Machote de Como redactar un Acta.

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COMO REDACTAR ACTAS
QUE ES EL LIBRO DE ACTAS:
El archivo y recopilación de los asuntos tratados,
acuerdos y decisiones de una Junta Directiva, de una sociedad
o de una asamblea, es lo que conocemos como el "libro de
actas".
Los libros de actas representan la memoria, la historia, y
el marco de referencia de las actuaciones, decisiones, planes,
políticas y programas adoptada por el organismo en el pasado.
Las actas son instrumentos que dan validez legal a las
actuaciones que estén dentro del marco de facultades que se
otorgan por ley tanto a la Asamblea General como a la Junta
Directiva.
De acuerdo con la Ley Solidarista, las asociaciones deben
llevar tres libros de actas debidamente legalizados: uno para
las Asambleas Generales, otro para las sesiones de Junta
Directiva y el registro de asociados.
Estos libros deben ser tratados con especial cuidado y
esmero, deben estar limpios, sin dobleces, tachaduras, o
alteraciones que hagan dudar de la información contenida.
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DERECHOS RESERVADOS
Los libros son llevados a renglón seguido, es decir sin
dejar espacios innecesarios, mas que para las firmas del
Presidente y Secretario, las actas se escriben con letra legible
y los libros se custodian permanentemente a todo lo largo de la
existencia de la asociación.
Cuando se agota un libro de actas, es necesario legalizar
uno nuevo presentando el libro de actas agotado para su
revisión y el nuevo para la correspondiente razón de apertura y
sellado de sus folios. Este procedimiento se realiza ante el
Departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social.
LAS ACTAS:
Las actas constituyen principalmente un relato de todo
cuanto la asamblea general o la junta directiva trató y acordó
en una sesión, aunque también en las actas se incluyen otros
pormenores.
El acta es el documento que resume los asuntos tratados
y los acuerdos tomados en una reunión. Una vez leída, se
incorpora al libro de actas luego de aprobarla, o de haber
realizado las correcciones que hubieran sido acordadas.
No es necesario incluir en las actas una relación de todos
los incidentes que surgen normalmente en una reunión o en
una asamblea, pero si es importante observar las
recomendaciones que hacemos en el presente trabajo.
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DERECHOS RESERVADOS
PARTES DE LAS ACTAS:
Las partes de un acta son: el encabezado, los acuerdos, y
el cierre, los documentos que se acuerde anexar forman parte
del acta y se circulan y se señalan en el acta.
ENCABEZADO:
Las partes básicas del encabezado incluyen el nombre de
la organización, fecha y hora y lugar de la reunión, naturaleza o
clase de reunión, el nombre de quien preside y del Secretario.
En las actas de Reuniones de Juntas Directivas se
incluirá una lista de los miembros presentes, excusados y
ausentes. En el caso de las actas de Asambleas Generales,
con muchos miembros, basta con indicar el total de personas
presentes o señalar que había el quórum reglamentario al
comenzar la reunión.
Pueden asignarse a las actas números consecutivos;
éstos pueden estar precedidos del número del año.
Ejemplos: Acta # 3 o Acta Número 3
Acta # 04-05 o Acta Número 04-05
Acta No. 04-2010 o Acta número 04-2010
Una vez que se termina con el encabezado, se inicia con
los acuerdos, con apego al orden en que fueron discutidos los
asuntos en la reunión.
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LOS ACUERDOS:
ACTAS ANTERIORES:
Es un acuerdo en el que se debe indicar la resolución que
se tomó sobre el acta anterior: si se leyó, si se acordó no
leerla, si se corrigió, si se aprobó según se leyó, o si se
hicieron correcciones.
Las correcciones que se hacen al acta de la reunión
anterior aparecerán también anotadas en el acta de la reunión
en la cual se hicieron.
CORRESPONDENCIA:
Este es un capítulo que se registra conforme se leen las
diferentes piezas de correspondencia y se resuelve que hacer
con ellas, por ejemplo:
Acusar recibo de la nota
Pasarla a archivo
Pasarla a estudio
Pasarla a un director o funcionario para
preparar una respuesta.
Es importante tener claro que el capítulo de
correspondencia es para que los directores conozcan la
correspondencia recibida o enviada y no debe caerse en el
error de entrar a discutir el fondo o los asuntos tratados en la
carta.
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DERECHOS RESERVADOS
Cuando no se tiene esta precaución, se pueden generar
desórdenes en el manejo de la agenda o conflictos personales
porque las personas afectadas o que deban rendir alguna
información no se encuentran preparadas causando pérdidas
de tiempo, o toma de decisiones inadecuadas o incorrectas.
El secretario, el presidente o aun la fiscalía pueden llevar
un control de la correspondencia que se encuentre pendiente
de atender.
ACUERDOS ORDINARIOS:
Estos se refieren a los asuntos presentados por los
directores, comisiones, funcionarios, o visitantes a la sesión.
La estructura de estos acuerdos podría considerarse de la
siguiente manera:
EXPOSITOR:
Es la persona que presenta o plantea el asunto para ser
discutido, sea porque esta dentro de la agenda, o se acordó
alterar el orden para poder presentar su asunto.
(El señor Presidente se refiere...
(Se da lectura al informe del Comité de Crédito
(El señor Fiscal, Don fulano de tal, indica o
manifiesta que...
PLANTEAMIENTO:
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En este punto se da una breve descripción del asunto que
propone el expositor, teniendo cuidado de que se consigne el
tipo de acuerdo que se solicita y en que medida puede afectar
el que se tome o no una decisión, dando origen a la discusión
del asunto
“De acuerdo con el Estado de resultados del mes
de
mayo, solicito que se realicen las reservas reales para el pago
de excedentes a los afiliados, para que no hayan atrasos ni
angustias a la hora de girar los cheques..."
