Sistema de Información para la Conservación de la Diversidad

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BCIS
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
LA CONSERVACIÓN DE LA DIVERSIDAD BIOLÓGICA
Sistema para compartir información
Editor de la serie: John R. Busby
VOLUMEN 2:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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©2000. Sistema de Información para la Conservación de la Diversidad Biológica
La reproducción de esta publicación con propósitos educativos y no comerciales, está
permitida sin la autorización previa del titular de los derechos de autor, siempre y cuando
se cite la fuente. La reproducción para la venta u otro propósito comercial está prohibida, si
no se cuenta con la autorización por escrito del titular de los derechos de autor.
Las opiniones expresadas en este manual no reflejan necesariamente la posición de los
miembros y asociados individuales del BCIS.
Las designaciones de entidades geográficas mencionadas en este manual y en la
presentación de su contenido, no implican en absoluto la expresión por parte del BCIS o sus
miembros, o cualquier otra institución participante, de una opinión sobre la situación
jurídica de un país, territorio o área, ni respecto a sus autoridades, o sobre la demarcación
de sus fronteras y límites.
Cita: Sistema de Información para la Conservación de la Diversidad Biológica. 2000.
Sistema para compartir información: Manual de procedimientos. Busby, J.R. (Editor de la serie).
Pedidos: Administrador del Programa BCIS (la información para tomar contacto se
encuentra en http://www.biodiversity.org)
Se han tomado todas las precauciones posibles para verificar que las direcciones web estuvieran
correctas al momento de redactar estos manuales (Diciembre de 1999). Lamentablemente, debido a
que los sitios y las páginas cambian con el transcurso del tiempo, es posible que algunas direcciones
ya no sean válidas.
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VOL. 2: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
◆ CONTENIDO
Reconocimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Sistema para compartir información del BCIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Guía del administrador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Contexto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
1.
Procedimientos y directrices generales para la gestión
de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
1.1 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
1.2 Gestión de datos “extremo a extremo” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
1.3 Metas específicas de la gestión de datos
“extremo a extremo” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
1.4 El proceso de gestión de datos “extremo a extremo” . . . . . . . . .11
1.4.1 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
1.4.2 Documentación sobre la gestión de datos . . . . . . . . . . . .12
1.4.3 Directrices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
1.4.3.1 Fase de pre-colección de datos . . . . . . . . . . . . . . .13
1.4.3.2 Colección de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
1.4.3.3 Procesamiento de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
1.4.3.4 Sometimiento de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
1.4.3.5 Gestión de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
2.
Oportunidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
2.1 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
2.2 Entrenamiento y educación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
2.3 Formación de capacidades y propiedad intelectual . . . . . . . . . .17
3.
Desafíos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
3.1 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
3.2 Fracaso al usar información en la toma de decisiones . . . . . . . .18
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3.3 Costos de infraestructura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
3.4 Limitaciones en el suministro de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
3.5 Recuperación de costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
4.
Asuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
4.1 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
4.2 Asuntos de política . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
4.3 Financiación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
4.4 Estándares y procedimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
4.5 Información y coordinación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
4.6 Desarrollo de infraestructura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
4.7 Conjuntos de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
4.8 Oportunidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
5.
Acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
5.1 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
5.2 Acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
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RECONOCIMIENTOS
E
stos manuales han sido desarrollados a partir de los WCMC Handbooks
on Biodiversity Information Management, editados por Jake Reynolds del
Centro Mundial de Monitoreo de la Conservación (WCMC) y publicado
por el Commonwealth Secretariat, de Londres. Estos manuales se han
beneficiado de las experiencias adquiridas a través del proyecto de gestión
de datos sobre la diversidad biológica –Biodiversity Data Management
Project (BDM)– administrado por el Programa de las Naciones Unidas
para el Medio Ambiente (PNUMA) y financiado por el Fondo para el
Medio Ambiente Mundial (FMAM), y de otras iniciativas relacionadas,
que cuentan con el apoyo de la Unión Europea (UE) y la Agencia Europea
de Medio Ambiente (EEA).
Han sido fundamentales las contribuciones recibidas de los numerosos
colegas que trabajan en el ámbito de la gestión de información sobre
diversidad biológica. Entre ellos, las siguientes personas merecen una
mención particular: Dr. Jake Reynolds y otros miembros del personal del
WCMC; Profesor Ian Crain y Gwynneth Martin del Orbis Institute,
Ottawa; Kevin Grose, ex- Jefe del Grupo de Gestión de Información de la
Unión Mundial para la Naturaleza (UICN); y el personal de la
Environmental Resources Information Network (ERIN), Environment
Australia, y de la Commonwealth Scientific and Industrial Research
Organisation (CSIRO), Australia.
Este manual ha sido adaptado a partir del National Marine Data Policy:
Discussion Paper, por B. Searle, Jefe del Australian Oceanographic Data
Centre, Junio de 1997.
Los miembros del consorcio BCIS desean expresar su
agradecimiento y gratitud al Organismo Noruego
de Cooperación para el Desarrollo (NORAD)
por su apoyo financiero al desarrollo del concepto BCIS
y de estos manuales.
