PROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÙBLICA MANUAL DE ORGANIZACIÒN NOMBRE DE LA UNIDAD: CONTROL DE BIENES INSTITUCIONALES DEPENDENCIA JERÀRQUICA: COORDINADOR/A GENERAL ADMINISTRATIVO/A RESPONSABLE COORDINADOR/A DE BIENES INSTITUCIONALES SUPERVISA A : : SECRETARIA SUB- AREA ACTIVO FIJO SUB-AREA ALMACÉN SUB-AREA FONDO CIRCULANTE RELACIONES EXTERNAS: Proveedores de suministros, A.R.S.J, Corte de Cuentas de la República, Ministerio de Hacienda, Organismos Internacionales Donantes y otras instituciones. RELACIONES INTERNAS: Despacho Procurador General de la República, Secretario/a General, Procurador/a General Adjunto, Procuradores/as Adjuntos de Áreas Especializadas, Unidad de Calidad Institucional, Coordinadores Nacionales de Atención al Usuario, Coordinadores de Apoyo Institucional, Procuradores Auxiliares, y Coordinadores de Oficinas Especializadas, Coordinadores Locales de atención al usuario. OBJETIVO GENERAL DE LA UNIDAD: Registrar, controlar y preservar los activos Institucionales; recibir, controlar y proveer, loa bienes consumibles. BASE LEGAL DEL ÀMBITO DE ACCIÒN DE LA UNIDAD: Ley Orgánica de la PGR, Art. 49 Reglamento NTCI Especificas de la PGR vigente Ley de Viáticos, PROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÙBLICA MANUAL DE ORGANIZACIÒN Lacap Disposiciones Generales del Presupuesto, Ley Administración Financiera Institucional Código Civil, Código Tributario. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD: PROCURADOR/A GENERAL COORDINADOR GENERAL AMINISTRATIVO/A COORDINADOR DE UCBI Secretaria AREA ALMACEN AREA FONDO CIRCULANTE AREA ACTIVO FIJO () ATRIBUCIONES DE LA UNIDAD: Llevar el control y el registro de todos los activos de la institución. Supervisar la preservación adecuada de los activos de la institución, (según disponibilidad de fondos). Llevar el control y registro de los bienes consumibles de almacén. PROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÙBLICA MANUAL DE ORGANIZACIÒN Supervisar el resguardo adecuado de los bienes en almacén así como la recepción y entrega de los mismos. Garantizar que el activo fijo, el fondo circulante y el almacén institucional, cumplan con las normativas legales correspondientes. RESPONSABILIDADES: Por medio de un Instrumento Normativo, el/la Procurador/a General de la República, a través de la Unidad de Control de Bienes Institucionales, establecerá los mecanismos necesarios sobre el manejo y custodia de los Activos Fijos de la institución. Mantener y actualizar procedimientos documentados para el manejo y custodia de los activos fijos de la institución. Mantener y actualizar procedimientos documentados en la sub-área del almacén sobre el abastecimiento, almacenamiento y distribución de los insumos solicitados en las procuradurías auxiliares. El encargado/a del Almacén, recibirá los bienes, dejando constancia escrita de lo actuado. El Almacén establecerá un sistema de registro que permitirá controlar y manejar los bienes materiales y suministros, en forma manual y mecanizada. Se deberá hacer constataciones físicas contra los registros existentes una vez al año, con el objeto de establecer la existencia real de los inventarios de bienes materiales. Todo descargo de bienes deberà estar debidamente justificado y seguir el procedimiento establecido en el instructivo respectivo para tal efecto. El sistema para el registro y custodia de Activos Fijos, deberà facilitar la codificación e identificación por clase, ubicación, fecha y costo de adquisición, valúo del activo cuando es donado o no se dispone de costos, depreciación revalúo, cuando aplique etc. Con el propósito de contar con información que facilite la toma de decisiones para su reposición, utilización, reparación, mantenimiento o descargo de los mismos. La Unidad de Control de Bienes Institucionales, en Coordinación con los Procuradores Auxiliares, Coordinaciones de Apoyo Institucional de apoyo y demás