Contratación. Aspectos clave

Contratación.
Aspectos clave
Noviembre 2015 - www.ferrovial.com
1. La oficina técnica
2. Los pliegos
1.1. Organización
2.1 Tipologías
3. El proceso de
contratación
4.1 Licitación
4.2 Adjudicación
4.3 Recursos
4.4 Puesta en marcha
4. EL DEBATE
1.
La oficina técnica
La organización
DIRECTOR TÉCNICO
ADMINISTRACIÓN
Responsable de planificación
y reporting
JEFES DE PROYECTO
JEFE DE DELINEACIÓN
Técnicos
Delineantes
PRINCIPALES FUNCIONES:
.- Director técnico: coordinación general con negocio, toma de decisiones y supervisión
.- Jefes de proyecto: coordinación de equipos, planes de negocio-cierres y revisión de ofertas
.- Técnicos: dimensionado, documentación técnica y estudio de costes
.- Jefe de delineación: organización del grupo de delineantes y nuevos desarrollos
.- Delineantes: toma de datos, elaboración de documentación gráfica
.- Planificación y reporting: planificación de proyectos, informes de resultados, control de
calidad
.- Administración: documentación administrativa y soporte en edición
La organización
RECEPCIÓN DE ANUNCIOS
Activación por parte de negocio de una licitación
PUBLICADOS
LECTURA DE PLIEGOS
REUNIÓN DE LANZAMIENTO
PREPRARACIÓN DE LA OFERTA
RONDA DE CIERRE
LECTURA Y CORRECCIÓN
Lectura por parte del equipo designado
Elaboración de un resumen con los datos principales y aspectos a
aclarar
Puesta en común de los aspectos a valorar y de conocimiento
Aprobación de la estructura de tomos
Elaboración de la toma de datos y visita municipio
Ronda aclaraciones / Dimensionamiento de los servicios
Elaboración del presupuesto y de las memorias
Cierre del servicio y presupuesto
Aportación de nuevas propuestas de servicio
Revisión del plan de negocio/ envío de la propuesta de cierre al
departamento financiero para su validación y aprovación
Revisión y corrección de la oferta elaborada por parte de los jefes de
proyecto y negocio
Presentación de la oferta
Apertura de plicas
PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Arxivo y reporting
2.
Los pliegos
EJEMPLO 1
CRITERI
PUNTS
CRITERIS AVALUABLES DE FORMA AUTOMÀTICA
100
Oferta econòmica
64
Servei de neteja viària
40
Servei de recollida de residus
24
Millora en el servei de rentat de contenidors
6
Millora en el nombre de contenidors de FORM
10
Millora en el nombre de contenidors de Resta
10
Millora en el nombre d’hores dedicades a neteges en plans especials
10
EJEMPLO 2
CRITERIO
PUNTOS
CRITERIOS AUTÓMATICOS
Oferta Económica (Baja temeraria= +10 uds. baja media)
65 puntos
Disponibilidad de medios mecánicos e infraestructuras en situaciones excepcionales
-
Disponibilidad de medios mecánicos exclusivos (Recolectores GAS, máximo 50 .uds)
7 puntos
-
Disponibilidad de parque de maquinaria, uso exclusivo, (max. una instalación de 17.000
m²)
7 puntos
-
Capacidad de suministro de combustible (max. 50 surtidores)
6 puntos
Incremento de ubicaciones de puntos limpios (max. 120 nuevas ubicaciones)
10 puntos
Reducción del plazo de retirada de contenedores y sacos no autorizados de la vía
5 puntos
EJEMPLO 1
CRITERIO
PUNTOS
CRITERIOS AUTÓMATICOS
Determinación de precios unitarios
25
Aumento de las inversiones mínimas
10
Mejora de las condiciones de financiación
14
Aportaciones iniciales en concepto de expectativas de negocio a la Sociedad
5
Valoración económica del parque actual de contenedores
5
Temporalidad de despliegue de los nuevos servicios
1
CRITERIO
PUNTOS
CRITERIOS JUICIO DE VALOR
Solución técnica presentada
14
Plan de explotación de cada servicio
5
Plan de negocio de la sociedad
7
Gestión de la información
7
Mejoras adicionales
5
Plan de inversiones comprometidas
1
Propuesta de catálogo de servicios
1
Proceso de gestión de incidencias
LIV04. Ratio de capacidad de respuesta de incidencias
LIV05. Ratio de limpieza de pintadas, carteles y pancartas
LIV09. Ratio de capacidad de resolución de limpieza tras un evento
Indicadores
afectados
RSA01. Ratio de capacidad de respuesta ante incidencias por accidentes de tráfico
RSA02. Ratio de capacidad de resolución ante incidencias por accidentes
RSU06. Ratio de capacidad de respuesta de incidencias
RSU07. Ratio de recogida de poda y enseres
RSU09. Ratio de retirada de animales muertos de la vía publica
Inventario de elementos
Incidencias
Módulos:
Órdenes de trabajo
GESTIÓN DE RECURSOS (Personal - Materiales (Almacén) - Herramientas y Maquinaria- Servicios
subcontratados)
Proceso de trabajo:
Mediante el registro de las incidencias se deja constancia de la localización (área) y/o elementos de inventario afectados, el
origen (personal del contrato, ciudadanos, Servicios Municipales, resultado de inspecciones, detección al realizar un
preventivo<.), fecha y hora de registro, tipo de incidencia, si es reiterativo o no, prioridad de la incidencia<.
