Guía para la Elaboración de Manuales de Organización Específicos

OFICIALÍA MAYOR
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GUÍA TÉCNICA PARA LA
ELABORACIÓN DE MANUALES DE
ORGANIZACIÓN ESPECÍFICOS
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
AGOSTO 2005
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OFICIALÍA MAYOR
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ÍNDICE
Hoja No.
INTRODUCCIÓN
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I.
MARCO JURÍDICO
3
II.
OBJETIVO
4
III.
CAUSAS DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
5
IV.
LINEAMIENTOS GENERALES
6
V.
ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
9
V.I
DE PRESENTACIÓN
V.II DE CONTENIDO
ANEXOS
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OFICIALÍA MAYOR
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INTRODUCCIÓN
Con el propósito de dar continuidad al proceso de modernización y simplificación administrativa en la
Secretaría de Gobernación (SEGOB), en las unidades administrativas y órganos desconcentrados
adscritas a ella, se considera necesario que se actualicen sus sistemas, estructuras y procedimientos.
En este sentido, la elaboración de los instrumentos técnico - administrativos es una actividad
necesaria para continuar con el fortalecimiento del esquema orgánico - funcional de la Dependencia,
de tal manera que los diferentes niveles de competencia garanticen la congruencia de sus acciones,
eviten duplicidad y/o desagregación innecesaria de las funciones que desempeñan y se facilite la
prestación de los servicios con los niveles de calidad y efectividad requeridos.
Por lo anterior y con el objeto de dar cumplimiento a dicho propósito, se diseñó la presente Guía
Técnica, como un documento que oriente y apoye la formulación e integración del Manual de
Organización Específico; como un soporte técnico, a los servidores públicos responsables de la
elaboración de este tipo de documentos en su área respectiva.
El documento se integra de 5 capítulos: el primero contempla el ámbito jurídico de aplicación, en el
cual se sustenta la elaboración del Manual en cuestión; el segundo hace referencia al objetivo de la
presente guía técnica; el tercero enuncia los elementos y necesidades que dan motivo a la
actualización de los Manuales de Organización Específicos; el cuarto establece los lineamientos
generales a que se deberán apegar las unidades administrativas de la Secretaría de Gobernación en
la elaboración de sus respectivos Manuales de Organización Específicos; y el quinto contiene el
procedimiento metodológico de los elementos que conforman el multicitado Manual.
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OFICIALÍA MAYOR
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I. MARCO JURÍDICO
La obligatoriedad y responsabilidad sobre la formulación y actualización de los Manuales de
Organización Específicos, se encuentran establecidas en los siguientes ordenamientos jurídicos:
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
D.O.F. 29-XII-1976
Artículo 19:“El titular de cada Secretaría de Estado y Departamento Administrativo expedirá los
manuales de organización, de procedimientos y de servicios al público necesarios
para su funcionamiento, los que deberán contener información sobre la estructura
orgánica de la dependencia y las funciones de sus unidades administrativas, así
como sobre los sistemas de comunicación y coordinación y los principales
procedimientos administrativos que se establezcan. Los manuales y demás
instrumentos
de
apoyo
administrativo
interno,
deberán
mantenerse
permanentemente actualizados. Los manuales de organización general deberán
publicarse en el Diario Oficial de la Federación...”
Reglamento Interior de la Secretaria de Gobernación
D.O.F. 31-VIII-1998
Artículo 7: El Oficial Mayor tendrá las siguientes facultades:
XXI.- Someter a la aprobación del Secretario el proyecto de Manual de Organización
General de la Dependencia y expedir los demás manuales de organización,
procedimientos y servicios al público.
Artículo 27: La Dirección General de Recursos Humanos tendrá las siguientes atribuciones:
XX.- Normar, integrar y mantener actualizado el Manual de Organización General, normar
y dictaminar los proyectos de manuales de organización y procedimientos de las
unidades administrativas y de los órganos administrativos desconcentrados de la
Secretaría y validar los de las entidades coordinadas, así como coordinar la
integración de los manuales de servicios al público de la Dependencia y establecer
los lineamientos para su actualización.
