CONTABILIDAD. Definición

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DEFINICIÓN
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Es la Ciencia que rige la
Organización, Administración y
Contralor de la Hacienda, enseña
la aplicación de conocimientos
tendientes a estudiar y considerar
los resultados obtenidos y la
forma de mejorar en el futuro.
Registra cronológicamente las operaciones realizadas y facilita el
estudio de la evolución de los distintos valores que forman el
patrimonio del comerciante, así como la efectividad de la política
comercial seguida.
OBJETO DE LA CONTABILIDAD.
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Es proporcionar los datos referentes al negocio, en cuanto atañe a
su situación y desenvolvimiento. El objeto inmediato, el que
podríamos denominar objeto material de la Contabilidad, es
anotar las operaciones en los libros.
Pero el objeto final, el motivo a que obedecen estas anotaciones,
es poder responder a las preguntas de cuál es la situación de la
empresa; cuánto se ha ganado o perdido y como se ha obtenido
el beneficio o la pérdida. ( cuales sus debilidades, cuales sus
potencialidades).
Entiéndase bien en toda contabilidad, para poder ser así calificada,
ha de ser capaz de responder a estas cuestiones en conjunto; no a
una sola.
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Pero de todas ellas, la última, la referente a como se ha obtenido
la pérdida o ganancia, es la más importante y la que en realidad
presupone todas las demás: es la nota característica de una
verdadera contabilidad.
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CUENTA. Definición.
El Patrimonio de toda empresa esta
constituido por un conjunto de bienes,
derechos y obligaciones, entendiendo por
bienes, todos los objetos ( cosas ) que
pueden ser intercambiados. Los derechos son créditos que han
sido otorgados ( a cobrar ) y las obligaciones, créditos que hemos
recibido ( a pagar ).
El patrimonio así definido, para ser debidamente apreciado y
catalogado, ya sea en forma individual o en conjunto, debe ser
presentado bajo una denominación breve, concisa y apropiada, que
los agrupe adecuadamente.
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Así, el dinero y otros valores afines [ cheques de terceros ], deben
aparecer en los libros comerciales y en los estados contables, bajo
una denominación única: el mobiliario, el equipo de oficina, tales
como los ordenadores, de uso en el negocio, también están
comprendidos bajo un solo nombre; los artículos destinados a la
venta, cualquiera sea el tipo de objeto, lo mismo deben estar
anotados bajo un único nombre, etc.
Pues bien, cada una de las expresiones o denominaciones
creadas en contabilidad para agrupar en forma sistemática el
movimiento de bienes, derechos, obligaciones u otros asuntos
relativos a la actividad económica de cualquier empresa,
siempre que tales afectos posean un valor susceptible de apreciarse
en dinero, es lo que comúnmente se denomina CUENTA.
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La palabra Cuenta tiene, además, otros significados, pero ahora
nos interesa conocer el que le da la Teneduría de Libros, es decir,
que se trata de un estado o cuadro demostrativo que se usa
para dar a conocer los valores que debe una persona o cosa y
los que le son debidos.
Podemos definir la palabra CUENTA también de la siguiente
manera,
Elemento del que se vale la Contabilidad,, para
resumir y compilar, los movimientos de ingresos y
egresos de objetos o compromisos contraído, sean
por personas o cosas.
CUENTA CAPITAL.
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Antes de definir o fijar el concepto de Capital,
es necesario conocer el significado de los
términos Activo y Pasivo.
La idea raíz de la palabra activo es suficiencia. Específicamente,
se entiende por "ACTIVO" el total de bienes de todas clases, que
posea una persona o entidad, aplicables o sujetos al pago de
deudas.
Recíprocamente, el "PASIVO" de una persona o entidad en
general esta constituido por sus deudas u obligaciones pecuniarias.
