procedimiento control y suministro de diesel

MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
PROCEDIMIENTO
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
.'
~¡
i
NOVIEMBRE 2005
GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL
OFICIA LíA MAYOR
t .\t' -.-;
.
~ r;-
tt',
'lo
";
-:
M)" -i,,¡
,
COORDINACION
GENERAlDE
MODERNIZACiÓN
ADMINI$TRATI'/A
)~
REBUTRO
MA-1OD RT -08/05
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
CONTROL
Y SUMINISTRO
íNDICE
DE DIESEL
de Pasajeros
del
MP/DO/GM/11.05/03
PÁGINA
OBJETIVO
3
POLíTICAS DE OPERACiÓN
5
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
DIAGRAMA DE FLUJO
11
15
FORMATOS E:INSTRUCTIVOS
GOBIERNODELDISTRITOFEDERAL
OFICIALíA MAYOR
COORDINACiÓN
GENERALg
MOOERNIZACIÓN
ADMINISTRB'J,
REGISTRO
MA-10DRT-08/05
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
de Pasajeros
Nombredel Procedimiento:CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
del
MP/DO/GM/11-05/03
OBJETIVO
,
;o'
...,J.
"'ój.
-'
Jtl
GOBIERNODELDISTRITOFE
OFICIALíA
.'
COORDINACION
GENER~
,-,,,/1<\ ;J orA I
.--..
MAYOR
,
MOOERNIZACION ADMINIST~'
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
de Pasajeros
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
~
~
del
[POq:
De'
420
MP/DO/GM/11-05/03
OBJETIVO
Establecer los lineamientos y actividades que deberá realizar el personal de la Unidad
Departamental de Recursos Materiales, para suministrar el combustible diesel a los
autobuses del módulo; a través de un control de consumos por unidad, que permita al
Organismo la reducción de mermas.
REGISTRD
MA-10DRT-08/05
)
lB
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
CONTROLY SUMINISTRODE DIESEL
Nombre del Procedimiento:
MPIDO/GM/11-05/03
POLíTICAS DE OPERACiÓN
'~
1
~¡~
~;~
L~
~~1.'1!
.J
"
'.
¡
~, '1 r
..-,
J
.; ~td~,;)1'..
GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL
r
OFICIALíA MAYOR
COORDINACiÓN
GENERALDE
MODERNIZACiÓN
ADMINISTR
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
MP/DO/GM/11.05/03
POLíTICAS DE OPERACiÓN
. Será responsabilidad del Gerente Modular y Jefe de Unidad Departamental de
Recursos Materiales mantener en óptimas condiciones de funcionamiento la estación
de suministro de diesel del Módulo; notificando a la Gerencia de Servicios de Apoyo
las necesidades de mantenimiento preventivo y/o correctivo de las estaciones de
servicio; asimismo, de ser el caso la Dirección de Administración a través de la
Gerencia de Servicios de Apoyo, solo podrá modificar las estaciones de
autoconsumo, de conformidad con las normas vigentes que determine PEMEXRefinación.
. El Gerente Modular y el Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales, de
ser el caso, solicitaran a la Gerencia de Servicios de Apoyo el señalamiento y
dispositivos de seguridad requeridos por PEMEX-Refinación para las estaciones de
autoconsumo.
· Queda prohibido el suministro de aceites, lubricantes y/o anticongelantes a los
autobuses en la zona de despacho de diesel del Módulo; por lo que será
responsabilidad del Gerente Modular y Jefe de Unidad Departamental de Recursos
Materiales vigilar permanentemente el cumplimiento de está política.
· El Gerente Modular y el Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales,
serán responsables de aplicar y solicitar la instrumentación necesaria para llevar a
cabo las medidas de seguridad requeridas para la estación de suministro de diesel
del Módulo; así como de vigilar el correcto llenado de los formatos que contempla el
procedimiento autorizado.
· El personal involucrado en el manejo, almacenamiento y suministro de combustible
diesel, deberá cumplir con los siguientes lineamientos:
» Conocimiento de las características y riesgos del combustible diese!.
» Conocimiento de las características del equipamiento de la estación de combustible.
» Capacitación del empleo adecuado del equipo contra incendio y de los dispositivos
de seguridad con que cuentan las instalaciones.
» Conocimiento de las acciones para hacer frente a contingencias (evacuación del
personal, vehículos, inspección y manejo de extintores, y combate de incendios).
» Queda estrictamente prohibido fumar y utilizar teléfonos celulares en el área de
i~ =f~n.bU en eStado la señalizaciónde "No Fumar" y "NJ
» ~a~~~
» Cumplirrcon las"medidasde seguridadinternay mantenerlo~
,
,
,
,
,
en la Jornada nocturna del área de suministros (Iuminarias d~'
,
hal,t¡lfos,'metálicos o lámparas fluorescentes;
lámparas de vapor de sod io) .
queda prohi'"
I
r
.
r°tll.
