Procedimiento operativo de preinscripciones a primer grado

Nombre del documento:
Procedimiento operativo de preinscripciones a primer grado de
educación primaria
Referencia al punto de la norma ISO 9001:2000: 7.2.1. y 7.5.1.
Código:
DGPPEE-S02A-PO-12
Revisión : 4
Página: 1 de 9
1.0
Propósito
1.1
Proporcionar al sistema de Educación básica a nivel primaria del Distrito Federal de la
información válida, confiable y oportuna para la toma de decisiones que permitan atender de
manera satisfactoria la demanda de servicios educativos, adecuarse a su crecimiento, y hacer
más eficiente la infraestructura escolar.
2.0
Alcance
2.1.
Aplica a los aspirantes que solicitan ingresar a primer grado de educación primaria en los
planteles oficiales del Distrito Federal.
2.2.
Aplica a la Subdirección del Sistema Automático de Inscripción y Distribución (SAID) de la
Dirección de Planeacion Educativa, perteneciente a la Dirección General de Planeacion,
Programación y Evaluación Educativa.
2.3.
Aplica a la Coordinación Sectorial de Educación Primaria, perteneciente a la Dirección
General de Operación de Servicios Educativos (DGSOE).
2.4.
Aplica a la Dirección General de Servicios Educativos Iztapalapa (DGSEI).
3.0
Políticas de operación
3.1.
Los lineamientos establecidos en este documento serán de observancia obligatoria para todos
los que participan en el proceso de preinscripciones en el nivel primaria.
3.2.
Será responsabilidad de la Dirección de Planeación Educativa (DPE), realizar el proceso de
asignación y distribución de alumnos a los planteles oficiales con base en criterios de equidad
y transparencia.
3.3.
la Coordinación Sectorial de Educación Primaria y la Dirección General de Servicios
Educativos Iztapalapa (DGSEI) serán responsables de proporcionar a los padres de familia
una atención oportuna y eficiente.
3.4.
La Subdirección del Sistema Automático de Inscripción y Distribución (SAID), será
responsable de distribuir y verificar el cumplimiento del documento que contiene las políticas
de operación del proceso; asimismo, el material para la capacitación del proceso de
preinscripción a nivel primaria a la Dirección General de Operación de Servicios Educativos
(DGOSE) y la Dirección General de Servicios Educativos Iztapalapa (DGSEI)
3.5.
Los directores(as) de los planteles serán responsables de llevar a cabo la operación del
proceso de preinscripciones y de entregar oportuna, completa y ordenadamente la información
obtenida a los responsables de los módulos de atención. Quienes a su vez entregarán dicha
Nombre del documento:
Procedimiento operativo de preinscripciones a primer grado de
educación primaria
Referencia al punto de la norma ISO 9001:2000: 7.2.1. y 7.5.1.
Código:
DGPPEE-S02A-PO-12
Revisión : 4
Página: 2 de 9
información a la Coordinación Sectorial de Educación Primaria y a la Dirección General de
Servicios Educativos Iztapalapa (DGSEI).
3.6.
La Coordinación Sectorial de Educación Primaria y la Dirección General de Servicios
Educativos Iztapalapa (DGSEI), serán responsables de enviar la información que contiene la
demanda y oferta educativa en el Distrito Federal, debidamente validada, a la Dirección de
Planeación Educativa.
3.7.
El personal que no cumpla con las normas que señala el presente documento será sujeto a
las sanciones que puede ir desde una amonestación hasta la destitución.
Nombre del documento:
Código:
Procedimiento operativo de preinscripciones a primer grado de
educación primaria
Referencia al punto de la norma ISO 9001:2000: 7.2.1. y 7.5.1.
DGPPEE-S02A-PO-12
Revisión : 4
Página: 3 de 9
4.0
Diagrama del proceso
Dirección de
Planeación Educativa
Coord. Admva.
