Procedimiento para la Reinscripción de Alumnos

Procedimiento para la Reinscripción de Estudiantes
Referencia a la Norma ISO 9001:2008 7.2.1, 7.2.2, 7.5.3
1.
Código: ITCHII-PO-14
Revisión: 6
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Propósito
Aplicar los lineamientos para la reinscripción de los estudiantes en el Instituto Tecnológico de
Chihuahua II.
2.
Alcance
Este procedimiento es aplicable a todos los estudiantes que cumplan requisitos para reinscripción con
base en el Manual Normativo Académico Administrativo 2007 y los Lineamientos Administrativos 2010.
3.
Políticas de operación
3.1. Para la elaboración y estructuración del Calendario Escolar, el Departamento de Planeación,
Programación y Presupuestación del Instituto, convoca a la División de Estudios Profesionales, Áreas
Académicas, Departamento de Recursos Financieros y Departamento de Servicios Escolares.
3.2. Para reinscribir a los estudiantes estos deberán cumplir con lo establecido en el Manual Normativo
Académico Administrativo 2007, Lineamientos Académico Administrativos 2010 y demás declarados
por el Instituto Tecnológico.
3.3. La División de Estudios Profesionales debe publicar el orden de reinscripción al menos con 2 días
hábiles antes de las fechas programadas para la reinscripción.
3.4. El pago de la reinscripción se realizará en caja con pago en efectivo contra recibo oficial de cobro o
bien en la sucursal bancaria donde el Instituto Tecnológico lo indique y será canjeado por el recibo
oficial de cobro previo a la asignación de carga académica.
ELABORÓ
Jesús Arturo Alvarado Granadino
Jefe de la División de Estudios
Profesionales
Firma:
20 de Mayo de 2011
ITCHII-PO-14
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
AUTORIZÓ
Víctor Manuel Delgado Muñoz
José Carlos Díaz García
Subdirector Académico
Director
Firma:
Firma:
23 de Mayo de 2011
25 de Mayo de 2010
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Rev. 6
Procedimiento para la Reinscripción de Estudiantes
Referencia a la Norma ISO 9001:2008 7.2.1, 7.2.2, 7.5.3
4.
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Diagrama de Procedimiento
División de Estudios
Profesionales
Departamento de
Servicios Escolares
Departamento de
Comunicación y
Difusión
Estudiante
Inicio
1
2
Programa y coordina
las actividades.
Difunde calendario
escolar.
3
4
Publicación de
Boleta Oficial
Electrónica.
Publica orden de
reinscripción.
A
NO
¿Procede la
Reinscripción?
5
SÍ
Registra los Proyectos de
Residencias Profesionales.
6
Cubre requisitos,
realiza pago y
selecciona
asignaturas.
8
7
Registra, Imprime y
Firma carga
académica.
Autoriza carga
académica.
¿Hay cambios
en el Periodo
de Bajas
Parciales?
Dar de baja temporal
o definitiva.
NO
SÍ
A
10
Registra, Imprime y
Autoriza nueva carga
académica.
9
Llena solicitud de baja
parcial.
11
Valida Carga Académica
Impresa del Total de
Alumnos Reinscritos.
Término
ITCHII-PO-14
A
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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5.
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Descripción del procedimiento
Secuencia de etapas
1. Programa y coordina
las actividades.
2. Difunde calendario
escolar.
3. Publicación de Boleta
Oficial Electrónica.
4. Publica el orden de
reinscripción.
Actividad
Responsable
1.1 Programa y coordina las actividades de reinscripción, a
través de una reunión donde se asignan actividades,
responsabilidades y fechas.
2.1 Realiza la difusión del calendario escolar, donde se
especifique la fecha de reinscripción.
División de Estudios
Profesionales
3.1 Publica la Boleta Oficial de manera Electrónica.
4.1 Publica el orden de reinscripción en el SII
4.2 Solicita al Departamento de Comunicación y Difusión
publique el orden de reinscripción en página web.
5. Registra los proyectos 5.1 Se registra en el SII los proyectos de Residencia
de Residencias
Profesional con la información requerida por el sistema
Profesionales.
de los estudiantes que van a solicitar reinscripción a la
materia.
