Manual de Inscripción Proveedores Extranjeros

ChileProveedores 2013
Manual de
Inscripción
Proveedores
Extranjeros
ChileProveedores, Puerta de Entrada a las Compras Públicas
I.
Introducción
El presente manual está dirigido a aquellos proveedores Extranjeros (Empresas que no poseen
RUT en Chile) que realizan por primera vez su proceso de registro para ingresar al mundo de las
Compras Públicas.
El proceso se puede realizar desde www.chileproveedores.cl o bien a través de
www.mercadopublico.cl.
II.
Ingreso al Proceso de Registro
Ingrese a www.chileproveedores.cl y seleccione Regístrese:
También puede ingresar a través de Mercado Público, y llegará al mismo proceso de registro, dado
que ambos sistemas son complementarios y actúan en forma integrada.
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www.mercadopublico.cl > Regístrese como Proveedor
Luego de ingresar a través de cualquiera de los 2 sitios indicados anteriormente, Ud. llegará al
proceso de registro, que está separado en 3 etapas:
Registro Básico > Permite realizar el registro inicial, que lo dejará habilitado para ingresar y operar
en la plataforma de licitaciones de ChileCompra, www.mercadopublico.cl
Registro Avanzado > Permite continuar y seleccionar los servicios que entrega ChileProveedores y
que facilitan su participación en el sistema de Compras Públicas validando los antecedentes de su
empresa, y por ende el cumplimiento de las normativas exigidas por los Compradores del Estado
(Certificado de Habilidad).
Contratación > Permite pagar los servicios de valor agregado seleccionados y por consiguiente
quedar registrado oficialmente en ChileProveedores y sus validaciones respectivas.
IMPORTANTE: Sólo al completar el último paso (Contratación y pago del servicio) Ud. quedará
registrado en ChileProveedores con sus respectivos servicios.
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III.
Completitud del Proceso de Registro
Una vez que Ud. ingrese al proceso de registro, el primer paso es seleccionar la opción de
EXTRANJERO la cual le permitirá avanzar sin necesidad de ingresar un RUT (N° identificatorio
propio de las empresas que operan en Chile):
Adicionalmente en este paso, Ud. podrá revisar y/o aceptar los Términos & Condiciones del
sistema de Compras Públicas de Chile.
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Una vez seleccionada la opción de EXTRANJERO, el sistema le permitirá seleccionar el país de
origen de la empresa proveedora que está registrando:
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Al presionar SIGUIENTE, como resultado se entregará un listado de las empresas Extranjeras que
actualmente se encuentran registradas en el sistema, y que al momento de registrarse se
indentificaron con el mismo país de procedencia que ha seleccionado ud.:
El objetivo de este paso es que Ud. pueda verificar si su empresa, ya fue registrada
anteriormente por otro usuario de su compañía.
Para facilitar la búsqueda, puede ingresar el nombre de su empresa en el campo indicado y luego
presionar BUSCAR.
Nota: Todos los pasos anteriores, se encuentran detallados tanto en idioma español como inglés.
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Una vez que ha verificado que su empresa no se encuentra registrada anteriormente, debe
presionar AQUÍ para avanzar al paso siguiente del proceso de registro.
En el paso siguiente deberá ingresar todos los campos de información solicitados en el formulario,
los cuales se detallan en idioma español e inglés.
En total solamente debe completar 14 campos de información lo cual no le tomará más de 5
minutos.
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Concluido este proceso, se debe presionar el botón ENVIAR con lo cual finalizará su registro
Básico, quedando habilitado para ingresar y operar en la plataforma de licitaciones de
ChileCompra, www.mercadopublico.cl.
Recuerde que en este punto, aún no ha concretado su Inscripción ni certificación que le entrega
ChileProveedores.
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El mensaje explicativo que aparecerá en la página, le indicará que ya puede ingresar a
www.mercadopublico.cl con las mismas claves que acaba de crear:
Al presionar el Botón “Ir a Mercado Público”, el sistema abrirá una
nueva ventana para que Ud. pueda ingresar y operar en
www.mercadopublico.cl
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En este punto Ud. podrá continuar el proceso hacia ChileProveedores y acceder a los servicios de
valor agregado que entrega el sistema. Para esto debe seleccionar el botón indicado:
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En la etapa de Registro Avanzado, Ud. podrá seleccionar los servicios de valor agregado que desee
contratar.