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SISTEMA PARA COMPARTIR INFORMACIÓN
DEL BCIS
L
a finalidad del Sistema para compartir información del BCIS es apoyar a
los miembros del BCIS, y a otros, a tomar decisiones sobre la
conservación y el uso sostenible de los recursos vivos. Los manuales
forman parte de un juego completo de material de apoyo diseñado para
formar capacidades para gestionar información y para mejorar la toma de
decisiones.
Entre los usuarios esperados se incluyen administradores de alto nivel en
las organizaciones miembros, sus equivalentes en otras instituciones,
profesionales de la información y las ciencias ambientales, y otros
interesados en el uso o la gestión de los recursos vivos. A pesar de haber
sido redactados para atender la necesidad específica de mejorar la gestión
de la información sobre diversidad biológica dentro de la red BCIS, los
principios básicos aplican a las redes de información ambiental en general,
y a la toma de decisiones en todos los niveles. Los temas y conceptos
presentados podrían aplicarse también en otros sectores no relacionados
con la conservación de la diversidad biológica: forestal, agricultura,
gestión de la vida silvestre, y otros.
Los manuales tratan una variedad de asuntos y procesos relevantes para el
uso de la información en la toma de decisiones, incluyendo el
fortalecimiento de las organizaciones y los vínculos de organización, la
custodia y gestión de datos y metadatos, y el desarrollo de la
infraestructura para apoyar el intercambio de datos e información. La
experiencia sugiere que algunos de los retos más grandes en la gestión de
la información se refieren principalmente a los asuntos de organización y
no tanto a los asuntos técnicos o científicos. Consecuentemente, los tópicos
son tratados desde la perspectiva de organización y gestión, antes que
desde un punto de vista técnico o científico. Sin embargo, al adoptar este
enfoque marco, el BCIS ha intentado adherirse a convenciones y
formalismos reconocidos en la gestión de la información.
La serie de manuales comprende:
Sinopsis ejecutiva
•
Volumen 1: Principios
•
Volumen 2: Manual de procedimientos
•
Volumen 3: Custodia
•
Volumen 4: Acceso a los datos
•
Volumen 5: Metadatos
6
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•
Volumen 6: Estándares y garantía de calidad
•
Volumen 7: Conjuntos de datos centrales
•
Volumen 8: Herramientas y tecnologías
Colectivamente, la serie de manuales promueve cambiar los sistemas de
información tácticos, que apoyan proyectos individuales, por los sistemas
estratégicos, que promueven el desarrollo de estructuras de información,
mediante la formación de capacidades al interior del BCIS y otras redes.
Este enfoque no sólo estimula a que los datos sean gestionados de manera
más efectiva dentro de las organizaciones, también estimula a que los
datos sean compartidos entre las organizaciones, para desarrollar los
productos y servicios integrados que se requieren para atender los
complejos y trascendentales temas ambientales.
La serie de manuales puede ser usada de muchas maneras. Los manuales
individuales pueden ser usados para orientar a los administradores y al
personal profesional sobre aspectos específicos de la gestión de la
información, o pueden ser usados, colectivamente, como una fuente de
referencia para la planificación estratégica y el desarrollo de proyectos.
El Manual de procedimientos describe los componentes específicos de la
gestión de datos que se requieren dentro de cada una de las fases del
proceso de colección, procesamiento, gestión y diseminación de datos.
También especifica los asuntos sobresalientes y las acciones necesarias de
parte del Comité Directivo y el Grupo de Gestión de Datos del BCIS, y los
miembros individuales.
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GUÍA DEL ADMINISTRADOR
Contexto
L
a Política de datos del BCIS considera a la gestión de datos como un
proceso “extremo a extremo”. En ella se proveen estándares y
directrices que cubren toda la gama de actividades relacionadas con los
datos, desde la planificación de la colección de datos hasta su
procesamiento, incluyendo la garantía de calidad, la documentación, la
gestión e intercambio de datos y, finalmente, la generación y diseminación
de productos de datos e información.
La gestión de datos “extremo a extremo” tiene el propósito de mejorar la
adquisición, el procesamiento, el archivo y el intercambio de datos e
información. Sus objetivos son:
•
acelerar la colección de datos relevantes;
•
garantizar la calidad de los datos;
•
reducir los retrasos y la pérdida de datos;
•
minimizar operaciones redundantes;
•
promover que los custodios y los usuarios compartan datos y
programas (software); y
•
mantener metadatos críticos sobre la procedencia, el procesamiento y
el control de calidad de los datos.
Al aplicarse la gestión de datos “extremo a extremo” al sector de
conservación de diversidad biológica, esta debe trabajar para todos los
datos, sin considerar el cómo y el cuándo fueron recibidos, y asegurando
que los datos y la información fluyan rápidamente y sin percances del
colector al usuario.
