MANUAL: CÓDIGO: MANUAL DE GESTIÓN INDER MEDELLÍN MC

MANUAL:
MANUAL DE GESTIÓN
INDER MEDELLÍN
RESPONSABLE:
DIRECTOR GENERAL
CÓDIGO:
MC-001
FECHA VIGENCIA:
13/SEPT/2016
VERSIÓN:
13
1. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Gestión (entiéndase también como manual de operaciones, manual de calidad) tiene como
propósito fundamental servir de soporte para el desarrollo de las actividades, que en forma coordinada realiza la entidad,
a fin de cumplir con cada competencia particular asignada por mandato constitucional y legal, con la misión fijada y lograr
la visión trazada.
El Sistema Integrado de Gestión se basa en un modelo de operación por procesos, lo que permite administrar la entidad
como un todo, definir las actividades que agregan valor, trabajar en equipo y disponer de los recursos necesarios para su
realización.
Un modelo de operación por procesos favorece el cumplimiento de los principios de responsabilidad, al definir los
procesos de acuerdo con los preceptos constitucionales y legales, la misión y la visión de la entidad; de economía, al
identificar con precisión los insumos para cada proceso; de eficacia, al definir la cadena de valor o mapa de procesos de
manera coherente y armónica con los planes y programas de la institución.
Para el INDER Medellín, este manual constituye un avance fundamental en el camino hacia la consolidación de un Sistema
Integrado de Gestión con fundamento en el MECI (Modelo Estándar de Control Interno), la NTCGP 1000, la NTC-ISO 9001
(gestión de la calidad), la ISO14001 (gestión ambiental), el MIPYG (modelo integrado de planeación y gestión) y el Decreto
1443 de 2014 (gestión de salud y seguridad en el trabajo). Esperamos sea de gran utilidad para entender mejor nuestro
papel en la Institución y una oportunidad de mejoramiento continuo en nuestras actividades, lo que redundará en una
mejor prestación de los servicios y, por consiguiente, en una mayor satisfacción de nuestros ciudadanos: “Los habitantes
del municipio de Medellín”.
Todas las disposiciones de las que habla el presente manual y que están asociadas a nuestro Sistema Integrado de Gestión
pueden encontrarse documentadas en el software dispuesto para tal fin (Isolución).
2. ASPECTOS GENERALES DEL INDER MEDELLÍN
El INDER MEDELLÍN es un ente público, creado mediante el Decreto municipal 270 de 1993 y se constituye como persona
jurídica de derecho público del orden municipal, dotado de autonomía administrativa, personería jurídica y patrimonio
independiente.
El nacimiento del INDER MEDELLÍN se adelantó a la ley que creó los institutos de deportes y recreación en los municipios
del país, la Ley 181 de 1995, conocida como Ley del Deporte. Cuando ésta se aprobó, el INDER MEDELLÍN ya había sido
creado.
El INDER MEDELLÍN desde su nacimiento fue una obra de creación colectiva, de la cual la comunidad se apropió
rápidamente y empezó a acompañar muy de cerca. Eso sin duda explica la gran acogida que tuvo y el vigor con que arrancó.
De todos los institutos del orden municipal surgidos en esa época, fue el de mayor impacto social, ya con peso específico
propio dentro de la estructura del Gobierno Municipal.
Otro aspecto digno de destacar, y que ha tenido que ver mucho con el papel cumplido por el INDER MEDELLÍN, es la
continuidad que en el tiempo han tenido sus políticas y programas, lo cual hay que entender como una fortaleza
institucional y un manejo responsable y metódico por parte de los alcaldes, quienes continuaron trabajando bajo las
mismas políticas; también hay que entenderlo como un logro de la comunidad, que se apropió de los programas y los
incorporó a la vida urbana.
El INDER MEDELLÍN, tiene su domicilio principal en la ciudad de Medellín, en la calle 47D #75-276, departamento de
Antioquia, República de Colombia; su radio de acción para la prestación de los servicios comprende toda la jurisdicción
del municipio de Medellín.
MISIÓN
Fomentar el deporte, la actividad física, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, mediante la oferta de
programas en espacios que contribuyen al mejoramiento de la cultura ciudadana y la calidad de vida de los habitantes del
municipio de Medellín.
VISIÓN
El Instituto de Deportes y Recreación de Medellín será un agente de formación de cultura ciudadana y transformación
social, líder en el desarrollo del deporte, la actividad física y la recreación, dinámico, altamente eficiente y el principal
referente en la proyección, construcción y administración de infraestructura deportiva, recreativa y de actividad física
para una ciudad equitativa, incluyente y respetuosa de la vida.
3. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Dirección declara su compromiso para el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión y lo evidencia
mediante las siguientes acciones:
 Comunicando a los funcionarios del INDER MEDELLÍN los requisitos del cliente, legales y reglamentarios, a través
del Listado Maestro Documentos Externos y el Listado Maestro de Documentos.
 Estableciendo la política integral de gestión y otras políticas en este manual.
 Asegurando que se establecen los objetivos del Sistema Integrado de Gestión en este mismo documento.
 Realizando las revisiones por la dirección del sistema.
Asegurando la disponibilidad de los recursos para la implantación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado
de Gestión.
4. POLITICA INTEGRAL DE GESTIÓN
El INDER contribuye a la formación de la cultura ciudadana y la convivencia en el municipio de Medellín, a través de la
oferta de actividad física saludable, prácticas deportivas y recreativas, en espacios sostenibles, seguros y adecuados.
El Instituto enmarca su empeño de gestión Integral, en el cumplimiento de sus requisitos aplicables, la planificación
estructurada, el control y mejoramiento continuo de los procesos y asumiendo con responsabilidad los siguientes
compromisos:
Con los ciudadanos
Identificamos las necesidades y expectativas de forma permanente con el fin de orientar la gestión a la satisfacción del
ciudadano.
Con los nuestros
Prevenimos la ocurrencia de enfermedades y accidentes laborales identificando peligros, valorando y controlando riesgos.
Contamos con personal y proveedores competentes y calificados.
Con el medio ambiente
Promovemos la protección del medio ambiente y nos comprometemos con la prevención de la contaminación.
Con la administración de recursos
Administramos de forma eficiente los recursos financieros, físicos, tecnológicos, ambientales y el talento humano.
Asignamos los recursos para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales, la satisfacción de las necesidades
y expectativas del ciudadano, un ambiente laboral seguro y saludable.
5. ACUERDOS Y COMPROMISOS ÉTICOS
El INDER Medellín ha adoptado un código de ética que se mantiene disponible para consulta en diferentes medios
institucionales. Para garantizar el cumplimiento de las disposiciones allí determinadas, el código de ética es adoptado por
resolución y socializado en su versión vigente.
