Suministro de equipos, útiles escritorio y oficina, elementos

ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (ESTUDIOS PREVIOS)
COMPONENTE ÁREA EJECUTORA
Objeto:
Suministro de equipos, útiles escritorio y oficina, elementos de
cafetería y restaurante, productos de aseo y limpieza, para la ESAP
Territorial Antioquia-Chocó
FECHA DE ELABORACIÓN: 13 de Mayo de 2014
DEPENDENCIA RESPONSABLE: DIRECCIÓN TERRITORIAL ANTIOQUIACHOCÓ
1. 1. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE
SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN
La Escuela Superior de Administración Pública ESAP – Territorial AntioquiaChocó, desarrolla actividades misionales y de apoyo con el ánimo de cumplir el
mandato legal que le fue otorgado con su acto de creación Ley 19 de 1958 y el
Decreto de restructuración No. 219 de 2004, entre otros. Estas actividades
requieren que los funcionarios y contratistas, dispongan de papelería, insumos y
útiles de oficina, elementos de cafetería y aseo, repuestos, etc., para desarrollar
las funciones o actividades que a ellos les fueron asignadas, actividades que no
son ajenas a los subproyectos de inversión como el de capacitación que también
se identifican sus necesidades en este estudio.
Las necesidades registradas en el Plan de Compras de funcionamiento, se
pueden observar en documentos adjuntos a este estudio de conveniencia y
oportunidad.
Se hace necesaria la contratación del suministro de estos elementos, para
desarrollar las funciones o actividades que a los funcionarios y contratistas les
fueron asignadas, toda vez que sin ellos no se podría prestar los servicios a cargo
de la ESAP de una forma satisfactoria, o como la ESAP espera según su Plan de
Acción para la vigencia.
2. 2.
DESCRIPCIÓN
ESPECIFICACIONES
DEL
OBJETO
A
CONTRATAR
CON
SUS
2.1 OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES:
Suministro de elementos de papelería, útiles escritorio y oficina, productos y
elementos de cafetería y restaurante, productos de aseo y limpieza, repuestos de
computación, combustibles, equipos, para la ESAP Territorial Antioquia-Chocó.
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Fecha: 20/11/2013
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Código: RE-A-CT-46
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COMPONENTE ÁREA EJECUTORA
Objeto:
Suministro de equipos, útiles escritorio y oficina, elementos de
cafetería y restaurante, productos de aseo y limpieza, para la ESAP
Territorial Antioquia-Chocó
Descripción
Unidad medida
Cantidad
Camilla plegable de lona (rígidas
plásticas con correas sujetadoras
tipo Miller)
Unidad
2
Camilla divan
para examenes
(Portátiles tipo maleta sin orificio)
Unidad
2
Unidad
7
Unidad
2
Unidad
24
Unidad
2
Alcohol medicinal 700 ml
Frasco
3
Algodon x 1000 gramos
Paquete
2
Gasa cortada esteril paquete x
200
Paquete
2
Frasco
1
Tubo
5
Tubo fluorecente 17 w t8
Unidad
25
Tubos fluorecentes de 48"
Unidad
25
Tubos fluorescentes de 32 w
Unidad
25
Unidad
10
Colchonetas
Unidad
10
Manguera de 100 mts
Unidad
1
Petos en speed pesado logo y
numero
Unidad
14
Pocillo tinto
Unidad
10
Uniforme completo de futbol con
logo y numerados
Unidad
14
Vaso cristal
Unidad
10
Vestido de danza paisa - hombre,
camisa,
pañuelo,
pantalon,
tapapinche, poncho, sombrero,
carriel, funda-
Unidad
13
2041-11
1 1
2 2
2042-2
3 1
4 2
5 3
6 4
Extintor 3.700 gms - solkaflan
Silla giratoria sin brazos tapizada
en paño
Silla
universitaria
asiento
y
espaldar en polipropileno brazo
escualizable
Ventiladores
portatiles
(Tipo
Torre)
2044-13
7 1
8 2
9 3
10 4
11 5
Isodine espuma
Micropore piel 12 x 5 mt
2044-20
12 1
13 2
14 3
2044-23
15 1
16 2
17 3
18 4
19 5
20 6
21 7
22 8
Chaleco impermeable
reflectiva
Versión Formato: 0.7
con cinta
Fecha: 20/11/2013
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Objeto:
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cafetería y restaurante, productos de aseo y limpieza, para la ESAP
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2.2 OBLIGACIONES
2.2.1
OBLIGACIONES POR PARTE DEL CONTRATISTA:
Generales
1. Obrar con lealtad y responsabilidad durante la ejecución del contrato.
2. Realizar las labores contratadas en forma independiente, bajo su propio riesgo y
responsabilidad
3. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin
de obligar a hacer u omitir algún acto o hecho. Cuando se presenten peticiones o
amenazas, EL CONTRATISTA deberá informar inmediatamente de su ocurrencia a la
entidad contratante y a las demás autoridades competentes para que ellas adopten las
medidas y correctivos que fueren necesarios.