La gestión de datos “extremo a extremo” tiene numerosas metas
específicas:
•
un proceso de gestión de datos tan próximo al colector como sea
posible, para minimizar la pérdida de datos, mejorar la calidad de los
datos y acelerar el flujo de datos del colector al usuario;
•
la calidad de todos los datos está garantizada y todos los metadatos
son conservados y puestos a disposición;
•
los centros coordinan y comparten al máximo los datos, los
programas y las responsabilidades;
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•
conjuntos de información y datos agregados desarrollados de manera
fácil y rentable a partir de datos primarios; y
•
productos de datos de alta calidad entregados a los usuarios a tiempo
y dentro del presupuesto.
Acciones
Para que este proceso “extremo a extremo” sea efectivo, requiere el
respaldo por principio de la Administración y su apoyo continuo. Si bien
muchos de los asuntos son técnicos y son tratados de forma más
apropiada por profesionales entrenados, la administración necesita vigilar
los numerosos asuntos de organización y gente que están involucrados
inextricablemente. La definición de prioridades (especialmente un claro
enfoque en las necesidades de los usuarios), la vigilancia del progreso y el
control de los costos, también son extremadamente importantes.
Mientras que muchos de los asuntos son muy especializados y complejos,
las bases de datos y otros proyectos de tecnología de información no son,
en principio, diferentes de otros proyectos complejos, y deben ser
gestionados de acuerdo a ello. En el pasado, el fracaso de muchos de estos
proyectos se debió en su mayor parte, a fallas básicas en la gestión de
proyectos y en el desmedido énfasis en tecnologías, en detrimento de los
asuntos de personal y organización.
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1. PROCEDIMIENTOS Y DIRECTRICES GENERALES
PARA LA GESTIÓN DE DATOS
1.1 Introducción
L
a Política de datos del BCIS considera a la gestión de datos como un
proceso “extremo a extremo”. En ella se proveen estándares y
directrices que cubren toda la gama de actividades relacionadas con los
datos, desde la planificación de la colección de datos hasta su
procesamiento, incluyendo la garantía de calidad, la documentación, la
gestión e intercambio de datos y, finalmente, la generación y diseminación
de productos de datos e información.
Para ser efectivo, este proceso “extremo a extremo” incorporará la
habilidad de vigilar el flujo de datos, creará mecanismos de
retroalimentación para las agencias de financiación en lo referente a la
efectividad de los programas de colección y gestión de datos, y reducirá
las actividades redundantes de colección y gestión de datos.
1.2 Gestión de datos “extremo a extremo”
La gestión de datos “extremo a extremo” es una filosofía para mejorar la
adquisición, el procesamiento, el archivo y el intercambio de datos e
información. Sus objetivos son:
•
acelerar la colección de datos relevantes;
•
garantizar la calidad de los datos;
•
reducir los retrasos y la pérdida de datos;
•
minimizar operaciones redundantes;
•
promover que los custodios y los usuarios compartan datos y
programas (software); y
•
mantener metadatos críticos sobre la procedencia, el procesamiento y
el control de calidad de los datos.
Al aplicarse la gestión de datos “extremo a extremo” al sector de
conservación de diversidad biológica, esta debe trabajar para todos los
datos, sin considerar el cómo y el cuándo fueron recibidos, y asegurando
que los datos y la información fluyan rápidamente y sin percances del
colector al usuario.
El proceso de gestión de datos extremo a extremo comienza durante la
etapa de planificación de la colección de datos, donde los campos de los
datos planeados constituyen el “registro” inicial de datos. Durante el
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proceso de colección de datos, algunos atributos se registran en el campo
(especialmente aquellos que soportan requerimientos operacionales) y se
incorporan en el registro de datos. Luego, a medida que los datos
suplementarios llegan, se irán adicionando al registro. Cualquier
corrección, llamada de control de calidad u otro metadato, será
adicionado a medida que se haga disponible.
Normalmente, un registro no será modificado intencionalmente durante
el proceso, sólo recibirá adiciones; de esta forma, el usuario tendrá un
registro completo o “registro de auditoría” de todos los cambios hechos a
un registro luego de su captura inicial. El uso de formatos comunes
asistirá al principio de gestión de datos extremo a extremo y en
consecuencia, es un objetivo importante de la Política de datos y una tarea
que el Grupo de Gestión de Datos del BCIS debe atender.
1.3 Metas específicas de la gestión de datos “extremo
a extremo”
La gestión de datos “extremo a extremo” tiene numerosas metas
específicas:
•
un proceso de gestión de datos tan próximo al colector como sea
posible, para minimizar la pérdida de datos, mejorar la calidad de los
datos y acelerar el flujo de datos del colector al usuario;
•
la calidad de todos los datos está garantizada y todos los metadatos
son conservados y puestos a disposición;
•
los centros coordinan y comparten al máximo los datos, los
programas y las responsabilidades;
•
conjuntos de información y datos agregados desarrollados de manera
fácil y rentable a partir de datos primarios; y
•
productos de datos de alta calidad entregados a los usuarios a tiempo
y dentro del presupuesto.
1.4 El proceso de gestión de datos “extremo a extremo”
1.4.1 Introducción
Los componentes claves de un sistema de gestión de datos basado en la
“mejor práctica” comprenden:
•
un sistema efectivo de vigilancia de los datos que provea información
sobre donde existe información y en que etapa se encuentra el
desarrollo de un conjunto o producto de datos; y
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•
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documentación que cubre todos los procesos, desde la planificación
de la colección de datos en el terreno, pasando por las actividades de
procesamiento y gestión de datos.
