Gestión de stocks (y II)

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Farmacia
Empresa
Compras
Gestión de stocks (y II)
En la primera parte de este artículo, publicada en el número de febrero de
2005, se hacía un análisis de la gestión de stocks, incidiendo en sus costes
(de aprovisionamiento, posesión y agotamiento). En esta segunda parte el
autor analiza conceptos como el coeficiente de rotación, la media móvil o el
análisis de compras ABC, entre otras nociones relevantes para la
planificación, negociación y toma de decisiones.
M. A. GONZÁLEZ VÁZQUEZ
Socio Director de Gestock & Pharma.
El beneficio comercial ligado a
la rotación en función de las
compras en una farmacia abarca
5 aspectos fundamentales:
• La selección de la gama de
productos (no debemos, ni
podemos, tener de todo en
nuestra farmacia, por razones
de espacio y de rentabilidad
económica).
• La compra propiamente dicha.
• La recepción de los pedidos.
• El control de los pedidos.
Coeficiente de rotación
Se entiende por «coeficiente de rotación» (CR) el número de veces que se han vendido las
existencias medias (stock medio) de un determinado producto, en un determinado período
de tiempo. Dicho coeficiente deberá ser superior a 6 y tender a 8. Esto equivale a decir que
deberíamos tener en stock lo que se venda entre 45 y un máximo de 60 días.
CV (cantidad de ventas) = CR x stock medio
Días para vender el stock medio = 360 / CR
Se entiende por stock medio la media aritmética entre el stock inicial y final en ese período
de tiempo para ese producto.
CR = ventas a PVP / stock medio a PVP
CR = stock inicial + compras - stock final / stock medio (todo a precio de costo)
CR = unidades vendidas / stock medio en unidades
Rentabilidad del capital = beneficio / ventas x ventas / activo
Rentabilidad = margen x CR
• El almacenaje.
Rotación de stocks y beneficio comercial
La rotación de stocks es uno de los elementos que más directamente influyen en la
rentabilidad del capital invertido. Puede ocurrir que para el farmacéutico sea más rentable
un producto con escaso margen y elevada rotación que otro producto con un margen
superior pero que «se mueve» poco (por ejemplo, la categoría de óptica).
Una buena rotación de las existencias debe proporcionar el dinero suficiente para pagar la
factura en el momento en que ésta llegue. Así el producto se autofinancia y la empresa no
se descapitaliza.
Beneficios = ventas – gastos fijos – gastos variables + incremento de stock
Beneficio total = beneficio + variaciones de stock
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Farmacia Profesional
Vol. 19, Núm. 6, Junio 2005
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La previsión de la demanda
Los problemas de gestión de inventarios suponen una determinada pauta
de demanda que debemos anticipar o
prever, si bien, en general, no será posible hacerlo con absoluta precisión,
es decir, el análisis de los datos históricos de la demanda (lo que ocurrió en
el pasado) nos permite identificar
pautas sistemáticas de comportamiento de la demanda y, extrapolándolas,
predecir la demanda futura.
En la gestión de inventarios, un aumento en la precisión de las previsiones conduce a una reducción en los
stocks de seguridad. La elección de la
técnica de previsión más adecuada
vendrá dada por un compromiso
aceptable entre el mayor coste que representa la utilización de una técnica
de previsión más sofisticada, y, por
tanto, más precisa, y la reducción de
costes que implica un menor stock de
seguridad.
La media móvil. Se define la media
Sesé
móvil como la media aritmética de los
últimos «N» datos de demanda existentes en nuestro histórico de ventas.
La media móvil, así definida, puede
resultar una buena estimación de la
demanda media futura cuando nos encontramos en una situación estacionaria, es decir, sin tendencia ni estacionalidades.
En la gestión de inventarios, un aumento en la precisión de las
previsiones conduce a una reducción de los stocks de seguridad
Stock de reposición
y stock de seguridad
Política de compras:
gestión del pedido
El stock de reposición es la cantidad
mínima que nosotros consideramos
que debemos tener de cada producto.
Es un stock «tampón» que nos permite seguir vendiendo el producto mientras nos llega el pedido.
El stock de reposición se calcula teniendo en cuenta el margen de seguridad del plazo de entrega (por si se retrasa la recepción del pedido). Es lo
que se conoce como stock de seguridad
(según los expertos 1 o 2 días de ventas medias).
Conociendo el histórico de ventas en
un determinado período de un determinado producto podemos optar por:
Vol. 19, Núm. 6, Junio 2005
➔ Efectuar un solo pedido para todo
el período (pedido de reposición). El
coste de adquisición será menor, pero
el de posesión será mayor, al ser superior el stock medio.
➔ Fraccionar las unidades a pedir en
varios pedidos. Tendremos mayor coste de adquisición y menor de posesión.
