El Control Universidad Tecnológica del Perú

Universidad Tecnológica
del Perú
Administración II
El Control
Mtra. Ysabel T. Bedón Soria
EL CONTROL
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Henry Fayol: verificar si todo ocurre de conformidad con el Plan adoptado,
con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como
fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación
con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las
medidas correctivas necesarias.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera
que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Koontz y O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo
estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de
los objetivos de acuerdo con el plan.
Chiavenato: función administrativa: es la fase del proceso administrativo
que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
Importancia del control
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Crear mejor calidad
Enfrentar el cambio
Producir ciclos rápidos
Agregar valor
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo
Elementos del control
Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece
los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una
norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de
alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a
continuación:
Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de
existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre
otros.
Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de
calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un
determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto
determinado, entre otros.
Estándares de costos: Como costos de
administración, costos de ventas, entre otros.
producción,
costos
de
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Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene
como fin evaluar lo que se está haciendo.
Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera
etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido
como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error
o falla con relación al desempeño esperado.
Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir
el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es
siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación
con relación al estándar esperado.
Áreas del control
 Áreas de producción
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Control de producción
Control de calidad
Control de inventarios
Control de desperdicios
Control de mantenimiento y conservación
 Área comercial
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Control de ventas
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Por volumen total de las mismas ventas.
Por tipos de artículos vendidos.
Por volumen de ventas estacionales.
Por el precio de artículos vendidos.
Por clientes.
Por territorios.
Por vendedores.
Por utilidades producidas.
Pasos del proceso de control
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Tomar medidas correctivos
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Retroalimentación.
Principios de control
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Equilibrio
De la oportunidad
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De los objetivos
De las desviaciones
De la costeabilidad.
De excepción
De la función controladora
El control de gestión
Dentro de la descripción y valoración del control de gestión se especifican dos
concepciones comunes aceptadas en el ámbito administrativo, por un lado se
tiene al control como necesidad inherente al proceso de dirección (enfoque
racional) y por el otro, en un paradigma mas integral vinculado no sólo a la
dirección formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno, la
estrategia, lo psicológico, lo social y la calidad, representados por los llamados
enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad..
Sus principios se centran en la formación y preparación de los empleados, la
unión entre directivos y empleados para la formulación de estándares, el papel
de la inspección por parte de los propios empleados de los resultados durante
el proceso productivo y la revisión de los errores o desviaciones bajo la premisa
de mejora continua.
Proceso metodológico para el desarrollo del sistema de control de
gestión
1.- Diagnóstico Institucional
2.-Identificación de procesos Claves
3.- Diseño del sistema de indicadores
Condiciones que influyen en el control de gestión
El entorno.
Los objetivos de la empresa
La estructura de la organización
El tamaño de la empresa
La cultura de la empresa.
Balanced Scorecard ( Cuadro de Mando Integral)
De acuerdo a la necesidad de una mejora sustancial en los resultados
operacionales y financieros de la empresa, se ha llevado a la progresiva
búsqueda de nuevas técnicas gerenciales de planificación dando paso a
identificar cuales son las estrategias que se deben seguir para alcanzar la
visión de la empresa. Uno de estos esquemas es conocido como balanced
scorecard, metodología que logra integrar los aspectos de la gerencia
estratégica y la evaluación de desempeño al negocio.
El BSC es la representación en una estructura coherente, de la estrategia del
negocio a través de objetivos claramente encadenados entre sí, medidos con
los indicadores de desempeño, sujetos al logro de unos compromisos
determinados y respaldados por un conjunto de iniciativas o proyectos.
El BSC es una herramienta de gestión que permite un análisis objetivo del
rendimiento organizacional, considerando el impacto que procesos y funciones
ejercen en el desempeño global del negocio.
La metodología del Balanced Scorecard traduce los objetivos estratégicos en
términos que puedan ser comprendidos, comunicados y sobre los que se
pueda actuar operacionalmente.
El BSC parte de la visión y estrategia de la empresa. A partir de allí se definen
los objetivos financieros requeridos para alcanzar la visión.
TIPOS DE CONTROL
a) Táctico
Ejercido en el nivel intermedio de las empresas es el control táctico, también
denominado control por departamentos o control gerencial. De manera general,
el control táctico se refiere a los aspectos menos globales de la empresa.
Su espacio de tiempo es el mediano plazo. Esta orientado al mediano plazo y
aborda cada unidad de la empresa, como un departamento o cada conjunto de
recursos, de manera aislada.
