Acta número Nueve de Asamblea General Extraordinario del

Acta número Doce de Asamblea General Ordinaria del Condominio Residencial Horizontal Villas de
Valencia S.A., cédula tres – ciento nueve – cuatrocientos veinticinco mil quinientos setenta y cinco,
celebrada en la casa club número uno, en segunda convocatoria al ser las diecinueve horas cinco
minutos del cinco de noviembre del dos mil trece, debidamente convocada mediante carta de
convocatoria a los condóminos. PRIMERO: Verificación de quórum: Se procede a recibir y revisar la
documentación respectiva (certificaciones de personería) de los Condóminos presentes, y según se
desprende de la lista de asistencia firmada por los asistentes (la cual se adjunta al expediente de la
Asamblea) debidamente acreditados como propietarios y/o apoderados, y de conformidad con el artículo
veinticuatro de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, se procede a dar inicio al orden del
día, declarando abierta la Asamblea en segunda convocatoria, a las diecinueve horas cinco minutos.
SEGUNDO: Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea: Se propone a nombrar a la señora Inés
Zamora como Presidente y a la señora Lucía Pérez como Secretario de la presente Asamblea. No
habiendo más propuestas, se aprueba por unanimidad
dichos nombramientos. TERCERO: Informe
financiero al Treinta de Septiembre del 2013: La señora Inés Zamora explica ampliamente los Estados
Financieros con corte al treinta de septiembre del dos mil trece, de los cuales se destaca que hubo un
excedente del periodo de un millón trescientos diecinueve mil trescientos seis colones con ochenta
céntimos
(¢1.319.306.81), además que las cuentas por cobrar en cuotas de mantenimiento se
mantienen al día y bajo control. Con respecto a la cuota extraordinaria en curso se menciona que
algunas casas mantienen uno- dos y hasta tres pagos mensuales atrasados y únicamente en un caso,
el Condómino indicó que cancelaría la totalidad de la cuota extra de la Pintura hasta Enero 2014, según
el plazo máximo otorgado en Asamblea debemos esperar al vencimiento del mismo, caso contrario, se
aclara que para este y los demás casos, si para esta fecha no han cancelado la totalidad, se aplicará
multa sobre saldo y la fachada no será pintada hasta tanto no normalicen la situación de los pagos
pendientes. Durante el periodo que termina hubo un ahorro por el cambio de la empresa de Seguridad el
30 de noviembre 2012, el excedente en esta partida fue siete millones cuatrocientos treinta mil colones,
los cuales fueron invertidos en trabajos no presupuestados, pero necesarios para mejorar algunas
instalaciones, edificaciones, lograr adquirir equipos, y mejorar las condiciones de trabajo tanto para los
oficiales como los trabajadores de la empresa de mantenimiento. Se menciona que a futuro, es
necesario construir en la Bodega de Empleados un servicio sanitario, ya que el área no cuenta con el
mismo y es una de las necesidades básicas de todo trabajador. Una vez explicadas todas las partidas de
los estados Financieros y evacuadas todas las consultas, se aprueban por unanimidad.. CUARTO:
Análisis y aprobación de presupuesto 2013-2014: La señora Inés Zamora expone dos propuestas del
Presupuesto Ordinario, en la primera opción NO SE PREVE incremento y se elimina el fondo de reserva,
en virtud de las cuotas extras aprobadas durante el periodo que finaliza, lo cual ha generado un mayor
desembolso de dinero para todos los residentes, habiendo aún una cuota extra al cobro, pagaderos
hasta Enero 2014, además de que somos conscientes del alto costo de vida; se menciona que al no
hacer ningún incremento, se contempla en el presupuesto un mantenimiento básico y que en casos de
emergencia, nos veríamos en la necesidad de recurrir al fondo de reserva acumulado durante este
periodo que finaliza. La segunda opción de presupuesto contempla UN INCREMENTO DEL 4.1% a partir
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de Marzo del 2014, dando tiempo para finalizar el pago de la extra en curso y evitando una carga
económica para la cuesta de Enero 2014. Dicho presupuesto contempla mantenimiento preventivo e
incrementos en los servicios de agua y luz, sin embargo debido a las escazas lluvias esperamos que el
monto presupuestado cubra con el gasto futuro y sus posibles incrementos ; al igual que la versión
número uno, se elimina dentro de esta opción de presupuesto el fondo de reserva, ya que contamos con
el fondo de reserva establecido por Ley (Los ingresos de un periodo). Se somete a votación ambos
presupuestos y se aprueba la segunda opción por mayoría de votos, se abstiene la casa # 23 y # 31.
