instructivo para la elaboracion y control de actos

Código: MC-I-01
INSTRUCTIVO PARA LIQUIDACIÓN DE
CONTRATOS
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1. OBJETIVO
Adelantar las actividades orientadas a dar por terminada, a través de un acta de liquidación
bilateral o de una resolución de liquidación unilateral, la relación contractual entre las partes y
determinar si éstas se encuentran a paz y salvo o existen obligaciones pendientes entre ellas.
2. ALCANCE
Inicia verificando la terminación del plazo de ejecución contractual, agotamiento del presupuesto
o la necesidad de finalizar anticipadamente la relación contractual, y finaliza con la remisión al
supervisor o interventor y a las áreas pertinentes, de la copia del acta de liquidación bilateral, de
la resolución de liquidación unilateral o de la resolución que resuelve el recurso de reposición.
De conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el
artículo 32 de la Ley 1150 de 20017, este instructivo aplica a los contratos de tracto sucesivo,
aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo
requieran, vgr., aquellos que terminen de manera anormal o anticipada; aquellos en los cuales
haya saldos pendientes de liberar; aquellos en los que las partes hayan pactado la liquidación.
Aplica para los interventores y/o supervisores de contrato y para el Ordenador del Gasto.
No aplica para los contratos de prestación de servicios profesionales, artísticos y de apoyo a la
gestión celebrados con personas naturales, salvo en los casos de terminación anormal,
anticipada o con saldos o cuando las partes hayan pactado la liquidación.
Este instructivo relaciona cada una de las tareas que se deben seguir para llevar a cabo la
liquidación de los contratos:
□ Liquidación bilateral o de mutuo acuerdo
□ Liquidación unilateral
3. DEFINICIONES
Contrato de Tracto Sucesivo: aquél que impone a las partes prestaciones sucesivas y que no
se puede cumplir sino mediante el transcurso del tiempo.
Medio escrito: comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios,
memorandos, fax, correo electrónico y otras formas que permitan demostrar que el mensaje en
Revisado por
Angelica Hernández R.
Profesional Oficinal Asesora de Planeación
Fecha: Octubre de 2014
Aprobado por
Efraim García Fernandez
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: 19 de diciembre de 2014
Código: GC-I-01
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ellas contenido fue emitido por un servidor público de la entidad o un agente competente de un
tercero y recibido por su destinatario.
Medio de impugnación que posee el administrado para que el mismo funcionario o entidad
administrativa que profirió la providencia definitiva, aclare, modifique o revoque el acto
administrativo. Las condiciones, oportunidad y requisitos de presentación están regulados en
los artículos artículo 74 a 82 de la ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
4. CONDICIONES GENERALES:

Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para
determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe
o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la OFB.

Serán objeto de liquidación por las partes contratantes, los contratos cuya ejecución sea de
tracto sucesivo, los de obra civil, los que así lo hayan pactado, aquellos que terminen de
manera anormal o anticipada, aquellos en los que existan saldos pendientes de liberar y los
demás que así lo requieran.

No requerirán acta de liquidación los contratos de prestación de servicios profesionales,
artísticos y de apoyo a la gestión, celebrados con personas naturales, los contratos de
ejecución instantánea, salvo en los casos de terminación anormal o anticipada.

La liquidación se efectuará de común acuerdo entre las partes, dentro del término fijado en
los pliegos de condiciones o invitación pública, o dentro del que acuerden las partes para el
efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición
del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

También procederá la liquidación bilateral o de mutuo acuerdo en casos de liquidación
anticipada por mutuo consentimiento de las partes. En estos casos, la solicitud de liquidación
deberá presentarse ante el ordenador del gasto antes de la fecha proyectada para culminar
anticipadamente la ejecución contractual.
Elaborado por
Johanna Yamile Radríguez Díaz
Profesional Universitario
Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre de 2015
Aprobado por
Patricia Gómez
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre 8 de 2015
Código: GC-I-01
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
Cuando el contratista, habiendo sido requerido en más de una oportunidad mediante la
utilización de cualquier medio escrito, no se presente a la liquidación voluntaria, o las partes
no logran acuerdo sobre el contenido de la misma, la Orquesta la practicará en forma
unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, mediante acto administrativo debidamente
motivado, susceptible del recurso de reposición. El término de los dos (2) meses, al que se
hace referencia en este numeral, se contará a partir del vencimiento del plazo convenido por
las partes para practicarla, o en su defecto, al vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes
previstos por la ley para efectuar la liquidación de común acuerdo.