6. ESTRUCTURA ORGÁNICA
La estructura orgánica de la institución ha sido formalizada en la Resolución 828 de 2013. En este documento también se
describen las funciones definidas para cada dependencia.
La estructura es la siguiente:
7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
El organigrama del INDER MEDELLÍN describe las interrelaciones jerárquicas de su personal.
Las responsabilidades de los funcionarios están definidas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales.
Ambos documentos serán adoptados por resolución en todos los casos.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Se designa como representante de la dirección para el Sistema Integrado de Gestión al Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación.
La designación tiene como alcance lo dispuesto por la NTCGP 1000, la ISO 14001 y MECI.
8. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
El presente manual de gestión describe el Sistema Integrado de Gestión que el INDER Medellín ha establecido bajo los
requisitos de las normas NTC-GP 1000, NTC-ISO 9001 e ISO 14001 y MECI 2014, con el propósito fundamental de que la
Institución funcione de manera eficaz, eficiente y efectiva; es el manifiesto del compromiso del Instituto con la calidad, el
cumplimiento de la función y los objetivos institucionales, la participación ciudadana y el cuidado del medio ambiente.
El Sistema Integrado de Gestión se define y desarrolla en el presente manual, así como en la documentación emanada de
él, siendo de obligatorio cumplimiento por todos los servidores del Instituto en el ejercicio de sus actividades.
ALCANCE
Para la NTCGP 1000: “Promoción y Estímulo al Deporte, la Recreación y la Actividad Física en el Municipio de Medellín.
Gestión del diseño, construcción, mantenimiento, adecuación y administración de los escenarios deportivos y recreativos
en el Municipio de Medellín.”
Para la NTC-ISO 14001: "Administración, gestión del mantenimiento y adecuación de la sede administrativa del INDER
Medellín y la Unidad Deportiva Estadio Atanasio Girardot."
EXCLUSIONES
Para efectos de auditorías de otorgamiento y certificación bajo el estándar NTC-GP 1000:2009 y NTC-ISO 9001:2008, no
se consideran aplicables los siguientes requisitos:
7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y medición.
El Instituto de Deportes y Recreación INDER Medellín no posee equipos que requieran calibración y medición. El INDER
Medellín no tiene dentro de los requisitos para sus productos y servicios, especificaciones que requieran medición, por lo
tanto el control de los dispositivos de seguimiento y medición no se hace necesario. En el caso de las mediciones tomadas
a las adecuaciones y mantenimientos de escenarios, los contratistas deben aportar la evidencia del control de sus equipos
de seguimiento y medición para cuando sea el caso. Para el caso de los equipos que sirven para medir los productos que
hacen parte de la operación de la entidad, estos deben sujetarse a mantenimiento de acuerdo con las políticas y
actividades establecidas dentro del Proceso de Administración de Bienes y Servicios.
REFERENCIAS NORMATIVAS
El manual de gestión contiene disposiciones que hacen referencia a las siguientes normas:
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
NTC-GP 1000: Sistema de Gestión de la Calidad en la Gestión Pública.
NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad.
NTC-ISO 14001 Sistema de Gestión Ambiental.
MECI: Sistema de Control Interno.
DECRETO SST
Además todas las normas legales contenidas en el Listado Maestro Documentos Externos.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para el propósito de este MANUAL DE GESTIÓN, son aplicables los términos y definiciones dados por las normas NTC-GP
1000, NTC-ISO 9001, NTC-ISO 14001 y MECI 2014 y las consignadas en los procedimientos que ha establecido el INDER
Medellín para la operación de los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
MAPA DE PROCESOS
INDER Medellín ha establecido, documentado, implementado, mantenido y mejorado un Sistema Integrado de Gestión
para cumplir con múltiples requisitos que propenden por su eficacia, eficiencia y efectividad.
Con este fin han identificado los procesos que constituyen el Sistema Integrado de Gestión y que aparecen identificados
en el Mapa de Procesos.
Estos procesos han sido identificados teniendo en cuenta cuatro categorías de clasificación. Estas categorías son:
Procesos estratégicos: Son los procesos líderes encargados de generar las directrices generales del Instituto, están
directamente relacionados con la planeación institucional, la provisión de recursos económicos, con la revisión,
mantenimiento y actualización del sistema para su buen funcionamiento y mejora continua.
Procesos misionales: Estos procesos ejecutan lo referenciado en los alcances del Sistema, lo que constituye la razón de
ser del Instituto.
Procesos de apoyo: Estos procesos son los que le dan al Instituto el soporte requerido para que los procesos misionales
funcionen adecuadamente.
Procesos de evaluación: Corresponden a los procesos en los que se consolidan y evalúan los resultados institucionales
con el objetivo de proponer mejoramiento.
El mapa de procesos se encuentra publicado en el software del Sistema Integrado de Gestión.
Sumado a esto, el INDER ha identificado en las caracterizaciones de procesos los insumos y productos que le dan
continuidad a la interacción de los mismos.
CARACTERIZACIÓN, SECUENCIA E INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS
Teniendo en cuenta que el conocimiento de la secuencia y de las interrelaciones entre los procesos facilita la gestión, el
INDER Medellín, ha identificado las actividades básicas que constituyen cada uno de los procesos. Para esto cuenta con
un esquema gráfico denominado Caracterización. Este esquema es derivado de los contenidos del presente manual y de
las funciones y normas definidas por el Estado para la institución.
Las caracterizaciones de los procesos explican de manera general el funcionamiento de cada uno de ellos y proporcionan
el marco para la elaboración de los demás documentos con controles e instrucciones.
Las caracterizaciones pueden ser consultadas en el mapa de procesos del software del Sistema Integrado de Gestión o en
el listado maestro de documentos.
POLÍTICAS, CRITERIOS Y MÉTODOS DE CONTROL
El presente manual contiene las políticas de operación necesarias para enmarcar todos los criterios y métodos de control
del INDER Medellín.
Para facilitar la operación y control eficaz de los procesos, el INDER Medellín, ha documentado, implementado y verificado
diferentes actividades, las cuales se describen en la documentación asociada a cada proceso. Esta documentación puede
ser integrada por manuales, procedimientos, instructivos, protocolos, guías, ya sean de origen institucional o externo. (Ver
políticas de documentación)
Además de esto se han definido indicadores que permiten efectuar el seguimiento y control a la gestión de cada proceso.
Los controles adoptados pueden derivarse de las necesidades identificadas, la experiencia de los funcionarios o la gestión
de los riesgos.
9. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
a) Objetivo de la administración de riesgos
Contribuir al aseguramiento del cumplimiento de la misión, la visión y los objetivos institucionales y la erradicación de la
posibilidad de lesionar los intereses de la entidad a causa de la obtención de beneficios particulares.
b) Alcance de la política
Todos los procesos de la entidad
c) Tipos de riesgos: Los tipos de riesgos que pueden ser identificados y administrados por el INDER, sin ser una
clasificación vinculante, son:
 Estratégicos
 Operativos
 Ambientales
 Seguridad y salud ocupacional
 Tecnológicos
 De corrupción
 Cumplimiento
 Financieros
d) Niveles de aceptación del riesgo
El INDER Medellín decide aceptar los riesgos cuando controlarlos implica mayores costos que asumir las consecuencias o
impactos de la ocurrencia.
Los priorización para la gestión de los riesgos se definirá durante la fase de análisis; sí el análisis ubica los riesgos en nivel
alto o extremo, el tratamiento deberá iniciarse obligatoriamente por parte del directo responsable. En los demás niveles
la priorización es opcional.
Durante la gestión de riesgos también puede ser posible priorizar el trabajo en los procesos de la institución que se
evidencien como más vulnerables de acuerdo a los criterios técnicos que para el caso se definan desde la Oficina Asesora
de Planeación.
e) Acciones y responsabilidades generales asociados a la administración de riesgos
RESPONSABLE
ACCIONES
 Establecer políticas y lineamientos para la administración de los riesgos a nivel institucional
de manera que se garantice el cumplimiento de lo estipulado en la plataforma estratégica
del INDER Medellín.
 Tomar decisiones frente a la administración del riesgo a nivel institucional.
Director General
 Asignar los recursos necesarios disponibles para la gestión de los riesgos.
 Analizar anualmente el estado institucional de la gestión de riesgos, la metodología y el
nivel de la implementación de la política de administración de riesgos para tomar acciones
que garanticen el mejoramiento de la efectividad de la organización.
 Liderar la formulación de lineamientos de la Entidad para la administración de riesgos y
gestionar su aprobación ante la Dirección.
 Definir la planificación anual para la administración de los riesgos.
 Acompañar a los líderes de proceso y sus equipos de trabajo en todas las fases de gestión
de los riesgos.
Jefe Oficina Asesora
 Capacitar y orientar a los líderes de proceso en el manejo metodológico de riesgos.
de Planeación
 Parametrizar y administrar el software del sistema de gestión en materia de administración
de riesgos de acuerdo con las políticas y lineamientos vigentes.
 Elaborar anualmente informes generales de la gestión de riesgos, la metodología y el nivel
de implementación de la política de administración de riesgos a nivel institucional para la
dirección general.
 Elaborar y registrar los contextos estratégicos identificados para los procesos y sus
Líderes de proceso
actividades.






Jefe Oficina de Control 

Interno
Registrar en el software Isolución la información sobre la gestión de los riesgos y registrar
la evidencia adicional respectiva que contenga información de las actividades realizadas.
Ésta evidencia adicional deberá entregarse a la Oficina Asesora de Planeación.
Convocar a los equipos de trabajo que participan en la gestión de los riesgos en todas sus
fases.
Identificar los riesgos aplicables a su respectivo proceso.
Liderar las actividades necesarias para la gestión de los riesgos de su respectivo proceso y
en todas sus fases.
Diseñar, implementar y evaluar los controles y acciones en cada caso, y además registrar
la información de la manera estipulada por la organización.
Hacer seguimiento de la efectividad de los controles determinados para los riesgos de cada
proceso, de acuerdo a los criterios establecidos.
Asesorar a la alta dirección en la metodología para la gestión de los riesgos.
Verificar que los controles existentes sean efectivos para minimizar la probabilidad e
impacto de los riesgos.
f)
Estrategias para el desarrollo de la política: socialización, involucramiento por niveles, documentación, integración
en los procesos naturales de planeación institucional.

La Dirección se compromete a suministrar los recursos físicos, financieros, tecnológicos y de talento humano,
necesarios y disponibles para la gestión de los riesgos.
La gestión de riesgos hará parte integral del proceso de direccionamiento estratégico.
Los riesgos siempre deberán estar documentados por procesos y asociados a los mismos según sea pertinente.
Con el fin de gestionar apropiadamente los riesgos de la entidad, excepto para el caso de los riesgos ambientales
y de seguridad y salud en el trabajo, el INDER adopta los criterios técnicos y metodológicos de administración del
riesgo documentados por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Adicionalmente se
podrán documentar procedimientos o instructivos en los casos que se considere necesario. Lo anterior incluye la
adopción de orientaciones para: determinación del contexto, identificación de riesgos, valoración, tratamiento,
determinación de riesgo residual, definición de controles y seguimiento a los riesgos.
El involucramiento en la gestión de los riesgos debe darse en todos los niveles de la organización, de acuerdo con
las fases y las actividades determinadas en la metodología.
Los controles y acciones para el tratamiento del riesgo deberán ser socializados con los respectivos equipos de
trabajo y colaboradores de cada proceso con el fin de que sean entendidos por todos y su puesta en marcha sea
exitosa.
La gestión de los riesgos deberá documentarse y tales registros deben estar disponibles para consulta en el
software del sistema de gestión y otros medios, según se estime conveniente. La institución debe garantizar el
acceso de la ciudadanía y los servidores a la información registrada.
La alta dirección se compromete a generar espacios de capacitación y/o entrenamiento para el desarrollo de la
metodología.


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


Para el caso de los riesgos asociados a la gestión ambiental el INDER cuenta con un plan de emergencias para identificar
situaciones potenciales de emergencia internas. Igualmente nuestra institución se integra con el DAGRD, que es un
conjunto de entidades públicas, privadas y comunitarias integradas, con el objeto de dar solución a los problemas de
seguridad de la población que se presenten en su entorno físico, por la eventual ocurrencia de fenómenos naturales o
antrópicos. El INDER se articula en los planes, programas, proyectos y acciones para la prevención y atención de
emergencias y desastres que se desarrollan desde el DAGRD. Se realizan pruebas periódicas, simulacros, para medir la
efectividad.”