QUINTO: Elección de Junta de Condóminos del periodo 2013-2014: Se procede con la elección de la
Junta de Condóminos; de la Junta anterior, únicamente el Jose María Calvo (casa 12) manifiesta estar
interesado en continuar siendo parte de la Junta si así lo desean los vecinos, lo cual se aprueba; se une
al grupo, el señor Carlos Piedra (casa 78), el señor Mario Fernández (Casa 80), la señora Ana Eugenia
Rojas (casa 47), la señora Ivonne Baldiviezo (casa 97), el señor Francisco Hurtado (casa 48) y la
señora Carolina Ulloa (casa 121). Se somete a votación y se aprueba por unanimidad su nombramiento
como Junta de Condóminos, y estando presentes los nombrados, aceptan sus cargos y entran en
función de los mismos. Cabe destacar que el nombramiento del señor Francisco Hurtado, se hace por
representación de su esposa Natasha Rodríguez. SEXTO: Elección de Administrador 2013-2014. Se
somete a votación el nombramiento del Administrador del Condominio; después de una corta discusión
sobre el tema, se aprueba nombrar como Administrador del Condominio por un período comprendido
entre el primero de Noviembre del dos mil trece y el treinta y uno de Octubre del dos mil catorce, a la
señora Ana Eugenia Rojas Troyo, mayor, viuda, portadora de la cédula de identidad número unoquinientos – ciento treinta y tres, vecina de San José, San Rafael de Escazú, del Restaurante Taj Mahal
cien metros al norte, Condominio Villas de Valencia, casa numero cuarenta y siete, quién está presente y
acepta el cargo. La señora Rojas tendrá poder de operar cuentas bancarias tanto en dólares como
colones, así como autorizar y desautorizar a otras personas a firmar en dichas cuentas. Cabe destacar
que el administrador será también el Presidente de la Junta de Condóminos lo cual se aprueba por
unanimidad. SEPTIMO: Se informa que proyecto de la Pintura de las Fachadas de todas las Casas y
algunos muros perimetrales del Condominio está programado para empezar el 3 de Febrero del 2014,
con una duración aproximada de 4 meses y una cuadrilla de al menos 11 trabajadores, se prevé que por
semana se pinten 8 filiales, iniciando por orden numérico de casas, por lo cual es de suma importancia
que la casa se pinte de acuerdo a lo programado, para ello se les informará la semana anterior, en caso
de que no pueda pintarse la casa porque no hay nadie, se saltará el orden de la casa y se pasará a la
siguiente, dejando esta para el final. En vista de que el tiempo programado es sumamente ajustado,
pues la idea es realizarlo durante la época de verano, se menciona la posibilidad de permitir que los
trabajadores puedan laborar los días sábados a partir de las 7 a.m. y hasta la 1 p.m., pintando
únicamente los muros perimetrales contemplados en la oferta, sin alterar la tranquilidad de los
residentes, lo cual se aprueba por unanimidad. Con el fin de establecer claramente lo que está incluido
en la oferta, y lo que es estrictamente responsabilidad del residente, se hará una valoración inicial punto
por punto, y casa por casa, en la cual se establecerá las partes incluidas y se indicará si existen: daños
estructurales; filtraciones en aleros, cielos de cocheras o tragaluz en área de pilas (para los que lo
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tienen) , estado actual de láminas transparentes sobre las pérgolas, estado actual de tejas del techo ,
entre otros detalles. La idea es ir entregando las casas conforme se van pintando, utilizando como
referencia la valoración inicial. La entrega se hará directamente al Condómino o a quien este designe.
Cabe destacar que este proyecto no incluye: pintar los muros de los patios internos, reparaciones de
ninguna filtración, (por lo que se les recomienda aprovechar que estamos finalizando el invierno para
realizar las reparaciones, ya que en la época seca, es difícil detectarlas). En caso de que después de la
primera inspección (la cual hará con un representante de la empresa contratada y la Administración y de
existir recomendaciones para: el cambio de algunas láminas de los aleros y/ o cielos (por haber sufrido
serios daños por filtraciones), cambios de láminas transparentes en pérgolas y/o tragaluz (por mal
estado o por qué no son las aprobadas) se les hará saber con anticipación y se les enviará la cotización,
a fin que los propietarios valoraren y definan si realizan el cambio de manera oportuna (esto antes de
iniciar con la pintura de la casa); esto con la idea de que la misma empresa que pinta les realice el
trabajo y no se atrasen con el cronograma. Si deciden realizar los cambios, el condómino se entiende
directamente con la empresa en cuanto a los pagos de los mismos. La idea es facilitar el contacto y los
trabajos, aprovechando la empresa contratada cuenta con el equipo y la posibilidad de realizarlos, y
además ofrecerles precios competitivos. Cabe destacar que la principal intención de la Administración es
promover que el Condominio quede lo mejor. Se menciona la posibilidad de contratar a una persona
externa, para que supervise los trabajos, dicha contratación tendría un costo adicional, el cual no está
incluido dentro del monto cobrado. Se conversa sobre la posibilidad, pero no se llega a ningún acuerdo.