La citación previa es condición de validez para la liquidación unilateral.

Si vencido el plazo anteriormente señalado no se ha realizado la liquidación, la misma podrá
ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del
término antes señalado, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en
el artículo 164 de la Ley 1437 de 20111. (CPACA).

El acta de liquidación es el único documento válido para liberar saldos presupuestales o para
acordar reconocimientos pendientes a favor de las partes, una vez finalizado el plazo
pactado.
5. LIQUIDACIÓN BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO
Para adelantar una liquidación bilateral o de mutuo acuerdo, el interventor y/o supervisor deberá
tener en cuenta el plazo señalado en las condiciones generales de este instructivo y realizar las
siguientes actividades:
5.1
Elaborar el proyecto de acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo.
El interventor y/o supervisor del contrato objeto de liquidación, proyectará un borrador del acta
de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo en la cual se realice una descripción detallada de la
ejecución del contrato, teniendo especial cuidado en referenciar el nivel de cumplimiento del
1
“Artículo 164. Oportunidad para presentar la demanda. La demanda deberá ser presentada … en los siguientes términos, so
pena de que opere la caducidad: (…) En los siguientes contratos, el término de dos (2) años se contará así: … v) En los que
requieran de liquidación y esta no se logre por mutuo acuerdo o no se practique por la administración unilateralmente, una vez
cumplido el término de dos (2) meses contados a partir del vencimiento del plazo convenido para hacerlo bilateralmente o, en su
defecto, del término de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del contrato o la expedición del acto que lo ordene o del
acuerdo que la disponga; …”
Elaborado por
Johanna Yamile Radríguez Díaz
Profesional Universitario
Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre de 2015
Aprobado por
Patricia Gómez
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre 8 de 2015
Código: GC-I-01
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objeto y las obligaciones contractuales desde el punto de vista técnico y presupuestal, con el
objetivo de determinar si existen saldos a favor del contratista o de la Orquesta Filarmónica de
Bogotá. Igualmente deberá contener la información general tal como objeto, plazo, valor, forma
de pago, adiciones, prórrogas, modificaciones, suspensiones si a ello hubo lugar, entre otros.
En cumplimiento de lo anterior, deberá diligenciar el formato “GC-F-16 Acta de Terminación
Anticipada” ó “GC-F-17 Acta de Liquidación”, según sea el caso, los cuales se encuentran
publicado en la Intranet.
5.2
Remitir proyecto de acta de liquidación a la Oficina Asesora Jurídica.
El interventor y/o supervisor del contrato objeto de liquidación deberá radicar el proyecto de acta
de liquidación en la Oficina Asesora Jurídica para la revisión respectiva y las observaciones y
correcciones que se consideren pertinentes.
El proyecto de acta de liquidación deberá estar acompañado de los siguientes soportes
documentales:
1.
2.
3.
4.
Informe final del contratista.
Informe final de supervisión.
Soporte del balance económico del contrato, con Vbo. del responsable de presupuesto.
Paz y salvo de las áreas.
¿La Oficina Asesora Jurídica hizo observaciones y/o correcciones?
Sí: Corregir el proyecto de acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo, volver a la actividad
anterior.
No: Remitir para firma del contratista, interventor y/o supervisor y ordenador del gasto (siguiente
actividad).
5.3
Remitir al contratista el acta de liquidación por mutuo acuerdo.
El interventor o supervisor del contrato objeto de liquidación, remitirá por medio escrito el
proyecto de acta de liquidación de mutuo acuerdo, para la revisión y/o formulación de
observaciones y/o firma del contratista, estableciendo un plazo perentorio para su respuesta.
Del envío del proyecto de acta de liquidación y del recibo de la respuesta del contratista, deberá
dejarse constancia escrita (radicación física).
¿El contratista suscribió el acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo dentro del
plazo establecido?
Elaborado por
Johanna Yamile Radríguez Díaz
Profesional Universitario
Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre de 2015
Aprobado por
Patricia Gómez
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre 8 de 2015
Código: GC-I-01
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Sí: Ir a la siguiente actividad.
No: Seguir las actividades previstas para la liquidación unilateral.
5.4
Remitir acta de liquidación a la Oficina Asesora Jurídica.
Una vez el contratista suscriba el acta de liquidación, el interventor y/o supervisor deberá remitir
inmediatamente el original a la Oficina Asesora Jurídica para la respectiva revisión.
Revisar el acta y remitir para firma del ordenador del gasto.
El profesional de la Oficina Asesora Jurídica asignado, revisará el contenido del acta suscrita
por el supervisor y/o interventor y el contratista y, la presentará al jefe de la oficina para su Vo.
Bo. Surtido lo anterior, la devolverá para firma del ordenador del gasto y, posteriormente, fijar la