10. POLÍTICAS DE DOCUMENTACIÓN
El INDER Medellín cuenta con una estructura documental que permite darle continuidad a las políticas y objetivos
institucionales. Los documentos de niveles inferiores deben desagregarse de los documentos de nivel superior. La
estructura es la siguiente:
Los procedimientos requeridos por las normas NTC-GP 1000, NTC-ISO 9001 e ISO 14001 han sido documentados e
implementados y se describen a continuación:
PDDE05 Control de documentos del Sistema Integrado de Gestión
PDDE06 Control de registros del Sistema Integrado de Gestión
PDMC04 Control del producto o servicio no conforme
PDMC02 Gestión Mejora (Acciones preventivas, correctivas y de mejora)
PDMC05 Auditorias de calidad
PDEI02 Auditorias de control interno
Adicionalmente se han implementado otros documentos de referencia y con instrucciones de trabajo que se compilan en
los listados maestros de documentos del software designado para el sistema de gestión. Igualmente todos estos
documentos de referencia y con instrucciones de trabajo están vinculados a cada caracterización de proceso con el fin de
facilitar su búsqueda.
CONTROL DE DOCUMENTOS
Las acciones y responsabilidades para la elaboración, revisión, aprobación y cambios de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión se encuentran descritos en los procedimientos PDDE04 Elaboración de documentos del Sistema
Integrado de Gestión y PDDE05 Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión.
Su implementación asegura la homogeneidad de la forma y presentación de todos los documentos del Sistema Integrado
de Gestión del INDER Medellín.
CONTROL DE LOS REGISTROS
En la documentación del proceso de Administración Documental, en el procedimiento PDDE06 Control de Registros del
Sistema Integrado de Gestión y en las Tablas de Retención Documental, se evidencian las condiciones para garantizar la
identificación, legibilidad, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros
asociados a los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
Los documentos relacionados anteriormente constituyen el Manual de Gestión Documental de la institución.
11. POLÍTICA DE ENFOQUE AL CLIENTE
Se han identificado como clientes del INDER Medellín la comunidad en general del municipio de Medellín, los deportistas
y las entidades públicas o privadas que requieren nuestros servicios; sus requisitos se han definido a partir del
conocimiento que tienen los funcionarios del Instituto, y se han validado mediante la medición y el seguimiento de la
satisfacción de los clientes a través de las encuestas de satisfacción realizadas periódicamente.
Los requisitos de los ciudadanos se enuncian en la misión y visión y la política de calidad dado que son parte de la esencia
del INDER como institución al servicio de la ciudadanía.
La percepción presente y futura de los clientes acerca de sus necesidades reales y potenciales se evalúa periódicamente
y se toman acciones para el mejoramiento de la prestación de los servicios. El INDER Medellín garantiza su enfoque al
cliente al incluir instrucciones claras en la documentación de los procesos.
DEFINICIÓN DE PÚBLICOS DEL INDER

Público externo
Nivel 1: Todos aquellos que hacen parte de nuestro territorio de operación en el municipio de Medellín.
a. Usuarios y ciudadanos de Medellín
b. Medios de comunicación (locales y comunitarios)
c. Gabinete Municipal, concejales, JAL, JAC, entes de control, clubes deportivos.
Nivel 2: Del nivel departamental.
Indeportes, Ligas y demás institutos de deportes de los municipios de Antioquia.
Nivel 3: Del nivel Nacional e Internacional: Federaciones y Confederaciones deportivas, Comité Olímpico Nacional,
Coldeportes Nacional y demás ministerios, otros organismos deportivos del orden nacional, contactos internacionales,
FIFA, Comité Olímpico Internacional, medios de comunicación nacionales e internacionales.

Público interno
Consejo directivo y comité de dirección
Personal administrativo
Personal operativo y en campo
ATENCIÓN AL CIUDADANO
El INDER administra las relaciones con los ciudadanos incorporando a la cultura de la organización elementos que aseguren
su satisfacción y una atención efectiva. El compromiso que adquirimos garantiza una atención efectiva y satisfactoria. Los
principios aplicables a la atención son:


TRATO CÁLIDO Y AMABLE. Atendemos a todos los ciudadanos con cortesía, dándoles la importancia que merecen.
Construimos vínculos que aumenten la sensación de cercanía con quienes interactúen.
ATENCIÓN OPORTUNA. Nuestra atención es ágil. Nos guiamos por preceptos legales y necesidades del ciudadano.




ATENCIÓN EFECTIVA. Nuestra atención responde a las necesidades y expectativas manifestadas por los
ciudadanos, enmarcándonos en los preceptos legales.
TRATO DIGNO Y HUMANO. En nuestro trato reconocemos a los ciudadanos como seres humanos sin distingo de
diferencias, intereses, necesidades y cualidades.
CONFIABILIDAD. Los atención a los ciudadanos a partir de nuestro accionar trasparente y nuestra comunicación
generosa se orienta a mejorar los niveles de confianza partiendo de la comunicación fluía, abierta y completa
como elementos fundamentales.”
ENFOQUE DIFERENCIAL: Nuestros canales de atención, según las posibilidades, permiten interactuar en formas
específicas con comunidades que tienen necesidades especiales.
12. POLÍTICAS DE PLANIFICACIÓN
OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La estructura de objetivos institucionales se ha definido de la siguiente manera:
NIVEL
APLICACIÓN
Nivel 1: Objetivos estratégicos, de calidad y de programas Definidos en Plan Estratégico (objetivo general y objetivos
de gobierno aplicables a la institución.
de líneas), Manual de Gestión (objetivos de calidad) y
programas de gobierno (objetivos de programas en el plan
de desarrollo).
Nivel 2: Objetivos de los proyectos.
Definidos en cada uno de los proyectos matriculados en el
banco de proyectos.
Nivel 3: Objetivos de los procesos
Definidos en cada caracterización.
Los objetivos de segundo y tercer nivel deben ser coherentes con los objetivos de nivel superior y la misión y visión
institucionales.
OBJETIVOS DE CALIDAD
Los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y sus indicadores, son los siguientes:
OBJETIVO
Ejecutar actividades deportivas, recreativas y físicas saludables que
permitan la satisfacción de las necesidades y expectativas de la
comunidad.
Optimizar la capacidad instalada de los equipamientos públicos y
recreativos existentes en el Municipio para una prestación de servicios
que contribuya al desarrollo integral y al aprovechamiento del tiempo
libre de la comunidad medellinense.
Diseñar e implementar programas de mejoramiento continuo que
promuevan y estimulen las competencias de los funcionarios de la
Entidad, de acuerdo con el perfil que se requiere en cada puesto de
trabajo.
Mejorar continuamente los procesos institucionales con el fin de atender
las necesidades del entorno y la integración de los requisitos del Sistema
Integrado de Gestión y del Modelo Estándar de Control Interno.
