Embarques Registra la información y actividades

Flujo de Embarques
Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en http://docs.intelisis.info
1.
2.
3.
4.
Introducción
3
1.1
DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP
4
1.2
VERSIONES DISPONIBLES
4
1.3
DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN
4
1.4
DIAGRAMA DE PROCESO
5
Cuentas
6
2.1
ARTÍCULOS
6
2.2
PROVEEDORES
8
Funcionalidad
13
3.1
EMBARCAR
13
3.2
EMBARQUE (TOTAL)
19
3.3
EMBARQUE (PARCIAL)
29
3.4
ORDEN COBRO
40
Errores Frecuentes
50
4.1
51
EMBARQUES PARCIALES EN INVENTARIOS
1. Introducción
Flujo Embarques - 3
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1.1
Definiciones generales y aplicación con el ERP
El módulo de Embarques se utiliza para registrar la información y actividades
involucradas en el traslado de productos que manufactura y comercializa una
empresa.
Las ventajas que proporciona el módulo de Embarques están:
 Permite consultar el estatus en el que se encuentran los embarques.
 Manejo fácil y seguro del transporte de materiales así como del
responsable de llevarlo.
 Control de salidas de los destinos de embarque y de las cantidades que se
llevan.
 Registro de entregas realizadas y revisadas.
 Se tiene un control total en el proceso de embarques, inclusive entre
sucursales.
Los datos de entreda serán aquellos que proviene del módulo de Ventas,
Inventarios y Compras. Algunos otros datos de entreda provienen del
Módulo de Cuentas por Cobrar para el movimiento de Orden Cobro.
1.2 Versiones Disponibles
A partir de la versión 4600 v3 “Preconfigurado”
1.3
Diagrama de Integración
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Compras
Inventarios
Embarques
Ventas
CxC
Imagen 1.Diagrama de Integración
1.4
Diagrama de Proceso
Imagen 2. Diagrama de Proceso
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2. Cuentas
2.1 Artículos
Para poder realizar una compra es necesario que los artículos hayan sido dados
de alta previamente. A continuación se muestra como dar de alta un artículo.
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Botón Nuevo
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1. Clave del artículo, debe ser única no puede repetirse.
2. Si el artículo contiene opciones, por ejemplo una libreta profesional las
opciones podrían ser de raya de cuadro etc.
3. El tipo del Artículo, normal, servicio, serie etc. Es importante mencionar que
para que el artículo sea inventariable debe darse de alta como tipo NORMAL o
SERIE.
4. Por default al darlo de alta el estatus es este mismo.
5. La descripción de dicho artículo.
6. Unidad de compra, venta y traspaso, esto puede ser que se compre caja y se
venda por pieza, etc.
7. La categoría es un agrupador por ejemplo aquí se selecciona Activo fijo.
8. Porcentaje de los impuestos en este caso sólo aplica IVA del 16%.
NOTA: Existen muchos datos que se pueden capturar del artículo aunque no son
obligatorios. Éstos se deberán o no capturar dependiendo de la necesidad de la
empresa.
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2.2 Proveedores
Para poder realizar una compra, es necesario registrar en el sistema a los
proveedores a los que se realizarán los movimientos. A continuación se muestra
cómo dar de alta un proveedor.
Ruta: Cuentas | Proveedores | Proveedores | Botón Nuevo
1. Clave. Indicar la clave del proveedor.
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2. Tipo. Elegir tipo Proveedor, el cual puede ser Acreedor, filial, inter compañía,
etc.
3. Estatus. ALTA por default.
4. Nombre o razón social del proveedor.
5. RFC.
6. Datos de la dirección del proveedor como, calle, número, colonia, etc.
7. Datos de localización del proveedor o del contacto, teléfonos, correo, fax, etc.
8. Pestaña de Fiscal indicar el régimen fiscal.
9. Botón sucursales. En caso de que el proveedor sea una empresa grande con
varias sucursales se podrá capturar información de cada sucursal incluyendo los
contactos de cada sucursal.
