revisión, evaluación y aprobación de procesos contractuales

JURIDICA
REVISIÓN, EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE PROCESOS CONTRACTUALES
CODIGO:
AP-JUR-PR-04
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
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1. OBJETIVO:
Verificar y garantizar que los procesos contractuales que celebre la Institución, se efectúen dentro de los parámetros legales internos y externos
establecidos, en pro de los intereses de la Universidad.
2. ALCANCE:
Inicia con la recepción del contrato o convenio y termina con el visto bueno del jefe de la Oficina Jurídica para continuar con el trámite contractual
3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO:
Jefe de la Oficina Jurídica
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES:
Ver normograma
5. DEFINICIONES:
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Pliego de Condiciones: Documento donde se indica los requisitos técnicos y operativos para el desarrollo del objeto contractual de la Licitación Pública.
Términos de Referencia: Documento donde se indica los requisitos técnicos y operativos para el desarrollo del objeto contractual de la Invitación Pública
y Contratación Directa.
Resolución de Declaratoria de Desierta: Acto Administrativo en el cual se señala de manera expresa y detallada las razones que impiden la selección
objetiva del contratista y por ende la no adjudicación del contrato.
Resolución de Adjudicación: Acto Administrativo por medio del cual se adjudica el contrato al proponente seleccionado.
Resolución de Revocatoria: Acto Administrativo por medio del cual se cancela el proceso contractual que contiene errores con el único objeto de
corregirlo.
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JURIDICA
REVISIÓN, EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE PROCESOS CONTRACTUALES
CODIGO:
AP-JUR-PR-04
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
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6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
Nº
ACTIVIDAD
Recepcionar
y
revisar
la
documentación
1
Designar
jurídico
asesor
2
Revisar
documentación
3
Remitir
documentación
revisada
4
DESCRIPCION
La secretaria recibe mediante nota de envió la documentación del proceso
contractual (contrato, convenio, otrosí modificatorio y/o pliegos) y se revisa
que contenga los soportes respectivos necesarios para dicho proceso
contractual.
Nota: en caso de ser solicitud de evaluación y/o asesoría jurídica a procesos
licitatorios contractuales, se recepciona de Rectoría o Vicerrectora
Administrativa la comunicación oficial.
Se asigna el asesor jurídico y se le hace entrega de la respectiva
documentación contractual para que realice la revisión jurídica.
Para el caso de evaluación y/o asesoría jurídica a procesos licitatorios
contractuales, se le comunica la asignación al asesor jurídico solicitado en la
comunicación oficial.
Se revisa que la documentación contractual (contrato, convenio, otrosí
modificatorio y/o pliegos) esté conforme a la normatividad vigente interna o
externa y se hacen las observaciones si fuere el caso, o se remite para visto
bueno por parte del Jefe de la oficina jurídica.
En el caso de evaluación y/o asesoría jurídica a procesos licitatorios
contractuales, el asesor jurídico revisa que cada una de las propuestas
presentadas por los participantes en el proceso licitatorio estén acordes a lo
establecido en los términos de referencia respectivos de cada licitación
Mediante nota de envió, se remite la documentación contractual revisada para:
Si la documentación contractual no está conforme a la Ley y la normatividad
interna, se envía la documentación con las correspondientes observaciones
realizadas, para sus respectivos ajustes.
En el evento que la documentación contractual cumpla con lo exigido, esta
será remitida con el visto bueno a la oficina correspondiente para que continúe
con el trámite pertinente.
En el caso de evaluación y/o asesoría jurídica a procesos licitatorios
contractuales, el asesor jurídico envía el acta de evaluación jurídica en medio
físico y electrónico a la oficina de contratación, en el evento de que en el
proceso licitatorio se presenten observaciones a la evaluación jurídica el
asesor designado debe proceder a dar contestación
RESPONSABLE
Secretaria
Jefe oficina jurídica.
Vicerrector
Administrativo
Jefe
Oficina
De
Contratación
Asesor jurídico
Jefe Oficina Jurídica
Asesor jurídico
REGISTRO
Documentación
(contrato, convenio,
otrosí modificatorio
y/o pliegos)
Comunicación
oficial
Libro de reparto
Documentación
revisada (contrato,
convenio,
otrosí
modificatorio
y/o
pliegos)
Acta de evaluación
jurídica
Notas de envió
Acta de evaluación
jurídica radicada
Comunicación
oficial
contestación
de
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JURIDICA
REVISIÓN, EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE PROCESOS CONTRACTUALES
CODIGO:
Nº
AP-JUR-PR-04
ACTIVIDAD
Archivo
documentación
5
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
DESCRIPCION
Se organiza la documentación de la revisión y aprobación de procesos
contractuales en las carpetas:
Notas de envió recibidas
Notas de envió despachadas
Actas comité evaluador
Página
RESPONSABLE
3 de 3
REGISTRO
Carpetas – archivo:
Notas de
recibidas
envió
Notas de envió
despachadas
Actas
comité
evaluador
7. OBSERVACIONES:
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
01
02
03
NOMBRE
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION
Resolución 128 Octubre 22 de 2008
Resolución 134 Septiembre 20 de 2010
Formato CAL-FO-17 Mayo 25 de 2011
EQUIPO DE TRABAJO
OFICINA JURIDICA
CARGO
ELABORÓ
NOMBR
E
CARGO
DESCRIPCION DE CAMBIOS
Aprobación documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador Calidad
REVISÓ
NOMBR
E
CARGO
CARLOS
HARVEY
SALAMANCA
FALLA
Representante de la Dirección
APROBÓ
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