programación de sala de operaciones

Clínica Ricardo Palma
Oficina de Sistemas
PROGRAMACIÓN DE SALA DE
OPERACIONES
Versión 1.0
MANUAL DE USUARIO
2009
1. INTRODUCCIÓN
Este sistema está realizado para acceso remoto vía web, tiene la finalidad de mostrar la
programación de sala de operaciones por día, en una malla de filas y columnas, donde
las filas son las horas disponibles distribuidas en 30 minutos y las columnas son las
salas disponibles (6 Salas), y además mostrar en sus casilleros información básica como
nombre del médico responsable de la operación, apellidos del paciente y un resumen de
la operación a realizar, finalmente cada evento o programación puede pasar por los
estados de reservado, confirmado o realizado (facturado).
Con esta modalidad el médico podrá realizar sus reservaciones desde su casa u oficina
ingresando a la internet.
2. ACCESO AL SISTEMA
Desde la pantalla de internet digitar el enlace a la Clínica Ricardo Palma, adicionando el
número 82 antes de 2 puntos, como se ve en la imagen.
Para ingresar deberá digitar su código de Colegiatura (C.M.P.) como código de usuario
y su clave respectiva, además en la pantalla hay un enlace para ver el manual del
sistema en formato de lectura (PDF) y finalmente hay un enlace para ver las operaciones
del día en tiempo real.
Si es la primera vez que está ingresando, el sistema le va a mostrar un mensaje de alerta
indicando que debe actualizar primero sus datos:
En ese momento debe ingresar al botón actualizar datos de manera obligatoria para
completar algunos datos obligatorios que requiere el sistema y considerarlo como
usuario válido para que pueda programar, en esta pantalla debe registrar su password,
confirmar el password y su correo electrónico de manera obligatoria y su número de
teléfono o celular de manera opcional. El correo electrónico es de manera obligatoria,
ya que el sistema le enviará un mensaje de confirmación de sala para su control, y si
pone número de celular el mensaje también llegará a su móvil (próximamente en
funcionamiento).
3. VER SALA DE OPERACIONES DEL DÍA
En está modalidad de presentación, podrá ver en su pantalla de internet, las reservar y
confirmaciones que se van sucediendo en tiempo real actualizadas cada 15 segundos,
esta pantalla se verá también en pantalla gigante en la entrada al Centro Quirúgico, de
acuerdo al tiempo que va avanzando la pantalla se ubicará en la hora adecuada.
4. VER PROGRAMACIÓN DE SALA POR DÍA
Se muestra en forma detallada la distribución de salas y el horarios disponibles de todo
un día completo, en esta pantalla se podrá apreciar las operaciones que están reservadas
en color blanco, las confirmadas en color amarillo, las realizadas en color verde y las
que son de emergencia en color rojo. Debe hacer click en el calendario y elegir la fecha
deseada, en la parte superior le mostrará el nombre de usuario y su rol que está
cumpliendo, las cuales pueden ser administrador, jefe de sala, médico e invitado, cada
uno con permisos y características diferentes. De igual forma muestra una leyenda de
colores que indica la situación actual de un evento o programación específica. Con las
flechas del cursos o desplazando hacia arriba o abajo la barra ubicada al extremo
derecho podrá apreciar el resto de horas del día. Para salir haga click en Salir de Sala.
5. AGREGAR NUEVA PROGRAMACIÓN O EVENTO
Para agregar una nueva programación debe verificar la fecha que aparece al costado
izquierdo del calendario, esa es la fecha base para la programación:
Es la fecha
de referencia
básica.
Luego con el mouse debe ubicarse en la celda que coincida con la sala y la hora inicial
de la programación que desee, luego mantener presionado el mouse arrastrándolo hacia
abajo (teniendo en cuenta que cada celda contiene 30 minutos) para incrementar la
cantidad de horas que necesita, dependiendo del tiempo que va a durar la(s)
operación(es), luego suelta el mouse y aparecerá un área reservada de color blanco con
borde azul, con el nombre del médico y el tiempo a reservar, como se ve en la imagen,:
Para este ejemplo el Dr. Rozas desea hacer una reservación para la Sala 2 desde las 3pm
hasta las 6pm (3 horas). El sistema deberá, entonces, reservar 6 celdas, el médico ha
tenido que marcar las 6 celdas respectivas.
Si desea modificar el horario podrá movilizarse con toda la celda a otro bloque hacia
arriba o hacia abajo en la misma celda, colocando el mouse cerca del borde azul, el cual
cambiará el ícono del mouse para poder desplazarlo, además podrá ampliar o disminuir
el rango acercando el mouse a los bordes inferiores o superiores.
