El archivo de gestión de la dirección de asuntos profesionales... Por

EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN DE ASUNTOS
PROFESORALES –DAP- DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Y SU ORGANIZACIÓN
Araque, Oneiver Arturo
Lic. en Historia de la Universidad de Los Andes –ULA-, MéridaVenezuela. Actualmente está adscrito a la Dirección de Asuntos
Profesorales ULA., como Editor Histórico
[email protected]
Quiero comenzar manifestando mi reconocimiento a la Asociación
Uruguaya de Archivólogos, al Archivo General de la Nación y a la
Comisión Organizadora, quienes han tenido la feliz idea de organizar
este evento titulado VIII Congreso de Archivología del MERCOSUR,
tema de singular importancia que desde 1996 ha suscitado el interés no
solo de personalidades nacionales e internacionales de reconocida
trayectoria académica, sino también de los docentes universitarios,
investigadores e historiadores, estudiantes, archiveros y personas
dedicadas a la disciplina archivística.
La participación a este VIII Congreso de Archivología del MERCOSUR, la
hacemos con este trabajo producto de nuestra experiencia en la
organización del Archivo de Gestión de la Oficina de Asuntos
Profesorales –DAP- de la Universidad de Los Andes, en el marco del
proyecto iniciado en el año 2007 y continuado en actual gestión de la
ahora denominada Dirección de Asuntos Profesorales -DAP- bajo el
Proyecto de Equipamiento, Organización y Automatización del Archivo
de Expedientes de Profesores de la DAP.
1. Reseña Histórica de la Dirección de Asuntos Profesorales.
La génesis de la actual Dirección de Asuntos Profesorales deriva
directamente de la designación por parte del Consejo Universitario de tres
comisiones que estudiaban por separado los asuntos relacionados con el
personal docente y de investigación; a saber:
•
La Comisión Clasificadora del Personal Docente y de Investigación.
•
La Comisión de Personal Docente Contratado.
•
La Comisión Revisora de Credenciales.
La misión de estas comisiones fue liberar al Consejo Universitario de la
función administrativa en la tramitación de los movimientos del personal
docente y de investigación, ya que era una de las funciones que más tiempo
y atención requería del máximo organismo universitario, así mismo, la que
más controversia y agrias confrontaciones generaba en el seno del Consejo
que en nada beneficiaba el buen desenvolvimiento de la gestión docente.
La Oficina de Asuntos Profesorales –OAP- tiene fecha de origen el 05 de
Febrero de 1974 según consta en la Resolución Nº CU–192 del 8 de Febrero
de 1974, bajo la denominación de Oficina de Clasificación y Control del
Personal Docente adscrita a la Secretaría del Consejo Universitario y por
ende a la Secretaría de la Universidad. Fue creada con el objetivo de ser
una oficina que centralizara, coordinara, controlara y estableciera políticas
definidas en relación con los nombramientos de los profesores, contratos,
clasificación, ascensos, permisos, viajes de estudio, becas, jubilaciones y
pensiones.
Esta Resolución dejaba inexistentes las comisiones que se encargaban de
estudiar por separado los asuntos relacionados con el personal docente
(Comisión Clasificadora, Comisión de Personal Docente Contratado y
Comisión Revisora de Credenciales), por lo que se crea una sola comisión
integrada por el Secretario del Consejo, un decano, un representante de los
profesores, miembro del Consejo, el consultor jurídico de la Universidad y el
jefe de la oficina. Esta comisión tendría a su cargo todo lo relacionado con
personal docente y de investigación y decidirá sobre los nombramientos,
ascensos, clasificaciones, ubicaciones, viajes de estudio, becas, permisos,
jubilaciones y pensiones que le presente la Oficina de Clasificación y
Control.
Para el momento de su establecimiento, esta Oficina atendía una planta
profesoral de 1316 profesores activos clase 1, de los cuales 443 eran
contratados. La dependencia fue ubicada en el edificio central del Rectorado
en un área de 160 m2 aproximadamente y contaba con un personal
administrativo de 8 trabajadores.