OBJETIVO
META
Cumplimiento de metas
físicas del plan de 90%-100%
desarrollo
Cobertura poblacional
con servicios deportivos 23%
y recreativos
Escenarios deportivos y
recreativos públicos del
municipio de Medellín
100%
sostenidos
y
administrados por el
INDER Medellín
Evaluaciones
desempeño
satisfactorias
del
90% - 100%
Eficacia en acciones
correctivas, preventivas 80%
y de mejora
Planear y ejecutar acciones que contribuyan al manejo adecuado de los Ejecución presupuestal
recursos financieros, físicos, tecnológicos y ambientales, para facilitar la vs
metas
físicas 90%-100%
gestión por procesos.
ejecutadas
PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
El INDER Medellín ha establecido tres niveles para la planificación, así:
NIVEL
Nivel 1: Plan estratégico decenal municipal del deporte y
plan de desarrollo municipal.
Nivel 2: Plan de acción anual y planes asociados a las
políticas de desarrollo administrativo del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión.
Nivel 3: Planes operativos de los procesos.
Los
requisitos
para
planificación
se
dan
en
el
APLICACIÓN
Plan Estratégico aprobado por Resolución 1105 de 2013 y
Plan de Desarrollo Municipal 2012 -2015, Línea 1
Plan de acción anual, Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, PAC, Proyectos de Inversión, Plan Anual de
Adquisiciones.
Planes de trabajo, cronogramas de actividades, macro,
meso o micro ciclos, planes de formación, entre otros
planes propios de la ejecución de cada proceso.
procedimiento
PD-PI-001
Planeación
Institucional.
Cuando se generan cambios en la estructura del Sistema Integrado de Gestión, por diferentes razones, la Dirección plantea
actividades que garanticen la preparación y ajuste inmediato del manual de gestión y todos los documentos relacionados
para asegurarse que el Sistema Integrado de Gestión mantenga su integridad durante y después de estos cambios. Esta
planificación incluye asuntos relativos a la planificación estratégica y la planificación operativa.
PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
La planificación de la prestación de los servicios se ubica en los niveles 2 y 3 de planificación del Sistema Integrado de
Gestión.
DETERMINACIÓN Y REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO
La identificación de los requisitos de los clientes es responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad, los cuales se
hacen visibles en los medios de comunicación establecidos por el INDER Medellín en la misión y visión institucionales, en
la política integral de gestión y en la documentación de los procesos misionales.
Los requisitos de los diferentes servicios de la institución son consignados en Gobierno en Línea, la página web de la
institución u otros medios, según se considere adecuado.
El INDER Medellín, por ser una entidad de carácter público se asegura del cumplimiento de los requisitos legales que le
aplican y con base en ellos traza las directrices para la satisfacción de sus usuarios. Estos requisitos están identificados en
el listado maestro documentos externos.
Las expectativas de los clientes y las novedades en sus requisitos son detectadas mediante las actividades de evaluación
de los servicios realizadas por los funcionarios del INDER Medellín, de manera periódica y sistemática.
Ante novedades en los requisitos de los clientes, los líderes de los procesos misionales, revisan las necesidades y
expectativas de los clientes y dejan registro de ello.
13. POLÍTICA DE COMUNICACIÓN
La comunicación se constituye en un eje estratégico y transversal a la estructura organizacional del Instituto, a los planes
institucionales, a sus prácticas comunicativas y a la manera cómo se da cumplimiento al principio de rendición de cuentas
a la sociedad.
Las políticas aquí expresadas responden a un marco conceptual y explican cómo la entidad entiende sus procesos
comunicativos, cómo debe relacionarse en campos específicos de su gestión y fija directrices claras para regular el
cumplimiento de los planes de comunicación del Instituto y su actividad comunicacional.
Comunicación corporativa
La comunicación institucional siempre estará enfocada en mantener informada a la comunidad y demás públicos de
interés, interactuando permanentemente con información del quehacer misional del INDER Medellín, de forma veraz,
transparente y oportuna. El mensaje estará alineado a la identidad, a los valores y a los principios de la institución.
El Instituto realizará una efectiva labor de rendición de cuentas a la comunidad y grupos focales de manera clara, concreta
y oportuna acorde con sus públicos y audiencias.
La comunicación con los grupos de interés, propenderá por establecer un contacto directo, permanente y de
retroalimentación con los grupos y actores sociales, en condiciones de respeto, cordialidad y servicio.
Manejo de imagen INDER Alcaldía
El buen manejo de la imagen institucional y cuidado de sus piezas publicitarias, es compromiso de todas las áreas y
personal del INDER.
Todas las piezas promocionales comunicativas (publicitarias, informativas, impresas, de audio o video) que lleven la
imagen Institucional del INDER, o de sus proyectos y acciones deberán ser diseñadas, coordinadas y/o aprobadas por la
Oficina Asesora de Comunicaciones. No se producirán medios adicionales a los establecidos por la Oficina de
Comunicaciones. La producción de piezas publicitarias por parte de terceros deberá ajustarse al Manual de Identidad
Gráfica y directrices del Instituto.
Comunicaciones definirá el manejo, distribución y ubicación de la publicidad en todo tipo de eventos, escenarios y
actividades, tanto en piezas fijas como móviles. Igualmente participará en los procesos de diseño contractual y de
planeación de los eventos, propios o externos desde su concepción.
Todo tipo de obras de construcción, intervención, entrega y mejoramiento por parte de la Subdirección de Escenarios,
deberá contemplar la debida señalización y marcación de ley, antes y después del proceso.
La marca INDER Alcaldía de Medellín es una marca registrada, la Oficina de Comunicaciones, al igual que las demás áreas
del Instituto, deben velar por la correcta aplicación de la misma. Esta marca goza de protección legal amparada en las
Resoluciones 46411, 46412, 46413, 46414, 46415 y 46416 de 2013 y, en consecuencia, se prohíbe a terceras personas
hacer uso no autorizado de la misma, so pena de incurrir en delitos sancionables por el Código Legal.
Vocería y manejo de la información
La Oficina de Comunicaciones del Instituto es la única encargada de la relación e información con los medios de
comunicación y será la responsable de designar los voceros institucionales de los temas estratégicos, sobre los cuales deba
expresarse el Instituto.
Los criterios de manejo de la información, las estrategias informativas, su alcance, medios y canales de información que
se implementen en el Instituto, serán definidos y ejecutados por la Oficina Asesora de Comunicaciones.
La relación con los medios de comunicación tendrá carácter institucional y estará basada en principios de veracidad,
libertad y autonomía.
Comunicación Institucional:
La Oficina Asesora de Comunicaciones difundirá la misión, la visión, las políticas de calidad, el Plan Estratégico 2013 - 2023
y otros temas representativos y de actualidad de la institución a través de las herramientas comunicacionales que defina
la Oficina.