6. Cubre requisitos,
6.1 Con la boleta verifica si procede su reinscripción, de
realiza pago y
acuerdo al Normativo para la acreditación de asignaturas
selecciona
vigente de acuerdo a su plan de estudios.
asignaturas.
6.2 En caso que no proceda su inscripción ir al punto 12.
6.3 En caso de que si proceda su reinscripción, deberá
cubrir los requisitos de reinscripción.
6.4 Realiza el pago de reinscripción correspondiente.
6.5 Selecciona asignaturas a cursar.
7. Registra, imprime y
7.1 Selecciona y registra en el SII la carga académica a
firma carga
cursar.
académica.
7.2 Imprime su carga en dos tantos y la firma de
conformidad.
8. Autoriza carga
8.1 El Coordinador de carrera autoriza la carga académica
académica.
a los estudiantes.
8.2 Se imprime por duplicado la carga académica y
entrega una de ellas al Estudiante debidamente
sellada y firmada.
9. Llena solicitud de baja 9.1 Llena la solicitud de baja parcial con el coordinador de
parcial.
carrera correspondiente en el formato ITCHII-PO-1402.
10. Registra, Imprime y
10.1 En el periodo de bajas parciales el coordinador
Autoriza nueva carga
registra, imprime y autoriza la nueva carga académica,
académica.
conforme a lo indicado por el normativo
correspondiente.
11. Valida Carga
11.1 Valida que todas las cargas académicas impresas y
Académica Impresa del
firmadas por el estudiante sean iguales a las
Total de Alumnos
registradas de forma electrónica.
Reinscritos.
11.2 Verifica que las cargas académicas del total de los
estudiantes reinscritos se encuentren dentro de la
normatividad vigente.
12. Dar de baja temporal 12.1 Se da de baja temporal o definitiva al estudiante
o definitiva.
según la normatividad.
ITCHII-PO-14
Departamento de
Comunicación y Difusión
Servicios Escolares
División de Estudios
Profesionales
División de Estudios
Profesionales
Estudiante
Estudiante
División de Estudios
Profesionales
Estudiante
División de Estudios
Profesionales
División de Estudios
Profesionales
Servicios Escolares
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6.
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Documentos de referencia
Documentos
Manual de Procedimientos para la Acreditación de Asignaturas de los Planes de
Estudios en los Institutos Tecnológicos (1997).
Manual Normativo Académico Administrativo 2007.
Lineamientos Académico Administrativos 2010.
7.
Registros
Registros
Tiempo de
conservación
Responsable de
conservarlo
Código de registro o
identificación única
Calendario Escolar.
Un año.
ITCHII-PO-14-01
Recibo Oficial de
Cobro.
Solicitud de Bajas
Parciales
Carga Académica.
Diez años.
Departamento de Planeación
de Programación y
Presupuestación.
Departamento de Recursos
Financieros.
División de Estudios
Profesionales.
División de Estudios
Profesionales.
8.
Un semestre.
Durante la estancia
del estudiante.
Folio de recibo oficial de
cobro.
ITCHII-PO-14-02
Número de control del
estudiante.
Glosario
8.1. Reinscripción: Es un proceso mediante el cual al estudiante se le asigna una Carga Académica que
corresponda a su avance reticular.
8.2. SII. Sistema Integral de Información.
9.
10.
Anexos
9.1. Formato para el Calendario Escolar.
ITCHII-PO-14-01
9.2. Formato de Solicitud de Bajas Parciales.
ITCHII-PO-14-02
Cambios de esta versión
Número de
Fecha de la
Revisión
actualización
6
20 de Mayo de 2011
5
04 de septiembre de
2009
4
22 de marzo de 2007.
ITCHII-PO-14
Descripción del cambio
Se realiza revisión total del procedimiento, cambio de código,
se incluye formato de solicitud de baja parcial, y se actualiza
para planes de estudio 2010.
Se realiza modificación total del procedimiento.
Se modifican las Políticas de Operación.
Se modifica el diagrama del Procedimiento.
En los registros se declara el control del recibo oficial por folio
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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Procedimiento para la Reinscripción de Estudiantes
Referencia a la Norma ISO 9001:2008 7.2.1, 7.2.2, 7.5.3
Código: ITCHII-PO-14
Revisión: 6
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y el control de la carga académica por número de control del
estudiante.
ITCHII-PO-14
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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