Evidentemente, la creación de esta Oficina resolvió el problema y la
incomodidad que generaban las demoras o atrasos de las comisiones
designadas del seno del Consejo Universitario, en lo referente a la
tramitación administrativa de los movimientos del personal docente y de
investigación.
El crecimiento experimentado por la universidad venezolana durante la
década de los años 1970, incrementó significativamente el número de
docentes y con ello el número de tramites administrativos que estos
docentes generaban, es por ello que para cumplir con las expectativas la
Oficina de Asuntos Profesorales tuvo que desarrollar estrategias para lograr
la optimización en el trámite de las solicitudes, aplicando criterios bien
establecidos y con estricto apego a la normativa vigente, a fin de hacer más
expedito el procesamiento y la aprobación de dichas solicitudes.
Para ello se fue incorporando, paulatinamente, a más personas de manera
sistemática, que junto al personal ya existente, fueron capacitados con la
finalidad de elevar su calidad profesional y su calificación, a fin de cumplir
con los planes operativos diseñados, con la firme intención de alcanzar las
metas y los objetivos propuestos.
Esta dinámica generó la necesidad de dotar a esta dependencia, de mejores
instalaciones y de redefinir su estructura administrativas para que la
consecución de todos los procesos gestionados en la Oficina se lograra de
manera eficiente y eficaz.
En julio de 1994, veinte años después de su creación, la Oficina de Asuntos
Profesorales es trasladada al edificio administrativo de la Universidad de Los
Andes, a un espacio más amplio con una superficie de 210 m 2
aproximadamente y con un personal de 15 trabajadores.
Como parte de este traslado se realiza una redefinición de la estructura
administrativa estableciéndose las siguientes secciones:
•
Sección de Archivo del Personal Docente.
•
Sección Legal y de Agenda del Consejo Universitario.
•
Sección de Informática.
•
Sección de Prestaciones Sociales y Beneficios Sociales.
•
Sección de Becas y Sabáticos.
•
Sección de Medios.
Esta nueva estructura permitió una mayor fluidez de la información, el
desarrollo y la optimización de los programas técnicos de computación
diseñados e implementados por la sección de informática para la recepción
de la correspondencia, las resoluciones del Consejo Universitario y las
solicitudes de las prestaciones sociales. Así mismo, se diseñó el módulo
para el procesamiento de los pagos relacionados con la Sección de Becas y
Sabáticos.
Estos programas informáticos permitieron el cumplimiento de los planes
operativos implementados, los cuales generaron la estructuración de una
base de datos en la que confluyó toda la información inherente al Personal
Docente de la Universidad –PDI-.
Durante este periodo se le otorgó a la Oficina responsabilidades financieras
y presupuestarias para la distribución directa de recursos asignados para el
pago de beneficios contractuales, lo cual dio origen a la creación de una
Unidad de Apoyo Administrativo que sirve como ente tramitador y supervisor
de dichas asignaciones presupuestarias.
A partir de septiembre de 2004, se emprendió una evaluación exhaustiva del
funcionamiento de la Oficina, revisando las distintas fases por las que
transitan los movimientos y solicitudes del personal docente y de
investigación, así como el análisis de los sistemas operativos y de la
instalación física. Esta revisión dio como resultado la implementación de una
reestructuración administrativa y operativa de la dependencia, debido a
debilidades detectadas en dicho análisis.
Además de la revisión también indicó la necesidad de proporcionar a la
dependencia de un espacio físico más humanizado que brindara al PDI un
servicio de calidad, la OAP sufre una nueva reestructuración en su
organigrama que incluía el mejoramiento del talento humano y la dotación de
una infraestructura informática y de los sistemas más actualizados; todo esto
con miras de lograr una simplificación de los procesos administrativos.
