Instrucciones Puerta de Cierre de Fase Definición

MA ST E R E N I NG E NI E RÍ A D E SOF TW A R E
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CATALUNYA
PROYECTO FINAL DE MÁSTER – MRF FRAMEWORK
Revisión de la Fase de
Definición
Instrucciones
Versión 1.0 ● 30 SEP 2008
Máster en Ingeniería de Software
Proyecto Final de Máster – MRF Framework
INSTRUCCIONES REVISIÓN DE LA FASE DE DEFINICIÓN
Versión 1.0 | 30-SEP -2008
Tabla de Contenidos
Introducción ............................................................................................................1
Uso de la Revisión de Fin de Fase ........................................................................1
Sección 1
Información General ...........................................................................2
Sección 2
Artefactos Entregables al Fin de Fase ................................................2
Sección 3
Listas de Verificación de las Revisiones .............................................3
Lista de Verificación de la Fase de Definición ..............................................3
Sección 4
No Conformidades Abiertas ................................................................4
Basado en
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INSTRUCCIONES REVISIÓN DE LA FASE DE DEFINICIÓN
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Introducción
La mayoría de organizaciones han luchado consistentemente para lograr éxito en sus proyectos
tecnológicos. En muchos casos, los proyectos avanzan a la siguiente fase sin una evaluación y
aprobación de los resultados de negocio hasta entonces logrados. El énfasis está menos en los
resultados de negocio que involucran la tecnología y más en la tecnología en si misma.
Los resultados de negocio son logros del proyecto que mejoran la habilidad de la organización
para el cumplimiento de su misión. Los resultados pueden incluir logros tales como satisfacer
ampliamente las metas organizacionales, atender objetivos operacionales específicos, y proveer
mejoras operacionales medibles.
Dentro del framework MRF, la revisión del fin de una fase es una dedicación distinta de esfuerzo
para un propósito específico, justificar o implementar un proyecto. Cada revisión de fin de fase
intenta sincronizar la inversión de la organización en un proyecto basado en los resultados de
negocio aprobados. El terminar una revisión de fin de fase y transitar hacia la siguiente es un hito
clave en el ciclo de vida del proyecto. La herramienta de revisión de fin de fase forma parte del
framework para facilitar la evaluación y aprobación de que los resultados de negocio en un punto
específico han sido logrados y si el proyecto está listo a proseguir a la siguiente fase.
Cada revisión de fin de fase contiene un conjunto de preguntas claves que deben ser
contestadas por la Alta Dirección o Gerencia. La Alta Dirección o Gerencia aprueba la revisión de
fin de base basados en los resultados del negocio soportados por la evidencia del proyecto.
El proceso de revisión de fin de fase contempla:

La verificación de artefactos entregables aprobados;

Evaluación de las preguntas claves;

Evaluación de las novedades e inconformidades abiertas;
Uso de la Revisión de Fin de Fase
Visión
Dentro del framework MRF, una aprobación de revisión de fin de fase es un artefacto entregable
clave en todas las fases. El framework incluye instrucciones para llevar a cabo la revisión.
También se incluye una plantilla para la aprobación de cada revisión de fin de fase. Las
instrucciones son guías para completar las plantillas provistas. Las plantillas de aprobación de fin
de fase son:

Revisión de fin de fase de definición;

Revisión de fin de fase de planificación;

