Gestión Contractual 2014

ANALISIS DE RESULTADOS DE LA
GESTIÓN CONTRACTUAL DEL FONAFIFO
(PRESUPUESTO ORDINARIO)
UNA PERSPECTIVA DE SU CONTRIBUCION AL LOGRO DE
LOS OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATÉGICO
UNIDAD DE PROVEEDURÍA Y SERVICIOS GENERALES
2014
PRESENTACIÓN
La función de compras es, normalmente, una fuente de valor para las
organizaciones y su impacto en el Plan Estratégico es innegable; por ello y en
complemento al informe de labores; se consideró importante efectuar un análisis de
la gestión contractual realizada con cargo al presupuesto ordinario, pero desde la
perspectiva de su contribución al Plan Estratégico.
La Proveeduría Institucional de FONAFIFO fue habilitada en el mes de febrero de
2013 e inició sus operaciones en junio de ese mismo año, en lo que
estructuralmente es la Unidad de Proveeduría y Servicios Generales (UPSG), que
también se ocupa de las contrataciones con cargo a recursos de Fideicomiso.
Anteriormente los procedimientos de contratación administrativa se realizaban por
intermedio de la Proveeduría de MINAE. Siendo de tan reciente creación la
Proveeduría Institucional, resulta muy valioso establecer cuál fue el aporte de esta
labor en el Plan Estratégico, una vez que esta función es asumida en su totalidad
por la Institución.
Esta evolución de la Proveeduría Institucional no debe verse de forma aislada,
puesto que FONAFIFO dispone de otros financiadores que también coadyuvan en
diferentes grados para alcanzar los objetivos estratégicos que se propone; no
obstante, como Institución Pública, no debe perderse de vista que el presupuesto
ordinario es una herramienta para el cumplimiento de las funciones que por ley le
son delegadas y que su composición y aplicación debe estar en concordancia con
éstas.
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ANALISIS DE RESULTADOS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL DEL
FONAFIFO (PRESUPUESTO ORDINARIO)
A continuación se expondrá los resultados del periodo iniciando con el detalle de la
cantidad de Solicitudes de Pedido (Ordenes de Inicio), su nivel de atención para
luego avanzar propiamente en el análisis de la contribución de la Gestión
Contractual en el alcance de los objetivos del Plan Estratégico. Si bien, en algunos
momentos se hará mención de los trámites de Fideicomiso; ello se hará a manera de
referencia únicamente, toda vez que el presente informe está enfocado en la Gestión
Contractual con recursos de presupuesto ordinario.
Las Solicitudes de Pedido (Ordenes de Inicio) constituyen la decisión administrativa
de contratar un bien o servicio y una vez aprobadas; en la Proveeduría Institucional
(UPSG) se agrupan y se gestionan a través de contrataciones. Es por ello, que el
análisis debe partir de este documento.
I.
CANTIDAD DE SOLICITUDES DE PEDIDO (ORDENES DE INICIO)
Como una tendencia esperada, en el periodo 2014 aumentó significativamente la
cantidad de órdenes de inicio con cargo al presupuesto ordinario, respecto del año
2013, aunque siempre es mucho menor que la recibida para compras de
fideicomiso, que fue de 370, según se puede apreciar en el gráfico siguiente:
SOLICITUDES DE PEDIDO (ORDENES DE INICIO) RECIBIDAS
2014
58
14%
CON RECURSOS DE FONAFIFO
370
86%
CON RECURSOS DE FIDEICOMISO
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La atención de las Solicitudes de Pedido (órdenes de inicio) con recursos de
presupuesto ordinario FONAIFO se muestra en el gráfico siguiente:
Atención de Ordenes de Inicio
FONAFIFO 2014
2
3,45%
56
96,55%
Ordenes de Inicio Atendidas:
Ordenes de Inicio No Atendidas
El gráfico muestra un nivel alto de efectividad (96.55%) en la respuesta de la
Proveeduría Institucional.
Las órdenes de inicio que no fueron atendidas en su totalidad se debió a
retrasos de los adjudicatarios, siendo esta razón no imputable a la
Administración.
II.
TRÁMITE DE CONTRATACIONES
En cuanto a la gestión contractual, es decir las contrataciones que se tramitaron
para atender las órdenes de inicio, se tienen los siguientes resultados:
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TIPO DE CONTRATACIONES
CONTRATACIONES DIRECTAS
CONVENIO MARCO
CONTRATACIONES ABREVIADAS
REMATES
Total
2013 2014
y 13
35
1
0
14
2
1
38
Se puede notar que se aumentó la cantidad de contrataciones respecto del año
2014, lo que denota una modificación en la estructura presupuestaria, de modo
que se incluyó mayor cantidad de requerimientos en el presupuesto ordinario.