ORGANIGRAMA DE LA OFICINA DE ASUNTOS PROFESORALES
(Nº 1)
CONSEJO UNIVERSITARIO
COMISIONE
S
DELEGADA
S
COORDINACION
DE LA OAP
UNIDAD DE
COMUNICACION Y
MEDIOS
SECCION DE
ASSITENCIA
MEDICA
UNIDAD DE
COMUNICACION Y
MEDIOS
SECCION DE
BECAS Y
SABATICOS
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
SECCION DE
ASISTENCIA SOCIAL
AL DOCENTE
UNIDAD DE
ARCHIVO
SECCION DE
SERVICIOS DE
TECNOLOGIA
INFROMATICA
Para resolver estas debilidades se estableció un plan operativo que incluyó:
•
Talleres de crecimiento organizacional y estratégico para el personal
administrativo de la dependencia.
•
La estructuración de manuales e instructivos de procedimientos.
•
La actualización de la página Web.
•
Las visitas a las diferentes Facultades y Núcleos.
•
El proyecto de reestructuración de la planta física de la Oficina.
En el año 2005, se logró la reestructuración de la planta física de la Oficina
de Asuntos Profesorales, y se comienza con ello a alcanzar los objetivos
establecidos para aumentar la cantidad y la calidad del servicio brindado por
esta Oficina. En consecuencia actualmente se cuenta con instalaciones que
abarcan una superficie de 350 m2, estratégicamente distribuida por cubículos
modernamente equipados, donde se desarrollan los diferentes trámites
administrativos relativos al personal docente.
La oficina cuenta con personal compuesto por 28 trabajadores capacitados y
comprometidos con sus funciones y una infraestructura tecnológica
adaptada a las necesidades institucionales de la Universidad de Los Andes,
en lo que respecta al Personal Docente y de Investigación; con la motivación
de continuar trabajando en la optimización de los procesos administrativos
que son responsabilidad de la dependencia.
En diciembre de 2006 se realizó el proyecto para la creación de la Dirección
de Asuntos Profesorales, una dependencia administrativa que poseía,
después
de
32
años
de
actividad
ininterrumpida,
una
estructura
administrativa consolidada, donde están claramente establecidos los
procesos y los objetivos, donde el talento humano ha sido capacitado en las
funciones administrativas y presupuestarias, que además cuenta con un
espacio físico acondicionado y con diversos proyectos en desarrollo. Para
ese año la esta dependencia atendía un total de 4.017 profesores, que se
presentan discriminados por condición y dedicación en la siguiente tabla:
Distribución del Personal Docente y de Investigación de acuerdo a su
dedicación y condición, año 2006
P.D.I. / Dedicación
Ordinario Contratado Jubilado Totales
Dedicación Exclusiva
Tiempo Completo
Tiempo Convencional
Medio Tiempo
1683
268
11
2
27
63
343
91
1170
192
150
17
2880
523
504
110
Totales
1964
524
1529
4017
Este proyecto fue aprobado por el Consejo Universitario a partir del 07 de
Abril de 2008 según resolución Nº CU-0799. La actual Dirección de Asuntos
Profesorales es una dependencia universitaria perteneciente a la Secretaría
de la Universidad de Los Andes, encargada de realizar la tramitación de
procedimientos administrativos de la vida académica del personal docente y
de Investigación. Es una dependencia administrativa y técnica, integrada
por: La Dirección, la Coordinación General, el Consejo Técnico -constituido
por: el Director(a), el Coordinador(a) General, el Administrador(a) y los
responsables de las unidades operativas-, la Unidad Administradora
Desconcentrada, las Unidades Operativas; que están integradas por Áreas
de Trabajo. Así mismo forman parte de la estructura las Comisiones
designadas por el Consejo Universitario (Comisión de Ingresos, Comisión de
Cambios y Comisión de Egresos y Reincorporaciones) las cuales dependen
de la Secretaría del Consejo Universitario.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA DIRECCIÓN DE
ASUNTOS PROFESORALES –DAP- (Nº 2)
De acuerdo a su estructura organizativa, la Dirección de Asuntos
Profesorales es una dependencia que tiene bajo su responsabilidad el
desarrollo
de
35
procedimientos
administrativos
relacionados
exclusivamente con el Personal Docente y de Investigación. La
Dirección, la Coordinación General, la Unidad Administradora y cada
una de las Unidades Operativas intervienen en el proceso administrativo
ajustándose a la normativa vigente, los procesos administrativos son
ejecutados, supervisados controlados y evaluados siguiendo estándares
administrativos de calidad y de buen servicio.