4. Apoyar la acción del Estado colombiano, y particularmente la ESAP, para fortalecer la
transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas, y en este contexto deberá asumir
explícitamente los siguientes compromisos, sin perjuicio de su obligación de cumplir la
Constitución y la Ley, tales como: a) No ofrecer ni dar dadivas ni ninguna otra forma
de halago a ningún funcionario público, ni pariente en cuarto grado de consanguinidad
y segundo de afinidad y primero civil. b) No efectuar acuerdos o realizar actos o
conductas que tengan por objeto la colusión en la ejecución del presente contrato.
5. Manejar la debida confidencialidad respecto a los documentos a los que tiene acceso
en desarrollo del objeto contractual. Toda la información que pueda conocer, manejar
o desarrollar EL CONTRATISTA, durante la vigencia del presente Contrato, será
confidencial e intransferible, salvo que sea calificada como pública por parte de LA
ESAP. La información confidencial sólo podrá ser utilizada con el propósito de cumplir
con el servicio contratado, quedándole prohibido a quien la recibe, compartirla con
terceros.
6. Presentar los informes mensuales y/o periódicos, el informe final y los demás que le
solicite el supervisor.
7. Pagar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, de forma cumplida y de
manera equivalente a los honorarios pactados, de acuerdo con la normatividad que
regula la materia.
8. Cumplir con las demás actividades que se deriven del objeto y naturaleza del contrato.
Específicas
1. Entregar los elementos objeto del contrato en perfectas condiciones y de acuerdo con
las especificaciones técnicas definidas y en los términos de calidad y oportunidad,
establecidas en los pliegos de la convocatoria y la oferta presentada.
2. Garantizar la entrega de los elementos en los plazos requeridos por la Entidad a través
del Supervisor del contrato.
3. Realizar oportunamente los cambios/remplazos de productos que requiera la Entidad,
cuando los suministrados presenten daño o deterioro.
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4. Incluir en la lista de precios unitarios la marca de los productos ofrecidos, la totalidad
de los gastos de transporte, pruebas, certificados, aranceles, administración,
distribución, y en general los costos directos e indirectos de los elementos a
suministrar, hasta el momento de su entrega.
5. Presentar a la Entidad si esta lo requiere muestras de los elementos que considere
necesario.
6. Entregar Nota Crédito en la siguiente facturación en caso de que haya mercancía
devuelta.
7. Aportar certificado de Revisor Fiscal o Representante Legal sobre cumplimiento de los
aportes al Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales (Artículo 50 de la Ley
789 de 2002), al momento de iniciar el contrato y entregar factura de cobro.
8. Suscribir el acta de inicio dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la firma del
contrato.
9. Las demás que surjan y sean inherentes al objeto contractual.
2.2.2
OBLIGACIONES POR PARTE DE LA ESAP:
1. Pagar el valor del contrato en los términos acordados en la forma de pago.
2. Poner a disposición de EL CONTRATISTA toda la información necesaria, para el
desarrollo de las actividades inherentes al objeto del contrato.
3. Exigir a EL CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna del objeto contractual.
4. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que se
causen a LA ESAP en desarrollo o con ocasión del contrato.
5. Repetir contra los servidores públicos, EL CONTRATISTA o terceros, por las
indemnizaciones que deba pagar como consecuencia del contrato.
3. PLAZO DE DURACIÓN Y/O EJECUCIÓN DEL CONTRATO
La duración de este contrato es hasta el 30 de septiembre de 2014.
4. PRESUPUESTO ESTIMADO Y FORMA DE PAGO
El valor del contrato es hasta por la suma de DIEZ MILLONES CUATROCIENTOS DIEZ
MIL CUATROCIENTOS DIEZ Y NUEVE PESOS ($10.410.419) incluido IVA. Serán
pagaderos en forma proporcional a la compra con sujeción a la disponibilidad de recursos
PAC, dentro de los ocho (8) días de presentada la factura correspondiente, siempre y
cuando ésta cumpla con los requisitos del Estatuto Tributario y la DIAN. Para proceder al
pago EL CONTRATISTA deberá presentar fotocopia del pago relativo al Sistema de
Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas
de
Compensación Familiar, cuando corresponda y formato único de supervisión de contratos
a satisfacción por parte del supervisor del contrato.