DGPPEE
OAFSEDF
DGOSE - DGSEI
Inicio
1
Definición de
necesidades
para proceso de
preincripciones
3
Gestión para
la validación e
impresión de
publicidad y
formatos
2
Autorización de
la publicidad.
4
5
Envió de
material para el
proceso de
preinscripciones
7
Impresión de
publicidad y
formatos
6
Distribución y
difusión del
material para el
proceso de
preinscripciones
8
Capacitación para
el proceso de
preinscripciones
Capacitación
interna
10
Validación de
base de datos
de la demanda y
oferta educativa
9
Envió de la base
de datos de
preinscripciones
validada
FIN
Nombre del documento:
Código:
Procedimiento operativo de preinscripciones a primer grado de
educación primaria
Referencia al punto de la norma ISO 9001:2000: 7.2.1. y 7.5.1.
DGPPEE-S02A-PO-12
Revisión : 4
Página: 4 de 9
Descripción del procedimiento
Secuencia de
etapas
1. Definición de
necesidades para
proceso de
preinscripciones
Actividad
Responsable
1.1. Actualiza los formatos: como cartel, volantes,
PRIM-INS-03,
SAID-PRIM-01,
PRIM-INS-10,
PRIM-INS-01,
PPRIM-INS-04,
PRIM-INS-05,
PRIM-INS-07 a su vez rotafolios y minutas que se
emplearán en el proceso.
Subdirección del
SAID de la DPE.
.
1.2. Calendariza los periodos de preinscripciones
dentro del mes de febrero de cada año, para el
nivel educativo de primaria.
1.3. Elabora el contenido de la publicidad del proceso:
carteles y volantes “Febrero, mes de las
preinscripciones”.
1.4. Envía a la Oficina de la Administración Federal de
Servicios Educativos en el Distrito Federal, para su
autorización la propuesta de la publicidad que se
empleará en el proceso de preinscripciones e
informa el techo presupuestal para la campaña en
periódicos al área de Comunicación Social.
2. Autorización de la
publicidad.
2.1. Revisa el diseño de carteles para la publicidad que Comunicación Social
se empleará en el proceso de preinscripciones.
de la OAFSEDF.
2.2. Actualiza el diseño de carteles.
2.3. Autoriza la publicidad que se utiliza en el mes de
febrero para el proceso de preinscripción en el mes
de febrero.
3. Gestión para la
validación e
impresión de
publicidad y
formatos .
3.1. Recibe el cartel autorizado en el archivo
electrónico y muestra impresa.
3.2. Realiza reunión con la Dirección General de
Operación de Servicios Educativos y la Dirección
General de Servicios Educativos Iztapalapa,
presentando la publicidad final que se utilizara
durante el periodo de preinscripciones para su
validación.
3.3. Envía a la Coordinación Administrativa para su
impresión el archivo electrónico y muestra impresa
de la publicidad, los formatos y los materiales que
se utilizaran en el proceso de preinscripciones.
Subdirección del
SIAD de la DPE.
Nombre del documento:
Código:
Procedimiento operativo de preinscripciones a primer grado de
educación primaria
Referencia al punto de la norma ISO 9001:2000: 7.2.1. y 7.5.1.
DGPPEE-S02A-PO-12
Revisión : 4
Página: 5 de 9
Secuencia de
etapas
Actividad
Responsable
Publicidad
 Carteles.
 Volantes.
Formatos
 Indicaciones para la Preinscripciones a
Educación Primaria (SAID-PRIM-01).
 Solicitud de preinscripción a Educación
Preescolar (PRE-INS-10).
 Solicitud de Preinscripción a Educación Primaria
(PRIM-INS-10).
 Solicitud de Preinscripción a Educación
Secundaria (SEC-INS-10)
 Rotafolio de capacitación (SAID-ANEXO-01).
 Hoja continua para impresión de la solicitud de
ingreso (PRE-INS-01).
4. Impresión de
publicidad y
formatos.
4.1
Recibe y reproduce la publicidad y los formatos Coordinación
autorizados.
Administrativa
DGPPEE.