Con la adecuada documentación (metadatos) deberá ser posible que otros
usuarios localicen datos y evalúen si son adecuados para sus propósitos.
Se desarrollará un método para asegurar que los datos sean “rastreados”
desde su colección hasta su archivo. Se proveerá un mecanismo efectivo
para seguir el flujo de los datos. La creación de este tipo de sistema
corresponde al componente de “infraestructura” de la Política de datos.
1.4.2 Documentación sobre la gestión de datos
Los datos se colectan para una gran variedad de propósitos. Cada
proyecto difiere en escala, justificación científica y objetivos de corto y
largo plazo. Los proyectos varían desde grandes programas
multidisciplinarios, que involucran numerosas agencias y cubren procesos
regionales o mundiales, hasta aquellos que reúnen a científicos o
estudiantes para colectar datos específicos sobre un área pequeña.
Debido a la diversidad de proyectos, no es práctico proveer
especificaciones detalladas para los planes de gestión de datos que
satisfagan todas las actividades de colección de datos. En su lugar, es más
apropiado proveer directrices que ayuden a los planificadores de
proyectos a desarrollar sus propios planes completos de gestión de datos,
ajustados a sus proyectos específicos pero de forma tal que permitan otros
usos apropiados.
Los objetivos básicos de la gestión de datos para proyectos son:
•
maximizar la consistencia de los datos colectados a lo largo del
proyecto y, en consecuencia, su idoneidad para una tarea particular,
asegurando que sean documentados según un estándar acordado y
que exista suficiente información para documentar su calidad y sus
limitaciones;
•
facilitar el intercambio de datos e información dentro del proyecto,
para maximizar el uso de los datos durante el proyecto y la
oportunidad de detectar tempranamente problemas potenciales, y así
poder tomar las acciones correctivas; y
•
asegurar la longevidad de los datos y su potencial de reutilización en
múltiples oportunidades.
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1.4.3 Directrices
En cada una de las fases del proceso de colección, procesamiento, gestión
y diseminación de datos se requieren componentes específicos de gestión
de datos. Un número de estos componentes deben de ser desarrollados
por los miembros individuales del BCIS, en consulta con otros cuando sea
apropiado.
Estas fases incluyen:
•
pre-colección de datos;
•
colección de datos;
•
procesamiento de datos;
•
sometimiento de datos;
•
gestión de datos; e
•
intercambio de datos.
En las siguientes secciones se describen las actividades de gestión de datos
requeridas.
1.4.3.1 FASE DE PRE-COLECCIÓN DE DATOS
Antes de ejecutar el proyecto de adquisición de datos o de colección
de datos en el terreno, se deben considerar los asuntos de gestión de
datos. Como parte del proceso de planificación de un proyecto se
debería desarrollar un plan de gestión de datos. Este plan dará
atención a un número de asuntos, incluyendo la determinación de la
existencia de conjuntos de datos relevantes y actividades de colección
de datos, para reducir la duplicación de esfuerzos y los gastos
innecesarios. El plan de gestión de datos formará parte de la
propuesta de proyecto. Atenderá al proceso que se describe a
continuación, documentando, en particular, la manera como el
proyecto contribuirá a desarrollar una infraestructura más amplia de
datos e información.
Luego de concluir el proyecto, una segunda fase describirá los eventos
en la medida que ocurran. Un propósito secundario del plan de
gestión de datos, pero igualmente importante, es proveer metadatos
adecuados para asegurar el mantenimiento de una historia completa
y bien documentada. Esto es esencial si se espera que los futuros
usuarios de los datos saquen provecho de los conjuntos de datos, y
para que las agencias de financiación tengan la seguridad de que su
inversión en este elemento del proyecto está protegida.
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Plan de gestión de datos
El plan de gestión de datos debería proveer una serie de datos “a
entregar”, claramente descritos y bien construidos. Dentro de un gran
proyecto multidisciplinario, que involucra a numerosas agencias, será
apropiado establecer un “grupo asesor”, que incluya a los
administradores de datos e investigadores participantes, para
asegurar que sean atendidos todos los aspectos de las actividades de
la gestión de datos dentro del proyecto.
El plan de gestión de datos debería contener los siguientes elementos:
•
características del ambiente seleccionadas para su registro, y la
razón de ello;
•
flujo de datos e información;
•
documentación sobre los datos (metadatos);
•
calidad de los datos (incluyendo indicadores de calidad);
•
asuntos técnicos, como cualquier base de datos u otra aplicación
desarrollada como parte del proyecto;
•
diseminación de la información;
•
archivo final; e
•
indicadores de rendimiento.
Una vez que los datos han sido colectados y procesados exitosamente,
el plan proveerá las bases para la descripción de los metadatos. Es
probable que los conjuntos de datos finales difieran en algo de lo
esperado originalmente, por lo cual, el Plan requerirá modificaciones
para reflejar lo que “realmente” ocurrió. También se deben analizar
las soluciones y los conjuntos de datos existentes, así como otras
facilidades de apoyo potenciales, para asegurar el uso eficiente de los
fondos.