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II. OBJETIVO
Proporcionar a las unidades administrativas y órganos deconcentrados de la Secretaría de
Gobernación, la orientación necesaria para la eficiente elaboración de sus manuales de organización
específicos, precisando los elementos básicos para su integración, implantación y difusión,
permitiendo con ello, deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y/o desagregación innecesaria en
las funciones y detectar omisiones, coadyuvando con ello en la ejecución correcta de las labores
encomendadas al personal y que propicie al mismo tiempo, el aprovechamiento adecuado de los
recursos humanos y materiales.
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III. CAUSAS DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
Es evidente que las estructuras orgánicas y/o ocupacionales se modifican como resultado de una
evolución propia de las mismas, por tal motivo el Manual de Organización Específico de las unidades
administrativas deberá actualizarse una vez que las Secretarías de Hacienda y Crédito Público
(SHCP) y de Contraloría y Desarrollo Administrativo (SECODAM) autoricen modificaciones a la
estructura orgánica de las unidades administrativas y/u órganos desconcentrados; esto es, cuando se
presente alguno de los supuestos que a continuación se describen:
CRECIMIENTO DE ESTRUCTURA: Cuando se incrementa el número de plazas y/o puestos en
cualquiera de las áreas que integran la unidad, o cuando se efectúan cambios de adscripción y/o de
nomenclatura al interior de su estructura.
COMPACTACIÓN DE ESTRUCTURA: Cuando se lleve a cabo una racionalización (cancelación y/o
fusión de plazas) en las estructuras orgánicas y/u ocupacionales, necesariamente se tendrá que
actualizar el Manual de Organización Específico, de acuerdo a la nueva Estructura orgánica y/u
ocupacional.
CAMBIO DE NIVEL JERÁRQUICO: Ya que el marco técnico - funcional requiere ajustarse para que
refleje su nuevo nivel y a su vez; las áreas que de ella dependen deberán mostrar ésta desagregación.
MODIFICACIÓN EN EL MARCO ATRIBUCIONAL: Cuando se presente aumento, disminución o
adecuación de las atribuciones asignadas a la unidad administrativa y estas impacten en las áreas que
la conforman, y que no requiera la emisión de dictamen por parte de las globalizadoras.
En el caso de que la Unidad Administrativa, efectúe una modificación menor a las funciones
asignadas, solamente se requerirá la elaboración de la (s) hoja (s) que adecue (n) o se adicione (n) al
Manual de Organización Específico; para tal efecto, se recomienda que se conserve en medio
magnético dicho documento normativo como antecedente para realizar los ajustes necesarios, y en
consecuencia no se tenga que elaborar el documento completo.
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IV. LINEAMIENTOS GENERALES
La Dirección General de Recursos Humanos (DGRH), es responsable de elaborar y difundir los
lineamientos normativos, necesarios para orientar el proceso de formulación de los Manuales de
Organización Específicos de las unidades administrativas de la SEGOB. Asimismo la DGRH será la
competente para interpretar la presente Guía Técnica para los efectos administrativos a que de lugar.
Las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la SEGOB deben elaborar su Manual de
Organización Específico de conformidad con lo establecido en la presente Guía Técnica.
El Manual de Organización Específico de las unidades administrativas y órganos desconcentrados,
deberá apegarse a la estructura orgánica y/u ocupacional vigente, es decir, la última autorizada y
registrada por la SHCP y SECODAM.
La descripción de funciones deberá abarcar todas las plazas y/o puestos de estructura, hasta el nivel
de jefatura de departamento.
Es obligación de cada una de las unidades administrativas y órganos desconcentrados, mantener
actualizado su Manual de Organización Específico, conforme a las últimas modificaciones que se
autoricen y registren por las Dependencias Globalizadoras.
La difusión del Manual de Organización Específico autorizado y registrado, será responsabilidad
exclusiva del titular de cada unidad administrativa y órgano desconcentrado, o de quien éste delegue
la función.
Las unidades administrativas, deberán apegarse a los criterios de codificación que para el efecto emita
la Dirección General de Recursos Humanos.
