Mes 1 - DELIVER Project

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE
INDICADORES LOGÍSTICOS (IEIL)
2008
Esta publicación fue producida para revisión de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo
Internacional. Fue preparada por USAID | DELIVER PROJECT, Orden de Trabajo 1.
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
DE INDICADORES LOGÍSTICOS
(IEIL)
Los puntos de vista del autor expresados en esta publicación no necesariamente reflejan los puntos de
vista de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional o del Gobierno de los Estado
Unidos.
USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1
USAID | DELIVER PROJECT, Orden de Trabajo 1, es un proyecto financiado por la Agencia de los
Estados Unidos para el Desarrollo Internacional bajo el contrato número GPO-I-01-06-00007-00, a partir del
29 de septiembre de 2006. La Orden de Trabajo 1 es implementada por John Snow, Inc., en colaboración con
PATH, Crown Agents Consultancy, Inc., Abt Associates, Fuel Logistics Group (Pty) Ltd., UPS Supply Chain
Solutions, The Manoff Group y 3i Infotech. El proyecto mejora las cadenas de productos e insumos
esenciales de salud mediante el fortalecimiento de los sistemas de información para la gestión de logística,
haciendo más eficiente los sistemas de distribución, identificando los recursos financieros para la adquisición
y operación de la cadena de suministros y mejorando el pronóstico y la planificación de las adquisiciones. El
proyecto también insta a los legisladores y los donantes a apoyar la logística como un factor crítico en el éxito
general de sus mandatos en el área de salud.
Cita Recomendada
USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1. 2008. Instrumento de Evaluación de Indicadores (IEIL).
Arlington, Va.: USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1.
USAID | PROYECTO DELIVER
John Snow, Inc.
1616 Fort Myer Drive, 11th Floor
Arlington, VA 22209 USA
Teléfono: 703-528-7474
Fax: 703-528-7480
E-mail: [email protected]
Internet: deliver.jsi.com
CONTENIDOS
Acrónimos........................................................................................................................................................... v
Guía del Usuario del Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (IEIL) .............................. 1
Propósito ........................................................................................................................................................ 1
Metodología.................................................................................................................................................... 2
Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (IEIL) ................................................................... 5
Guía del Entrevistador ................................................................................................................................. 7
Lista de Indicadores IEIL ...............................................................................................................................29
Indicadores Principales y Relacionados Con el IEIL.............................................................................31
Tablas
1: Condición de las Existencias (Especifique un período completo de seis meses anterior al
estudio, y el día de la visita) ...............................................................................................................17
2: Condiciones de Almacenamiento ................................................................................................19
3: Calidad de Datos SIAL: Existencias Disponibles Utilizables al Momento del Informe
SIAL Más Recientes ...........................................................................................................................21
4: Porcentaje de Diferencia entre Cantidad Pedida y Cantidad Recibida .................................22
5: Tasa de Entrega de Pedidos a Ser Calculada en los Almacenes de Distribución ................23
iii
iv
ACRÓNIMOS
IEIL
Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos
ITS
Infección de transmisión sexual
LPG
Gas licuado de petróleo
MS
Ministerio de Salud
NS
No sabe
ONG
Organización no gubernamental
PES
Punto de prestación de servicios
SIAL
Sistema de Información para la Administración Logística
TB
Tuberculosis
v
vi
GUÍA DEL USUARIO DEL
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
DE INDICADORES LOGÍSTICOS
(IEIL)
PROPÓSITO
El Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (IEIL), un instrumento de recolección de
datos cuantitativos elaborado por USAID | PROYECTO DELIVER, se utiliza para realizar una
encuesta de establecimientos para evaluar el desempeño del sistema logístico de insumos de salud y
la disponibilidad de insumos en los centros de salud. El IEIL puede ser usado para monitorear el
desempeño de determinados procesos que intervienen en la administración de la logística de
insumos de salud a través del tiempo, para evaluar ciertos resultados de las intervenciones logísticas,
para proporcionar una supervisión permanente y monitoreo del desempeño y para vigilar la
disponibilidad de insumos.
Los datos recolectados mediante el IEIL se pueden utilizar para calcular los siguientes indicadores
básicos de logística:

precisión de datos logísticos para la administración de inventarios

porcentaje de establecimientos que reciben la cantidad de productos pedidos.

porcentaje de establecimientos que mantienen condiciones aceptables de almacenamiento.

porcentaje de establecimientos cuyos niveles de existencias garantizan disponibilidad de
producto en el corto plazo (condición de las existencias)

porcentaje de establecimientos que experimentaron un desabastecimiento en cualquier momento
durante un período determinado o en el momento de la visita.
Además de estos indicadores, los datos recolectados pueden ser utilizados para calcular los
indicadores relacionados adicionales, tales como la duración de los desabastecimientos, las razones
para los desabastecimientos y más. Para una descripción de los indicadores, consulte la lista de
indicadores en este manual, a continuación del cuestionario.
Las preguntas suplementarias proporcionan información adicional acerca de las características de la
cadena de suministros que se está evaluando, como el uso de la información SIAL, procedimientos
de pedido, sistemas de transporte, frecuencia de supervisión, administración de la cadena de frío y
otros.
1
METODOLOGÍA
El IEIL se utiliza para realizar una encuesta de establecimientos para recolectar datos cuantitativos
que se utilizarán para calcular los indicadores para supervisar y evaluar el desempeño del sistema
logístico. Es importante contar con la aceptación de las partes interesadas para este tipo de estudio
desde el principio hasta el final. Los pasos siguientes resumen la metodología recomendada para
completar esta evaluación.
1. Trabajo Preparatorio
a.
Identificar los objetivos de la evaluación y preparar un alcance de trabajo basado en el
programa y/o categorías de insumos de salud a estudiar.
b. Asegurar el financiamiento de todos los costos del equipo de estudio, incluido los gastos de
viaje y alojamiento.
c. Revisar y adaptar el IEIL para cumplir los objetivos señalados para la evaluación y para
satisfacer las necesidades permanentes de monitoreo.
d. Determinar el tamaño apropiado de la muestra y desarrollar el marco de muestreo de los
establecimientos a ser visitados. El principal objetivo del diseño del muestreo es evitar una
muestra de conveniencia. Seleccionar los establecimientos lo más aleatorio posible.
Calcular el tamaño de la muestra y seleccionar los sitios—