~vlll~
. l.
,o~
_
.
11.",.
GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL
,. Cono
cer 'las características y particularidades de los au bumg:I~~cMM88s cjl
'
'
.
CooRDlNACION~ÉÑERAL
DE
Mo d U'l0."
~MODERNIZACiÓN
ADMINISTRATI~¡\
.,
.
RfS JS Jfi~
MA-10DRT-08/05
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
MP/DO/GM/11-05103
>- Mantener en buen estado el equipo y accesorios utilizados en el suministro de
diese!.
>- Usar adecuadamente la ropa y equipo de protección (ropa de algodón industrial
ajustada en cuello, puños y cintura, calzado industrial antiderrapante y guantes).
>- Contar con los respaldos documentales vigentes del suministro de diese!.
>-
Vigilar permanentemente que no exista fuga de combustible diesel en los depósitos
de almacenamiento; y en su caso, reportarla inmediatamente al Jefe de la Unidad
Departamental de Recursos Materiales para su atención procedente.
.
Será responsabilidad del Gerente Modular y Jefe de Unidad Departamental de
Recursos Materiales vigilar el cumplimiento de lo dispuesto en la señalización de "no
fumar" y de "no utilizar teléfonos celulares"; así como, aplicar las sanciones de no
acatar ésta política.
·
El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales a través del Jefe de la
Oficina de Combustible y Lubricantes o Técnico de Suministro, será responsable de
verificar y registrar diariamente la existencia física de diesel en los depósitos de
almacenamiento, utilizando regla de medición y con el Sistema Electrónico de
Medición a excepción de los que no cuenten con él, así como la lectura de las
bombas de despacho, al inicio y al final de cada jornada de trabajo; capturando con
las cifras obtenidas los movimientos de entrada, salida y existencias físicas en el
Sistema de Control de Combustible. El Gerente Modular deberá tener conocimiento
de esta situación.
·
El Jefe de la Oficina de Combustible y Lubricantes y Técnico de Suministro,
verificarán el correcto funcionamiento de las bombas de despacho y equipo de
seguridad; reportando oportunamente al Jefe de la Unidad Departamental de
Recursos Materiales, cualquier irregularidad que sea detectada al respecto.
· La prueba y certificación de la calibración de los dispensarios deberá cumplir con lo
que indique la NOM 005-1993, la Ley Federal de Protección al Consumidor y la Ley
Federal sobre Metrología y Normalización; por lo que será responsabilidad del
Gerente Modular solicitar la asignación del prestador de servicios autorizado a la
Gerencia de Servicios de Apoyo, para que lleve a cabo el mantenimiento preventivo
y!o correctivo de los dispensarios en los módulos operativ
. ..
.
Gerencia qe Servicio~ de Apoyo designará al personal encar,
monitoreb,~
¡as bQt)1bas de despacho con las jarras pat
mÓdí.¡Jos.,
y será d~ acuerdo a como lo estime esta área o en s
los Ger~nt~s Modularas. Asimismo, en caso de que los resulta
en. algún dfspéñsario fn,diquen que se encuentran fuera de cal ~~E~~
presta90tdesérVi'clo para recalibrar las bombas de despacho d CO~~YOR
..
..
~ COORDINACiÓNGENERALDE
r
-
<
.lO
, , .
MODERNIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
REGISTRO V
MA-10DRT-OB/05
I
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
de Pasajeros
del
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
MP/DO/GM/11-05/03
·
Después de haber calibrado las bombas de surtimiento, en los dispensarios de las
estaciones de autoconsumo se colocarán sellos foliados, los cuales sólo se
removerán en caso de emergencia que incluya fallas técnicas urgentes o visitas de
verificación por parte de personal de PEMEX. En cualquier caso, se levantará un acta
de hechos en la que se indique los motivos y será firmada por el Gerente Modular y el
encargado de la estación de servicio al momento del incidente; asimismo, se deberá
dar aviso a la Gerencia de Servicios de Apoyo a la brevedad posible con la finalidad
de sustituir los sellos removidos.
·
Los Jefes de las Unidades Departamentales de Recursos Materiales y Operación,
deberán establecer la circulación interna de los autobuses en el área de suministros,
de manera que garantice la seguridad del personal y en su caso, se dé preferencia al
arribo del autotanque por parte de PEMEX.
·
El surtimiento del combustible diesel a los autobuses, se efectuará después de que el
operador haya dado cumplimiento al proceso de entrega de la recaudación al finalizar
el segundo turno de trabajo; aquellos autobuses que regresen al módulo por falla
mecánica ó eléctrica, no serán abastecidos de diesel hasta que sean reparados por el
Área de Mantenimiento.
·
Queda prohibida la extracción de combustible diesel del tanque de los autobuses, por
lo que será responsabilidad del Jefe de la Unidad Departamental de Mantenimiento,
el diesel existente en el tanque de la unidad cuando ésta se encuentre dentro del
área de Mantenimiento.