1.4.3.2 COLECCIÓN DE DATOS
Durante el proceso de colección se deben retener, junto con los
conjuntos de datos en desarrollo, diversos detalles. Estos incluyen:
•
la estrategia y el(los) método(s) de muestreo usados;
•
el nivel de precisión y la calibración de todo instrumento(s);
•
la precisión posicional y el método para determinarla;
•
las condiciones ambientales generales que pueden tener un
impacto sobre el ejercicio de colección de datos;
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•
todo funcionamiento incorrecto o evento que pueda tener
impacto sobre la precisión de las observaciones; y
•
todo sometimiento de datos interinos o de “baja resolución” a la
agencia apropiada, en tiempo casi real, con propósitos
operacionales (p. ej. vigilancia, respuesta en caso de emergencia).
1.4.3.3 PROCESAMIENTO DE DATOS
Durante la fase de “levantamiento” de datos se requieren
descripciones adicionales, incluyendo:
•
todo proceso aplicado a los datos para asegurar la calidad
(incluyendo indicaciones sobre la integridad de la colección de
datos dentro del ámbito especificado);
•
todo algoritmo usado para convertir los datos (p. ej. correcciones
de instrumentos, conversiones de unidades de colección de
campo en unidades estándares); y
•
documentos e informes científicos relacionados con los datos, o
cualquier otro metadato relevante.
1.4.3.4 SOMETIMIENTO DE DATOS
El sometimiento de datos puede darse de una o dos maneras. La
primera consiste en someter el conjunto de datos completo, junto con
los metadatos asociados, al archivo relevante, una vez que este ha sido
procesado en un estándar apropiado. Al someter un conjunto de
datos, el centro de gestión o archivo de datos notificará a las agencias
de financiación, de ser apropiado, que los datos han sido sometidos y
que los aspectos del proyecto relacionados con los datos han sido
completados. Si los datos son sometidos de esta manera, el ente
custodio puede decidir sobre impedir el acceso más amplio a los
conjuntos de datos por un período razonable de tiempo (p. ej. dos
años) o imponer restricciones (temporales) a toda publicación de los
datos antes de que el Investigador de origen haya completado y
publicado su investigación. Estas restricciones podrán sumarse a
cualquier otra provisión impuesta por razones de sensibilidad
ambiental, privacidad, confidencialidad comercial, etc.
Un segundo enfoque es conservar los datos en la agencia “colectora”
por un corto período, por ejemplo, no mayor de dos años, para luego
someterlos al ente custodio apropiado para su amplia distribución y
gestión a largo plazo.
El Manual del BCIS: Conjuntos de datos centrales da ejemplos de los tipos
de datos específicos que se requieren para lograr los propósitos
operacionales y de largo plazo de la gestión de datos.
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1.4.3.5 GESTIÓN DE DATOS
Al recibir un conjunto de datos relevante, se solicitará al ente custodio
que procure que:
•
los datos estén en un estándar adecuado y que estén completos
dentro de un ámbito específico;
•
los metadatos sobre el conjunto de datos sean precisos y
completos;
•
se hayan realizado revisiones o señalizaciones de garantía de
calidad adicionales;
•
los datos sean respaldados y gestionados de manera efectiva, y
los metadatos y cualquier otro material (como documentos
científicos relacionados) se vinculen con el conjunto de datos;
•
el conjunto de datos sea sometido o hecho accesible a cualquier
otra agencia apropiada o en respuesta a algún convenio o
procedimiento de intercambio de datos; y
•
los metadatos sean sometidos a, o sean accesibles por, los
directorios o centros de facilitación apropiados.
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2. OPORTUNIDADES
2.1 Introducción
E
l desarrollo de una política de datos y la creación de una
infraestructura de gestión de datos e información crean un número de
oportunidades para los miembros del BCIS. Los miembros son bien
reconocidos en las áreas relacionadas con los datos e información y tienen
una excelente reputación en el campo de la conservación de la diversidad
biológica. La formalización de la gestión de datos e información mejorará
esta reputación, especialmente entre los donantes y colaboradores, y
ampliará la base de usuarios existente, permitiendo a los miembros
establecer otras actividades de apoyo a la gestión de datos.
2.2 Entrenamiento y educación
El desarrollo de una política de datos también pondrá al BCIS a la
vanguardia de la gestión internacional de datos relacionados con la
conservación de la diversidad biológica. Un componente importante de
este proceso se refiere a la introducción del entrenamiento en gestión de
datos en los diversos cursos de la ciencia de la conservación y otros cursos
relacionados. El entrenamiento en gestión de datos de los graduados
recientes y los profesionales de la gestión de recursos, ayudará a superar,
en algo, la resistencia que existe hacia las actividades de gestión de datos.
Sin embargo, también proveerá una oportunidad para desarrollar un
programa de entrenamiento y educación, cuyo potencial es considerable.