Cabe destacar que durante la exposición del Proyecto de la Pintura, se reciben por parte del señor Paco
Cruz de la casa # 23 varias consultas y externan su disconformidad por la forma en que el proyecto fue
planteado, se les explican los detalles y del porque de dichas situaciones. OCTAVO: Debido a
la
inseguridad que se vive actualmente, y a la cantidad de robos que han tenido lugar en Condominios de
la zona, la empresa de Seguridad sugiere como parte del procedimiento, se revisen TODAS las cajuelas
de los vehículos de visitas, se menciona que actualmente se revisan las de los taxis y los proveedores.
Se recibe la visita del Lic. Manuel Garro, Gerente de la Empresa de Seguridad CONSEUR, quien expone
su recomendación, después de una amplia explicación, se discute ampliamente, y varios vecinos se
oponen a dicha medida, indicando que sería un abuso y humillación para las visitas, quien a fin de
cuentas, son sus propios familiares. Otros están a favor, pues la visita que ingresa donde el vecino no es
una persona de su confianza. Después de larga y acalorada discusión, se acuerda posponer la votación
de dicho punto y conformar un comité de seguridad, otorgando un plazo de 1 mes para que estudien y
analicen ampliamente los beneficios e implicaciones que con lleva tomar esta determinación, así como
evaluar los procedimientos establecidos, y presentar al final del plazo a Junta de Condóminos y Empresa
de Seguridad sus conclusiones, una vez realizado dicho proceso, se evaluará si es necesario convocar a
una Asamblea extraordinaria para discutir únicamente el tema de la seguridad y los protocolos
establecidos o propuestos, siempre con el fin de minimizar el riesgo de algún incidente y/o robo. Se
somete a votación la moción y se aprueba por mayoría, con la abstención de la casa # 58. Cabe
destacar que el Comité queda conformado por: José Pozuelo (casa # 15), Gonzalo del Carpio (casa #
17), Paco Cruz (casa # 23), Ciro Cortés (casa # 51), Rocío Huapaya (casa # 59), Hernán Hernández
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(casa # 60), Germán Quintero (casa # 89) y Jorge Echeverri (casa 105). NOVENO: Se informa que a la
fecha, seguimos con los trámites Legales para presentar ante él
A y A la solicitud formal para la
Donación de Servidumbre del Condominio (Independización de Medidores). Y que a pesar de que solo
hay 16 Filiales en Fideicomisos, el proceso de presentación de poderes ante Banco y Fiduciarias ha
sido lento y tedioso; lamentablemente tenemos una situación con una de las Filiales (Casa # 33), pues
la persona autorizada a firmar según la Fiduciaria Castro Garnier, se encuentra en Venezuela y en
apariencia regresa al país hasta Enero 2014, lo cual provoca que el proceso se detenga. Se menciona
que ya el A y A ha revisado de manera preliminar la Escritura y que prácticamente la misma ya esta preaprobada, solo estamos a la espera de ver de qué manera podremos completar la documentación
pendientes (Poder de la Filial 33). Debido a que este trámite es primordial para todos los residentes, con
el fin de lograr que cada Condómino pague su propio consumo de agua y evitar el subsidio de algunos
vecinos, se aprueba dar un plazo para que la situación de la casa # 33 se resuelva, caso contrario, se
deberá convocar a Asamblea Extraordinaria y optar por un plan B, el cual sería la instalación de
medidores individuales, en donde el consumo mensual sería leído por administración y cobrado a cada
Filial junto con la cuota de mantenimiento. El plazo definido es hasta el mes de Febrero 2014. Se somete
a votación la moción y se aprueba por mayoría. DECIMO: Se autoriza al
Administrador para que
comparezca ante el notario Público para protocolizar en su totalidad o en lo conducente la presente acta.
Sin más asuntos por tratar, se declaran firmes todos los acuerdos tomados, y se levanta la sesión a las
veintiún horas con cuarenta y cinco minutos del mismo día.
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