Toda esta responsabilidad administrativa desde la creación de OAP
hasta la actual DAP, ha generado una documentación que da forma a los
Expedientes del Personal Docente y de Investigación, en sus diferentes
sub-secciones: Contratados, Ordinarios, Jubilados, Desincorporados y
Fallecidos; la serie Becarios, el Archivo de Gestión también ha exigido un
tratamiento técnico archivístico cristalizado con la organización y diseño
del cuadro de clasificación, sistematizado bajo la estructura organizativa
de la Universidad de Los Andes y materializado en el instrumento de
descripción archivística colocado en el portal o Página Web de DAP.
Para efectos de este trabajo, la organización y diseños del Cuadro de
Clasificación está centrada en el Archivo
de Gestión en los que
concretamente corresponde al período de creación de la Oficina hasta
que deja de denominarse OAP, bajo sus principios de estructura
organizativa de la época (Ver Organigrama Nº 1 de OAP).
2. Unidad Operativa de Archivo e Información Documental DAP.
Resguardar los documentos, expedientes y demás medios físicos de
información documental, del Personal Docente y de Investigación,
ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia, a fin de mantener la
información organizada y a la disposición de la institución.
Procesos Administrativos:
Unidad
Personal Adscrito:
Unidad de Archivo e Información Documental
Archivistas y Editor Histórico
Reporta a:
Dirección
A. Procesos Principales
•
Organizar y archivar los documentos en los expedientes del Personal
Docente y de Investigación.
•
Aplicar correctamente la normativa y los procedimientos de la
disciplina archivística para la salvaguarda, custodia y resguardo de la
documentación, en beneficio de los intereses institucionales e
individuales del PDI.
•
Suministrar información y documentación oportuna a las solicitudes
oficiales y personales, garantizando el acceso a la información
contenida en los archivos, previo control y autenticación de las
solicitudes.
B. Procesos Secundarios
•
Recepción, clasificación, identificación y asignación esquemática de
los documentos contentivos de información especifica en función de
características
individuales,
preservando
su
conservación
y
mantenimiento.
•
Distribución y asignación de las unidades documentales en espacios
que garanticen su seguridad.
•
Digitalización de documentos de acuerdo a las prioridades exigidas
por los analistas y usuarios para su consulta online.
•
Distribución interna de expedientes y carpetas para los analistas de la
Dirección y para dependencias externas que soliciten revisar
expedientes oficialmente, resguardando y auditando el contenido de
los
mismos;
registrando
y
controlando
los
préstamos
y
la
correspondencia que origine dichos préstamos.
•
Cumplir con los planes operativos diseñados para la optimización de
los procesos esenciales propios de esta Unidad Operativa.
•
Elaboración y estructuración de informes cuantitativos y cualitativos
relativos al movimiento de la información física contenida en las
unidades documentales, con el propósito de ser analizados y
evaluados por la Dirección y Coordinación General que permita la
supervisón eficiente de las estrategias diseñadas para la optimización
de los procesos establecidos en esta Unidad Operativa.
Personal adscrito a esta Unidad Operativa
Apellidos y
Nombres
Cargo
Rivas Osorio,
Nelson David
Arévalo G.,
José Luís
Archivista
Jefe
Archivista
Araque,
Oneiver Arturo
Editor
Histórico
Se
desempeña
como
Archivista
Archivista
Archivista
Coordinador
Editorial/Bolet
ín
Fecha Ingreso
U.L.A.
Ord.
01.09.1991
Cont.
01.03.2001
Ord.
15.10.2003
Cont.
01.04.2002
29.05.2004
Ord.
01.06.2004
Fecha
Ingreso
D.A.P.