fecha en que se perfecciona el documento.
¿El ordenador del gasto suscribe el acta?
Sí: Ir a la actividad siguiente.
No: Ir a la actividad descrita en el numeral 5.2.
5.5
Remitir el original del acta de liquidación a la Oficina Asesora Jurídica para su
publicación y archivo en la carpeta contractual correspondiente.
Suscrita el acta de liquidación por las partes, se debe radicar en la Oficina Asesora Jurídica con
el fin de que sea publicada en los portales de contratación a la vista y SECOP, de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del decreto 1082 de 2015.
Surtido lo anterior, se procederá a archivarla en el expediente contractual.
6. LIQUIDACIÓN UNILATERAL
6.1 Etapa Previa
Para proceder a la liquidación unilateral, el supervisor deberá haber realizado las actividades
descritas en los numerales 5.1, 5.2 y 5.3 de la liquidación de mutuo acuerdo, que corresponden
a la proyección, revisión, correcciones y remisión del documento al contratista.
6.2 Solicitar liquidación unilateral
Si agotado el plazo estipulado en la comunicación, el contratista no se presenta para la
suscripción del acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo del contrato, pese a haber sido
requerido en más de una oportunidad mediante la utilización de cualquier medio escrito, o se
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Johanna Yamile Radríguez Díaz
Profesional Universitario
Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre de 2015
Aprobado por
Patricia Gómez
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre 8 de 2015
Código: GC-I-01
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presentó pero se encuentra en desacuerdo con el proyecto de acta remitido y no accede a
firmarla, el interventor o supervisor solicitará por escrito a la Oficina Asesora Jurídica, la
liquidación unilateral, anexando todos los soportes documentales que den certeza que el
contratista fue debidamente informado por el supervisor o interventor del contenido del acta y
del plazo previsto para su suscripción, como son:
1. Constancias de radicación de las comunicaciones y/o constancias de correo
certificado.
2. Correos electrónicos.
Adicionalmente, el interventor o supervisor, deberá anexar un informe final de interventoría o
supervisión sobre la ejecución del contrato.
De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la ley 1150 de 2007, la OFB deberá
adelantar la liquidación unilateral, máximo dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento
del término para la liquidación por mutuo acuerdo.
6.3 Elaborar proyecto de resolución de liquidación unilateral.
La Oficina Asesora Jurídica con el acompañamiento del interventor o supervisor del contrato
objeto de liquidación, proyectará un borrador de la resolución de liquidación unilateral para firma
del ordenador del gasto.
Dicha resolución deberá contener, por lo menos:
a) Datos generales del contrato: objeto, plazo, valor, forma de pago, adiciones, prórrogas,
modificaciones, suspensiones y garantías si a ello hubo lugar.
b) Consideraciones generales sobre las razones que conllevan a la liquidación unilateral.
c) Descripción detallada de la ejecución de la orden o contrato.
d) Porcentaje o grado de cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales desde
el punto de vista técnico y presupuestal.
e) Identificación de saldos a favor del contratista o de la OFB, si los hubiere.
En el proyecto de resolución deberá quedar estipulado que el contratista cuenta con diez (10)
días para interponer recurso de reposición (artículo 76 Ley 1437 de 2012).
6.4 Remitir al ordenador del gasto el proyecto de resolución de liquidación unilateral.
El interventor o supervisor deberá remitir el proyecto de resolución de liquidación unilateral al
ordenador del gasto para la revisión y firma, respectivamente.
¿El ordenador del gasto suscribió la resolución?
Elaborado por
Johanna Yamile Radríguez Díaz
Profesional Universitario
Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre de 2015
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Patricia Gómez
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre 8 de 2015
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Sí: Realizar la actividad 6.5., de notificación.
No: Corresponde a la Oficina Asesora Jurídica estudiar y tramitar únicamente las observaciones
de carácter jurídico, de las demás, dará traslado al supervisor y/o interventor del contrato para
lo de su competencia.
Surtido lo anterior, se remitirá en forma inmediata al ordenador del gasto para su firma.
6.5 Notificar al contratista de la resolución de liquidación unilateral
La Oficina Asesora Jurídica enviará citación al contratista a la dirección, al número de fax o al
correo electrónico que figure en la carpeta contractual o en el registro mercantil, para que,
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación, se presente en las
instalaciones de la Oficina Asesora Jurídica de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, con el fin de
notificarse personalmente del acto administrativo por medio del cual se liquida en forma
unilateral el contrato.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, la citación se publicará en la página
