Estructura Organizacional de una Institucion Educativa
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Caso. Estructura Organizacional de una Institución Educativa TESINA para obtener el Titulo de: Licenciado en Administración Presenta: Sara Guadalupe Domínguez Jácome Asesor: L.E. Carlos Hernández Rodríguez Xalapa-Enríquez, Enríquez, Veracruz Junio 2011 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultas de Contaduría y Administración Caso. Estructura Organizacional de una Institución Educativa TESINA para obtener el Titulo de: Licenciado en Administración Presenta: Sara Guadalupe Domínguez Jácome Asesor: L.E. Carlos Hernández Rodríguez Xalapa-Enríquez, Enríquez, Veracruz Junio 2011 DEDICATORIAS En primer lugar doy gracias a Dios porque me brindó la oportunidad de concluir un éxito más en vida, porque sin él y sin FE nada puede ser posible. A mi madre que aunque no está conmigo físicamente se que está muy orgullosa de mi por haber llegado hasta donde de esto; gracias a sus enseñanzas su amor eterno y por ser la guía de mi vida. A mi padre que la vida me dio la oportunidad de acercarme más a él, que sin su apoyo, comprensión, cariño, paciencia, amor y confianza no podría haber alcanzado este logro tan grande en mi vida. A Charito que Dios te puso en nuestros caminos para ser la esposa y madre que él ha querido que seas. Por el apoyo incondicional y amor que nos has brindado. A mi compañera fiel y más que mi amiga Hilse, que sin tu apoyo, tu aliento de fortaleza para seguir adelante cuando no quería continuar. Por estar ahí cuando más te he necesitado, por que creer en mí día a día por tu amor y cariño tan grande, no hubiera lo hubiera logrado. A mis amigos, Liz, Eli y de más que siempre están junto a mi ayudándome y apoyándome en todos los momentos de mi vida. A todas las personas que directa o indirectamente me ayudaron para que este trabajo sea uno de mis más grandes éxitos en mi vida. ÍNDICE RESUMEN ……………………………………………………………………………… 1 INTRODUCCION ……………………………………………………………………… 2 CAPITULO PRIMERO. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ………………6 1.1 Planteamiento Del Problema 1.2 Objetivo General ………………………………………........... 7 ……………………………………………………………… 8 1.2.1 Objetivos Específicos ……………………………………………….8 1.3 Justificación …………...………………………………………………….9 1.4 Diseño Del Instrumento De Investigación ………………………………9 1.4.1 Cuestionario Para Realizar El Análisis De Puestos CAPITULO SEGUNDO. MARCO TEORICO: LA ………………10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS …………………15 2.1 Ámbitos Que Definen Una Institución Educativa ………………………16 2.2 Organización Interna Y Funcionamiento De Las Escuelas 2.3 Perspectivas De La Organización En Las Escuelas ………………18 2.4 Definición E Importancia Del Estudio Organizacional ………………19 2.5 Estructura Organizacional 2.6 Eficacia Y Eficiencia En La Estructura Organizacional 2.7 La Esencia De La Estructura Organizacional 2.8 Mecanismos Coordinadores 2.9 Parámetros De Diseño ………17 ……………………………………………..19 ……………….21 ……………………….22 ………………………………………………22 ………………………………………………………23 II 2.10 Necesidad De Un Diagnóstico Previo A La Realización De Cambios Estructurales 2.11 Estructura Y Contexto ……………………………………………………….27 2.11.1 Edad Y Tamaño ……………………………………………………….27 2.11.2 Sistema Técnico ……………………………………………………….28 2.11.3 Entorno 2.12 ……………………………………………………………26 ……………………………………………………………….28 Diseño de organizaciones ……………………………………………....29 2.12.1 Estructura Burócrata ………………………………………………29 2.12.2 Estructura Matricial ………………………………………………30 2.12.3 Estructura Simple ………………………………………………30 2.13 Características técnicas o modelos para la formalización de estructuras…31 2.14 Técnicas más usadas en el rediseño de la estructura organizacional …..33 2.14.1 Manual De Funciones 2.14.2 Organigramas ………………………………………………33 ……………………………………………………...34 CAPITULO TERCERO. MARCO CONTEXTUAL: INSTITUCION EDUCATIVA ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA …………………………...37 3.1 Antecedentes Históricos ………………………………………………38 3.2 Visión, Misión De El Ilustre Colegio Santiago De Compostela ...…..…….39 3.2.1 Visión ……………………………………………………………...39 3.2.2 Misión ……………………………………………………………...40 3.2.3 Valores ……………………………………………………………...40 3.3 Propósitos ……………………………………………………………...40 3.4 Estructura Orgánica 3.5 …………………………...…………………………41 3.4.1 Organigrama General ………………………………………………41 Descripción De Puestos ………………………………………………42 3.5.1 Director General ………………………………………………42 III 3.5.2 Director Por Nivel 3.5.3 Secretaria ………………………………………………42 ……………………………………………………...43 3.5.4 Personal Docente 3.5.5 Cajera ………………..…………………………….45 ……………………………………………………………...45 3.5.6 Técnico En Computación 3.5.7 Intendencia ………………………………………46 ……………………………………………………...46 CAPITULO CUARTO. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ……………………..47 4.1 Análisis del planteamiento del problema de la institución educativa 4.2 Resultados de la información 4.3 Análisis de la información 4.4 Rediseño de la estructura organizacional 4.5 Organigrama 4.6 Descripción De Puestos CONCLUSIONES ……48 ………………………………………49 ………………………………………………51 ………………………54 ……………………………………………………………...60 ………………………………………………61 ……………………………………………………………...92 RECOMENDACIONES FUENTES DE INFORMACION ……………………………………………………...96 ………………………………………………97 IV RESUMEN Los objetivos por los cuales se rigen las instituciones educativas, depende de cómo se integre la misión y la visión de la misma, tomando en cuenta que lo que se espera lograr son resultados de éxito; para ello es necesario contar con la plena colaboración de todo el personal. Esta comprobado que en toda organización debe existir una estructura organizacional que sirva como guía en el desarrollo de las funciones de cada puesto. La estructura es la forma de organización de un conjunto o bien de un sistema bajo condiciones particulares de tiempo y lugar. Decir que existe una estructura es cuando una serie de elementos se integran en su totalidad como un conjunto. La finalidad de esta investigación es conocer si la falta de una buena estructura organizacional delimita el cumplimento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la institución educativa, para lograr la eficacia y eficiencia de la misma. Se aplicaron instrumentos de captación de información, en este caso entrevistas al personal administrativo y docente, para lograr obtener la información necesaria que ayudó a conocer y concluir si la estructura organizacional funciona de manera adecuada. 1 INTRODUCCIÓN La finalidad de toda institución educativa es cumplir con los objetivos que son establecidos con base a la misión y visón de la misma. Un objetivo es una situación deseada que se intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro y al conseguir este objetivo la imagen se vuelve real y actual. Los centros educativos se definen por cuatro ámbitos que son la finalidad, planteamiento, condición y su estructura. El estudio principal de esta investigación se inclina al estudio de la estructura orgánica de la institución y conocer cuáles son sus debilidades. En esta investigación se busca conocer si la ausencia de una adecuada estructura orgánica dificulta el cumplimento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la misma. Franklin (2004), menciona que la estructura orgánica es la descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización según sus relaciones de jerarquía. Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas como su nivel jerárquico. Si partimos de este punto, es sencillo decir que la estructura implica la coordinación y dirección de un grupo de trabajo y las actividades que realizan para que las estructuras sigan funcionando de manera adecuada. Es de suma importancia conocer como está organizada la institución puesto que de ello depende que el personal realice su desempeño laboral con éxito en sus resultados. Es muy sencillo contar con una estructura organizacional que indique la especialización de las tareas y los niveles jerárquicos de autoridad por los cuales se rige el desempeño de cada elemento; la dificultad es saber aplicarla; puesto que en muchas organizaciones la falta de orden trae varias debilidades que repercuten en el proceso administrativo. Para poder planear la estructura de una institución educativa, es necesario conocer el contexto en donde se desenvuelve dicha institución, así como las 3 perspectivas y las dimensiones desde las que se pueden describir y a partir de las cuales se estructurará el plantel escolar. La organización es un aspecto de gran importancia en la vida de una escuela, ya que de ella también depende la calidad del servicio que se ofrece a los alumnos. Lo que se busca lograr es una reorganización administrativa en la especialización de las funciones de cada puesto y establecer un orden jerárquico que nos permita facilitar la toma de decisiones. Esta reorganización parte de la necesidad de disponer de una estructura que permita elevar el nivel de desempeño como institución y crear condiciones para afrontar los retos que se presentan día a día. El objetivo de la tesina es rediseñar una estructura organizacional que facilite una adecuada delimitación de funciones y responsabilidades y favorezca el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la institución educativa. Después de realizar la investigación al plantel educativo que se propone como estudio de campo, se hará un análisis de la información obtenida para crear una propuesta que facilite la solución a las debilidades que sean detectadas en la institución. La tesina se divide en cuatro capítulos. El primero contiene la definición y planteamiento del problema que me ayudará para comenzar a desarrollar la investigación, para tener un panorama de la situación que se está generando dentro del centro escolar. La justificación, es decir, de dónde nace la inquietud por desarrollar este proyecto, que no es más que la experiencia de poder desarrollarme como parte del personal administrativo de la organización educativa. Para la obtención de dicha información se realizarán entrevistas al personal que me parece presentan los problemas dentro de la institución; con el objetivo de encontrar las fallas que están generando que no se logre ser una organización que este encaminada al éxito. En el capítulo segundo expondré la teoría que me sirva como sustento de mi propuesta y la solución que deseo obtener a la problemática de la institución, 4 como debe estar organizada una institución educativa en cuanto a su estructura organizacional, cuáles son las variables que la definen y principalmente los métodos que me ayudarán a realizar mi objetivo de rediseñar y proponer una descripción de las funciones que debe realizar cada puesto. El capítulo tercero presentará como se encuentra organizado el Ilustre Colegio Santiago de Compostela, como surge la idea de crear un proyecto educativo que tenga como finalidad el ser líder en la educación; se mostrará la estructura actual con la que se cuenta, como esta distribuidos los puestos y la descripción de cada uno, detallando las funciones que realiza el personal. En el capítulo cuarto se analizarán los resultados que se obtuvieron de las entrevistas que se le aplicarán al personal administrativo y docente del plantel, mostrando los problemas que están generando el desorden y afectan en el proceso administrativo. Se hará un análisis de la información recaudada, comparándola con lo que nos mencionan los autores en su obra; para poder determinar las causas del problema y dar así mi punto de vista de lo que se está teniendo como consecuencia y sea más fácil elaborar la propuesta. Finalmente realizaré mi propuesta del rediseño del organigrama y la descripción de los puestos que presentan la problemática actualmente, con la finalidad de poder dar una solución. Efectuaré unas recomendaciones que sirvan de apoyo a mi propuesta para que posteriormente se pudiera realizar un diagnóstico detallado en donde se realice un manual de organización que implemente un organigrama completo y una descripción de puestos más detallada. 5 CAPÍTULO PRIMERO: METODOLOGIA DE INVESTIGACIÓN Por la importancia que considero el tener bien definida la estructura organizacional dentro de una Institución educativa, y cómo la ausencia de ésta dificulta el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la misma; decidí realizar una investigación que ayude a identificar y entender la problemática. Esta investigación se llevó a cabo en la Institución educativa “Ilustre Colegio Santiago de Compostela” en donde, a mi consideración, no se están cumpliendo los objetivos como el resultado que se espera obtener. En éste capítulo se presenta el planteamiento del problema, los objetivos generales, la justificación, el diseño del instrumento de investigación que me servirán como guía para el desarrollo de la propuesta que se pretende elaborar. 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Sí la estructura organizacional de las instituciones educativas es la forma por la cual se rige el funcionamiento de las mismas, en algunos casos, esta estructura no funciona por la falta de claridad que tiene personal administrativo al respecto. Por tal motivo, es de suma importancia definir una estructura organizacional que el personal conozca para que sirva como guía a la institución en la toma de decisiones y el logro de sus objetivos. La institución educativa de la que se habla en esta investigación no cuenta con una estructura orgánica que muestre la definición correcta de los elementos que la conforman y las actividades o funciones que se realizan; de la misma manera, no se puede hablar de una organización, dirección y coordinación correcta de estos elementos y actividades, si los resultados actuales muestran un desorden y un mal funcionamiento de ella; generando así una serie de problemas comunes que a continuación se muestran: 7 • Falta de conocimiento de quien es su jefe inmediato. • Personal que desempeña actividades de dos o más puestos a la vez. • La existencia de una estructura orgánica que contempla mayor número de funciones en un puesto que no le corresponden. • Falta de comunicación entre los departamentos. • Desconocimiento de las relaciones jerárquicas. Por tales circunstancias, es necesario realizar el rediseño de la estructura orgánica en donde se definan bien las funciones del personal, los niveles de autoridad y crear un departamento de apoyo que cumpla con la función de delegar responsabilidades a la dirección general; una vez definida esta estructura es importante darla a conocer al personal que labora en la institución. 1.2 OBJETIVO GENERAL El objetivo para la presente investigación se traduce en el siguiente enunciado: Rediseñar una estructura organizacional que facilite una adecuada delimitación de funciones y responsabilidades y favorezca el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la institución educativa. 1.2.1 • OBJETIVOS ESPECÍFICOS Conocer el contexto en donde se desarrolla el proceso administrativo de la institución educativa. • Identificar los factores que dificultan y facilitan el trabajo del personal docente y administrativo. • Delimitar los niveles y grados de autoridad entre el personal académico, escolar y administrativo de la institución educativa. 8 • Crear un departamento de apoyo que sirva a la dirección general para delegar funciones. • Favorecer una comunicación eficaz y eficiente entre departamentos y niveles jerárquicos. • Contribuir a elevar los niveles de eficiencia en el desempeño de las funciones que se llevan a cabo. • Facilitar al director de la escuela la información recabada para la toma de decisiones sobre la administración de la institución educativa que tiene a su cargo. • 1.3 Difundir la estructura formal y el funcionamiento de la institución educativa. JUSTIFICACIÓN Los conocimientos adquiridos en base a lo que es la estructura orgánica y las aportaciones de diferentes autores consultados, así como colaborar en esta institución educativa, me permitió tener un panorama de la situación administrativa y laboral que se vive dentro de ésta e identificar cuáles son las debilidades que presenta. En virtud de la experiencia obtenida en esta Institución educativa me ha generado la inquietud de realizar una propuesta de estructura orgánica que sirva como modelo o guía para definir bien las funciones y los niveles jerárquicos; que la impulse a ser una institución de éxito que se vea reflejado en el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la misma. 