validacion de datos

Validación
Con esta opción podemos definir los datos que se van a ingresar a
una celda, o rango de celdas. Para acceder a ella, ingresamos por el
menú “Datos” >”Validación”, hay que tener en cuenta, que los
cambios que hagamos en validación aplicarán para las celdas que
tengamos seleccionadas.
El siguiente es el cuadro de validación:
a) En la primera etiqueta de este cuadro “configuración”,
determinamos el tipo de validación para las celdas que tengamos
señalas.
En primer lugar, cambiamos el valor en la casilla “Permitir:”, con lo
cual, tenemos las siguientes opciones para elegir:
• Cualquier valor: esta es la opción predeterminada para todas las
celdas y por lo tanto podemos ingresar cualquier valor en todas las
celdas en un libro de Excel.
• Número
entero: con
esta
opción
restringimos
los
datos
a
números enteros en un rango definido por nosotros. El rango lo
definimos en la casilla “datos”, donde podemos elegir las siguientes
comparaciones:
COMPARACION
DESCRIPCION
un valor que está en un rango, definido entre un máximo y un
Entre
mínimo.
un valor que no está en un rango, definido entre un máximo y
No está entre
un mínimo
un valor definido o un valor en otra celda.
Igual a
es diferente a un valor definido o un valor en otra celda.
No igual a
Un valor definido o un valor en otra celda.
Mayor que
Un valor definido o un valor en otra celda.
Menor que
Mayor o igual que Un valor definido o un valor en otra celda.
Menor o igual que Un valor definido o un valor en otra celda.
Ejemplo: si indicamos que en la celda sólo se ingresen valores entre
1 y 10, cuando ingresamos un número fuera del rango que
definamos, un número con decimales o texto, aparecerá un mensaje
de error.
• Decimal: Esta opción funciona igual a “número entero”, con la
diferencia que permite además de números enteros, números con
decimales en el rango que seleccionemos.
• Lista: con esta opción definimos que el valor que se ingrese a la
celda, sólo sea el que nosotros definamos en un listado, lo cual se
puede hacer de dos formas:
METODO
DESCRIPCION
para definir una lista personalizada, escribimos todos los
Definiendo la lista en el datos que queremos para nuestra lista, separándolos por
campo “Origen”:
punto y coma(;) (hay que tener en cuenta que algunos
equipos están configurados para trabajar con coma (,) ).
podemos escribir una lista en un rango de celdas, y luego
Definiendo la lista en
en la opción “Origen”, seleccionamos el rango donde
un rango de celdas:
hemos escrito los datos.
Una vez que definimos la lista, nos aseguramos que esté activa la
casilla “celda con lista desplegable”, con lo cual conseguimos que
cuando se seleccione la celda con esta validación, tenga un botón que
abre una lista que nos permite elegir el valor.
• Fecha: funciona igual a entero y decimal, sólo que los rangos
requeridos se refieren a fechas.
• Hora: Funciona igual a fecha, sólo que los rangos requeridos se
refieren a horas.
• Longitud de texto: determinamos el largo del texto que
deseamos que sea escrito, por ejemplo, si deseamos que en la celda
se escriban ciertos códigos, y sabemos que éstos tienen entre 3 y 5
caracteres, cuando alguien ingrese en la celda con esta validación un
código con menos de 3 caracteres o más de 5, aparecerá un error y
no permitirá ingresar el valor.
• Personalizada: en esta opción podemos definir la validación de
acuerdo a una fórmula que ingresemos.
b) En la segunda etiqueta del cuadro de validación “mensaje
entrante”, podemos definir el mensaje que aparece cuando
seleccionamos la celda. En esta opción definimos un título y un
mensaje de entrada, de tal manera que cuando seleccionamos la
celda con esta validación nos va a aparecer el mensaje que
definimos. Se utiliza cuando queremos aclarar el valor que se va a
ingresar en la celda.
Ejemplo: en la siguiente tabla se requieren dos datos, uno en la
celda A2 y el otro en la celda B2, para que el usuario que va a utilizar
el archivo lo haga de forma fácil, se ingresó un mensaje de entrada
en la celda A2, de manera que si seleccionamos esta celda, aparecerá
el siguiente mensaje:
c) En la tercera etiqueta del cuadro de validación “mensaje de error”,
definimos el mensaje que queremos que salga cuando se ingrese un
dato que no cumpla con la validación que definimos en la primera
etiqueta “configuración”. También podemos definir el tipo de mensaje
que queremos que salga, para esto contamos con las siguientes
opciones:
ICONO NOMBRE
Límite
Advertencia
Información
DESCRIPCION
Cuando elegimos esta opción, Excel no nos deja ingresar
a la celda un valor que esté por fuera de nuestra
validación.
Cuando elegimos esta opción, Excel nos pregunta si
deseamos ingresar un dato que está por fuera de nuestra
validación, dándonos a escoger entre ingresarlo o no.
Cuando elegimos esta opción, Excel sólo nos informa que
se está ingresando un dato que está por fuera de nuestra
validación, pero no nos restringe el ingreso del dato.
Luego que hayamos elegido el tipo de mensaje, escribimos la
información que queremos que salga en el mensaje emergente.
Si no queremos cambiar las opciones de “mensaje de error”, Excel
nos muestra el siguiente mensaje por omisión cuando se ingresa un
valor que está por fuera de nuestra validación:
Nota : las opciones de mensaje de entrada y mensaje de error se
pueden deshabilitar, quitando la selección de la casilla de verificación
que está al principio de estas dos etiquetas.