·
El Jefe de la Unidad Departamental de Mantenimiento entregará oportunamente al
Jefe de la Unidad Departamental de Operación el Autobús reparado para que sea
trasladado al área correspondiente.
El Jefe de la Unidad Departamental de Operación será responsable de coordinar el
traslado de los autobuses que salgan de taller al área de disponibles, o en su caso a
la Estación de Servicio para ser abastecidos de diesel de conformidad al Reporte
"Control de Regresos de Unidades" y de acuerdo al horario de salida que tengan
programadas dichas unidades.
El Área de Recursos Materiales proporcionará servicio de suministro de diesel a los
autobuses a partir de las 16:00 Horas y hasta el encierro de la última Unidad.
El Jefe de la. Unidad Departamental de Recursos Materiales entregará al finalizar la
·
·
·
jornada de trabajo del personal responsable de las actividades
del diesel suministrado
·
a los autobuses,
copia de la "Nota de
_
J
i
al Jefe de ,la,Unidad Departamental de Operación para su
respectivo. '.
El Jefe de .la Unidad Departamental de Operación, será re
diariamente que los autobuses colocados en el área de d
..
..
:>!&.,j!\&"
..'
'~tf'
Lit
.
t
Mt!S1~~f!I!~D~fI!j
abastecidos de diesel con base a la "Nota de Sali aco~~~~~~JWl~~~I-.'
corre$pondiente;en éaso contrario, procederá a enviarlo al áre A~t!RMR~p3PavS
abastecimiento.
RE61STBO
I
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
de Pasajeros
del
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
MP/DO/GM/11-05/03
·
El Jefe de la Oficina de Combustible y Lubricantes o en su caso, el Técnico de
Suministro, deberá invariablemente accionar la bomba para que marque ceros antes
de suministrar el combustible diese!.
·
El Jefe de la Oficina de Combustible y Lubricantes o el Técnico de Suministro, deberá
llevar un registro diario de la cantidad de diesel suministrado a los autobuses por
cada una de las bombas de despacho en servicio; a través del formato denominado
"Nota de Salida de Combustible". Adicionalmente, se encargará de detectar
consumos elevados o irregulares, informando de esto al Jefe de la Unidad
Departamental de Recursos Materiales, Jefe de la Unidad Departamental de
Mantenimiento, Jefe de la Unidad Departamental de Operación y al Gerente Modular,
para su seguimiento y aplicación de medidas correctivas.
El Jefe de la Unidad Departamental de Operación será responsable de tl¡.lrnar
diariamente la información respecto a la cantidad de litros de diesel suministrados y
kilometraje recorrido por autobús al Jefe de la Unidad Departamental de
Mantenimiento, que le permitan obtener el rendimiento de consumo de diesel e
informar al Gerente Modular y al Director de Operación.
El Operador del autobús invariablemente deberá firmar de conformidad, la "Nota de
Salida de Combustible", una vez que haya verificado que las cantidades que
aparecen en la bomba de despacho, concuerden con las descritas en la Nota
mencionada.
·
·
·
Será responsabilidad del Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales,
llevar el control de los registros del suministro de diesel a autobuses de otros Módulos
u otras Unidades Administrativas que lo requieran; despachos que deberán contar
con la autorización del Gerente Modular debiendo ser registrados dichos suministros
en la "Nota de Salida de Combustible".
·
·
Los Módulos Operativos, Centro de Reconstrucción y Distribución CRD, Centro de
Reconstrucción de Transmisiones CRT, Centro de Control Ambiental Palestina,
deberán invariablemente llevar a través de la Bitácora de Servicio correspondiente el
registro del itinerario, cantidad suministrada de diesel y kilometraje recorrido de las
unidades de apoyo a su cargo (grúas, pipas y unidades de servicios generales.)
El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, deberá verificar
permanentemente que el registro y control de salida del combustible diesel se realice
en los form.atos oficiales, mismos que deberán ordenarse cron .. .
periodos me'r;sÚales en expedientes
únicos, sin presenta
enméndadu'ras; tónfb~m'e al procedimiento autorizado y certificar q
correctqs píjlra su captura en el Sistema de Control de Combustible.
·
El J~fe de la Uniq~d Departamental
de Recursos
Materiales
será
g~ardé! y custodia de la documentación soporte, generada del pro ~(j¡E~ O!Mftk1¡ikH§~~RAL
de combustible diese!' a 'los autobuses, cuando menos por un la so m.cn.fnbtwar.
contados ~pá~!r de la;fec~a de su recepción.
",
COORDINACIÓN
GENERALDE
MODERNIZACiÓN
ADMINISTRATIVA
..; . ".
RUISTRO
-10DRT-OB/05
I
BII~.
11I~_.
Nombre del Procedimiento:
MANUAL ADMINISTRATIVO
ReddeTransporte
Distrito
de Pasajeros
del
Federal
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
MP/DO/GM/11-05/03
.