Numerosos miembros del BCIS ya están conduciendo actividades de
entrenamiento. Estas pueden ser puestas sobre una base más integrada y
estratégica. Por ejemplo, un mayor énfasis en cursos de entrenamiento a
nivel graduado en las universidades, les permitiría desarrollar cursos más
completos que traten una gama más amplia de temas de conservación y
desarrollo sostenible. Los centros académicos pueden colaborar con los
miembros del BCIS para establecer programas de entrenamiento
completos y científicamente aceptables. Esto ya ha comenzado.
2.3 Formación de capacidades y propiedad intelectual
El desarrollo de una Política de datos del BCIS ofrece oportunidades para
exportar los conceptos que la componen y la propiedad intelectual que
surja de la introducción de esta política. El creciente énfasis en la
conservación de la diversidad biológica y el desarrollo sostenible ofrece
oportunidades, a varios niveles, para intercambiar experiencias y
capacidades técnicas con otras redes y programas que surjan, y para
formar sus capacidades.
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3. DESAFÍOS
3.1 Introducción
E
xisten diversos impedimentos para implementar una política y una
infraestructura de gestión de datos de manera efectiva. Estos
impedimentos varían desde las dudas respecto a la relevancia de los datos
y la información, hasta los procesos de toma de decisión y la rentabilidad
de la gestión de datos; pasando por la falta de cooperación entre agencias
e individuos y la resistencia de los científicos al acceso de sus datos, por
preocupaciones sobre los derechos de propiedad intelectual.
Otros impedimentos incluyen asuntos referentes a la recuperación de
costos y la financiación requerida para establecer y mantener una red de
gestión de datos.
3.2 Fracaso al usar información en la toma
de decisiones
Las decisiones que afectan al ambiente se toman día a día en todos los
niveles de la sociedad: local, nacional e internacional; por gobiernos,
entidades corporativas y ciudadanos comunes. La información se usa de
diversas maneras, dependiendo de la historia, las dinámicas y las
personalidades envueltas en los procesos de toma de decisiones, y de la
oportunidad e inmediata disponibilidad de información relevante.
Desafortunadamente, la información que puede influir una decisión no es,
con frecuencia, efectiva en este propósito. Esto se puede deber a que
aquellos que toman decisiones:
•
están dispuestos a ignorar asuntos ambientales;
•
asumen que conocen todo lo que necesitan saber y no buscan
información; o
•
no son conscientes de que hay información potencialmente disponible.
O que la propia información:
•
está dispersa, pobremente organizada o es de baja calidad;
•
está presentada en un formato inapropiado;
•
no está disponible cuando se necesita; o
•
es impugnada por los especialistas.
Puesto que la experiencia práctica de la mayoría de administradores de
alto nivel combina muchos, si no todos, los puntos indicados arriba, se
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comprende que sean reacios a invertir en la infraestructura de gestión de
datos. Aun cuando en principio pueden estar convencidos de su valor,
tienen la preocupación de que los desarrollos no resulten rentables.
3.3 Costos de infraestructura
Si bien ya existe una considerable infraestructura de gestión de datos,
existen vacíos significativos en las capacidades de los sistemas de gestión
de datos de los miembros individuales, en los enlaces electrónicos entre
ellos, y en el sistema de programación y los protocolos para proveer un
sistema de datos e información completamente distribuido. También hay
una resistencia comprensible a cooperar, tanto en las agencias como en los
individuos. Mientras que los costos en personal y otros recursos son
visibles de forma inmediata y notoria, los beneficios sólo se aprecian a lo
largo de un marco temporal más prolongado, y son menos tangibles.
En tanto que el costo de crear una capacidad integrada es pequeño frente
al costo total de la colección y gestión de datos, los recursos necesarios
para ello son muy difíciles de encontrar. Si bien los administradores de
alto nivel, los donantes y los colaboradores de proyectos desean ver
resultados, son reacios a invertir en la infraestructura necesaria, no sólo
para entregar esos productos de información, sino para facilitar la entrega
de futuros productos. Mientras que las agencias individuales continúen
reuniendo los recursos para la infraestructura a partir de los gastos
generales de los proyectos o de otras fuentes oportunistas, es probable que
el progreso continúe siendo lento.
3.4 Limitaciones en el suministro de datos
Muchos colectores y propietarios de datos están altamente motivados y se
identifican fuertemente con los temas ambientales, incluyendo la
conservación de la diversidad biológica. Sin embargo, uno de los desafíos
de una política de datos efectiva se refiere a la renuencia generalizada, de
la comunidad de “colección de datos”, incluyendo los científicos
individuales, a proveer “sus” datos a otros usuarios en favor del “interés
común”. Esta resistencia se debe a una serie de factores:
•
un sentimiento de que los datos colectados para un proyecto de
investigación “pertenecen” a la agencia o al Investigador de origen, y
no necesita ser compartida;
•
una creencia de que otros usuarios no van a “entender” los datos,
especialmente sus limitaciones, y los usarán de manera
“inapropiada”;
19
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•
el colector de datos tiene un fuerte compromiso hacia, por ejemplo,
una ética de conservación, y está preocupado por la posibilidad de
que sus datos sean usados por otros con fines “inapropiados”;
•
el Investigador de origen que desea ser el primero en acceder a los
datos para poder publicar sus resultados antes de que otros
investigadores ganen acceso a los mismos, pero nunca tiene la
oportunidad de hacerlo;
•
una apatía general hacia la necesidad de conservar datos en el interés
común. Con frecuencia, la agencia o el científico no tiene un deseo
adicional, sin mencionar los recursos, de procesar los conjuntos de
datos hasta un punto adecuado que permita su archivo y uso más
amplio;
•
con frecuencia hay una actitud de escepticismo hacia las agencias de
gestión de datos, especialmente en lo referente a la habilidad
profesional del centro de datos de entender y usar los datos de
manera apropiada;
•
una renuencia a exponer sus datos en bruto, y ellos mismos, a un
escrutinio más amplio, p. ej. la preocupación de que otros encuentren
errores en sus datos; y
•
las agencias pueden ser reacias a divulgar sus datos por razones
financieras.
