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 MANUALDELSUBPROCESO
DEGESTIÓNDE
MONITOREOALPAGODEL
CANONDE
ARRIENDAMIENTO
CS-STAB-01-P02-01 Versión 1.0 09/10/2014 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
GESTIÓN DE MONITOREO AL PAGO DEL CANON DE ARRENDAMIENTO Versión: 1.0 Página: Página 1 de 1 Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2 2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO .............................................................................................. 4 3. ROLES .......................................................................................................................................... 4 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .................................................................................... 5 6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE MONITOREO AL PAGO DEL CANON DE ARRENDAMIENTO ............................................................................................................................... 5 6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 5 6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 5 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 6 7. INDICADORES .............................................................................................................................. 7 1 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
GESTIÓN DE MONITOREO AL PAGO DEL CANON DE ARRENDAMIENTO Versión: 1.0 Página: Página 2 de 2 1. INFORMACIÓNBÁSICA
Subproceso GESTIÓN DE MONITOREO AL PAGO DEL CANON DE ARRENDAMIENTO Código del Subproceso CS‐STAB‐01‐P02‐01 Descripción PROPÓSITO Gestionar el monitoreo al pago del canon de arrendamiento de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han sido dispuestos para arriendo. DISPARADOR  Proceso de Arriendo de Bienes Inmuebles ENTRADAS  Matriz de Arriendos ACTIVIDADES PRINCIPALES  Monitorear pagos de canon de arrendamiento  Control, seguimiento y actualización de la Matriz de Arriendos  Solicitar gestión de facturación PROCESO RELACIONADO  Arriendo de Bienes Inmuebles  Finalización de Contrato de Arriendo Productos/Servicios del Subproceso Informe de Cobro de Arriendos Tipo de Subproceso Sustantivo Responsables del Subproceso Experto en Arriendos de Bienes Inmuebles Tipo del cliente Cliente interno 2 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
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Marco Legal 
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Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación Ley de Administración de Bienes Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR Decreto Ejecutivo Nro. 906 – Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 1033 – Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 1249 – Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales Decreto Ejecutivo Nro. 38 – Transferencia de bienes del FLOPEC Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Transformar de Secretaría a Servicio Decreto Ejecutivo Nro. 52 – Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados
RESOLUCIÓN‐INMOBILIAR‐DSI‐2014‐0006 RESOLUCIÓN INCOP Nro. 013‐09 Ley de Inquilinato Código Civil Ley de Administración de Bienes Reformatoria a la Disposición Transitoria Única de la Ley de Prevención Detención y Erradicación del Delito de Lavado de Activos del Financiamiento de Delitos. Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas publicada en el suplemento del Registro Oficial No. 732 de 26 de junio de 2012. Resolución UGEDEP No 64 A 3 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
GESTIÓN DE MONITOREO AL PAGO DEL CANON DE ARRENDAMIENTO Versión: 1.0 Página: Página 4 de 4 2. LINEAMIENTOSDELSUBPROCESO
El proceso de Gestión de monitoreo al pago del canon de arrendamiento requiere considerar los siguientes lineamientos: 
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Se solicitará de estricto cumplimiento a los arrendatarios, que el depósito de los pagos del canon de arrendamiento se realice al número de cuenta determinado por la Dirección Financiera y que el comprobante de pago sea remitido inmediatamente vía correo electrónico al Analista de Arriendo de Bienes Inmuebles. La emisión y entrega de facturas será solicitada a la Dirección Financiera una vez que se haya identificado el depósito de canon de arrendamiento, no obstante existen arrendatarios que no pueden efectuar los pagos si no cuentan con la factura, en estos casos específicos ya identificados la DNABI solicitará a la Dirección Financiera mediante memorando la emisión de dichas facturas para su posterior identificación de pago. 3. ROLES
