TICS - Contraloría de Bogotá D.C.

CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-07710Fecha: 2014-05-02 10:35 Proc #: 545329
Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-07134
“Por un control fiscal efectivo y transparente”
13000
PARA:
Dra. ADRIANA DEL PILAR GUERRA MARTÍNEZ
Responsable Proceso Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones
DE:
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
ASUNTO:
Verificación Plan de Mejoramiento. Proceso Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones con corte a marzo de 2014.
REF:
Memorando radicado 537523 de 25/03/14
De conformidad con lo establecido en la Resolución Reglamentaria No. 010 de 2014, de
manera atenta me permito comunicar el resultado de la verificación efectuada al Plan de
Mejoramiento del asunto con corte a marzo de 2014:
De un total de 19 hallazgos, no conformidades, acciones de mejora y/o riesgos, incluidos
en el Plan de Mejoramiento-Acciones correctivas, preventivas y de mejora del Proceso de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, fueron cerrados 3, reiterado el cierre
de 4, permaneciendo abiertos 12 para verificación al final del periodo abril-junio de 2014.
El estado de los 19 hallazgos, acciones de mejora y/o riesgos contenidos en el Plan de
Mejoramiento-acciones correctivas, preventivas y de mejora del Proceso Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones, se resumen en la tabla 1:
Tabla 1
Anexo 1 “Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora”
Proceso Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a marzo de 2014
ORIGEN
TIPO DE ACCIÓN
(Correctiva o
preventiva o de
mejora)
Mejora
1 - AUTOEVA
2OFICINA
DE
Correctiva
CONTROL INTERNO
6-AUDITORÍA FISCAL
Correctiva
8.5-OTROS RIESGOS
Preventiva
SUBTOTAL ANTIGUAS
MITIGADOS
M
SE SUGIERE
EL CIERRE
(A*)
TOTAL
CERRADOS +
ABIERTOS
ABIERTOS
A
CERRADOS
C
3
2
5
1
1
2
3
8
0
0
4
3
0
4
HALLAZGOS INGRESADOS EN EL TRIMESTRE EN ANÁLISIS ( PRIMER TRIMESTRE DE 2014)
3AUDITORÍA
INTERNA AL SISTEMA
Correctiva
2
INTEGRADO
DE
GESTIÓN-AISIG
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6
3
15
2
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Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-07134
3AUDITORÍA
INTERNA AL SISTEMA
Preventiva
INTEGRADO
DE
GESTIÓN-AISIG
6-AUDITORÍA FISCAL
Correctiva
SUBTOTAL NUEVAS
TOTAL GENERAL
1
1
4
12
1
0
0
3
0
0
0
0
0
4
1
4
19
Fuente: Reporte Anexo 1 Proceso Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a marzo de 2014.
Como resultado de la verificación, a continuación se detalla el estado de cada uno de los
hallazgos, no conformidades y/o riesgos incluidos en el Plan de Mejoramiento-Acciones
correctivas, preventivas y de mejora del Proceso Evaluación y Control:
1. ACCIONES CORRECTIVAS
1.1. AUDITORÍAS ENTES DE CONTROL EXTERNOS
1.2. AUDITORÍA FISCAL
Solicitud y/o reiteración de solicitud de Cierre AEC
Fue reiterada la solicitud de cierre realizada por la OCI durante la verificación llevada a
cabo durante el mes de diciembre de 2014 de 4 hallazgos formulados por la Auditoría
Fiscal, así:
1. Fue reiterada la solicitud de cierre a la Auditoría Fiscal del hallazgo No. 2.1.5.1
“Hecho constitutivo de hallazgo administrativo, por deficiencias durante la
ejecución del Contrato 03 de 2011, en proceso de transferencia tecnológica
(capacitación) al ser recibida por personal con vinculación temporal que
actualmente esta desvinculado y en consecuencia se perdió parte del
conocimiento apropiado.”, al evidenciarse que en los últimos contratos de TICS
celebrados se incorporó el componente de capacitación a los funcionarios, principalmente
a los de planta (SIVICOF, SIGESPRO, BSC y Office 2013), para su máximo
aprovechamiento.
2. Fue reiterada la solicitud de cierre a la Auditoría Fiscal del hallazgo No. 2.1.6.1
“Hecho constitutivo de hallazgo administrativo, con incidencia fiscal y disciplinaria,
en cuantía de $73,211,328, por la contratación de la actualización y soporte para
software BSCONTROL, aplicativo informático que presentó fallas técnicas que no
fueron corregidas durante el tiempo del Contrato 03 de 2011 y no obstante, este
se liquidó y pago en su totalidad”, al evidenciarse la celebración del contrato de
prestación de servicios 038 de 16 de julio de 2003 con la firma
MACROPOYECTOS, para la actualización, mejoras tecnológicas, puesta en
producción mantenimiento y soporte técnico del Sistema de Gestión Estratégica
de Indicadores –BSCONTROL, así como el trabajo conjunto entre las Direcciones
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de Planeación y TIC, para garantizar la puesta en producción nuevamente del
aplicativo Balancead ScoreCard.