1.4 DISEÑO DEL INSTRUMENTO DE INVESTIGACIÓN Es indispensable utilizar técnicas de investigación que se adapten a la problemática de la organización. Para obtener las respuestas que me ayudarían a cumplir con los objetivos de la investigación, se diseñó un instrumento con preguntas que facilitaron la detección 9 de los problemas que se han presentado en la administración de esta institución educativa. Con el proceso de entrevista y la obtención de los resultados, se logrará concretar la propuesta de un rediseño de la estructura que permita cumplir los objetivos específicos y así tener un panorama más amplio de la situación que se vive en el plantel. En el siguiente punto se muestra el cuestionario que se realizó para hacer un análisis más detallado de los puestos que actualmente se desarrollan en la Institución. 1.4.1 CUESTIONARIO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE PUESTOS Indicar el nombre del puesto: __________________________________________ Señalar la ubicación física del puesto: ___________________________________ Especificar el nivel jerárquico que tiene el puesto en el organigrama Indicar quien es su jefe inmediato superior Nombre: ________________________________________ Puesto: ________________________________________ Reporta además: • • • Nombre: ________________________________________________ Puesto: ________________________________________________ Porque: _________________________________________________ Mencionar puestos del personal bajo su mando Describir el objetivo del puesto 10 Especificar las actividades que realiza diariamente Especificar las actividades que realiza periódicamente Especificar las actividades que realiza eventualmente Las actividades mencionadas se alcanzan de manera eficiente. Si ( ) No ( ) porque ______________________________________________ En general su trabajo se encuentra Al corriente ( ) Atrasado ( ) cuanto tiempo ________ Especifique los motivos por los cuales su trabajo no se encuentra al corriente. Carga excesiva de trabajo Falta de equipo apropiado No llegan documentos o información a tiempo Falta de procedimientos adecuados Falta de normas o políticas Otros especifique: __________________________________________________ Considera que existen actividades que originan duplicidad de labores en su área de trabajo Si ( ) No ( ) especifique que actividades _________________________ Las instrucciones para el desarrollo de sus actividades las recibe de su jefe inmediato 11 Si ( ) No ( ) Otras personas ( ) Nombre: ________________________________ Puesto: ________________________________ Como informa a su jefe inmediato: Diario ( ) Quincenal ( En forma: Verbal ( ) ) Mensual ( escrita ( ) Esporádicamente ( ) ) La comunicación que tiene usted con sus compañeros de trabajo, clientes, proveedores, etc., es adecuada: Si ( ) No ( ) porque______________________________________________ Considera que su ambiente de trabajo es: Normal ( ) Agradable ( ) Desagradable ( ) Especificar porque: _________________________________________________ __________________________________________________________________ Cuenta Usted con el mobiliario, material, quipo y material de trabajo apropiado para cumplir adecuadamente con sus actividades: Si ( ) No ( ) especifique _____________________________________ Las instalaciones físicas en las que realiza su trabajo son apropiadas en cuanto a higiene, seguridad, ventilación, ruido, iluminación, espacio, etc. Si ( ) No ( ) especifique _____________________________________ __________________________________________________________________ 12 Especificar para que le delega autoridad su jefe inmediato Especificar sobre que tiene autoridad en el desempeño de su puesto Definición y logro de objetivos Establecer estrategias de trabajo Supervisión de personal Manejo de dinero en efectivo Manejo de valores en documentos Documentos y/o información confidencial Equipo y accesorios de cómputo Guarda y custodia de artículos y/o materiales Toma de decisiones Equipo de transporte Manejo de archivos Trámites administrativos Vigilancia de instalaciones Mobiliario y equipo de oficina Atención a clientes Otros especifique: __________________________________________________ Señalar con que puestos mantiene una relación interna de trabajo y para que Con __________________________ Con _________________________ Para __________________________ Para _________________________ Señalar con que personas y/o instituciones tiene relación externa de trabajo y para que Con __________________________ Con _________________________ Para __________________________ Para _________________________ Recomendaciones o sugerencias para mejorar su trabajo 13 Una vez elaborado el instrumento que servirá de apoyo para la obtención de los datos, se procederá a realizar el marco teórico que guiará el curso de toda la investigación. Y así sea más fácil la realización de la propuesta que se pretende presentar. 14 CAPÍTULO SEGUNDO: MARCO TEORICO. LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS Existe una gama de autores importantes que tratan sobre la estructura organizacional de las organizaciones, y a su vez sobre el funcionamiento que debes seguir para desempeñar un buen papel en el proceso administrativo. El trabajo de tesina establece como pregunta de investigación ¿Es la ausencia de una adecuada estructura organizacional lo que dificulta el cumplimento de los objetivos plasmados en la misión y visión de luna Institución Educativa?, por lo que se analizaran autores Chiavenato, Franklin, García, Geli, González, Hernández y Rodríguez, Mintzberg, Robbins, entre los principales. Se presenta a continuación los Ámbitos Que Definen Una Institución Educativa, Organización Interna y Funcionamiento de las Escuelas, Perspectivas de la Organización en las Escuelas, Definición e Importancia del Estudio Organizacional, Estructura Organizacional, Parámetros de Diseño, Diseño de Organizaciones, así como las Técnicas más Usadas en el Rediseño de la Estructura Organizacional. 2.1 ÁMBITOS QUE DEFINEN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA Los Centros Escolares se definen por su finalidad, planteamiento, condición y estructura (García, 2002), desarrollando estas variables que nos menciona el autor, la finalidad está enfocada en el contexto de ¿para qué se crean los centros?; es aquí donde es necesario definir cuáles son las finalidades que se desean obtener por este tipo de proyectos. Si bien sabemos que las Instituciones Educativas son creadas con el fin de llevar a cabo un proceso educativo que tenga como respuesta la preparación concreta del educando. El planteamiento por su parte, se debe establecer una aspiración de las Instituciones educativas las cuales deben estar encaminadas a predisponer al 16 alumnado para poder desarrollar, a lo largo de su vida, la gran tarea de saber convivir con otras personas, lo cual implica un cultivo constante de sí mismo, y de la mejora continua de la relación y de las habilidades sociales. Cuando mencionamos la condición hablamos de institucionalidad, el carácter esencial de una Institución educativa puesto que es uno de sus ámbitos definitorios, ya que todos ellos se nos presentan como entes fundados para conseguir un objetivo común. Si por institución entendemos como aquella organización que satisface alguna necesidad determinada de los miembros de una sociedad (Stephen P. Robbins, 2004), bien podemos considerar que estas Instituciones están aptos para cumplir con las necesidades que el alumnado presenta y que este carácter institucional queda refrendado por el respaldo que le concede. Finalmente y de suma importancia la estructura; lo primero que define a una Institución Educativa es la ordenación de todos y cada uno de los elementos que lo integran. En ellos de aprecia una conveniente disposición y, sobre todo, sistematicidad (García, 2002). 2.2 ORGANIZACIÓN INTERNA Y FUNCIONAMIENTO DE LAS ESCUELAS Para poder planear la estructura de una institución educativa, es necesario conocer el contexto en donde se desenvuelve dicha institución, así como las perspectivas y las dimensiones desde las que se pueden describir y a partir de las cuales se estructurará el plantel escolar. La organización es un aspecto de gran importancia en la vida de una escuela, ya que de ella también depende la calidad del servicio que se ofrece a los alumnos. 17 2.3 PERSPECTIVAS DE LA ORGANIZACIÓN EN LAS ESCUELAS González (2003), describe una perspectiva teórica desde el punto de vista pedagógico como un marco cognitivo a partir del cual se define lo que se quiere estudiar, describir, explicar e interpretar sobre un centro escolar. Toda teoría se compone de dos elementos: los conceptos y las relaciones; y las reglas que rigen el conocimiento del objetivo de estudio. La autora presenta tres perspectivas teóricas desde las cuales se puede estudiar un centro escolar. En primer término menciona que la perspectiva técnica basada en las ciencias de la naturaleza, está regida por la teoría de la gestión, basada en un conjunto de principios y regularidades que explican el funcionamiento de las organizaciones, qué es lo que hacen, como va a funcionar y cómo se van a gestionar, para alcanzar mayor eficiencia y eficacia. En segundo lugar, trata la perspectiva cultural, inspirada en las ciencias interpretativas que intentan entender lo social y lo humano; busca construir un conocimiento que permita acceder y comprender el sentido, razón de ser y esencia de los acontecimientos; ayudan a mejorar las prácticas, debido a que en la medida en que el conocimiento teórico aumenta, existe mayor comprensión de cómo es y cómo se comporta una organización escolar. Las estructuras de las escuelas están formadas por el recurso humano y cada grupo de individuos tiene una forma de pensar individual, sus propios valores, su propia cultura, que de una u otra forma influyen en el quehacer cotidiano de las instituciones educativas. De aquí que cada institución educativa tiene su propia estructura y su desempeño está en función del contexto en que se desenvuelve. Finalmente la perspectiva política se basa en las ciencias de la reflexión y critica de los valores y la acción, debido a que las escuelas son construcciones ideológicas determinadas por factores históricos, económicos y políticos. Se centra en la política dentro de la organización, que está formada por individuos que difieren en sus intereses y que idean estrategias para lograr sus objetivos. 18 Se puede observar que existen diversas formas de analizar a las instituciones, según sea el objetivo de estudio, en donde intervienen los individuos que la conformar y de los cuales dependen, en gran medida el funcionamiento de la misma, ya que son los actores principales los que toman decisiones para el funcionamiento del centro escolar. 2.4 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DEL ESTUDIO ORGANIZACIONAL Una de las causas principales de la preocupación de la dirección con respecto a la organización radica en que las condiciones técnicas, económicas y geográficas que enfrentan las organizaciones se están tornando cada vez más diversas y están en constante cambio (Lawrence y Lorsch, 1986). La estructura de una organización es un punto fundamental para determinar sí una organización es compleja o no, puesto que la administración define la complejidad en el grado de burocracia o de líneas de autoridad que se utilizan. Si se estudia a la organización se puede visualizar como un sistema, en el cual el comportamiento de los miembros está interrelacionados entre sí, el comportamiento de estos es interdependiente de la organización de las tareas a lograr, de las personalidades de otros individuos, y de las reglas no escritas sobre el comportamiento apropiado. Los estudios organizacionales deben analizar primeramente la estructura orgánica de una organización; en el siguiente apartado se explica detalladamente en qué consiste dicha estructura. 2.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura es el conjunto de elementos que conforman a las escuelas, implica el establecimiento de políticas, reglas, organización, organigramas, definición de tareas, relaciones entre los elementos, así como el lugar físico. (Hall, Owens y 19 Scott citados por González, 2003) menciona que los aspectos a los que concierne una estructura son los recursos humanos, materiales y la actividad. ″ (Mintzberg, 1984) menciona que la estructura organizacional como una de las diferentes maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos. ″ (Stephen P. Robbins 2004) confirma que la estructura es la que define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en el trabajo. Hay seis elementos básicos que deben abordar los administradores cuando diseñan la estructura de su organización: especialización laboral, departamentalización, cadena de mandos, tramo de control, centralización y formalización. ″ Es la descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización según sus relaciones de jerarquía (Franklin, 2004). Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico de adscripción. En cualquiera de los conceptos mencionados con anterioridad, podemos percatarnos de que la estructura implica la coordinación y dirección de un grupo de trabajo y las actividades que realizan para que las estructuras sigan funcionando de manera adecuada. La estructura es la parte fundamental de los centros escolares ya que son la base de un buen funcionamiento. (García, 2002) menciona que la estructura se refiere a los objetivos y entidades, así como a las relaciones que existen entre estos elementos dentro de la organización. Así mismo, define dos principios que determinan la estructura de una organización: la diferenciación y la integración. Si hablamos de diferenciación nos referimos a como se va a distribuir y asignar las actividades definidas en la organización; es la asignación del personal y los recursos con los que cuenta la institución en las determinadas actividades que 20 esta realiza y los niveles jerárquicos de autoridad a las personas involucradas en dichas actividades. En pocas palabras se habla de una división y distribución del trabajo pertenecientes al desarrollo de los conocimientos y habilidades específicos. Ahora cuando hablamos de una integración nos referimos a los pasos a seguir para el logro de los resultados definidos en las metas, el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión; utiliza la jerarquía de autoridad, las reglas y los procedimientos a seguir, que especifican el proceso de la toma de decisiones y la mejor manera de llevarlo a cabo. Para toda estructura hay que tomar en cuenta tres dimensiones: la formalización, que define el que hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quien debe hacerlo; la complejidad que se refiere a la cantidad y diversidad de tareas que se pueden realizar; y la centralización en donde se distribuye la autoridad (González, 2003). Así se realiza una combinación entre la integración y la diferenciación, en donde una vez distribuidos el recurso humano y las actividades correspondientes, se realiza el proceso completo y su integración para que la organización pueda alcanzar el logro de sus objetivos, con la máxima eficacia y eficiencia. 2.6 EFICACIA Y EFICIENCIA EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Se refieren a la búsqueda deliberada, por medio del diseño de la estructura formal, de un grado adecuado de eficacia y eficiencia en la organización (Franco, 1998). La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado en la organización, en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. En ese contexto una estructura la llamamos eficaz sí facilita dicha contribución y decimos que es eficiente si permite una consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización. 21 2.7 LA ESENCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La división del trabajo en distintas tareas a realizar y la coordinación de esas tareas para llevar a cabo la actividad surgen de toda actividad humana organizada. La estructura de una organización se puede definir simplemente como las maneras en que su trabajo se divide en diferentes tareas y luego se logra la coordinación de las mimas. 2.8 MECANISMOS COORDINADORES Retomando a la institución educativa como una organización se debe saber los elementos que componen la estructura, así como definirlos para poder lograr entender cómo se lleva a cabo el proceso de la toma de decisiones. Existen cinco mecanismos que coordinan la estructura orgánica, mismo que explican las maneras fundamentales en que se puede coordinar el trabajo. Estos mismos corresponden al proceso de coordinación del trabajo, como la comunicación y al control (Mintzberg, 1984). 