* Letters of intent Las "cartas de intención" (más conocidas en la

* Letters of intent
Las "cartas de intención" (más conocidas en la terminología inglesa) son
documentos nacidos en la práctica de la contratación internacional con la primordial
finalidad de eludir la expresión "contrato" (contract), que han permitido flexibilizar
los estrechos moldes de la dimámica de la contratación interna. De este modo, las
partes pueden mantener relaciones comerciales sin sentirse vinculadas, hasta el
momento en que así lo decidan. No obstante, los documentos no se califican en
atención a lo que las partes indican, sino según su contenido. Por ello, hay que
prestar especial atención al modo en que se redacta la carta de intención para
evitar que surjan entre las partes relaciones de un contrato válido, en el que
concurren sus elementos esenciales. A continuación, se recoge un modelo de carta
de intención acompañado de una breve explicación sobre su contenido.
PREBID LETTER OF INTENT
September 1, 2002.
This letter of intent follows discussions we have had concerning a subcontractual
arrangment in Ruritania that would enable Internacional Inc. ("International"), to
prepare and submit a proposal on the ------ (expresión del Proyecto a realizar por
las partes) ----("Project"). It is anticipated that if International is awarded a
contract for the Project (such contract is hereinafter called "Contract") with the
Goverment of Ruritania ("Owner"), Internacional and Subcontractor will execute a
subcontract.
The purpose of this letter is to summarize our discussions and set forth the
manner to proceed. It is our understanding that neither Subcontractor nor
International shall be obligated to the other by this Letter for failure to finally agree
on formal and final contract. The general basis and conditions recited in this letter
are subject to a formal and final contract, if any.
As discussed, we have decided to proceed on the following basis:
In connection with the premises and mutual convenants set forth herein,
International and Subcontractor hereby agree that they will jointly submit a
prequalification application and bid to the Owner in respect of the project works
and, in case of successful bidding, will establish a consortium to execute the
relevant Contract on the following basis:
1.- Scope of Work of Each Party.
At present all the works, responsabilities, and requirements for the Project could be
divided and allocated tentatively among the Parties as follows:
- Iinternational: Project management, design (excluding civil works), engineering,
supply, and election of electromechanical materials.
- Subcontractor: complete civil works design and construction (including supply of
relevant materials), supply of TCN manpower, supply of equipment locally available
It is agreed that, on receipt of the Tender Documents, the Parties will reach final
agreement on how to share the scope of work.
2.- Authority for Representing the Parties.nternational: Project
It is agreed that International will be the Consortium Leader and will act as
Representative of both Parties. International will be authorized to sign also on
behalf of the other Party all documents relevant to the joint prequalification and
joint bid and, in case of award, the Contract with the Owner.
3.- Liability.
The parties shall be jointly and severaly liable for the obligations toward the Owner
under the Contract.
4.- Duration.
International and Subcontractor shall proceed on the basis set forth in this Letter
until whichever of the following shall first occur:
i.
ii.
iii.
until the joint bid has been rejected by the Owner.
until the Contract has been awarded to a competitor other than the
parties.
if the Contract is awarded to the Parties, until this Letter of Intent is
substituted by a Consortium Agreement based on this Letter of Intent
and on the terms and conditions of the Contract.
5.- Confidentiality.
Joint bidding necessarily involves confidential matters, which need to be handled
carefully. All such matters that will come to the knowledge of the parties are to be
held strictly in confidence and are not to be disclosed to third parties unless a prior
written consent is given by the Party who may be affected by such disclosure.
6.- The Parties shall participate to the Tender for the Project on the basis of mutual
exclusivity. Therefore, neither Party shall directly participate to the tender for the
project nor shall submit an offer to third parties.
If this letter sets forth your intent and understanding of our discussions and method
or proceeding, please sign both copies of this letter and return one copy to
International.
INTERNATIONAL INC. SUBCONTRACTOR
Referencia: R.B.Lake y U. Draetta, Letters of intent and other Precontractual
Documents. Butterworths. USA. 1994. Appendix A-3, pp. 273 y ss.
* Comentario
A través de esta carta de intención, una empresa principal pone en
conocimiento de una o varias empresas su intención de llevar a cabo un proyecto
en un tercer Estado, para cuya ejecución requiere su colaboración. En todo caso,
dicha ejecución se supedita a la adjudicación del citado proyecto por la autoridad
administrativa del país en el que se va a desarrollar. El término prebid puede
traducirse como prelicitación y hace referencia al período previo al concurso
público.
Si bien podría considerarse que se trata de un contrato sometido a una
condición suspensiva –que el Estado adjudique a la empresa principal la ejecución
del proyecto sometido a licitación pública-, la falta de los elementos esenciales del
contrato (objeto cierto, causa lícita y partes) impide que pueda ser considerado de
este modo (STS 26 de marzo de 1993, EDJ 1993/3021).. No se determina el objeto
al que se refiere la relación jurídica, sino que sólo se establecen unos principios o
directrices que regirán, en su caso, las futuras negociaciones entre las partes. El
segundo párrafo expresa claramente esta idea, al indicar que: "...the purpose of
this letter is....".
A través de esta carta de intención las partes tan sólo fijan las bases de la
posible negociación de un contrato, dejando expresa constancia de que tampoco se
obligan a celebrar un contrato en el futuro. El presente documento es un ejemplo
de carta "no vinculante", en el que las partes resumen los extremos tratados en las
conversaciones mantenidas hasta el momento en que se redacta, que son los
siguientes: en primer lugar, las actividades que deberá realizar, en su caso, cada
empresa (Scope of Work of Each Party).
En segundo extremo, el encargado/a de representar a las partes (Authority for
Representing the Parties), que tiene especial interés en este supuesto, dado que
están considerando que la ejecución del proyecto se realice a través de un
consorcio o asociación contractual de empresas; en tercer término, el régimen de
responsabilidad del consorcio para con terceros (Liability) y la duración o vigencia
temporal de la carta de intención (Duration). También se prevé una cláusula de
confidencialidad en virtud de la cual las partes se comprometen a no revelar a
terceros información sobre aspectos técnicos o relativos al funcionamiento de cada
una de las empresas (Confidentiality). Y, por último, se recoge una cláusula de
exclusividad a tenor de la cual las partes no podrán proponer ofertas a terceros,
prohibiéndose asimismo la realización de negociaciones paralelas.
Notas de autor: J.M. Gámez Jiménez, Becario de Investigación del Departamento
de Derecho público y Derecho privado especial.
Véase del mismo autor, "Las cartas de intención en el comercio internacional. Una
aproximación a su régimen jurídico desde el Derecho privado español", Aranzadi
civil/mercantil
núm.
52,
septiembre
de
2003
(http://www.aranzadi.es/boletines/civil-mercantil/)