3. Fue reiterada la solicitud de cierre a la Auditoría Fiscal del hallazgo No. 2.1.8.1.
“Hallazgo administrativo originado en la no estructuración ni incorporación de la
información base en software "RELCO", así como la no puesta a disposición del
aplicativo a los equipos auditores como herramienta para el ejercicio fiscalizador”,
al verificarse: la trazabilidad en la Intranet de la entidad en Aplicaciones y Manual
Relco; la creación de las respectivas cuentas de usuario según perfiles y roles
definidos, así como la creación de las cuentas de usuario a nivel de consulta para
los funcionarios de las Sectoriales y el DRI; el Sistema de Relatoría de la
Contraloría en el Proceso de Responsabilidad Fiscal.
4. Fue reiterada la solicitud de cierre a la Auditoría Fiscal del hallazgo No. 2.4.4.
“Hecho Irregular constitutivo de Presunto Hallazgo Administrativo ?Intangibles? Se
observó que no se tiene un adecuado reconocimiento, clasificación registro y
revelación de sus licencias y software; si bien es cierto, no afecta el saldo total de
los Intangibles (1970), si incide en los montos individuales de las subcuentas
licencias y software?”, al evidenciarse remisión de las TIC´s a la Subdirección
Financiera de la información relacionada con el inventario de las licencias y
software adquirido o desarrollado por la Entidad, con el propósito de que el área
financiera pueda registrar contablemente su valoración del licenciamiento de
software que la entidad tiene hasta la fecha instalado.
HALLAZGOS ABIERTOS
Permanecen abiertos 3 hallazgos formulados por la Auditoría Fiscal:
1. Informe final de auditoría, modalidad especial "Recursos informáticos adquiridos en la
vigencia 2011 y funcionalidad de los sistemas de información ZAFIRO y RELCO”:
2.1.2.1 “Hallazgo administrativo por irregularidades en el ejercicio de la función de
supervisión en la ejecución contractual de los actos jurídicos que se relacionan a
continuación: - Contrato No. 015 del 8 de abril de 2011. - Anexo Técnico No. 6 del
Contrato No. 52 de 2009. - Anexo Técnico No. 7 del Contrato No. 52 de
2009.2.1.1.” , al verificarse en el Proceso Gestión Contractual, la remisión por
parte de la Subdirección de Contratación a la Dirección de Planeación de los
manuales de contratación con sus anexos respectivos para su actualización y
revisión técnica, sin que se hayan publicado. El plazo de la acción expiró, sin que
se solicitara la ampliación del plazo para el cumplimiento de la acción. Se está a la
espera de la decisión de la Auditoría Fiscal al respecto.
2. “Informe final auditoría regular vigencia 2011”.
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2.4.5 “Hecho Irregular Constitutivo de Presunto Hallazgo Administrativo.
¿Reconocimiento de Intangibles?, al no evidenciarse el reconocimiento ni el
registro de bienes inmateriales en producción que son identificables y controlables
de cuya utilización o explotación se obtiene un potencial de servicios, donde
también se incluye los intangibles formados; es decir, los que ha obtenido y
consolidado a través del tiempo y que se caracterizan por generar ventajas
comparativas frente a otras entidades, tales como:?”, al no cumplirse la acción 1:
“Definir la política o el procedimiento para valorar y determinar el periodo de
amortización del bien”, puesto que no se ha elevado a Acto Administrativo el
Procedimiento para valorar y determinar el periodo de amortización del bien, de
acuerdo con la solicitud realizada por la Subdirección Financiera respecto a la
política para valorar y determinar el periodo de amortización de los bienes
intangibles de propiedad de la Entidad.
El plazo expiró el 31 de diciembre de 2013, sin que se solicitara la ampliación del
plazo para el cumplimiento de la acción. Se está a la espera de la decisión de la
Auditoría Fiscal al respecto.
3. “Informe Final de Auditoría vigencia 2012- PAAF 2013 - 30 de octubre de 2013”.
