceros y Centro
de Costos (Clic). Lo
anterior para que
discriminen por
empleado y por
centro de costo o
depto.
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Marcar la cuenta Acreedora de Fondos de Cesantías.
En las cuentas laborales
cuando se necesite
identificar una entidad se
debe abrir la auxiliar
respectiva: (ISS,
Porvenir, Colsanitas,
etc.). Con los mismos
parámetros que se creen
en al Pasivo se deben
crear las cuentas del
Gasto.
Marcar la cuenta Propiedad Planta y Equipo. Equipo de Transporte.
Las cuentas marcadas “P”
en el parámetro ajustable,
son las que se ajustan por
PAAG. Se debe digitar al
final de la pantalla el
código de la cuenta donde
va el ajuste y su
correspondiente
contrapartida.
Las cuentas mencionadas
para el ajuste, deben
también ser creadas.
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Marcar la cuenta Ajuste por Inflación Equipo de Transporte.
Las cuentas de
Ajuste por Inflación
hay que crearlas
(marcarlas).
Se deben ajustar en
ellas mismas.
Marcar la Cuenta Corrección Monetaria. Propiedad planta y Equipo.
Hay que crear las
cuentas de
corrección
monetaria.
Estas no se
ajustan.
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Marcar la cuenta Clientes.
Las cuentas como Clientes o Proveedores se pueden manejar de dos formas:


Por auxiliares: Se deben crear los auxiliares para cada uno de los
clientes.
Por terceros: No se abren auxiliares. Se selecciona “Si tercero”. El
programa maneja un solo libro para clientes pero lo discrimina por cédula o
NIT.

Una cuenta detalla cuando
necesita ser discriminada
por documento y fecha de
vencimiento de éste.
Puede detallar por “Cobrar”
o “Pagar”
Las cuentas que detallen
deben necesariamente
manejar terceros.
Para el ejercicio los
clientes y proveedores se
manejan por terceros.
MODIFICACIÓN Y BORRADO DE CUENTAS:
Estando en la pantalla de Apertura de cuentas y teniendo el cursor ubicado en el
campo GRUPO, se puede consultar de manera alfabética o numérica las cuentas
que se hayan marcado y conforman el plan de cuentas de la empresa.
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HACIENDO CLIC EN EL ICONO
DE BINOCULARES, SE
DESPLEGARÁ LA VENTANA
DE CONSULTA RAPIDA DE
LAS CUENTAS CREADAS.
Con tecla de función “F2” se
consulta alfabéticamente.
Con tecla de función “F3” se
consulta numéricamente.
O también puede hacer clic en
los iconos:
ABC = Alfabético
123 = Numérico
Para modificar una cuenta, ubique el cursor en la cuenta que desea traer a
pantalla y con click o ENTER traerá la cuenta a pantalla. Llegue hasta el
parámetro a modificar y grabe nuevamente la cuenta digitando ENTER hasta el
final del pantallazo.
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Para eliminar una cuenta:
Ubique el cursor en el nombre del último nivel al que haya llegado el código de la
cuenta, accione la tecla F5 o haga clic en el icono de eliminar. Aparecerá el
mensaje:
Desmarcar: Es quitar un código del plan de cuentas de la empresa que estamos
trabajando. Sin que sea borrada del P.U.C interno.
Borrar:
Es eliminar una cuenta tanto del plan de cuentas de la empresa
como del PUC interno que trae la aplicación.
Nota: Solo se pueden desmarcar o borrar cuentas sin movimiento.
Se borra de abajo hacia arriba: primero la Cuenta Auxiliar en caso que exista,
luego la Subcuenta, así sucesivamente la Cuenta y por último el Grupo, es decir
no se puede borrar un Grupo sin borrar todas las Cuentas sub.-cuentas y
Auxiliares que de éste dependan.
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b. Registro de Control
Modulo de: Administración; Submenú: Parámetros Generales; Opción:
Registros de control
Haciendo clic en
el icono de Ayuda,
le
indicará
la
información
a
digitar en cada
campo.
En esta pantalla
se digitan todos
los datos que
identifican
la
empresa.
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PANTALLA ACTUALIZACIÓN DE TABLAS PARA MANEJO DE I.C.A (Impuesto de
Industria y Comercio para Bogotá).
Digitar varias
actividades de
ICA con base
en las tablas
oficiales.
c. REGISTRO DE MONEDAS (Extranjeras).
Permite crear los
códigos de las
divisas a trabajar,
así como el cambio
diario o cambio
mensual proyectado
a trabajar.
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El anterior parámetro no se trabajará en el ejercicio, el ejemplo solo es informativo.
d. REGISTRO DE CIUDADES
Cree como mínimo un
país con tres
ciudades. Al crear
cada ciudad la
aplicación ubica el
cursor nuevamente en
el mismo campo para
crear la siguiente del
mismo país.
e. REGISTRO DE ZONAS
Cada ciudad se puede
dividir en varias zonas.
Util para asignara a cada
vendedor una zona.
Cree 4 zonas para la
ciudad 001
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f.
FORMAS DE PAGO
Para definir forma de
pago en facturación
(ventas o compras)
Cree:




Venta Crédito
o
Arturo
Calle
o
El Éxito
o
Carrefour
o
Cafam
Ventas Contado
Compras Crédito.
o
Manpower
o
Camisería
Inglesa
o
Blusas
Mojadas
o
Faldas
Cortas
Compras de
Contado
Definir la Cuenta donde
se contabiliza la forma de
pago.
g. CREACION DE TERCEROS: Ingrese a Contabilidad, Administración
de Terceros, Apertura:
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Los “terceros” son todas aquellas personas naturales (cédula) y jurídicas (NIT)
con quienes la empresa tiene algún tipo de relación comercial, ej.: Clientes,
Proveedores, Socios, Empleados, Bancos, E.P.S, A.F.P, etc., el NIT que vamos a
manejar, debe ser sencillo, por ejemplo los proveedores que son 4, su respectivo
NIT 101, 102, 103 y 104, los clientes 201, 202, 203 y 204 y así cada uno de los
terceros
Ejemplo de creación de tercero (Proveedor):
IMPORTANTE: Aunque un tercero se puede crear en el momento que se esté
contabilizando un documento, en el caso de clientes y proveedores es mejor
crearlos antes de empezar a contabilizar.
Cree los siguientes terceros:








4 Clientes, 101, 102, 103 104
4 Proveedores, 201, 202, 203, 204.
3 Socios. 301, 302, 303
Banco Bogotá: Sucursal Chapinero (401) y Sucursal Unicentro 402.
Banco Ganadero: Sucursal Centro (501) y Sucursal Restrepo (502)
E.P.S: ISS (601) y Colsanitas (602).
A.F.P: ISS (603) y Porvenir (604)
Fondo de Pensiones: Colpatria (605)
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







NOTA:
A.R.P: Colseguros (606).
PARA CREAR LOS
Librería Panamericana (701)
CLIENTES
COMO
TERCEROS
DEBE
Taller de mantenimiento “El Mejor” (702)
CREAR PRIMERO EL
Empresa Codensa (703)
CATALOGO
DE
VENDEDORES (VER
Empres de Teléfonos de Bogotá (704)
PARÁMETROS
DE
Empresa de Acueducto de Bogotá (705)
NÓMINA).
6 empleados del 801 al 806
Empresa de Ropa, cada grupo de trabajo le da su respectivo nombre (1000)
Los terceros deben coincidir con los creados como códigos contables en el
plan de cuentas. SE deben crear todos los demás que hagan falta para el
desarrollo contable de la Empresa
h. MÓDULO DE CONTABILIDAD
CENTROS DE COSTOS: Ingrese a Contabilidad, administración. Centros de Costos,
Apertura:
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Los centros de costos se definen en
función de las áreas de trabajo de la
empresa, por ejemplo: Admón,
producción,
Ventas, etc.
Cree:
01 = Administración
02 = Ventas
DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS: Ingrese a Contabilidad, Definición de documentos:
EN LA APLICACIÓN SIIGO EXISTE
PARA CADA DOCUMENTO UNA
LETRA (A..Z), QUE IDENTIFICARÁ EL
TIPO DE DOCUMENTO, DE ACUERDO
CON LA
TRANSACCIÓN QUE
SOPORTARÁ.
En la tabla adjunta se selecciona el tipo
de documento que se vaya a
parametrizar.
Cada tipo de documento tendrá uno a
varios comprobantes o formatos a
trabajar.
Por ejemplo: para parametrizar factura
de venta se selecciona la letra “F”.
El documento quedará identificado como
documento tipo “F” factura de venta,
Comprobante o formato 001.
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Ejemplo de cómo crear el formato de factura de venta: (F)
Haciendo clic en
el icono de Ayuda,
le
indicará
la
información
a
digitar en cada
campo.
DEFINICIÓN DE DESCUENTOS Y CARGOS EN EL FORMATO DE FACTURA
DE VENTA
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CARACTERISTICAS DE IMPRESIÓN EN FORMATO DE FACTURA DE VENTA.
Recibo de Caja (R)
Para dejar un campo en blanco digite tecla F1.
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Registro de Compra (Factura de Proveedor) (P)
DEFINICIÓN DE DESCUENTOS Y CARGOS EN EL FORMATO DE FACTURA
DE COMPRA.
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Comprobante de Egreso (G):
Cree un comprobante
de egreso para cada
banco .


