ESTRUCTURA DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE FORTALECIMENTO INSTITUCIONAL AUTOR Ing. Luis Campuzano Castro. Mg. Sc. Universidad Técnica de Machala ESTRUCTURA DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL “Lo que no se puede medir, no se puede gestionar” Simón González de la Riva INTRODUCCIÓN La Universidad Técnica de Machala (UTMACH) como resultado de la evaluación institucional realizada por el Consejo de Evaluación Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CEAACES) fue categorizada “D” por lo que de acuerdo al reglamento respectivo tiene que realizar un Plan de Fortalecimiento Institucional (PFI), que debe ser cumplido en doce meses, el mismo que para su cumplimiento debe tener un seguimiento y control. La Comisión de elaboración del PFI se plantea la formulación de este complemento adoptando la metodología del tablero de comando1 que va a permitir tomar las acciones suficientes y necesarias para enrumbar al Plan de Fortalecimiento Institucional a un cumplimiento total. La Universidad Técnica de Machala, cuenta con una Planificación Estratégica, que se la realizó con la participación de la comunidad universitaria y los sectores representativos de su entorno, en este instrumento están plasmados propósitos de largo alcance que van a afectar a la institución positivamente si se toman las decisiones en forma sistemática. Pero no se ha adoptado una metodología para su seguimiento y control que permita anticipar decisiones que deben tomarse en el presente para considerar implicaciones futuras. Hoy con la necesidad de llevar adelante el Plan de Fortalecimiento Institucional cuya aplicación es ahora, se tiene que generar un seguimiento y control eficiente que permita cumplir en este corto tiempo objetivos estratégicos urgentes con la toma de decisiones importantes para obtener resultados efectivos. La Universidad Técnica de Machala está en una fase de reestructuración en virtud de la reciente aprobación de su Estatuto por parte del Consejo de Educación Superior, por lo que su estructura interna está siendo acoplada a este instrumento legal, por ello se está implementado una gestión por procesos, la que va tomando forma en todos los estamentos capaz de lograr los objetivos propuestos y que ahora constituyen su prioridad aquellos considerados en el Plan de Fortalecimiento Institucional. El seguimiento y control se convierte en una herramienta muy necesaria para lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos planificados ya que es importante ir tomando los correctivos necesarios y urgentes para superar las metas 1 Vogel Mario Héctor, 2013 TABLERO DE COMANDO EN IBEROAMÉRICA, Club Tablero de Comando, Creative Commons Reconocimiento 2.5 Buenos Aires-Argentina. 1 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala planteadas. La UTMACH ha acogido para este cometido utilizar una metodología práctica y efectiva que permite visualizar permanentemente el progreso de las acciones que realizan diferentes actores de la institución y tomar los correctivos inmediatos que demande aquellas acciones que frenan la correcta marcha del Plan. OBJETIVOS Realizar el seguimiento permanente de las tareas y acciones que deben realizar cada uno de los responsables de las mismas y relacionarlos con los objetivos tácticos y estratégicos del Plan de Fortalecimiento Institucional para su asesoramiento y retroalimentación. Controlar los plazos, presupuestos y resultados que permitan cumplir eficientemente las tareas, acciones, objetivos tácticos y objetivos estratégicos planteados en el Plan de Fortalecimiento Institucional. Informar oportunamente a los responsables de las tareas y a las autoridades de la UTMACH los cumplimientos y desfases, para implementar los correctivos inmediatos y lograr el cumplimiento de los objetivos del Plan de Fortalecimiento Institucional. PERIODICIDAD El seguimiento y control del Plan de Fortalecimiento de la Universidad Técnica de Machala internamente será semanal y mensual y trimestral externamente (informes al CEAACES) Los responsables de las acciones y tareas realizarán el seguimiento y control semanalmente y el Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad lo hará mensualmente y trimestralmente, emitiendo informes mensuales a las autoridades de la Universidad y trimestralmente al CEAACES. Las autoridades de la universidad tienen acceso permanente al seguimiento y control del Plan y estarán monitoreando cada una de las tareas que se ejecuten o se atrasen. METODOLOGÍA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Mediante la aplicación de un sistema informático de control y seguimiento denominado tablero de comando se alimentará la información sobre el avance de las tareas planificadas, previo a su aplicación se proporcionará una capacitación exhaustiva a todos los responsables de las tareas y a las autoridades de la UTMACH. 