26.05.200
5
01.05.200
4
15.02.200
8
Dependencia
de origen
Vicerrectorado
Administrativo
OCEGRE
Archivo Histórico
FUENTE: Pablo Djabayan Djibeyan. INFORME: Situación Actual de la Dirección de Asuntos
Profesorales –DAP-. Octubre 2008. Cuadro corregido por: Oneiver A. Araque
3. Secciones del Archivo de la DAP
La Unidad Operativa de Archivo e Información Documental de la Dirección
de Asuntos Profesorales –DAP- tiene como objetivo el resguardo de
documentos, expedientes y demás medios físicos de información. Esta
unidad ejecuta actividades de recepción, archivo, custodia y resguardo del
material documental generado en las unidades que integran la dependencia
con el objeto de mantener la información organizada a disposición del
personal docente y de investigación y la institución.
Actualmente el fondo documental del Archivo está constituido por siete
secciones identificadas de la siguiente manera:
Sección
Contratados
Ordinarios
Jubilados
Fallecidos
Retirados
Becas y Sabáticos
Archivo de Gestión
Código
1035
1040
2710
0099
7060
Bajo esta sistematización cada expediente, de las cinco primeras secciones,
queda identificado con un código que se corresponde con la implementada
por la estructura organizativa de la Universidad de Los Andes.
•
Sub-sección Contratados cuenta con 1075 expedientes de docentes bajo
esta condición, e instalados en su totalidad en nuevas carpetas o
unidades de conservación diseñadas para DAP.
•
Sub-sección Ordinarios posee actualmente 2127 expedientes de
profesores fijos, instalados en unas 3712 carpetas. La mayor parte de
cada expediente de esta Sección está ubicada en dos carpetas: una
principal y otra auxiliar. Del total de expedientes, 218 han sido instalados
en las nuevas carpetas. Esta última tarea de reinstalación en nuevas
carpetas, forma parte del proyecto principal que lleva a cabo el Archivo
de DAP, con el objeto de reinstalar el expediente para evitar la
disgregación.
•
Sub-sección Jubilados cuenta con 1686 expedientes en unas 3000
carpetas las cuales serán reinstalas en las nuevas carpetas con la
designación de su respectiva codificación.
•
Sub-sección Fallecidos posee en la actualidad 372 expedientes en unas
610 carpetas. A esta parte documental le será aplicado el mismo
procedimiento archivístico antes descrito.
•
Sub-sección Retirados cuenta con aproximadamente 2700 expedientes,
los cuales se instalarán en las nuevas unidades de conservación. Los
retirados pueden ser por renuncia o desincorporación.
Las cuatro primeras secciones posee el instrumento que da cuenta del
inventario y codificación de los expedientes del personal Docente y de
Investigación de la Universidad de Los Andes.
Todas las secciones a excepción de Fallecidos, presentan el mayor
movimiento administrativo debido a los diferentes estratos que van
alcanzando los docentes durante los años en el ejercicio de sus funciones
en el sistema de escalafón docente. Por su dinámica administrativa, el
número de expediente de estas secciones fluctúa o varía por el mismo
crecimiento natural, por el cambio de condición académica especificada en
las secciones, o por cumplimiento del ciclo vital de vida del docente.
La Unidad Operativa de Archivo e Información Documental de DAP, cuenta
además con el Archivo de Gestión recientemente organizado y sistematizado
reflejado en el Cuadro de Clasificación bajo la estructura organizativa de la
Universidad de Los Andes.
4. Estado y documentación que conforma el Archivo de Gestión de
DAP.
El Archivo está formado por el conjunto de documentos en carpetas Elba o
Biblioratos que data de diez años antes de la creación de la Oficina de
Clasificación y Control del Personal Docente (08-02-1974), que dio origen a
la Oficina de Asuntos Profesorales –OAP-, recientemente transformada en
Dirección de Asuntos Profesorales –DAP- (07-04-2008).
La documentación del Archivo de Gestión comprende los años 1964-2008,
en diferentes formatos de papel producidos durante la tramitación de
solicitudes de los beneficios sociales de los docentes, y mediante el
procedimiento administrativo realizados por los funcionarios de la antigua
Oficina ante las facultades, dependencias, unidades e instituciones
académicas de la Universidad de Los Andes, universidades nacionales y
otras instituciones u organismos gubernamentales del país.