1. Adaptación mutua: logra la coordinación por medio del proceso simple de la comunicación informal. 2. Supervisión directa: la coordinación se logra haciendo que una persona emita órdenes o instrucciones a otras varias cuyo trabajo está interrelacionado, 3. Normalización de los procesos de trabajo: alcanza la coordinación especificando los procesos de trabajo de las personas que desempeñan tareas interrelacionadas (operativo). 4. Normalización de los outputs: logra la coordinación especificando los resultados de diferentes trabajos o tareas. 5. Normalización de las habilidades: y de los conocimientos, los diferentes trabajos se coordinan en virtud de la preparación correspondiente que han recibido los trabajadores. 22 6. Normalización de las reglas: las reglas que afectan el trabajo son las que se controlan, generalmente para toda la organización, para que todo el mundo funcione de acuerdo con el mismo conjunto de doctrinas. Se puede considerar que estos mecanismos de coordinación son los elementos básicos de la estructura; preguntarnos si realmente se está dividiendo las tareas y asignando las actividades a las personas correspondientes. La mayoría de las personas siguen un mismo patrón de orden aproximado: conforme el trabajo de la organización se hace más complicado, el medio preferido de coordinación parece desplazarse desde la adaptación mutua hacia la supervisión directa, luego hacia la normalización, preferentemente de los procesos de trabajo o reglas, o, de otro modo, de los outputs o habilidades, revirtiendo finalmente a la adaptación mutua. Ninguna organización puede depender de un solo mecanismo, éstos pueden ser sustituibles parcialmente unos de otros, pero todos se encontrarán, representativamente, en toda organización razonablemente desarrollada. En particular, la adaptación mutua y la supervisión directa son casi siempre importantes. 2.9 PARÁMETROS DE DISEÑO El diseño organizacional se presta para la manipulación de una serie de parámetros que determinan la división del trabajo y el logro de la coordinación. Algunos de ellos tienen que ver con el diseño de posiciones individuales y otros con el diseño de la estructura, otros con el diseño de los enlaces laterales para dar forma a esa estructura, y en último grupo que ver con el sistema para tomar decisiones de la organización. La especialización del trabajo: se refiere al número de tareas en un trabajo dado y el control del trabajador sobre estas tareas. Especialización horizontal se refiere a que abarca unas pocas tareas bien definidas. Especialización vertical en cuanto que el trabajador carece de control sobre las tareas realizadas. 23 1. Trabajos de poca habilidad: están muy especializados en ambos sentidos. 2. Trabajos de más habilidad: especializados horizontalmente pero no verticalmente. 3. Enriquecimiento del trabajo: se refiere a la ampliación de los trabajos en las dos dimensiones: la vertical y la horizontal. En la mayoría de la organizaciones algunas tareas exigen habilidades muy desarrolladas, en tanto que otras las pueden realizar trabajadores no calificados; se debe tener cuidado en este tipo de aspectos, puesto que si no se está calificado para desarrollar ciertas actividades o lo contrario el individuo altamente capacitado realizando tareas sencillas por debajo de su capacidad será difícil lograr el objetivo en los resultados (Mintzberg, 1984). La formalización del comportamiento: se refiere a la normalización de los procesos de trabajo imponiendo instrucciones operativas, descripciones del puesto de trabajo, reglas, reglamentos y similares. Las estructuras que dependen de cualquier forma de normalización para su coordinación se pueden llamar burocráticas, las que no orgánicas. La formalización se refiere más que nada al uso de programas formales de instrucción que proporcionan a las personas y normalizan las habilidades y los conocimientos requeridos para hacer los trabajos o tareas en las organizaciones. El adoctrinamiento: se refiere a los programas y técnicas por medio de los cuales se normalizan las reglas de los miembros de una organización, para que sean sensibles a las necesidades ideológicas de la misma, por tanto, se puede confiar en ellos para tomar decisiones y realizar actividades. La departamentalización: se refiere a que la estructura comprende un proceso por el cual nos guía hasta el logro de los resultados que esperamos obtener. Después de que se ha dividido las tareas mediante la especialización de ellas, es necesario agruparlas de modo que se puedan coordinar aquellas que sean comunes (Stephen P. Robbins 2004). 24 Una de las maneras más comunes y prácticas para agrupar las tareas se lleva a cabo por medio de las funciones realizadas. Desde luego que la departamentalización por funciones sirve de gran ayuda en las organizaciones y las funciones van cambiando de acuerdo con los objetivos y las actividades. La cadena de mando: Debido al descontrol que en algunas organizaciones genera el hecho de no saber qué es la autoridad o a quien poder dirigirse para seguir una orden, existe la cadena de mando que es una línea continua de autoridad que se extiende de la parte superior de la organización hasta el último escalafón y aclara quien reporta a quien. He aquí que con esta variable de cadena de mando responde a la pregunta de los empleados como a quien acudir si se presenta un problema o ante quien son responsables. No se puede analizar a la cadena de mando sin antes definir que es la autoridad y unidad de mando. La autoridad se refiere al hecho inherente de una posición gerencial para dar órdenes y esperar a que estas se acaten. El principio de unidad de mando sostiene el concepto de línea continua de autoridad (Stephen P. Robbins 2004), afirma que una persona debe tener solo un superior ante el cual es responsable directa. Si se rompe la unidad de mando, un empleado podría enfrentar prioridades contradictorias de varios superiores. El tramo de control: determina el número de niveles y administradores o personal que tiene una organización. En igual circunstancias, cuanto más ancho o largo sea el tramo de control, el desempeño de los empleados disminuye porque los supervisores ya no tienen tiempo para dar el liderazgo y el apoyo necesario. Un tramo de control sencillo o estrechos es más fácil de emplear, puesto que solo podemos asignar un número de empleados menor y la persona a cargo puede ejercer un control riguroso. Pero aún así siendo fácil de aplicarlos tienen tres inconvenientes, en primer lugar son más caros por que añaden niveles administrativos. En segundo lugar, complican la comunicación vertical en la organización. Tener más niveles jerárquicos hace más lenta la toma de decisiones y aísla a la dirección. Y por último los tramos de control más estrechos fomentan 25 una supervisión excesivamente rígida y desalientan la autonomía de algunos empleados. La centralización y descentralización: como en todas o en algunas organizaciones, los directores toman todas las decisiones. Los que siguen en el nivel jerárquico solamente siguen las instrucciones de la dirección. En casos extremos hay organizaciones en las que la toma de decisiones se lleva hasta los gerentes que están cerca de la acción. Las primeras organizaciones están muy centralizadas y las últimas, están descentralizadas. La centralización se refiere al grado en que la toma de decisiones está concentrada en un solo punto de la organización. Se dice que si la dirección toma las principales decisiones de la organización sin la aportación del personal de niveles inferiores, entonces la organización está centralizada. En cambio, cuanto más colaboración y participación hay por parte del personal o incluso asume la responsabilidad de tomar decisiones, se dice que hay más descentralización (Stephen P. Robbins 2004). En la actualidad algunas de las organizaciones son más flexibles y sensibles, hay una tendencia a la descentralización en la toma de decisiones; haciendo más participe al personal en las responsabilidades de la organización y mayormente participativos durante el proceso. 2.10 NECESIDAD DE UN DIAGNÓSTICO PREVIO A LA REALIZACIÓN DE CAMBIOS ESTRUCTURALES La estructura organizacional deber ser diseñada como un elemento de apoyo y sustento de una estrategia consciente de posicionamiento. Ese diseño no debe ser un hecho estático y aislado, sino formar parte de un proceso continuo y participativo de reflexión y autoconomiento organizacionales, quienes deben recordar permanentemente que la estructura es el cimiento de la organización (Franco, 1998). 26 El primer paso indispensable para realizar con éxito modificaciones en la estructura organizacional es formular un diagnóstico que describa adecuadamente las patologías organizacionales, para lo cual es preciso analizar qué es lo que hacen las personas que trabajan en la organización, de quiénes dependen, quiénes dependen de ellas y qué información necesitan para tomar las decisiones correctas en que hacer; debe ponerse atención en el análisis de los canales de comunicación utilizados en el trabajo cotidiano, por los que circula la información, que, según (Mintzberg, 1984) es el flujo sanguíneo que mantiene unido y en funcionamiento a toda la organización. Todas las actividades que la organización exige para funcionar se hacen en el ambiente específico de la misma; para llevar a cabo las tareas de diagnóstico, diseño e implementación de los cambios estructurales, se deben tomar en cuenta los usos, costumbres, valores y creencias que caracterizan el ambiente de trabajo, así como algunas particularidades generales de las organizaciones, que pueden facilitar o dificultar el estudio de la estructura y la implementación de las transformaciones requeridas. 2.11 ESTRUCTURA Y CONTEXTO Existe cierto número de factores o variables significativas que influyen en la configuración estructural de una organización, es decir, sobre la selección de los parámetros de diseño y viceversa. Entre estos se incluyen la edad y tamaño de la organización; su sistema técnico; varias características de su entorno (estabilidad y complejidad, sistema de poder, etc.). 2.11.1 EDAD Y TAMAÑO Cuantos más años tiene una organización, más formalizado es su comportamiento, puesto que tienden a repetir dicho comportamiento. 27 Cuanto más grande es una organización, mas formalizado es su comportamiento, puesto que la organización más grande formaliza lo que ve más a menudo. Cuanto más grande es una organización, más elaborada es su estructura; esto es, más especializados son sus puestos de trabajo y unidades y más desarrollados son sus componentes administrativos. La estructura refleja la época de la fundación del sector al que pertenece, obviamente se esperaría diferentes estructuras en distintos periodos, sin embargo, lo sorprendente es que estas estructuras parecen prolongarse en los nuevos períodos, quedando las organizaciones fieles a sus estructuras iniciales. 2.11.2 SISTEMA TÉCNICO Se refiere al desarrollo y tipo de tecnologías utilizadas en el núcleo de operaciones, lo que influye sobre la configuración de los demás componentes estructurales (Mintzberg, 1984). Cuanto más regulado este el sistema técnico, más formalizado estará el trabajo de los operarios y más burocratizada será la estructura del núcleo de operaciones. Los sistemas técnicos que regulan el trabajo de los operarios hacen que ese trabajo sea altamente rutinario y predecible, además de que favorecen así su especialización y formalización. 2.11.3 ENTORNO Cuanto más dinámico sea el entorno de una organización, más organizada será su estructura, esto es, que cuando el entorno de una organización es estable dicha organización puede predecir sus condiciones futuras, por tanto, puede depender fácilmente de la normalización para conseguir la coordinación; sin embargo, cuando las condiciones son dinámicas, la organización no puede normalizar sino que tiene que mantenerse flexible haciendo uso de la supervisión directa o de la 28 adaptación mutua para conseguir la coordinación, así tendrá que usar una estructura más orgánica. Cuanto más complejo sea el entorno de una organización, más descentralizada será su estructura. La razón principal para descentralizar una estructura es que toda la información necesaria para tomar decisiones no puede estar encerrada en una sola cabeza. 2.12 DISEÑO DE ORGANIZACIONES A partir de la información que se ha desarrollado podemos empezar a describir las tres de los diseños organizacionales más comunes en uso: la estructura burócrata, estructura matricial y la estructura simple. 2.12.1 ESTRUCTURA BURÓCRATA Para este tipo de estructura el mecanismo coordinador principal es la estandarización de procesos de trabajo, es el concepto clave con el que se fundan todas las burocracias. La burocracia se caracteriza por el tener tareas operativas muy rutinarias que se consiguen mediante especialización, reglas y regulaciones muy formalizadas, tareas agrupadas en departamentos funcionales, autoridad centralizada, tramos estrechos de control y toma de decisiones que sigue la cadena de mando. (Stephen P. Robbins 2004). Una de las ventajas principales que podemos encontrar en la burocracia es que está en su capacidad de realizar actividades estandarizadas con gran eficiencia. Una de las principales desventajas es que en el proceso de la especialización o división del trabajo llega a generar conflictos entre unidades. Las metas de las unidades funcionales pueden ahogar las metas generales de la organización. 29 2.12.2 ESTRUCTURA MATRICIAL Otra opción que nos ofrece el diseño organizacional es la estructura matricial, que uno encuentra en agencias de publicidad, laboratorios de investigación, hospitales, etc. En esencia, la matriz combina dos formas de departamentalización por funciones y por productos. La ventaja de la departamentalización por funciones es que se reúnen especialistas, lo que minimiza el tiempo que permite conjuntar y compartir recursos de varios productos. Pero, su principal desventaja es la dificultad para conjuntar y coordinar las diversas actividades o tareas de diversos especialistas de modo que sus actividades se completen a tiempo y dentro del presupuesto. La característica principal más evidente de la matriz es que rompe con el concepto de unidad de mando. Los empleados de la matriz tiene dos jefes, el jefe de su departamento funcional y el gerente del su producto. Por lo tanto, estamos hablando que la matriz tiene una doble cadena de mando. 2.12.3. ESTRUCTURA SIMPLE Si se llega al cuestionamiento que entender el común denominador de una empresa grande con una organización pequeña, tal vez con alguna mediana; las tres nos darán como resultado su estructura simple de cómo se han diseñado organizacionalmente. Se dice que la estructura simple no es elaborada, tiene poca departamentalización, tramos de control amplio, autoridad centralizada en una sola persona y poca formalización. Estamos hablando de que es una organización plana, por lo regular tiene pocos niveles jerárquicos, un grupo suelto de empleados y un individuo que concentra la autoridad de tomar decisiones. La mayoría de las organizaciones en donde el dueño es el director o gerente de la misma, es en donde aplicamos este tipo de estructura, puesto que es la más 30 sencilla. La ventaja de este tipo de estructuras que es simple. Es rápida, flexible, se mantiene fácilmente y la contabilidad es clara. Pero una de las principales desventajas es que se dificulta sostenerla en las organizaciones que no son pequeñas. A medida que una organización crece, se vuelve cada vez más inadecuada, porque su poca formalización y su centralización generan una sobrecarga de información en la dirección. Al aumentar el tamaño, la toma de decisiones se vuelve lenta y hasta llega a detenerse si un único ejecutivo trata de tomar todas las decisiones, lo que en muchos casos suele ser la ruina de muchas organizaciones pequeñas. Si la estructura no se cambia por una más elaborada, la empresa pierde impulso y fracasa. Otra desventaja es que la estructura simple es muy riesgosa puesto que la responsabilidad recae en una sola persona y es por eso que la toma de decisiones y el logro de los objetivos se hace más lento. Para entender el funcionamiento de las organizaciones y la solución de los problemas que en ellas se presentan, es necesario servirse de modelos que sean adecuadamente descriptivos y representativos de la problemática organizacional (Franco, 1998). 