Analista de Arriendo de Bienes Inmuebles.‐ Ejecuta las actividades que permitan gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han sido dispuestos para arrendamiento. Arrendatario.‐ Persona que toma en arrendamiento o alquiler un bien inmueble. Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Planifica y dirige los procesos para gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público. Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles.‐ Gestiona y coordina las actividades con los funcionarios de la Unidad de Arriendos, con el fin de ejecutar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR, que han sido dispuestos para arrendamiento. 4. GLOSARIODETÉRMINOS
BI.‐ Bien Inmueble Canon de arriendo.‐ Cantidad de dinero que se paga por el uso y gozo de un bien inmueble entregado bajo la figura de contrato de arriendo. DNABI.‐ Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles 4 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
GESTIÓN DE MONITOREO AL PAGO DEL CANON DE ARRENDAMIENTO Versión: 1.0 Página: Página 5 de 5 5. DIAGRAMADEFLUJODELSUBPROCESO
6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE MONITOREO AL PAGO
DELCANONDEARRENDAMIENTO
6.1. PROPÓSITO
Determinar las actividades que permitan ejecutar correctamente la gestión del monitoreo al pago del canon de arrendamiento de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR, que han sido dispuestos para arriendo. 6.2. ALCANCE
Este proceso abarca desde la recepción de los comprobantes de pago, hasta la elaboración del Informe de cobro de arriendos y monitoreo continuo de los pagos. 5 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
GESTIÓN DE MONITOREO AL PAGO DEL CANON DE ARRENDAMIENTO Versión: 1.0 Página: Página 6 de 6 6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN De acuerdo a los lineamientos establecidos en el contrato de arrendamiento, el arrendatario Realizar depósito procede con el depósito del monto del canon bancario de canon Arrendatario de arrendamiento en la cuenta de arrendamiento correspondiente y envía mediante correo electrónico el comprobante de pago al Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles. Con la información de la cuenta bancaria el Director gestiona la elaboración del Reporte de depositantes adjuntando los documentos de Generar reporte de Director soporte necesarios con el fin de identificar los depositantes Financiero depósitos percibidos por concepto de arriendos, y lo remite a la DNABI para su gestión. El Analista recepta los comprobantes de pago Analista de Dar seguimiento al remitidos vía correo electrónico y el Reporte de Arriendo de pago de canon de depositantes remitido por el Director Bienes arrendamiento Financiero, los revisa, gestiona y elabora el Inmuebles Informe de Cobro de Arriendos. El Experto recibe y revisa el Informe de Cobro de Arriendos, de no encontrar inconsistencias Experto en Alimentar la procede con la actualización de la Matriz de Arriendo de Matriz de Arriendos. Posteriormente depura la Bienes Arriendos información y remite el Informe al Director Inmuebles DNABI para su revisión. El Director revisa el Informe y de no encontrar Revisar y remitir observaciones remite el mismo a la Dirección informe Director DNABI Financiera solicitando se facture los pagos identificados. El Director gestiona las actividades necesarias Director Emitir Facturas para la emisión y entrega de las facturas a los Financiero arrendatarios. Una vez emitidas las facturas, el Director Emitir reporte de Director gestiona la elaboración del Reporte de facturas emitidas y Financiero Facturación, y lo remite a la DNABI para su entregadas conocimiento. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Comprobante de Pago Reporte de Depositantes Informe de Cobro de Arriendos Informe de Cobro de Arriendos Informe de Cobro de Arriendos Factura Reporte de Facturación 6 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
GESTIÓN DE MONITOREO AL PAGO DEL CANON DE ARRENDAMIENTO Versión: 1.0 Página: Página 7 de 7 7. INDICADORES
N° Indicador Fórmula de Cálculo 1 Porcentaje de gestión efectiva en el cobro de arriendos Número de arriendos cobrados/Total de inmuebles arrendados Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición Porcentaje Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles Mensual 7 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
GESTIÓN DE MONITOREO AL PAGO DEL CANON DE ARRENDAMIENTO Versión: 1.0 Página: Página 8 de 8 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Elaborado Por: Nombre Cargo Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos Aprobado Por: Eco. Vanessa Centeno Validado por: Ing. Fabián Moscoso Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles Subdirector Técnico de Administración de Bienes Firma Fecha CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión 1.0 Descripción del Cambio Emisión Inicial Fecha de Actualización 09/10/2014 8