Comité Administra vo de la Cámara Chileno Colombiana de Comercio

Comité Administra.vo de la Cámara Chileno Colombiana de Comercio
Lugar y fecha: Isa Intervial, junio 6 de 2014
Primera acta de Comité Administrativo.
Participantes: Luis Fernando Ortega (Genpacsa); María Adelaida Correa (Isa
Intervial); Martín Alonso Pinzón (Prisa); Alvaro Restrepo (Presidente CCCC); Sonia
Díaz Mantilla (Directora Ejecutiva); Dianne Rentería (Directora Comunicaciones y
Gestión).
Actividades:
Para estructurar el nuevo esquema administrativo de la Cámara de Comercio Chileno
Colombiana, se acordaron los siguientes puntos:
• El Comité de Administración de la CCCC, estará encargado de analizar la
información relacionada con la administración, las finanzas, la tesorería,
realizará el control de gestión; definirá las políticas administrativas de la entidad
y aprobará los diferentes procesos y documentos necesarios para el eficiente
funcionamiento de la Cámara y el fortalecimiento de su gobierno corporativo.
• En el diseño de los diferentes procesos se deberán observar los principios
básicos de control interno: segregación de funciones, control por oposición y
procesos debidamente documentados, aprobados por las instancias corporativas
pertinentes y adecuada divulgación y capacitación.
• Se acordó adquirir un software contable, que permita registrar diariamente las
transacciones, de manera que mensualmente se puedan generar los estados
financieros de la asociación. Periódicamente esta información será entregada al
contador, para su respectiva revisión, conciliación y generación de reportes
financieros oficiales.
• Igualmente se asegurará de que los demás comités de trabajo instituidos en la
CCCC, actuarán conforme a la línea filosófica y gremial de la entidad.
• Al Comité de Administración deberá presentarse una estrategia general de las
actividades de la CCCC, que contenga actividades, cronogramas, plazos y
seguimiento a las mismas.
• La Administración realizará una ronda reuniones individuales con los socios
para determinar qué problemas perciben en el funcionamiento de la Cámara,
identificar oportunidades de mejoramiento y precisar cuáles son sus expectativas
de la Cámara.
• Con base en el anterior relevamiento de información, la Administración
preparará y presentará al Comité de Administración una propuesta Misión,
Visión, Estrategia y Propuesta de Valor. Una vez el Comité de Administración
revise y ajuste dicha propuesta, esta será sometida a consideración del
Directorio, con el propósito de que la Cámara cuente con una orientación
precisa, una estrategia clara y una agenda de trabajo concreta para el desarrollo
de su objeto social.
• El Comité de Administración solicitó la realización de informes y actividades
que lleven al fortalecimiento de las redes entre los afiliados e igualmente sugirió
identificar aquellas instituciones que sean de relevancia para los intereses de los
asociados a la CCCC, con los cuales se deberá establecer contacto directo.
• Martín Alonso Pinzón solicitó generar un boletín mensual para mantener a los
socios actualizados sobre las actividades de la Cámara y demás información que
sea de su interés.
• Se solicitó a la Administración definir y poner en funcionamiento el proceso de
“gestión del conocimiento” de la Asociación, para que éste no sea información
dispersa que esté “en la cabeza” de los funcionarios, sino que por el contrario se
documente y organice de manera que pasa a ser parte del patrimonio de la
Asociación. Para ello se requiere documentar en forma metódica y periódica la
información que sea relevante para el cumplimiento de los objetivos de la
asociación, tales como gestiones con socios, prospectos de socios, autoridades,
bases de datos de contactos y redes con su información relevante, gestiones y
seguimiento. Para organizar y documentar toda esta información, se debe
utilizar el software denominado “Sales Force”, el cual ya fue adquirido por la
Cámara, requiriéndose cargar los datos, mantenerlos actualizados y generar los
procedimientos de que el trabajo diario y gestiones sean registradas en esta
plataforma.
• Martín Alonso Pinzón solicita a la administración de la CCCC dirigirá una
comunicación a las diferentes entidades públicas que sean de relevancia para las
relaciones binacionales ( Cancillería, Direcon, Prochile, Ministerio de Energía,
Ministerio de Transporte )
• María Adelaida Correa solicitó analizar la posibilidad del ingreso a la CCCC de
Pymes, para lo cual sugirió estudiar la segmentación del sector y analizar la
posibilidad de ofrecerles servicios diferenciales. Se advirtió que si bien éste no
se consideraba como una acción urgente, si era importante para la proyección de
la Cámara a un mediano plazo, por lo cual era conveniente realizar un “piloto”
con unas pocas Pymes para ir conociendo este tema, para lo cual se debería
delimitar con precisión el alcance de los servicios ofrecidos a este tipo de socios,
dados los recursos acotados con los que cuenta la Cámara actualmente.
• En materia de administración interna, se determinó abrir una segunda cuenta en
el Banco Santander subsidiaria de la principal, desde la cual se harán los
traslados mensuales para el manejo de la oficina.
• La administración de la CCCC deberá presentar un presupuesto 2014-2015, con
el cual se pueda realizar control de gestión periódico (real vs ppto)
• El Consejo de Administración presentará al Comité de Administración una
propuesta de formalización de incentivos para mejorar las remuneraciones.
• Se determinó también un plazo específico de pagos para los afiliados que no
hayan hecho la contribución del primer semestre, e intentar recuperar aquellos
socios que llevan varios años inactivos con sus pagos.
• Cronograma de reunión mensual del comité de administración: se propone la
realización del Comité de Administración el primer viernes de cada mes, a las 8
de la mañana, así:
• Julio 4; agosto1º; septiembre 5; octubre 3; noviembre 7; diciembre 5.
Siendo las 9:00 am, se levantó la sesión.