2 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala El tablero de comando es una metodología que emplea los datos del Plan de Fortalecimiento Institucional desglosado por tareas y por responsables con el registro del tiempo de inicio y finalización de la tarea. Al tablero de comando tienen acceso los responsables de cada tarea planificada, mediante una ventana dedicada. El responsable de la tarea tiene que ir registrando los avances semanales de su tarea, tanto en tiempo, como en procesos realizados, resultados conseguidos y evidencias requeridas. El sistema va procesando la información y la incorpora al tablero de comando general que es administrado por el Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad, quien revisa semanalmente los avances y los reporta al sistema para retroalimentación de los responsables de las tareas. Al tablero de comando general tienen acceso permanente las autoridades de la universidad (Rector, Vicerrectora Académica, Vicerrector Administrativo). Además, como mecanismo de retroalimentación de las autoridades acerca de los avances de plan, se implementará un Procedimiento de Revisión por la Dirección (Anexo 1), de acuerdo a lo que estipula el apartado 5.6 de la norma internacional ISO 9001:2008. Este procedimiento se realizará con una periodicidad trimestral y extraordinariamente cuando lo soliciten las autoridades de la universidad. La Revisión por la Dirección permitirá analizar y llevar un registro de los avances logrados en la ejecución del plan, adoptar medidas que contribuyan a su eficacia. Para garantizar la eliminación de no conformidades provocadas por el eventual incumplimiento de estrategias, objetivos, acciones y tareas del Plan de Fortalecimiento se implementará un Procedimiento de Acciones Correctivas (Anexos 2, 3 y 4) de acuerdo a lo que establece el apartado 8.5.2 de la norma internacional ISO 9001:2008, de manera que se adopten medidas que permitan la eliminación de las causas de no conformidades detectadas, la conformidad con los requisitos y la evaluación de la efectividad de tales medidas. Trimestralmente se realizarán resúmenes de los avances y cumplimientos logrados para presentar los informes al CEAACES y retroalimentar los procesos que lo ameriten. ORGANIZACIÓN En el Estatuto de la Universidad Técnica de Machala se determina que: “Art. 14.- Estructura Organizacional.- La estructura organizacional de la Universidad Técnica de Machala, para el ejercicio de cogobierno y adecuado funcionamiento, es la siguiente: 3 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala PROCESO GOBERNANTE Nivel Directivo Consejo Universitario Nivel Ejecutivo Rectorado Vicerrectorado Académico Vicerrectorado Administrativo PROCESO DE ASESORÍA Consejo Académico Universitario Procuraduría General Dirección Académica Dirección de Planificación Institucional Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad Dirección de Comunicación Auditoría Interna Comité Consultivo de Graduados PROCESO HABILITANTE DE APOYO Secretaría General Dirección Administrativa Dirección Financiera Dirección de Talento Humano Dirección de Tecnologías de la Información Dirección de Cultura y Arte Dirección de Vinculación, Cooperación, Pasantías y Prácticas Dirección de Nivelación y Admisión PROCESO AGREGADORES DE VALOR Unidades Académicas Centro de Postgrados Centro de Investigaciones Centro de Educación Continua Empresas Públicas o Mixtas”2 Considerando esta estructura, la UTMACH está construyendo su mapa de procesos, el mismo que se visualiza de la siguiente forma: 2 Estatuto de la Universidad Técnica de Machala. Resolución RPC-SO-48-No.-517-2013 del Consejo de Educación Superior. 4 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala MAPA DE PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA La Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad es la que administra el Seguimiento y Control del Plan de Fortalecimiento Institucional. Su estructura orgánica es la siguiente: 5 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala VICERRECTORADO ACADÉMICO DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN INTERNA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD (DEIGC) COMITÉ ASESOR SECRETARÍA UNIDAD TÉCNICA DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL UTEI UNIDAD TÉCNICA DE GESTION DE LA CALIDAD UTGC UNIDAD TÉCNICA DE EVALUACIÓN DE CARRERAS Y PROGRAMAS - UTECP COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y GESTIÓN DE CALIDAD DE UNIDADES ACADÉMICAS (CEYGCF) EVALUACIÓN DE CARRERAS Y PROGRAMAS GESTIÓN DE LA CALIDAD DE CARRERAS Y PROGRAMAS El Plan de Fortalecimiento Institucional se ha planificado en función de Objetivos Estratégicos, Estrategias, Objetivos Tácticos, Acciones y Tareas por lo que la Estructura del Seguimiento y Control se ha organizado de la siguiente forma: PROCESO DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 1.