Este presupuesto estimado, se configura con base en los precios aprobados para estos
bienes en el Plan de Compras de la vigencia.
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5. RUBRO PRESUPUESTAL
Rubro o Grupo
Denominación
2041-11
Equipo Médico
2042-2
Mobiliario y Enseres
2044-13
Medicamentos y Productos Farmacéuticos
2044-20
Repuestos
2044-23
Otros Materiales y Suministros
6. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO:
Hasta valor
1.288.534
4.197.415
241.577
295.055
4.387.838
El territorio nacional, con domicilio de ejecución del contrato en la ciudad de Medellín.
7. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES TÉCNICOS DE SELECCIÓN:
Para efectos de poder participar y presentar ofertas, los interesados deberán acreditar los
siguientes requisitos mínimos:
Capacidad jurídica:
Las personas naturales, jurídicas nacionales o extranjeras, y los consorcios o uniones
temporales, que deseen participar presentando propuesta, deberán acreditar los
siguientes documentos:
Estos deberán presentarlos con la propuesta.
1) Que su objeto social les permita realizar las actividades objeto del presente proceso
de contratación. En caso de ofertas conjuntas, cada uno de los integrantes del consorcio o
unión temporal deberá cumplir el requisito para la actividad que va asumir dentro de la
propuesta.
2) Que el representante legal esté facultado para presentar la propuesta y celebrar el
contrato, en el evento en que el mismo le sea adjudicado. En caso de tener alguna
limitación en razón de la cuantía u otro factor, deberá presentar el acta de la junta de
socios o directiva, según corresponda en la cual se le autoriza para estos efectos. Si la
propuesta se presenta por apoderado especial, en este evento deberá allegarse el poder
especial. En caso de ofertas conjuntas, cada uno de los integrantes del consorcio o unión
temporal deberá cumplir con este requisito.
3) Que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más. En caso
de ofertas conjuntas, cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá
cumplir con este requisito.
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4)
Declarar bajo juramento si están o no incursos en causales de inhabilidad o
incompatibilidad para contratar con la ESAP.
5) Los proponentes colombianos deberán anexar fotocopia del Registro Único Tributario
– RUT. En caso de ofertas conjuntas, cada uno de los integrantes del consorcio o unión
temporal deberá cumplir con este requisito.
6)
Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de
Comercio. Las personas jurídicas colombianas y las sucursales en Colombia de personas
jurídicas extranjeras, deberán presentar el Certificado de Existencia y Representación
Legal expedido por la Cámara de Comercio dentro de los treinta (30) días calendario
anteriores a la fecha de cierre de la invitación. En caso de consorcio o unión temporal
cada uno de los integrantes deberá presentar este Certificado. En caso de ser persona
natural, fotocopia de la Cédula de Ciudadanía.
7)
Documento de conformación del consorcio o unión temporal. Si la oferta es
presentada por un Consorcio o Unión Temporal se debe anexar el documento suscrito por
sus integrantes, en el cual se demuestre el estricto cumplimiento a lo establecido en el
artículo 7o. de la ley 80 de 1993. Para efectos de facturación los integrantes del consorcio
o unión temporal deben dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 3050
de 1997, manifestación que debe quedar expresa en el documento de constitución.
8) Certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante sobre pagos de
aportes de sus empleados. De conformidad con lo consagrado en el artículo 23 de la Ley
1150 de 2007 y el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el proponente persona jurídica
deberá allegar la certificación que expida el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo
con los requerimientos de ley, o por el representante legal, del cumplimiento de sus
obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, de pensiones y aportes a
las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y
Servicio Nacional de Aprendizaje de sus empleados.
Componente de experiencia:
Los proponentes deberán contar con mínimo Un año de existencia legal y acreditar al
menos certificado de haber celebrado un contrato cuyo objeto se relacione con el objeto
contractual de la necesidad a satisfacer.
Componente financiero: N/A
ASPECTOS TÉCNICOS DE CALIFICACIÓN:
Se efectuará la evaluación y calificación de la oferta tomando únicamente el factor
económico. Se seleccionará la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla
con las condiciones mínimas exigidas. Los resultados de las evaluaciones de las ofertas
serán publicados de conformidad con el cronograma establecido en la presente selección
de mínima cuantía. Vencido este plazo, la ESAP comunicará mediante la página web a la
persona cuya oferta figure con mayor puntaje en el orden de elegibilidad que es el
adjudicatario del contrato. Si la ESAP observa que se presenta una situación de empate
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se aplicarán los criterios de desempate, es decir que en caso de empate a menor precio,
la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados,
según el orden de entrega de las mismas, para lo cual se dejará la constancia por parte
de la ESAP de la fecha y la hora de entrega de la oferta.