Comprobante 1
Banco Bogotá.
Comprobante 2
Banco Ganadero.
Comprobante “L” (Otros): Nómina.
Cuando se van a crear
documentos que no
aparecen definidos en la
tabla, la aplicación permite
crear “Otros” con la
opción L.
Crear:
L 001= Nómina,
L 002 =Consignaciones,
L 003 =Depreciaciones,
L 004 =N. Bancarias.
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De la misma manera definir todos los documentos que se necesiten para el
ejercicio planteado los cuales básicamente son, además de los que aparecen a
manera de ejemplo: “J” para Nota de devolución de Facturas (devolución en
ventas), “N” para Nota de contabilidad, “C” y “D” para Notas Debito y Crédito , “A”
para Nota de ajustes por Inflación, “L” para Consignación, Notas Bancarias y
Comprobante de Depreciación.
PARÁMETROS DEL MÓDULO DE NOMINA
Hay que crear una serie de catálogos que nos permitirán realizar los procesos de
liquidar, contabilizar y pagar las nóminas.
Ingresar por el Módulo de Nómina, Catálogo
MENU DE
CATALOGOS
CREAR:





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Tipos de Nómina.
Fondos.
Conceptos.
Empleados
Grupos Contables
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Apertura de tipos de nóminas:
Se refiere al formato que se va
a utilizar por cada período de
pago y por cada centro de
costo.
Crear:
01 Admón.
02 Ventas
Apertura de Fondos:
Pensiones – Control (00)
Se deben crear las tarjetas
control (Número de fondo 00),
para salud y pensiones, en las
cuales se fijan los porcentajes y
topes que se tendrán como base
para la liquidación de aportes.
Se
debe
actualizar
permanentemente las tarifas y
topes que rijan para estos
aportes.
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Creación Fondo de Pensión: (01, 02, 03, ....etc)
Se debe crear una tarjeta
por cada fondo de pensión,
salud y cesantías.
Si el NIT está ya creado
desde terceros, se puede
traer con el botón de los
binoculares.
Salud. Control (00)
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Creación E.P.S ( 01, 02, 03, ....etc)
Apertura de Conceptos: Hay que crear los conceptos de Ingresos (Sueldo,
Horas Extras, Recargos, Aux. de Transporte) y Deducidos (Salud, Pensión,
Retenfuente y Préstamos Empleados) que se necesiten para liquidar la nomina.
Nómina, Catálogo, Apertura de Conceptos:
En esta pantalla se parametrizan
todos los conceptos que se
requieran tanto de Ingresos como
de Deducciones.
Recuerde que puede traer la ayuda
para informarse de la información
de cada campo.
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DETALLES DE CONCEPTOS DE NÓMINA.
Concepto: Cada concepto debe ser identificado con un código numérico desde 1
en adelante.. Es aconsejable asignar rangos de codificación para cada
grupo de conceptos. Por ejemplo del 1 al 50 Ingresos, del 51 en adelante
deducciones, para prever futuras inserciones de conceptos.
Tipo: Seleccionar si el concepto que se está creando es Ingreso o Deducción.
Descripción: Asignar nombre a cada concepto: Sueldo, Auxilio de Transporte,
Comisiones, etc.
Cuenta: Indicar la cuenta donde se debe contabilizar el concepto que se está
parametrizando. Se debe completar con ceros a la derecha hasta
completar los diez campos que componen el código contable.
Ej:
5105060000 (Sueldos admón.) Se puede digitar el código o traerlo con el
botón de binoculares.
Fórmula: Seleccionar si el concepto parametrizado necesita o no de una fórmula
para su liquidación. A los cálculos automáticos no se le da formula.
Numerador y denominador: Este campo se definirá cuando el concepto necesite
fórmula. Por ejemplo para determinar numerador y denominador de horas
extras ordinarias diurnas, tomamos como base la fórmula:
HEOD = Sueldo básico X No. Horas X 1.25
240
Como numerador irá aquel factor que sea fijo, constante para todos los
trabajadores, en este caso 1.25. Para el denominador opera el mismo
criterio, 240.
Salario: Seleccionar si el concepto es o no factor de Salario. Si hace parte de la
Base para liquidar prestaciones sociales.
Muestra Saldo: Determinar si es necesario que se conozca el acumulado del
concepto que se está parametrizando, en el momento de digitar la novedad.
Ejemplo: para préstamos a empleados. Embargos. Etc.
Cálculo automático: Siigo maneja para la nómina unos conceptos que define
como automáticos, se debe seleccionar el concepto: Pensión, Retenfuente,
Vacaciones, Salud, Auxilio de Transporte. Incapacidad, ETC.
Los cálculos automáticos no requieren formula.
Concepto de Liquidación: Si el concepto que se está creando hace parte de la
liquidación de alguna de estas prestaciones . Digitar (CES, INT, VAC, PRI, etc..)
según el caso. Este concepto no lo utilizamos en nuestro ejercicio.
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Ejemplo de apertura de concepto: Sueldo.
Ejemplo de apertura de concepto: Horas Ext. Ord. Diurnas
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Ejemplo de apertura de concepto: Aux. de Transporte
Aunque si trabaja
una formula no se le
da ninguna para que
permita liquidarle
proporcional a los
días trabajados .
Se marca como
cálculo automático
“Aux. Transporte”
para que aplique la
condición.
Deducción: Aporte a Fondo de Pensión:
Concepto con cálculo automático.
No le colocamos
auxiliar al código
contable para que
sirva para ambos
fondos de pensión.
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Ejemplo de apertura de concepto: Aporte Salud (Empleado).
Cree los siguientes conceptos:
Ingresos:
Sueldos, Horas extras y recargos (Diurnas, Nocturnas, Recargo
Nocturno y Dominicales), Auxilio. de Transporte.
Deducciones: Salud, Pensión, Retenfuente, Prestamos Empleados.
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Apertura de Empleados:
Dentro de los Terceros que maneja la empresa están los Empleados. Para cada empleado se
debe crear la correspondiente hoja de vida ingresado a Nómina, Catálogo, opción Apertura de
Empleados:
Ejemplo de creación de hoja de vida :
El formato de
las fechas es
Año, mes,
día, sin
ningún