El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, reportará diariamente al
Gerente Modular ya la Dirección de Operación a través de la Gerencia de Operación
del Servicio, el estado que guardan las existencias físicas del combustible diesel;
derivadas de los movimientos de recepción y consumo, registrados en el Sistema
Informático de Control de Combustible.
.
El Gerente Modular informará a la Dirección de Operación a través de la Gerencia de
Operación del Servicio, todas aquellas irregularidades que detecte en los
movimientos de entrada, salida y existencias del combustible diesel para que ésta
realice los tramites conducentes.
·
Respecto al Diesel que se suministra a las lavadoras de agua caliente, plantas de
energía eléctrica (de emergencia), dinamómetros, bancos de pruebas, montacargas
del CRT, así como el utilizado en las calibraciones de bomba y lavado de piezas
automotrices, su consumo deberá ser autorizado por el Gerente Modular y
debidamente registrados en la "Nota de Salida" y Sistema, con la clave
correspondiente, asignada por la Dirección de Operación.
La Gerencia de Operación del Servicio será responsable de llevar los registros de
consumo de diesel de la red modular, con base a la información que proporcionen los
Jefes de Unidad Departamental de Recursos Materiales y realizará visitas cuando lo
estime conveniente.
·
·
·
·
·
El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, vigilará que el programa
de mantenimiento establecido por la Dirección de Administración a través de la
Gerencia de Servicios de Apoyo, para las bombas de despacho de diesel, tanques de
almacenamiento y en su caso, centrifugadora, se cumplan en la fecha programada.
Las Gerencias de Operación del Servicio, Contabilidad y de Tesorería y Recaudación,
analizarán el "Reporte Mensual de Existencias de Diesel" emitido por la Unidad
Departamental de Recursos Materiales, a efecto de conciliar la información y le
solicitarán en su caso, las aclaraciones que consideren pertinentes.
Las Direcciones de Operación y Finanzas a través de las Gerencias de Operación del
Servicio y de Contabilidad, respectivamente, determinarán las acciones a seguir
derivadas de las diferencias que se presenten en los registros del combustible diese!.
Todas aquellas situaciones no previstas en este documento, serán atendidas en el
ámbito de su competencia por las Direcciones de Operaci9n.-Administración_y
~tL.~.:~:}!
Finanzas respectivamente.
I~"" ...
.
D
.
----------------------------...---...-----------------------..--
.W.
D o
1m"
(\
loitio
~
1,
C>
~ '.
o
I
'-
o' o';.'
-------........---------
RE6ISTRO
MA-100 RT-08/0S
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
MP/DO/GM/11-05/03
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
GOBIERNODELDISTRITOFeDEIlAL
OFICIALíA MAYI
1 ,}"
.'"
COORDINACION
GENERA
MODERNIZACiÓN
ADMINIST
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
de Pasajeros
del
(POq:
De"
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
Unidad Administrativa
~
~
12
LV
MP/DO/GM/11-05/03
Tiempo
(Días)
Descripción de la Actividad
JUD. DE RECURSOS
MATERIALES
(JEFE DE OFICINA DE
COMBUSTIBLE Y LUB.)
)
Registra al inició de la jornada laboral, la existencia física de
diesel en depósitos y la lectura inicial de cada bomba de
despacho en la "Nota de Salida de Combustible", así como,
revisa el buen estado de los señalamientos y equipo de
seguridad en la estación.
AL PRESENTARSE EL OPERADOR CON EL AUTOBÚS
EN EL AREA DE SUMINISTRO DE DIESEL.
JUD. DE OPERACiÓN
(OPERADOR DE
AUTOBÚS)
2
I Acciona la bomba de despacho de diesel hasta que marque
ceros y suministra el diesel al autobús, llenando el tanque a
su máxima capacidad considerando los lineamientos en
materia ecológica.
3
I Registra en "Nota de Salida de Combustible" la cantidad de
litros despachados, número económico del autobús, nombre
y número de credencial del operador; recaba firma de
conformidad del mismo,
4
Revisa los datos asentados en la "Nota de Salida de
Combustible", verificando que los litros despachados
coincidan con los suministrados al autobús a su cargo, en
caso contrario, solicita al despachador que corrija la
anomalía para firmar de conformidad la "Nota",
AL FINALIZAR LA JORNADA DE TRABAJO.
JUD. DE RECURSOS
MATERIALES ( JEFE DE
OFICINA DE COMB.Y LUB).
5
Registra la lectura final de cada bomba de despacho de
diesel en la "Nota de Salida de Combustible",
6
I Efectúa la sumatoria de las cantidades de litros de diesel
suministrados a los autobuses, según registros de " Nota de
Salida de Combustible" utilizadas en cada una de las
bombas de despacho; a efecto de determinar el consumo
total del día.