8. ANÁLISIS Y ESTIMACIÓN DE RIESGOS:
No se identifican riesgos en esta contratación, por lo tanto no se tipifican.
9. FUNCIONARIO(S) O CONTRATISTA(S) QUE PODRÍAN ADELANTAR LA
SUPERVISIÓN
OLGA LUCÍA ZAPATA LÓPEZ – Profesional Compras.
NOMBRES, CARGOS Y FIRMAS RESPONSABLES
______________________
GUILLERMO ARENAS ARIAS
Coordinador Administrativo y Financiero
_________________________________
V°. B°. NÉSTOR DAVID RESTREPO BONNETT
Director Territorial
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Fecha: 20/11/2013
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10. ESTUDIO DE MERCADO:
10.1 VARIABLES UTILIZADAS PARA CALCULAR EL VALOR DEL CONTRATO
El estudio de mercado, el plan de compras, el estudio previo de la unidad ejecutora, y los
certificados de disponibilidad presupuestal solicitados y expedidos.
10.2 VERIFICACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS: Sí está incluido.
FUNCIONAMIENTO
Rubro o Grupo
2041-11
2042-2
2044-13
2044-20
2044-23
Denominación
Equipo Médico
Mobiliario y Enseres
Medicamentos y Productos Farmacéuticos
Repuestos
Otros Materiales y Suministros
10.3 VALOR DEL CONTRATO O PRESUPUESTO OFICIAL:
Hasta valor
1.288.534
4.197.415
241.577
295.055
4.387.838
$10.410.419
10.4 FORMA DE PAGO: A los ocho (8) días de presentada la factura correspondiente,
siempre y cuando ésta cumpla con los requisitos del Estatuto Tributario y la DIAN, y
según la disponibilidad de recursos PAC.
11. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y/O AUTORIZACIÓN
VIGENCIAS FUTURAS
Área Ejecutora
Tipo de Gasto
CDP N° y Fecha
Valor CDP
Dirección Territorial
Funcionamiento
19714 de 08/05/2014
19814 de 08/05/2014
Dirección Territorial
Funcionamiento
Total presupuesto disponible
$1.288.534
$9.121.885
$10.410.419
12. JUSTIFICACIÓN Y FACTORES HABILITANTES FINANCIEROS
No se exigirá; pues el bien o servicio a contratar se pagará contra entrega, según
el numeral 2 artículo 85 decreto 1510 de 2013, por ser de mínima cuantía.
NOMBRES, CARGOS Y FIRMAS RESPONSABLES
________________________
GUILLERMO ARENAS ARIAS
Coordinador Administrativo y Financiero
FECHA DE ELABORACION: 13 de mayo de 2014
Versión Formato: 0.7
Fecha: 20/11/2013
Página 8 de 9
Código: RE-A-CT-46
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COMPONENTE ÁREA EJECUTORA
Objeto:
Suministro de equipos, útiles escritorio y oficina, elementos de
cafetería y restaurante, productos de aseo y limpieza, para la ESAP
Territorial Antioquia-Chocó
1. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
Suministro.
2. . MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
Según el objeto y valor estimado del contrato que se solicita, que es:
Suministro de equipos, útiles escritorio y oficina, elementos de cafetería y
restaurante, productos de aseo y limpieza, para la ESAP Territorial
Antioquia-Chocó.
Se trata de la adquisición de bienes cuyo valor no excede el diez por ciento (10%)
de la menor cuantía para la Escuela de Administración Publica ESAP.
La modalidad de contratación, definida por la cuantía de los bienes y en razón del
objeto a contratar, las circunstancias en la contratación y la destinación de los
bienes, puede adelantarse proceso simplificado para garantizar la eficiencia y
celeridad de la gestión contractual, es decir, que se adelantara bajo la modalidad
de selección de mínima cuantía, según lo que dispone la Ley 80 de 1993 la Ley
1474 de 2011, Título I, Capítulo V del Decreto 1510 de 2013 y demás normas
concordantes, denominada contratación de mínima cuantía.
3. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS
Con base la identificación del contrato a celebrar no se exigirá garantías, de
conformidad con lo previsto por el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, y Capítulo V
del Decreto 1510 de 2013.
4. APLICACIÓN DE ACUERDOS INTERNACIONALES O TRATADOS DE
LIBRE COMERCIO
No aplica.
NOMBRES, CARGOS Y FIRMAS
JUAN CARLOS MEDINA CORREA
Asesor Jurídico
Fecha de elaboración: 13 de mayo de 2014
Versión Formato: 0.7
Fecha: 20/11/2013
Página 9 de 9
Código: RE-A-CT-46