separador. Ej:
19851102.
Con el botón de
binoculares puede
traer los códigos
de ciudades,
países, centros de
costos, Fondos,
etc.
PANTALLA DATOS
DE LEY 100
ATEP= Riesgos
Profesionales
(Accidente de trabajo y
enfermedad
profesional).
AFC= Ahorro
Programado para
Viivienda
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Crear como mínimo
vendedores.
seis (6) trabajadores, dentro de los cuales 2 (dos )
Grupos Contables.
Definir los
grupos
contables que se
van a trabajar
(51 –52).
Grabar con
botón de disco.
CATALOGO DE VENDEDORES
Catalogar los vendedores es asignarle a cada uno un código (del 1 en adelante), una
zona y ciudad de desempeño (opcionales) y definir los porcentajes a aplicar para el
reconocimiento de comisiones. Entrando por el Módulo de Ventas (11), submenú
Catálogo de Vendedores (11.01), opción Apertura (11.01.01).
Se debe crear
primero la hoja de
vida del vendedor
(en nómina) y luego
catalogarlo:
Asignarle código,
ciudad, zona y
porcentajes de
reconocimiento de
comisiones.
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i.
MÓDULO DE INVENTARIOS
Hay que crear los catálogos que nos permitirán realizar los procesos de manejo de Inventario de
Mercancías.
Ingresar por el Módulo de Inventarios(05), Catálogo (05.01):
Ejemplo de cómo crear líneas y grupos de inventarios:
Inventarios (05), Catálogo (05.01), Apertura de Líneas y Grupos (05.05.05):
Crear una tabla por
cada línea y grupo de
mercancía a trabajar,
identificando
las
cuentas que tienen
que ver con el manejo
de inventarios.
Línea: producto en
general.
Grupo: el producto
más específico.
Los
códigos
contables los puede
digitar o traer con
botón de binoculares.
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Apertura de Productos: Inventarios, catálogos, apertura de productos:
Ejemplo de cómo crear la tarjeta de cada producto de inventario de
mercancías.
En la tabla de precios de ventas se
pueden digitar hasta 12 precios de
venta por cada producto.
Antes de crear esta tarjeta de producto
deben estar creados los proveedores.
Asignar un proveedor a cada producto.
(Con binoculares trae los creados).
Crear los siguientes productos:
LINEA
Masculina
Masculina
Femenina
Femenina
GRUPO
Pantalón Sport
Camisa
Blusa
Falda
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CODIGO
Talla 34
Talla 36
Talla S
Talla M
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Apertura de Bodegas:
Entrando por Inventarios (05), Administración de Bodegas (05.03), Apertura:
En las bodegas se definen los
espacios físicos destinados
para el almacenamiento de la
mercancía disponible para la
venta.
Se denominan de
acuerdo con el sector donde
se encuentren ubicadas. Ej:
Sur, Zona Industrial, etc.
Cree dos Bodegas.
j. MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS
Hay que crear las tablas de activos fijos y la tarjeta de cada activo que se vaya a
contabilizar: Módulo de Activos Fijos (07):
Para crear los Grupos: Catálogos (07.01). Opción Apertura de Grupos (07.01.01).
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Ejemplo de tabla de activos (grupos):
Activos Fijos, Catálogo, Apertura de Grupos:
Se debe crear
una tabla por
cada grupo de
activos fijos a
manejar.
Ejemplo de creación de tarjeta de activo:
Activos Fijos, Catalogo, Apertura de Activos:
Las veces a
depreciar se
refiere a número
de meses
Antes de
contabilizar el
ingreso de un
activo hay que
crearle la tarjeta
respectiva.
Crear dos grupos de activos y de cada grupos abrir la tarjeta de un activo
fijo. ( Flota y Equipo de Transporte y Equipo de Sistematización)
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5
Desarrollo del Ejercicio Tipo
Objetivo: Registrar el movimiento contable, a partir de la elaboración de cada uno
de los documento requeridos, teniendo en cuenta que la información debe ser
comprensible, útil, pertinente, confiable y comparable.
Solo es posible contabilizar a través de la elaboración del respectivo documento.
Se podrán utilizar los formatos de documentos previamente definidos en la opción
de Parametrización.
Para la digitación de los documentos, entramos Al Submódulo Elaboración de
Documentos, submenú Facturas, Recibos de Caja, Notas, etc.
Las aplicaciones contables y específicamente SIIGO, manejan documentos
AUTOMÁTICOS y NO AUTOMÁTICOS. Esta característica se le define a cada
documento en el momento de parametrizarlo.
Qué es un documento Automático ?
Es el que, al proceder a digitarlo, automáticamente muestra en su
encabezamiento, el código de la cuenta contable que se afectaría en el momento
de grabar dicho documento.
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En éste tipo de documentos, solamente debemos digitar la información
correspondiente a la contrapartida de la transacción.
Ejemplo de Documento Automático:
La aplicación
diferencia dos
tipos de recaudo:
“A” cuando se
trata de abonos o
cancelación de
facturas y
“O” por otros
conceptos.
Al iniciar el formato de Recibo
de caja aparece en el
encabezamiento la cuenta
11050500 en forma
automática, como cuenta a
afectar. En en campo de
registro Sec solamente
registramos la contrapartida
de la transacción, que
posteriormente aparecerá en
la zona de registro
Qué es un documento No Automático?
Es el que, al proceder a digitarlo, no muestra en su encabezamiento ningún
código contable.
En éste tipo de documentos,
debemos digitar tanto la partida como la
contrapartida de la transacción.
Ejemplo de un documento No Automático:
En este tipo de
documentos
cada partida o
contrapartida
corresponde a
una secuencia.
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Al terminar de registrar
todas las secuencias
de la transacción, al
iniciar
la
nueva
secuencia, se graba el
documento
con
el
botón de la “Banderita
Roja”
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Siempre que se grabe un documento el programa emitirá el mensaje:
DOCUMENTO OK? S/N
“S” = Continúa con el proceso y contabiliza.
“N” = Regresa al documento para cualquier modificación.