Las Comunicaciones al interior del Instituto deberán fluir dinámicamente en forma descendente, ascendente, horizontal
y cruzada y estarán basadas en el diálogo, el respeto y la participación. Deberán fomentar el sentido de pertenencia, el
mejoramiento de la cultura organizacional y el compromiso con la transparencia entre los servidores públicos y hacia la
comunidad.
La Oficina Asesora de Comunicaciones es la encargada de asesorar y definir la difusión de todo tipo de comunicación
institucional, dependiendo del público y el objetivo que se pretenda (campañas, convocatorias, invitaciones, diseños,
manejo de prensa y producción de piezas comunicativas), y que se requieran en las áreas misionales y administrativas.
Será obligación de todas las dependencias suministrar información amplia y confiable, para la gestión de la comunicación
del Instituto. Su difusión dependerá de las estrategias definidas por Comunicaciones acorde con las necesidades
informativas del INDER.
El Instituto apropiará a la Oficina Asesora de Comunicaciones recursos propios que garanticen el debido cumplimiento del
plan de comunicación institucional; como también, los recursos adicionales destinados por cada una de las áreas, para la
ejecución de las necesidades específicas en comunicaciones de cada una de ellas.
Comunicación en internet y redes sociales
La comunicación a través de internet y redes sociales del INDER promoverá la participación ciudadana y fortalecerá la
imagen corporativa de la entidad. Cada mensaje que emita por medios virtuales deberá cumplir con los criterios de
exactitud, utilidad, oportunidad, calidad y respeto en cuanto a sus contenidos.
La Oficina asesora de Comunicaciones del INDER es la dependencia encargada de definir y reglamentar cuáles y cuántas
son las alternativas de comunicación virtual que utilizará y sobre las cuales se expresará el Instituto.
MATRIZ DE COMUNICACIÓN EXTERNA
RESPONSABLE DE
GENERAR
INFORMACIÓN
1) Desde el INDER a partes interesadas externas
Planeación
Planeación
Planeación
Planeación
a)
Información
de Planeación
servicios
Planeación
Planeación
Planeación
TIPO DE COMUNICACIÓN O
INFORMACIÓN
Planeación
b)
Información sobre Líderes de proceso
procedimientos internos
Líderes de proceso
MEDIO O RECURSO
Página web
Gobierno en línea
Medios impresos
Radio
Correo electrónico
Redes sociales
Televisión
Personal
Reuniones y eventos con
comunidad y grupos focales
Página web
Isolución
RESPONSABLE DE
ADMINISTRAR MEDIO O
RECURSO
Comunicaciones Y TI
Planeación
Comunicaciones
Comunicaciones
TI
Comunicaciones
Comunicaciones
Comunicaciones
la Comunicaciones
Comunicaciones Y TI
Planeación
Directivos
Planeación
Planeación
c)
Rendición de cuentas Planeación
(comunicación de gestión y Planeación
resultados)
Planeación
Planeación
Planeación
d)
Requerimientos a
prestadores de servicios y Directivos
proveedores
Todos los servidores
Todos los servidores
e) Respuesta a peticiones,
Todos los servidores
quejas,
reclamos,
Todos los servidores
sugerencias y comentarios
Todos los servidores
Todos los servidores
2) Fuentes externas hacia el INDER
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
a) Quejas,
reclamos,
Partes interesadas
sugerencias y comentarios
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Solicitud de servicio
Partes interesadas
Solicitud de información
Requerimientos de otras
organizaciones
b) Percepción sobre el
INDER y su gestión,
necesidades y expectativas
c) Información de referencia
y
bases
de
datos
sociológicos
y
socio
económicos
Circulares informativas
Encuentros presenciales
Página web
Medios impresos
Correo electrónico
Redes sociales
Radio
Televisión
Archivo
Comunicaciones
Comunicaciones
Comunicaciones
TI
Comunicaciones
Comunicaciones
Comunicaciones
Oficios
Archivo
Redes sociales
Correo electrónico
Oficios
Telefónico
Personal
Página web
Comunicaciones
TI
Archivo
TI
N/A
Planeación
Buzones
Redes sociales
Oficios
Correo electrónico
Telefónico
Personal
Página web
SIM
Correo electrónico
Oficios
Redes sociales
Telefónico
Página web
Planeación
Comunicaciones
Archivo
TI
TI
N/A
Planeación
Planeación
TI
Archivo
Comunicaciones
TI
TI
Administración
de
escenarios y Fomento del
Partes interesadas
Planillas de inscripción
deporte, recreación y la
actividad física
Partes interesadas
Oficios
Archivo
Partes interesadas
Página web
Planeación
Partes interesadas
Correo electrónico
TI
Partes interesadas
Redes sociales
Comunicaciones
Partes interesadas
Telefónico
TI
Partes interesadas
Personal
N/A
Partes interesadas
Oficios
Archivo
Partes interesadas
Correo electrónico
TI
Partes interesadas
Investigaciones y estudios
Planeación
Planeación
y
Partes interesadas
Reuniones con la comunidad
Comunicaciones
Partes interesadas
Encuestas de satisfacción
Planeación
Entidades públicas del Sistemas
de
información Entidades
públicas
del
territorio nacional
nacionales
territorio nacional
Planeación, entidades
Planeación,
entidades
públicas y privadas del Investigaciones y estudios
públicas y privadas del
territorio nacional.
territorio nacional.
d)
Información sobre Participantes de los
utilización de servicios servicios misionales y SIM
misionales
personal operativo
Planeación
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA
TIPO DE COMUNICACIÓN O
INFORMACIÓN
1)
Directrices y políticas
RESPONSABLE DE
GENERAR
INFORMACIÓN
Director General
Director General
2) Estructura de procesos e
instrucciones
para
realización de actividades
institucionales
Líderes de proceso
(Procedimientos,
instructivos y manuales),
normas legales aplicables
Todos los funcionarios
3) Registros
Todos los funcionarios
4) Comunicación interna: Todos los funcionarios
solicitudes, consultas y Todos los funcionarios
emisiones de información Todos los funcionarios
entre funcionarios
Todos los funcionarios
Comunicaciones
Directivos
5) Información de interés
Directivos
interno
Comunicaciones
Comunicaciones
Directivos
Subdirección
6) Información financiera
Administrativa
y
Financiera
7)
Información
sobre Oficina
Asesora
contratación
Jurídica
8)
Retroalimentación
Líderes de proceso
interna
9)
Requerimientos
a Funcionarios
con
subalternos
personal a cargo
Resoluciones
Circulares normativas
RESPONSABLE DE
ADMINISTRAR MEDIO O
RECURSO
Director general
Director general
Isolución
Planeación
MEDIO O RECURSO
Archivo físico
Archivo
Archivos electrónicos
TI
MASI
TI
Telefonía
TI
Mensajería instantánea
TI
Correo electrónico
TI
Boletines - carteleras -wallpaper Comunicaciones
SMS - piezas publicitarias
Reuniones de equipos de trabajo Director general
Intranet
TI
Carteleras
Comunicaciones
Correo electrónico
Comunicaciones
Circulares informativas
Archivo
SAP
Financiera
Portal de contratación estatal.
