Procedimiento Pago de Proveedores

PROCEDIMIENTO PAGO DE PROVEEDORES
Versión: 1
Fecha: 03/09/2012
Aprobó: Jefe
Departamento Financiero
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PROCESO. Gestión Financiera
SUBPROCESO. Tesorería
PROCEDIMIENTO. Pago de Proveedores
1. OBJETIVO. Dar cumplimiento a los pagos de terceros dando cumplimiento con de acuerdo a los
parámetros establecidos en la manual de contratación
2. ALCANCE. Aplica a pago de terceros
3. PALABRAS CLAVES
Factura
Cuenta por pagar
Cuenta de cobro
Causación
4. GENERALIDADES
•
•
•
•
Facturas de proveedores 30 días o Prestación de servicio 15 días.
La recepción de facturas solo serán en la horas de las mañanas.
Sólo se reciben en sede principal centro, las que sean enviadas por correos internos será
devueltas.
Si se necesita radicar una cuenta o factura después del horario establecido debe venir con
autorización de la Dirección Administrativa y Financiera
Las cuentas de cobro o facturas deberá llegar con todos sus soportes en su caso contrato, orden
de trabajo o de compra. Quienes no cumplan con este requerimiento serán devueltas.
Por favor dar el respectivo VISTO BUENO en el aplicativo ERP para que llegue el mensaje del Work
flow, a ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, para poder terminar este proceso correctamente y pagar
a proveedores a tiempo.
Los soportes requeridos:
•
•
•
•
PRESTACIÓN DE SERVICIO
Orden de trabajo o Contrato
Pago de seguridad social
Certificados de ingresos y retenciones
Informe de las actividades ejecutada
•
•
•
PROVEEDORES
•
Orden de servicio u Orden de Compra o
Contrato
Nota: cuando la factura viene por correos certificados y no traen su soporte serán recibidas,
pero serán inmediatamente reenviadas a cada proveedor recordándole que debe adjuntar
todos los soportes. Esto lo realizará el área de archivo.
PROCEDIMIENTO PAGO DE PROVEEDORES
Versión: 1
Fecha: 03/09/2012
Aprobó: Jefe
Departamento Financiero
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5. FLUJOGRAMA
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
1.
ACTIVIDAD
Recibir
cuentas
2.
Revisar
soportes de
la cuenta
3.
Almacenar
en
Docuware
4.
Almacenar
en ERP
DESCRIPCIÓN
Se recepción y radica la cuenta
RESPONSABLE
Auxiliar II de
Orientación
Se revisa soportes requeridos, en
Asistente II
caso de no cumplir con los
archivo y
requerimiento se devuelve cuentas correspondenc
con documentos incompletos
ia
Se digitaliza y luego se almacena en
el
programa
Docuware
y
Archivo y
respectivamente es convertido en correspondenc
pdf. Ver procedimiento recepción de
ia
correspondencia
Almacenamiento y asocio de
Asistente II
gestiones (contratos, orden de
archivo y
trabajo, orden de compra) en el correspondenc
aplicativo ERP
ia
EVIDENCIA
TIEMPO
8:00 am12:00 pm
1 hora
2 horas
2 horas
PROCEDIMIENTO PAGO DE PROVEEDORES
N°
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
Entregar
Se entrega cuentas por pagar y
factura
a
soportes físicos al área financiera
financiera
Aprobación del servicio por ERP son
aquellas que se le hizo solicitud por
ERP, aquellas que no se le toma visto
bueno físico
Las facturas sin orden:
Aprobar
cuentas por • Pólizas
• Servicios públicos
cobrar
• Tiquetes
• Restaurante
• Alojamiento
• Contratos de años anteriores
Verificar si el usuario responsable
del aplicativo le ha dado recibo de
satisfacción en sistema para así
Verificar
pasarla al área financiero. En dado
requerimien
caso que la cuenta tenga orden de
to cuentas
compra verificar que tenga recibo de
por pagar
mercancía Verificar que la cuenta
cumpla con los soportes y vistos
buenos
Verificar que el centro de costo y
cuenta contable coincida con la
Causar
solicitud previa,
cuentas por
Aplicar normas de ley o retenciones
pagar
pertinentes
Realizar registro contable
Generar
Generar orden de pago
orden
de
pago
Aprobar
orden
de Aprobar orden de pago
pago
Elaborar
Elaborar
cheque
o
realizar
cheque
o
transacción
según programación
preparar
realizada
transacción
El pago se realiza todos los viernes
Pagar cuenta
en la jornada tarde
Versión: 1
Fecha: 03/09/2012
Aprobó: Jefe
Departamento Financiero
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RESPONSABLE
Archivo y
correspondenc
ia
EVIDENCIA
TIEMPO
1 día
Usuario
solicitante del
servicio
Asistente II
archivo y
Corresponden
cia/Asistente II
contable
2 dia
Asistente II
contable
Asistente II
contable
Jefe
Departamento
Financiero
Asistente II
Contable/Jefe
Departamento
Financiero
Departamento
financiero
Facturas
de
proveed
ores 30
días o
Prestació
n de
servicio
15 días