Estos son:
•
Inscripción Base ChileProveedores: Creación Ficha Electrónica avanzada, y validación de
las certificaciones requeridas por los Compradores para hacer negocios con el Estado de
Chile, ahorrando tiempo y costos para las empresas (validación de su información
legal/administrativa para operar en todos los procesos de compras).
•
Acreditación de documentos: Digitalización, y almacenamiento—electrónico y físico— de
la documentación (tributaria, financiera y legal) entregada por el proveedor y que es
solicitada en las licitaciones (espacio disponible en grupos de 16 páginas).
Una vez seleccionados los servicios, -en particular la cantidad de Páginas requeridas para
almacenar la documentación-, el proveedor podrá avanzar hacia el último paso con el botón
SIGUIENTE.
Nota (*): Considerar que el plazo de contratación es siempre de 12 meses.
A continuación, en la etapa de Contratación, Ud. deberá seleccionar la forma de pago de los
servicios existiendo en una primera etapa (año 2013/14), solamente la opción de pago con
Efectivo o cheque en sucursales de ChileProveedores, y también depósito en cuenta corriente
local (Banco Estado) la cual se indica en el cupón de pago.
En este caso deberá presionar el botón PAGAR, para que el sistema emita el cupón de pago
respectivo que indica el monto del servicio, el cual debe presentar y pagar en las oficinas centrales
de ChileProveedores ubicada en calle Monjitas 392, Piso 1, Santiago de Chile.
Una vez cancelado el servicio, Ud. quedará registrado oficialmente en ChileProveedores y podrá
ingresar con su usuario y clave (mismo usuario y clave creado en el primer paso) a su escritorio
privado en www.chileproveedores.cl, donde podrá revisar su Ficha Electrónica, completar todos
sus antecedentes e ingresar información complementaria entre otros.
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IMPORTANTE: Una vez concluido todo el proceso, su empresa se encontrará registrada en
ChileProveedores, pero no necesariamente estará “Habilitado” para transar con el Estado de
Chile.
Para que la empresa quede Habilitada, es requisito indispensable que acredite su existencia y
vigencia legal en su país de origen, para lo cual debe presentar la siguiente documentación:
a) Constitución de Sociedad o documento símil oficial del país de origen
b) Certificado de Vigencia o documento símil oficial del país de origen
c) Balance y Estado de Resultados (*)
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Los documentos indicados en las letras a) y b) anteriores, deben ser otorgados o acreditados por
las instituciones o funcionarios que según las leyes o practicas del país de origen, están
autorizados a su emisión.
Adicionalmente, todos los documentos antes mencionados (letras a, b y c) deben ser certificados
por el Agente Consular Chileno en el país de origen, antes de iniciar los trámites en Chile.
(*) Antecedentes deben corresponder al último año fiscal del país de origen del proveedor.
IMPORTANTE:
1. Para el caso de proveedores extranjeros con idioma nativo distinto al español, deben
entregar la documentación oficialmente traducida al español. Lo anterior se realiza ante el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile. (salvo que la traducción ya haya sido
realizada oficialmente en el país de origen).
2. Los documentos a entregar deben tener las siguientes características:
a. Documentos traducidos oficialmente al español, deben ser timbrados ante el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile, para validar su procedencia.
b. Posteriormente, todos los Documentos timbrados deben ser Legalizados ante
notario público en Chile.
Una vez recolectados todos los documentos, estos deben ser presentados en las oficinas
centrales de ChileProveedores ubicada en calle Monjitas 392, Piso 1, Santiago de Chile.
Finalmente ChileProveedores recibirá y validará que la documentación enviada corresponda a lo
solicitado, publicando el resultado de dicha validación en la Ficha Electrónica del Proveedor,
específicamente en la sección de Acreditación donde la empresa aparecerá como “Proveedor
Hábil”, para operar en el Mercado de Compras Públicas de Chile.
FICHA ELECTRONICA DEL PROVEEDOR
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Tanto en el encabezado de la Ficha, como en la sección de “Acreditación”, se podrá visualizar el
Estado de Habilidad del Proveedor:
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En la sección de “Documentos Acreditados”, se podrán visualizar, descargar e imprimir, los 3
documentos que el Proveedor debe haber presentado, para efectos de las validaciones
respectivas:
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