VENTAJAS competitivas de las EXTRANETS y PORTALES de BI

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VENTAJAS competitivas
de las EXTRANETS y
PORTALES de BI
La comunicación con clientes, empleados y distribuidores se ha convertido en
la piedra angular del crecimiento empresarial. Una buena oferta de
información permitirá a los usuarios actuar de forma más rápida y efectiva
y se conseguirá disparar la productividad de las empresas. Las soluciones
por las que están apostado grandes compañías de todo el mundo
son las extranets y portales de BI
, Marisol Moreno Edesa
Directora de Marketing de Cognos España
Ficha Técnica
AUTOR: Moreno
Edesa, Marisol
TÍTULO: Ventajas competitivas de las extranets y portales de BI
FUENTE: Estrategia
LOCALIZADOR:
Financiera, nº 226. Marzo 2006
29 / 2006
RESUMEN:
Gracias al auto-servicio, las organizaciones pueden disparar su productividad
y rentabilizar al máximo su fuerza de trabajo. Las extranets BI proporcionan la inmediatez
de una empresa virtual, reduciendo los costes asociados por compartir la información, y
ponen a disposición de los usuarios externos datos más actualizados que les permite actuar
de forma más rápida, adecuada y efectiva.
El auto-servicio de estos usuarios externos supone una gran descarga de trabajo y un ahorro de costes de personal para las compañías, dejando libres a los empleados para planificar el futuro y crear nuevas visiones estratégicas.
DESCRIPTORES: Dossier Bussiness Intelligence, extranets, portales B2B, reducción de cos-
tes, ahorro de costes, Tecnologías de la Información, rentabilidad.
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E
xtranet es una red privada que utiliza tecnología de Internet y el sistema público de telecomunicaciones para compartir con seguridad la parte
de la información o de las operaciones de
un negocio con los suministradores, vendedores, socios, clientes u otros negocios. Una
extranet se contempla como parte de la intranet de una compañía que se extiende a
los usuarios fuera de la compañía, normalmente sobre Internet. También se ha descrito como un “estado de la mente” en el
cuál se percibe Internet como una manera
de hacer negocio con otras compañías para
vender productos a los clientes.
Han transcurrido ya cuatro años desde
2002, el año del boom de las extranets y
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los portales empresariales. A lo largo de
este tiempo se ha seguido avanzando no
sólo en cuestiones tecnológicas, sino principalmente en la definición de las ventajas
y tipo de información que deben facilitar a
los que a ellos acceden. Durante las decadas de los 90 y los primeros 2000, comenzó a utilizarse el término “extranet”
para describir los depósitos centrales de
los datos compartidos hechos accesibles
vía red solamente a los miembros autorizados de los grupos de trabajo particulares. Las extranets especialmente seguras
se utilizan para proporcionar servicios virtuales de los datos a las compañías en un
número de sectores. Para enriquecer estos
portales con información de valor y potenciar el auto-servicio de sus usuarios,
estos puntos de encuentro virtuales se están dotando de soluciones de inteligencia
de negocio (Business Intelligence o BI) que
optimizan tiempos y costes.
Estas tecnologías BI, que hasta ahora
se centraban básicamente en los niveles
internos de las organizaciones, en los últimos tiempos están trasladando sus ventajas al entorno extranet. La idea es permitir que la información específica de las
bases de datos internas de las compañías
pueda presentarse a los clientes, socios,
suministradores, etcétera, en forma de informes y análisis, o que estos mismos actores puedan realizar consultas de la información en las bases de datos de cualquier tipo de organizaciones.
Sin lugar a dudas, contar con la satisfacción del cliente es el activo más importante de una empresa. Los estudios de
ventas demuestran que es mucho más
sencillo vender algo nuevo a un cliente satisfecho que vender algo a un cliente
nuevo. Estos estudios también demuestran que un enorme porcentaje de las
ventas se deriva de recomendaciones de
clientes satisfechos. Una extranet BI es
una herramienta para comunicarse con
clientes y mantenerles mejor informados
del valor que la compañía les puede aportar. También puede proporcionar una diferencia competitiva, permitiendo a los
clientes acceder a informes y análisis que
afecten a sus empresas. Gracias a la comunicación directa y de doble vía, las extranets BI permiten entender las expectativas de los clientes y responder a ellas;
mejorar su satisfacción; e informar mejor
acerca del valor exclusivo de sus productos y servicios.
La mayoría de las organizaciones
cuenta con los datos necesarios para responder a las necesidades de sus suminis-
tradores, socios y clientes, pero ésta permanece bloqueada en sus fuentes de datos corporativas. Los sistemas de información operativa capturan y almacenan los
datos transaccionales sin problemas, pero
no son capaces de distribuirlos a tiempo
ni en un formato significativo. Las soluciones BI han demostrado ser una respuesta eficaz a este desafío, ya que operan al nivel de las fuentes de información
de los sistemas operacionales, lo que les
permite unificar la información de diversas fuentes y proporcionar una visión común de la organización y sus operaciones.