La relación que a continuación se enuncie, corresponde a la codificación que identifica a cada una de
las unidades administrativas y órganos desconcentrados dentro de la Estructura Orgánica Básica y
Desconcentrada de la Secretaría de Gobernación, la cual deberá tomarse en cuenta, para la
asignación de códigos a la Estructura Orgánica y/u Ocupacional No Básica de cada unidad
administrativa y órgano desconcentrado, apegándose a los criterios de codificación que se mencionan
en el capítulo siguiente.
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IV. LINEAMIENTOS GENERALES
1.0 Secretario.
1.0.1 Unidad de Estudios Legislativos.
1.0.2 Dirección General de Información y Difusión.
1.0.3 Contraloría Interna.
1.1 Subsecretaría de Gobierno.
1.1.1 Dirección General de Asuntos Jurídicos.
1.1.2 Dirección General de Gobierno.
1.1.3 Dirección General de Apoyo a Instituciones y Organizaciones Políticas Sociales y Civiles.
1.2 Subsecretaría de Desarrollo Político.
1.2.1 Dirección General de Desarrollo Político.
1.2.2 Dirección General de Enlace Político.
1.3 Subsecretaría de Asuntos Religiosos.
1.3.1 Dirección General de Asociaciones Religiosas.
1.4 Subsecretaría de Población y de Servicios Migratorios.
1.4.1 Dirección General del Registro Nacional de Población e Identificación Personal.
1.6 Subsecretaría de Comunicación Social.
1.6.1 Dirección General de Radio Televisión y Cinematografía.
1.6.2 Dirección General de Medios Impresos.
1.6.3 Dirección General de Comunicación Social Gubernamental.
1.7 Coordinación General de Protección Civil.
1.7.1 Dirección General de Protección Civil.
1.8 Oficialía Mayor.
1.8.1 Dirección General de Programación y Presupuesto.
1.8.2 Dirección General de Personal.
1.8.3 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.
1.8.4 Coordinación General de Tecnologías de la Información.
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IV. LINEAMIENTOS GENERALES
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS.
1.0 Secretario.
1.9 Centro de Investigación y Seguridad Nacional.
1.1 Subsecretaría de Gobierno.
1.11 Archivo General de la Nación.
1.12 Secretaría Técnica de la Comisión Calificadora de Publicaciones y Revistas Ilustradas.
1.2 Subsecretaría de Desarrollo Político.
1.13 Centro Nacional de Desarrollo Municipal.
1.4 Subsecretaría de Población y de Servicios Migratorios.
1.14 Instituto Nacional de Migración.
1.15 Secretaría General del Consejo Nacional de Población.
1.16 Coordinación General de la Comisión Nacional de la Mujer.
1.17 Coordinación General de la Comisión Mexicana de Ayuda a Refugiados.
1.19 Patronato para la Reincorporación Social por el Empleo en el D.F.
1.6 Subsecretaría de Comunicación Social.
1.20 Centro de Producción de Programas Informativos y Especiales.
1.7 Coordinación General de Protección Civil.
1.21 Centro Nacional de Prevención de Desastres.
1.8 Oficialía Mayor.
1.22 Instituto Nacional de Estudios Históricos de la Revolución Mexicana.
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OFICIALÍA MAYOR
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V. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
FORMATOS
La transcripción del documento se elaborará en paquete Word para Windows, con tipo de letra arial y
tamaño 11, en mayúsculas y minúsculas.
− Se deberá utilizar el formato diseñado para tal fin (ver anexo 1).
El encabezado contendrá los siguientes elementos:
En la parte izquierda el logotipo de esta dependencia; en la parte central se enunciará Manual de
Organización Específico con letra tipo arial en mayúsculas y negrillas de tamaño 11 y el nombre de la
unidad administrativa y/u órgano desconcentrado con el código que se asigne, el tamaño de letra
puede variar en razón de la extensión del nombre, por lo que se deberá respetar el tipo de fuente arial;
en la parte derecha se deberá señalar el número y cantidad de hojas; el recuadro en blanco está
reservado para el sello de autorización y registro por parte de la DGRH.