4.2
Remite a la Dirección de Planeación Educativa, la
publicidad y los materiales que se utilizarán en el
proceso de preinscripción.
5. Envió del material 5.1. Recibe el material impreso.
para el proceso
de
preinscripciones 5.2. Organiza, clasifica y empaqueta por Delegación
política, módulo y O.P. (Orden de Proceso).
Subdirección del
SAID de la DPE
Grupo de
Coordinadores de
delegación
5.3. Remite el material a la Coordinación Sectorial de
Educación Primaria, y Dirección General de
Servicios Educativos Iztapalapa.
5.4. Entregar a la Coordinación Sectorial de Educación Departamento del
Primaria la validación de la demanda de primaria SAID
del proceso de preinscripciones (DGPPEE-S02AIT-05).
Nombre del documento:
Código:
Procedimiento operativo de preinscripciones a primer grado de
educación primaria
Referencia al punto de la norma ISO 9001:2000: 7.2.1. y 7.5.1.
DGPPEE-S02A-PO-12
Revisión : 4
Página: 6 de 9
Secuencia de
etapas
6. Distribución y
difusión del
material para el
proceso de
preinscripciones.
Actividad
Responsable
6.1. Entrega el material para su difusión a los Coordinación
responsables de módulo de atención.
Sectorial de
.
Educación Primaria
DGOSE y DGSEI.
6.2. Entrega el Material para su difusión a los planteles Responsable de
educativos de acuerdo con las cantidades módulo de atención
solicitadas.
6.3. Realiza
la
difusión
preinscripciones.
del
proceso
de Directores (as)
7. Capacitación para 7.1. Entrega a los responsables de módulo de atención Subdirección del
el proceso de
de Coordinación Sectorial de Educación Primaria SAID de la DPE
preinscripción.
y DGSEI el rotafolio para la capacitación y /o
actualización del proceso de preinscripciones.
7.2. Imparte taller para el proceso de preinscripciones Grupo de
en la Coordinación Sectorial de Educación coordinadores de
Primaria y DGSEI.
delegación
8. Capacitación
interna.
8.1. Multiplica la capacitación y/o actualización del Responsable del
proceso de preinscripciones a los directores (as) módulo de atención
de los planteles.
(DGOSE y DGSEI)
9. Envió de la base 9.1. Realiza el proceso de preinscripción y entrega Directores (as) del
de datos validada.
documentación a los responsables de módulo.
plantel
9.2. Remite la documentación del proceso de Responsable del
preinscripción a la Coordinación Sectorial de módulo de atención
Educación Primaria.
9.3. Realiza la validación de la documentación y envía Coordinación
la base de datos de la demanda y la oferta Sectorial de
educativa a la DPE.
Educación Primaria
de la DGOSE
DGSEI.
Nombre del documento:
Código:
Procedimiento operativo de preinscripciones a primer grado de
educación primaria
Referencia al punto de la norma ISO 9001:2000: 7.2.1. y 7.5.1.
DGPPEE-S02A-PO-12
Revisión : 4
Página: 7 de 9
6.0
Documentos de referencia
Documentos
Código (cuando aplique)
Ley General de Educación (D.O.F. 13-julio-1993). Capítulo I,
Artículos 3º. y 4º.
No aplica
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública
(D.O.F. 23-junio-1999). Capítulo VI, Artículo 35, Fracción IV.
No aplica
Programa Nacional de Educación 2006-2012.
Guía
Técnica
para
la
Elaboración
de
No aplica
Manuales
de
No aplica
Procedimientos y de Gestión de la Calidad.
Procedimiento Gobernador para la Elaboración de Documentos.
DGPPEE-A10A-PG-01
Diagrama del Cronograma de Formatos del Proceso de
Inscripción.
Cronograma de Formatos del Proceso de Inscripción.
No aplica
Cronograma de Actividades del Proceso de Inscripción.
7.0
No aplica
No aplica
Registros
Registros
Base de datos de la oferta y la
demanda.