En cualquier lugar del documento el usuario puede llamar el Menú de Ayuda y
recibirá la información correspondiente al campo donde esté ubicado.
Para efectos de cálculos numéricos, se cuenta con la calculadora de la
aplicación. Se ubica en la opción herramientas.
Dentro del documento, se puede regresar a campos anteriores o al inicio del
mismo a través de la tecla ESC.
El NIT de un Tercero se puede crear desde el documento.
Una vez grabado el documento, la aplicación da la posibilidad de impresión
inmediata o ignorarlo, no imprimir con ESC.
La elaboración de todos los documentos implica el cumplimiento de todos los
requisitos contables y tributarios vigentes.
A continuación ilustramos algunos ejemplos de elaboración de documentos :
Ejemplo de Registro de Compra:
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Digitar Datos de Proveedor e iniciar el registro de cada secuencia (producto). Si
proveedor no existe como tercero desde el documento se puede crear.
El IVA se calcula automáticamente producto a producto. Dar solamente porcentaje
(16)
La retención se liquida al final sobre el total de la compra. Dar solamente
porcentaje (3.5).
En las facturas de
compra y venta al final
hay que definir:
Vencimientos,
en
cuantas
cuotas
se
pagará la Fra. Fecha
de cada vencimiento.
Forma
de
traerlas
binoculares.
pago:
con
Grabar documento.
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Al grabar el documento,
quedan
registrados
los
valores de impuestos y la
forma de pago dada,
registra automáticamente a
proveedores
o
bancos
según el caso.
Ejemplo Factura de Venta:
CON EL BOTON DE AYUDA O CON LA TECLA F6 DESPLIEGA EL MENU QUE
LE INDICARÁ LA INFORMACIÓN QUE DEBE DIGITAR EN CADA CAMPO.
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USO DE LA CALCULADORA.
CON
LA
OPCION
HERRAMIENTAS PUEDE
DESPLEGAR
LA
CALCULADORA.
Ejemplo de comprobante de egreso.
La aplicación diferencia
entre dos tipos de pagos:
“P” para proveedores
“O” para otros conceptos.
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CONSULTA - MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE DOCUMENTOS.
Entrando por el Módulo Contabilidad (02), submenú
Generación
Comprobantes (02.06), opción Entrada de comprobante (02.06.01).