Un propósito de la Política de datos del BCIS es atender estos asuntos,
para dar razones por las cuales las agencias y los científicos deberían
proveer sus datos en el interés común, y para indicar la forma como
pueden ser protegidos sus intereses legítimos.
3.5 Recuperación de costos
Una limitación significativa para el intercambio de datos, sin restricciones,
en el interés público, proviene de las crecientes necesidades de las
agencias de obtener fondos a partir de sus proyectos restringidos. Esto ha
llevado a la situación donde las agencias guardan sus datos y los ven
como una fuente potencial de ingresos. Este enfoque restringe la
disponibilidad de datos y da como resultado una pérdida de
oportunidades (y más importante, a una toma de decisiones de pobre
calidad). Es posible que los conjuntos de datos sean más valiosos como
herramientas de mercadeo para productos y servicios con valor agregado,
que como generadores de ingresos por derecho propio. Es esencial que la
Política de datos se use como un vehículo para identificar oportunidades
más amplias de asegurar recursos para mantener la infraestructura de
datos, especialmente los conjuntos de datos centrales, y permitir que estos
conjuntos de datos sean amplia y fácilmente accesibles.
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4. ASUNTOS
4.1 Introducción
A
ntes de que una efectiva infraestructura de gestión de datos e
información pueda ser establecida, es necesario resolver una serie de
asuntos. Las secciones siguientes tratan algunos de ellos, si bien es posible
que se identifiquen otros durante la aplicación de los conceptos de la
Política. Se debe buscar una solución para estos asuntos a través de diversos
mecanismos, entre ellos, el Comité Directivo y el Grupo de Gestión de
Datos del BCIS, los más especializados grupos asesores y de trabajo ad-hoc,
y mediante procesos de consulta con los grupos interesados relevantes.
Los asuntos han sido divididos en las siguientes categorías, que no
representan ningún orden de prioridad específico:
•
asuntos de política;
•
financiación;
•
estándares y procedimientos;
•
información y coordinación;
•
desarrollo de infraestructura;
•
oportunidades; y
•
conjuntos de datos.
4.2 Asuntos de política
•
Mecanismos para asegurar el compromiso de los miembros para
construir una infraestructura eficiente y efectiva de gestión de datos
del BCIS.
•
Mecanismos para asegurar el funcionamiento efectivo del Grupo de
Gestión de Datos establecido.
•
Establecimiento de los mecanismos apropiados (incluyendo
incentivos) para reducir la resistencia general a someter datos y
facilitar el flujo de datos.
•
Resolver los potenciales conflictos entre el uso de los datos como
mecanismos para “recuperar costos” o generar ingresos, y su
disponibilidad para apoyar los objetivos más amplios de conservación
de la diversidad biológica y el desarrollo sostenible.
•
Poner a disposición del público información concerniente a la
existencia de todos los datos colectados.
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4.3 Financiación
•
La relación entre la financiación de las actividades de colección de
datos dentro de un proyecto y la gestión de conjuntos de datos en el
largo plazo, incluyendo el asegurar la calidad, el archivo y una más
amplia distribución y disponibilidad.
•
Asegurar la financiación adecuada y continua para apoyar la gestión
de datos y las actividades relacionadas con el desarrollo de la
infraestructura de los custodios de los datos.
4.4 Estándares y procedimientos
•
La definición de procedimientos y directrices que cubran el
tratamiento de los datos a través de todas las etapas del proceso
“extremo a extremo”, desde la colección hasta el archivo. Esto debe
incluir una definición de estándares que cubran toda documentación
(metadatos) que necesita acompañar al conjunto de datos.
•
La necesidad de rastrear y publicar los datos para asegurar que los
custodios, las agencias de financiación y los usuarios potenciales sean
conscientes del estado de los conjuntos de datos individuales.
4.5 Información y coordinación
•
Mantener la cooperación y los vínculos con la comunidad científica,
mientras se atienden los requerimientos de datos e información en
apoyo de los procesos de toma de decisión a todos los niveles.
•
La forma de integrar de manera efectiva la Política de datos con otras
iniciativas de trabajo en redes, dentro del ámbito general de los
mecanismos de facilitación y de la Infraestructura Mundial de la
Información.
•
La necesidad de promover y publicar la Política de datos del BCIS,
para ganar el apoyo y la cooperación de todos los grupos interesados,
incluyendo los donantes.