Nota: Los datos requeridos son la clave, el tipo de proveedor, el estatus, y el
nombre o razón social, sin embargo, es recomendable capturar la mayor
información posible para tener un mejor registro del proveedor y así
contar con la información suficiente en caso de ser necesario.
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Contactos del Proveedor
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Ruta: Cuentas | Proveedores | Proveedores | Botón Sucursales
1. En la pantalla de sucursales, se podrá capturar nombre de la sucursal.
2. Nombre del encargado.
3. Nombre y teléfonos de los contactos.
4. Correo electrónico.
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Nota: Aunque no todos los campos son obligatorios si es necesario capturar la
mayor información posible ya que de esta forma se puede conocer mejor
al proveedor.
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3. Funcionalidad
3.1 Embarcar
Los movimientos que permite realizar el módulo de Embarques pueden inicial
desde el módulo de Ventas o Inventarios,
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Módulo de Ventas
Ruta: Comercial | Ventas | Nueva Factura
1. Movimiento. Seleccionar movimiento Factura
2. Cliente. Seleccionar un cliente.
3. Almacén. Seleccionar almacén de donde proviene la mercancía.
4. Artículo. Seleccionar el artículo solicitado por el cliente.
5. Cantidad. Seleccionar número de unidades solicitadas por el cliente.
6. Seleccionar una forma de envío que se embarque
7. Dar click en Afectar.
El movimiento Factura quedará en estatus Concluido.
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Ruta: Comercial | Ventas | Factura | Menú Archivo
1. Dar click en Embarcar...
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1. Seleccionar Embarcar
2. Dar click en Aceptar
Esto solicitará la aprobación del proceso.
1. Dar click en Sí.
Nota: El proceso continúa en el módulo de Embarques.
Módulo de Inventarios
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Ruta: Logística | Inventarios | Salida Traspaso
1. Movimiento. Seleccionar movimiento Salida Traspaso
2. Almacén. Seleccionar almacén de donde proviene la mercancía.
3. Almacén Destino. Seleccionar almacén ha donde se envía la mercancía.
4. Artículo. Seleccionar el artículo solicitado por el cliente.
5. Cantidad. Seleccionar número de unidades solicitadas por el cliente.
6. Dar click en Afectar.
El movimiento Salida Traspaso quedará en estatus Concluido.
Nota: el movimiento puede provenir de movimientos anteriores.
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Ruta: Logística | Inventarios | Salida Traspaso | Menú Archivo
1. Dar click en Embarcar...
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1. Seleccionar Embarcar
2. Dar click en Aceptar
Esto solicitará la aprobación del proceso.
1. Dar click en Sí.
Nota: El proceso continúa en el módulo de Embarques.
3.2 Embarque (Total)
Una vez seleccionado el movimiento para ser embarcar se procede a su captura
en el módulo. Se puede confirmar el embarque por el total de piezas a embarcar
o por una parcialidad, a continuación se describe el embarque total de los
movimientos seleccionados.
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Ruta: Logística | Embarques | Nuevo Embarque
1. Movimiento. Seleccionar movimiento Embarque
2. Vehículo. Seleccionar un vehículo disponible.
3. Agente. Seleccionar agente encargado de envíar la mercancía.
4. Ruta. Seleccionar la ruta a seguir para envíar la mercancía.
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Ruta: Logística | Embarques | Nuevo Embarque | Menú Edición
1. Dar click en Asignar Embarques.
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1. Seleccionar Movimientos a Embarcar.
2. Dar click en Asignar Selección.
3. Dar click en Aceptar.
En el detalle del movimiento se muestra los movimientos seleccionados
previamente (1), así como los que generarán un cobro adicional por su entrega
(2)
3. Dar click en Afectar.
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El movimiento Embarque quedará en estatus Pendiente (1) y por cada
movimiento ha embarcar se encontrarán en estado Transito (2).
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Cuando el embarque se encuentra en los siguientes estados el movimiento
podrá concluirse:
1. Entregado. Confirmación de la Entrega al Cliente.
2. Cobrado. Confirmación que el movimiento ya se cobro.
2. Importe Cobrado. Importe que se recibio del Cliente.
3. Desembarcar. El movimiento no fue enviado en el Embarque capturado, se
cancela proceso.