Oficina Asesora Jurídica
Intranet
TI
Correo electrónico
Gestión humana
14. POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS
Los recursos que el INDER Medellín ha identificado como básicos para la implementación y mantenimiento del Sistema
Integrado de Gestión y que se compromete a garantizar para cumplir los requisitos establecidos se encuentran
relacionados en la caracterización de cada uno de los procesos, se refieren básicamente a:


Talento humano: conformado por los funcionarios públicos o particulares que ejercen funciones públicas.
Infraestructura: son las instalaciones locativas (placas, sedes, ludotekas), recursos tecnológicos (software y
hardware), transporte, comunicaciones, etc., necesarios para la prestación de los servicios.

Ambiente de trabajo: se determinaron las condiciones adecuadas para una prestación del servicio de manera
eficiente, eficaz y efectiva.
Los recursos institucionales son gestionados a través del proceso Planeación Institucional y los procesos de apoyo. Lo
anterior aplica para los recursos financieros.
TALENTO HUMANO
Las competencias básicas, que en términos de educación, formación, experiencia y habilidades deben tener todos y cada
uno de los funcionarios que prestan sus servicios en el INDER Medellín, se encuentran definidas en el Manual de Funciones
y Competencias Laborales. Basados en estas competencias, el INDER Medellín garantiza que el personal que presta
servicios está calificado para tales efectos. De ello queda constancia objetiva en las hojas de vida de cada funcionario.
Adicionalmente el INDER Medellín establece a través de la documentación del proceso Gestión Humana, las actividades
que permitan mejorar las competencias y el desarrollo de los funcionarios de la entidad.
En los casos que el talento humano que apoya la gestión sea externo, las competencias, habilidades y responsabilidades
se establecen, según sea necesario, en los expedientes de contratación pertinentes.
INFRAESTRUCTURA
La infraestructura deportiva y recreativa a cargo del Instituto, se administra y mantiene como se encuentra detallado en
la documentación de los procesos Administración de Escenarios Deportivos y Recreativos y Construcción y Mantenimiento
de Escenarios Deportivos y Recreativos.
La preservación de los bienes utilizados para la operación de la institución está normalizada en la documentación del
proceso de administración de bienes y servicios y soporte tecnológico.
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Para una adecuada prestación de los servicios, el INDER MEDELLÍN requiere adquirir productos y servicios a proveedores
idóneos, lo cual constituye un asunto esencial para la el cumplimiento de su función, el logro de los objetivos y la
satisfacción de los ciudadanos.
Por tal motivo el INDER Medellín tiene definidos los documentos asociados a los procesos contratación y administración
de bienes y servicios.
15. POLÍTICAS PARA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
CONTROL DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Para lograr una eficaz y eficiente prestación de los servicios el INDER Medellín ha estandarizado con su respectiva
documentación, los procesos misionales. En los documentos de tales procesos se establecen los controles necesarios para
una operación eficaz, eficiente y efectiva.
VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
En el INDER Medellín se realiza la validación de los procesos de prestación del servicio a través de los controles establecidos
en los procedimientos y en la matriz de los riesgos asociados a cada uno de los procesos, garantizando el cumplimiento
de las competencias establecidas para los funcionarios que prestan el servicio y realizando revisiones y seguimientos
periódicos desde cada una de las dependencias y procesos.
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD
El INDER garantiza la identificación y trazabilidad de los servicios prestados a sus usuarios a través del Sistema de
Información Misional (SIM), donde se guarda registro de todos los usuarios activos de la institución y de los servicios a los
que acceden.
También se dispone de un conjunto de formatos para registro adicional, que presenta información de los usuarios, sus
actividades y avances y que se identifica en el listado maestro de documentos.
PROPIEDAD DEL CLIENTE
Con fin de garantizar una prestación eficaz de los servicios, en el Instituto se recoge información de los usuarios y de la
comunidad que se atiende, de tal manera que esta información es custodiada de manera adecuada, garantizando
permanentemente el debido cuidado de la información que es propiedad del cliente.
En relación con la propiedad del cliente, está custodiada de manera particular: la información de los usuarios que se ven
beneficiados de las acciones que desarrolla el Instituto, a través de sistemas de información; la seguridad y la integridad
de las personas mediante pólizas de accidentes personales y de responsabilidad civil extracontractual, y finalmente, los
bienes que en determinado momento un usuario deja bajo el cuidado de un profesional de la entidad, para su
almacenamiento temporal.
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO
El INDER MEDELLÍN garantiza el almacenamiento y preservación adecuada de los elementos, insumos o productos que se
presentan separadamente de las actividades de prestación de los servicios. Para ellos identifica el proceso de
administración de bienes y servicios e incluye documentos asociados con instrucciones y registros.
16. POLÍTICAS DE EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO
El INDER MEDELLÍN, consciente de la importancia de monitorear el desempeño de la organización a partir de la
recolección, verificación y análisis de la información derivada de múltiples mediciones propias de la Gestión (Satisfacción
del Cliente, Monitoreo de indicadores, auditorías internas, entre otros), ha establecido formalmente procesos de
evaluación y mejoramiento.
Estos procesos de evaluación y mejoramiento especifican la planificación e implementación de las actividades de
medición, análisis y mejora necesarios. Tales procesos con las actividades subsiguientes, tienen documentación asociada
que puede encontrarse en el software del sistema de gestión.
La información derivada de los diferentes métodos de evaluación se consolida en el informe semestral consolidado de
evaluación del Sistema Integrado de Gestión.
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
El INDER MEDELLÍN tiene diseñados mecanismos para hacerle seguimiento a la información relativa a la percepción del
cliente con respecto a la satisfacción de sus requisitos, y se pueden evidenciar en la gestión de las quejas y reclamos, la
rendición de cuentas y la realización de encuestas, estudios e investigaciones.