de
Digitar Tipo de Comprobante (F, R, G, N.....etc) los cuales puede consultar con
F2.
Digitar No. de Comprobante (Consultar con F2) y por ultimo Número
Consecutivo. ENTER...
Solamente se
debe consultar
documentos por
el módulo de
Contabilidad.
La elaboración
solamente se
debe hacer en
el Módulo
“Elabora
Documentos”
ANULA =
BORRA =
IGNORA =
Anula el documento en pantalla.
Borra y permite la recuperación inmediata del documento para cualquier
modificación.
Salir del documento sin efectuar ninguna modificación (consulta).
NOTA: Recuerde que
anular documentos.
por Norma Contable y de Auditoria, no se deben
.
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Nomina
Objetivo: Realizar el proceso de liquidación y contabilización de una nómina,
teniendo en cuenta las pautas dadas en el ejercicio tipo, así como las normas
laborales vigentes.
ENTRADA DE NOVEDADES.
En el proceso de liquidación de nómina, la primera actividad a desarrollar es la
digitación de novedades del período o mes correspondiente.
Ingrese desde el Menú Principal, por el módulo NOMINA, Submenú Manejo de
Novedades.
1. Fija Novedades: Para trabajar novedades que son fijas o permanentes
durante varios períodos.
2. Captura Novedades: Para digitar novedades del período que regularmente
varían de un mes a otro.
3. Generación de comprobante automático: para el cálculo de conceptos
automáticos (Aporte salud, aporte pensión; retención en la fuente.
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Veamos algunos ejemplos:
Ejemplo de una novedad fija individual:
Concepto: Código de
concepto a fijar. Ejemplo:
Auxilio de transporte.
Nit: Identificación del
trabajador al que se fijará la
novedad. Se puede traer
con binoculares o F2.
Valor: Monto a fijar. Si el
concepto fue parametrizado
con fórmula se digitará el
valor diario. de lo contrario
se digitará el valor mensual.
Ejemplo de registro de novedades variables:
Entrado por el módulo Nómina (06), submenú
Captura de Novedades.
Manejo de Novedades, opción
Aparece ventana para confirmación datos de la nómina a procesar:
Nómina a procesar: Definida en
parametrización del 01 al 99.
Iniciar proceso “SI” cuando se inicia
liquidación. “NO” cuando se quiere
continuar un proceso ya iniciado.
Mantiene novedades, “SI” para
conservar novedades del mes
pasado. “NO” para borrar
anteriores y digitar nuevas.
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A continuación aparece la siguiente pantalla:

Digitar Nit del empleado o
traerlo con tecla de función F2.

Seleccionar concepto a liquidar.
(F2)

Digitar
la
variable
correspondiente
a
cada
concepto. (Días, horas).

