gfi-prc01 elaboración, presentación y transmisión de las

ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN Y TRANSMISIÓN DE LAS
DECLARACIONES MENSUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y
BIMESTRAL DE INDUSTRIA Y COMERCIO
PROCESO
GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
FECHA DE APROBACIÓN:
CÓDIGO:
VERSIÓN:
26/03/2015
GFI-PRC01
05
1. OBJETIVO
Elaborar, presentar adecuada y oportunamente las declaraciones de las retenciones
en la Fuente a Titulo de Renta, IVA, e ICA, practicadas a los proveedores (Personas
Naturales y Jurídicas) de bienes o servicios a la Contaduría General de la Nación.
2. DEFINICIONES
Balance General: Instrumento contable de gestión, de tipo gerencial, que presenta en
forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica y Social
de un ente público, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y
revela la totalidad de sus bienes, derechos obligaciones y situación del patrimonio
público.
Certificado de Ingresos y Retenciones: Documento que certifica la totalidad de los
ingresos percibidos y las retenciones efectuadas al funcionario durante un año o
fracción.
Certificados de Retención a Terceros: Documento que refleja los pagos y las
retenciones efectuadas a terceros.
Comprobante de Egreso: Documento mediante el cual se registra el desembolso de
efectivo.
Impuesto de Industria y Comercio. Gravamen que recae sobre las actividades
comerciales industriales y de servicios que deben cancelar todos los contribuyentes
que ejerzan estas acciones ya sean de manera permanente u ocasional en
establecimientos de comercio o sin ellos.
MHCP: Ministerio de Hacienda y Crédito Público, entidad que coordina la política
fiscal del país.
Retención de Impuesto de Industria y Comercio por Pagar: Valor del gravamen
retenido por estos conceptos por los agentes correspondientes, cuando se realizan
operaciones gravadas
Retención en la Fuente: Mecanismo de recaudo anticipado del Impuesto de Renta y
Complementarios, que consiste en restarle al valor del pago o abono en cuenta el
porcentaje de Retención en la fuente; el agente retenedor deberá declarar las sumas
retenidas y pagarlas a favor del estado. Para el Sujeto Pasivo obligado a presentar
Declaración de Renta y Complementarios las sumas retenidas es un impuesto que
imputará al momento de liquidar definitivamente el impuesto que le corresponda en
ese periodo.
REVISADO POR:
APROBADO POR:
LIDER DE PROCESO
SECRETARIO GENERAL
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
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SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera, es una herramienta automatizada
que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de
propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y sus entidades
descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.
Vigencia Fiscal: En términos presupuestales, una vigencia fiscal corresponde al
período de tiempo para la ejecución de un presupuesto. Para todas las entidades
estatales colombianas la vigencia fiscal es de un año; se inicia el 1 de enero de cada
año y termina el 31 de diciembre a las 12 de noche.
3. MARCO LEGAL












Régimen de Contabilidad Pública, Resolución 354 del 2007 y demás normas
que la modifiquen o complementen.
Estatuto Tributario Nacional y sus decretos reglamentarios.
Acuerdo 65 de 2002 Consejo de Bogotá D.C.
Decreto Distrital 271 de 2002.
Decreto 2374 del 21/12/2012 por el cual se reglamenta el Sistema Integrado
de Información Financiera SIIF NACION.
Decreto 143 del 21 de enero de 2004. “Por el cual se modifica la estructura de
la Contaduría General de la Nación y se determinan las funciones de sus
dependencias”.
Resolución 148 del 26 de abril de 2004, “por la Cual se crean los grupos
Internos de Trabajo en la Unidad administrativa Especial – Contaduría General
de la Nación y se fijan sus funciones”.
Decreto 568 de 1996, Artículos 26 al 33, “Por el cual se reglamentan las Leyes
38 de 1989, 179 de 1994 25 de 1995, Orgánicas del Presupuesto General de la
Nación”
Norma Internacional ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad.
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión
Ambiental.
Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión en
Seguridad y Salud Ocupacional.
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS


GFI01-FOR01 Conciliación Mensual de Retención en la Fuente Renta e IVA
GFI01-FOR02 Conciliación Bimestral Retención en la Fuente De Industria Y
Comercio
REVISADO POR:
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SECRETARIO GENERAL
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COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
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5. DOCUMENTOS ANEXOS