Revisión de fin de fase de ejecución y control;
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Revisión de fin de fase de cierre.
El uso de las plantillas asume que la evidencia del proyecto y los resultados de negocio han sido
analizados y revisados en la fase correspondiente evaluada dentro del ciclo de vida del proyecto.
La Alta Dirección o Gerencia debe ser cuidadosa al dar su aprobación cuando haya falta de
evidencia que soporte las respuestas a las preguntas claves o en las respuestas a las preguntas
de verificación “no”.
Una revisión de fin de fase identifica un punto en el cual se toman decisiones claras respecto al
proyecto, tales como si el proyecto debe continuar o se deben modificar sus parámetros
(calendario, alcance, presupuesto, recursos). Para mitigar los riesgos y acomodar ciertos
cambios a los parámetros del proyecto, será necesario modificar actividades planificadas dentro
de la revisión de fin de fase, o repetir nuevamente dicha revisión.
Aplicabilidad
El acta de constitución del proyecto debe ser desarrollada para los proyectos medianos y
grandes.
Gobierno y Alcance
Durante la evaluación de fin de fase, los resultados de negocio son evaluados por la Alta
Dirección y Gerencia, en colaboración con el auspiciante ejecutivo y el auspiciante tecnológico,
para obtener una información de estado completa, precisa y comprensiva del proyecto. Esta
información de estado provee la evidencia para soportar las respuestas al cuestionario. El
énfasis deberá estar puesto en los resultados esperados y artefactos entregables del proyecto,
esto es, en la alineación de las metas del negocio y los objetivos del proyecto.
Se pueden incluir prácticas y procedimientos ya existentes en la empresa cliente, especialmente
para el tratamiento de novedades y no conformidades abiertas detectadas en la evaluación.
Sección 1 Información General
Especificar la información del gerente del proyecto.
Sección 2 Artefactos Entregables al Fin de Fase
Los artefactos entregables son los resultados del proyecto que proveen una funcionalidad bien
definida, productos tangibles. Los artefactos entregables para cada evaluación de fin de fase
deben estar listados en la plantilla apropiada. Dependiendo del ciclo de vida del proyecto,
tamaño, tipo y/o estructura de gobierno, se pueden identificar artefactos suplementarios
adicionales.
Especificar la versión y la fecha de aprobación por la organización cliente de cada artefacto. Si
no se requiere la aprobación de la gerencia de la organización cliente, especificar como “No
Aplicable” en la fecha de aprobación.
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Sección 3 Listas de Verificación de las Revisiones
En cada plantilla de revisión de fin de fase se incluye una lista de verificación. Contestar las
preguntas en la lista de verificación basados en la evidencia que soporten las respuestas. Las
siguientes secciones contienen guías para ayudar a contestar las preguntas claves y las listas de
verificación dentro de cada fase de revisión. Referirse a la sección que corresponda al fin de fase
bajo evaluación.
Cuando se responda el checklist, si la respuesta es “si”, debe existir una evidencia de soporte. Si
la respuesta es “no”, se requiere al menos una novedad o no conformidad abierta para la
pregunta.
Lista de Verificación de la Fase de Definición
Ítem 1. Pregunta clave: ¿Qué problema de negocio resolverá el proyecto?
Al responder la pregunta - ¿Ha demostrado el proyecto que resuelve el problema de negocio? –
poner énfasis en que si la alternativa seleccionada para el proyecto demuestra que satisface las
necesidades actuales de negocio y mejora la habilidad de la organización para el cumplimiento
de su misión.
Adicionalmente, considerar si la alternativa seleccionada introduce soluciones a problemas no
existentes proveyendo características no solicitadas o “bonos” que tienen muy poco o nada que
hacer para mejorar los procesos de negocio.
Ítem 2. Pregunta clave: ¿Qué otras alternativas han sido consideradas?
Al responder la pregunta - ¿Han sido consideradas otras alternativas? – poner énfasis en el
análisis utilizado para comparar varias alternativas de solución. Este análisis provee la base para
la selección de la alternativa que aporta mayor valor a la organización cliente.
Ítem 3. Pregunta clave: ¿Cuál es el impacto de no hacer este proyecto?
Al responder la pregunta - ¿Se ha determinado el impacto de no hacer el proyecto? – poner
énfasis en la habilidad de la organización cliente de lograr sus metas y objetivos, si el proyecto
no se implementa. Considerar si las mejoras a los procesos de negocio pueden lograrse o si
habrá consecuencias negativas potenciales, si el proyecto no se implementa.
Describir la estructura organizacional del equipo de proyecto y los GPIs, preferiblemente a través
de un organigrama como el mostrado a continuación.
Ítem 4. Pregunta clave: ¿Cuál es la justificación del proyecto, en términos de beneficios
esperados?
Al responder la pregunta - ¿Se justifica el proyecto a través de los beneficios esperados? – poner
énfasis en los resultados esperados del proyecto, en términos de satisfacer las metas
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organizacionales, lograr objetivos operacionales específicos, y proveer mejoras operacionales
específicas y medibles.
Ítem 5. Pregunta clave: ¿Cuándo el proyecto entregará los beneficios y los resultados de
negocio esperados?
Al contestar la pregunta - ¿Hay una proyección de cuando el proyecto entregará los beneficios y
resultados de negocio esperados? – poner énfasis en si hay una estimación de cuando el
proyecto dará resultados en términos de satisfacer las metas organizacionales, lograr objetivos
operacionales específicos, y proveer mejoras operacionales especificas y medibles.
Ítem 6. Pregunta clave: ¿Cuáles son las oportunidades de reutilizar procesos de negocio y
componentes técnicos?
Al responder la pregunta - ¿Se han maximizado las oportunidades de reutilizar procesos de
negocio y componentes técnicos? – poner énfasis en si los procesos de negocio y componentes
técnicos de proyectos previos dentro de la organización cliente u otras áreas o empresas del
grupo, han sido considerados para su uso.
Sección 4 No Conformidades Abiertas
Resumir cualquier no conformidad abierta y los planes de resolución en el contexto de la
aprobación de la fase. Al menos se requiere una no conformidad abierta para cada respuesta
“No” a la lista de verificación.
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