Puede hacer
click en la [X]
para eliminar
Este evento ha sido modificado de 3 horas a
hora y media, que se hizo modificando el
tamaño del cuadro en marco azul.
Luego tendrá que completar algunos datos que son necesarios para terminar una
separación de sala adecuada, hasta allí el sistema sabe que el Dr. Rozas desea separa la
sala 2 de 3pm a 4:30pm, pero faltan datos, para ello debe hacer click en el evento y le
mostrará la siguiente pantalla:
Presione este
botón para
buscar pacientes
Presione el botón para
buscar operaciones o
procedimientos
Presione acá
para agregar
procedimietos
Escriba la
intervención
específica
Para el dato del paciente, podrá buscarlo en una lista de pacientes registrados en el
sistema, para ello debe presionar el mouse en la lupa [ ] y mostrará otra pantalla de
selección, como se muestra en la siguiente pantalla:
Presione acá
para
seleccionar al
paciente
deseado
Presione acá
para buscar un
paciente
Se recomienda que la búsqueda de pacientes tenga la mayor precisión posible, por
ejemplo, si digita la letra A solamente, el sistema le va a pedir que como mínimo sea 6
letras, luego presiona la lupa [ ], aún así la búsqueda podría demorar un poco, por la
enorme cantidad de registros que existe, lo normal es que se busque por el número de
historia clínica o en su defecto apellidos completos.
Luego deberá seleccionar el o los procedimientos u operaciones que va a realizar en ese
tiempo, y la pantalla aparecerá como sigue:
Presione acá
para
seleccionar el
procedimiento
deseado
Presione acá
para buscar un
procedimiento
La búsqueda de procedimentos se podrá hacer escribiendo el nombre del mismo o
también digitando el código del tarifario de 6 dígitos, esta última búsqueda será más
rápida que la anterior.
Una vez terminado la selección, antes de agregar debe indicar la cantidad de veces que
va a realizar el procedimiento y si desea agregar otro procedimientos en el mismo
evento tendrá que volver a buscar, y elegir uno diferente, finalmente si desea algún
comentario o indicación alguna deberá registrar en el espacio destinado para ello y
deberá grabar el evento, dejando así, registrado su separación de sala a espera de la
confirmación oportuna vía correo electrónico o mensaje de texto en el celular.
Presione acá
para eliminar
el
procedimiento
Este es
un código
del
tarifario
clínico
Presione acá
para grabar la
separación de
sala
Si desea modificar los datos del evento, nuevamente tendrá que hacer la misma
operación anterior, con el mouse hacer click en el evento a modificar, pero debe tener
en cuenta lo siguiente, los eventos pueden ser eliminados o modificados por el mismo
médico que los ha programado y además el evento debe estar en estado de reservado
(color blanco) si está confirmado (amarillo) o realizado (verde) va a ser imposible
modificar o eliminar.
Si el mensaje mostrado en el evento no es suficiente o no se puede ver en forma
completa por el espacio que ocupa, puede acercarse con el mouse y aparecerá un ícono
en forma de mano seguido de un mensaje en la parte inferior derecha del evento, el cual
mostrará toda la información que debe verse.
6. CONFIRMAR
En la misma pantalla de programación, se debe hacer click derecho con el mouse y
aparecerá las siguientes opciones:
Enviar mensaje: Sólo está disponible para el administrador y jefe de sala, el cual
enviará la confirmación de sala, al médico.
Eliminar reserva: Está disponible sólo para el que lo ha creado, también para el
administrador y jefe de sala.
Reservar: Sólo está disponible para el administrador y jefe de sala, si por error
confirmaron una sala y no era correcto, entonces podrán volverlo a reservar para realizar
las modificaciones necesarias o en su defecto eliminarla.
Confirmar Sala: Sólo está disponible para el administrador y jefe de sala, confirmará
la sala dependiendo de los recursos y decisiones que el administrador o jefe tomen sobre
la reserva solicitada, en ese momento el evento debe cambiar del color blanco a color
amarillo.
Realizada: Sólo está disponible para el administrador y jefe de sala, indica el momento
de cierre o término de la operación, listo para enviar a facturación.
Emergencia: Sólo está disponible para el administrador y jefe de sala, con esta opción
puede indicar que un espacio reservado es sólo de emergencia, eso se hace para evitar
que algún médico puede usar el espacio que está ocupado.
Postergar: Este procedimiento está disponible para el que lo ha creado, siempre que
esté en estado reservado (color azul), con ello, podrá cambiar la reserva a días
posteriores.