Los títulos de los capítulos deberán reportarse en su totalidad con letra mayúscula y en negrilla, con
formato de letra (fuente) arial de tamaño 11, así como, en el encabezado del documento donde se
enuncia MANUAL DE ORGANIZACIÓN.
Los subtítulos de cada capítulo deberán ser escritos en mayúsculas y minúsculas, respetando las
características referentes a: tipo de letra, tamaño y estilo (negrillas) antes mencionadas.
En la elaboración del Manual de Organización Específico, se deben tomar en cuenta diversos
elementos técnicos necesarios para que la lectura, verificación y análisis de quien consulte su
contenido sea accesible, ágil y congruente, ya que dichos elementos establecen de manera
esquemática aquella información que integra el documento, mismos que a continuación se describen:
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OFICIALÍA MAYOR
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V. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
V.I DE PRESENTACIÓN
SEPARADORES
Es necesario integrar separadores en el documento con objeto de diferenciar los apartados que lo
integran y así facilitar su localización.
Deberán elaborarse en cartulina blanca tamaño carta, uno por cada apartado, con el título del mismo
en la pestaña y ordenados de acuerdo al Indice. (ver anexo 2)
IDENTIFICACIÓN
La portada y portadilla del documento deberán elaborarse utilizando el paquete Power Point y
contendrán los siguientes datos (ver anexo 3).
− En la parte superior izquierda, aparecerá el logotipo de la Secretaría de Gobernación.
− En la parte central se anotará el nombre completo de MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ESPECÍFICO, con tamaño de fuente 20, en estilo arial, negrilla y con mayúsculas.
− En la parte inferior al centro, se anotará el nombre de la unidad administrativa u órgano
desconcentrado en cuestión, cuyo formato se realizará en tamaño de fuente, que diferirá de
acuerdo a la dimensión de la nomenclatura de la unidad que corresponda; respetando el estilo de
fuente arial, negrilla y mayúsculas. Un renglón abajo, con justificación derecha, se registrará la
fecha de elaboración del documento en tamaño de fuente 9 y con las demás características
señaladas anteriormente.
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V. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
V.II DE CONTENIDO
Los capítulos que integrarán el Manual de Organización Específico serán los siguientes:
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
I.
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
II.
MARCO JURÍDICO
III.
ATRIBUCIONES
IV.
ESTRUCTURA ORGÁNICA Y/U OCUPACIONAL
V.
ORGANOGRAMA
VI.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
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OFICIALÍA MAYOR
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V. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
A continuación se detallan las características de cada uno de ellos.
ÍNDICE
Es la relación lógica y ordenada de los capítulos que integran el Manual de Organización Específico.
Se asignarán números romanos a cada capítulo atendiendo al orden en que deben aparecer en el
documento, señalando con número arábigo la página en que se inicia (ver anexo 4).
Operaciones a Desarrollar:
− Señalar los capítulos que integrarán el manual;
− Utilizar numeración romana, letras tipo arial, tamaño 11 y mayúsculas en negrillas, para los
capítulos;
− Numerar siempre en forma progresiva a partir de la primera página del manual, sin contabilizar los
separadores.
INTRODUCCIÓN
Exponer los motivos y propósitos que dan origen a la elaboración del Manual de Organización
Específico, así como una breve explicación de su contenido en forma general, incluyendo información
de su ámbito de competencia, así como el objetivo del mismo (ver anexo 5).
Operaciones a Desarrollar:
− Reunir, articular y enunciar los datos más relevantes, relacionados con la organización de la unidad
administrativa de que se trate.
− Describir los principales pasos que se siguieron en la elaboración del manual.
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Descripción narrativa y cronológica de los aspectos sobresalientes de la evolución de la unidad
administrativa, explicando las razones o causas que le dieron origen.
Se sugiere iniciar con la fecha en que se creó la unidad administrativa u órgano desconcentrado en
cuestión, continuando con las modificaciones sucesivas que ha tenido en cuanto a sus atribuciones,
organización y funcionamiento del mismo, así como el relato de aquellos sucesos históricos que
manifiesten el espíritu y naturaleza social, política y económica de la unidad administrativa de que se
esté tratando.
