instructivo legalizacion de avances

Legalización de Avances
UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
INSTRUCTIVO
LEGALIZACION DE AVANCES
Grupo de Contabilidad
Legalización de Avances
CONTENIDO
CAPITULO 1
ASPECTOS PRINCIPALES A TENER EN CUENTA
1.1. Reglamentación Institucional
1.2. Plazos
CAPITULO 2
DOCUMENTOS REQUERIDOS
2.1 Requisitos documentales
2.1.1 Factura, Cuenta de Cobro y Certificación de Pago
2.1.2 Formato de Legalización de avances
2.1.3 Consignación de Impuestos y/o Dineros no ejecutados
2.1.4 Registro Único Tributario (RUT)
CAPITULO 3
LIQUIDACION DE IMPUESTOS DEPARTAMENTALES Y NACIONALES
3.1 Normatividad a tener en cuenta
3.2 Listado de Retenciones de impuestos a aplicar
3.3 Tabla de Retención en la Fuente 2012
3.4 Tabla de porcentajes de Estampillas Departamentales 2012
CAPITULO 4
PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y REINTEGRO DE DINEROS NO
EJECUTADOS
4.1 Procedimientos pasó a paso para generar recibos de consignación
CAPITULO 1 – ASPECTOS PRINCIPALES A TENER
EN CUENTA
Legalización de Avances
1.1. REGLAMENTO INSTITUCIONAL
La Universidad del Magdalena reglamentó el procedimiento de otorgamiento, uso y
legalización de los avances a través de la Resolución 292 de 13 de Abril de 2012, en
donde define el concepto y el uso del avance, las modalidades permitidas, los sujetos, el
procedimiento, las prohibiciones, la legalización, el cumplimiento tributario, las garantías,
las excepciones, acciones administrativas, responsabilidades y la vigencia de la
presente.
1.2. PLAZOS
Art. 7. Resolución 292 de 2012
“La presentación de los soportes para la legalización de los avances se debe efectuar
ante el funcionario responsable del Grupo de Contabilidad de la Universidad, a más
tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la entrega del respectivo giro
por parte del Grupo de Tesorería y Pagaduría y se entenderá completamente legalizado
el avance con la revisión legal y la expedición del Paz y Salvo por parte del funcionario
encargado del Grupo de Contabilidad de la Universidad.
Parágrafo: Solo en el caso excepcional, en que la ejecución del avance supere los
quince (15) días hábiles, la legalización deberá efectuarse a los cinco (5) días hábiles
siguientes del vencimiento del plazo del avance, siempre y cuando haya sido
especificado el tiempo de ejecución en el escrito o solicitud motivada por medio del cual
se
solicitó
el
mismo.
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Legalización
de2 Avances
CAPITULO
– DOCUMENTOS REQUERIDOS
2.1 REQUISITOS DOCUMENTALES
Los documentos que se deben reunir para la legalización de avances son los
siguientes:
Facturas, Cuentas de Cobro y/o Documentos Equivalentes originales
Formato de legalización de avances Firmado
Consignación de impuestos originales y de excedentes que no fueron
ejecutados.
Registro Único Tributario (RUT).
2.1.1 FACTURA DE VENTA
Es el soporte con valor probatorio en la compra de bienes y/o servicios que se expiden
en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestación de
servicios.
Estar denominado como Factura de
Venta
Apellidos y Nombre o
Razón Social y NIT del
vendedor
Fecha de expedición de la operación
Razón social del comprador:
UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
NIT: 891.780.111- 8
Resolución de Facturación de la
DIAN vigente, es decir, no debe
superar 2 años de expedición.
Numeración Pre impresa, debe
encontrarse habilitada en la
Resolución de Facturación de la
DIAN.
Nombre o Razón Social y NIT del
Impresor de la Factura, pre impreso.
Descripción específica de los
bienes o servicios vendidos.
Discriminación de IVA
Valor Total de la
Operación.