Preparar una lista del número total de establecimientos en el país.

Documentar el número total de cada tipo de establecimiento (bodega, hospital, punto de
entrega de servicio [PES]), y la ubicación y distribución de los establecimientos.

Asegurar que todas las partes involucradas están de acuerdo en los criterios de la
selección de establecimientos.

Para obtener una muestra estadísticamente significativa, se ha de utilizar una fórmula
estándar de muestreo, que a menudo da un tamaño relativamente grande de muestra. En
el caso de limitaciones de recursos, es posible visitar un número predeterminado de un
mínimo de 100 establecimientos, o el 15% de los establecimientos, lo que sea menor.

Determinar el marco de muestreo para estratificar por cada tipo de establecimiento en el
país, los evaluadores han de seleccionar al azar los sitios dentro de cada estrato
proporcionalmente, sin interrumpir la cadena de suministros entre los niveles. En otras
palabras, elegir primero los almacenes de nivel superior, luego seleccionar al azar los
distritos dentro de las regiones seleccionadas, elegir aleatoriamente PES en los distritos
seleccionados, etc.
e. Reclutar los miembros del equipo del estudio. Los siguientes requisitos han de considerarse
para los miembros del estudio—
2

experiencia en estudios de campo

disposición a comprometerse tiempo completo durante 3-4 semanas

capacidad física de viajar en zonas urbanas y rurales potencialmente difíciles
f.

familiaridad con las zonas que se visitarán y el sistema de atención de salud local