-Tareas ejecutadas/ Tareas planificadas 2.- Acciones ejecutadas/Acciones planificadas 3.- Objetivos Tácticos Cumplidos/Objetivos Tácticos planificados 4.- Estrategias cumplidas/Estrategias planificados 5.- Objetivos Estratégicos cumplidos/Objetivos Estratégicos planificados 6 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala 1.- TAREAS.- Los responsables de las tareas son los ejecutores de las mismas y se constituyen en el primer elemento que procesa la información para reportarla al responsable de la Acción a la que pertenece la tarea. Él debe proporcionar el grado de cumplimiento, las evidencias generadas, las causas de un eventual atraso, las acciones para remediar el atraso, las recomendaciones o sugerencias para superar cualquier inconveniente que se produzca en la ejecución de la tarea encomendada. Esta etapa es la fundamental para el cumplimiento del Plan, por lo tanto el responsable tiene que empoderarse de su tarea y buscar las personas y mecanismos que le permitan cumplir a cabalidad su tarea. El responsable de la tarea reporta semanalmente al responsable de la acción. 2.- ACCIONES.- Los responsables de las acciones organizan, supervisan y controlan cada una de las tareas que tienen que realizar los responsables de las tareas para cumplir con la acción planificada por lo tanto es el que reporta al tablero de comando el grado de cumplimiento, las evidencias generadas, las causas de atraso, las acciones para remediar el atraso, las recomendaciones o sugerencias para superar cualquier inconveniente que se produzca en la ejecución de la tarea encomendada. El responsable de las Acciones tiene que solucionar el atraso de las tareas, en algunos casos el responsable de la Acción es el directo responsable de la tarea. Los responsables de la Acciones reportan semanalmente al tablero de comando. 3.- OBJETIVOS TÁCTICOS.- Los objetivos tácticos se cumplen a partir de la ejecución de las acciones planificadas, por lo tanto van a depender del éxito o fracaso de las tareas. Para determinar su cumplimiento el Director de Evaluación es el que revisa, analiza y retroalimenta el grado de cumplimiento de las tareas y acciones, así como las evidencias que se generan. Informa a las autoridades de la universidad sobre los avances. 4.- ESTRATEGIAS.- El Director de Evaluación a partir de los reportes semanales de los responsables de las acciones, revisa la aplicación de las estrategias planificadas y las alinea con aquellas acciones que no están cumpliéndose, de ser el caso propondrá otras estrategias complementarias para lograr el objetivo táctico correspondiente. Deja constancia de su comprobación en el tablero de control en forma quincenal. 5.- OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.- El Director de Evaluación presenta a la Alta Dirección de la Universidad, constituida por el Rector, Vicerrectora Académica y Vicerrector Administrativo, un reporte mensual del cumplimento de los objetivos estratégicos. Además, se implementa un Procedimiento de Revisión por la Dirección con una periodicidad trimestral y extraordinariamente cuando lo 7 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala soliciten las autoridades de la universidad. La Revisión por la Dirección permite analizar y llevar un registro de los avances logrados en la ejecución del plan, se implementan los correctivos que permiten superar los inconvenientes y adoptar medidas que contribuyan a su eficacia. La Alta Dirección tiene acceso permanente al tablero de comando por tanto puede ir notificando de las novedades que observa y sugiriendo alternativas de solución al incumplimiento de tareas. Para una visualización oportuna y rápida del avance del Plan de Fortalecimiento se utiliza la siguiente escala cromática: ACTIVIDAD NO INCIADA INCUMPLIMIENTO ESTANCADO RIESGOS DIFICULTAN CONTINUAR EN PROCESO (FUERZA MAYOR) FINALIZADO IMPOSIBILIDAD DE CONTINUAR. SE RECOMIENDA ELIMINAR 8 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala EJEMPLO DE VISUALIZACIÓN DE UN TABLERO DE COMANDO RESPONSABLES Cada actividad o tarea debe