2 – DOCUMENTOS REQUERIDOS
LegalizaciónCAPITULO
de Avances
Requisitos
Estos son los requisitos de las facturas de venta:
(Extractado del Artículo 617 del Estatuto tributario)
1. Estar marcada expresamente como factura de venta
2. Contener los Apellidos y nombres o razón social del vendedor
3. Apellidos y nombres o razón social del comprador de los bienes o servicios
(Universidad del Magdalena Nit. 891.780.111-8), junto con la discriminación del
IVA pagado (Modificado Ley 788 de 2002 articulo 64)
4. Llevar un número que corresponda con la numeración consecutiva de las
facturas de venta
5. Fecha de expedición
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o los servicios
prestados
7. Valor total de la venta
8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. Resolución de Autorización de numeración para facturación Expedido por la
DIAN vigente. (La vigencia es de dos años, desde el momento de expedición.)
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales (1), (2), (4) y (8),
deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de
técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de
facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por
tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de
facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los
medios
necesarios
para
su
verificación
y
auditoria.
En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio
entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la
misma. (Modificado Ley 223/95, art. 40)
Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de
numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo
que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada,
ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos
similares. (Adicionado por la Ley 962 de 2005, art. 45).
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CAPITULO
2 – DOCUMENTOS REQUERIDOS
Legalización
de Avances
2.1.2 CUENTA DE COBRO
Fecha: Debe expedirse en una
fecha posterior a la de entrega del
avance.
Santa Marta, DD de MM de AAAA
Nombre de Comprador: SIEMPRE
debe estar a nombre de la Universidad
del Magdalena, NUNCA a nombre del
responsable del avance.
UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
NIT. 891.780.111-8
Nit Del Comprador: SIEMPRE
se debe diligenciar con el Nit
891.780.111-8
DEBE A
FULANITO DE TAL
Concepto: Descripción detallada de
los bienes o servicios ofrecidos,
lugar de realización y nombre del
convenio o proyecto si es el caso.
Nombre
del
Beneficiario:
Nombre Completo del vendedor o
prestador de servicios y quien
expide la cuenta de cobro.
Rut No :_________________
Nº
RUT:
Numero
de
identificación
tributaria
expedido por la DIAN.
Se debe anexar el documento
RUT
Concepto especifico que genera la Cuenta de Cobro:
Valor en letras: Son ______________ pesos ml
Valor: $000.000
Firma:
Rubrica
del
Beneficiario de la Cuenta
de Cobro, especificando
C.C.,
Dirección
y
Teléfono.
Valor en Letras: Escribir el valor en
letras, por ejemplo: Quinientos
ochenta mil pesos ml
Valor en Numeros: Esta cifra
debe coincidir con el valor en
letras, por ejemplo: $ 580.000
___________________________
FULANITO DE TAL
C.C. No:
Dirección:
Teléfonos:
Anexo copia del RUT.
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CAPITULO
2 – DOCUMENTOS REQUERIDOS
Legalización
de Avances
¿CUANDO SE UTILIZA LA CUENTA DE COBRO?
La cuenta de cobro reemplaza la factura de venta siempre y cuando sean expedidas por
personas naturales del Régimen Simplificado, (los cuales no están obligados a expedir
factura), y se encuentren plenamente identificadas en la Dirección de Impuestos y
aduanas nacionales, para lo cual se exige copia del Registro Único Tributario (RUT).
2.1.3 CERTIFICACIÓN DE PAGO
UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
NIT: 891.780.111-8
CERTIFICACIÓN DE PAGO
Ciudad, Depto y Fecha:
CERTIFICO QUE:
He recibido de: UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
La suma de: $
En letras:
Con Nit y/o C.C.
891780111-8
En la realización del trabajo de campo relacionado con:
Firma
Nombre:
C.C. Nº
Dirección
Teléfono
Nota: Si posee RUT, favor anexar copia.
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Legalización
de Avances
CAPITULO
2 – DOCUMENTOS REQUERIDOS
REQUISITOS DEL CERTIFICADO DE PAGO PARA EFECTOS DE LA
LEGALIZACIÒN.
1. Apellidos, nombres del vendedor, NIT o CC, dirección de Residencia y Teléfono.
2. Razón social del Adquiriente y Nit (para efectos de legalización siempre debe ser
Universidad del Magdalena Nit 891.780.111 - 8).
3.
4.
5.
6.
7.
Numeración Consecutiva.
Fecha de la operación.
Descripción del bien o del servicio.
Valor total de la operación
Anexar el RUT.