minucioso/a

buenas habilidades de comunicación

fluidez en los idiomas locales es una ventaja

capacidad para trabajar como miembro de un equipo

diploma avanzado, de preferencia en la salud pública

habilidades en investigación cuantitativa

conocimiento de sistemas logísticos (deseable).
Obtener autorización por escrito para los miembros del equipo del estudio de visitar los
establecimientos (de ser necesario).
g. Preparar itinerarios y arreglos logísticos para los viajes y el alojamiento del equipo del
estudio.
h. Preparar el currículo de capacitación para el equipo del estudio. Idealmente, el plan de
estudios ha de incluir al menos dos días de actividades en el aula (revisión y discusión del
cuestionario de evaluación), un día para probar el instrumento en el campo y un día en el
aula para finalizar la discusión del instrumento. Ejemplos de los planes de estudio anteriores
pueden obtenerse de USAID | PROYECTO DELIVER. Esta formación ha de hacer
hincapié en la importancia de la completar bien las encuestas. La experiencia ha demostrado
que las encuestas incompletas no pueden ser utilizadas y, por lo tanto, se convierten en una
pérdida de tiempo, energía y dinero.
i.
Programar una reunión al final de la evaluación para presentar los resultados preliminares a
las partes interesadas del país.
2. Antes de la Evaluación
a.
Confirmar arreglos (transporte, alojamiento, traducción, etc.)
b. Obtener cualquier documento legal de viaje necesario para los miembros del equipo del
estudio.
c. Obtener y revisar cualquier formulario logístico que se utiliza en el país.
d. Ponerse de acuerdo con todos los involucrados sobre los indicadores y productos a evaluar.
e. Conducir una capacitación con los miembros del equipo sobre la forma en cómo se realizará
la evaluación y cómo utilizar el cuestionario, siguiendo de cerca el texto guía provisto con el
IEIL.
f.
Realizar una prueba de campo en uno o más establecimientos de salud que se encuentren
accesibles con todos los miembros del equipo.
g. Examinar los resultados de la prueba de campo y discutir las revisiones finales con los
miembros del equipo del estudio.
3
h. Adaptar las preguntas
i.
Finalizar el cuestionario de evaluación. En este punto, se recomienda enumerar los
productos que serán evaluados en las tablas del cuestionario.
3. Durante la Evaluación
a.
Observar la mayor cantidad posible de equipos de estudio mientras realizan la recolección de
datos en cada nivel del sistema que está siendo evaluado.
b. Examinar los cuestionarios completados para aclarar cualquier dato inconsistente. Este es un
paso muy importante para asegurar que el equipo de estudio está recolectando los datos
completos y precisos. Se ha de preparar una programación para que los equipos devuelvan
los cuestionarios completados al coordinador de la evaluación.
c. Programar una llamada con los equipos del estudio para analizar las encuestas completadas.
Proporcionar retroalimentación a los recolectores de datos y aclarar cualquier pregunta.
d. Introducir los datos recolectados en la base de datos u hoja de cálculo elegida.
4. Después de la Evaluación
a.
Realizar el análisis de los datos.
b. Presentar los resultados, conclusiones y recomendaciones preliminares de la evaluación a
todos los interesados.
c. Escribir el informe con los resultados, conclusiones y recomendaciones.
d. Difundir el informe final a las principales partes interesadas.
A continuación del cuestionario en este folleto se encuentra una Lista de Indicadores. Esta incluye los
indicadores básicos de logística que se pueden calcular con la información recolectada cuando se
utiliza el IEIL para una encuesta de establecimientos. Para una descripción más completa de los
indicadores logísticos, refiérase a la publicación Indicadores de Monitoreo y Evaluación para Evaluar el
Desempeño de un Sistema Logístico disponible a través de USAID | PROYECTO DELIVER. Además,
directrices para la realización del análisis de los principales indicadores logísticos se encuentra
disponible para los usuarios del software SPSS. Este documento guía al usuario a través de
diferentes pasos para realizar el análisis de datos en SPSS para indicadores logísticos más comunes.
4
INSTRUMENTO DE
EVALUACIÓN DE INDICADORES
LOGÍSTICOS (IEIL)
5
6
GUÍA DEL ENTREVISTADOR
Identificación del Establecimiento Registre el nombre y ubicación del establecimiento.
Utilizando los códigos provistos para cada pregunta, coloque
todas las demás respuestas en las casillas de la derecha.
Información sobre la Entrevista Registre la fecha en que se realizó la entrevista y liste los
nombres de los entrevistadores.
Introducción
Utilice el texto presentado aquí para guiar su introducción de la
encuesta al personal del establecimiento.
Preguntas 01 a 05
Obtenga autorización para realizar la entrevista y registrar la
información sobre el entrevistado.
Preguntas 101 a 117
Registre las respuestas, por medio de un círculo ya sea en el
número o la letra que corresponde a la respuesta del
entrevistado. Las preguntas con letras pueden tener múltiples
respuestas; las preguntas con números sólo tienen una
respuesta.
Preguntas 118 a 122
Estas preguntas se realizarán en establecimientos que son parte
de un sistema de cadena de frío.
Preguntas 123 a 126
Las siguientes preguntas de esta sección han de ser consultadas
al gerente de la bodega.
Tabla 1: Condición de las Existencias
Registre el número máximo de meses de existencias,
el número mínimo de meses de existencias, y el intervalo de
pedidos en la parte superior de la tabla. Si el entrevistado no
sabe estas respuestas, marque NS como la respuesta. Para llenar
las celdas, siga las instrucciones que se encuentran en la parte
superior de la tabla.
Tabla 2: Condiciones de Almacenamiento Registre las observaciones sobre el área principales de
almacenamiento (incluso si se trata de un armario o gabinete)
respondiendo a las preguntas sobre condiciones de
almacenamiento 1 a 14 para todas los establecimientos
visitados. Para áreas grandes de almacenamiento que requieren
el apilamiento de múltiples cajas, continúe para completar las
preguntas sobre condiciones de almacenamiento 15 a 17.
Tabla 3: Calidad de Datos
Complete la tabla para todos los productos o para una selección
de productos.
7
Tabla 4: Precisión de los Pronósticos
Complete la tabla para todos los productos o para una
selección de productos.
Tabla 5: Tasa de Entrega de Pedidos
Complete la tabla para todos los productos o para una
selección de productos.
Fin de la Entrevista
8
Pregunte al entrevistado/s si quiere hacer alguna pregunta.
Agradézcale/s por su tiempo y cooperación.
Servicios e Infraestructura del Establecimiento
IDENTIFICACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO
Nombre del establecimiento _______________________
Ubicación de establecimiento
Ciudad/pueblo: _________________________________
Región ________________________________________
Región .....................................................
Distrito ________________________________________
Distrito .....................................................
Código del establecimiento .................................................
Código de Establecimiento .....................
Tipo de Establecimiento: (1=Bodega; 2=PES) .................
Bodega/PES ............................................
Si es PES, marque el tipo de establecimiento: (1=Hospital
de distrito;
2=Hospital rural; 3=Centro de Salud; 4=Dispensario;
7=Otro ____________) .......................................................
Si es Bodega: Marque el nivel: (1=Central;
2=Regional/provincial; 3=Distrital .......................................
Autoridad que lo Administra 1=MS; 2=ONG .......................
Características del Establecimiento:
¿Acceso pavimentado al establecimiento? (0=no; 1=sí) ...
¿Había servicio de electricidad el día de la visita? (0=no;
1=sí) ...................................................................................
¿Había servicio de agua en el edificio el día de la visita?
(0=no; 1=sí) .......................................................................
¿Había servicio de teléfono (fijo o móvil) o de radio el día
de la visita? (0=no; 1=sí) ....................................................
Tipo de Establecimiento PES ..................
Tipo de Bodega .......................................
Autoridad que lo Administra ....................
Acceso Pavimentado ..............................
Servicio de Electricidad ...........................
Servicio de Agua .....................................
Comunicación Externa ............................
9
INFORMACIÓN SOBRE LA ENTREVISTA
DÍA/
MES/
AÑO
Fecha: _______________________________________
Entrevistador/es: _______________________________
_____________________________________________
Introducción
Presente a todos los miembros del equipo y solicite a los representantes del establecimiento que se
presenten a sí mismos.
Explique los objetivos de esta encuesta:
Buenos días. Me llamo ________________. Mi colega y yo venimos en representación de
______________________ (por ejemplo, el Ministerio de Salud en el país en estudio). Estamos realizando un
estudio acerca del sistema logístico de insumos de salud. Estamos estudiando la disponibilidad de determinados
insumos e información sobre como ordenan y reciben esos productos. Estamos visitando los centros de salud
seleccionados de todo el país, este establecimiento fue seleccionado para estar en el estudio. El objetivo de la
encuesta es recopilar información actualizada sobre el desempeño del sistema logístico y la condición de las
existencias de insumos claves para la salud. Esta no es una visita de supervisión y no se evaluará el desempeño
de funcionarios individuales.
Los resultados de este estudio nacional proporcionarán información para tomar decisiones y promover mejoras.
La encuesta será realizada nuevamente en el futuro para medir los cambios en el sistema logístico.
[Agregar aquí si hay objetivos adicionales.]
Nos gustaría hacerle algunas preguntas al administrador de suministros sobre los productos y suministros
disponibles en este establecimiento. Además, nos gustaría contar algunos productos seleccionados que tienen en
existencia actualmente y observar las condiciones generales de almacenamiento.
¿Tiene alguna pregunta?
Solicite al encargado que presente al equipo con la persona que administra los insumos. Extienda la
invitación al encargado para que pueda quedarse con el equipo, pero también explíquele que estamos
conscientes de que tiene otras responsabilidades. Ofrézcale reportarse con él/ella de nuevo antes de salir
del establecimiento.
No.
01.
10
Pregunta
¿Podemos continuar?
Código de Clasificación
Sí............................................... 1
No ............................................. 0
Pasar A
Pare
02.
Nombre, cargo y número de teléfono móvil de
la persona entrevistada para esta encuesta
Nombre:
_____________________
Título:
_______________________
Móvil: ______________
03.
Número de años y meses que ha trabajado en
este establecimiento?
04.
¿Quién es el principal responsable de la
administración de insumos médicos en este
establecimiento?
05.
¿ La administración de suministros/existencias
Sí............................................... 1
es la función principal de esta persona en este
No ............................................. 0
establecimiento?
Años: ______ Meses: ________
Enfermera ................................. 1
Oficial Clínico ........................... 2
Técnico en Farmacia ................ 3
Auxiliar de Farmacia ................. 4
Farmacéutico ............................ 5
Asistente Médico ....................... 6
Otro (Especifique) __________ 9
11
En primer lugar, haga las siguientes preguntas al administrador a cargo o interino del establecimiento. Después
de hacer las preguntas 101-122, visite el almacén, bodega, o área de almacenamiento donde se administran los
productos de la salud listados. Si se hace referencia a otro miembro del personal para el ejercicio del inventario,
preséntele las metas y objetivos del estudio tal y como hizo durante la introducción. Entregue a la persona la lista
de los productos que están incluidos en la encuesta, y explíquele que nos referiremos a la lista para algunas de las
siguientes preguntas.
No.
Preguntas
Pasar A/
Comentarios
Código de Clasificación
¿Utiliza los siguientes formularios para llevar la logística del inventario de los productos de salud
en este establecimiento?
101.
A. Tarjetas de existencias/tarjeta de
control de inventarios
Sí
No
1
0
B. registro diario de existencias
Sí
No
1
0
C. otro
Sí
No
1
0
¿Qué formularios SIAL utiliza para la presentación de informes/pedidos?
A. ingrese el nombre de los
formularios específicos de país
Sí
No
1
0
B. ingrese el nombre de los
formularios específicos de país
Sí
No
1
0
C. otro
Sí (especifique)
No
1
0
102.
¿Los informes SIAL incluyen lo siguiente?
A. inventario disponible
Sí
No
1
0
B. cantidades utilizadas
Sí
No
1
0
C. pérdidas y ajustes
Sí
No
1
0
103.
¿Un informe completo SIAL incluye lo siguiente? (ha de ser verificado con un informe completo)
104.
A. inventario disponible
12
Sí
No
Informe completo no disponible
1
0
9
B. cantidades utilizadas
C. pérdidas y ajustes
105.
106.
107.
108.
Sí
No
Informe completo no disponible
Sí
No
Informe completo no disponible
1
0
9
1
0
9
¿Con qué frecuencia se envía estos
informes SIAL al nivel superior?
(Encierre en un círculo todos los que
apliquen.)