“Con ocasión de realizarse próximamente la Asamblea
General, solicito que se integre un comité que encargue de
coordinar todos los aspectos de la organización, para poder
realizar una asamblea ordenada y muy lucida...”
“La semana pasada fuimos invitados a ver un terreno que
nos ofrecen para destinarlo al plan de vivienda... pese a que
tendríamos que hacer un desembolso en efectivo de varios
millones, estaríamos adquiriendo una propiedad en la que
podrían construirse al menos quince viviendas..."
Debemos participar teniendo en cuenta que el objeto de
las reuniones es el de discutir, y por lo tanto debemos esperar
que se presenten diferentes puntos de vista sobre un mismo
asunto.
Precisamente es la discusión, el pluralismo, los
diferentes puntos de vista, los que enriquecen y permiten
decisiones y acuerdos beneficiosos para la organización.
En este sentido debemos alegrarnos de que en la
sesiones en que participamos se propicie y se realice un
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proceso de discusión abierto, sincero, pero basado en el
respeto y reconociendo la dignidad de nuestros compañeros.
OPINIONES DE FONDO:
En esta parte del acuerdo se consignan las opiniones de
otros participantes en la reunión, que se refieran al fondo del
asunto en discusión y propongan algún tipo de resolución:
aprobar, modificar la propuesta, rechazar, estudiar, esperar u
obtener mayor información, archivar el asunto, etc.
RESOLUCIONES:
Esta es la parte medular del acuerdo y se refiere a la
resolución adoptada mediante votación entre los miembros
presentes con derecho a voto.
Una advertencia sobre las votaciones: algunas directivas
tienen la costumbre de tomar decisiones sobre la base de
"consenso", entendiendo este como el silencio que guardan
algunos directores a la hora de tomar la resolución.
También es importante señalar que cualquier director
titular está en el derecho de salvar su voto, es decir que se
haga constar en el acta la posición y la forma en que votó el
director o la persona que solicita salvar su voto.
En este sentido es importante que de todas maneras se
realice la votación entre los que están a favor o en contra de la
propuesta de resolución o que se aclare de manera inobjetable
que se trata de un acuerdo por consenso.
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La resolución debe redactarse describiendo el tipo de
acción que se tomará en el asunto:
Aprobar, aceptar, rechazar, archivar, trasladar a otro
órgano o funcionario para mayor estudio, esperar, ejecutar o
realizar.
La resolución debe redactarse señalando de ser posible a
los responsables de implementar el acuerdo o atender el
asunto, si es del caso, fijar plazos para concluir la ejecución o
presentar informes sobre el acuerdo, comunicaciones, etc.
Ejemplo:
“Encomendar al señor administrador para que antes
del 30 del mes en curso, presente un estudio comparativo
de los intereses vigentes en el mercado financiero tanto
en US Dólares como en Colones, con el objeto de definir
una política de inversiones."
CONTROL DE ACUERDOS:
Esta es una función típica de la Fiscalía y se refiere al
seguimiento que debe darse a la implementación de los
acuerdos y tomados, y a los responsables de su ejecución.
Es aconsejable destinar dentro de la agenda, por lo
menos una vez al mes, el tiempo suficiente para efectuar un
control de implementación de los acuerdos tomados. Esta es
una función típica de la fiscalía.
LINEAS DE CIERRE:
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En el párrafo de cierre se indica la hora en que se terminó
la reunión, en el caso de que no exista un día específico para
las reuniones, este es el momento en el que se hace constar
cuando se realizará la próxima sesión y el lugar en que se
celebrará.
El Presidente y el Secretario firmarán inmediatamente
después del último renglón del acta. El Presidente lo hará al
margen izquierdo y en la misma línea el Secretario al margen
derecho.
ALGUNAS RECOMENDACIONES:
El Secretario (a) toma nota por escrito de los sucesos de
una reunión. Este registro sirve de base para extraer la
información que aparecerá en el acta.
#
El acta debe transcribirse lo más pronto posible,
luego de que haya sido aprobada.
#
El tono del acta debe ser impersonal: el secretario no
puede añadir adjetivos, opiniones, comentarios ni
interpretaciones personales a los asuntos discutidos
en la reunión.
#
Es recomendable preparar un borrador del acta
para la corrección y aprobación.
# Para la preparación del acta debe seguirse el
formato que la asociación acostumbra utilizar, mediante
agenda previa.
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#
El título de algún documento que se mencione debe
identificarse con el nombre completo, número, si lo tuviese, y la
fecha del mismo.
#
Las cantidades de dinero en el acta se escriben con
letras, comenzando con la letra inicial en mayúscula, seguidas
de la cantidad en cifras entre paréntesis.
#
Si se desea, la copia final del acta puede duplicarse para
ser distribuida entre los miembros. Algunas organizaciones
sólo preparan una copia del acta, la cual se lee en la reunión
siguiente.
#
La narración o descripción de lo discutido se redacta en el
acta en tiempo presente, dado que se refiere a hechos que
están ocurriendo a esa altura de la sesión que se está
relatando.
#
Es responsabilidad del secretario (a) anotar cualquier
asunto pendiente o fecha límite que surja durante la
reunión.
#
También es responsabilidad del Secretario (a) preparar
cualquier documento relacionado con los asuntos que se
discutieron en la reunión, (acuses de recibo, notas de
agradecimiento, comunicación de acuerdos, etc.), con
excepción de aquellas tareas asignadas específicamente a
otros miembros o funcionarios.
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