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OFICIALÍA MAYOR
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V. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
Operaciones a Desarrollar:
− Enunciar el nombre del instrumento jurídico - administrativo que da origen a la unidad administrativa
u órgano desconcentrado y su fecha de publicación en el Diario Oficial de la Federación.
− Reunir y mencionar en orden cronológico, los factores y elementos más sobresalientes acerca del
desarrollo histórico de la unidad administrativa u órgano desconcentrado.
− Transcribir en forma clara y concreta los antecedentes.
MARCO JURÍDICO
Es el conjunto de disposiciones legales que enmarcan y regulan directamente la operación de las
actividades de la unidad de que se trate. Se sugiere que para su elaboración se enuncien los nombres
de los ordenamientos jurídicos - administrativos en vigor en el siguiente orden jerárquico (ver anexo 6).
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Leyes
Códigos
Reglamentos
Decretos
Acuerdos
Circulares y Oficios
Documentos normativos - administrativos (manuales, guías, catálogos, entre
otros)
Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza, no
pueden ser incluidos en la clasificación anterior).
Operaciones a desarrollar.
− Jerarquizar y ordenar cronológicamente las disposiciones jurídicas a considerar, según
corresponda.
− Enunciar el nombre completo de estas disposiciones y la fecha de su publicación en el Diario Oficial
de la Federación, la cual se anotará con número arábigo el día y el año y con número romano, el
mes, señalando además, la última reforma o adición.
ATRIBUCIONES
Transcripción textual de las facultades asignadas a la unidad administrativa u órgano desconcentrado,
con base en los instrumentos jurídico - administrativos correspondientes, como pueden ser las que se
establecen en su decreto de creación y en el Reglamento Interior de esta Dependencia (ver anexo 7).
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OFICIALÍA MAYOR
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V. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
Operaciones a Desarrollar:
Enunciar el nombre del ordenamiento jurídico-administrativo que le confiere las atribuciones a las
unidades administrativos u órganos desconcentrados en su caso, la fecha de publicación en el
Diario Oficial de la Federación.
− Verificar la vigencia de los documentos jurídicos-administrativos, haciendo referencia al artículo
donde se consignan las atribuciones conferidas.
− Señalar el título del ordenamiento, artículo y fracción correspondiente y transcriba el texto integro
de las atribuciones de la unidad administrativa.
ESTRUCTURA ORGÁNICA Y/U OCUPACIONAL
Es la relación sistematizada de las plazas y/o puestos que integran la unidad administrativa, conforme
a criterios de jerarquía y nivel de responsabilidad, ordenada, congruente y codificada de tal forma que
sea posible visualizar los niveles de mando y sus relaciones de coordinación (ver anexo 8).
En este sentido, se recomienda que el número de dígitos con los que se identifique una plaza y/o
puesto sea de acuerdo al nivel jerárquico que le corresponda dentro de la organización, para
ejemplificar dicho comentario se tiene que el:
− Primer dígito corresponde al puesto del C. Secretario.
− Segundo dígito a las Subsecretarías, Oficialía Mayor, Coordinación General, y Organos
Desconcentrados.
− Tercer dígito a las Direcciones Generales.
− Cuarto dígito a las Direcciones de Área.
− Quinto dígito a las Subdirecciones de Área.
− Sexto dígito a las Jefaturas de Departamento.
Operaciones a Desarrollar.
− Enunciar el área de mayor jerarquía en la unidad administrativa de que se trate, de acuerdo a los
niveles de estructura orgánica y/u ocupacional autorizados por la SHCP y SECODAM y redactar en
forma de listado según su adscripción (es decir, de quien dependen organizacionalmente), todas las
demás que integran a la unidad administrativa u órgano desconcentrado.
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OFICIALÍA MAYOR
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V. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
− Deberá tenerse precaución para aquellas áreas adscritas directamente al Titular pero que no
corresponda al segundo nivel jerárquico existente en el organograma; estas deberán relacionarse
inmediatamente después de la denominación del Titular.
− Utilizando el esquema de codificación antes señalado, asigne al área de mayor jerarquía el código
que le corresponda y a partir de éste reportar el que le corresponda a cada una de las áreas que
coordina de acuerdo al orden que se elaboró en la relación antes citada.