AUDITORIA INTERNA
Con el propósito de determinar si el Sistema Integrado de Gestión del INDER Medellín está conforme con las actividades
planificadas y con los requisitos de las normas NTC-GP 1000, NTC-ISO 9001, NTC-ISO 14001 y MECI, se llevan a cabo
auditorías internas (evaluación independiente) según se describe en los procedimientosPDMC05 Auditorias de Calidad y
PDEI02 Auditorias de Control Interno.
Cada año el INDER Medellín emite un programa de auditorías integrado que se enmarca en los criterios definidos por las
normas NTC-GP 1000, NTC-ISO 9001, NTC-ISO 14001 y MECI.
La Oficina de Control Interno anualmente realiza un informe ejecutivo del estado del sistema de control interno de la
entidad de acuerdo a lo documentado en el PD-EI-001 Evaluación independiente al sistema de control interno.
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS Y LOS PRODUCTOS
El INDER Medellín cuenta con una estructura de indicadores que permite la medición de la gestión en los siguientes
niveles:
APLICACIÓN
Nivel 1: Indicadores estratégicos, de calidad y plan Nivel 1: Indicadores estratégicos aprobados por resolución
indicativo (programa de gobierno).
1105 de 2013, Plan indicativo aprobado por Acuerdo
municipal 007 de 2012.
Nivel 2: Indicadores de proyectos (plan de acción) y planes Nivel 2: Indicadores asociados a proyectos, Plan
asociados a las políticas de desarrollo administrativo.
anticorrupción y de atención al ciudadano, PAC, Proyectos
de Inversión, Plan anual de Adquisiciones.
Nivel 3: Indicadores de procesos.
Nivel 3: Indicadores identificados en las caracterizaciones
de los procesos.
Los indicadores de nivel 2 se refieren a la medición de productos y servicios dado que incluyen la inversión social del
Instituto enmarcada en el deber misional.
Los indicadores deben contar con hojas de vida o registros equivalentes que consoliden, como mínimo, metas,
responsables de medición, fórmulas o métodos de cálculo y periodicidades de medición.
Cuando no se alcanzan las disposiciones planificadas en los indicadores, cada responsable de indicador deberá
implementar las acciones necesarias para garantizar su futuro cumplimiento.
Con excepción de los indicadores del plan de desarrollo y los proyectos, se podrá revisar y ajustar la formulación de ellos
de manera anual.
Por otro lado, cada proceso tiene identificadas actividades de seguimiento, monitoreo o inspección pertinentes. Son
actividades de seguimiento de los procesos las reuniones de equipos de trabajo. En tales actividades se debe revisar, según
sea pertinente, el estado de la operación, las dificultades y avances, la evolución de los controles establecidos y las demás
que se crean convenientes. Se establece el documento G-MC-001 Guía Para el Seguimiento y la Medición con el fin de
brindar orientaciones al respecto.
La Oficina Asesora de Planeación, con el apoyo de las UMA y en compañía de los funcionarios responsables de las
actividades de los procesos misionales, consolida de forma mensual informes de evaluación y seguimiento de la ejecución
de los proyectos institucionales. En la documentación asociada al proceso de evaluación de la gestión institucional se
determinan disposiciones al respecto.
17. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Cada semestre la Dirección realiza una revisión del Sistema Integrado de Gestión para asegurarse de su conveniencia,
adecuación y eficacia de acuerdo con el procedimiento PDDE03 Revisión por la Dirección y Análisis de Datos.
La información de entrada utilizada para la revisión por la Dirección es la requerida por las normas NTC-GP 1000:2009,
NTC-ISO 9001, ISO 14001 y MECI.
Esta información se incluye en el Informe semestral consolidado de evaluación del Sistema Integrado de Gestión.
La revisión por la Dirección arroja resultados orientados fundamentalmente a mejoras en el Sistema Integrado de Gestión,
mejoras de los servicios, actualización de políticas e identificación de necesidades de recursos. Los resultados de dicha
reunión se registran en el RGDE01 ACTA DE REUNIONES.
18. ANÁLISIS DE DATOS
Posterior a las actividades de evaluación reseñadas anteriormente, se realiza el análisis de datos respectivo orientado a la
mejora continua. Las particularidades respecto al análisis de datos se encuentran documentadas en los procedimientos
PDDE03 Revisión por la Dirección y análisis de datos, PDMC02 Gestión de Mejora (acciones preventivas, correctivas y de
mejora) y PDPI01 Planeación Institucional.
19. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
El INDER Medellín ha establecido el PDMC04 Control del Producto o Servicio no Conforme, en el que están definidos los
controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el control del servicio no conforme, aplicable a los
procesos Misionales y al proceso de Administración de Bienes y Servicios.
20. MEJORA CONTINUA
El INDER Medellín mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión por medio
de la utilización de la política integral de gestión, los objetivos del Sistema Integrado de Gestión, las reuniones de los
grupos de trabajo, las acciones preventivas, correctivas, planes de mejoramiento y la revisión por la dirección del Sistema
Integrado de Gestión.
En esta mejora continua es primordial la participación de todos los empleados del INDER Medellín, cuyas observaciones,
inquietudes y sugerencias son atendidas y analizadas. La mejora continua es resultado de las acciones correctivas,
preventivas y los planes de mejoramiento. La gestión de mejora se realiza de acuerdo a lo documentado en el PDMC02
Gestión Mejora (Acciones preventivas, correctivas, y de mejora) y el PD-EI-001 Seguimiento a planes de mejoramiento.
ACCIÓN CORRECTIVA
Siempre que se identifiquen no conformidades y luego del análisis correspondiente, el INDER MEDELLÍN toma las acciones
pertinentes para que estas no vuelvan a ocurrir. El PDMC02 Gestión Mejora (Acciones preventivas, correctivas, y de
mejora) define las responsabilidades y metodologías para formular acciones y hacerles el seguimiento hasta lograr la
eficacia.
ACCIÓN PREVENTIVA
Siempre que se identifiquen no conformidades potenciales el INDER MEDELLÍN toma las acciones pertinentes para que
estas no se transformen en no conformidades reales. Adicionalmente se definen acciones preventivas con el fin de mitigar
el impacto de los riesgos identificados en cada uno de los procesos del Sistema Integrado de Gestión. El PDMC02 Gestión
Mejora (Acciones preventivas, correctivas, y de mejora) define las responsabilidades y metodologías para formular
acciones y hacerles el seguimiento hasta lograr la eficacia.
PLANES DE MEJORAMIENTO
De acuerdo con los hallazgos determinados en las auditorías de control interno, se deben formular planes de
mejoramiento bajo los lineamientos vigentes del procedimiento PD-EI-001 Seguimiento a planes de mejoramiento.