Así, ayudan a extraer, transformar y cargar datos a partir de diversas fuentes y
convertirlos en informes, facilitando la incorporación de recursos informativos procedentes de otras entidades y de fuentes
de terceras partes para añadir valor al
flujo de datos corporativo.
INTELIGENCIA DE NEGOCIO
¿En qué se diferencia una extranet con
capacidades BI de otra que no las tiene? En
que permite compartir una vista unificada
de la empresa en todo el ámbito de la cadena de valor con suministradores, socios,
clientes, inversores, etcétera. Ello se traduce
en unas relaciones más fuertes y unos ciclos de negocio mucho más rápidos. Las
extranets con BI son la principal herramienta para hacer más transparente la información, crear nuevas corrientes de ingresos, ahorrar dinero, mejorar las relaciones con los clientes, reforzar los vínculos
con socios y revendedores, optimizar la colaboración con suministradores, y sentar las
bases de una gestión del rendimiento corporativo.
Las mejores extranets BI tienen que
reunir estos requisitos: ser seguras, intuitivas (sencillas de usar), centralizadas, escalables, personalizables, amistosas con los
recursos, y fáciles de mantener y administrar. Hoy en día, el glosario del sector se ha
enriquecido con términos como portales
extendidos, Internet extendida, portales
B2B, portales empresariales, redes de agentes o de intermediarios, y otras variantes.
Según los expertos, las extranets y portales
constituyen una parte central de la infraestructura empresarial. Según la consultora
Gartner, en 2004 los portales empresariales han seguido adaptándose en su lenta
migración de las grandes organizaciones a
empresas pequeñas y medianas.
Podría definirse una extranet como una
intranet para usuarios externos a la empresa. Gracias a la incorporación de capaciw
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w
Los sistemas de
información
operativa capturan
y almacenan
los datos
transaccionales
sin problemas,
pero no son
capaces de
distribuirlos a
tiempo ni en
un formato
significativo
dades de inteligencia de negocio (como reporting, análisis y scorecarding) puede
crearse una extranet BI, una manera de
proporcionar más valor a los visitantes y la
mejor respuesta a uno de los principales
escollos para su éxito: la información estática, que no invita a clientes, socios y suministradores a volver a visitar la web.
Una extranet BI permite, por ejemplo,
que los clientes reciban información a
tiempo, como listas de precios de productos actualizadas, ofertas especiales, retrasos en la entrega, etcétera. Los suministradores pueden acceder fácilmente a los inventarios clave. Los socios, revendedores y
brokers pueden acceder con seguridad a información sobre los productos que venden,
conocer el grado de satisfacción de clientes
y los resultados de ventas. Este tipo de extranets aprovecha la web para crear nuevas relaciones. La gestión de la atención al
cliente (CRM) se traduce en incrementos de
ingresos, ya que las empresas pueden comprender y mejorar en consecuencia el servicio gracias a unas interacciones de información enriquecidas a través de Internet o
una extranet. También mejora la eficiencia
operativa y se reducen costes, ya que se
simplifica la gestión de la cadena de suministros (SCM). En esos casos, las extranets
perfeccionan los procesos entre suministradores y socios. Aceleran el time-to-market y la respuesta de los consumidores.
ahorro de costes de personal para las compañías, dejando libres a los empleados para
planificar el futuro y crear nuevas visiones
estratégicas. Sirva de ejemplo una compañía que, en cuestión de segundos, informa a
sus clientes sobre nuevos precios en sus líneas de productos o que proporciona informes personalizados para que cada cliente
pueda ver la información pertinente.
Pero una extranet BI también debe
contar con algunos atributos destacados
como:
INFORMACIÓN TRANSPARENTE,
INMEDIATA Y SEGURA
Una de las principales tendencias de las
TI es la transparencia de la información.
Existen varios términos de moda para definirla: organización adaptativa de alto rendimiento, empresa en tiempo real, organización de latencia cero, etcétera. La idea es
que la compañía que se abra para compartir información con todos los factores influyentes (clientes, socios y suministradores) estará mejor posicionada para adaptarse al cambio y aprovechar las
oportunidades del mercado.
Las extranets BI proporcionan la inmediatez de una empresa virtual, reduciendo
los costes asociados con el hecho de compartir la información. Gracias al auto-servicio, las organizaciones pueden disparar su
productividad y rentabilizar al máximo su
fuerza de trabajo. También ponen a disposición de los usuarios externos una información más actualizada que les permite actuar
de forma más rápida, adecuada y efectiva.
El auto-servicio de estos usuarios externos
supone una gran descarga de trabajo y un
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•
Seguridad de la máxima categoría, que
permita realizar transacciones de información con la máxima seguridad, dentro y fuera del cortafuegos hacia los
despliegues en Internet y extranets
•
Soporte de distintas plataformas y servidores para escalar sin problemas hacia el soporte de miles de usuarios
•
Contar con una administración centralizada que permita al personal informático configurar, desplegar, modificar y
mantener todas las herramientas de TI
desde una ubicación central
•
Ofrecer un rendimiento predecible de
fiabilidad y disponibilidad documentados después de muchos bancos de
pruebas
•
Permitir un envío de información sin
incidentes con notificación de eventos
y unos tiempos de respuesta mínimos
•
Tener preferiblemente una arquitectura
abierta capaz de integrar servicios, aplicaciones y entornos
•
Suponer un bajo coste propietario, que
acelere el retorno de las inversiones en
inteligencia de negocio de la organización.