Se expresa como sigue:
ACTIVO - PASIVO = CAPITAL
El "CAPITAL" comprende por tanto, aquella parte del activo que
se encuentra libre de obligaciones. Los bienes que integran el
activo han de aplicarse en primer término al pago de créditos u
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obligaciones y únicamente el sobrante es lo que constituye
patrimonio del propietario o propietarios de la empresa.
Si durante el curso de explotación de un negocio aumenta el
patrimonio, será señal de haberse obtenido beneficio: si, por el
contrario, disminuye, se habrá sufrido pérdida.
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En CONTABILIDAD, la expresión Capital es utilizada para
indicar el importe de los bienes que el propietario de una
empresa aporta para iniciar sus actividades mercantiles, y a
quien, por ese mismo hecho y desde ese momento, se le debe el
importe de los bienes recibidos por el concepto mencionado.
TENEDURIA DE LIBROS.
Es el registro de las operaciones de carácter económico, hecho en
libros habilitados de acuerdo a un sistema contable determinado,
en los cuales las anotaciones han de efectuarse con sujeción a
disposiciones legales, a técnicas contables adecuadas y a usos
consagrados por la práctica.
PARTIDA DOBLE.
Esta fundada en verdades matemáticas, resultando ser el más
exacto y práctico sistema que puede adoptar todo comerciante. Se
le ha dado el nombre de Partida Doble porque en cada operación
existe, por lo menos, un Deudor y al mismo tiempo un Acreedor,
originando un doble traslado de partida simultánea.
Veremos más adelante, en la redacción de los asientos del Libro
Diario cómo quedan plenamente demostrado los principios
matemáticos en que se funda el arte y la ciencias de llevar los
libros por medio de este sistema.
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PRINCIPIOS FUNDAMENTALES EN QUE
SE BASA LA PARTIDA DOBLE.
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No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.
El que recibe debe a quien da.
Todo lo que entra debe a lo que sale.
Toda entrada debe ser equivalente a la salida.
Todos los objetos han de salir o entrar con la misma
denominación de cuenta por el cual entraron o salieron.
Todas las cuentas primero entran (se debita) y luego salen
(se acredita), a excepción de las que representan deudas,
que salen primero (cuando se contraen las deudas) y entran
cuando se renueva, se amortizan, se pagan o prescriben.
Las pérdidas son deudoras y las ganancias acreedoras.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS.
Se clasifican en:
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1.-
CUENTAS PATRIMONIALES
[ OBJETIVAS Y PERSONALES ]
2.
CUENTAS DE RESULTADOS.
CUENTAS PATRIMONIALES OBJETIVAS
Caja - Muebles y Útiles - Mercaderías - Inmuebles - Rodados Instalaciones [ Se trata de objetos inanimados que se compran, se
venden o se permutan ].
CUENTAS PATRIMONIALES PERSONALES
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Las personas físicas, como Isabel Bedoya, Patricia Sosa, los
clubes, las sociedades anónimas, etc., los documentos a cobrar y
los documentos a pagar, entran dentro de esta categoría, porque
cuando se habla de cobrar o de pagar, necesariamente habrá una
persona física o jurídica para realizar estos actos.
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CUENTAS DE RESULTADOS.
Corresponden a este grupo la cuentas que registran aumento o
disminución que experimenta el patrimonio que constituye la
hacienda del comerciante. La principal de todas ellas es la cuenta
Pérdidas y Ganancias.
Esta, por medio de sus cuentas
divisionarias,
da a conocer las pérdidas y las ganancias
provenientes de cualquier operación o al cerrarse un ejercicio
económico.
Para los efectos de la Partida Doble, hay pérdida cuando entra
un valor menor del que sale, y ganancia, en el caso contrario.
Las cuentas divisionarias de Pérdidas y Ganancias mas comunes
son: Aguinaldos - Alquileres Cobrados - Alquileres Pagados Comisiones Cobradas - Comisiones Pagadas - Gastos Generales Gastos de Leyes Sociales - Intereses Cobrados - Intereses Pagados
Patentes e Impuestos - Publicidad y Propaganda - Sueldos y
Jornales.