jefaturas, elaborará y ejecutará en la medida de las posibilidades financieras, un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de uso que se considere necesario, a efecto de prolongar su vida útil. La Unidad de Bienes Institucionales, será la responsable de coordinar y aplicar la normativa emitida por el Procurador/a General de la República, para el cargo o descargo de maquinaria, equipo, bienes intangibles, bienes de producción, y otros. De acuerdo con la normativa legal existente, los bienes dados o PROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÙBLICA MANUAL DE ORGANIZACIÒN descargados, podrán donarse permutarse, subastarse, o someterse a cualquier acción. Los bienes inmuebles propiedad de la Procuraduría, deberán estar documentados en escritura pública, que amparen su propiedad y/o posesión y estar debidamente inscritos en el registro correspondiente según indica la Ley. Los documentos que amparan la propiedad de los bienes, custodiados por la jefatura de la Unidad de Control de Bienes Institucionales. La Unidad de Control de Bienes Institucionales, a través del Encargado de Activo Fijo y del Almacén, deberán conciliar los registros de Activos Fijos y las existencias, respectivamente, con los registros contables que lleva la Unidad Financiera Institucional, con el objeto de regularizar los saldos de las inversiones en bienes de uso, siguiendo igual procedimiento con los Bienes Inmuebles de la institución. NORMAS INTERNAS: Instructivo Fondo Circulante Instructivo de Viáticos Instructivo de Almacén Manual para la Administración y Control de Activo Fijo Instructivo de Descargo de Bienes FUNCIONES ESPECÍFICAS POR SUB-UNIDAD: 1) ÀREA DE ACTIVO FIJO Se encarga de velar porque los bienes muebles e inmuebles que conforman el activo fijo de la institución sean entregados, registrados y evaluados; a fin de suplir las necesidades en este rubro a nuestros clientes internos. Funciones Principales: Controlar los bienes muebles e inmuebles de la Procuraduría General de la República. Verificar mediante inventario físico (una vez al año) la existencia ubicación y condición de los activos fijos. Asignar número de inventario a los bienes muebles nuevos y/o donados. Actualizar las existencias en libros de los activos fijos, de acuerdo al inventario realizado. Llevar un registrar en sistema computarizado de todos los activos fijos de la institución. Autorizar la salida de los bienes de las instalaciones de la PGR. PROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÙBLICA MANUAL DE ORGANIZACIÒN 2) Proponer el descargo de bienes que se encuentren en mal estado. ÀREA DE ALMACÉN Se encarga del resguardo, control, recepción y provisión de los bienes consumibles a las diferentes unidades organizativas de la Procuraduría General de la República. 3) Funciones Principales: Verificar y recibir los bienes consumibles de los diferentes proveedores. Entrega de insumos, mediante requerimientos de suministros a todas las Unidades de la institución. Registrar los bienes adquiridos y entregados en el sistema computarizado de almacén. Verificar físicamente el inventario de insumos de almacén, (dos veces al año). Elaborar reportes mensuales de existencias para la unidad financiera y UACI. Resguardar adecuadamente los insumos. ÀREA DE FONDO CIRCULANTE Atender necesidades urgentes de recursos a las diferentes unidades organizativas de la Institución para gastos no programados en el presupuesto anual. Funciones Principales: Pago de viáticos al personal. Compra y/o pago de facturas de gastos emergentes solicitados por las diferentes unidades. Elaboración de pólizas de gastos para reintegro de los fondos. Reintegro de fondos a las diferentes cajas chicas que se manejan a nivel nacional. Liquidación anual de la asignación correspondiente al año fiscal. Revisión de liquidación de las cajas chicas que se manejan a nivel nacional. Control en libros y chequera de disponibilidad de fondos.