2.2.3.1. “Hecho irregular con presunto Hallazgo Administrativo, Planes de Mejoramiento
En este ámbito la Contraloría de Bogotá suscribe Planes de mejoramiento y cuenta con
un plan anual de evaluaciones independientes. Sin embargo, se detecta que tienen serias
dificultades en la presentación y conformidad de los mismos, y sobre todo en el
establecimiento de acciones correctivas adecuadas que subsanen las deficiencias
detectadas por este despacho, es así como en las auditorias desarrolladas durante la
vigencia de 2012, se dio no conformidad a los diferentes planes de mejoramiento
suscritos por lo menos dos y tres veces sin que la Contraloría lograra presentar acciones
correctivas apropiadas”, hallazgo formulado al Proceso Evaluación y control pero cuya
acción involucra a todos los procesos: “Elaborar un tablero de control para asegurar el
cumplimiento del cronograma de implementación y seguimiento de las acciones
formuladas en el plan de mejoramiento del proceso”. El plazo de ejecución de la misma
culmina el 30 de junio de 2014.
1.2. AUDITORÍA INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -AISIG
NO CONFORMIDADES ABIERTAS
Permanecen Abierta las 2 no conformidades formuladas por la AISIG realizada durante el
mes de marzo de 2014:
1. No se evidenciaron registros del desarrollo del Procedimiento Gestión de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones el cual fue adoptado en
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Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
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noviembre de 2013”, durante la verificación a junio de 2014, se evaluará la
identificación de las
2. actividades que pueden generar registros dentro del procedimiento de TIC`s
conforme a las nuevos equipos adquiridos que se encuentran en proceso de
instalación.
2. “Se aplican encuestas pero no se efectúa informe de análisis de datos de las mismas
que posibiliten su utilización efectiva en términos de toma de decisiones o acciones”, al
evidenciarse los procesos de aplicación, recolección y tabulación
de datos,
encontrándose pendiente la realización de las fases de elaboración presentación,
convocatoria, difusión y retroalimentación de los resultados.
1.3. AUDITORÍA REALIZADA POR LA OFRICINA DE CONTROL INTERNO-OCI
HALLAZGO CERRADO
1. Se efectuó el cierre del hallazgo formulado por la OCI “No actualización de los
formatos del procedimiento para pagos en el aplicativo SI CAPITAL, de uso en la
entidad”, al evidenciado realización de revisión de los formatos y validación de los puntos
de control en SI CAPITAL para el proceso de pagos.
2. ACCIONES PREVENTIVAS
2.1. MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL
RIESGOS ABIERTOS
Permanecen Abiertos para monitoreo permanente, los 3 riesgos formulados por el
Proceso Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el Mapa de Riesgos
Institucional:
1. “No Pérdida de información.”, no obstante evidenciarse implementación de la
infraestructura tecnológica a través de la configuración e instalación de 288
computadores, 20 impresoras de trabajo pesado, 20 switches en todos los centros de
cableado y configuración del 80% de las cuentas de correo en la nube adquiridas;
mejoramiento de los sistemas de información mediante el ajuste del sistema SIVICOF
para la recepción de la cuenta anual y mensual (Resolución 011/2014), encontrándose en
proceso de estabilización el SIGESPRO SI-CAPITAL, permanece abierto para monitoreo
permanente.
2. “Acceso no autorizado a bases de datos”, no obstante verificarse implementación de la
infraestructura tecnológica a través de la configuración e instalación de 288
computadores, 20 impresoras de trabajo pesado, 20 switches en todos los centros de
cableado y configuración del 80% de las cuentas de correo en la nube adquiridas.
Verificado mejoramiento de los sistemas de información mediante el ajuste del sistema
SIVICOF para la recepción de la cuenta anual y mensual (Resolución 011/2014),
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encontrándose en proceso de estabilización el SIGESPRO
abierto para monitoreo permanente.
SI-CAPITAL, permanece
3. “Desarticulación de la Infraestructura tecnológica”, no obstante evidenciarse documento
contentivo de la políticas de TIC´s, en proceso de actualización y publicación. Se
encuentra pendiente su difusión, así como el desarrollo del plan de fortalecimiento de la
Cultura en el uso de las TICS, permanece abierto para monitoreo permanente.
2.2. NO CONFORMIDAD POTENCIAL ABIERTA
Permanece Abierta la no conformidad potencial formuladas por la AISIG al Proceso
Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, realizada durante el mes de marzo de 2014:
1. “Se evidencia alto nivel de riesgo de afectación de los diferentes productos de la
Entidad, al no garantizarse la continuidad en el funcionamiento de las herramientas de
sistemas (página Web e Intranet, correo electrónico, SIGESPRO, SIVICOF, entre otros),
lo que ocasiona una posible baja en la productividad y eficiencia en la organización al no
suministrar de manera permanente y oportuna, acceso a la información que se requiere
para el desarrollo del trabajo, y por ende la generación de posibles no conformidades con
los requisitos del Sistema Integrado de Gestión –SIG”, al evidenciarse la implementación
de la infraestructura tecnológica a través de la configuración e instalación de 288
computadores, 20 impresoras de trabajo pesado, 20 switches en todos los centros de
cableado y configuración del 80% de las cuentas de correo en la nube adquiridas, así
como el mejoramiento de los sistemas de información mediante el ajuste del sistema
SIVICOF para la recepción de la cuenta anual y mensual (Resolución 011/2014),
encontrándose en proceso de estabilización el SIGESPRO SI-CAPITAL.