REGLAS PRACTICAS PARA DETERMINAR EL
DEUDOR
Y
EL
ACREEDOR
DE
UNA
OPERACIÓN MERCANTIL.
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Todo valor que entra DEBE al valor que sale.
Quien recibe DEBE a quien da.
Las pérdidas son siempre DEUDORAS y las ganancias
ACREEDORAS.
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Determinaremos, luego, el DEUDOR de cualquier operación
mercantil, aplicando las siguientes preguntas:
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¿Qué bienes entra o recibo ?
¿Quién recibe ?......... o ¿qué persona me debe ?
¿Existe pérdida?
Para hallar el ACREEDOR de la misma operación, formulemos
estas preguntas:
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¿Qué bienes entrego o sale ?
¿Quién da ? .......... o ¿a qué persona se le debe ?
¿Existe ganancia ?
Significa la anotación que se hace en el lado
izquierdo de la misma, y quiere decir también
débito o cargo. En consecuencia, adeudar,
cargar o debitar una cuenta, significa anotar
una cantidad en el Debe de dicha cuenta.
Es la anotación que se hace en el lado
derecho de la misma, operación que también
se denomina abono o crédito, de donde
resulta que las expresiones abonar o
acreditar una cuenta, significa anotar una
cantidad en el Haber de dicha cuenta.
De una cuenta es la diferencia aritmética que
existe entre el total de Débitos y el total de
Créditos de la misma.
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Si el total de Débitos es mayor, se dice que la cuenta tiene o
presenta saldo DEUDOR. Si por el contrario, el total de Créditos
es mayor se dice que la cuenta tiene o presenta saldo
ACREEDOR.
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SALDAR UNA CUENTA
Si por cualquier circunstancia se desea igualar ambos lados, con
agregar la diferencia o saldo menor, se obtiene tal propósito.
En consecuencia, saldar una cuenta,
significa hallar la diferencia aritmética entre el Debe y el
Haber de la misma y luego agregar al lado menor aquella
diferencia acompañada de la expresión "SALDO" con lo
que se igualan ambos lados. También se suele decir que
saldar una cuenta es llevar el saldo de la misma a cero
CANCELAR UNA CUENTA.
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Se cancela por pago, cumplimiento, prescripción, transferencia,
acuerdo de partes u orden judicial, del importe que indica su saldo,
en cuya oportunidad se procede a igualar ambos lados, poniendo
hacia el lado menor el importe de lo cobrado o lo pagado, o lo
liquidado en alguna forma.
CERRAR UNA CUENTA.
El cierre de una cuenta suele hacerse generalmente con motivo del
cierre del ejercicio comercial anual y consiste sencillamente en
trazar debajo del total de cada lado, doble raya, en el supuesto que
ambos lados tengan sumas iguales. Si no son iguales, se agrega al
lado menor el saldo hallado y luego se ponen en la misma
dirección las dos sumas iguales. Posteriormente se trazan doble
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raya debajo de las sumas. La parte no utilizada de cualquiera de
los lados de la cuenta, se anula con diagonales.
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BALANCE DE COMPROBACIÓN.
Es el estado contable que comprende todas las cuentas del Mayor,
con la transcripción de sus movimientos de Débitos y Créditos
acumulados, en las dos columnas habilitadas al efecto, cuyas
sumas deben ser equivalentes a las sumas del Libro Diario, a una
misma fecha. Se denomina también Balance de Sumas y Balances.
BALANCE DE SALDOS.
Es el cuadro o estado contable de dos columnas en el cual se
consigna el exceso que resulta de la comparación del movimiento
de débitos y de créditos de cada cuenta. Dicho exceso o diferencia
se pondrá en la primera columna si los débitos superan a los
créditos, y en la segunda, si los créditos superan a los débitos.
BALANCE DE SITUACIÓN O
BALANCE GENERAL.