Tiempo de
conservación
Responsable de
conservarlo
Código
1 año
Departamento del SAID
No aplica
Nombre del documento:
Procedimiento operativo de preinscripciones a primer grado de
educación primaria
Referencia al punto de la norma ISO 9001:2000: 7.2.1. y 7.5.1.
Código:
DGPPEE-S02A-PO-12
Revisión : 4
Página: 8 de 9
8.0
Glosario
8.1 Actividad: Conjunto de operaciones afines que contribuyen al logro de una o varias funciones, a
cargo de una unidad responsable.
8.2 Anexo: Información complementaria que se considera necesaria para cumplir adecuadamente
con un procedimiento o formato. Los anexos se deberán adjuntar físicamente al final del
procedimiento.
8.3 Alcance: Delimita dónde es aplicable este procedimiento.
8.4 D.G.O.S.E.: Dirección General de Operación de Servicios Educativos.
8.5 D.G.S.E.I.: Dirección General de Servicios Educativos Iztapalapa.
8.6 Diagrama de proceso: Representación de forma gráfica de la secuencia que siguen las
operaciones de un determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o los materiales,
mediante el uso de una simbología.
8.7
Instructivo de trabajo: Documento o escrito que contiene un conjunto de indicaciones y
especificaciones a que se debe sujetar la realización de una actividad. Disposiciones y
procedimientos que se deben seguir para la realización de un fin determinado.
8.8
Proceso: Conjunto de etapas o pasos con características de acción concatenada, dinámica y
progresiva que concluye con la obtención de un resultado.
8.9 S.A.I.D.: Sistema Automático de Inscripción y Distribución.
8.10 Unidad Responsable: Cada uno de los órganos que integran una institución, con funciones y
actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforma a través de una
estructura orgánica específica y propia.
8.11 Validación: Cerciorarse de que se trate de algo confiable mediante un análisis minucioso de la
información.
8.12 D.O.F. Diario Oficial de la Federación.
8.13 O.P.:Orden de Proceso.
Nombre del documento:
Código:
Procedimiento operativo de preinscripciones a primer grado de
educación primaria
Referencia al punto de la norma ISO 9001:2000: 7.2.1. y 7.5.1.
DGPPEE-S02A-PO-12
Revisión : 4
Página: 9 de 9
9.0
Anexos
9.1 Talón de preinscripción (PRIM-INS-01)
9.2 Resumen de las solicitudes de inscripciones a primaria (PRIM-INS-03)
9.3 Solicitud de preinscripción a educación primaria (PRIM-INS-10)
9.4 Solicitud de preinscripción a Educación secundaria (SEC-INS-10)
9.5 Rotafolio para la capacitación (SAID-ANEXO-01).
9.6 Catálogo de secundarias por delegación (SEC-INS-11).
9.7 Instructivo de trabajo para validación de la demanda de primaria del proceso de preinscripciones
nuevo ingreso (instructivo de trabajo código DGPPEE-S02A-IT-05)
10.0
Cambios a esta versión
Número de
Fecha de la actualización
revisión
2
30 septiembre 2004
3
30 septiembre 2005
4
15/febrero/2008
Descripción del cambio
Se eliminó la descripción detallada de
actividades
correspondientes a otras unidades administrativas.
Se modificó el nombre de la Dirección General y el de la
Subsecretaría.
En el glosario se agregó el punto 8.12
Se cambió el pie de página Nombre por Cargo.
Se cambió el control de emisión solo en la última hoja.
Se cambio logotipo institucional de la SEP.
Se cambio código del documento.
Se modificaron, se adicionaron y eliminaron algunos textos
de Política de Operación; la Descripción de
procedimientos; Diagrama de flujo, secuencias de Etapas;
Registros y Glosario.
.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre
Elaboró
Revisó
Autorizó
Act. Felipe Zamora Ramos
Lic. Homar Ortiz Pérez
Act. Lourdes Atilano Míreles
15/febrero/2008
15/febrero /2008
I5/febrero/2008
Firma
Fecha