III.
CONTRIBUCIÓN DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL AL LOGRO DE LOS
OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATÉGICO
Tomando en cuenta que el plan estratégico es la herramienta que contempla los
objetivos que FONAFIFO ha dispuesto para cumplir su misión; siendo ésta su
esencia y razón de ser, es de interés saber cuáles son las Dependencias que
remiten las Solicitudes de Pedido u Órdenes de Inicio. Evidentemente, en la
Institución todas las Dependencias tienen una función importante, sin embargo,
algunas realizan labores de apoyo, mientras que otras se ocupan de las labores
sustanciales o lo que en el ámbito empresarial se denomina el “negocio” o “Core
Business”.
En el gráfico siguiente se muestra la procedencia de las Solicitudes de Pedido
(Ordenes de Inicio con recursos de presupuesto ordinario:
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Recepción de las Solicitudes de
Pedido (Ordenes de Inicio) 2014
40
35
30
25
20
15
10
5
0
Dirección de Servicios
Ambientales
Dirección General
Dirección Administrativa
Financiera
Dependencias Solicitantes
Puede notarse que la mayor concentración de las Solicitudes de Pedido se ubica
en la Dirección Administrativa Financiera, la que por su naturaleza realiza una
función eminentemente de apoyo y respaldo para mantener la operatividad de la
Institución.
Por su parte, la Dirección de Servicios Ambientales requirió la adquisición de
bienes y servicios pero en menor medida.
Otro elemento importante a tomar en consideración corresponde a las subpartidas presupuestarias que se están utilizando; lo que brinda un parámetro
sobre el tipo de contrataciones que se realizan.
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El gráfico se muestra de seguido:
Tipo de Requerimientos
(Subpartida)
2%
3%
10%
7%
26%
17%
7%
19%
3%
2% 2%
2%
1.04.06 Servicios Generales
1.07.01 Capacitación
2.01.04 Tintas, pinturas y
diluyentes
2.03.01 Materiales y productos
metálicos
2.04.01 Herramientas e
Instrumentos
2.99.03 Productos de papel,
cartón e impresos
5.01.03 Equipo de comunicación
5.01.04 Equipo y mobiliario de
oficina
5.01.05 Equipo y programas de
cómputo
5.01.06 Equipo sanitario, de
laboratorio e investigación
5.01.99 Maquinaria, equipo y
mobiliario diverso
1.3.3.2 Remate
En el gráfico anterior puede notarse claramente que las partidas usadas,
corresponden en su mayoría a rubros que evidencian necesidades “para operar”,
que por supuesto son imprescindibles y que permiten que se desarrollen las
funciones esenciales de FONAFIFO, pero que no las impulsan directamente.
Tomando en cuenta la información anterior, es posible establecer una línea de
contribución de la Gestión Contractual al Plan Estratégico, relacionando la
naturaleza de la “Acción” de dicho plan, que puede ser de apoyo o sustancial
con la Solicitud de Pedido (Orden de Inicio) remitida.
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Solicitudes de Compra
Contribución de la Gestión Contractual
(Presupuesto Ordinario) al Plan Estratégico
60
40
20
Línea de Contribución
0
Acción Vinculada del Plan
Estratégico (Apoyo)
Acción Vinculada del Plan
Estratégico (Sustancial)
Efectuando el ejercicio anterior, se puede visualizar claramente que el enfoque
de la gestión contractual de presupuesto ordinario FONAFIFO es de una alta
contribución a la operatividad institucional.
Ello sin embargo, no necesariamente evidencia una afectación en el alcance de
las metas, ya que al analizar este resultado debe considerarse:
1. El FONAFIFO dispone de otros financiadores que respaldan la
estrategia y que permiten el desarrollo de proyectos específicos que
promueven directamente el logro de objetivos estratégicos.
Ejemplo de ello es el desempeño de 90% obtenido por la Dirección de
Servicios Ambientales, según el informe de Cumplimiento de Metas
elaborado por la Unidad de Planificación.
2. El fin primordial de FONAFIFO es el pago de servicios ambientales,
rubro que se encuentra ubicado en una subpartida no analizada y de la
cual no se derivan contrataciones.
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3. Los servicios que brinda el FONAFIFO tienen un alto componente de
recurso humano para su prestación; consecuentemente algunas
funciones son realizadas sin necesidad de contratar bienes o servicios.
Por lo anterior, el presente análisis aporta información cuya utilidad debe
valorarse de manera integral y en el contexto de operación de FONAFIFO.
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