7
I Verifica existencias físicas de diesel en I
almacenamiento, a través de la utilizació
medición (estaciones antiguas) o con el Sis
de Medición (estaciones nuevas); com
registros asentados en la "Nota de Salida d
las existencias según kárdex del " Res
Suministro de Diesel
",
MA-100RT-08/05
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
Nombre del Procedimiento:
Unidad Administrativa
MPIDO/GM/11-05/03
Descripción de la Actividad
¿ COINCIDEN
FíSICAS?
REGISTROS
CONTRA
Tiempo
Días
EXISTENCIAS
NO
Detecta irregularidades, si fue error de registro procede a
corregir; en caso contrario, elabora en original y copia
reporte explicando la anomalía encontrada, turna original al
Gerente Modular para su atención procedente, recaba
acuse en segunda copia.
JUD. DE RECURSOS
MATERIALES (JEFE DE
OFICINA DE COMB.Y LUB).
8
GERENTE MODULAR
9
Recibe reporte original, obtiene fotocopia del mismo,
elabora oficio en original y copia, notificando la anomalía,
turna oficio original junto con fotocopia del reporte al
Gerente de Operación del Servicio, recaba acuse en copia
y archiva documentos.
GERENTE DE OPERACiÓN
DEL SERVICIO
10
Recibe oficio y copia de reporte, asigna a personal de su
área para que se traslade al Módulo a efectuar la revisión.
JUD. DE RECURSOS
MATERIALES ( JEFE DE
OFICINA DE COMB.Y LUB).
11
Entrega al personal designado para la revisión, los
registros asentados en la " Nota de Salida de Combustible"
y las existencias según kárdex del " Resumen Diario del
Suministro de Diesel", así como explica la situación del
reporte presentado.
GERENCIA DE
OPERACiÓN DEL
SERVICIO
12
Recibe documentación,
revisa la misma y emite la
conclusión correspondiente. En su caso, Enlace trámite
"Levantamiento de Actas Administrativas". Se remite al fin
del procedimiento.
SI
JUD. DE RECURSOS
MATERIALES (JEFE DE
OFICINA DE COMB.Y LUB).
13
JUD. DE RECURSOS
MATERIALES
14
Captura en el Sistema de Control de Combustible las
cantidades de diesel despachado por bomba a cada uno
de los autobuses; según registros de la " Nota de Salida de
Combustible", obtiene tres impresiones del "Resumen
Diario del Suministro de Diesel" y los turna al JUD. de
Recursos Materiales, archiva en expediente los originales
de la "Nota de Salida de Combustible. Continúa con
actividad 14 y 16.
Recibe "Resumen Diario del Suministro de
tantos, firma de aprobación los mismos, el
original y dos copias informando de las
diesel, turna oficio original y un tanto del"
Gerente Modular, primera copia y segu
"Resumen" al Gerente de Operación del S .. .~.~,
acuse en segunda copia de oficio y archiva ~DlS
:'
"!...,
: ~\
GERENTÉ MODU~AR y" 1,
GERENTE;OEOPE~GIÓN
DI;~.SERVICIO ,,~ ...'-"
-' -
15
i
'TO FI\DEIiAL
AYO
Reciben oficio y "Resumen" para seguim ento QFo'~~1
..
.
CO~IINACI~NG NERA
correspondiente, Integran en expediente y a~Qftj"~IZACIÓNAOINISTRAT4\lA
RE61~~
MA-10DRT-08/0
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombredel Procedimiento: CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
Unidad Administrativa
MP/DO/GM/11-05/03
Tiempo
(Días)
Descripción de la Actividad
AL CIERRE DE CADA MES
JUD. DE RECURSOS
MATERIALES (JEFE DE
OFICINA DE COMB.Y LUB).
16
Elabora "Reporte Mensual de Existencias de Diesel", en
original y tres copias, con base a la información registrada
en el "Resumen Diario del Suministro de Diesel" y los
entrega al Jefe de la Unidad Departamental de Recursos
Materiales para su trámite.
JUD. DE RECURSOS
MATERIALES
17
Recibe "Reporte" en original y tres copias, elabora oficios
de envio a la Gerencias de Contabilidad, Operación del
Servicio, y Gerencia de Tesorería y Recaudación, obtiene
firma del Gerente Modular y turna documentación, recaba
acuse en copias y archiva.
GERENCIAS DE
OPERACiÓN DEL
SERVICIO, CONTABILIDAD
Y DE TESORERIA y
RECAUDACiÓN
18
Reciben oficio y copia del "Reporte Mensual de Existencias
de Diesel", llevan a cabo la conciliación entre las cifras
presentadas como entradas, salidas y existencias finales
de diesel contra sus registros. Enlace procedimiento
Programación, Recepcióny Pago de Diese!.