3. ACCIONES DE MEJORA
ACCIONES DE MEJORA CERRADAS
Se efectuó el cierre de 2 acciones de mejora, formuladas por autoevaluación, así:
1. “El plan de contingencias actualizado no se ha operacionalizado ni probado, a
pesar del inicio de la implementación del nuevo sistema de seguridad informática,
que asegure su funcionamiento eficaz en el momento en que se active el plan,
buscando la minimización de las fallas ante la posible materialización de los
riesgos”, al haberse efectuado el cierre durante la verificación realizada a
diciembre de 2013, gracias a la eficacia de la misma. Por tanto debe excluirse del
Plan de Mejoramiento.
2. “Reforzar en la Entidad una cultura de compromiso en el buen uso y seguridad
de los servicios y recursos informáticos, para aprovechar al máximo la inversión
tecnológica”, al evidenciarse
el refuerzo en la Entidad de la cultura de
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compromiso en el buen uso y seguridad de los servicios y recursos informáticos,
para aprovechar al máximo la inversión tecnológica, al verificarse la incorporación
en los contratos de TICS celebrados a la fecha y la asistencia a la capacitación de
los funcionarios (SIVICOF, SIGESPRO, BSC y Office 2013), para su máximo
aprovechamiento.
ACCIONES DE MEJORA ABIERTAS
Permanecen abiertas para verificación permanente, las 3 acciones de mejora
formuladas por autoevaluación en el informe de gestión del proceso:
1. “Falta de trazabilidad en la atención de los requerimientos de mantenimiento y mejora
de los sistemas de Información”, se efectuará verificación a la acción de mejora con corte
a junio de 2014.
2. “Falta de apropiación de las áreas usuarias con relación a los sistemas de información
que son de uso directo de las mismas”, se efectuará verificación a la acción de mejora con
corte a junio de 2014.
3. “Falta de conocimiento frente a los nuevos cambios tecnológicos en la Contraloría”, se
efectuará verificación a la acción de mejora con corte a junio de 2014.
OBSERVACIONES
1. No fue incluido dentro del Plan de Mejoramiento del Proceso Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, el hallazgo formulado por la Auditoría Fiscal mediante
Informe Final de Auditoría vigencia 2012- PAAF 2013 - 30 de octubre de 2013 No. 2.4.2.
“Hecho irregular constitutivo de Presunto Hallazgo Administrativo: En julio de 2012
con documento “traslado 88” de almacén se sacó del servicio el proyector
multimedia video-beam con placa 23664 por valor de $8.7 millones y se trasladó a
equipo no….” , cuya acción consiste en: “Modificar el aplicativo SICAPITAL con los
desarrolladores de Oracle para que se programe la rutina que realice el calculo
matemático en el aplicativo de acuerdo a lo solicitado y realizar el ajuste”, en
corresponsabilidad con el Proceso Gestión de de Recursos Físicos y cuyo
vencimiento es el 31/07/2014.
2. No fue incluido dentro del Plan de Mejoramiento del Proceso Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, el Pronunciamiento 2.9.2.1; 1 AF-1800000-29 de
31/2011: “Acceso, uso oportuno y efectivo del sistema de relatoría. En reciente
auditoría especial adelantada por la Auditoría Fiscal "Recursos Informáticos
adquiridos en la vigencia 2011 y funcionalidad de”, cuya acción consiste en
“Realizar las adecuaciones técnicas necesarias para la creación de usuarios y
contraseñas para el uso del aplicativo RELCO, por parte de la Dirección de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y la Dirección de Reacción
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PBX 3358888
CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-07710Fecha: 2014-05-02 10:35 Proc #: 545329
Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-07134
Inmediata, para alimentación…”, en corresponsabilidad con el proceso de
responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
RECOMENDACIONES
Incluir la totalidad de hallazgos formulados por las diferentes auditorías internas y
externas y coordinar con los responsables de otros procesos cuando son
comunes, para evitar posibles incumplimientos de acciones, especialmente en los
casos relacionados con la Auditoría Fiscal.
Cordialmente,
LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Proyectó: JATV
Revisó: LIRM.
Anexo: Formato Plan de Mejoramiento Proceso Evaluación y Control en siete (7) folios.
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