Es el estado contable que presenta en forma clara, veraz y sencilla,
a un día determinado, la situación patrimonial de la empresa,
poniendo de resalto el Activo, el Pasivo y el Capital.
En el Activo se consigna todo lo que se posee, más lo que se le
debe y en el Pasivo aparecen lo que se debe a terceros (Pasivo
propiamente dicho) y lo que se le debe al propietario (Capital).
Es importante reconocer que el CUADRO PATRIMONIAL es
una declaración de la situación financiera en un instante, mientras
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que el cuadro de PERDIDAS Y GANANCIAS muestra los
resultados de las operaciones durante un intervalo de tiempo. Así,
el Cuadro Patrimonial, representa el cuadro de la situación de la
empresa en una fecha dada, mientras que el estado de Pérdidas y
Ganancias, se basa en un flujo, mostrando qué es lo que ocurrió
entre las dos fechas.
LA CUENTA MERCADERÍAS.
Se suele considerar a la cuenta "MERCADERÍAS", como cuenta
mixta, en razón de que participa de las características de las
cuentas patrimoniales, al ser contabilizada en el Activo por la
existencia y entre las cuentas de resultados al contabilizar la
pérdida o ganancia habida según el cuadro de Pérdidas y
Ganancias.
Sin embargo, la cuenta de Mercaderías puede operar como cuenta
patrimonial exclusivamente, caso en el cuál, el saldo que
presenta en el libro Mayor coincide con la existencia de las
mercaderías, pues bajo este rubro se contabiliza los ingresos y
egresos de mercaderías, por el PRECIO DE COSTO.
Para aplicar este sistema, es necesario el concurso de las siguientes
cuentas de resultados:
a)
MERCADERÍAS
VENTAS
O
VENTAS
DE
MERCADERÍAS, o simplemente , VENTAS,
cuenta acreedora que registra la salida de mercaderías AL
PRECIO DE VENTA.
COSTO DE MERCADERÍAS VENDIDAS O COSTO DE
VENTAS, cuenta deudora que registra el precio de costo
de las mercaderías vendidas.
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La primera de las cuentas, mencionadas se contabiliza en el
HABER de Pérdida y Ganancias, en tanto que la segunda se
contabiliza en el DEBE. La diferencia entre ambas cuentas
determina el resultado real de las negociaciones en mercaderías.
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b)
Un sistema de registro permanente de las existencias de
mercaderías (inventario permanente)
La aplicación de este sistema proporciona indudables ventajas,
especialmente desde el punto de vista de la información, ya que un
sistema de inventario permanente permite una mejor evaluación
del movimiento de cada mercadería, determina los ciclos de ventas
y los periodos de mayor o menor comercialización, lo cual facilita
la elaboración de una política de compras y ventas más ajustada a
la realidad.
Pero el inventario permanente es costoso y no siempre puede
llevarse en todas las empresas, sobre todo en las que se dedican a
las ventas al detalle.
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Este sistema no admite atraso alguno y por lo tanto debe estar al
día cada una de las fichas habilitadas a cada uno de los artículos
que se expenden. No todas las casas de comercio están en
condiciones de financiar personal y equipos necesarios para
implantar el inventario permanente, por lo que llevan el registro
contable de la mencionada cuenta, como "MIXTA".
RESERVAS.
Las reservas se forman con ganancias
líquidas y realizadas, no distribuidas entre
socios o titulares de la empresa.
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Las utilidades líquidas y realizadas incrementan el patrimonio, y
por ello con la creación o el aumento de las reservas, una porción
de ese incremento patrimonial se mantiene afectada, por lo común
con los siguientes fines:
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Acrecentar los medios de acción de la empresa.
Prever posibles pérdidas o gastos.
Mantener fondos para su futura distribución entre los socios
o empresarios.
EN REALIDAD LA RESERVA, ES UNA FORMA INDIRECTA DE
INCREMENTO DEL CAPITAL
RESERVA LEGAL
Es la reserva que deben constituir obligatoriamente las sociedades
con responsabilidad económica Limitada, con el 5% de las
ganancias de cada ejercicio, hasta que se eleve al 20% del Capital
Social.