2.13 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS O MODELOS PARA LA FORMALIZACIÓN DE ESTRUCTURAS Entiéndase que los modelos nos sirven para explorar y experimentar, son representaciones simplificadas de la realidad; esa simplificación está relacionada con el fin para el cual se construyen. El desarrollo de modelos utilizados en la administración organizaciones es muy antiguo: la contabilidad del siglo XV, la matemática financiera en el siglo XIX, etc. Son ejemplos de modelos usados por la administración organizacional los organigramas, gráficos, procedimientos, estados contables, manuales, proyectos de inversión (Franklin, 2004). 31 Las características de los modelos varían en los diferentes niveles de la estructura de la organización. Algunas de las condiciones que los modelos deben poseer para ser usados en la toma de decisiones en la organización son: Simplicidad y representatividad: el modelo no debe ni puede poseer todas las características del objeto que se trata de reorganizar, es un instrumento para el conocimiento y la transformación del mundo. Debe entenderse como cierto punto que reúne una serie de propiedades que han sido aisladas en función de un problema dado. Actualidad: debe representar y describir las condiciones actuales de funcionamiento de la organización que se estudia, para ello, es necesario percibir su situación actual. Es preciso desarrollar un nuevo modelo a partir de la percepción de la insuficiencia anterior; en ese sentido hay que tener permanentemente una actitud proactiva, un conocimiento profundo de problema y la creatividad conceptual indispensable para generarlo. Grado de detalle: una simplificación extrema puede ser inadecuada, pero también el excesivo grado del detalle, al olvidar que si hablamos de un modelo es hablar de una simplificación de la realidad. Visión compartida: para que sean útiles estos modelos, además de ser fácilmente comprensibles para quienes hagan uso de estos, deben ser aceptados como la herramienta que está mostrando la realidad que se simplifica. Es indispensable contar en la organización con una visión compartida respecto de su valor; así mismo, tener asegurada la confianza en su utilidad para facilitar la realización de las tareas organizacionales cotidianas. 32 2.14 TÉCNICAS MÁS USADAS EN EL REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Las técnicas de modelado que son más utilizadas ampliamente por los profesionales de las ciencias de la administración se usan para representar la estructura de la organización. De modo tal que permita su rápida comprensión, facilitando el análisis y la exposición de los problemas que posee. 2.14.1 MANUAL DE FUNCIONES Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas (Franklin, 2004). Es el complemento escrito del organigrama y junto con el forma parte del manual de organización; debe decir de un puesto de trabajo: − Objeto: la finalidad del sector en la organización − Puesto: la descripción del cargo, y sus misiones y funciones básicas. − Responsabilidad: la descripción de las tareas por las cuales responde el sector. − Autoridad: quiénes dependen de él y de quien depende el sector. − Información: que información debe generar y recibir el sector, y con qué grado de detalle. − Actualización: la especificación del procedimiento de actualización periódica y la revisión del manual de organización. Se puede extender a todos los puestos y niveles, que están pormenorizados en el organigrama, debiendo tenerse en cuenta que a mayor cantidad de puestos y niveles descriptivos: 33 − Si es muy complejo, se hacen más costosos su elaboración y su mantenimiento. − Si es muy detallado, se hace más difícil mantenerlo actualizado lleva más tiempo y esfuerzo. Todas las personas que participan en una organización deben saber qué se espera de ellas en el desempeño de sus tareas. El manual es indispensable para resolver problemas relacionados con superposición de funciones, responsabilidad y autoridad; asimismo, facilita el proceso de la capacitación e incorporación del personal. 2.14.2 ORGANIGRAMAS Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus aéreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen (Franklin, 2004). Este tipo de técnicas es de gran utilidad para la organización, puesto que, proporciona una imagen formal de la organización, facilita el conocimiento tanto de la organización como de sus relaciones de jerarquía y coordinación, representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional y constituye una fuente autorizada de consulta. Para su representación en general se utilizan rectángulos, pero también pueden usarse otros símbolos, como formas circulares o triangulares, unidas por líneas que señalan las relaciones de autoridad y dependencias. Los organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos: Por su naturaleza: 34 − Microadministrativos: corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar solo alguna de sus áreas que la conforman. − Macroadministrativos: involucran a más de una organización. − Mesoadministrativos: consideran una ó más organizaciones de un mismo sector o actividad o ramo específico. Por su ámbito: − Generales: contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. − Específicos: muestran una forma particular de la estructura de un área de la organización. Por su contenido: − Integrales: son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía. − Funcionales: incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. − De puestos, plazas y unidades: indican las necesidades en cuanto a puestos y número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Por su presentación: − Verticales: presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración. − Horizontales: despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente. 35 − Mixtos: utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en organizaciones con un gran número de unidades de base. − De bloque: son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos. Claridad, simplicidad y simetría son parámetros a respetar, teniendo siempre en cuenta que los modelos son elementos para facilitar la comunicación entre las personas. 36 CAPÍTULO TERCERO: MARCO CONTEXTUAL. INSTITUCION EDUCATIVA ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA El Ilustre Colegio Santiago De Compostela es una institución de carácter privado, sin fines de lucro, independiente y ajena a partidarismos políticos y religiosos. Esta institución lo que se busca es que el menor aprenda por medio de actividades variadas y retadoras en las que el alumno observa, experimenta y manipula. Una de las estrategias que el colegio Ilustre Colegio Santiago De Compostela utiliza, es la capacitación de nuestro personal tanto docente como administrativo para poder brindar un servicio de calidad y excelencia. Año con año el colegio ha estado en constante crecimiento y capacitación con el afán de proporcionar y compartir con los educandos las herramientas necesarias para construir un futuro prometedor, procurándoles situaciones de aprendizaje que les permitan ser personas flexibles, eficaces y autónoma, preocupadas tanto por su propio desarrollo como por el de su comunidad. Saber que educar para la autonomía significa brindar a los alumnos las condiciones que construyan sus conocimientos, desarrollen sus habilidades y reflexionen sobre las actitudes que determinan su comportamiento y analicen sus procesos de pensamiento. Por ello la educación que se ofrece en este colegio está basada en una constante actualización de los métodos de enseñanza; de igual manera se refuerzan sólidos principios. 3.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS El nombre de Ilustre Colegio Santiago de Compostela surge de una ciudad y municipio de España, que destaca por su especial importancia artística y cultural; relevante también por su Universidad con más de 500 años de historia. Es de ahí donde nace la idea de realizar un proyecto educativo a fin de fomentar la educación en nuestra Ciudad. 38 De acuerdo a las palabras del Director general de la institución: “Somos una Institución que nació en Xalapa en el año de 2004, teniendo como uno de los principales objetivos de crear un espacio educativo en donde sea importante tanto promover un buen nivel académico, como favorecer el desarrollo integral de los educandos, a través de un clima de trabajo que estimule la curiosidad, la creatividad, la investigación y la autonomía de los alumnos”. 3.2 VISIÓN, MISIÓN DE EL ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA Dentro de la organización es de vital importancia establecer la misión y visión de las mismas tomándolas como base para el logro de los objetivos. Entiéndase por misión aquella que sirve a la organización como guía o marco de referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible. Por otro lado, la visión es la representación explicita de lo que la organización se plantea a futuro, es decir, a donde quiere llegar y aspira a ser. 3.2.1 VISION La visión del colegio es: “Ser una institución con alto nivel académico que trascienda como líder en educación y desarrolle conocimientos y destrezas fundamentales al estudiante y egresados, para fomentar actitudes que le permitan contribuir de manera activa en un mundo conectado globalmente”. 39 3.2.2 MISION La misión del colegio es: “Ayudar en el proceso de formación integral de cada uno de los estudiantes, para desarrollar su espíritu de liderazgo y su capacidad para dirigir su propia superación, mediante la participación de personal altamente capacitado, eficiente y honesto; e instalaciones de buen nivel, con lo cual pretendemos obtener calidad y excelencia en nuestros alumnos”. 2.2.3 VALORES La cultura que manejan tiene como fin el fortalecer en la comunidad educativa la vivencia de los siguientes valores mediante distintas experiencias que lleven a la reflexión y a su interiorización. Respeto al conocimiento y la dignidad humana. Responsabilidad para conducir nuestros actos Honestidad hacia nuestra comunidad. Integridad hacia uno mismo. Compromiso por el cuidado del medio ambiente. Interés por grupos desprotegidos de nuestra comunidad. Tolerancia a las personas y sus ideas. Humildad para fortalecer su persona. Paciencia para lograr las metas. 40 3.3 • PROPÓSITOS Propiciar el desarrollo integral y armónico de todas las capacidades del alumno como ser trascendente de acuerdo a su desarrollo y aprendizaje dentro de la institución, en aras de lograr la excelencia académica. • El pleno desarrollo de la personalidad y de las capacidades de los alumnos. • La educación en respeto de los derechos y libertades fundamentales. • La educación en la responsabilidad individual, en el mérito y esfuerzo personal. • El desarrollo de la capacidad de los alumnos para regular su propio aprendizaje, confiar en sus aptitudes y conocimientos, así como el desarrollo de hábitos saludables, el ejercicio físico y el deporte. 3.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA Este apartado se refiere a la forma de cómo está constituido el Ilustre Colegio Santiago de Compostela de acuerdo a su organigrama y la descripción de los puestos. 3.4.1 ORGANIGRAMA GENERAL Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática, la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad y sus respectivas relaciones. En la figura 1. Se puede observar cómo está constituida esta institución educativa y su organización. 41 3.5 DESCRIPCION DE PUESTOS En este apartado se mencionaran los puestos y la descripción de las actividades que actualmente se son realizadas por el personal de la institución. 3.5.1 DIRECTOR GENERAL • Se encarga de supervisar las actividades generales y diarias de la institución. • Supervisar que los directivos cumplan con sus tareas rutinarias a su cargo, que haya un control de disciplina de los cuatro niveles escolares. • Programar reuniones con el cuerpo directivo y personal docente para ver que se estén cumpliendo los objetivos. • Vigilar la utilización, aprovechamiento y conservación de todos los recursos con que cuente el plantel. • Autorizar la documentación oficial que expida el plantel. • Promover la realización de actividades culturales, deportivas y recreativas que ayuden al desarrollo integral de los educandos. • Supervisar el cobro de colegiaturas y adeudos de cada alumno de la institución. • Reclutar y entrevistar para posteriormente contratar al personal docente y administrativo que sea necesario para el plantel. • Vigilar y supervisar la cooperativa de la escuela. • Supervisar el cumplimiento de las tareas del personal de soporte técnico e intendencia. • Autorizar la compra de los suministros necesarios para la institución. 3.5.2 • DIRECTOR POR NIVEL Realizar el plan de trabajo anual por nivel. 42 • Revisar los planes de trabajo bimestral o semestral de los docentes. • Orientar el trabajo de los docentes, brindándoles el asesoramiento correspondiente y haciéndoles conocer las disposiciones oficiales. • Programar y realizar jornadas para los docentes. • Contratar personal docente en las aéreas que sean necesarias. • Supervisar adeudos de colegiaturas de los alumnos. • Informar a la dirección general del desempeño del personal docente a su cargo. • Vigilar que se cumpla con la disciplina y se apliquen las normas y sanciones a los acreedores de ellas. • Programar reuniones con los padres de familia para informar de los avances obtenidos en el educando. • Coordinar y planear los eventos culturales que se realizan alusivos a las fechas que marque el calendario escolar. 3.5.3 • SECRETARIA Realizar los trámites de inscripción de los alumnos ante la secretaria de educación. • Recabar las calificaciones de los alumnos con el personal docente para elaborar las boletas bimestrales o parciales. • Elaborar constancias de estudio y trámites oficiales de los alumnos. • Hacer la nomina del personal que elabora en la institución educativa. 43 . DIRECTOR GENERAL DIRECTOR PREESCOLAR SECRETARIA DIRECTOR PRIMARIA PERSONAL DOCENTE DIRECTOR SECUNDARIA DIRECTOR BACHILLERATO SECRETARIA PERSONAL DOCENTE CAJERA TÉCNICO EN COMPUTACIÓN INTENDENCIA Y MANTENIMIENTO Figura 3.1 Orginigrama de el Ilustre Colegio Santiago de Compostela Fuente: Entrevista directa a la Directora General de el Ilustre Colegio Santiago de Compostela 44 • Capturar las calificaciones en el SINCE. • Recopilar la documentación de los alumnos para elaborar sus expedientes. • Proporcionar información a las interrogantes de los padres de familia. • Atender la línea telefónica. • Capacitar al personal docente que es nuevo en la institución, indicar cuáles son las funciones básicas que debe realizar. 3.5.4 • PERSONAL DOCENTE Elaborar un plan anual de trabajo, especificando todas las actividades por desarrollarse en cada una de las aéreas que integran los programas de estudio, para el grado escolar que le asigne el director de la escuela. • Observar y aplicar todas aquellas disposiciones de carácter oficial-técnicopedagógico y de organización que establezcan, para impartir la educación. • Verificar que como resultado de la acción educativa, los alumnos manifiesten un aprendizaje reflejando el cumplimiento de los objetivos que se estipulen en el plan anual. 3.5.5 CAJERA • Realizar el cobro de colegiaturas de los alumnos. • Actualizar los adeudos al día e informar a los directivos de los adeudos de los alumnos de cada nivel. • Realizar el corte de caja diariamente. • Atender la línea telefónica. • Proporcionar información a las interrogantes de los padres de familia. 45 3.5.6 • TÉCNICO EN COMPUTACIÓN Mantener en buen estado los equipos de cómputo de las aulas de computación. • Actualizar constantemente los programas que son utilizados. • Realizar compras necesarias en la institución educativa. • Manejar el automóvil de la escuela. 3.5.7 • INTENDENCIA Conservar aseados los salones de clase, patio y las oficinas de la dirección de la escuela. • Hacer el aseo de los sanitarios. • Desarrollar las actividades extras que el director general encomiende a su cargo. A partir de los datos recabamos directamente por el director general, se tiene un panorama actual de la situación que se está desarrollando y de los resultados con los que cuenta la Institución. Con esta información obtenida y con ayuda de los instrumentos de investigación se puede desarrollar la propuesta que se pretende obtener. 