Para el momento de emprender el trabajo de organización con el diagnóstico
e inventario del grupo documental del Archivo de Gestión, estaba instalado
en dos partes: Una, el mayor número de documentación, estaba instalado en
los Vagones 7-A, B y 8-A del equipo rodante. Otra parte, en carpetas
instaladas en la estantería de las unidades de trabajo de OAP., organizados
de manera incipiente de acuerdo a las funciones propias de la Oficina.
Las etiquetas de las carpetas abría su identificación con la dependencia de
adscripción principal OAP., luego, una identificación generalizada del
contenido de cada carpeta, como es el caso de: Correspondencia Enviada
y Recibida. Algunas de las carpetas habían sido tituladas y archivadas de
forma separadas, lo que indica la disociación de las correspondencias
recibidas de diferentes instituciones.
A pesar de haber sido organizadas cronológicamente y rotuladas las
carpetas de acuerdo a la función de actividades administrativa, éstas no
estaban dispuestas rigurosamente conforme a este criterio, sin embargo,
mantenían un cierto intento de organización de acuerdo al instrumento
organizacional de la Oficina. El Archivo de gestión en estos dos vagones (7A, 7-B y 8-A), contenían 158 carpetas “Elba”, y unos 60 sobres “Manila” del
período
en
cuestión.
Actualmente
esta
cantidad
ha
aumentado
significativamente en un 30,08%.
En cuanto a la tipología documental, según la identificación y contenido de
las carpetas: La mayoría de los documentos son correspondencias enviadas
y recibidas acompañadas de informes, relaciones de personal docente,
administrativo y obrero de OAP., resoluciones y agendas del Consejo
Universitario, circulares, control de correspondencias, actas, estados de
cuentas, permisos, autorizaciones, asignaciones, recibos, órdenes de pagos
para matriculas de pasajes seguro médico para becas y años sabáticos,
contrataciones, planillas y listas de prestaciones sociales, solicitudes de
anticipos de prestaciones por antigüedad de personal docente y de
investigación por antiguo u nuevo régimen, y otros documentos que forman
expedientes de casos administrativos de docentes.
5. Organización y Clasificación del Archivo de Gestión de DAP.
Para la organización y clasificación del Archivo de Gestión de esta
dependencia de la Universidad de Los Andes, y debido al último cambio
estructural de Oficina a Dirección, hemos tomado como criterio utilizar el
organigrama de la OAP /Ver Organigrama Nº 1 de OAP), teniendo en
cuenta que bajo esta estructura se generó la mayor cantidad de
documentación con la que actualmente cuenta esta sección del Archivo
de Gestión de DAP. La documentación generada por esta dependencia a
partir de 2008, ya como Dirección de Asuntos Profesorales será
organizado posteriormente siguiendo su nuevo cuadro organizacional.
Esta tarea por iniciar arrancará con talleres y charlas al resto del
personal, a los fines de trabajar bajo un solo criterio archivístico en la
Dirección que cada día es más compleja.
El Archivo de Gestión de la OAP, funcionó como una sección de Unidad
de Archivo, y ahora según la nueva estructura de DAP como Unidad
Operativa de Archivo e Información Documental con el objetivo de:
Resguardar los documentos, expedientes y demás medios físicos de
información documental del Personal Docente y de Investigación –PDI-,
a través de actividades de recepción, conservación y preservación, a fin
de mantener la información organizada y a la disposición de la
institución.
Organización y clasificación del Archivo de Gestión fue realizada en dos
fases:
a.
Clasificación de la documentación por conceptos o categorías
dentro de una estructura jerárquica y lógica de la institución.
b.
Diseño del cuadro de clasificación de la documentación
administrativa del Archivo Histórico es un sistema de codificación que
recoge las funciones y actividades de esta dependencia desde lo general
a lo concreto siguiendo la estructura organizativa de la Universidad de
Los Andes, incluyendo dentro de este la propia estructura interna de esta
dependencia de la Secretaría.