19
GERENTE MODULAR Y
JUD. DE RECURSOS
MATERIALES
20
GERENCIA DE
CONTABILIDAD
21
GERENCIA DE
OPERACiÓN DEL
SERVICIO
22
GERENCIA DE TESORERIA
y RECAUDACiÓN
23
¿ CONCILIAN LAS CIFRAS?
NO
Establecen comunicación telefónica con el Titular de la
Gerencia Modular y Jefe de la Unidad Departamental de
Recursos Materiales respectivo a efecto de solicitar las
aclaraciones que en su caso correspondan.
Atienden comunicado y aclaran irregularidadesdetectadas,
efectuando en su caso las correcciones al "Reporte
Mensual de Existencias de Diesel" y se remite a la
actividad 16.
SI
Efectúa registro contable.
.~.
'.'1.- 11)/)RT-O8V05
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
MPIDO/GM/11-05/03
DIAGRAMA DE FLUJO
..-
I
,
!
.,
... ~ ..
',1;'
1
GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL
OFICIALíA MAYOR
COORDINACiÓN
GENERALDE
MODERNIZACiÓN
ADMINISTRATIVl\'
RU/STRO
MA-10DRT-08/05
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
de Pasajeros
CONTROL y SUMINISTRO DE DIESEL
Nombre del Procedimiento:
JUD. DE RECURSOS MATERIALES
(JEFE DE OFICINA DE COMBUSTIBLE
Y LUBRICANTE)
JUD. DE OPERACION
(OPERADOR DE AUTOBUS)
del
MP/DO/GM/11.05/03
JUD. DE RECURSOS MATERIALES
(JEFE DE OFICINA DE COMBUSTIBLE
Y LUBRICANTE)
s
REGISTRA
4
REGISTRA
REVISA
SOLICITA
CORREGE
ANOMALIAS
Y
REVISA
0-'
NOTA DE
SAL! DA DE
COMBUSTI- 0-1
BLE
REAL! ZA
SUMATORIA
DETERMINA
CONSUMO
~
AL PRESENTARSE
EL OPERADOR
CON EL AUTOBUS
EN EL AREA DE
SUMINISTRO DE
~
AL
LA
FINALIZAR
JORNADA
O
~
7
2
ACCIONA BOMBA
SUMINISTRA
DIESEL
VERIFICA
EXISTENCIAS,
COMPARA
REGISTROS
REGISTRA,
RECABA FIRMA
DEL OPERADOR
-.
1/4
C/SUM/D'
~
~
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
[paq:
De:
Nombredel Procedimiento:CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
GERENTE
GERENTE
DE OPERACION
DE
ACT.8
PAG.16
DEL
JUD. DE RECURSOS MATERIALES
(JEFE DE OFICINA DE COMBUSTIBLE
Y LUBRI CANTE)
11
10
RECIBE
ENTREGA
EXPLICA
V
CAPTURA
TURNA
V
V
ASIGNA
9
RECIBE
ELABORA
NOTIFICA
TURNA
)
MP/DO/GM/11-05/03
SERVICIO
MODULAR
17
20
V
O
RECIBE
REVISA
EMITE
V
NOT A
SALI
l REPORT.SUMIDA
NISTRO
DIESEL
01 BOMBA
-
6
.'
E
N
A
L
C
E
1
RTE.
FIN
DE
PROCED
,~R~SUM.
~RESUM.
ID. S. D
E
DE
AC T
. 20
O
O
r-- -- --
1
16
PAG.18
ELABORA
TURNA
REGISTRA
EN SU CONTROL
.~.
I
A
~, ,"
~,
2/4
ACT.23
C/SUM/D'
PAG.19
,-.-.
~
~
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombredel Procedimiento:CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
JUD.
DE RECURSOS MATERIALES
GERENCIAS DE OPERACION DEL SERVICIO,CONTABILIDAD
y DE TESORERIA
y RECAUDACION
DE
AC T. 1 3
PAG.17
MP/DO/GM/11.05/03
JUD.
GERENTE MODULAR Y
DE RECURSOS MATERIALES
18
20
RECIBE,
ELABORA,RECABA
FIRMA
AC L AR A
IRREGULARIDADES
EFECTUA
14
RECIBE
FIRMA
.20
18
De:
[POq:
CORRECCIONES
Y
ELABO
RA
O
¿
3
SE
RTE.
ACT.16
PAG.1?
DE
ACT.
16
PAG.
17
17
SOLICITA
RECIBE,
ELABORA
RECABA
FIRMA
Y TURNA
ACLARACION
A
ACT.21
PAG.
19
GOBIERNO DEL DISTRITO FEO
3/4/.C/SUM/D
OFICIALíA MAY~
COORDINACIÓN
GENER'¡(L
t1E
MODERNIZACiÓN
ADMINISTRAh,l..