46 CAPÍTULO CUARTO: ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS En el capítulo anterior se mostró la información obtenida con la que actualmente cuenta la institución educativa; a partir de la cual, se puede hacer el análisis de cuáles son los problemas que se están sucintado y dar una explicación a ellos, tomando como base a los autores, con la finalidad de encontrar el porqué se originan y dar una explicación a ellos. 4.1 ANÁLISIS DEL PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA Con la finalidad de obtener la información, las entrevistas fueron aplicadas al personal que muestra mayores debilidades dentro de la institución. Con el propósito de obtener los datos que me ayuden a realizar la propuesta de la descripción de los puestos y el organigrama; para dar una solución al problema. A continuación se muestra una lista de los puestos a los que se le aplicaron las entrevistas que ayudaron en el proceso de la investigación con la finalidad de cumplir con el objetivo de la misma. 48 No. PUESTO 1 Director general 4 Directivo por nivel 1 Administrador 2 Secretaria 1 Cajera 2 Psicólogo 6 Personal docente 1 Prefecto 2 Intendencia 1 Soporte técnico 21 Total de personal Tabla 4.1 Relación de puestos para aplicar entrevista. Fuente: entrevista directa al director general de la institución educativa 4.2 RESULTADOS DE LA INFORMACIÓN Después de realizada las entrevistas al personal administrativo y docente de la institución Educativa se puede hacer el análisis de los datos que se obtuvieron de cada puesto y así realizar una propuesta como mejora de cambio. Los resultados de la entrevista se presentan a continuación nos darán un esquema completo de la situación del plantel. • La mayoría del personal desconoce la ubicación física del puesto que desarrollan, es decir, desconocen que la institución cuenta con un 49 organigrama que especifique la jerarquía de autoridad por el cual se rige el plantel. • De las 21 personas entrevistadas, solo 4 personas conocen quien es su jefe inmediato, debido a que reciben órdenes directas de la dirección general, sin respetar la figura de mando inmediato, así como de personal que está abajo de la línea funcional a la que corresponden; por consecuencia no saben a quién dirigirse como autoridad. • Así también se observó que el personal no tiene bien en claro cuál es el objetivo de su puesto, afirman que solo trabajan por el salario, ya que desconocen que es lo que espera obtener la institución como resultado de su trabajo. • Hay que mencionar que no hay una claridad en la especificación de actividades que realiza cada puesto. Se detectó que hay puestos que realizan actividades que no corresponden a su área o en su defecto duplicidad de éstas. • Otro punto importante, es que las instrucciones para el desarrollo de las actividades no son indicadas por el jefe inmediato, en algunos casos, son recibidas por puesto de índole de autoridad inferior. • Se desconoce el tipo de comunicación que se emplea, hay confusión de a quien se debe reportar los resultados que se obtienen, las necesidades que se presentan en cada puesto; de alguna manera se pierde la comunicación desde el punto que se no se saben cuáles son las actividades que se les encomiendan ni quien las delega. • No están bien especificadas las relaciones tanto internas como externas, debido a que la mayoría del personal no supo que responder a esta interrogante, aclaran que pueden relacionarse con cualquier puesto y tener una línea funcional del mismo nivel de mando con todo el personal. 50 • Se desconoce por completo el término delegar autoridad, se crea la confusión en el momento de realizar las actividades, mencionan que el jefe inmediato realiza actividades que no le corresponden y esto satura el exceso de trabajo de algunos puestos. Con los datos que se recabaron, es posible tener ya un panorama más completo para crear una propuesta de estructura orgánica que sirva como instrumento a la organización de la Institución educativa; de esta manera, ofrecer una solución a las variables que se presentaron con anterioridad para posteriormente en la práctica poder hacer un diagnóstico más a fondo de la problemática. 4.3 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN El trabajo que se realiza en las instituciones educativas y el personal que labora en las mismas, son fuentes de información relevantes que ayudan a llevar a cabo investigaciones en las que se obtienen resultados y a su vez patrones laborales y de conducta, para analizarlos y confrontarlos con la teoría y así poder elaborar una propuesta que facilite o enriquezca el fruto de la investigación. Recordando que el propósito de dicha investigación es conocer si la falta de una buena estructura organizacional es lo que limita el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión de una Institución Educativa; esta sección presenta un análisis de los factores encontrados en este centro educativo. El análisis es la selección primordial en todo proceso de investigación, debido a que en ella se interpretan los resultados obtenidos. El análisis consiste en dar sentido a las primeras impresiones y a los resúmenes finales (Stake, 2005). Es importante recordar que, (García, 2002) el ámbito clave de esta investigación es la estructura de los centros escolares, puesto que lo primero que define a éste es la ordenación y coordinación de todos y cada uno de los elementos que la integran. 51 Considerando los resultados obtenidos a las debilidades que presenta la institución educativa, hay que destacar, lo importancia de que el personal conozca cómo está constituida la institución, como se rige, cuáles son sus objetivos, hacia donde está impulsada, la estructura orgánica, etc. De acuerdo a la aportación de (Hall, Owens y Scott citados por González, 2003) la estructura es el conjunto de los elementos que conforman a las escuelas, implica el establecimiento de políticas, reglas, organización, organigrama, definición de tareas, relaciones entre los elementos, así como el lugar físico. El hecho de desconocer estos aspectos básicos en cualquier organización trae como consecuencia la limitación de los objetivos, puesto que el personal no se desempeña adecuadamente limitando la eficiencia y eficacia de la estructura organizacional. Retomando que el organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen (Franklin, 2004); la Institución educativa rompe con lo citado debido a que la mayoría del personal desconoce la ubicación de su puesto, hay confusión en cómo están establecidos los niveles jerárquicos de autoridad, de manera que reciben órdenes del personal que no corresponde. En este caso es la dirección general, al igual que su jefe inmediato como también de los niveles de mando más bajos los que emiten ordenes al mismo tiempo, ocasionando que haya un desorden y un flujo de autoridad que no está bien definido; por consecuencia se tiene una mala organización en la unidad de mando, ello genera una duplicidad del mismo y en ocasiones existen conflictos de autoridad. Los departamentos o áreas con las que actualmente se cuentan tienen una especialización de trabajo un tanto confuso, retomando las respuestas de los entrevistados es notable que no se tiene una especificación de las actividades que realiza cada puesto, debido a que se desconoce hasta qué grado de autoridad se le responsabiliza, cual es el objetivo a alcanzar como parte del personal de la institución, y las actividades que se realizan casi en su totalidad no corresponden al puesto que se está desempeñando, trayendo como consecuencia la falta de 52 eficiencia y eficacia de los colaboradores, Franklin (2004), nos menciona que la si se realiza una departamentalización se está hablando de la especialización del trabajo de acuerdo al lugar, producto o servicio que resulta de una división o combinación del personal, las operaciones y sus actividades en grupos o unidades entre sí. Hay que tomar en cuenta que las operaciones, actividades y funciones son los elementos principales de toda organización; entonces la institución no está cumpliendo con lo citado por el autor; las actividades son realizadas por puestos que no corresponden y en su caso de algunos, hay mas funciones que realizar a las que debidamente son otorgadas por el jefe inmediato. Hablar de comunicación es decir que debe existir un proceso en el que las unidades y las personas intercambian información con un propósito determinado. Tanto como la comunicación formal que ocurre entre los individuos y se basa en la jerarquía o puesto que ocupan las actividades encomendadas o los niveles jerárquicos y procedimientos determinados por la organización, así como la informal que solo corresponde al intercambio de información fuera de los canales y procedimientos que dispone la organización; ambas son rechazadas por el personal de la institución debido a que no la aplican como debe de ser y se crea un conflicto entre niveles jerárquicos. La consecuencia se ve reflejada en que el puesto más alto toma las decisiones sin respetar sus subordinados a los que se les delega responsabilidades en la toma de decisiones, así como los niveles más bajos no respetan la jerarquía superior como jefe inmediato y comunican todos sus resultados y necesidades a la dirección general, creando esto una situación de conflicto entre los niveles superiores, fluyendo la autoridad de forma incorrecta y no lineal como lo indica el organigrama establecido. Otra debilidad detectada son las relaciones internas y externas que se establecen en la estructura orgánica. La relación interna es la coordinación entre las líneas funcionales de las unidades asesoras que forman parte de ésta y la externa son aquellas unidades que desempeñan sus funciones de manera independiente pero que aún así se muestran en el gráfico. 53 Con lo que el autor nos dice, la Institución cae en el error de que el departamento administrativo es totalmente externo a la institución y la relación con los demás puestos es totalmente interna, a pesar de que sus funciones las realiza de manera independiente, este influye en la toma de decisiones del departamento directivo, sin embargo tiene la misma autoridad que la cabeza de la organización, dando como resultado que el personal desconozca si solo es un departamento al que se le deleguen actividades de carácter administrativo, técnico o pedagógico o también esté capacitado para cumplir con las necesidades de éstos y de igual manera funja como una autoridad de alto mando dentro de la institución, por ende el mismo personal desconozca el grado de autoridad que tenga con ellos. 4.4 REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Con todo el estudio realizado de acuerdo a las debilidades de la institución puedo darme cuenta que la delimitación que se presenta en el logro de los objetivos plasmados en la misión y visión de la institución recae en que el personal no desempeña sus funciones con eficiencia y eficacia por la mala división del trabajo y actividades; que trae como consecuencia la falta de trabajo en equipo, la inadecuada toma de decisiones y principalmente que la dirección general de la institución no está cumpliendo con el compromiso de dirigir, coordinar, planear y evaluar la organización para llevarla al éxito. Su principal función depende de participar en todas las actividades que realizan sus subordinados, saturando en exceso las funciones que le corresponden sin poder cumplir con su principal objetivo. Recordando que las instituciones educativas se definen por su finalidad, planteamiento, condición y estructura; y esta última a su vez es aquella que define como es manejada y determina la ordenación de todos y cada uno de los elementos que lo integran. Entonces se puede afirmar que si no existe un orden no hay una estructura y ésta es la situación que actualmente se desarrolla en el plantel Ilustre Colegio Santiago de Compostela; en donde, las actividades no 54 tienen un orden ni los niveles de autoridad, ocasionando esto un descontrol total en la toma de decisiones, trayendo como consecuencia que se desconozca los objetivos hacia los que están encaminados el personal de la institución; por ende no se logra un correcto proceso administrativo si hablamos de la organización en su totalidad. Después de estudiar el organigrama que actualmente rige la estructura orgánica del plantel, de entrevistar al personal y encontrar las deficiencias que se presentan, propongo un rediseño de las funciones y los puestos que pueden ser necesarios para la institución. Es necesario definir que la autoridad máxima del plantel es el director general, la persona que dirige, administra, proporciona y coordina al personal que labora dentro de la institución, para que todo vaya marchando de acuerdo a las normas por las cuales se rige; sin embargo, tiene una carga excesiva de funciones que actualmente realiza y que no corresponden a su puesto; y en base a las necesidades del demás personal; por ello se le recomienda que debería delegar las funciones para que no se concentre en su puesto toda la toma de decisiones. Franklin (2004) dice que en toda organización debe existir la departamentalización que implica la especialización del trabajo de acuerdo con el lugar, servicio, cliente o proceso que resulta de una división o combinación del personal, las operaciones y actividades en grupo relacionadas entre sí. Es tan importante la definición de las tareas que realice cada integrante del organigrama, como la división de trabajo y funciones de cada puesto; de ello depende la coordinación de ellos para poder funcionar como organización y brindar un servicio de calidad que es la finalidad que se busca. Si se observa la descripción de puestos del director general en el capítulo II podremos darnos cuenta que él es el que toma la responsabilidad de la mayoría de las decisiones y actividades más importantes que regulan a la institución. Con la creación del puesto del subdirector, lo que se busca es que parte de la responsabilidad se delegue a éste y este a su vez solo entregue los resultados a su jefe inmediato. Buscando así que el director solo cumpla con sus funciones como tal, siendo el líder de la institución 55 y el que en facilite el cambio, ayude a que su personal trabaje en equipo, evalúe y busque la mejora como tal, por mencionar algunas. Por su parte (González, 2003) define el término dirigir como la actividad que consiste en llevar y guiar a las personas o grupos de personas por el camino que los llevará a cumplir un fin determinado. Así también, se vigila y administra una empresa o equipo de personas. Retomando la actividad principal del director dentro del centro escolar, es él quien lleva a cabo este proceso de gestión, que son las tareas que realiza para mantener el rumbo de la organización haciendo cumplir las normas y políticas establecidas por la misma institución para el logro de sus objetivos. DIRECCION GENERAL SUBDIRECTOR Figura 4.1 Niveles de jerarquización. En esta propuesta también que la organización sea descentralizada como está establecido en su actual estructura orgánica pero que se realice de manera correcta; recordemos que la administración descentralizada delega en mayor grado la facultad de decidir y en los niveles superiores conserva solo los controles necesarios; todo esto con la finalidad de crear o transferir facultades a organismos con personalidad y autoridad importante dentro de la estructura capaces de tomar decisiones elementales. Con esto la respuesta que se obtendrá será favorable ya que el director se encargará de dirigir eficazmente la institución como se mencionaba con anterioridad. SUBDIRECTOR CUERPO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRADOR Auxiliar administrativo Figura 4.2 Departamentalizacion 56 El siguiente nivel de autoridad jerárquica que propongo es el departamento del cuerpo directivo; en el organigrama de la institución se muestran los cuatro directivos de los niveles escolares como autoridades subordinadas de la dirección general, a pesar de la departamentalización que se propuso, actúan como grupo desarrollando las mismas funciones dentro del organigrama, ocupando una ubicación innecesaria. Dentro de la misma departamentalización y delegación de autoridad, decidí concentrar a las cuatro autoridades para definir sus actividades como un cuerpo directivo del nivel correspondiente, puesto que la descripción de cada uno va dirigida con el mismo propósito; así se facilitan la toma de decisiones y la dirección general ya no será participe de las decisiones de cada nivel; únicamente en la evaluación de los resultados, coordinación de las