tener un responsable para su ejecución. Las personas responsables no necesariamente son quienes ejecutan las actividades, pero si quienes garantizan su cumplimiento dentro de los plazos establecidos, así como la eficacia y eficiencia de las acciones implementadas. Los responsables deben proveer las evidencias de realización que se constituyen en los medios de verificación de las acciones o tareas encomendadas. El Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad de la UTMACH es el responsable de dar seguimiento y control del cumplimiento al Plan de Fortalecimiento Institucional, por ello las autoridades universitarias han dado la responsabilidad y autoridad suficiente para poder demandar de los responsables el cumplimiento de las actividades planificadas. El orden jerárquico de los responsables es: 1.- Responsable de Tareas 2.- Responsable de Acciones 3.- Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad (Responsable del Seguimiento y control) 4.- Rector (Responsable del Plan de Fortalecimiento Institucional) 9 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala CONCLUSIONES Toda planificación debe tener un seguimiento y control para lograr sus propósitos. La planificación requiere de una organización en una de sus partes y éstas deben estar engranadas entre sí, la planificación estratégica requiere implementar una estrategia para lograr el resultado esperado, por ello debe poseer una combinación apropiada de estructura y control. La estructura asigna las tareas y precisa como se realizan, sin embargo no da la motivación suficiente para que funcione correctamente la estructura, por lo que surge la necesidad del control, pero ese control no es suficiente sino se hace un acompañamiento (seguimiento) que permita ir corrigiendo en el proceso algún desajuste que tenga la tarea. El tablero de control es una herramienta informática que permite el seguimiento y control de las tareas de un plan en forma visual, porcentual y de costos mediante gráficos muy didácticos y de fácil interpretación. El seguimiento y control del plan garantiza el cumplimiento de los objetivos propuestos de una forma efectiva lo que se traduce en el éxito de la institución que lo aplica. 10 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala BIBLIOGRAFÍA - CEACES, 2014, GUIA PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORA Y PLANES DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR, Documento de apoyo, Quito – Ecuador. - Chamoun Yamal, 2006, ADMINISTRACIÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS LA GUÍA, UNA GUÍA PRÁCTICA PARA PROGRAMAR EL ÉXITO DE SUS PROYECTOS Editorial McGRAW – HILL INTERAMERICANA S.A., EDITORES S.A.DE C.V. México DF. - Goodstein L., Nolan T., Pfeiffer W., 2004, PLANEACIÓN ESTRATÉGICA APLICADA, Cómo desarrollar un plan que realmente funcione, Editorial McGRAW – HILL INTERAMERICANA S.A., Santafé de Bogotá, DC, Colombia. - UTMACH, 2013 Estatuto de Universidad Técnica de Machala (UTMACH), aprobado mediante resolución del Consejo de Educación Superior RPC – SO – 48 – No.- 517 – 2013 del 18 de Diciembre del 2013 - UTMACH, 2013 Plan Estratégico de Desarrollo Institucional 2013 – 2017 de la Universidad Técnica de Machala, aprobado mediante resolución del Consejo Universitario No.- 057-2013 del - Vogel Mario Héctor, 2013 TABLERO DE COMANDO EN IBEROAMÉRICA, Club Tablero de Comando, Creative Commons Reconocimiento 2.5 Buenos Aires-Argentina. Machala, mayo del 2014 11 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala ANEXOS ANEXO 1. PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN INTERNA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH 1. INTRODUCCIÓN Este procedimiento se refiere a las acciones que se realizan antes y después de la Revisión por la Alta Dirección al Plan de Fortalecimiento de la UTMACH, para asegurarse de su eficacia, adecuación y conveniencia continuas. La Revisión por la Dirección se realizará regularmente con una periodicidad trimestral, y de forma extraordinaria cuando la solicite la Alta Dirección de la Universidad, debe levantarse un registro de cada revisión (informe). Este procedimiento se realiza de acuerdo a lo que establece el apartado 5.6 de la norma internacional ISO 9001:2008. La información de entrada para la revisión por la dirección incluye: a. b. c. d. e. f. Actas de seguimiento de revisiones por la dirección previas Reportes parciales o informe final del cumplimiento del Plan de Fortalecimiento Estado de las Acciones Correctivas Resultados de Auditorías Los cambios que podrían afectar al Plan de Fortalecimiento de la UTMACH Las recomendaciones para la mejora. 