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Si esta se reduce por cualquier causa, no podrán distribuirse, las
utilidades, mientras no sea reconstituida dicha reserva.
RESERVAS ESTATUTARIAS.
Las reservas de este tipo son aquellas cuya constitución está
prevista en el estatuto y por lo tanto deben contabilizarse
obligatoriamente cuando existen beneficios.
Así por ejemplo, el estatuto de una sociedad puede disponer que
de las utilidades de cada ejercicio se asigne el 5% para la reserva
destinada para el pago de dividendos futuros, el 10% para una
reserva que permita cancelar créditos incobrables extraordinarios y
el 10% para una reserva general.
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Con la creación de estas reservas se mantiene en el patrimonio una
determinada porción de los beneficios, con la cual la sociedad
cuenta con mayores medios de acción, puede enjugar quebrantos
futuros o distribuir dividendos en ejercicios de reducidas
ganancias.
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RESERVAS FACULTATIVAS.
Estas reservas no son obligatorias ni por la Ley ni por el estatuto.
Se constituyen cuando la asamblea de accionistas lo considera
conveniente para reforzar la situación de la sociedad. Así, por
ejemplo, podría constituirse una reserva para la construcción de un
edificio o para prever la depreciación de las mercaderías.
IMPUESTOS
Y
GASTOS
CONSTITUCIÓN Y ORGANIZACIÓN.
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La constitución y apertura de negocios de una sociedad implica
gastos en concepto de impuesto, tasas, gastos de escritura y
organización administrativo-contable.
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Un profesional contable debe conocer la cuantía de dichos gastos
para cada uno de los tipos de sociedades, pues el cliente, por lo
general desea conocer previamente el monto a que ascenderían
dichos gastos y con frecuencia solicita un informe previo sobre el
particular.
Los impuestos se relacionan con: Impuestos a los Actos y
documentos que establece un impuesto sobre la constitución de
sociedades mercantiles, sobre pedido de reconocimiento de
personería jurídica, registro de firmas, inspección de sociedades,
inscripción en el Registro Pública de Comercio, rubricación de
libros y registro de oferentes; Ley de patente municipal; Ley de
patente fiscal; Ley de tasa judicial.
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En cuanto a los gastos podemos mencionar:
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publicación de los estatutos o de un extracto del contrato social;
honorarios del abogado cuando interviene en la redacción de los
estatutos, honorarios por trámites generales de inscripción en las
distintas reparticiones oficiales, apertura de libros, implantación
del sistema contable y de control interno, incluyendo diseño de
formularios, redacción de manuales de procedimientos, etc.
Todos estos gastos constituyen los " Gastos de Constitución y
Organización " que se cargan al Activo Diferido cuando reviste
cierta importancia, como generalmente ocurre en las sociedades
anónimas, para amortizarlos en un periodo de 'n' años
[generalmente 5 ].
ESQUEMA PARA CLASIFICAR
CUENTAS
EN
EL
BALANCE
SITUACIÓN.
LAS
DE
Cuentas Patrimoniales.
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Saldo Deudor
Saldo Acreedor
Activo [ Conjunto de bienes y derechos ]
Pasivo [ Conjunto de obligaciones ]
Cuentas de Resultado.
Saldo Deudor
Saldo Acreedor
Debe [ pérdidas ].
Haber [ ganancias ].
Las Cuentas Patrimoniales Objetivas ( ejemplo CAJA ) sólo
pueden tener saldo DEUDOR y van al ACTIVO, porque
son cosas, objetos que yo poseo.
Las Cuentas Patrimoniales Personales pueden tener saldo
DEUDOR o ACREEDOR.
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Si tienen saldo Deudor, van al ACTIVO, por cuanto que son
derecho sobre el patrimonio de terceros ( tengo que cobrar ).