¿CUANDO SE UTILIZA LA CERTIFICACION DE PAGO?
Este documento REEMPLAZA EL RECIBO DE CAJA que se venía utilizando, y servirá
como soporte de legalización en los pagos menores que se causen en las salidas de
campo y cuando se realicen pagos menores a personas que no posean RUT.
Este documento solo servirá para certificar pagos por servicios inferiores a $100.000, y
compras inferiores a $ 700.000, en caso de superar estos topes no se tendrán en
cuenta para los efectos de legalización y deberán ser reemplazados por una cuenta de
cobro con copia del RUT respectivo.
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CAPITULO 2 – DOCUMENTOS REQUERIDOS
Legalización de Avances
2.3 FORMATO DE LEGALIZACIÓN DE AVANCES
CEDULA DEL RESPONSABLE DEL
AVANCE
NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL
AVANCE
UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
FORMATO DE LEGALIZACION DE AVANCES Y ANTICIPOS
RESPONSABLE
CEDULA
PROYECTO /EVENTO
FECHA LEGALIZACION:
FECHA DE ENTREGA DEL CHEQUE
O CONSIGNACION
OP No.
No.
FACT.
NOMBRE DEL PROYECTO DE
INV-EXT O EVENTO REALIZADO
FECHA DE CHEQUE:
NOMBRE
PROVEEDOR
NIT
CONCEPTO FECHA
TOTAL
VALOR RECIBIDO DE
ANTICIPO
VALOR
VALOR
TOTAL
IVA
-
RETE
FUENTE
RETE
IVA
UNIMAG
ESTAMPILLAS
HOSPITAL DPTAL
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
VALOR CONSIGNADO
RETEFUENTE
-
-
VALOR CONSIGNADO
RETEIVA
-
VALOR SOBRANTE
POR GASTAR
-
VALOR CONSIGNADO
ESTAMPILLAS
-
TOTAL DEDUCCIONES Y
RETENCIONES
-
CORREO ELECTRONICO
TELEFONO
PAGADO
-
VALOR EJECUTADO
TOTAL
FIRMA DEL RESPONSABLE
NETO
VALOR DE LAS ESTAMPILLAS
DEDUCCIONES
Legalización
CAPITULOde
2 –Avances
DOCUMENTOS REQUERIDOS
¿Qué se debe contener el formato de legalización de avances?
Nombre del responsable del avance.
Número de identificación del responsable del avance.
Nombre del convenio y/o del proyecto, según sea el caso, o nombre del evento
realizado.
Número de la obligación de pago
Fecha de legalización del avance (entrega de documentos).
Fecha de entrega del cheque.
Relación de las facturas y/o cuentas de cobro detallando: Número de la factura,
nombre del proveedor, Nit del proveedor, concepto de la factura y/o cuenta de
cobro, fecha de la factura y/o cuenta de cobro, valor antes de IVA, valor de IVA
(ésta discriminación sólo se realiza en el caso de las facturas donde se
especifique la pertenencia al régimen común), valor total (suma del subtotal y el
IVA), retención en la fuente (según sea el caso, debe remitirse a la tabla de
retención en la fuente del año en q se efectúe la operación y verificar si supera
las bases para retener), retención de IVA (se retendrá el 50% del IVA pagado),
estampillas (toda transacción genera este impuesto, el cual se encuentra
distribuido de la siguiente manera: refundación Unimagdalena 1.5%, Pro-hospital
2%, Gobernación 1.6% cuando se trate de servicios o 3.7% cuando se trate de
compras), deducciones (suma de la rete-fuente, rete-IVA y las estampillas) y neto
pagado (Resta del Valor total y las deducciones).
Valor del avance.
Firma del responsable.
Dirección del correo electrónico del responsable.
2.4 CONSIGNACIÓN DE IMPUESTOS Y/O DINEROS NO EJECUTADOS
El formato de legalización de avances arroja el valor total de los impuestos que se
deben consignar para legalizar el avance (TOTAL DEDUCCIONES Y
RETENCIONES), ésta consignación debe realizarse a través de la página
pagos.unimagdalena.edu.co ingresando en el link otros formatos de consignación y
luego a descuentos de impuestos en avances. Allí sólo deberá diligenciar los
siguientes datos:
Tipo de documento
Número de documento
Nombre del responsable del avance.