El control es la función administrativa que consiste en medir y corregir el
desempeño para asegurar que los objetivos empresariales y los planes
establecidos para alcanzarlos se realicen. Por tanto, es la función según la cual
todo administrador, desde el presidente de la empresa hasta el supervisor de
primera línea, se asegura que lo efectuado concuerde con lo que se pretendía
hacer. La esencia del control es la acción que ajusta las operaciones a los
patrones predeterminados y su base es la información que los directores, los
gerentes y los supervisores reciben y utilizan. La teoría del control se basa en
dos conceptos importantes:
Retroalimentación: mecanismo que proporciona informaciones relativas
al desempeño pasado o presente, capaces de influir en las actividades
futuras o los objetivos futuros del sistema. La retroalimentación es un
ingrediente esencial en cualquier proceso de control, y suministra las
informaciones necesarias para las decisiones, a fin de promover el
ajuste al sistema.
Homeostasis: es la tendencia que todos los organismos y
organizaciones tienden a autorregularse, es decir, a retornar a un estado
de equilibrio estable en toda ocasión que exista una perturbación a
causa de un factor externo. Desde que este estimulo no sea demasiado
fuerte, los organismos tienden a volver a su estado normal.
El ejecutivo necesita asegurar que el desempeño de la ejecución corresponda
a lo planeado. En este sentido, el ejecutivo, en el nivel intermedio, necesita
desarrollar un sistema de control que implique el uso de las cuatro fases.
Tipos de Control Táctico
Presupuestal
Constituye un plan presentado en términos de dinero: la actividad de la
empresa se traduce en resultados esperados, teniendo el dinero como
denominador común. La planeación del presupuesto tiene una fase
estrictamente de control: el control presupuestal. En general, los presupuestos
involucran acciones administrativas que producen resultados observables
dentro de determinado período contable, como un mes o un año.
Presupuesto-Programa
El presupuesto-programa requiere la identificación de las misiones y gastos
relacionados con ellas, desde la justificación de su necesidad, el proyecto y la
producción hasta su entrega y utilización. Con esto, se hace énfasis en la
naturaleza planificadora del proceso presupuestal se facilita la asignación de
los recursos sobre una base uniforme, permitiendo una base acumulativa para
cualquier punto del ciclo de vida del programa.
Contabilidad de Costos
Trata las informaciones sobre la acumulación y el análisis de costos, asentando
los costos en algún tipo de unidad-base, como productos, servicios,
subconjuntos, componentes, proyectos o departamentos.
b) Operacional
Subsistema de control efectuado en el nivel de ejecución de las operaciones.
Se trata de una forma de control realizada sobre la ejecución de las tareas y las
operaciones desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa.
Se refiere a los aspectos más específicos, como las tareas y operaciones. Su
espacio de tiempo es el corto plazo, ya que su objetivo es inmediatista: evaluar
y controlar el desempeño de las tareas y las operaciones en cada momento.
También es el subsistema de control más orientado hacia la realidad concreta
de la empresa: su día a día, en términos de las tareas realizadas. En resumen,
el control operacional es el subsistema de control efectuado en el nivel más
bajo de la organización empresarial; su contenido es especifico y está
orientado a cada tarea u operación y se dirige al corto plazo ya la acción
correctiva inmediata.
Fases del Control Operacional
1. Establecimiento de patrones
2. Evaluación del desempeño
3. Comparación del desempeño con el patrón
4. Acción correctiva
c) Estratégico
Es el encargado de supervisar el comportamiento y la efectividad de la
estrategia seleccionada. Supone la adaptación del sistema de control a los
requerimientos de la dirección estratégica.
Se ha de centrar en:
Si la estrategia se está implementando como se planificó y Si los resultados
obtenidos por la estrategia son los esperados. Introduce a la estrategia como
un elemento básico que debe ser objeto de análisis.
Para Newman, Logan y Hagerty está integrado por un conjunto de
subsistemas:
Control de vigilancia: Tiene como misión escrutar el entorno a fin de detectar
aquellos cambios o discontinuidades en el comportamiento de los factores
componentes del entorno, que sean susceptibles de provocar modificaciones
en la estrategia actual.
Control de premisas: Su objetivo es verificar la validez de la hipótesis clave
acerca de la evolución de la organización y su entorno, sobre las que descansa
la formulación de la estrategia. Implica una evaluación de la validez de la
estrategia formulada y de los planes y presupuestos a través de los que la
estrategia se desarrolla.
Control de implementación: Es un control a posteriori y permite verificar si la
puesta en práctica de la estrategia se está ejecutando de acuerdo a lo deseado
y si se están alcanzando los resultados esperados.