Descargar documento

Crecimiento: Buscando la Eficiencia en
la Estructura Organizacional
Marcelo Córdova
Director de Capital Humano, Mercer - Chile
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Tenemos 30 gerentes, 40 jefes de proyectos y 60
supervisores… ¡nada mal para una compañía de
sólo 150 empleados!
Mercer
1
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
¿Qué aspectos de la estructura
organizacional son afectados
cuando existe un cambio
importante en la organización?
Mercer
2
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Problemas del Diseño Organizacional
Las estructuras que tienden irse a
Las estructuras que tienden irse a la
la izquierda se caracterizan por: Ser
derecha se caracterizan por: Ser
más
más informales, no estructuradas,
formales,
estructuradas,
burocráticas y mecánicas.
Diferenciación horizontal
Diferenciación vertical
Autoridad
Formalización
Cultura
Mercer
no burocráticas y orgánicas.
Dispersión funcional
Baja
1
2
3
4
5
Alta
Número de subordinados
Pocos
1
2
3
4
5
Muchos
Delegación
Centralizada
1
2
3
4
5
Descentralizada
Normativa
Alta
1
2
3
4
5
Baja
Creencias y Valores
Tradición
1
2
3
4
5
Innovación
3
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical
Niveles Jerárquicos
Relacionado con el problema de la
diferenciación vertical está el tema del
Span of Control, que no es otra cosa
que
el
número
de
personal
subordinado que debe asignarse a
cada puesto de mando.
Claro está que una variación en el
Span of Control tiene efecto directo en
el aumento o disminución de los
niveles jerárquicos.
Mercer
Span of Control
4
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Niveles Jerárquicos
Los Niveles Jerárquicos representan el principio según el cual la autoridad y la
responsabilidad fluyen verticalmente.
El número de niveles jerárquicos que define
a toda una compañía, corresponde al
número mayor de niveles jerárquicos
contados en toda la organización.
Mercer
5
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Niveles Jerárquicos
Estructura
Dominante
Organización Horizontal
Diseñada para el aprendizaje
Estructura horizontal dominante
• Tareas compartidas, empowerment
• Jerarquía relajada, pocas reglas
• Comunicación horizontal, cara a cara
• Muchos equipos
• Toma de decisiones descentralizada
Estructura vertical dominante
• Tareas especializadas
• Jerarquía estricta, muchas reglas
• Comunicación vertical y sistemas de reportes
• Pocos equipos
• Toma de decisiones centralizada
Organización vertical
Diseñada para la efectividad
Mercer
6
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Niveles Jerárquicos
¿Cómo se puede calificar a una organización
como horizontal o vertical?
La respuesta está en la comparación con el mercado de referencia que mejor caracterice la
empresa que se esté analizando y ver si se está por encima del 75° percentil o debajo del 25°
percentil de la muestra.
Estudio de mercado de niveles jerárquicos
Min
25 percentil
Mediana
75 percentil
Max
Número de niveles jerárquicos
Horizontal
Mercer
Vertical
7
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Niveles Jerárquicos
Estos valores valores(*) de Niveles Jerárquicos son calculados para diferentes tipos de
organizaciones:
Mercado General
25 Perc.
Mediana
75 Perc.
Por Dotación
Mercer
(*) Organization and Operations Results U.S. Human Capital Effectiveness Report 2008/2009, Saratoga
8
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Span of Control
SOC amplio
El Span of Control (SOC) se refiere al
número de subordinados que un superior
puede controlar de forma efectiva.
1
Mientras más personas reporten a un
gerente, más amplio será el Span of
Control y por el contrario, mientras menos
gente reporte, más estrecho será el Span
of Control.
2
3
4
5
6
7
8
9
SOC (1:9)
SOC estrecho
1
2
SOC (1:2)
Mercer
9
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Span of Control
a) SOC estrecho
Ventajas
Contacto más frecuente y cercano
entre supervisores y subordinados
Mayores costos ya que hay más
niveles de supervisión
Mejor guía, los gerentes puedes dar
feedback oportuno a los subordinados
y ayudarlos a alcanzar los objetivos
Complejidad para la coordinación
cuando
hay
muchos
gerentes
involucrados
Mejora el desempeño a través de un
fuerte control y supervisión cercana
Complejidad para la comunicación.
Mientras más grande es la cadena de
mando, más se diluye la calidad de la
información que se trasmite
Más tiempo para los gerentes para la
planificación
Mayor oportunidad de desarrollo
vertical (ascensos) ya que hay más
puestos de supervisión que llenar
Mercer
Desventajas
Lejanía de los mandos superiores,
respecto a las posiciones operativas
10
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Span of Control
b) SOC amplio
Ventajas
Menores costos debido a que hay
menos “gerentes” y por ende menos
staff (secretarias, mensajeros, etc.)