Cuando el evento está confirmado o realizado, podrá enviar un mensaje al solicitante,
para ello, simplemente debe hacer click en la opción Enviar Mensaje y verá una
pantalla como muestra la imagen, si desea, escriba un comentario adicional y finalmente
haga click en Enviar; en seguida se mostrará un mensaje de enviado con éxito, si todo
sucedió en forma satisfactoria, posteriormente llegará un correo al destinatario con los
datos pertinentes.
7. CONCLUSIÓN
Este módulo de programación se encuentra en su primera fase y versión, de acuerdo al
uso y la necesidad que se presente el servicio del centro quirúrgico, se irá aumentando
más funcionalidades, entre otras el configurar el envío de confirmación por mensaje en
el celular.
Los usuarios podrán ingresar al sistema desde sus hogares, haciendo las reservaciones
respectivas y consultando información útil en tiempo real de todo el movimiento
quirúrgico de la clínica.
Manual de Usuario
Agregar dos salas de operaciones y asignar
Anestesiólogo.
Versión 1.0
2014
Historial de Revisiones
Fecha
Versión
Descripción
Autor
22/10/2014
1.0
Creación del documento
Emiliano Díaz
24/10/2014
1.5
Modificación del documento
Reynaldo Cauna
27/10/2014
2.0
Validación del documento
Abel Zárate
Tabla de Contenidos
1. PROBLEMÁTICA
Ante el constante crecimiento de pacientes operados en la clínica, nace la
necesidad de aumentar nuevas salas de operaciones y a su vez nace la necesidades
de mayor control y validaciones en la atención y configuración de la sala.
Surge la necesidad de registrar un anestesiólogo y verificar no sea asignado en dos
salas simultáneas.
OBJETIVO
1.1 Objetivo General
El objetivo del documento es orientar al usuario en las nuevas funcionalidades
al agregar dos salas nuevas al sistema actual y a su vez mostrar cómo se debe
asignar un anestesiólogo dentro del detalle del evento.
1.2 Objetivos específicos
Para poder cumplir el objetivo se realizará lo siguiente:
1. Ampliar dos salas y explicar cómo se hacer las separaciones, tanto en la SALA
06 y sala de EXTRAMURO.
2. Mostrar al usuario las validaciones que se van a mostrar, cuando exista un
cruce de horarios de anestesiólogos al arrastrar eventos.
3. Mostrar cómo debe registrar un anestesiólogo a un evento.
4. Mostrar el mensaje de disponibilidad del anestesiólogo al momento de
registrar y guardar.
5. Incluir en el reporte Excel el dato del Anestesiólogo.
2. ALCANCES
2.1 Agregar nuevas salas
Se agregaron dos nuevas salas SALA 06 y EXTRAMURO.
2.2 Opción de asignar anestesiólogo
1. El usuario deberá hacer clic en un evento ya creado.
2. Ingresar a la opción de registro de evento agregamos los campos requeridos y nos
aparecerá la siguiente ventana:
2.3 Seleccionar el anestesiólogo
Para ello hacer clic en la opción Requiere anestesiólogo (Ya que este campo es
opcional, sólo se debe de activar si requiere el anestesiólogo).
Luego proceder a seleccionar el anestesiólogo desde una lista.
2.4 Validación de registro
a. En caso de que seleccione un anestesiólogo que ya se encuentra ocupado
en ese horario, el sistema le mostrará una alerta y no se guardara hasta
que usted seleccione un anestesiólogo disponible, si el usuario selecciona
la opción “(SELECCIONE UN ANESTESIOLOGO)” y guarda sin seleccionar al
mismo, el sistema lo considerará como si no tuviera Anestesiólogo.
b. El segundo caso, puede suceder cuando en forma simultánea dos usuarios
tratan de registrar al mismo Anestesiólogos en el mismo horario, pero en
salas diferentes, el sistema le avisara de que ya se encuentra ocupado
mostrando el siguiente mensaje de alerta a la hora de guardar.
c. Para validar el cruce de horarios de un anestesiólogo asignado en el mismo
horario se proceder a seleccionar dos eventos que tengan el mismo
anestesiólogo.
Luego se procede a mover el primer evento haciendo un cruce de horarios del mismo
anestesiólogo.
El sistema validará y nos mostrará el siguiente mensaje de alerta.
2.5 Exportar a Excel
En la pantalla de programación de sala de operaciones existe una leyenda de
estados y se accede mediante el link habilitado para poder entrar a la opción de
exportar.
Se mostrará la siguiente ventana para poder exportar el archivo Excel y hacer clic en
y cuando desea guardar o abrir elegir las siguientes opciones
ó
.
Validamos que nuestro Excel contenga la lista de anestesiólogos y salas registrados,
finalmente ya tenemos la lista en formato Excel. Por otro lado también se puede
apreciar en la columna sala la abreviación de cada sala para su mejor identificación.