Segmentación del inventario en familias o categorías. Con el fin de lo-
grar una buena gestión activa de
stocks (GAS), el farmacéutico titular
deberá, para poder aplicar formulas
matemáticas de previsión de la demanda, conocer de forma segmentada
las características de los artículos de
su almacén. O lo que es lo mismo: establecer agrupamientos de artículos
en familias en un primer paso y pasar
después a un agrupamiento o segmentación enfocado a la visión que sus
clientes perciben o deberían percibir,
con el fin de incrementar la demanda
mediante ventas cruzadas.
Una familia es un grupo de productos
de la farmacia que tienen la misma
conceptuación para el farmacéutico:
igual entidad y finalidad, igual IVA,
igual margen, etc. Por ejemplo, EFP,
profilácticos, cosmética, ortopedia,
etc.
Farmacia Profesional
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COMPRAS. Gestión de stocks (y II)
En cambio, una categoría engloba a
varias familias que el consumidor percibe como familia de consumo. Por
ejemplo: obesidad, plantas medicinales, etc.
Ventajas
de la gestión activa
de stocks y compras
Con una GAS eficiente, la situación
del inventario se conoce en todo
momento con precisión, no existiendo desviaciones apreciables entre lo
registrado y lo realmente existente
en el almacén, siempre y cuando todo el personal se implique en la revisión sistemática y corrección de desviaciones. De este modo lograremos:
Clasificación ABC. El análisis ABC
consiste en analizar los stocks según
su importancia económica para la farmacia. Clasifica los productos en 3
categorías: A, B y C. Se ha comprobado que en un stock multiartículo existe una relación, determinada a partir
de observaciones empíricas, entre le
porcentaje acumulado de artículos y
su contribución, en porcentaje también, a la demanda total anual expresada en términos monetarios, que
presenta una gran regularidad estadística.
Esto permite efectuar una agregación
o clasificación de los artículos que
guarda una estrecha relación con la
importancia relativa de éstos. Esta clasificación se conoce como ABC (figs. 1
y 2) y sugiere reglas de decisión distintas para la gestión de inventarios de
los artículos incluidos en cada clase.
Además, nos permite determinar el nivel de servicio y el grado de atención
que merece cada clase de artículos por
parte del jefe de compras.
• Minimizar los costes. Todos los artículos serán pedidos en cantidades
o lotes cuyo tamaño implica la minimización de los costes de lanzamiento y almacenaje.
• Minimizar las faltas. Cada artículo
es pedido en un momento que minimiza las posibilidades de que ocurra
una rotura de inventario o sus efectos.
Y todo ello se traduce en:
• Una mejora del servicio al cliente,
al eliminar las roturas de inventario.
• Una disminución del capital inmovilizado en existencias, al reducirse el stock medio.
• Una carga administrativa menor
por una mejor programación de los
pedidos (previsiones de consumo y
cálculo de necesidades).
• Un mejor uso del recurso limitado
e inelástico que es el tiempo.
Gestión por excepción. La gestión
por excepción se basa en centrar la
atención y el esfuerzo en las áreas conflictivas, dejando que el resto continúe
su desarrollo normal.
Stock
A
5-10%
Ventas
Coeficiente
de rotación
Rendimiento
7-8
250%
60-65%
Fijación del stock de seguridad. El
stock de seguridad se fija usando la media móvil y definiendo el número de días (diferente para cada tipo de producto —A, B o C). Para el grupo A se fijan
2-3 días. Para los grupos B y C, 0 días.
Fijación del stock máximo. El stock máximo se fija igualmente haciendo uso de
la media móvil, el número de días y el tipo de producto(A, B o C). Para el grupo
A es 5-7. Para el B es 1. Para el C es 0 o 1.
Reaprovisionamientos mensuales. Se
hace igualmente mediante el uso de la
media móvil, pero sólo con artículos
del grupo A y para 30 días.
Conclusión
Para una correcta función de compras
y GAS deberemos:
➔ Efectuar un análisis de las necesidades de nuestro mercado.
➔ Comprar en función de dichas necesidades.
➔ Emplear la previsión como soporte
de la planificación. Los problemas de inventario están directamente relacionados
con la capacidad de efectuar previsiones.
➔ Usar la media móvil como herramienta implementada en nuestra aplicación informática de gestión.
➔ Establecer los stocks necesarios
(máximo y mínimo) y, en su caso, el
lote óptimo.
➔ Establecer un control diferenciado
de los stocks por familias y listados
ABC para conseguir saber el margen,
el coeficiente de rotación y la rentabilidad de forma segmentada. ■
A
Bibliografía general
B
25-35%
C
50-70%
30%
5-10%
6-7
200%
1-3
50-150%
D
Fig. 1. Gestión de compras ABC
B
C
Determinación de pedidos
Rigurosa
A
Normal
Aproximada
Información de la gestión
Detallada
Normal
Simplificada
Control de las existencias
Estricto
Normal
Simple
Inventario
Trimestral
Semestral
Anual
Fig. 2. Criterios de gestión del sistema ABC
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Farmacia Profesional
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