electrónica o en un lugar de acceso al público de la Orquesta Filarmónica de Bogotá por el
término de cinco (5) días. (Artículo 68 Ley 1437 de 2012)
En caso de que no sea posible hacer la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del
envío de la citación, ésta se hará por aviso, el cual deberá acompañarse de copia íntegra del
acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad
que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quien deben
interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará
surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso con copia íntegra del acto
administrativo, se publicará en la página electrónica y en toda caso en un lugar de acceso al
público de la Orquesta por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación
se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. (Artículo 69 Ley 1437 de
2012)
¿El contratista interpuso recurso de reposición a la resolución de liquidación unilateral?
No: Si dentro del término concedido para interponer recurso de reposición contra el acto
administrativo por medio del cual se liquida unilateralmente el contrato, la parte interesada no
interpone el recurso o lo interpone en forma extemporánea, dicho acto administrativo quedará
en firme.
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Johanna Yamile Radríguez Díaz
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Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre de 2015
Aprobado por
Patricia Gómez
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre 8 de 2015
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Ir a la actividad 7.
Sí: La Oficina Asesora Jurídica con el apoyo del supervisor o interventor - en lo de su
competencia -, elaborará el proyecto de decisión del recurso de reposición y lo remitirá al
ordenador del gasto para su revisión, aprobación y firma.
La Orquesta deberá resolver de fondo el recurso de reposición interpuesto, de conformidad con
lo establecido en los artículos 79 y 80 de la Ley 1437 de 2012.
¿El ordenador del gasto suscribió la resolución?
Sí: Realizar la actividad 6.6., relacionada con el procedimiento que se debe seguir para
proceder notificar la resolución al contratista.
No: Corresponde a la Oficina Asesora Jurídica estudiar y tramitar únicamente las observaciones
de carácter jurídico, de las demás, dará traslado al supervisor y/o interventor del contrato para
lo de su competencia.
Cumplido lo anterior, se remitirá en forma inmediata al ordenador del gasto para su firma.
6.6 Notificar al contratista de la resolución que resuelve el recurso de reposición.
La Oficina Asesora Jurídica enviará citación al contratista a la dirección, al número de fax o al
correo electrónico que figure en la carpeta contractual o en el registro mercantil, para que,
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación, se presente en las
instalaciones de la Oficina Asesora Jurídica de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, con el fin de
notificarse personalmente del acto administrativo por medio del cual se liquida en forma
unilateral el contrato.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, la citación se publicará en la página
electrónica o en un lugar de acceso al público de la Orquesta Filarmónica de Bogotá por el
término de cinco (5) días. (Artículo 68 Ley 1437 de 2012)
En caso de que no sea posible hacer la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del
envío de la citación, ésta se hará por aviso, el cual deberá acompañarse de copia íntegra del
acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad
que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quien deben
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Johanna Yamile Radríguez Díaz
Profesional Universitario
Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre de 2015
Aprobado por
Patricia Gómez
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre 8 de 2015
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interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará
surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso con copia íntegra del acto
administrativo, se publicará en la página electrónica y en toda caso en un lugar de acceso al
público de la Orquesta por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación
se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. (Artículo 69 Ley 1437 de
2012)
6.7 Remitir copia a las áreas de Tesorería y Presupuesto, y archivar original.
La Oficina Asesora Jurídica deberá archivar el original de la resolución en el expediente
contractual respectivo y remitir copia de la misma al supervisor o interventor, y si es del caso, a
las áreas de Presupuesto (para anulación de saldos) y/o de Tesorería (para pagos pendientes),
y a las demás instancias que se determinen en el acta de liquidación.
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
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Fecha Aprobación
Octubre de 2015
Elaborado por
Johanna Yamile Radríguez Díaz
Profesional Universitario
Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre de 2015
Naturaleza del Cambio
Documento Original.
Aprobado por
Patricia Gómez
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Fecha: Octubre 8 de 2015