DIRECCIÓN NACIONAL DE ADUANAS ÁREA ADMINISTRACIÓN GENERAL DIVISIÓN GESTIÓN DE RECURSOS DEPARTAMENTO FINANCIERO – CONTABLE INSTRUCTIVO DE MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA Definición de Caja Chica: El Art. 90 del T.O.C.A.F define las Cajas Chicas como “un mero anticipo de fondo” y establece que “se utilizaran para efectuar gasto de menor cuantía, que deban abonarse al contado y en efectivo, para solucionar necesidades momentáneas del servicio o para adquirir elementos de escaso valor” Instrucciones: 1. Los fondos que se asignen como Caja Chicas serán responsabilidad del Encargado o Director del Departamento, Administración o Sector en que se constituyan. 2. Los fondos se utilizaran para efectuar gastos de menor cuantía, que deban abonarse al contado y en efectivo. 3. Los fondos se destinaran para gastos tendientes a cumplir con los objetivos de la Dirección Nacional de Aduanas, imprevisibles y que no puedan efectuarse por los mecanismos habituales de compra (compra directa, licitación, etc.). Siendo el Administrador, el responsable directo del no apartamiento de lo dispuesto. Deberá tenerse presente, que los gastos excepcionales como los de la limpieza y/o mantenimiento de flota móvil, antes de su realización se deberá solicitar autorización a la División Gestión de Recursos. 4. La documentación respaldarte de los gastos debe cumplir con los requerimientos legales: • Nombre de la Empresa • RUT • Nº del comprobante • Fecha del ejercicio vigente • Pie de Imprenta vigente • Impuestos si correspondiere No se aceptaran tickets de máquina registradora, sin las mismas formalidades. En el campo correspondiente a la descripción de la compra o servicio, deberá solicitarse al proveedor, detalle en forma clara el objeto de la misma. El comprobante debe estar a nombre de la Dirección Nacional de Aduanas y constar en ella evidencias de que fue abonada (boleta de contado o factura y recibo en forma conjunta). 5. La documentación debe tener constancia de la recepción conforme del cumplimiento del servicio (Art.20 Lit.2) del TOCAF). bien o 6. La rendición de la Caja Chica, se hará en planilla, según Anexo, adjuntando la documentación respaldarte. 7. Dicha rendiciones se presentaran en el Departamento Financiero-Contable, excepto las rendiciones de las Administraciones, las cuales deberán remitirse al Área Gestión Operativa Aduanera. Se presentaran el último día hábil de cada mes; sin perjuicio que, por la naturaleza de los gastos, deba reponerse en más de una ocasión. 8. Es responsabilidad del Área Gestión Operativa Aduanera (Sector Contable) y de los Sectores correspondientes (Secretaria de DNA, Carrasco, CACIO, GRIA y PRIA) • Controlar que la documentación presentada cumpla con los requisitos legales; • Verificar que la documentación venga acompañada del Anexo correspondiente y firmadas por el responsable. 9. Es responsabilidad del Departamento Financiero-Contable el control final de la documentación respaldante del gasto. Rechazara la que considere no cumpla con los requerimientos legales o reglamentarios, dando cuenta a la Gestión de Recursos. 10. La División Gestión de Recursos evaluara la situación planteada, solicitando a la Dirección Nacional la cancelación inmediata de la Caja Chica, cuando se constaten apartamientos a la normativa vigente o se utilice para gastos que provee habitualmente el servicio. 11. Las reposiciones de Caja Chica se realizaran en un plazo de cinco días, contados a partir de la conformidad del Departamento Financiero-Contable. Cra. Verónica Tassino División Gestión de Recursos Ec. María Violeta Cardoso Departamento Financiero-Contable