No digitar como novedad
aquellos conceptos que fueron
parametrizados como
automáticos (Deducciones), con
excepción del Aux. de
transporte para el cual se
digitará como variable el No. de
días.

En el préstamo a empleados
debe digitarse como novedad:
Cuota a descontar.
Después de ingresar todas las
novedades grabar con bandera roja.
El anterior proceso debe realizarse para cada uno de los empleados que
pertenezcan a un mismo grupo contable (Administración, Ventas).
Se debe procesar completamente la nómina iniciada (01 admón) y una vez
finalizada si proceder a procesar otra ( 02 ventas).
Una vez se han digitado las novedades de todos los trabajadores de la nómina en
proceso (admón.), se procede a liquidar los conceptos que se han definido como
automáticos (Deducciones).
Generación de Comprobante Automático. (Deducciones)
NOTA: Antes de generar el comprobante automático, se debe verificar que
la tabla de Retención en la Fuente, esté actualizada.
Para consultar la tabla de Retenfuente: Nómina (06), Manejo de
Novedades(06.02), Generación de Comprobante Automático (06.02.06);
aparecerán las siguientes ventanas:
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Parámetros:

Fijar limite de
Deducción de
base
de
retención.

% de salario
integral
Proceso:
Iniciar proceso de
liquidación
deducciones.
Marcar “I” para
que no procese los
que figuran como
retirados en las
hojas de vida.
Ret. Prima : “N”
La retención se
puede efectuar
por.
P = Porcentaje
V = Valor de la
Tabla.
Seleccione “V”.
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N: Para correr o
generar
el
comprobante
de
novedades
automáticas.
T: para consultar tabla
de retención.
Seleccione “Tabla”
Ventana para
actualizar tabla de
retenfuente.
Digite por lo menos
diez rangos de la
tabla oficial para
retenfuente. Al
finalizar grabe con
bandera roja.
Al grabar la tabla de retenfuente la aplicación lo llevará a la ventana donde
continuará la generación del comprobante automático (Deducciones):
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La aplicación automáticamente liquidará las deducciones y al finalizar aparece la
pantalla:
INFORMES DE NÓMINA.
Una vez liquidada la nómina (captura de novedades y generación de comprobante
automático), se puede visualizar por pantalla o hacer una impresión, con el fin de
corregir posibles inconsistencias.
Entrando por Nómina (06), Informes de Nómina(06.03), Planilla General(06.03.02)
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Esta opción
generará un
informe de los
volantes de pago
por cada
trabajador, el cual
se puede imprimir
o generar un
archivo para
visualizarlo por
pantalla.
CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA.
Entrando a Nómina(06), Pago de Nómina(06.04.01):
En el proceso de pago existen dos
opciones:
Cheque: para contabilizar la nómina
registrando el pago directamente.
Comprobante: para causar la nómina
antes de pagarla.
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SE ACONSEJA PRIMERO CAUSAR LA NÓMINA Y POSTERIORMENTE SI
PROCEDER AL PAGO.
CÓMO GENERAR EL COMPROBANTE DE CAUSACIÓN DE LA NOMINA:
Actualiza
todo:
que
contabilice todo lo que
tiene que ver con la
nómina en proceso.
La aplicación genera
automáticamente
un
comprobante de nómina
por cada trabajador.
Tipo: comprobante
nómina. (L =otros)
de
Cuenta: Código contable
de nómina por pagar.
Ejemplo de comprobante de nómina generado:
Este documento lo genera la
aplicación
en
forma
automática.
Recuerde que todos los
documentos se consultan por
el módulo de Contabilidad,
Submenú Generación de
Comprobantes, Entrada de
Comprobantes: (ver guía No.
4)
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LIQUIDACIÓN DE APORTES PARAFISCALES.
Entrando por el Módulo Nómina, Submenú: Comprobante Parafiscales.
El comprobante para
contabilizar los
parafiscales se debe
generar después de
contabilizar la
nómina.
PAGO DE LA NÓMINA:
La empresa puede pagar la nómina directamente a sus empleados o a través de
una entidad financiera, este último mecanismo es lo más aconsejable.
Recuerde que cada empleado tiene registrado en su hoja de vida el número de la
cuenta corriente o de ahorros donde la empresa puede consignarle el sueldo.
Para efectuar el registro contable del pago de nómina elaboramos el comprobante