Mensual
A
Trimestral ......................................... B
Semestral ........................................ C
Anual
D
Otro
W
¿Cuándo fue la última vez que envió
un pedido/informe de productos en
este establecimiento?
Nunca ..............................................
En el último mes ..............................
Hace 2 meses ..................................
Hace 3 meses ..................................
Hace más de 3 meses .....................
¿Cuántos establecimientos deben
enviar informes SIAL a este
establecimiento?
¿Cuántos establecimientos enviaron
informes LMIS completos para el mes
de ________ (dos meses antes del
mes de la encuesta)?
1
2
3
3
4
_____________
_____________
Pida ver los informes y marque aquí si
fue verificado. ___________
109.
¿Cómo aprendió a llenar los
formularios/registros que se usan en
este establecimiento?
(Encierre en un círculo todos los que
apliquen.)
Durante un taller de logística ............ A
Capacitación en el puesto de trabajo B
Nunca ha sido capacitad ................. C
Otro (especificar) _____________ W
110.
¿Cuántas órdenes de emergencia de
_______ (producto de interés, por
ejemplo, anticonceptivos,
medicamentos para ITS, etc.) han
colocado en los últimos 3 meses?
Ninguna ............................................
1........................................................
2........................................................
3........................................................
Más de 3 ...........................................
NA.....................................................
111.
¿Quién determina las cantidades de
reabastecimiento para este
establecimiento?
(Encierre en un círculo todos los que
apliquen.)
El establecimiento mismo ................ A
Un establecimiento de nivel más alto B
Otro ________________________ W
112.
¿Cómo se determina las cantidades
de reabastecimiento cantidades para
este establecimiento?
Fórmula (cualquier cálculo) ______ 1
No sabe ........................................... 2
Otros manera: ................................... 9
113.
¿Quién es responsable del transporte
de los productos a su
establecimiento?
(Encierre en un círculo todos los que
apliquen.)
Entrega el proveedor local ............... A
Entrega el nivel superior ................... B
Este establecimiento recoge ........... D
Otro (especificar)
W
0
1
2
3
4
9
13
114.
¿Qué tipo de transporte es más
utilizado?
Vehículo del Establecimiento ..........
Transporte público ...........................
Vehículo privado ..............................
Barco ................................................
Motocicleta .......................................
Bicicleta ...........................................
A pie .................................................
Otro (especificar) ______________
115.
En promedio, ¿cuánto tiempo
aproximadamente se tarda entre el
pedido y la recepción de los
productos?
Menos de 2 semanas ........................
De 2 semanas a 1 mes ....................
Entre 1 y 2 meses ............................
Más de 2 meses ...............................
1
2
3
4
Nunca ha recibido .............................
En el último mes ..............................
Hace 1 - 3 meses ..............................
Hace 3 - 6 meses .............................
Hace más de 6 meses .....................
Otro (especificar) ______________
1
2
3
4
5
9
¿Cuándo recibió su más reciente
visita de supervisión?
116.
Compruebe el libro de visitantes, si es
necesario.
117.
No.
¿Su última visita de supervisión
incluyó la administración de
medicamentos (por ejemplo, revisión
de las tarjetas de existencias, revisión
de informes, eliminación de
inventarios expirados, revisión de las
condiciones de almacenamiento)?
Preguntas
1
2
3
4
5
6
7
9
Sí ..................................................... 1
No .................................................... 0
No sabe ........................................... 9
Código de Clasificación
Pasar A/
Comentarios
Si el equipo está estudiando un sistema logístico de cadena de frío, responda a las preguntas 118-122. Si
no es así, pase a la pregunta 123, en la próxima página.
118.
¿Tiene un refrigerador(es) en
funcionamiento para almacenar
vacunas y/o Kits de prueba de VIH?
Sí (especifique la cantidad ____ ).. ... 1
No .................................................... 0
No aplica .......................................... 9
119.
Para registrar la temperatura real,
mire el termómetro dentro del
refrigerador—la temperatura ideal es
entre 0 y +8 grados centígrados.
(Fíjese si el termómetro falta o está
roto.)
Temperatura (en centígrados) _____
120.
¿Están las refrigeradoras ubicadas
lejos de los objetos que las rodean
(aproximadamente ½ metro)?
Sí ..................................................... 1
No .................................................... 0
14
Si la respuesta
es "No" o "No
aplica" salte a la
pregunta 123.
121.
¿Está actualizado el cuadro de
temperatura? (para estar actualizado,
ha de existir un registro para el día
anterior a la visita).
Sí ..................................................... 1
No .................................................... 0
122.
¿Existe un suministro de combustible
o de gas licuado para la cadena de
frío y la esterilización?
Sí ..................................................... 1
No .................................................... 0
Gracias por su tiempo e información. Usted ha sido muy útil. El resto de nuestras preguntas requieren ver los
productos en la bodega y hablar con la persona que supervisa la bodega.
15
Cuando se encuentre en la Bodega (si está con una persona diferente) repita la presentación de la encuesta y
de los miembros del equipo de recolección de datos.
No.
Pregunta
Código de Clasificación
Nombre:
_____________________
123.
Nombre, cargo y número de teléfono móvil de
la persona entrevistada para esta encuesta
Título:
_______________________
Móvil: ______________
Número de años y meses que ha trabajado en
este establecimiento.
Años: ______ Meses: ________
125.
¿Quién es el principal responsable de la
administración de insumos médicos en este
establecimiento?
Enfermera ................................. 1
Oficial Clínico ........................... 2
Técnico en Farmacia ................ 3
Auxiliar de Farmacia ................. 4
Farmacéutico ............................ 5
Asistente Médico ....................... 6
Otro (Especifique) ___________ 9
126.
¿La administración de suministros/existencias
es la función principal de esta persona en este
establecimiento?
Sí............................................... 1
No ............................................. 0
124.
16
Pasar A
Tabla 1. Condición de las Existencias (Especifique un período completo de seis meses anterior al estudio, y el día de la