mejoras de cada nivel, favoreciendo en que el personal a cargo del cuerpo directivo no entre en la confusión de desconocer quien funge como su jefe inmediato y así puedan desarrollar bien sus funciones. El cuerpo directivo será el encargado del personal docente, prefectura, orientador vocacional y medico escolar, con la finalidad de no crear una duplicidad de funciones y toma de decisiones con la dirección general, encargándose únicamente del aspecto técnico-pedagógico. De esta manera el proceso de actividades que van dirigidas a los alumnos en un término escolares quedan concentrados en la responsabilidad del cuerpo directivo, informando éste los resultados y avances a su jefe inmediato el subdirector; así se le delega la responsabilidad directa al nivel jerárquico más alto. CUERPO DIRECTIVO PERSONAL DOCENTE ORIENTADOR VOCACIONAL PREFECTO MEDICO ESCOLAR Figura 4.3 División del trabajo 57 El departamento de control escolar lo concentré de manera que solo se encargue de los trámites administrativos y escolares que a la escuela compete; así se delega de la responsabilidad de hacer los trámites tanto al cuerpo directivo como la dirección general, y estos a su vez solo se encargarán de firmar y supervisar la elaboración correcta de los mismos, sin dejar de desatender sus funciones principales como guía de su nivel escolar que le corresponde. SUBDIRECTOR CUERPO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRADOR Auxiliar administrativo Figura 4.4 Ubicación del departamento de control escolar. Es importante definir bien los puestos y que estos se representen gráficamente en el organigrama, puesto que el administrador no aparece como tal dentro de la estructura actual, pero si juega un papel importante en ella. El error cae en que él participa en la toma de decisiones tanto administrativas como educativas, y se vuelve a retomar la confusión de la autoridad. Fue necesario reubicar el personal a su cargo de acuerdo a las funciones que este realiza. Como su puesto comprende funciones totalmente administrativo y de la escuela a lo que refiere el uso de ella, se puso como personal a su cargo la cajera, auxiliar de intendencia y soporte técnico, delegando éste las responsabilidades necesarias de acuerdo a su nivel de capacidad. Con este se espera que no participe en el proceso educativo si no únicamente en las actividades que le correspondan y el demás personal no tenga dudas en reconocer a su jefe inmediato. Lo que se busca mejorar es la comunicación que sea un proceso recíproco en el que todo el personal que componen a la institución participe en el intercambio de información con un propósito determinado. Es decir que exista una comunicación formal que ocurra de manera sencilla, que se base de acuerdo a la jerarquía en 58 que se encuentre ubicado, las actividades encomendadas y procedimientos determinados de la organización. Buscando un flujo de información que permita conocer los resultados de cada nivel jerárquico, que no complique la toma de decisiones y que el subordinado no se cierre a expresar las necesidades latentes que le competen. El organigrama que se propone por su naturaleza es micro administrativo ya que por ser esta una institución independiente, nos podemos referir de forma global o solo mencionar alguna de sus aéreas; en este caso si se concentro al personal completo que labora dentro de ella, haciendo el flujo de autoridad más sencilla entre niveles, al igual que las responsabilidades dentro de ésta. Es general porque abarca desde la dirección general hasta los puestos más sencillos de desempeñar, haciéndolo de fácil comprensión. La estructura se muestra vertical porque las unidades que la componen están ramificadas de arriba abajo a partir del director general, en la parte superior y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. De forma global se ha descrito la secuencia y estructura que tiene el organigrama que puede fungir como redentor de un diagnóstico más a fondo para detectar minuciosamente las debilidades con las que actualmente cuenta la institución y de esta manera utilizar esta herramienta como evaluación del desempeño de los puestos y dar una solución definitiva a la problemática. En este apartado se presenta el organigrama basado en la explicación que anteriormente se dio; así como la descripción de los puestos de acuerdo a las necesidades que el personal tiene y a las debilidades a las que hay que dar solución. 59 4.5 ORGANIGRAMA ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA DIRECCION GENERAL SUBDIRECTOR DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR CUERPO DIRECTIVO ADMINISTRADOR Auxiliar administrativo PERSONAL DOCENTE ORIENTADOR VOCACIONAL Figura 4.5 PREFECTO MEDICO ESCOLA SOPORTE TECNICO AUXILIAR DE INTENDENCIA CAJERA Organigrama propuesto para el Ilustre Colegio Santiago de Compostela 60 4.6 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Dirección general Jefe inmediato: Patronato escolar Subordinados: Subdirector de la escuela, cuerpo directivo, departamento de control escolar y administrador. OBJETIVO Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la escuela a su cargo, realizando actividades se coordinación junto con el personal a su mando que le sea de soporte para el logro se los objetivos y la optima realización de sus funciones ya establecidas para llevar a cabo un buen desempeño del puesto que representa. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DIRECCION GENERAL SUBDIRECTOR CUERPO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRADOR Auxiliar administrativo FUNCIONES 1. Representar legalmente a la institución. 2. Formular, coordinar, ejecutar y evaluar el plan de trabajo anual. Con participación del subdirector y a su vez del cuerpo directivo y administrador. 3. Solicitar de manera mensual el reporte de los resultados al subdirector de la escuela, para evaluar el desempeño del personal a su cargo, así como el desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los objetivos del plantel. 61 4. Velar por el cumplimiento de los objetivos educacionales y por un buen trato a los alumnos dentro y fuera del plantel educativo. 5. Presidir las reuniones técnico-pedagógicas y administrativas y otras relacionadas con el plantel. 6. Autorizar visitas de estudio y excursiones dentro del ámbito departamental que le sean informadas por el director y a su vez por el cuerpo directivo de cada nivel. 7. Programar y promover la realización de acciones que propicien el desarrollo de las actividades académicas, tecnológicas, culturales, deportivas y sociales del plantel. 8. Captar la información de la demanda de servicios educativos. 9. Dirigir, coordinar, asesorar, supervisar y evaluar la labor del personal a su cargo. 10. Otorgar permisos al personal a su cargo debidamente justificado informado al subdirector de la escuela. 11. Estimular al personal a su cargo por acciones extraordinarias tanto en el cumplimiento de sus funciones como en otras que redunden en beneficio de la calidad de su trabajo. 12. Llamar la atención al personal del plantel que no esté cumpliendo con los objetivos que requiere su esfuerzo y que haya sido informado previamente al subdirector. 13. Organizar reuniones con el personal para orientarlo, instruirlo y motivarlo para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, alentando su iniciativa y resolviendo los problemas que se presente en su labor. 14. Evaluar el desarrollo del trabajo encomendado a los miembros del personal, y otorgar estímulos o promover las medidas pertinentes para superar las deficiencias. 15. Autorizar y levantar las actas administrativas que procedan por irresponsabilidad e incumplimiento en que incurra el personal. 16. Controlar la elaboración y actualización de la plantilla del personal de la escuela con ayuda del subdirector. 62 17. Proponer a las autoridades superiores la designación de personal, de acuerdo con las normas del plantel y los procedimientos establecidos y las necesidades del servicio. 18. Evaluar la buena administración de los recursos financieros y materiales de la escuela. 19. Firmar la nómina autorizada por el administrador y el subdirector, para pasarla al departamento contable. 20. Velar por la buena administración de los fondos provenientes de actividades productivas e ingresos propios que son registrados por el administrador del plantel. 21. Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de la escuela junto con el subdirector y administrador, para posteriormente ser presentado al patronato escolar. 22. Proponer a las autoridades superiores correspondientes las modificaciones presupuestarias, que en su caso requieran, para el cumplimiento de las labores encomendadas a la escuela. 23. Autorizar la documentación para el registro de plantillas de maestros, así como supervisar las inscripciones de los alumnos. 24. Revisar y firmar la documentación que se le requiera como tal. 25. Supervisar y establecer los mecanismos convenientes para atender con eficiencia y eficacia las debilidades que le sean reportadas por cada nivel, 26. Pedir un informe semanal al subdirector, elaborado por el director de cada nivel en donde se especifiquen las necesidades que se tienen y los inconvenientes que afecten en el proceso. RESPONSABILIDAD • Dirigir el funcionamiento del plantel hacia el logro de los objetivos del sistema educativo nacional conforme a las normas y a los procedimiento establecidos por la secretaria de educación. • Aplicar la estructura orgánica establecida. • Coordinar a los integrantes del plantel en el desempeño de sus funciones para el logro de los objetivos de ésta. 63 • Verificar que las actividades se realicen conforme al calendario escolar vigente. • Atender las instrucciones y aplicar las medidas pertinentes que resulten de las supervisiones o auditorias efectuadas al plantel. • Ser responsable del patrimonio escolar. • Cuidar y verificar que se haga el debido uso de los sellos oficiales de la escuela y del edificio escolar. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: patronato escolar Horizontal: --ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Titulo de normal superior, Licenciado en pedagogía, licenciado en administración. Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones, manejar adecuadamente las relaciones humanas y sugerir cambios. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo, plantear soluciones y resolver problemas. Capacidad Para organizar y dirigir grupos, escuchar, retroalimentar y relacionarse. Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 64 ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Subdirector de la escuela Jefe inmediato: Director general Subordinados: Control escolar y auxiliar administrativo OBJETIVO Colaborar con el director en la planeación, organización, dirección y evaluación de las actividades pedagógicas, técnicas y administrativas del plantel, encaminadas a prestar el servicio de educación. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DIRECCION GENERAL SUBDIRECTOR CUERPO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRADOR Auxiliar administrativo FUNCIONES 1. Presentar al director el plan de actividades laborales, para que en su caso, lo apruebe. 2. Participar en la formulación de los programas de actividades del personal escolar. 3. Concentrar la información y elaborar las estadísticas relativas a la operación del plantel. 4. Elaborar estudios orientados a mejorar los servicios que proporcione la escuela. 5. Formular horarios para las actividades escolares. 6. Coordinar la elaboración de los programas de las actividades extraescolares. 65 7. Integrar y participar en la elaboración del proyecto del presupuesto requerido para el funcionamiento del plantel. 8. Revisar la documentación y cuenta de gastos, los movimientos de fondos y la correspondiente a los valores pertenecientes a la escuela. 9. Proponer al director la adquisición de equipo y materiales que se requieren para el cumplimiento de las actividades educativas del plantel. 10. Vigilar el empleo y mantenimiento adecuado de las instalaciones, equipo, maquinaria y las herramientas de la escuela. 11. Supervisar la adecuación del inventario del activo fijo y el de materiales de consumo. 12. Orientar a quienes lo soliciten, respecto a los trámites que se deben seguir para obtener constancias de estudio, duplicados y rectificaciones de datos en documentos escolares y realizar, si proceden, dichos trámites. 13. Asesorar y supervisar al personal administrativo en el control de la escolaridad de los educandos, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. 14. Coordinar las actividades de selección, inscripción y control de documentos de acuerdo a las disposiciones respectivas. 15. Supervisar la elaboración de toda documentación escolar. 16. Participar en la planeación, desarrollo y evaluación de las actividades extraescolares. 17. Participar en la organización y desarrollo de las reuniones técnicopedagógicas que realice el cuerpo directivo. RESPONSABILIDAD • Sustituir al director en sus ausencias eventuales, asumiendo sus responsabilidades. • Proporcionar al director de la información y documentación que le sean solicitadas. • Concurrir a las juntas del personal escolar y vigilar que se levante las actas correspondientes. • Mantenerse actualizado en las innovaciones que se presenten en materia 66 técnico-pedagógica y administrativa que normen la operación del plantel. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: con el director general Horizontal: con el cuerpo directivo y administrador. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Titulo de normal superior, Licenciado en pedagogía, licenciado en administración. Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones, manejar adecuadamente las relaciones humanas y sugerir cambios. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo, plantear soluciones y resolver problemas. Capacidad Para organizar y dirigir grupos, escuchar, retroalimentar y relacionarse. Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 67 ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Cuerpo Directivo Jefe inmediato: Subdirector de la escuela Subordinados: Control escolar y auxiliar administrativo OBJETIVO Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la escuela a su cargo, realizando actividades se coordinación junto con el personal a su mando que le sea de soporte para el logro se los objetivos y la optima realización de sus funciones ya establecidas para llevar a cabo un buen desempeño del puesto que representa. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SUBDIRECTOR CUERPO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRADOR Auxiliar administrativo PERSONAL DOCENTE ORIENTADOR VOCACIONAL PREFECTO MEDICO ESCOLAR FUNCIONES 1. Acordar los asuntos concernientes a la Institución Educativa con la subdirección y en su caso con la dirección general cuando sea requerido. 2. Promover actividades que tiendan a la actualización disciplinaria y de formación académica del personal docente. 3. Informar a la subdirección de la escuela según proceda, sobre el avance de los programas de estudio. 4. Evaluar los estándares y procedimientos de las funciones académicas de 68 docencia, extensión y vínculo, en consistencia con la reforma educativa y con el plan anual desarrollado. 5. Supervisar el cumplimiento de los estándares y procedimientos de manera sistemática en el quehacer institucional, proponiendo proyectos de mejoramiento de la institución. 6. Estudiar y evaluar los planes anuales, en consonancia con el plan de reforma educativa, garantizando su monitoreo e implementación de ellos. 7. Realizar propuesta anual de la plantilla académica, de acuerdo a los lineamientos del profesiograma por parte de la secretaria. 8. Planear y revisar de calendarización de pruebas a los alumnos y demás actividades. 9. Realizar juntas académicas con el propósito de evaluar los resultados del personal docente y administrativo. 10. Elaborar y presentar anualmente a la dirección general y subdirección, el informe de las actividades realizadas durante el año lectivo, incluyendo la memoria correspondiente. 11. Organizar eventos deportivos, culturales y de más que ayuden a la integración de los valores y habilidades de los alumnos. 12. Tomar las decisiones necesarias cuando se presente un acto de indisciplina, informándole antes al subdirector para que se realice un acta de hechos. 13. Coordinar con el departamento de control escolar los trámites escolares necesarios de realizar, para posteriormente ser firmados. 