2. OBJETIVO Analizar la información relacionada con la ejecución del Plan de Fortalecimiento de la Universidad Técnica de Machala, para la retroalimentación de las autoridades, la adopción de medidas que contribuyan a la eficacia del plan y la mejora continua del proceso de evaluación. 3. ALCANCE Este procedimiento se aplica a la Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad, la Alta Dirección e incluye a las áreas y procesos responsables de la ejecución del Plan de Fortalecimiento de la UTMACH. 4. RESPONSABLES El responsable directo de que este procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido es Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad. Además, contribuyen a la ejecución este procedimiento los Responsables de tareas y acciones del Plan de Fortalecimiento de la UTMACH, que son los siguientes: 12 Vicerrectora Académica Director(a) Académico(a) Decanos de Unidades Académicas Director(a) del Centro de Investigaciones de la UTMACH Director(a) de Vinculación con la Sociedad Director(a) de Construcciones Director(a) de Sistemas Director(a) del Sistema de Bibliotecas Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala 5. DEFINICIONES Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen al más alto nivel una organización. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación". 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ACTIVIDAD Solicitar información a las personas responsables de las acciones y tareas del Plan de Fortalecimiento de la UTMACH. Proporcionar información solicitada. Integrar y procesar la información recibida. Convocar a Reunión para la Revisión por la Dirección. Entregar a la Alta Dirección la información de entrada. Leer el Informe de Revisión por la Dirección. Valorar la eficacia de las medidas adoptadas en la Revisión por la Dirección previa, para asegurar la eficacia del Plan y la mejora continua del proceso de evaluación. Presentar el reporte del avance del Plan de Fortalecimiento a la Alta Dirección. Analizar la información presentada y recibida. Proponer medidas para asegurar la eficacia del Plan de Fortalecimiento y la mejora continua del proceso de evaluación. De ser necesario levantar No conformidades (NC) y registrarlas en los RACs. 11 Elaborar y firmar el Informe de Revisión por la Dirección. 12 Establecer fecha de la próxima Revisión por la Dirección. 13 Asegurarse de que los Informes de Revisión por la Dirección, así como los documentos y registros relacionados, sean identificados, archivados, fácilmente recuperables y protegidos de deterioro. AD: RTA: RAC: D-DEIGG: 13 RESPONSABLES D-DEIGG RTA D-DEIGG D-DEIGG D-DEIGG D-DEIGG AD D-DEIGG AD AD D-DEIGG D-DEIGG AD D-DEIGG AD D-DEIGG Alta Dirección Responsables de tareas y acciones del Plan de Fortalecimiento de la UTMACH Registro de acciones correctivas Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad. Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala 5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO RTA DIRECTOR DE EVALUACIÓN INTERNA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD ALTA DIRECCIÓN Inicio Solicitar información a las personas responsables de las acciones y tareas del Plan de Fortalecimiento de la UTMACH. Proporcionar información solicitada Integrar y procesar la información recibida. Convocar a Reunión para la Revisión por la Dirección. Entregar a la Alta Dirección la información de entrada. Leer el Informe previo de Revisión por la Dirección. Valorar la eficacia de las medidas adoptadas en la Revisión por la Dirección previa, para asegurar la eficacia del Plan y la mejora con nua del proceso de evaluación. Presentar el reporte del avance del Plan de Fortalecimiento a la Alta Dirección. Analizar la información presentada y recibida. Proponer medidas para asegurar la eficacia del Plan de Fortalecimiento y la mejora con nua del proceso de evaluación. ¿Se levanta NC? si no Elaborar y firmar el Informe de Revisión por la Dirección. Registrar en el RAC. Iniciar Procedimiento de Acciones Correc vas Registrar y archivar Establecer fecha de la próxima Revisión por la Dirección. Fin 14 Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala ANEXO 2. PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN INTERNA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH 1. INTRODUCCIÓN El Procedimiento de Acciones Correctivas utiliza la información proporcionada por los procesos de evaluación, para eliminar las causas de las no conformidades detectadas y prevenir que vuelvan a ocurrir. Se aplica después procesos de Revisión por la Dirección, Auditorías internas o externas, análisis de datos, análisis de quejas y/o sugerencias, identificación de productos no conformes, Análisis de la eficacia de procesos. En el establecimiento de acciones correctivas se determinan actores y procedimientos que deben registrarse. Este procedimiento se realiza de acuerdo a lo que establece el apartado 8.5.2 de la norma internacional ISO 9001:2008. 