visita)
Columna:
1. Nombre de todos los productos autorizados que se van a contar
2. Unidad de medida del producto
Nota: Las columnas 1 y 2 habrán de ser llenadas antes que se impriman los cuestionarios del estudio.
3. Se maneja o no el producto en este establecimiento, responda S para sí o N para no. Tenga en cuenta que para algunos
productos, en ciertos niveles todos los establecimientos han de manejar el producto. En tales casos, esta columna ha de
marcarse S.
4. Registre la cantidad del producto en un recipiente abierto. Aproxime la cantidad del producto a 1/4, 1/2 o 3/4 de lleno utilizando la
unidad más pequeña de medida establecida en la columna 2.
5. Registre si el establecimiento está experimentando un desabastecimiento del producto en el día de la visita, de acuerdo con el
inventario físico, responda S para Sí o N para no.
6. Registre la cantidad de productos vencidos. Cuente todos los productos vencidos en el día de la visita. Si hay productos que
están cerca de expirar (dentro de una semana), anótelo en la sección de comentarios.
7. Verifique si existe una tarjeta de existencias, responda S para sí o N para no.
8. Revise si la tarjeta de existencias ha sido actualizada en los últimos 30 días, responda S para Sí o N para no. Nota: Si la tarjeta
de existencias se actualizó por última vez con saldo de 0 y el establecimiento no ha recibido reabastecimiento para este
producto, considere la tarjeta de existencias como al día.
9. Registre el saldo en la tarjeta de existencias.
10. Registre si el establecimiento ha tenido algún desabastecimiento del producto durante los últimos 6 meses antes de la encuesta,
responsa S para sí o N para no.
11. Registre cuántas veces estuvo desabastecido el producto durante los últimos 6 meses completos antes de la encuesta de
acuerdo a las tarjetas de existencias, si está disponible, o de acuerdo a un informante clave. Anote la fuente de información.
12. Registre el número total de días que el producto estuvo desabastecido durante los últimos 6 meses completos antes de la
encuesta.
13. Registre la cantidad de productos dispensado a los usuarios o entregado desde la bodega durante los últimos 6 meses antes de
la encuesta.
14. Registre el número de días que los datos de entrega representan (puede ser inferior a 6); registre los días para los cuales hay
algún dato registrado, incluyendo 0.
Meses máximo de existencias_________________ Meses mínimo de existencias_________________ Intervalo de Pedido
___________________________
17
Nota: Para cualquier producto que experimentó un desabastecimiento en los últimos 6 meses (incluyendo el día de la
visita), por favor anote los motivos (por producto).
¿Se completan las tarjetas de existencia y los informes utilizando la unidad de medida más pequeña? S/N
Manejado
Unidad de
en este
Producto
Medida establecimiento
1
2
Comentarios:
18
3
Inventario
físico —
Bodega
4
Cantidad ¿Hay tarjeta
¿La tarjeta
¿Existe
de
de existencia
esta
Saldo en la ¿Desabastecimiento
Número
desabastecimiento productos disponible? actualizada? tarjeta de
en los últimos 6
Número de
total de
Hoy? (S/N)
vencidos.
(S/N)
(S/N)
existencias
meses?
desabastecimientos
días
5
6
7
8
9
10
11
12
Total
entregado
(últimos 6
meses)
Número de
días de
datos
disponible
13
14
Tabla 2: Condiciones de Almacenamiento
Los ítems 1-14 han de ser evaluados en todos los establecimientos para los productos que están
listos para ser entregados o distribuidos a los clientes. Coloque una marca en la columna apropiada
basándose en su inspección visual en el almacenamiento del establecimiento; anote cualquier
observación relevante en la columna de comentarios. Para obtener un "sí," todos los productos y
cajas habrán de cumplir los criterios de cada ítem.
No
01.
02.
03.
04.
05.
06.
07.
08.
09.
10.
11.
Descripción
Los productos que están listos para su distribución
están organizados de tal manera que las etiquetas
de identificación y fecha de vencimiento y/o las
fechas de fabricación están visibles.
Los productos están almacenados y organizados
de manera que los primero en expirar son los
primeros en salir (FEFO) para su contabilización y
administración general.
Las cajas y los productos se encuentran en buenas
condiciones, no están aplastados por mal manejo.
Si las cajas están abiertas, determinar si los
productos están mojados o quebrados debido al
calor/radiación (lámparas fluorescentes en el caso
de los condones, cajas de cartón d Depo-Provera
®) con las flechas apuntando hacia arriba.
El establecimiento tiene como práctica separar los
productos dañados y/o vencidos de los productos
utilizables y los remueve del inventario.
Los productos están protegidos de la luz solar
directa.
Las cajas y productos están protegidos del agua y
de la humedad.
El área de almacenamiento está visualmente libre
de insectos y roedores nocivos. (Revisar que no
haya huellas de murciélagos y/o roedores
[excrementos o insectos]) en el área de
almacenamiento.
El área de almacenamiento está asegurada con
una cerradura y llave, pero es accesible durante
horas normales de trabajo, el acceso está limitado
al personal autorizado.
Los productos son almacenados a la temperatura
adecuada de acuerdo con las especificaciones de
temperatura del producto.
El techo se mantiene en buen estado para evitar la
penetración del agua y la luz del sol.
No
Sí
Comentarios
La bodega se mantiene en buen estado (limpia, sin
basura, estanterías fuertes, cajas organizadas).
19
12.
13.
14.
El espacio actual y la organización es suficiente
para los productos existentes y una ampliación
razonable (es decir, recibo de entrega de productos
pedidos en un futuro previsible).
El equipo de seguridad contra incendios está
disponible y accesible (cualquier artículo
identificado para promover la seguridad contra
incendios ha de ser considerado).
Los productos se almacenan por separado de los
insecticidas y productos químicos.
Las normas adicionales a continuación pueden aplicarse a cualquier establecimiento lo
suficientemente grande como para necesitar el apilamiento de múltiples cajas.
No.
15.
Descripción
Los productos se apilan a un mínimo de 10 cm del
suelo.
16.
Los productos se apilan a al menos 30 cm de las
paredes y de otras pilas.
17.
Los productos no se apilan a más de 2.5 metros de
altura.
No
Sí
Comentarios
Lineamientos adicionales para preguntas específicas:
Ítem 2: Al observar la buena organización de los productos, considere la vida útil de los diferentes
productos.
Ítem 3: Verifique las cajas para determinar si están aplastadas por el mal manejo. También, examine
las condiciones de los productos dentro de cajas abiertas o dañadas para ver si están