4. Recogido. Confirmación de la Entrega al Almacén.
El movimiento Embarque quedará en estatus Concluido.
Embarque con Gastos
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Cuando un embarque cuenta con un costo adicional a la Empresa, el módulo de
Embarques permite relacionar los gastos que pertenecen a dicho embarque.
Ruta: Logística | Embarques | Nuevo Embarque | Menú Edición
1. Dar click en Gastos...
1.Dar click en Nuevo.
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Capturar información relacionada al Gasto, desde el módulo de Embarques no se
permite Afectar el movimiento por lo que se encontrará en estatus Sin Afectar.
1. Dar click en Guardar.
2. Dar click en Regresar.
Ruta: Logística | Gastos | Seleccionar Movimiento creado desde el módulo de
Embarques.
1. Afectar movimiento.
El movimiento Embarque quedará en estatus Concluido.
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Ruta: Logística | Embarques | embarque en estatus Concluido | Menú Ver |
Opción Posición del movimiento.
1. Si se observa la posición del movimiento muestra los movimientos
seleccionados ahora son el origen del Embarque.
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Ruta: Logística | Embarques | embarque en estatus Concluido | Menú Ver |
Opción Detalle por movimiento.
1. Si se observa la posición del movimiento muestra los movimientos
seleccionados en el Embarque.
Ruta: Logística | Embarques | embarque en estatus Concluido | Menú Ver |
Opción Detalle Concentrado.
1. Si se observa la posición del movimiento muestra los artículos seleccionados
en cada movimiento que ahora son el origen del Embarque.
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3.3 Embarque (Parcial)
Se describe a continucación el embarque parcial del total de piezas
considerados a embarcar.
Ruta: Logística | Embarques | Nuevo Embarque
1. Movimiento. Seleccionar movimiento Embarque
2. Vehículo. Seleccionar un vehículo disponible.
3. Agente. Seleccionar agente encargado de envíar la mercancía.
4. Ruta. Seleccionar la ruta a seguir para envíar la mercancía.
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Ruta: Logística | Embarques | Nuevo Embarque | Menú Edición
1. Dar click en Asignar Embarques.
1. Seleccionar Movimientos a Embarcar.
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Muestra el desgloce de los movimientos asgnados, permitiendo ordenarlos
como se desee.
1. Dar click en Asignar Selección.
2. Dar click en Aceptar.
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En el detalle del movimiento se muestra los movimientos seleccionados
previamente (1), así como los que generarán un cobro adicional por su entrega
(2)
3. Posicionarse en el movimiento que se enviara de forma parcial
Ruta: Logística | Embarques | Nuevo Embarque | Menú Edición
1. Dar click en Embarque Parcial.
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1. Capturar la cantidad de piezas que se embarcarán.
2. Dar click en Aceptar.
Nota: Este proceso se realiza por cada uno de los movimientos que se
encuentran en el detalle del Embarque.
Flujo Embarques - 33
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Despúes de capturar la cantidad a embarcar en el detalle mostrará el porcentaje
equivalente que se embarcará en el movimiento.
1. Dar click en Afectar.
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Cuando el embarque se encuentra en los siguientes estados el movimiento
podrá concluirse:
1. Entregado. Confirmación de la Entrega al Cliente.
2. Cobrado. Confirmación que el movimiento ya se cobro.
3. Importe Cobrado. Importe que se recibio del Cliente.
4. Desembarcar. El movimiento no fue enviado en el Embarque capturado, se
cancela proceso.
5. Recogido. Confirmación de la Entrega al Almacén.
El movimiento Embarque quedará en estatus Concluido.