− La denominación de (nombre que se le asigna a una plaza o puesto) las unidades administrativas y
órganos desconcentrados con su correspondiente estructura orgánica u ocupacional, y sus niveles
jerárquicos deberán ser los autorizados y registrados por la SHCP y SECODAM.
ORGANOGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la unidad administrativa que muestra la
ubicación específica de las plazas y puestos (áreas) en relación directa al nivel jerárquico asignado.
Las unidades administrativas deberán incluir copia legible del organograma vigente sin omitir las
firmas de autorización y registro de las Unidades de Desarrollo Administrativo y de Servicio Civil de la
SHCP y SECODAM respectivamente (ver anexo 9).
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
En este apartado se señalará el código del área, su denominación, el objetivo y las funciones que tiene
asignadas ( ver anexo 10), según las siguientes definiciones:
OBJETIVO
Fin o propósito para el cual se ha creado la plaza o puesto ; es decir, el qué y el para qué se realizan
las actividades, recomendándose para ello:
− Iniciar con uno o más verbos en infinitivo.
− Redactar en forma clara y concisa.
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OFICIALÍA MAYOR
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V. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
FUNCIÓN
Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de la institución,
de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano desconcentrado o unidad administrativa; se
definen a partir de las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior de la SEGOB o en su caso, en
el decreto de creación.
Operaciones a Desarrollar.
− Redactar el Objetivo y las Funciones Genéricas del nivel de mayor jerarquía en la unidad
administrativa en cuestión, cuidando que refleje la naturaleza y ámbito de aplicación de las
atribuciones a ella encomendadas.
− A partir del Objetivo y Funciones Genéricas del área de mayor nivel jerárquico, se redactarán el
objetivo específico para cada área de los subsecuentes niveles jerárquicos, teniendo en cuenta la
correspondiente desagregación que deberá reflejarse en el resto de la estructura orgánica y/u
ocupacional, hasta el nivel de Jefatura de Departamento.
− Redactar las funciones en forma clara y concisa, vinculándolas al objetivo de la plaza y/o puesto
descrito.
− Describir las funciones iniciando con uno o más verbos en infinitivo, cuidando que éstas
correspondan al órgano y no al puesto.
− Relacionar las funciones por orden de importancia y naturaleza, cuidando que no se dupliquen.
− Mantener siempre la vinculación entre funciones, objetivo y atribuciones.
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OFICIALÍA MAYOR
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ANEXOS
18
HOJA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(CODIFICACIÓN DE ACUERDO A LA PROPUESTA
PLANTEADA EN LA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN)
19
19
DE 2
ANEXO 2
OFICIALÍA MAYOR
.
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OFICIALÍA MAYOR
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MANUAL DE
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
AGOSTO 2005
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OFICIALÍA MAYOR
.
ANEXO 3
OFICIALÍA MAYOR
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ESPECÍFICO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
MES / AÑO
21
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
HOJA 5 DE 50
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
1.8.1
INTRODUCCIÓN
En cumplimiento al Artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y de
conformidad con lo dispuesto en los Artículos 7, fracción XXI y 27 fracción XX del Reglamento Interior
de la Secretaría de Gobernación. Se ha integrado el presente Manual de Organización Específico de la
Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. Donde se consideran los siguiente
aspectos jurídicos, orgánicos y funcionales a efecto que los servidores públicos de esta Secretaría, así
como de otras instituciones y público en general, tengan un conocimiento claro y preciso de su
funcionamiento.
El Manual describe el ámbito de acción de esta Dirección General, enmarcado por las diversas
disposiciones jurídicas y reglamentarias, estructura orgánica que define los niveles de coordinación,
interrelación jerárquica y dependencia de las áreas, los objetivos a alcanzar y las funciones que deberán
desarrollar para su debido cumplimiento.
En tal virtud, el presente documento tiene como propósito fundamental, constituirse en un instrumento
de apoyo administrativo que coadyuve al logro eficaz y eficiente de los objetivos y metas del área .Por lo
que se recomienda su actualización permanente y oportuna, en caso de presentarse modificaciones en
su estructura orgánica, atribuciones, marco legal o distribución de funciones.