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Si tienen saldo Acreedor, van al PASIVO, por cuanto son
obligaciones
( tengo que pagar ).
LEY DEL COMERCIANTE (Nro. 1034)
Artículo 75.
El número de libros y el sistema de contabilidad quedan a criterio
del comerciante, debiendo llevar indispensablemente un libro
Diario y uno de Inventario, sin perjuicio de los otros libros
exigidos para determinadas actividades.
Artículo 78.
Los libros de comercio, antes de ser puestos en uso, deben ser
presentados al Registro Público de Comercio, numerados en todas
sus hojas, para que sean rubricado y sellados y se haga constar en
nota datada en su primera página, el número de folios que
contenga. El mismo requisito se cumplirá con las hojas o fichas
de otros sistemas de contabilidad que se autoricen. El Registro
cerrará los libros usados, con indicación en la última página de la
fecha y del número de folios utilizados.
Artículo 79.
Los libros de contabilidad serán llevados en idioma oficial
debiendo asentarse las operaciones cronológicamente, sin
interlineaciones, transportes al margen, ni espacios en blanco.
No podrán hacerse enmiendas, raspaduras ni cualquier otra
alteración, y si fuese necesaria alguna rectificación, esta debe
practicarse mediante el correspondiente contraasiento.
Es
prohibido mutilar parte alguna de cualquier libro, sea obligatorio o
auxiliar, arrancar o inutilizar hojas, así como alterar la
encuadernación y foliación.
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Artículo 80.
El en Libro Diario se asentaran en forma detallada las
operaciones diarias del comerciante según el orden en que se
hubiesen efectuado, de modo que de cada partida resulte la
persona del acreedor y la del deudor en la negociación realizada.
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Artículo 81.
.En el Libro de Inventario se registraran:
la situación
patrimonial al iniciar las operaciones , con indicación y valoración
del Activo y Pasivo; la situación patrimonial y los resultados que
corresponden a la finalización y cada ejercicio, con el cuadro
demostrativo de Ganancias y
Pérdidas. En este libro se deben consignar el detalle del Inventario
cuando el mismo no figure en otros registros. Asimismo, se
podrán incluir estados contables complementarios.
Artículo 83.
La duración de cada ejercicio no podrá exceder de un año.
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Artículo 85.
Los libros y registros de contabilidad deberán ser conservados por
cinco años contados a partir de la fecha de la última anotación
efectuada en ellos. Durante el mismo lapso se conservaran en
forma ordenada los comprobantes, de modo que sea posible su
verificación; este plazo se computará desde la fecha en que
hubieren sido extendidos.
Bibliografía.
Profesor Francisco Esculies.
Apuntes de Historia y Fundamentos de la Contabilidad.
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Profesor Prudencio Vidal Zelaya.
Tratado de Contabilidad Elemental.
Profesor Roy B. Kester.
Contabilidad Teórica y Práctica. - Tomo I
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Profesor Humberto Floriani.
Primer Curso de Contabilidad.
Instituto Superior de Adiestramiento
Empresas Euro - América
Folleto del Curso de Contabilidad General.
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ÍNDICE
TEMAS
PÁGINAS
Contabilidad - Definición
Objeto de la Contabilidad
Cuenta - Definición - Patrimonio
Cuenta Capital
Teneduría de libros
Partida doble
Partida doble - Principios fundamentales
Clasificación de las cuentas
Reglas para determinar el deudor y el acreedor de una
operación mercantil
Debitar
Acreditar - Saldo de una cuenta - Saldar una cuenta
Cerrar una cuenta - Cerrar una cuenta
Balance de comprobación
Balance de saldos
Balance general o de situación
La cuenta Mercaderías
Reservas
Gastos de Constitución
Esquema para clasificar las cuentas en el Balance
General
Ley del Comerciante - Resumen
Bibliografía
Índice
1
1
2
3
4
4
5
5
7
7
8
9
9
10
10
11
13
15
16
17
19
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