14. Programar las visitas de las autoridades correspondientes por parte de los órganos de la secretaria de educación para evaluar el desempeño de cada nivel. 15. Coordinar al prefecto junto con el orientador vocacional en el proceso de disciplina y actividades de los alumnos dentro del plantel. 16. Pedir un informe semanal de las actividades realizadas por el orientador vocacional, para posteriormente evaluar el desempeño social, académico y conductual de los alumnos. 69 17. Revisar los expedientes realizados por el médico escolar para determinar los problemas más comunes entre el alumnado e informar las necesidades de estos con el subdirector. RESPONSABILIDAD • Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades del nivel educativo que tiene a su cargo, realizando actividades de coordinación junto con el personal a su mando que le sea de soporte para el logro de los objetivos y la óptima realización de sus funciones ya establecida para llevar a cabo un buen desempeño del puesto que desempeña. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: con el subdirector general Horizontal: con el cuerpo directivo y administrador. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Titulo de licenciatura en pedagogía. Lic. En educación , etc. Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones, manejar adecuadamente las relaciones humanas y sugerir cambios. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo, plantear soluciones y resolver problemas. Capacidad Para organizar y dirigir grupos, escuchar, retroalimentar y relacionarse. Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 70 ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Auxiliar administrativo Jefe inmediato: Subdirector de la escuela Subordinados: --OBJETIVO Facilitar la labor educativa del plantel mediante la prestación de los servicios secretariales concernientes a las funciones administrativas de la institución. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SUBDIRECTOR CUERPO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRADOR Auxiliar administrativo FUNCIONES 1. Clasificar, registrar y depurar la documentación escolar y la generada por el plantel. 2. Despachar la correspondencia escolar que se requiera y elaborar una relación de la misma. 3. Vigilar, organizar y mantener actualizado el archivo de los documentos recibidos o generados en el plantel; abrir expedientes y llevar minutario y registro de los documentos. 4. Elaborar los documentos relacionados con los trámites de control escolar que deban efectuarse para regularizar o comprobar la situación del alumno del plantel. 5. Facilitar la consulta de los expedientes que solicite el personal directivo. 6. Elaborar los trámites administrativos que el personal directivo le encomiende. 71 7. Solicitar al subdirector la papelería y material de oficina requeridos para el cumplimiento de su trabajo. 8. Atender la línea telefónica, así como brindar información a los padres de familia que lo requieran. RESPONSABILIDAD • Elaborar la documentación de origen del plantel. • Contribuir a mantener el orden, aseo y decoro del lugar en que labore. • Mantener discreción respecto a la documentación oficial que maneje. • Realizar sus actividades de acuerdo con el horario que convenga a las necesidades del plantel. • Mantener en orden y limpieza en el manejo del archivo y los trabajos que realiza. • Informar al subdirector de las actividades que realiza. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: con el subdirector de la escuela. Horizontal: con control escolar. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Título de Licenciado en administración o certificado de bachillerato. Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones y manejar adecuadamente las relaciones humanas. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo, plantear soluciones y resolver problemas. Capacidad Para organizar, escuchar y relacionarse. Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 72 ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Administrador Jefe inmediato: Subdirector de la escuela Subordinados: Control escolar y auxiliar administrativo OBJETIVO Coordinar y participar en el desarrollo de las actividades administrativas de la institución académica para su correcto funcionamiento, procurando el uso racional de los recursos humanos, financieros y materiales de que disponga, aplicando las disposiciones que sean aplicadas por la dirección general. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SUBDIRECTOR CUERPO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRADOR Auxiliar administrativo SOPORTE TECNICO AUXILIAR DE INTENCDENCIA CAJERA FUNCIONES 1. Dirigir, coordinar, asesorar, supervisar y evaluar la labor administrativa del personal a su cargo. 2. Estimular y fomentar el sentido de responsabilidad de los trabajadores, teniendo como base la puntualidad, esmero, espíritu de trabajo, lealtad y colaboración en la acción educativa del plantel. 3. Sancionar en caso de incumplimiento de funciones. 4. Programar, prever, proporcionar y supervisar los recursos materiales que sea necesario para el adecuado funcionamiento del centro educativo, coordinando con las aéreas de su misma línea funcional para cubrir los 73 requerimientos y necesidades prioritarios. 5. Administrar la documentación de matrícula y certificados del alumno, constancias, subsanaciones y otros que generen ingresos propios, 6. Administrar la planta física, velando por su mantenimiento, mejoramiento y conservación, así como todos los bienes del plantel. 7. Organizar y actualizar el inventario general del complejo, en coordinación con el subdirector del plantel, cuerpo directivo y departamento de control escolar; así como sus subordinados. 8. Formular y presentar el presupuesto anual consignando las diferentes actividades a desarrollarse en le presente año escolar. 9. Racionalizar y optimizar el trabajo teniendo en cuenta las necesidades prioritarias del personal educativo. 10. Dar a conocer al iniciar y finalizar el año lectivo, el inventario físico del plantel, publicándose en las respectivas vitrinas. 11. Informar y publicar su movimiento económico trimestralmente. 12. Realizar estudios de oferta y demanda del servicio educativo. 13. Procesar y consolidar las estadísticas en forma permanente. 14. Procesar la información del registro del personal docente y administrativo. 15. Elaborar y llevar el cuadro de asignación de personal en la institución educativa. 16. Participar en la elaboración y adecuación de normas para la selección de personal docente y administrativo (personal contratado) 17. Realizar acciones de capacitación de personal administrativo. 18. Dar curso a los trámites de permiso, licencias de personal docente y administrativo. 19. Realizar pago de servicios, bienes y compromisos adquiridos por la institución. 20. Corregir las desviaciones administrativas. 21. Impedir la utilización del colegio con fines de propaganda. 22. Revisar el corte de caja que realice la cajera, para corroborar que las cantidades entregas al departamento contable coincidan y sean verídicas. 74 23. Llevar un registro de la nómina del personal. RESPONSABILIDAD • Recibir la nómina mecanizada, así como los cheques respectivos, y efectuar el pago al personal de la entidad académica o dependencia a su cargo, debiendo verificar que en la nómina se incluya solo el personal de la entidad académica y que proceda el pago. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: con el subdirector de la escuela Horizontal: con el cuerpo directivo y departamento de control escolar ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Lic. En administración de empresas. Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones, manejar adecuadamente las relaciones humanas y sugerir cambios. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo, plantear soluciones y resolver problemas. Capacidad Para organizar y dirigir grupos, escuchar, retroalimentar y relacionarse. Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 75 ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Personal docente Jefe inmediato: Cuerpo directivo, subdirector Subordinados: --OBJETIVO Conducir el proceso de enseñanza-aprendizaje de acuerdo con las características de los alumnos y el grado escolar correspondiente., conforme al plan y los programas de estudio vigentes, a efecto de contribuir en el desarrollo integral del educando. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA CUERPO DIRECTIVO PERSONAL DOCENTE ORIENTADOR VOCACIONAL PREFECTO MEDICO ESCOLAR FUNCIONES 1. Prever las actividades anuales por desarrollarse con el grupo, de acuerdo con el grado escolar, el plan y programas de estudio correspondientes, y las recomendaciones del director de su nivel. 2. Estudiar y aplicar en el grupo a su cargo, las normas, los lineamientos y procedimientos establecidos por la secretaría para el desarrollo de los programas de estudio. 3. Preparar el material de apoyo didáctico con los recursos disponibles para facilitar la enseñanza. 4. Analizar y presentar a la dirección de su nivel, los problemas que surjan en le desarrollo de los programas de estudio correspondientes, para que se tomen las medidas que procedan. 76 5. Concurrir a los cursos de orientación y actualización técnica a que convoque la dirección de su nivel. 6. Presentar oportunamente informes sobre los resultados de las evaluaciones. 7. Sujetarse a los procedimientos del registro de asistencia que estén establecidos o que se establezcan por la administración de la escuela. 8. Colaborar con la dirección de su nivel en las actividades escolares que expresamente le indiquen. 9. Controlar el registro de las calificaciones y los reportes de cada una de las materias en que se realicen sus actividades. 10. Levantar inventario y cuidar del equipo y materiales utilizados en el cumplimiento de sus funciones. 11. Promover el desarrollo académico de la institución en que se esté desempeñando, a través de programas adyacentes, producto del análisis conjunto de la problemática de la institución y de los recursos disponibles. 12. Proponer y promover eventos académicos que apoyen las funciones que se realizan en la institución. RESPONSABILIDAD Cumplir con los objetivos de los programas de estudio establecidos para el grado escolar correspondiente. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: con el director de su nivel y subdirector. Horizontal: con el demás personal docente, orientador vocacional y prefecto. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Título de licenciado en educación Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones, manejar adecuadamente las relaciones humanas y sugerir cambios. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo, plantear soluciones y resolver problemas. 77 Capacidad Para organizar y dirigir grupos, escuchar, retroalimentar y relacionarse. Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 78 ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Orientador vacacional Jefe inmediato: Cuerpo Directivo Subordinados: --OBJETIVO Colaborar al desarrollo integral del educando, favoreciendo la creación de actitudes para lograr una vida plena, equilibrada y constructiva en el ambiente escolar, familiar y social. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA CUERPO DIRECTIVO PERSONAL DOCENTE ORIENTADOR VOCACIONAL PREFECTO MEDICO ESCOLAR FUNCIONES 1. Elaborar un plan anual de actividades de orientación educativa que se debe desarrollar de acuerdo con el programa oficial vigente y con base en el análisis de los problemas de la escuela para someterlo a la consideración del cuerpo directivo. 2. Coordinar con los maestros, el desarrollo de los respectivos programas de acción que habrán de desarrollarse en el plantel. 3. Coordinar sus actividades con el demás personal escolar docente y directivo, con el objeto de proporcionar sus servicios en forma integrada. 4. Establecer comunicación constante con los padres o tutores de los alumnos y entrevistar, por lo menos a aquellos, cuyos hijos requieran de atención especial. 5. Prever las necesidades de materiales y equipo que se requieran para realizar su trabajo y solicitarlos al cuerpo directivo. 79 6. Realizar estudios y análisis psicopedagógicos de los alumnos, incorporando los datos resultantes de la información previa del estudio previo de cada alumno. 7. Aprovechar las fichas individuales y demás elementos disponibles, para prestar el servicio de orientación educativa, en la forma más eficiente posible. 8. Participar en la clasificación de grupos, y en su ubicación de los mismos. 9. Promover, con el personal docente la aplicación de técnicas de estudio dirigido en los procesos de aprendizaje. 10. Participar en la promoción, organización y el desarrollo de campañas y actividades de alumnos que contribuyan en el proceso formativo de éstos. 11. Colaborar con el personal directivo en la organización de programas de actividades escolares y extraescolares que favorezcan el desarrollo de los alumnos. RESPONSABILIDAD Planear y desarrollar actividades de orientación educativa para los alumnos de la escuela y orientar a quienes requieran de atención específica. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: con el cuerpo directivo Horizontal: con el personal docente y prefecto. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Título de licenciado en psicología, sociología o bien orientador vocacional de la escuela Normal Superior. Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones, manejar adecuadamente las relaciones humanas y sugerir cambios. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo, plantear soluciones y resolver problemas. Capacidad Para organizar y dirigir grupos, escuchar, retroalimentar y relacionarse. Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 80 ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Prefecto Jefe inmediato: Cuerpo Directivo Subordinados: --OBJETIVO Vigilar y orientar a los alumnos para que cumplan con responsabilidad y convencimiento tanto con el reglamento escolar, como con las disposiciones medidas que señalan las autoridades y que desarrollan actitudes y hábitos que contribuyan a su formación integral. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA CUERPO DIRECTIVO PERSONAL DOCENTE ORIENTADOR VOCACIONAL PREFECTO MEDICO ESCOLAR FUNCIONES 1. Participar en el desarrollo de los programas de estudio dirigido, de acuerdo con las indicaciones del personal directico y docente. 2. Auxiliar a los profesores tanto en las actividades relacionadas con el desarrollo de los programas de estudio, como en las extraescolares. 3. Colaborar con los maestros y orientador vocacional en los programas de desarrollo establecidos para los alumnos. 4. Alentar la participación de los alumnos en los eventos cívicos y sociales que realice la escuela, y acompañar a lo que tengan que concurrir a actos oficiales fuera de la escuela, previa a la autorización del director. 5. Informar oportunamente al personal directivo acerca de las faltas y retardos de los maestros. 81 RESPONSABILIDAD Vigilar la asistencia y el comportamiento de los alumnos durante las actividades escolares. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: con el cuerpo directivo Horizontal: con el personal docente y orientador vocacional. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Título de Licenciado en pedagogía o egresados de bachillerato. Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones y manejar adecuadamente las relaciones humanas. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo, plantear soluciones y resolver problemas. Capacidad Para organizar y dirigir grupos, escuchar, retroalimentar y relacionarse. Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 82 ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Médico escolar Jefe inmediato: Cuerpo directivo Subordinados: --OBJETIVO Cuidar y fortalecer la salud de los educandos, con el objeto de favorecer su aprovechamiento escolar, su integración y, en general, su desarrollo integral. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA CUERPO DIRECTIVO PERSONAL DOCENTE ORIENTADOR VOCACIONAL PREFECTO MEDICO ESCOLAR FUNCIONES 1. Planear, organizar, realizar y evaluar los servicios de medicina preventiva y de higiene escolar que se proporcionen en el plantel. 2. Solicitar a la subdirección de la escuela el material, medicinas y equipo necesarios para el desarrollo de sus funciones. 