4.6 Desarrollo de infraestructura
•
Identificación de todas las agencias relevantes de colección y gestión
de datos.
•
Los mecanismos específicos para crear una capacidad de gestión de
datos “extremo a extremo”.
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•
Formalización de las responsabilidades de los diversos componentes
de la Política de datos, tal como los custodios, etc., y formalizar el
apoyo (tanto político como financiero) para la infraestructura física,
las directrices y los estándares.
•
Estándares y protocolos para la gestión y el intercambio de datos a
través de la infraestructura física, incluyendo estructuras y formatos
de datos.
4.7 Conjuntos de datos
•
Definición y especificación de los conjuntos de datos centrales,
incluyendo la identificación de:
• el custodio;
• la resolución espacial y temporal de los conjuntos de datos;
• las fuentes de datos que pueden ser usadas para construir
conjuntos de datos; y
• los mecanismos necesarios para el desarrollo y mantenimiento
continuo de los conjuntos de datos.
4.8 Oportunidades
•
Maximizar la ventaja obtenida por establecer la Política de datos y
crear la infraestructura de gestión de datos, mediante la búsqueda de
actividades de cooperación y colaboración con otros sectores.
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5. ACCIONES
5.1 Introducción
A
continuación se provee un marco para la aplicación de la Política de
datos.
Los proyectos pilotos del BCIS pueden ser un método apropiado para
demostrar las capacidades de la Política de datos y promover sus
beneficios. También pueden ayudar a enfocar las prioridades durante el
desarrollo de la infraestructura de datos del BCIS.
5.2 Acciones
1.
Respaldar la Política de datos dentro del Plan de ejecución del BCIS
(Comité Directivo).
2.
Apoyar al Grupo de Gestión de Datos, operando dentro del marco de
política acordado por el Comité Directivo, en su calidad de
mecanismo oficial y autoridad técnica para la ejecución, coordinación
y el ulterior desarrollo de las actividades de gestión de datos dentro
del BCIS (Comité Directivo).
• Los miembros aceptan que el personal apropiado puede contribuir
activamente con el Grupo de Gestión de Datos y todo grupo de
trabajo de especialistas establecido, y que darán apoyo para ello
(Miembros).
3.
Establecer un grupo de entes custodios de datos, proveer directrices,
estándares y obligaciones mínimas para sus operaciones, y vigilar su
rendimiento (Comité Directivo, con el asesoramiento del Grupo de Gestión
de Datos).
• Asegurar que los custodios entiendan los requerimientos de
recursos para esta tarea y la necesidad de proporcionarlos de
manera continua (Grupo de Gestión de Datos, de acuerdo a las
directrices acordadas por el Comité Directivo).
4.
Determinar los conjuntos de datos centrales y los recursos que se
requieren de manera específica para crear, aumentar o continuar su
gestión, o asegurar su acceso en los entes custodios identificados
(Grupo de Gestión de Datos).
• Crear (donde sea necesario) y gestionar los conjuntos de datos
centrales (Miembros).
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• Identificar los conjuntos de datos centrales que están siendo
gestionados por custodios externos, y asegurar su acceso
apropiado (Grupo de Gestión de Datos).
• Proveer acceso apropiado a los conjuntos de datos conservados en
el BCIS (Miembros).
5.
Crear vínculos y procedimientos de información entre los custodios y
los mecanismos de financiación que apoyan la colección de datos,
para asegurar que la gestión de datos forme parte del proceso de
solicitud de fondos (Comité Directivo, con el asesoramiento del Grupo de
Gestión de Datos).
• Establecer procedimientos que aseguren la conservación de los
datos colectados, para que los custodios apropiados los usen en el
futuro (Grupo de Gestión de Datos).
• Aplicar medidas de rastreo de datos (Miembros).
• Asegurar que los gastos generales de la gestión de datos sean
incorporados en los presupuestos de los proyectos (Miembros).
6.
Crear un proceso de gestión de datos “extremo a extremo”:
• Desarrollar directrices, procedimientos y (de ser apropiado)
estándares para la colección, el control de calidad, el
procesamiento, la gestión y el intercambio de datos, incluyendo la
especificación de estándares de documentación (Grupo de Gestión de
Datos).
• Establecer las conexiones físicas, los protocolos y los
procedimientos necesarios para proveer acceso apropiado a los
productos de datos e información, a través de una red distribuida
de custodios de datos (Miembros).
7.
Continuar el desarrollo de la Base de metadatos del BCIS, a través de
la asignación de recursos para la colección y gestión de metadatos, y
el ulterior desarrollo de las capacidades distribuidas de gestión de
metadatos (Miembros).
8.
Apoyar el intercambio continuo dentro de otras redes de datos e
información ambientales (Comité Directivo, con el asesoramiento del
Grupo de Gestión de Datos).
9.
Apoyar los esfuerzos de la comunidad internacional para aplicar
principios de “mejor práctica” en la gestión de datos e información,
incluyendo la creación de estándares y formatos para el intercambio
de datos (Grupo de Gestión de Datos, con el apoyo del Comité Directivo).
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