Embarque Pendiente
Cuando se decida embarcar la cantidad pendiente del Embarque original,
realizar el siguiente proceso:
Ruta: Logística | Embarques | Nuevo Embarque
Flujo Embarques - 35
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1. Movimiento. Seleccionar movimiento Embarque
2. Vehículo. Seleccionar un vehículo disponible.
3. Agente. Seleccionar agente encargado de envíar la mercancía.
4. Ruta. Seleccionar la ruta a seguir para envíar la mercancía.
1. Seleccionar Movimientos a Embarcar.
2. Dar click en Asignar Selección.
3. Dar click en Aceptar.
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Si el movimiento ya cuenta con un embarque Pacial mostrará el porcentaje
restante para completar el embarque del movimiento.
1. Dar click en Afectar.
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El movimiento Embarque quedará en estatus Pendiente (1) y por cada
movimiento ha embarcar se encontrarán en estado Transito (2).
1. Estado. Cambiar a Entregado.
2. Dar click en Afectar
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El movimiento Embarque quedará en estatus Concluido.
Flujo Embarques - 39
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3.4 Orden Cobro
El movimiento Orden Cobro se utiliza cuando es necesario enviar un documento
a cobro, por ejemplo una Factura, aunque la funcionalidad es muy similar al
movimiento Embarque, en este caso la diferencia es quen o se leva a cabo el
traslado de productos. En otras palabras cuando se envía una factura o un cobro,
o en su caso se mete a revisión con el cliente.
El antecedente se define en el módulo de Cuentas por Cobrar, donde aparece la
Factura generada en el módulo de Ventas y el movimiento es Embarcado.
Ruta: Comercial | Ventas | Nueva Factura
1. Movimiento. Seleccionar movimiento Factura
2. Cliente. Seleccionar un cliente.
3. Almacén. Seleccionar almacén de donde proviene la mercancía.
Flujo Embarques - 40
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4. Artículo. Seleccionar el artículo solicitado por el cliente.
5. Cantidad. Seleccionar número de unidades solicitadas por el cliente.
6. Forma envío. Seleccionar una forma de envío que se embarque
7. Dar click en Afectar.
El movimiento Factura quedará en estatus Concluido.
Ruta: Comercial | Ventas | Factura en estatus Concluido | Menú Ver | Opción
Posición del movimiento.
1. Si se observa la posición del movimiento se generó la Factura en estatus
Pendiente en Cuentas por Cobrar.
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Ruta | Financiero | Cuentas por Cobrar
1. Seleccionar Factura generada por el módulo de Ventas.
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Ruta: Financiero | Cuentas por Cobrar | Factura | Menú Archivo
1. Dar click en Embarcar...
Flujo Embarques - 43
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1. Seleccionar Embarcar.
2. Dar click en Aceptar.
Esto solicitará la aprobación del proceso.
Flujo Embarques - 44
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1. Dar click en Sí.
Ruta: Logística | Embarques | Nueva Orden Cobro
1. Movimiento. Seleccionar movimiento Embarque
2. Vehículo. Seleccionar un vehículo disponible.
3. Agente. Seleccionar agente encargado de envíar la mercancía.
4. Ruta. Seleccionar la ruta a seguir para envíar la mercancía.
Flujo Embarques - 45
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Ruta: Logística | Embarques | Nueva Orden Cobro | Menú Edición
1. Dar click en Asignar Embarques.
Flujo Embarques - 46
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1. Seleccionar Movimientos a Embarcar.
2. Dar click en Asignar Selección.
1. Dar click en Aceptar.
Flujo Embarques - 47
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En el detalle del movimiento se muestra los movimientos seleccionados
previamente (1).
2. Dar click en Afectar.
El movimiento Embarque quedará en estatus Pendiente (1) y por cada
movimiento ha embarcar se encontrarán en estado Transito (2).
Flujo Embarques - 48
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2. Cambiar estado a Entregado.
3. Afectar movimiento.
El movimiento Embarque quedará en estatus Concluido.
Flujo Embarques - 49
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4. Errores Frecuentes
Flujo Embarques - 50
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4.1
Embarques Parciales en Inventarios
Los Embarques sólo aplican para movimientos generados desde el módulo de
Ventas y Compras.
Si se selecciona un movimiento de Embarque se selecciona un movimiento de
Inventarios y se desea hacer un Embarque Parcial, mostrará el siguiente mensaje.
Flujo Embarques - 51
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