2. OBJETIVO Establecer un procedimiento documentado para la aplicación de acciones correctivas a las no conformidades detectadas por causa del incumplimiento de objetivos, acciones y tareas del Plan de Fortalecimiento de la Universidad Técnica de Machala. 3. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los procesos de la Universidad Técnica de Machala que tengan relación con su Plan de Fortalecimiento, en los que se detecten no conformidades que requieran la aplicación de acciones correctivas para lograr la conformidad con los requisitos. 4. RESPONSABLES El responsable directo de que este procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido es el Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad. Otros responsables de la ejecución de este procedimiento son: 15 Rector de la Universidad Técnica de Machala Vicerrectora Académica Vicerrector Administrativo Coordinador Técnico de Evaluación Institucional Coordinador Técnico de Gestión de la Calidad Integrantes del Comité Asesor de la Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad. Responsables de procesos relacionados con el Plan de Fortalecimiento de la UTMACH. Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala 5. DEFINICIONES No conformidad (NC): incumplimiento de algún requisito. Acción Correctiva (AC): acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Puede haber más de una causa para una no conformidad. La acción correctiva se usa para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Existe diferencia entre corrección y acción correctiva. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificación. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N° ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Revisar las no conformidades detectadas e informar al Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad. RP UP 2 Analizar la no conformidad (NC) determinar si es necesaria una corrección o una acción correctiva. D-DEIGG RP En caso de ser necesaria una corrección, el responsable del 3 proceso deberá realizar la corrección y evaluar la efectividad de la misma. RP 4 Si la no conformidad fue eliminada termina el PAC, caso contrario repetir la corrección. Informar al D-DEIGG RP 5 En caso de ser necesaria una acción correctiva, se debe levantar la No Conformidad y llenar el RAC. D-DEIGG El Director de la DEIGG deberá llenar el RAC correspondiente, 6 7 identificando la fuente. Establecer las causas principales de la NC. Registrarlas en el RAC. Determinar el Plan de Acciones Correctivas para eliminar las NC. 8 Incluirlo en el RAC. D-DEIGG RP RP Aprobar el plan de acciones correctivas. D-DEIGG 10 Archivar el original del RAC y distribuir copias no controladas a los responsables de procesos involucrados. D-DEIGG 11 Ejecutar el Plan de Acciones Correctivas, evaluar su efectividad y cumplimiento. RP 12 Evaluar si la NC ha sido eliminada. RP 13 En caso de que la NC no se haya eliminado, levantar un nuevo RAC, cerrar el antiguo volver al paso 7. D-DEIGG 9 En caso de que la NC haya sido eliminada, registrar la eliminación 14 15 PAC: 16 en el RENC. D-DEIGG Termina el PAC. Procedimiento de Acciones Correctivas Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala ANEXO 3. FORMATO DEL REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS (RAC) ÁREA O PROCESO #RAC: RESPONSABLE DEL ÁREA O PROCESO: FUENTE NC: FECHA: # VECES EN QUE LA NC HA SIDO LEVANTADA: NO CONFORMIDAD NC Acciones correctivas REFERENTE CAUSAS DE NC PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Responsables Plazo 3 Firma Director de DEIGG Cumplim. 2 1 0 Firma Responsable de Proceso ELIMINACIÓN DE NC Se eliminó No se eliminó Se elabora nuevo RAC Fecha: Firma Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad 17 Firma Responsable de Proceso Estructura del Seguimiento y Control Universidad Técnica de Machala ANEXO 4. FORMATO DE REGISTRO DE ELIMINACIÓN DE NO CONFORMIDADES REGISTRO DE ELIMINACIÓN DE NO CONFORMIDADES (RENC) ÁREA O PROCESO #RENC: FECHA: RESPONSABLE DEL ÁREA O PROCESO: FUENTE NC: # VECES EN QUE LA NC HA SIDO LEVANTADA: NO CONFORMIDAD NC REFERENTE Firma Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad 18 FECHA ELIMINACIÓN Firma Responsable de Proceso Estructura del Seguimiento y Control