Mejor y más fácil comunicación ya que
el mensaje debe pasar por menos
niveles
Los empleados son forzados a tomar
más decisiones, tener más iniciativa y
ser
más
responsables
(empowerment)
Desventajas
El gerente se ve imposibilitado de
realizar un control y supervisión directo
Menor contacto entre supervisores y
subordinados
El gerente tiene poco tiempo para la
planificación ya que está más
dedicado a la supervisión
Mayor compromiso de los empleados
ya que cada subordinado se siente
más autónomo
Mercer
11
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Span of Control (SOC)
En función del análisis del SOC, las organizaciones se clasifican en:
Tendencia Izquierda: Estas organizaciones se caracterizan por:
• SOC estrechos predominantes
• Personal muy especializado que no puede ser supervisado en grupos
• Puede indicar fragmentación o posiciones únicas
• Generalmente son estructuras que son susceptibles a ser
optimizadas
Tendencia Normal: Estas organizaciones se caracterizan por:
• Combinación de SOC amplios y estrechos
• Combinación de posiciones muy especializadas y no especializadas
• Son estructuras que moderadamente pueden ser optimizadas.
Tendencia Derecha: Estas organizaciones se caracterizan por:
• SOC amplios predominantes
• Se espera que contenga muchas actividades rutinarias que no
requieren de supervisión permanente
• La optimización de estas estructuras es limitada
Mercer
12
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Span of Control (SOC)
¿Por qué es importante analizar el Span of
Control?
– SOC muy estrecho:
gerencias
son
las destrezas
subutilizadas
y
los
empleados sobre-controlados
– SOC muy amplio: los gerentes son
sobre exigidos y los subordinados
reciben poca guía
Mercer
13
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Span of Control (SOC)
Curva de distribución del Span of Control
Distribución porcentual
35%
29.2%
30%
25%
16.7%
20%
16.7%
15%
14.6%
10.4%
10%
6.3%
5%
2.1%
2.1%
2.1%
0%
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Alcance de control
• La curva de frecuencias del alcance de control promedio muestra la tendencia de la
Organización en cuento a SOC.
Mercer
14
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Span of Control (SOC)
¿Cómo se calcula el Span of Control óptimo?
Fundamentalmente distintas
1.
Similitud de funciones
Idénticas
2.
Cercanía geográfica
Todos juntos
3.
Complejidad de funciones
Simples y repetitivas
4.
Dirección y control
requeridos
Mínima supervisión
5.
Coordinación requerida
Mínima coordinación con otros
6.
Planeamiento requerido
Alcance y complejidad mínimos
Mercer
1
1
1
1
1
1
2
3
4
5
Áreas geográficas dispersas
2
2
2
2
2
3
4
5
Alta complejidad y variedad
3
4
5
Supervisión cercana y constante
3
4
5
Coordinación cercana y frecuente
3
4
5
Alcance y complejidad difíciles
3
4
5
15
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Span of Control (SOC)
11
Alcance de control
Promedio
10
9
8
7
6
Oportunidad de
Mejora en cuanto
a Span of Control
5
4
3
2
Oportunidad de Mejora en
cuanto a Niveles Jerárquicos
1
0
1° Nivel
2° Nivel
5.00
4.00
5.00
4.33
4.00
5.33
3° Nivel
4° Nivel
3.88
4.50
6.63
3.17
4.00
Niveles
5.00
5° Nivel
6° Nivel
3.09
5.00
7.45
4.94
7.17
10.11
7° Nivel
3.20
6.20
9.20
SOC promedio real
SOC evaluación
Mercer
16
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Span of Control (SOC)
El análisis combinado de SOC y Niveles Jerárquicos en general es una poderosa herramienta
para evaluar la estructura organizacional de una empresa y determinar potenciales
oportunidades de mejora y optimización.
– Un SOC demasiado amplio deriva en una supervisión inadecuada y por el contrario, un
SOC estrecho deriva en un uso inadecuado de las competencias de los líderes.
– Una estructura vertical deriva en un organización burocrática y lenta en la toma de
decisiones; mientras que una horizontal da mucho poder a los empleados.
Un elevado número de Niveles Jerárquicos indica que
probablemente la estructura organizacional tiene un SOC
demasiado estrecho.
Mercer
Una estructura con un número reducido de Niveles
Jerárquicos
posiblemente
tenga
un
SOC
relativamente amplio.
17
Crecimiento: Buscando la Eficiencia en la Estructura Organizacional
Diferenciación vertical: Span of Control (SOC)
Matriz de posicionamiento
Posicionamiento
recomendado
1
Número de niveles
jerárquicos
2
3
4
5
6
7
Empresa
Estructura
organizacional
vertical con alcance de
control estrecho
8
9
10
11
Mercer
Estructura organizacional
horizontal con alcance de
control amplio
Estructura organizacional
horizontal con alcance de
control estrecho
1
2
3
4
Estructura organizacional
vertical con alcance de
control amplio
5
6
7
Alcance de control
8
9
10
11
18