3. Efectuar el examen médico a todos los alumnos del plantel y elaborar el fichero clínico y las tarjetas del registro correspondientes. 4. Proporcionar atención médica de urgencia a los alumnos y personal escolar que lo requiera. 5. Recomendar a los alumnos que ameriten atención médica especializada acudan a instituciones públicas o privadas de reconocido prestigio. 6. Expedir justificantes a los alumnos que por motivos de salud deban retirarse del plantel dentro de las horas de trabajo, previa autorización del director. 83 7. Realizar estudios de los requerimientos nutricionales de los alumnos y. con base en los resultados, ofrecer a la comunidad escolar las orientaciones procedentes. 8. Participar con instituciones de salud pública o privada en la realización de campañas de salud y erradicación de enfermedades, de acuerdo a las disposiciones que marquen las autoridades. 9. Constituir equipos de primeros auxilios con la participación de los alumnos y del personal escolar. 10. Promover y coordinar actividades de orientación a los miembros de la comunidad escolar en aspectos tales como: conservación de la salud, educación física, educación sexual, seguridad e higiene, farmacodependencia, alcoholismo, tabaquismo, contaminación ambiental, etc. 11. Efectuar campañas de higiene personal, escolar, doméstica y alimenticia; seguridad y prevención de accidentes; actividades para la integración y ampliación del botiquín escolar, propiciando la participación de los miembros de la comunidad escolar. 12. Verificar periódicamente que las instalaciones del plantel se encuentran en las debidas condiciones de seguridad e higiene escolar, e informar al personal directivo de las deficiencias observadas. RESPONSABILIDAD Custodiar y dar buen uso al material y equipo que le sean proporcionados para desempeñar su trabajo, así como vigilar la salud de los educandos. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: con el cuerpo directivo Horizontal: con el personal docente, orientador vocacional y prefecto. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Título de médico general con cédula profesional. Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones y manejar adecuadamente las relaciones humanas. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo, plantear 84 soluciones y resolver problemas. Capacidad Para organizar, escuchar, retroalimentar y relacionarse. Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 85 ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Soporte técnico Jefe inmediato: Administrador Subordinados: --OBJETIVO Analizar, establecer los criterios y políticas de búsqueda y desarrollo e implementación de punta de materiales de multimedia de carácter didáctico e informativo que fomente el auto aprendizaje y faciliten las enseñanzas. Así como mantener en buen estado y actualización del equipo a su cargo. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SUBDIRECTOR CUERPO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRADOR Auxiliar administrativo SOPORTE TECNICO AUXILIAR DE INTENCDENCIA CAJERA FUNCIONES 1. Actualizar constantemente el equipo de cómputo a su cargo. 2. Mantener en buen estado y supervisar el buen funcionamiento del equipo de cómputo. 3. Apoyar a los docentes en el desarrollo de sistemas que favorezcan el desempeño de sus labores. 4. Mantener en comunicación permanente para el desarrollo de programas conjuntos. 5. Realizar todas aquellas actividades necesarias y convenientes para el logro de los objetivos del personal. 86 6. Investigar y difundir los productos de software en el mercado, que sirvan de apoyo a la institución. RESPONSABILIDAD • Supervisar el óptimo funcionamiento de los equipos, actualizar software, instalar programas y realizar inventarios de los quipos. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: con el administrador Horizontal: con intendencia y departamento de control escolar ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Lic. En informática, licenciado en sistemas computacionales o técnico en informática. Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones, manejar adecuadamente las relaciones humanas y sugerir cambios. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo, plantear soluciones y resolver problemas. Capacidad Para organizar y dirigir grupos, escuchar, retroalimentar y relacionarse. Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 87 ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Cajera Jefe inmediato: Administrador Subordinados: --OBJETIVO Recibir a las personas o padres de familia que ingresan a las instalaciones del plantel, así como de asegurar la buena administración de los fondos que se generen por el cobro de colegiaturas de los alumnos. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SUBDIRECTOR CUERPO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRADOR Auxiliar administrativo SOPORTE TECNICO AUXILIAR DE INTENCDENCIA CAJERA FUNCIONES 1. Cobrar, recibir y llevar el control de los pagos de las colegiaturas de los alumnos de la institución. 2. Recibir y administrar el fondo de caja asignado. 3. Abrir y cerrar la puerta de acceso de la recepción. 4. Atender al público en general y a los padres de familia. 5. Dar información a los interesados en ingresar a las instalaciones del colegio. 6. Realizar a diario el corte de caja, entregando el total de cobros al administrador, reportándole los movimientos antes de sellar el sobre. 88 7. Mantener limpia el área de su trabajo. 8. Mencionar al administrador de cualquier eventualidad presentada durante la jornada de trabajo. 9. Responder el teléfono cuando sea necesario. RESPONSABILIDAD • Manejo de dinero y uso de las llaves de algunas aéreas de las instalaciones y de la caja en donde se guarda el dinero que se recibe y el fondo de caja. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: con el administrador Horizontal: con intendencia y departamento de control escolar ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Secundario o bachillerato Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo.. Capacidad Para organizar y dirigir grupos, escuchar y relacionarse. Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 89 ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto Auxiliar de intendencia Jefe inmediato Administrador Subordinados --OBJETIVO Llevar a cabo los servicios de aseo y resguardos de la planta física escolar. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SUBDIRECTOR CUERPO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRADOR Auxiliar administrativo SOPORTE TECNICO AUXILIAR DE INTENDENCIA CAJERA FUNCIONES 1. Conservar aseados los salones de clases, el patio, las oficinas de la dirección general y demás aéreas del plantel. 2. Limpiar el mobiliario de la dirección, de los salones, así como las puertas y ventanas de la escuela. 3. Hacer el aseo de los sanitarios. 4. Llevar a cabo la vigilancia del edificio, a efecto de garantizar la seguridad del personal y de los alumnos, así como de la misma institución durante la jornada laboral. 5. Desarrollar las actividades adicionales que le señale el administrador de la institución. 90 RESPONSABILIDAD Actuar conforme a las políticas de operación que señale, respectivamente, la dirección de la escuela y la administración de la misma. COMUNICACIÓN INTERNA Ascendente: con el administrador. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Escolaridad Certificado de educación primaria Criterio Para tomar decisiones respecto al desarrollo de sus funciones. Iniciativa Para crear y proponer alternativas de trabajo. Capacidad Para relacionarse Actitud De respeto, compromiso y responsabilidad. 91 CONCLUSIONES Este trabajo de investigación principalmente me sirvió como una guía dentro de mi desempeño laboral, como una propuesta de cambio para mejorar la situación laboral que actualmente estamos viviendo el personal administrativo de esta institución educativa. Me ayudó a identificar las debilidades que existen en el Ilustre Colegio Santiago de Compostela, comprobar de manera exitosa que lo que propuse en el rediseño de la estructura organizacional puede funcionar como una herramienta de solución a la dirección general para poder implementarla como guía para el desarrollo adecuado de la organización. Detectar que la delimitación que se presenta en el logro de los objetivos plasmados en la misión y visión de la institución recae en que el personal no desempeña sus funciones con eficiencia y eficacia por la mala división del trabajo y actividades; que trae como consecuencia la falta de trabajo en equipo, la inadecuada toma de decisiones y principalmente que la dirección general de la institución no está cumpliendo con el compromiso de dirigir, coordinar, planear y evaluar la organización para llevarla al éxito. Su principal función depende de participar en todas las actividades que realizan sus subordinados, saturando en exceso las funciones que le corresponden sin poder cumplir con su principal objetivo. Recordemos que los principales componentes de la estructura de las organizaciones recaen en los mecanismos utilizados para la coordinación y el control de las actividades, a los que se define como la esencia de la estructura en la organización. Retomando lo citado anteriormente, la dirección general está en la confusión de la estructura que actualmente rige a la institución, puesto que su labor principal es buscar el desarrollo óptimo de ésta y la misma persona complica la coordinación y control de las funciones que sus subordinados deben desarrollar. Otro punto importante y un tanto preocupante dentro de toda institución, es que el personal desconozca la cultura organizacional de la misma; no saber hacia dónde 93 está dirigido su objetivo principal, cuales son los resultados que desea obtener, sus metas, los valores que la regulan, etc., lo que genera una confusión de quien sea la autoridad principal, sus jefes inmediatos y se cree un ambiente de desorganización total. Por eso la necesidad de contar con una estructura orgánica bien definida se ha vuelto hoy en día una herramienta esencial para los directivos de cualquier institución puesto que de esta manera se conocen las áreas que contemplan un organismo así mismo las diversas funciones que debe ejecutar el personal, las respectivas relaciones y los niveles jerárquicos que se contemplan en una estructura orgánica de cualquier instancia. Por otra parte, en la dirección general aparte de que se concentra toda la autoridad, también recaen en el toda la toma de decisiones. Desde su constitución como empresa se buscaba ser una empresa con estructura burócrata, centralizada; términos que en la práctica laboral son de uso desconocido, puesto que si es una institución burócrata que solo concentra la responsabilidad en un solo mando, delimitando la efectividad y buen desempeño de su puesto, siendo este el más importante como motor del plantel en el camino del logro de los objetivos. El personal docente, de excelente nivel profesional, se encuentra totalmente limitado a desarrollar con eficacia y eficiencia sus funciones; puesto que no se encuentran motivados por la dirección general, sin hacerle reconocimiento ni retroalimentación de su desempeño laboral. Únicamente la alternativa que pude percatarme, es que si un elemento no funciona para la organización la única solución es que el jefe inmediato realice sus actividades; dejando de lado las funciones que le son asignadas trayendo como consecuencia el incumplimiento de sus responsabilidades y objetivos como tal. También hay que darle gran valor a que la institución educativa tiene todos los factores para ser líder en la educación, me refiero a que las instalaciones con las que cuenta, el personal que se desarrolla profesionalmente, los recursos 94 materiales y financieros, son un punto de partida para exhortar al éxito de esta. Es por eso mi inquietud de haber desarrollado esta propuesta con el fin de ser un ejemplo de eficacia y eficiencia en el proceso administrativo. Poder crear esa herramienta que facilite al director restablecer las funciones de su personal y este logre sus resultados esperados. Con el manual de organización que se realice me permitió establecer las funciones que deben desempeñar el personal de cada puesto establecidos en el organigrama, con la finalidad de que éstos puedan lograr el éxito como tal; creándome una satisfacción de que fueron plasmadas las necesidades que muestra cada uno como parte integrante de la organización; de esta manera, así podamos lograr esa conjunción del trabajo en equipo que caracteriza a las organizaciones que tienen bien establecida y cimentada la estructura orgánica como base de su desarrollo. Por último se concluye que la estructura organizacional de las instituciones educativas en determinante en el desarrollo de éstas, depende de la buena organización que tenga el personal para no saturar de funciones a la máxima autoridad y que este se encargue de ser la autoridad y administrados responsable para el buen funcionamiento de la institución que sea líder y facilite el camino al éxito. Para terminar no se debe dejar de lado que una sola persona no puede controlar todo, puesto que las fallas son notorias, el poder en una sola persona no se debe concentrar como tal, puesto que se descuida lo más importante que es el objetivo por el cual debe regirse y hacia el que debe encaminar los resultados del buen desempeño como líder. Debe ser este el redentor que guie a su equipo, el papel principal de una organización, ya que de éste depende que la misión y la visión por las cuales la institución Educativa está encaminada en la ruta del éxito solo se logre si existe un orden en y una conjunción de todas las partes que la componen. 95 RECOMENDACIONES • Someter a revisión la descripción de puestos y el organigrama, a efecto de verificar que la información obtenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias. • La utilidad de la información radica en la veracidad, por lo que es necesario mantenerlo permanentemente actualizado, a través de revisiones periódicas y enviarlo a la dirección general, para que este valide su actualización. • Es conveniente que se elabore un manual de organización con la participación de las unidades que tienen responsabilidad de realizar las funciones. 96 FUENTES DE INFORMACIÓN • Audirac Camarena, Carlos Augusto. ABC del desarrollo Organizacional. 1ª. Edición. México. Editorial Trillas. 1994. Páginas 105. • Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría General de la Administración. 7ª Edición. México. Editorial Mc Graw Hill. 2006. Páginas 491. • Franklin F, Enrique Benjamín. Organización de Empresas. 2a Edición. México. Editorial Mc Graw Hill. 2004. Páginas 366. • García, Requena Filomena. Organización y gestión de Centros Educativos. 1ª Edición. México. Ediciones Aljibe. 1997. Páginas 269. • Geli, Alejandro C. Qué es la Administración, organizaciones del futuro. 1ª Edición. Buenos Aires, Argentina. Ediciones Macchi. 2001. Páginas 409. • González, G. M., Nieto, J.M., Portela, A., Organización y Gestión de Centros Escolares. Dimensiones y Procesos. Madrid, España. Pearson Education, S.A. 2003. • Hernández y Rodríguez, Sergio. Introducción a la administración. Un enfoque teórico práctico. 1ª Edición. México. Editorial Mc Graw Hill. 1994. Páginas 418. • Mintzberg, Henry. La estructuración de las Organizaciones. 1° Edición. Editorial Ariel. España, 1984. • Pfeffer, Jeffrey. Nuevos rumbos de la Teoría de la organización (título original New Directions for OrganizationTheory: Problems and Prospects). Problemas y posibilidades. México. Oxford. Carril, M., Traducción. 1997. • Robbins, Stephen P. Comportamiento Organizacional. 10ª Edición. México. Editorial Prentice Hall. 2004. Páginas 676. • Serra, Roberto y Kastika, Eduardo. Re-estructurando empresas. 1ª Edición. Buenos Aires Argentina. Ediciones Macchi. 1994. Páginas 271. • Stake, R. E. investigación con estudio de casos. 2ª. Edición. Madrid, España. Á Gallardo Traducción, 2005. 97 ÍNDICE DE FIGURA Figura 3.1 Organigrama del Ilustre Colegio Santiago de Compostela Figura 4.1 Niveles de jerarquización Figura 4.2 Departamentalización Figura 4.3 División del trabajo ………..44 ……………………………………….....56 ……………………………………..……..56 ………………………………………….…………57 Figura 4.4 Ubicación del departamento de control escolar …………………….58 Figura 4.5 Organigrama propuesto para el Ilustre Colegio Santiago de Compostela ……...……………….……………………….…60 V ÍNDICE DE TABLA Tabla 4.1 Relación de puestos para aplicar entrevistas ………………………….48 VI