Una vez registrada la incidencia se valida, si se debe resolver (asignar a OT) o se Desestima (Gestor) o Anula
(Ayuntamiento) y se calculan las fechas límites comprometidas de: tiempos de respuesta y resolución; en función de los
datos registrados de: tipo de incidencia, clasificación de la localización) y prioridad.
Para la atención y resolución de las incidencias se crean órdenes de trabajo, las órdenes de trabajo urgentes (fechas
comprometidas en el mismo día) se asignan directamente a los equipos de trabajo correspondientes, el resto de órdenes de
trabajo pasan a revisarse en la programación diaria. En el caso de limpieza tras eventos se habilitará el estado
“Esperando condiciones de comienzo”, que nos va a permitir controlar el tiempo de respuesta identificando la fecha de
finalización de los eventos y comienzo de los trabajos de limpieza.
Cada orden de trabajo tiene asociado su ciclo de vida (conjunto de estados y fechas de cambio de estado por las que va
pasando) que nos va permitir llevar el control de los tiempos de respuesta y resolución.
Proceso de cálculo de los indicadores:
Indicador
Método de cálculo
= ×
∑ º ∑ º A través del módulo de incidencias se registrarán las incidencias relativas al servicio de
limpieza viaria, estas incidencias podrán venir de varios orígenes (Ciudadanos, Servicios
Municipales, o el propio personal de contrato), para el cálculo de este indicador solo se tendrán
en cuenta las incidencias recibidas de los Servicios Municipales), el resto se calculan en otros
indicadores.
LIV04. Ratio de
capacidad de respuesta
de incidencias
Las incidencias contabilizadas para este indicador tendrán la siguiente tipología:
• Papeleras no funcionales.
• Imbornales no funcionales.
• Papeleras dañadas (con más del 50% y/o en malas condiciones)
• Acumulación de residuos en la vía pública.
• Excrementos en la vía pública
• Vertidos incontrolados (vómitos, orines, etc.)
El tiempo de respuesta (Tres) corresponde al tiempo acontecido entre la fecha y hora de
notificación de la incidencia y fecha y hora en el que la orden de trabajo que resuelve la
incidencia cambia al estado “En ejecución”.
= ×
LIV05. Ratio de limpieza
de pintadas, carteles y
pancartas
∑ º ó ∑ º A través del módulo de incidencias se registrarán las incidencias relativas al servicio de
limpieza viaria, estas incidencias podrán venir de varios orígenes (Ciudadanos, Servicios
Municipales, o el propio personal de contrato)
Las incidencias contabilizadas para este indicador tendrán la siguiente tipología:
• Pintadas
• Cartel
• Pancarta
Esta tipología de incidencia tendrá un atributo a la hora de registrarla que identifique si es
ofensivo y/o alusivo.
EJEMPLO 1
CRITERIO
PUNTOS
Propuesta económica
64
Mejoras en la propuesta técnica
30
Mejor fórmula de revisión de precios
6
1 página entera para el funcionamiento de
una valoración €/tn
Los pliegos
GRUPO 7. Pliegos que hacen ilusión
Ventajas:
Permiten demostrar calidad
técnica
Garantía de prestación
Inconvenientes:
⊗ …..
3.
El proceso de
licitación
El proceso de contratación
1. La licitación
Aspectos clave a tener en cuenta:
Disponer de toda la información en el pliego: subrogación, VR,….
El plazo para presentar
El procedimiento de aclaraciones
El formato de presentación
2. La adjudicación
Aspectos clave a tener en cuenta:
Los actos de apertura de las ofertas
La claridad de los informes técnicos
El proceso de contratación
3. Los recursos e impugnaciones
Aspectos clave a tener en cuenta:
Tipificación correcta del contrato
Acceso a la revisión de ofertas
Procedimiento administrativo correcto
4. La puesta en marcha
Aspectos clave a tener en cuenta:
Actas de recepción de los equipos
Definición de los cuadros de servicio
Coordinación con la Administración
5.
EL DEBATE
Preguntas para el debate
¿Cuál consideras que es el modelo de pliego ideal?
¿Qué requisitos tiene que cumplir un buen adjudicatario?
¿Cuáles son las principales dificultades en el proceso de
licitación?
Muchas gracias
Noviembre 2015 - www.ferrovial.com