Eif¡STRD
)
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
GERENCIA DE
CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL
CONTABILIDAD
GERENTE MODULAR Y
GERENTE DE OPERACION
MP/DO/GM/11-05/03
DEL
GERENCIA DE TESORERIA
RECAUDACION
y
SERVICIO
F
DE
ACT. 19
PAG. 18
D
DE
ACT.14
PAG.18
DE
AC T . 22
PAG. 1 7
SI
23
21
REAL! ZA
REGISTRO
CONTABLE
REALIZA
REGISTRO
15
RECIBE
E
INTEGRA
EXPEDIENTE
2
E N L AC
E
r------..-
,
I
1
DE
ACT. 12
PAG.1?
6
1
~
O
:
:"
.
"
PAG.1?
I
GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL
OFICIALíA MAYOR
4/4
,~\.;
C/SUM/D
COORDINACION GENERAL DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRAT"'~
REGISTRO
MA-10DRT-08/05
MANUAL ADMINISTRATIVO
11I
Nombre del Procedimiento:
Red de Transporte
Distrito Federal
CONTROL
Y SUMINISTRO
de Pasajeros
del
DE DIESEL
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
NOTA DE SALIDA DE COMBUSTIBLE (DO/GM/02)
INSTRUCTIVO NOTA DE SALIDA DE COMBUSTIBLE
REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS DE DIESEL (DF/GC/01)
INSTRUCTIVO DE REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS DE DIESEL
RESUMEN DIARIO DEL SUMINISTRO DE DIESEL (SISTEMA INFORMÁTICO)
CONTROL DE REGRESO DE UNIDADES
,\, )
~
~
De:
[paq:
MP/DO/GM/11.05/03
20
)
RH
DIRECCION DE OPERACION
GERENCIA MODULAR
NOTA DE SALIDA DE COMBUSTIBLE
[
FOLIO
UULJ:T:J~~JA
NÚMERO DE CREDENCIAL
NÚMERO
TIPO
LITROS DE DIESEL
DEL OPERADOR
FIRMA
ECONÓMICO
........
TOTAL
LECTURAFINAL
LECTURAINICIAL
SIMBOLOGIA
TIPO DE UNIDAD
B
BOXER
S
SOMEX
IL AYCO
IC RECO
A ARTICULADO
TOTAL
V
SURTIO
TIPO DE SERVICIO
.. SAliDA
DEMANTENIMIENTO
+ TORCIDO
FTONOTASALCOMB
- R.F. O.
NOMBRE Y FIRMA
DO/GM/02
9
,1
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVODE LLENADO
NOMBRE DEL FORM¡\TO:
CLASIFICACION
NOTA DE SALIDA DE COMBUSTIBLE
DO I GM 102
INSFDIS
OBJETIVODEL FORM¡\TO:
Registrar
la salida
por el suministro
de Combustible Diesel, por cada bomba de despacho
por cada autobús.
No.
DICE
Número de Folio.
FECHA
y
PAG.
22
de
26
DEBE ANOTARSE
Número consecutivo que asigna a la Nota de Salida para su Control
Interno. (Espacio exclusivo para ser llenado por la Unidad
Departamental de Recursos Materiales).
2
lBomba.
Número de Bomba que cOITesponda.
3
IMódulo
Número de Módulo cOITespondiente.
4
IFecha.
El día, mes y año de elaboración.
5
lHoja
6
INúmero Económico.
El Número Económico del autobús.
7
I Tipo.
La letra que cOITespondasegún la simbologia y clasificación al tipo
de Unidad que cOITesponda.
8
ILitros de Diesel.
La cantidad de litros de diesel surtido.
9
INúmero de Credencial.
El Número de credencial del operador.
10
IFinna.
Recabar la finna del operador.
11
ITotal.
El total de litros de Diesel surtidos.
12
ILectura
Inicial.
Anotar la lectura inicial de la bomba antes de iniciar el despacho del
Diesel.
13
ILectura
Final.
Anotar la lectura final de la Bomba después de haber surtido el &el.
14
ITotal.
de.
El número de hojas que conste.
Anotar la cantidad que resulte de restar a la cantidad de la lectura\iniaial
la cantidad de la lectura final de diesel.
15
ISurtió.
Nombre y Finna de la persona que surtió el diesel.
RED DE TRANSPORTE
DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL
REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS
PERIODO:
MODULO:
FECHA:
EMISION
DE 200
DE DIESEL
AL
DIA
DE
OlA
MES
Totales
Elaboró :
Revisó :
Jefe de Oficina de Combustible y Lub.
Nombre y Firma
Jefe de Depto. de Rec. Mal.
Nombre y Firma
('la\'(' de Organización
~. Métodos DF / GC / 01
Autorizó :
Gerente Modular
Nombre y Firma
Pág. 23 de 26
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVODE LLENADO
NOMBRE DEL FORMATO:
REPORTE MENSUAL
DE DIESEL
CLASIFICACION
Reportar mensualmente a la Gerencia
de Contabilidad la existencia física, en registros y en su
caso diferencias, por cada uno de los modulos; con el
propósito de efectuar su conciliación contable.