22
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
HOJA 4 DE 50
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
1.8.1
ÍNDICE
Página
INTRODUCCIÓN
I.
5
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
6
II.
MARCO JURÍDICO
III.
ATRIBUCIONES
IV.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
Y/U OCUPACIONAL
17
V.
ORGANOGRAMA
18
VI.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
20
7
15
ANEXOS
44
23
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
HOJA 17 DE 50
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
1.8.1
IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA
1.8.1 Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
1.8.1.1. Dirección de Presupuesto
1.8.1.1.1 Subdirección de Presupuesto.
1.8.1.1.1.1 Departamento de Distribución de Cheques.
1.8.1.1.1.2 Departamento de Ejercicio del Presupuesto.
1.8.1.1.2 Subdirección de Planeación.
1.8.1.1.2.1 Departamento de Control de Inversión.
1.8.1.1.2.2 Departamento de Planeación de Integración Presupuestal.
1.8.1.2 Dirección de Programación y Evaluación.
1.8.1.2.1 Subdirección de Programación.
1.8.1.2.1.1 Departamento de Programación “A”.
1.8.1.2.1.2 Departamento de Programación “B”.
1.8.1.2.3 Subdirección de Evaluación.
1.8.1.2.3.1 Departamento de Evaluación de Programas “A”.
1.8.1.2.3.2 Departamento de Evaluación de Programas “B”.
24
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
HOJA 20 DE 50
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
1.8.1
VI. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1.8.1 Dirección General de Programación y Presupuesto.
OBJETIVO
Planear dirigir y controlar el Sistema de Programación, Presupuestación, Registro Contable y Evaluación
de la Secretaría, así como los estudios necesarios de Organización, Procedimientos y de modernización
en informática de la Secretaría de Gobernación.
FUNCIONES
Proponer lineamientos para la formulación e integración de los documentos del proceso de
programación y presupuestación de la Secretaría de Gobernación y del Sector Coordinado.
Normar los trabajos relativos al diseño, instalación y funcionamiento del Sistema de Evaluación
Programática Presupuestal de la Secretaría y Entidades Coordinadas, para que estos se realicen
conforme a los lineamientos establecidos.
Promover la realización de estudios y análisis en materia de presupuesto, organización, métodos y
procedimientos e informática, en áreas de la Secretaría y Entidades Coordinadas, emitiendo los
diagnósticos y cambios requeridos.
Establecer los lineamientos, políticas y estrategias para la formulación, integración actualización y
difusión del Manual de Organización General de la Secretaría, dictaminar los Manuales de Organización
Específicos y de Procedimientos, así como también el de Servicios al Público, que propongan las
unidades administrativas de la Secretaría y el Sector Coordinado.
Implantar políticas y procedimientos en materia de administración de recursos financieros, acordes a los
lineamientos establecidos por las dependencias reguladoras.
Analizar los aspectos orgánico-funcional de las unidades administrativas del Sector Gobernación y
autorizar las propuestas de modificación que deban tramitarse ante las autoridades correspondientes.
Integrar y formular el Anteproyecto Anual de Presupuesto de Egresos, del Programa de Inversiones de
la Secretaría y de las Entidades Coordinadas por ésta, así como vigilar la aplicación de las políticas y
normas emitidas por las dependencias de apoyo global de la Administración Pública Federal en materia
de programación organización y presupuesto.
Dirigir y coordinar la elaboración y análisis de los estados contables y financieros y la aplicación de
técnicas contables, conforme a los procedimientos establecidos por la Ley de Presupuesto y Gasto
Público Federal; emitidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
25
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
HOJA 21 DE 50
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
1.8.1
Servir de enlace entre las Entidades Coordinadas por la Secretaría de Gobernación y las Dependencias
del Ejecutivo Federal, de acuerdo a los preceptos legales aplicables.
Vigilar y controlar el ejercicio del presupuesto autorizado de acuerdo a las normas y procedimientos
emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Verificar la recopilación de los documentos, estudios especiales, estados financieros y en lo general de
la información que la Secretaría requiera para el desempeño de las atribuciones que le otorga la ley en
materia de programación, organización y presupuesto.