TECNOLOGÍAS
Las datos que tiene una organización
en su software de gestión, ERP (Enterprise
Resource Planning), aplicaciones y datos
procedentes de fuentes externas de la empresa (proveedores, bancos, etcétera) son
las fuentes. La tecnología de las extranets
y portales BI consiste en la extracción,
transformación y carga (Extraction, Transformation and Loading, o ETL) de dichos
datos a un data warehouse dotado con
tecnología XML (eXtensible Markup Language). Una aplicación se encarga de ex-
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traer los datos operacionales de la empresa y proceder a su tratamiento, organización y depuración para ser cargados en
el data warehouse para su posterior análisis y consulta. Se trata de aplicaciones
multiplataforma capaces de trabajar con
diferentes sistemas vigentes y obsoletos
como ERP, CRM, mainframe, AS/400 y conectarse a una gran variedad de fuentes
de datos, incluyendo archivos de texto,
hojas de cálculo, bases de datos relacionales vía ODBC (Oracle, Informix, DB2, SQL
Server, etcétera).
La plataforma de extracción de datos
actúa sobre este depósito de datos validados y extraídos de fuentes de información
empresarial para proporcionar información a los distintos perfiles definidos. La
plataforma de extracción de datos actúa
sobre el data warehouse generando la información en tiempo real y con acceso
universal, vía Internet, intranet, extranet o
dispositivos PDA. Esta explotación de la
información se realiza a través de un amplio conjunto de herramientas de consulta
y análisis de la información, aplicaciones
ad hoc, web services, etcétera. A partir de
las distintas fuentes de información de la
empresa, se puede así obtener un conjunto de datos uniformes, validados y estandarizados para automatizar y mejorar
procesos que involucran a personas, contenidos, datos y documentos dentro y
fuera de la empresa para gestionarlos online en entorno web, en tiempo real, desde
cualquier lugar y con total seguridad.
CASOS REALES
Las extranets y portales BI implementan una tecnología muy avanzada y excelente para hacer posible la comunicación
con clientes, empleados y distribuidores. Si
bien, esta tecnología ha de ofrecer información relevante a los usuarios en las
compañías, para ser realmente efectiva.
Grandes compañías en todo el mundo han
apostado por estas soluciones.
Schneider Logistics
Esta compañía de ámbito internacional,
especializada en el suministro logístico, ha
desplegado inteligencia de negocio para
que sus equipos internos y clientes puedan
convertir la información de la cadena de
suministros en una ventaja competitiva.
Schneider Logistics gestiona la ejecución de
la cadena de suministro de algunas de las
mayores compañías mundiales, entre ellas
General Motors Service Parts Operation y
Ford. Gracias a su extranet con inteligen-
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cia de negocio, los equipos y clientes de
Schneider Logistics pueden convertir la información de eventos en la cadena de suministros mediante estrategias que ahorren
y eviten costes, y que revelen y analicen las
tendencias y atascos operativos dentro de
los correspondientes procesos de la cadena
de suministros.
Flextronics
La filial la compañía en Singapur, es un
suministrador global de servicios de fabricación. Produce de todo, desde móviles a
equipos de red para las principales compañías de electrónica y TI del mundo. Con
más de un centenar de fábricas en todo el
mundo, para Flextronics resulta esencial
proporcionar un servicio coherente y unos
precios competitivos para sus clientes internacionales. En 2001, Flextronics desplegó una plataforma de BI con el fin de
agregar información de todo el mundo y
así monitorizar mejor su rendimiento. La
compañía ha puesto las métricas clave a
disposición de sus clientes para que estos
puedan integrarlas dentro del proceso de
fabricación. Por ejemplo, un fabricante de
productos electrónicos puede monitorizar
la fabricación en una planta remota usando
un portal extranet seguro y acceder a la información de lo que sucede en ese mismo
instante en la fábrica. Ello permite tanto a
Flextronics como a sus clientes ahorrar
tiempo y dinero.
Guardia Costera de EE.UU.
Este servicio marítimo, dependiente
del ejército, tiene la misión de proteger los
puertos y vías fluviales de la nación a lo
largo de la costa y en aguas internacionales. Hace poco ha implementado una solución de BI para los más de 6.000 usuarios
en 26 estaciones aéreas en EE.UU., Alaska,
Hawai y Puerto Rico, que la utilizan para
analizar datos logísticos críticos. El sistema implementado permite analizar y
desarrollar informes sobre información almacenada en el sistema ALMIS de gestión
logística de la aviación de la guardia costera. Antes, el personal remoto no podía
acceder a los datos. Ahora toda la información está basada en web, lo que permite realizar informes financieros, información de contratistas, estaciones y suministros, y detalles de la unidad de
mantenimiento a los que el personal autorizado para ello puede acceder de forma
instantánea. Los datos también están disponibles para los suministradores a través
de una extranet que les permite mantener
su propio inventario. 9
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