mojados, rajados debido al calor/radiación (por ejemplo, para los preservativos, a causa de
luces fluorescentes), o aplastados.
Ítem 4: Realice la eliminación de los productos dañados o vencidos de acuerdo a los
procedimientos del establecimiento (esto puede variar de un establecimiento a otro).
Especifique si existen procedimientos y tome nota de cuales son.
Ítem 7: Es importante verificar si existen huellas de roedores (excrementos) o insectos perjudiciales
para los productos en el área de almacenamiento.
Ítem 8: Esto se refiere a una bodega asegurada con una cerradura o a un gabinete en una clínica
cerrado con llave.
Ítem 13: Los equipos de seguridad contra incendios no tienen que cumplir normas
internacionales. Considere cualquier artículo identificado para promover la seguridad contra
incendios (por ejemplo, un cubo de agua, arena). No considere extintores de incendio
vacíos y/o vencidos como equipos válidos de seguridad.
20
Tabla 3: Calidad de Datos SIAL: Existencias Disponibles Utilizables al Momento del Informe SIAL Más Recientes
Columna:
1. Enumere los mismos productos que en la Tabla 1 o utilice una muestra de estos productos. Incluya sólo aquellos productos que son
administrados por el establecimiento. (Nota: Haga esto antes de finalizar el cuestionario y hacer las fotocopias.)
2. Obtenga el informe SIAL más reciente mostrando los productos seleccionados, y registre las existencias disponibles a partir del informe
SIAL en la columna 2.
3. Escriba la cantidad de existencias utilizables tomada de los registros de existencias del mismo periodo del informe SIAL seleccionado.
4. Calcule el porcentaje de discrepancia restando las cantidades de existencias disponibles del informe SIAL (columna 2) de las cantidades
de existencias disponibles de los registros de existencias (del período de informe SIAL [columna 3], divida esto por las cantidades de las
existencias disponibles de los registros de existencias [columna 3] y multiplique por 100). Este cálculo puede realizarse durante la fase
de análisis del estudio y la columna puede eliminarse del cuestionario de recolección de datos.
5. Anote los motivos si existiera discrepancia.
Existencia Utilizable Disponible (al momento del informe SIAL más reciente)
De acuerdo al informe
SIAL más reciente
Método/Marca/Producto
1
2
Del registro diario o
tarjetas de existencias
del período del
informe SIAL
3
% de Discrepancia
(col.3–col.2/col.2) *100
Motivos para la
discrepancia
4
5
21
Tabla 4. Porcentaje de Diferencia entre Cantidad Pedida y Cantidad Recibida
Columna:
1. Enumere los mismos productos que en la Tabla 1 o utilice una muestra de estos productos. (Nota: Haga esto antes de finalizar el
cuestionario y hacer las fotocopias.)
2. Ingrese la cantidad pedida para el último período de pedido que ya debería haberse recibido (es decir, no incluya órdenes abiertas cuya
fecha de recibo aún no ha llegado).
3. Ingrese la fecha en que se puso el pedido.
4. Ingrese la cantidad recibida en la última orden.
5. Ingrese la fecha en que la orden fue recibida.
Método/Marca/Produ
cto
Cantidad Pedida del
Último Período de
Pedido
Fecha de Pedido
Cantidad Recibida en
Último Pedido/Compra
Fecha Recibido el
Pedido
1
2
3
4
5
22
Tabla 5. Tasa de Entrega de Pedidos a ser calculada en los Almacenes de Distribución
Instrucciones
1. Rellene todos los productos de interés autorizados en la columna 1. (Nota: Haga esto antes de finalizar el cuestionario y hacer las
fotocopias.)
2. Obtenga los formularios de pedido recibidos para esta bodega durante los 3 meses anteriores al inicio del mes de la encuesta actual (por
ejemplo, si la encuesta actual se realiza de septiembre a octubre, obtenga los formularios de pedido para los meses de junio, julio y
agosto). Obtenga los formularios que corresponden a cada establecimiento de nivel mas bajo que será visitado durante el estudio y
complete un tabla separada para uno de los establecimientos nivel inferior.
3. Obtenga los registros de distribución que corresponden a cada pedido, si no aparecen en los formularios de pedido.
4. En el espacio correspondiente en la parte superior de cada Tabla, escriba el nombre del establecimiento del nivel más bajo que hizo un
pedido a este establecimiento de distribución durante los 3 meses en cuestión.
5. Dentro de cada establecimiento que realizó el pedido, ingrese la cantidad que fue ordenada por el nivel más bajo y la cantidad que fue
suministrada o distribuida por este establecimiento. Esta información es utilizada para calcular la línea de la tasa de entrega de pedidos
por línea. El total de la tasa de entrega de pedidos puede ser calculado más adelante determinando el porcentaje de establecimientos en
las que la cantidad suministrada fue igual a la cantidad pedida para todos los productos enumerados.
6. Registre todas las notas o comentarios acerca de por qué las órdenes no se cubrieron en su totalidad.
7. Utilice tantas páginas como sea necesario para recolectar los datos de todos los establecimientos a ser visitados durante la evaluación.
NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO REALIZANDO EL PEDIDO:
MES 1
Cantidad Pedida
Product
o
MES 2
Cantidad
Suministrada
Cantidad Pedida
MES 3
Cantidad
Suministrada
Cantidad Pedida
Cantidad
Suministrada
23
NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO REALIZANDO EL PEDIDO:
MES 1
Cantidad Pedida
Product
o
24
MES 2
Cantidad
Suministrada
Cantidad Pedida
MES 3
Cantidad
Suministrada
Cantidad Pedida
Cantidad
Suministrada
NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO REALIZANDO EL PEDIDO:
MES 1
Cantidad Pedida
Product
o
MES 2
Cantidad
Suministrada
Cantidad Pedida
MES 3
Cantidad
Suministrada
Cantidad Pedida
Cantidad
Suministrada
Comentarios, Notas, Motivos para los Pedidos No Cubiertos en su Totalidad
25
Pregunte a la(s) persona/personas que entrevistó si desean hacerle alguna pregunta.
Comentarios o observaciones generales sobre la administración de productos:
Agradézcale a la(s) persona/personas que hablaron con usted. Reitéreles cuanto han
ayudado a que el programa alcance sus objetivos, y asegúreles que los resultados serán
utilizados para desarrollar mejoras en el desempeño del sistema logístico.
Notas/Comentarios:
27
28
LISTA DE INDICADORES IEIL
29
30
LISTA DE INDICADORES IEIL
Los siguientes indicadores se pueden medir utilizando los datos recolectados en el Instrumento de
Evaluación de Indicadores Logísticos (LIAT). Para una descripción completa de cada uno de los
indicadores refiérase a la publicación Indicadores de Monitoreo y Evaluación para Evaluar el Desempeño de un
Sistema Logístico disponible a través de USAID | PROYECTO DELIVER.
INDICADORES PRINCIPALES Y RELACIONADOS CON
EL IEIL
1. INDICADOR: Precisión de los Datos Logísticos para la Administración de Inventarios