Dictaminar conforme a las necesidades de la Secretaría, los requerimientos de equipo en materia de
informática y tramitar su autorización.
Implementar los sistemas de estadística de la Secretaría, para estos efectos intervenir en los del sector
conforme a las leyes.
Coordinar y supervisar el funcionamiento del Sistema de Orientación e Información de la Secretaría.
Proporcionar asesoría en el ámbito de su competencia a las unidades administrativas que lo requieran, y
Las demás que le confieran otras disposiciones o el C. Secretario.
26
MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
HOJA 15 DE 50
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
1.8.1
III. ATRIBUCIONES
REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN
D.O.F. 31-08-1998.
Artículo 27. La Dirección General de Programación y Presupuesto tendrá las siguientes atribuciones:
I.
Proponer políticas para la administración de los recursos financieros e informaticos del Sector y
sobre la organización y funcionamiento de la Secretaría, así como verificar el cumplimiento de las
políticas que se establezcan;
II.
Participar, en el ámbito de su competencia, en la formulación, instrumentación, seguimiento y
evaluación de los programas sectoriales;
III.
Normar y coordinar los procesos de programación, presupuestación y contabilidad del Sector,
con apego a las políticas y lineamientos que determinen las dependencias competentes;
IV.
Normar y coordinar la elaboración e integración del Programa Operativo Anual, el anteproyecto
de presupuesto anual y la Cuenta de la Hacienda Pública Federal del Sector, y presentarlos a la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público, previa aprobación del Secretario;
V.
Normar, dar seguimiento, controlar y evaluar el ejercicio del programa - presupuesto anual de las
unidades administrativas y órganos administrativos desconcentrados de la Secretaría, así como
de sus entidades coordinadas;
VI.
Coordinar las actividades inherentes al Sistema Integral de Información Programática,
Presupuestal y Contable, así como integrar el informe del avance físico - financiero del Sector y
elaborar los reportes financieros que correspondan;
VII.
Autorizar, en el ámbito de su competencia, las solicitudes de modificación programatico –
presupuestal que presenten las unidades administrativas y órganos administrativos
desconcentrados de la Secretaría, así como llevar su registro y control;
VIII.
Gestionar ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público las autorizaciones de afectación
programatico - presupuestal de la Secretaría y llevar su registro y control;
IX.
Elaborar e integrar los escenarios financieros y de niveles de gasto del Sector;
X.
Establecer normas y procedimientos para el trámite de pago de la documentación comprobatoria
de operaciones realizadas que afecten el presupuesto autorizado de la Secretaría, supervisar su
aplicación y llevar a cabo el resguardo de dicha documentación;
XI.
Controlar los ingresos de ley que sean captados en las unidades administrativas y en los
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
1.8.1
II. MARCO JURÍDICO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
D.O.F. 5-II-1917 y sus reformas.
LEYES
Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada de Intereses Públicos
D.O.F. 31-VIII-1934 y sus reformas.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
D.O.F. 29-XII-1976 y sus reformas.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos
D.O.F. 31-XII-1982 y sus reformas.
CÓDIGOS
Código Fiscal de la Federación
D.O.F. 31-XII-1981.
REGLAMENTOS
Reglamento del Código Fiscal de la Federación
D.O.F. 29-II-1984 y sus reformas.
Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación
D.O.F. 31-VIII-1998.
DECRETOS
Decreto por el que las Dependencias y Entidades procederán a elaborar un Programa de
Descentralización Administrativa que asegure el avance en dicho proceso
D.O.F. 18-VI-1984.
Decreto que reforma, adiciona y deroga diversas disposiciones de la Ley Federal de Responsabilidades
de los Servidores Públicos
D.O.F. 21-VI-1992.
ACUERDOS
Acuerdo por el que se establecen las bases para llevar a cabo la instrumentación y ejecución de los
programas para la administración, conservación y mantenimiento de los inmuebles propiedad federal, en
el que se encuentran alojadas oficinas de diversas instituciones públicas
D.O.F. 22-I-1992.
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