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Intercambio de Documentos
Introducción: Intercambio de Documentos
Como
hemos
comentando
anteriormente,
Microsoft
guarda
en
forma
predeterminada los libros de trabajo como archivos con extensión “xls”. Para
intercambiar los documentos generados interna o externamente a la organización,
puede ser necesario guardarlos en otros formatos; tales como texto, plantilla de
documento o incluso en un formato apropiado para su visualización desde la Web.
Ir al menú Archivo
Elegir la opción Guardar como
Aparecerá un cuadro de dialogo como muestra la imagen.
Cómo abrir archivos Excel.
Una vez iniciado el programa, aprenderemos, abrir archivos Excel ya guardados en
nuestro PC. Para realizar esta operación debemos hacer los siguientes pasos:
Hacer clic en el Menú Archivo
Elegir la opción Abrir
A continuación debemos buscar en que dispositivo de almacenamiento se encuentra
el archivo Excel.
Otra forma de poder abrir un libro Excel es con los siguientes pasos:
Hacer clic en el ícono Abrir.
Elegir la opción
que se encuentra en la Barra de herramienta estándar,
representada por una carpeta abierta.
Por último, puedes hacer doble clic en el mismo archivo Excel y se abrirá
automáticamente.
Predeterminando el Formato para Guardar
Como valor predeterminado, Microsoft Excel guardará los libros en el formato .xls.
Si se trabaja con versiones anteriores de Microsoft Excel u otros programas de hoja
de cálculo, se puede utilizar otro formato como valor predeterminado para guardar
los libros.
Para ello debes dirigirte al menú herramientas y elegir opciones.
A continuación, debes hacer clic sobre la pestaña Transición del cuadro de dialogo
que aparece.
En la opción Guardar archivo de Excel como, debes hacer clic en el formato de
archivo que deseas.
Puedes escoger entre distintos formatos, tales como documentos de texto con
extensión Txt, plantilla de documento, página Web, archivo Web, hoja de
cálculo XML, plantillas y versiones posteriores de Excel XP.
Una vez definido el formato de archivo predeterminado, todos los nuevos libros se
guardarán con el formato de archivo seleccionado. Si no se especifica puedes elegir
la extensión en el cuadro de dialogo Guardar como del menú Archivo.
Ver imagen
Guardando
Si quieres guardar un libro con un formato diferente al predeterminado, debes
seguir los siguientes pasos:

Menú Archivo,

Guardar como,

Escribir
el
nombre
del
archivo
y
seleccionar
el
dispositivo
de
almacenamiento.
Los libros de trabajo pueden publicarse en la red y ser visto por cualquier usuario
desde el navegador, con lo que se universaliza la posibilidad de intercambiar y
observar documentos Excel desde cualquier plataforma.
Excel XP permite guardar hojas y libros en formato HTML, sin necesidad de conocer
nada de este lenguaje, para guardar un libro de trabajo Excel XP en formato HTML,
haremos el siguiente:

Menú Archivo

Guardar como
En el cuadro de dialogo que parece, debes dirigirte al menú desplegable Guardar
como tipo y escogemos el formato Página Web.
Esta opción no sólo nos guardará el libro completo en HTML si no que además
podemos controlar el aspecto final del fichero en el navegador.
Ayuda con Excel
Introducción: Ayuda con Excel
Cuando se instala la Suite Office XP, se activa la herramienta de ayuda.
A continuación, te explicaremos como utilizar la ayuda en Microsoft Excel
Activando Ayuda
Para activar la ayuda de Excel, puedes pulsar <F1> o hacer clic en el signo de
interrogación ‘?’ de la barra menú. Aparecerá como primera opción, abrir el
ayudante.
Para consultar, sólo debes escribir el texto del tema que se solicita ayuda y hacer
clic en el botón Buscar.
Selección de Temas de Ayuda
Otra manera de obtener información es pulsando el menú Ayuda.
Selecciona Ayuda de Microsoft Excel y activa la ficha Contenido haciendo clic
sobre su pestaña.
Selecciona el tema que te interesa haciendo clic sobre el para abrir su contenido.
Puedes continuar seleccionando temas más específicos, haciendo doble clic sobre
los sub-temas que aparecen, hasta que se muestre la ventana con su contenido
correspondiente.
Uso de Índice de Ayuda
Para utilizar el índice de la ayuda debes hacer clic en el signo de interrogación,
seleccionar la opción Ayuda de Microsoft Excel y hacer clic sobre Índice. Al
realizar esta operación, en la parte inferior aparecerán todos los temas de ayuda
cuyo título comience por los caracteres escritos.
Selecciona el tema de ayuda deseado. Para obtener ayuda acerca de uno de los
elementos de la interfaz de Excel, debes abrir el menú
Ayuda, seleccionar la
opción ¿Qué es eso? Y hacer clic sobre el elemento que deseas obtener ayuda.
Configuración de los Parámetros
Introducción: Configuración de los Parámetros
En este tema veremos como realizar la configuración de los distintos parámetros
básicos. También veremos la distinta naturaleza de los datos que pueden
ingresarse en las hojas de cálculo.
Teclas de Desplazamiento
Tan sólo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana del documento. Tus
hojas, la mayoría de las veces, ocupara un mayor número de celda que las que se
encuentran visibles en el área de pantalla y es necesario moverse por el documento
rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a
través de la hojas son las siguientes:
Para el movimiento de Celda abajo, debes pulsar <Flecha abajo>.
Para el movimiento de Celda arriba, debes pulsar <Flecha arriba>.
Para el movimiento de Celda derecha, debes pulsar <Flecha derecha>.
Para el movimiento de Celda izquierda, debes pulsar <Flecha izquierda>.
Desplazamientos
Para el movimiento de Pantalla abajo, debes pulsar <Avpág>.
Para el movimiento de Pantalla arriba, debes pulsar <Repág>.
Para ir a la celda A1, tendrás que pulsar las teclas <Ctrl>+ <Inicio>.
Para ir a la primera celda de la columna activa debes pulsar las teclas
<Fin> +
<Flecha arriba>.
Para ir a la última celda de la columna activa debes pulsar las teclas
<Fin> +
<Flecha abajo>.
Para ir a la primera celda de la fila activa debes pulsar las teclas
<Fin> +
<Flecha izquierda>.
Para ir a la primera celda de la fila activa debes pulsar las teclas
<Fin> +
<Flecha derecha>.
Métodos de Desplazamiento entre Hojas
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto
aparecen 3, aunque el número podría cambiarse.
Veamos distintos métodos existentes para movernos por las distintas hojas del libro
de trabajo.
Flechas y Teclas de Desplazamiento entre Hojas
Las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:
Las teclas <Ctrl>+ <Avpág>.para moverse a la siguiente hoja
O pulsar las teclas <Ctrl>+ <Repág> para moverse a la hoja anterior.
Vistas de la Hoja
Hay muchas formas de cambiar la manera en que se despliega la hoja de cálculo en
la ventana de Excel. Por ejemplo, puedes aumentar o reducir el tamaño de la hoja
para ver una cantidad mayor o menor de esta hoja en un determinado momento.
Para aumentar o reducir la vista de la hoja de cálculo actual, debes utilizar la
función Zoom.
Para ello debes hacer clic en el Zoom de la barra de herramientas estándar y
seleccionar el porcentaje de acercamiento que deseas utilizar.
Ingreso Manual de Vista, Selección de Celda
También puedes elegir un porcentaje que no está predeterminado. Sólo debes
escribir la cantidad deseada en el cuadro Zoom y presionar la tecla <Intro>.
Además, puedes aumentar un área específica de la hoja de cálculo. Para ello, debes
seleccionarla, abrir el menú Zoom y elegir la opción Selección.
Visualización Barra de Herramientas
Excel proporciona varias
barras de herramientas que se pueden mostrar y
ocultar en cualquier momento.
Para visualizar u ocultar las barras de herramientas, debes ir al menú Ver;
seleccionar barra de herramienta e inmediatamente se desplegará un listado con
el nombre de la barra que se desea visualizar u ocultar.
También puedes desplazar la barra de herramienta. Para ello, haz clic en cualquier
punto de la barra que no esté ocupado por un botón, y arrastrar con el mouse hacia
la nueva posición donde queramos que quede la barra.
Personalización de la Barra de Herramientas
Si quieres personalizar, incorporando o eliminando botones de la
barra de
herramientas, debes hacer lo siguiente:
Despliega el menú
Ver
y selecciona la opción
barra de herramientas, a
continuación se desplegará una lista de herramientas en la cual debes hacer clic en
personalizar.
Estando en personalizar debemos ir a la pestaña comandos, luego hacer clic con el
botón derecho sobre el ícono que desees borrar, acto seguido se desplegará un
menú contextual, donde debes elegir eliminar, para finalizar haz clic en Cerrar.
1. Para agregar botones se debe hacer lo siguiente:
a. Menú Ver—Barra De Herramientas—Personalizar— hacer clic en el
botón que se desea agregar y desplazar hasta la barra de
herramientas.
2. Para eliminar botones se debe hacer lo siguiente:
a.
Menú Ver—Barra De Herramientas—Personalizar— clic con el botón
derecho sobre el ícono que se desea eliminar, se desplegará el menú
contextual y se debe elegir la opción Eliminar.
1. Hacer clic en Barra De Menú en el icono ‘?’, se debe mostrar las dos ayudas (
¿Qué es esto? Y la ayuda de Microsoft)