OBJEn\lO DEL FORMATO:
No.
DF I GC I 01
DE EXISTENCIAS
DICE
FECHA
PAG.
24
de
26
DEBEANOTARSE
1
Fecha.
Anotar el día, mesy año de elaboración.
2
Emisión.
Anotar el día, mesy año de emisión.
3
Módulo
Anotar el número de Módulo correspondiente.
4
Período.
Anotar de que día a que día del mes corresponde.
5
Fecha de Movimiento.
Anotar la fecha de la ( s ) Factura ( s ) del Proveedor.
6
Existencia Inicial de Diesel según
Registro.
Deberá anotar la existencia final de diesel según registro del día anterior.
7
Número
N° de Factura.
Anotar número de factura ( s ) que soporta (n) el ingreso del diesel.
8
Nota de Remisión.
Anotar número de Nota (s) de Remisión que soporta (n) el ingreso.
9
Nota de Entrada.
Anotar número de Nota (s) de Entrada que soporta (n) el ingreso.
10
Entradas de Diesel.
Anotar la cantidad de Litros recibidos según factura (s), y/o Remisión..
11
Salidads de Diesel.
Anotar el consumo del día.
12
Existencia Final de Diesel según
Registro.
Anotar la existencia inicial de diesel según registro más las entradas,
según factura (s), menos las salidas del día.
13
Existencia Física Final de Diesel.
Anotar la existencia fisica de los depósitos, tomada al término del
despacho del día.
14
Variaciones.
Se determina entre la existencia física final de diesel contra la existencia
final de diesel según registro, adicionalmente se acumulará de más o de
menos a la variación del día anterior, ésta representará el efecto neto
por sobrante o faltante al día del cierre.
15
Totales.
Anotar el total de cada columna
16
Elaboró
17
Revisó.
18
Autorizó.
Anotar nombre y firma del Jefe de Oficina de Comustible y Lubrica ter
Anotar nombre y firma del JUD. de Recursos Materiales.
/
i7
I
Anotar nombre y firma del Gerente Modular.
6
\
MODULO: 03
Fe-cha
Zona 01
31/10/2000
~----------
~
LEC
,
Bomba
Inicial
01
02
03
TOTAL
T U R A
Final
Con
s u m o
427~710.00
429,914.00
2,204.00
841,983.00
95,502.00
345,612.00
98,942.00
3,629.00
3,440.00
1,365,195.00
1,374,468.00
9,273.00
~---------------Total
de
a las
Unidades
Bomba
litros
Suministrados
segun
01
Bomba
02
Bomba
TOTAL
03
Consumo
relación
2,204.00
3,629.00
3,440.00
por
..
Bomba
2,204.00
3~9.00
3f440.00
9,273.00
DiMencia
I
L
I
i
I
I
II
9,273.00
I
~---~----------------------------------
Inve-ntario
Segun
29,6E.00
Karde-x
Recepción
Factura
190677
.
Inicial
Inventario
Fisico
en
LTS.
I
7:00 amo
Hora
I
I
(Pipas)
No.
i
t r o s
19,932.00
Cheque
49,623.00
9,273.00
40,350.00
Total
Inv. Segun Kardex
Diferencia
Tanque
01
1 1, 7 O O
N.ENT. 756
4 O . O O
350.00
02
03
21,200.00
04
7,100..(10
-------------------------------------------------------------------------------
E
Subtotal
~consumo S/Reportes
Inv. Final S/Kardex
.
:-...
40,350.00
40,350.00
- .-
-------------------------------------------------------------------------------
OBSERVACIONES
Elaboro
Encargado
del Suministro
Re-viso
J. U. Deptal.
Reviso
Rec Mat
--Gerente
Modular
I
AJ
-"v
I
RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL
GERENCIA DEL MÓDULO
UNIDAD DEPARTAMENTALDE OPERACiÓN
FECHA
DIA
I RUTA I
..-.-...---.-.-.-......-..-".---.
MES
HORA
AÑO
ICRED I
_. _m____.._.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
_m"._
.-
------
17
18
19
._h_._..___.._
--20
21
22
.-....--23
24
25
..-.-..-..,--.
. 26
27
-- 28
29
30
--,-,-----_..
REGRESOS
REGRESOS
REGRESOS
REGRESOS
REGRESOS
REGRESOS
REGRESOS
POR
POR
POR
POR
POR
POR
POR
RINDE
DIESEL
RELEVO
RELEVO
RELEVO
RELEVO
RELEVO
EN MODULO
INCAPACIDAD
EN APOYO O COMISION
EN SEFI
EN CURSO
REGRESOS POR RELEVO (FALTA)
REGRESOS POR FALLAMECANICA
REGRESOS ADMINISTRATIVOS(ACLARACIÓN,
ACCIDENTES,
VERIFICACiÓN,
ETC.)
TOTAL
Pág. 26 de 26
I
I
I
I
I