de egreso respectivo:
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ACTIVIDAD DE AVANCE
 Liquidar, contabilizar y pagar la nómina del departamento administrativo.
 Consulta por pantalla la nómina liquidada.
 Corrija inconsistencias encontradas.
AUTOEVALUACION
Con base en los informes, analice y verifique:
Que los valores y conceptos liquidados se ajustan a las normas laborales y
tributarias vigentes.
Que los registros contables derivados del proceso de nómina se ajustan a los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
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Datos del Ejercicio Tipo
1. Asiento de apertura así:
Socio 1 aporta:
$30.000.000 en Efectivo.
$30.000.000 Vehículo
Socio 2 aporta:
$50.000.000 en Efectivo
$10.000.000 en Computador.
Socio 3 aporta:
$60.000.000 en Efectivo
2. Consignación en bancos así.
a. Banco de Bogotá sucursal Chapinero $35.000.000
b. Banco de Bogotá sucursal Unicentro $35.000.000
c. Banco Davivienda sucursal Centro
$35.000.000
d. Banco Davivienda sucursal Restrepo $35.000.000
3. Apertura de caja menor por $1.000.000 Cheque banco ganadero sucursal
Restrepo.
4. Se compra de contado así:
a. 100 unidades de pantalón a manpower (cheque banco de bogota
sucursal chapinero). Precio $50.000 cada uno.
b. 100 unidades de camisas a camisería inglesa (cheque banco de
bogota sucursal unicentro). Precio $40.000 cada una.
c. 100 unidades de blusas a blusas mojadas (cheque banco ganadero
suc. Centro) precio $30.000 cada una.
d.
100 unidades de faldas a faldas cortas (cheque banco ganadero
suc. Restrepo) Precio $20.000 cada una.
5. Devolución en las compras de contado de 20 unidades de cada grupo.
6. Vendemos de contado así:
a. 30 unidades de pantalón a Arturo Calle Precio $100.000 cada uno.
b. 30 unidades de camisas a EL Éxito
Precio $80.000 cada una.
c. 30 unidades de blusas
a Carrefour
Precio $60.000 cada una.
d. 30 unidades de faldas
a Cafam
Precio $40.000 cada una.
7. Devolución en ventas de contado de 10 unidades de cada grupo.
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Se consigna el saldo de cada venta en su respectivo banco.
8. Se compra a crédito así:
a. 140 unidades de pantalón a manpower Precio $80.000 cada uno.
b. 140 unidades de camisas a camisería inglesa Precio $50.000 C/U.
c. 140 unidades de blusas a blusas mojadas Precio $40.000 cada una.
d. 140 unidades de faldas a faldas cortas Precio $30.000 cada una.
9. Devolución en las compras a crédito de 10 unidades de cada grupo.
10. Vendemos a crédito así:
a. 150 unidades de pantalón a Arturo Calle Precio $160.000 cada uno.
b. 150 unidades de camisas a EL Éxito Precio $140.000 cada una.
c. 150 unidades de blusas a Carrefour precio $120.000 cada una.
d. 150 unidades de faldas a Cafam Precio $100.000 cada una.
11. Devolución en ventas a crédito de 5 unidades de cada grupo.
12. Pago de las compras a crédito
13. Pagan el valor de las ventas a crédito.
14. Consignar saldo de caja general en bancos ordenadamente
15. pagamos servicios públicos así:
 Acueducto a EAAB $200.000.,
 Energía a CODENSA $200.000.
 Teléfono a ETB $200.000.
16. Recibimos un préstamo bancario por $20.000.000.
17. Pagamos tres meses de anticipo de arrendamiento del local por $1500.000
(valor del canon $500.000) cheque banco ganadero suc. Restrepo.
18. Se compra papelería para todo el año por $2400.000 a PANAMERICANA.
cheque banco ganadero suc. Centro.
19. Pago de mantenimiento del vehiculo por $2.200.000, de contado.
20. Generar una nomina con sus respectivos sueldos y 8 horas extras en cada
modalidad a cada uno.
Gerente: $ 2.500.000
Secretaria $ 800.000
Trabajador de planta s.m.m.l.v.
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Vendedor s.m.m.l.v., mas comisiones
Manejo de la USB
6
a. Guardar el trabajo realizado del disco duro (C), a la
USB.
 Seleccionar la carpeta siiwi01 y con el ratón, clic derecho enviar a
USB
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b. Cargar el trabajo de la USB al disco duro (C)
 Introducir la USB en el computador
 Abrir el archivo SIIWI01 de la USB, Edición, seleccionar todo y
copiar
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 Ir a SIIWI01 en C; Edición, pegar, y Si a Todo
 Ingresar al programa SIIGO
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