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos que mantienen datos
logísticos precisos para la administración de inventarios.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos que completaron y
presentaron un informe SIAL para el período de presentación de informes más reciente.
2. INDICADOR: Porcentaje de Establecimientos que Reciben la Cantidad de Productos Pedidos.

INDICADOR RELACIONADO: Duración promedio del tiempo entre las fechas que un
pedido fue puesto y cuando fue recibido.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos que recibieron sus
últimos cuatro pedidos de acuerdo a la programación prevista.
3. INDICADOR: Porcentaje de Diferencia entre la Cantidad de Productos Pedidos y la Cantidad
de Productos Recibida.
4. INDICADOR: Porcentaje de Establecimientos que Mantienen Condiciones Aceptables de
Almacenamiento.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de Establecimientos que cumplen todas (o un
porcentaje deseado) las condiciones de almacenamiento.
5. INDICADOR: Porcentaje de Establecimientos que Experimentaron un Desabastecimiento en
Algún Momento durante un Período de Tiempo Determinado.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos desabastecidos de
cualquier producto en el día de la visita.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos completamente
abastecidos (todos los productos) en el día de la visita.
31

INDICADOR RELACIONADO: Duración promedio de los desabastecimientos.

INDICADOR RELACIONADO: Número promedio de productos desabastecidos/en
existencia en el día de la visita.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de productos desabastecidos/no
desabastecidos en cualquier momento durante los últimos 6 (o 12) meses.

INDICADOR RELACIONADO: Número promedio de veces que cada método estuvo
desabastecido en los últimos 6 (o 12) meses.
6. INDICADOR: Porcentaje de Establecimientos Cuyos Niveles de Existencias Garantizan
Disponibilidad de Productos en el Corto Plazo.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de tiempo durante un período determinado
en el que cada producto de interés tiene una existencia adecuada (este indicador requiere un
sistema automatizado SIAL o una revisión extensa de los libros de las existencias históricos).

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos con todos los productos
con existencia adecuada para disponibilidad en el corto plazo.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos que se encuentran subabastecidos, adecuadamente abastecidos, y sobre-abastecidos.
GUÍA DE INDICADORES PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS
PRONÓSTICOS:
7. INDICADOR: Porcentaje de Error Absoluto Medio (MAPE, por sus siglas en inglés) entre el
Consumo Previsto y el Consumo Real de un Producto.

INDICADOR RELACIONADO: MAPE promedio para múltiples productos.
8. INDICADOR: Porcentaje de diferencia entre el Pronóstico de consumo y el Consumo Real.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de diferencia promedio entre el pronóstico de
consumo y el consumo real.

INDICADOR RELACIONADO: Nivel medio del pronóstico o discrepancia para un rango
de establecimientos, productos o ambos.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos con pronósticos dentro
del cinco por ciento del consumo real, por producto.
INDICADORES PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMEPEÑO DEL ALMACENAMIENTO Y
MANEJO DE INVENTARIOS:
9. INDICADOR: Tasa de Entrega de Pedidos (o Porcentaje de Pedidos que se Cubrieron
Correctamente).
32
10. INDICADOR: Tasa de Exactitud de Inventarios (o Exactitud de Saldos de Existencias para la
Administración de Inventarios).

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de discrepancia entre el saldo del registro de
existencias y el inventario físico (por producto).
11. INDICADOR: Porcentaje de Existencias Desperdiciadas debido a Vencimiento o Daños.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de existencias inutilizables debido a
vencimiento.

INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de existencias inutilizables debido a daños.

INDICADOR RELACIONADO: Valor de las existencias inutilizables como un porcentaje
del total de artículos comprados.
12. INDICADOR: Tiempo de Respuesta de Pedidos.
13. INDICADOR: Tasa de Rotación de Inventarios.
INDICADORES PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMEPEÑO DE LA DISTRIBUCIÓN:
14. INDICADOR: Tiempo Promedio de Entrega.
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34
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