Listado de deducciones y de obligaciones. SIIF
Declaración de retención en la fuente a título de renta e IVA digital presentada
y pagada DIAN
Recibos de pago físicos DIAN
Formulario de auto liquidación electrónica asistida de retenciones del impuesto
de industria y comercio, avisos y tableros, pagado.
6. PROCEDIMIENTO
Este procedimiento inicia con la preparación de los anexos de retenciones practicadas
durante el mes o bimestre, y termina con la presentación electrónica a través del
aplicativo MUISCA para las Retenciones en la Fuente a título de Renta e IVA y para
Retención de ICA, con el diligenciamiento del formulario y envío a Pagaduría para el
trámite de Pago.
No.
1
2
Actividad
Elaborar el
cuadro
consolidado de
Retenciones en
la
Fuente a Titulo
de Renta, IVA e
ICA.
Genera reporte
SIIF de
deducciones y
obligaciones
Descripción
Con la información incluida
en
relativa
a
las
deducciones practicadas a
las
obligaciones
presupuestales durante el
mes o bimestre se obtiene y
recopilan los datos a incluir
en los formatos GFI01FOR01 y GFI01-FOR02 de
cada
una
de
las
declaraciones de retención
en la fuente objeto de
preparación.
Desde el perfil de usuario
“Gestión contable” del SIIFse genera el listado de
deducciones y obligaciones,
para
identificar
las
Responsable
Registro
GFI01-FOR01
Conciliación
Mensual De
Retención En
La Fuente
Renta e IVA
Servidor
publico
GFI01-FOR02
Conciliación
Bimestral
Retención En
La Fuente De
Industria Y
Comercio
Servidor
publico
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LIDER DE PROCESO
SECRETARIO GENERAL
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
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retenciones
practicadas,
durante el periodo objeto de
declaración.
Se concilian los datos
contenidos en el cuadro
consolidado de obligaciones,
contra los datos del reporte
de deducciones del SIIF.
3
4
Concilia el
cuadro
consolidado de
Retenciones
con el Reporte
del SIIF de
deducciones.
Concilia el
cuadro
consolidado de
deducciones
frente al reporte
de deducciones
de pagaduría.
En caso de que existieren
diferencias que requieran
ajuste contable por mayores
o
menores
valores
retenciones, se relacionan
las partidas conciliatoria a
que hubiere lugar.
Se concilian el saldo de
retenciones
suministrados
por el área de pagaduría
través de correo electrónico
frente a los formatos GFI01FOR01 Y GFI01-FOR02 de
retenciones. Se determinan
diferencias que requieran
ajuste contable por mayores
o menores valores retenidos
y se relacionan en el cuadro
en caso de que a ello
hubiere lugar.
GFI01-FOR01
Conciliación
Mensual De
Retención En
La Fuente
Renta e IVA
Servidor
publico
GFI01-FOR02
Conciliación
Bimestral
Retención En
La Fuente De
Industria Y
Comercio
Servidor
publico
El contador revisa, aprueba y
firma los formatos
de
retenciones.
5
Revisar aprobar
y firmar
Contador
GFI01-FOR01
Conciliación
Mensual De
Retención En La
Fuente Renta e
IVA
GFI01-FOR02
Conciliación
Bimestral
Retención En La
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Fuente De
Industria Y
Comercio
Firmados.
6
7
8
Verificación del
sistema para
firmas
Ingreso de
claves
Presentación
Electrónica de
Declaración de
Retenciones en
la Fuente a
Titulo de Renta
e IVA.
Ingresa a Internet en el
aplicativo MUISCA de la
DIAN
y verifica que se
cumplan
las
condiciones
Técnicas del Equipo de
cómputo para la firma digital.
GFI01-FOR01
Conciliación
Mensual De
Retención En La
Fuente Renta e
IVA
Servidor
publico
GFI01-FOR02
Conciliación
Bimestral
Retención En La
Fuente De
Industria Y
Comercio
Se ingresa al aplicativo
muisca
en
usuarios
Representante
registrados con las claves
Legal
asignadas por la DIAN
El
Representante
Legal
Contador
ingresa con las claves y
diligencia la declaración.
Se Presenta la declaración en
el
aplicativo
muisca
debidamente diligenciado y
firmado.
Se Imprimen dos copias del
formulario de la declaración
presentada.
Representante Declaración y
Se genera los recibos de
recibos de pago
Legal
pago por conceptos de renta
físicos.
e Iva ,
Declaración
Contador
Se imprimen cuatro copias de
pagada (DIAN)
cada uno de los recibos de
Pagador
pago; enviando tres copias a
pagaduría, una copia del
formulario y una copia del
formato
GFI01-FOR01
retenciones en la fuente renta
e IVA mensual firmado junto
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con la comunicación interna
de entrega.
9
10
11
12
Autorización y
firmas.
El Representante Legal y el Representante
contador ingresa con las
Legal
claves autorizan y firman.
Contador
Formulario de
Elaborar
auto liquidación
Declaración
Representante
electrónica
bimensual de Se repiten las actividades, su
Legal.
asistida de
Retenciones en descripción, responsables y
retenciones del
registros del 1 al 5, en lo
la
Contador
impuesto de
Fuente a Titulo referente a las retenciones,
industria y
pero a título de impuesto de
Impuesto de
comercio,
Industria y Comercio.
Industria Y
avisos y
Comercio.
tableros,
pagado.
Presentación
declaración
Bimestral de
Retenciones a
título de
Impuesto de
Industria y
Comercio.
Ingresa a Internet a la página
de la Secretaria
de
Hacienda Distrital.
Se diligencia el formulario de
declaración bimestral de la
declaración de retenciones a
título de Impuesto de Industria
y Comercio, se imprime cuatro
copias de la declaración que
hace las veces de recibo de
pago.
Servidor
publico
Autorización y
firmas.
El Representante Legal y el
contador,
presentan
la
declaración
Contador
Formulario de
auto liquidación
electrónica
asistida de
retenciones del
impuesto de
industria y
comercio,
avisos y
tableros,
pagado.
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05
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Envío de
Declaración de
Retenciones en
la Fuente a
Titulo de
Impuesto de
Industria y
Comercio a
Pagaduría
Se envía a pagaduría el
formulario diligenciado para
pago. Enviando tres copias, y
una copia del formato GFI01FOR02 retenciones en la
fuente
a título de Ica
bimestral firmado junto con
la comunicación interna de
entrega.
Pagador
Formulario de
auto liquidación
electrónica
asistida de
retenciones del
impuesto de
industria y
comercio,
avisos y
tableros,
pagado.
Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a
las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política
del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y
Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de
Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción
de las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI.
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