Las dos grandes fases antes descritas fueron concretadas y desarrolladas
de la siguiente manera:
a. Diagnóstico del estado de funcionalidad del Archivo de Gestión de
OAP: Identificación provisional de carpetas “Fólder”, ordenamiento de
material suelto dentro de las unidades de instalación (carpetas). Esta
tarea nos permitió conocer la tipología documental y su ordenamiento
cronológico en las unidades de instalación –carpetas Fólder o Elba-, a
los fines de diseñar en Cuadro de Clasificación de la dependencia
universitaria.
b. Inventario del fondo: Diseño de planilla provisional y ejecución del
Inventario Archivo de Gestión.
c. Actividad de investigación: Localización de información referente a la
Tabla de codificación de trámites o movimientos. Búsqueda en las
carpetas del Archivo de Gestión de OAP del cuadro sobre Estructura
Organizativa de la Universidad de Los Andes, el cual contiene códigos
de dependencias, unidades y departamentos, e igualmente las
Normas para la Consulta de Expedientes del Personal Docente y de
Investigación, Normas de Préstamo Interno de Expediente y su base
legal. Estudio de la Tabla de Asuntos o Movimientos Administrativo
Profesoral y de la Estructura Organizativa de la Universidad de Los
Andes a los fines de seleccionar y diseñar la tabla de codificación
para el Cuadro de Clasificación de OAP.
d. Corrección y elaboración de etiquetas: Siguiendo la codificación
seleccionada para cada unidad o sección del Archivo, se elaboraron
las nuevas etiquetas y se pegaron a cada carpeta.
e. Ordenación de la información documental en la estantería del equipo
rodante: Esta reinstalación se realizó siguiendo la estructura u
organigrama de OAP. Dentro de esta ordenación, se aplicó la
organización cronológica a los documentos instalados en carpetas.
f. Diseño de la base de datos: Para este instrumento, previamente se
diseñó una planilla provisional con el propósito de adelantar la
recopilación de información o inventario definitivo el cual especifica
los campos: código, series, sub-series, contenido, fechas topes o
extremas, total de folios, ubicación (Vagón, Módulo y Banda) y
observaciones.
Este instrumento de descripción archivística presentado en esta oportunidad
es planteado siguiendo tres criterios archivísticos de orden estructural de la
dependencia y de la Universidad de Los Andes, descritos a continuación:
1. El orden jerárquico de las unidades y secciones seleccionado es el
establecido por el organigrama institucional de la Dirección de
Asuntos Profesorales (Ver organigrama).
Del organigrama (Nº 1) de OAP se desprende el siguiente orden para el
Cuadro de Clasificación del Archivo de Gestión DAP.
Coordinación
Unidad de Secretaría, Recepción y Servicios
Unidad Administrativa
Unidad de Comunicación y Medios
Unidad de Archivo
Sección de Asistencia Académica
Sección de Becas y Sabáticos
Sección de Asistencia Social al Docente
Sección de Servicios de Tecnología Informativa
2. La codificación elegida para el Cuadro de Clasificación es la instituida
en la Tabla de Asuntos o Movimientos Administrativo Profesoral, y de
la Estructura Organizativa de la Universidad de Los Andes, la cual
parte de ella ha sido ajustada a cada unidad y sección de la OAP,
partiendo del principio de las funciones o movimientos administrativo
registrado en estos dos instrumentos de la Universidad, y que para
nuestro caso queda constituida de la siguiente manera:
101 Coordinación
403 Unidad de Secretaría, Recepción y Servicios
402 Unidad Administrativa
507 Unidad de Comunicación y Medios
503 Unidad de Archivo
2450 Sección de Asistencia Académica
3120 Sección de Becas y Sabáticos
2730 Sección de Asistencia Social al Docente
405 Sección de Servicios de Tecnología Informativa
Por cumplimiento a las exigencias, no hemos incluido todo el Cuadro
de Clasificación del Archivo de Gestión de DAP, debido a que
sobrepasamos el número de páginas (6 págs.). Esta sistematización
será expuesta el día que corresponda en el evento.