CAPITULO
2 – DOCUMENTOS REQUERIDOS
Legalización
de Avances
Valor (cifra arrojada en el formato de legalización de avances, en la casilla
total deducciones y retenciones)
Valor en efectivo (será la misma cifra registrada en la casilla de valor)
Se procede a generar reporte el cual abrirá un archivo de PDF que deberá ser impreso
para ser presentado en el BANCO DE OCCIDENTE.
(PARA MAYOR ILUSTRACION VER CAPITULO 4 - PAGO DE IMPUESTOS
RECAUDADOS Y REINTEGRO DE DINEROS NO EJECUTADOS)
2.5 REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT)
Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones
administradas y controladas por la DIAN.
El NIT es el Número de Identificación Tributaria que asigna la DIAN por una sola vez
cuando el obligado se inscribe en el RUT. La conformación del NIT es de competencia
de la DIAN.
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CAPITULO
2 – DOCUMENTOS REQUERIDOS
Legalización
de Avances
EJEMPLO DE RUT PERSONA JURIDICA – REGIMEN COMUN
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Legalización
de Avances
CAPITULO
2 – DOCUMENTOS REQUERIDOS
EJEMPLO DE RUT PERSONA NATURAL – REGIMEN SIMPLIFICADO
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CAPITULO 3 – LIQUIDACION DE IMPUESTOS
Legalización de Avances
DEPARTAMENTALES Y NACIONALES
3.1 Normatividad a tener en cuenta
Impuestos Nacionales:
Decreto 624 De 1989, “Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos
Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales”
Libro segundo: Retención en la fuente, Artículos 365 – 419.
Impuestos Departamentales:
Ordenanza 003 de 9 Junio 2006
Ordenanza 019 de 18 Septiembre 2001
3.2 Listado de Retenciones de impuestos a aplicar
Nacionales:
Retención en la fuente a titulo de renta
Retención en la fuente a titulo de IVA
Departamentales:
Estampilla Pro-Hospital
Estampilla Pro-Refundación
Estampilla Gobernación
14
CAPITULO 3 – LIQUIDACION DE IMPUESTOS
Legalización de Avances
DEPARTAMENTALES Y NACIONALES
3.3 Tabla de Retención en la Fuente 2012
3.4 Tabla de porcentajes de Estampillas Departamentales 2012
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CAPITULO 4 – PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y
Legalización REINTEGRO
de Avances DE DINEROS NO EJECUTADOS
4.1 PROCEDIMIENTO PASO A PASO PARA GENERAR RECIBOS DE
CONSIGNACIÓN
1. Ingresar a la página pagos.unimagdalena.edu.co
2. Seleccione la opción Otros Formatos De Consignación
pagos.unimagdalena.edu.co
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CAPITULO 4 – PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y
Legalización de
Avances DE DINEROS NO EJECUTADOS
REINTEGRO
3. Seleccione la opción Descuentos de impuestos en avances
Esta opción se utiliza cuando el responsable del avance desea consignar los
impuestos (Retenciones y Estampillas) unicamente.
4. Diligencie los datos requeridos:
Tipo de documento = Cédula
Documento = Número de cédula del Responsable del Avance
Nombre = Nombre del Responsable del Avance
Valor = El valor arrojado en el Formato de Legalizacion de Avances, Total
Deducciones Y Retenciones
Valor en Efectivo = digitar la misma información del campo Valor
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CAPITULO 4 – PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y
Legalización de
Avances DE DINEROS NO EJECUTADOS
REINTEGRO
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CAPITULO 4 – PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y
Legalización de
Avances DE DINEROS NO EJECUTADOS
REINTEGRO
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CAPITULO 4 – PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y
Legalización de
Avances
REINTEGRO DE DINEROS NO EJECUTADOS
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CAPITULO 4 – PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y
Legalización de
Avances DE DINEROS NO EJECUTADOS
REINTEGRO
5. Seleccione la opción Reintegro de Avances no Ejecutados.
Esta opción se utiliza cuando el responsable del avance desea consignar los
dineros sobrantes del avance unicamente.
6. Y continue con el paso 4
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CAPITULO 4 – PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y
Legalización de
Avances DE DINEROS NO EJECUTADOS
REINTEGRO
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