Consulte la ponencia - Pontificia Universidad Javeriana

1
La descripción archivística en Colombia y su importancia en
los archivos universitarios
Carlos Alvaro Gamboa Ruiz
Antropólogo
Magíster en Investigación Social Interdisciplinaria
Funcionario de la División de Clasificación y Descripción del
Archivo General de la Nación de Colombia
En Cien años de soledad de Gabriel García Márquez se refiere el caso de un mundo en el que
las cosas no tienen nombre y el caso de la enfermedad del olvido. “Muchos años después, frente
al pelotón de fusilamiento, el coronel Aure liano Buendía había de recordar aquella tarde remota
en que su padre lo llevó a conocer el hielo. Macondo era entonces una aldea de veinte casas de
barro y cañabrava construidas a la orilla de un río de aguas diáfanas que se precipitaban por un
lecho de piedras pulidas, blancas y enormes como huevos prehistóricos. El mundo era tan
reciente, que muchas cosas carecían de nombre, y para mencionarlas había que señalarlas con el
dedo”.
En Funes el Memorioso de Jorge Luis Borges se refiere la vida de otro joven que murió en
ejercicio de otra singular habilidad. “Podía reconstruir todos los sueños, todos los entresueños.
Dos o tres veces había reconstruido un día entero; no había dudado nunca, pero cada
reconstrucción había requerido un día entero. Me dijo: “Más recuerdos tengo yo solo que los
que habrán tenido todos los hombres desde que el mundo es mundo”. Y también: “Mis sueños
son como la vigilia de ustedes”. Y también, hacia el alba: “Mi memoria, señor, es como
vaciadero de basura”. […] Había aprendido sin esfuerzo el inglés, el francés, el portugués, el
latín. Sospecho, sin embargo, que no era capaz de pensar. Pensar es olvidar diferencias, es
generalizar, abstraer. En el abarrotado mundo de Funes no había sino detalles, casi inmediatos.”
Hemos aprendido desde la escuela primaria a describir, es decir, a acopiar o inventar palabras
para referirnos a las cosas. Hemos aprendido a decir algo sobre las características de las cosas.
No obstante, en algunas circunstancias no sabemos qué decir de las cosas, o lo que e s más
dramático, ocultamos u “olvidamos” decir lo necesario sobre ellas. Es como si cierta
enfermedad del sueño o cierto olvido ─muchas veces premeditado─ extraviara la realidad que
nos rodea. En otras circunstancias, estamos tentados a no omitir detalles sobre las cosas y a
considerar que siempre falta “algo”, que todo, absolutamente todo, es insuficiente. Es como si
otro fantasma nos hiciera perder el sentido necesario para delimitar una realidad cualquiera o
para finiquitar cualquier asunto. Alguien podrá proponer, entonces, que la solución sería buscar
un punto medio entre lo que decimos y lo que dejamos de decir, pero acaso ¿es posible un punto
de equilibrio entre olvido y memoria?
Describir según el Diccionario Larousse es: “Definir una cosa por sus predicados no
esenciales”. Según el Diccionario Anaya es: “Tipo de escrito que explica cómo es una persona
o cosa, seleccionando los detalles más característicos y relevantes de ellas.” Según el
Diccionario Plus de la Lengua española es: “Explicar el aspecto, las cualidades, las
características, etc, de una persona o cosa. / Definir una cosa dando una idea general de sus
partes o propiedades”. Según el Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia
Española es: “Delinear, dibujar, figurar una cosa, representándola de modo que de cabal idea
de ella. / Representar a personas o cosas por medio del lenguaje, refiriendo o explicando sus
distintas partes, cualidades o circunstancias. / Definir imperfectamente una cosa, no por sus
predicados esenciales, sino dando una idea general de sus partes o propiedades.”
En estas definiciones se observa el claro propósito de precisar que la descripción es un recurso
para conocer la realidad. El conocimiento comienza por fijar límites a la realidad (definir
significa justamente: fijar límites) determinando algunas de sus características permanentes,
pues lo que carece de nombre o lo eternamente variable “amorfo” (aún dentro del lenguaje) es
incognoscible o, por lo menos, muy problemático. Se re-presenta la realidad, es decir, se vuelve
2
a dibujar, precisamente para nombrarla, para referirse a ella, para hablar de ella, para manejarla,
para conservarla o modificarla. En términos generales describir es realizar un trazo objetivo, una
delineación comprobable, un conjunto de detalles, una enumeración (siempre finita) de
pormenores, una lista de características, un inventario breve o una ficha con detalles
interrelacionados, de lo que se concluye que de ninguna manera son semblanzas ni trazos
aislados. De otra parte, por ser un recurso para conocer, la descripción es preferencia o selección
de atributos según las necesidades y los intereses de los sujetos que conocen, lo cual lleva a
pensar que este ejercicio es social y objeto de transformaciones históricas. No hay descripción
eterna de la misma manera que no hay conocimientos eternos ni verdades eternas.
De las anteriores definiciones de los diccionarios tal vez nos resulten un poco incomodas las
palabras “atributos” y “predicados no esenciales” y en razón a esta misma incomodidad sea más
conveniente usar un término más ampliamente conocido: dato (o, si se quiere: datos). Esta
palabra significa, según el diccionario Larousse, “Antecedente que permite llegar fácilmente al
conocimiento de una cosa”, de lo cual resulta que los datos son imprescindibles para el
conocimiento pero no son el conocimiento mismo. La confusión alrededor de datos,
información y conocimiento llevo a Peter Drucker a plantear que información son “datos
dotados de importancia y propósito”. Parafraseando esta definición podríamos decir, entonces,
que descripción es un “conjunto de datos con importancia y propósito”. Si bien es cierto todas
las sociedades producen los datos que consideran importantes para propósitos definidos, nuestra
sociedad actual esta centrada en la acumulación de datos y, sobre todo, centrada en las bases de
datos, muchas de las cuales son montones de datos sin las características propias de la
información: importancia y propósito.
Los autores clásicos de la archivología aseguran que descripción e información son equivalentes
porque una y otra consideran registros estructurados de datos.

Para Antonia Heredia: "La descripción es el medio utilizado por el archivero para obtener
la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella. ... La
descripción persigue dos objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al
archivero".1

Para José Ramón Cruz Mundet: "El objeto de la labor descriptiva es el hacer accesibles
eficazmente los fondos documentales." "La descripción de los documentos constituye la
parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad
con la de la propia documentación: informar."2

Para María Luisa Conde descripción es la: “Fase del tratamiento archivístico destinada a la
elaboración de los instrumentos de información para facilitar el conocimiento y consulta de
los fondos documentales y colecciones de los archivos.”3

Para el Consejo Internacional de Archivos (CIA) descripción es: "La elaboración de una
representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la
componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que
sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como
su contexto y el sistema que los ha producido"4
Por todo lo anterior y para evitar la enfermedad del olvido y, con mayor razón, para evitar el
síndrome del Memorioso Funes (quien no podía pensar), es necesario plantear algunas
preguntas que no son gratuitas cuando de archivos y documentos se trata: ¿Cuántos son los
1
Heredia, Antonia. Archivística General, Teoría y Práctica. Sevilla, 1988
2
Cruz Mundet, José Ramón. Manual de Archivología. Madrid, 1999.
3
Conde Villaverde, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Dirección de Archiv os Estatales,
Madrid, 1992.
4
Consejo Internacional de Archiv os: ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivología. Segunda
edición. Adoptada por el Comité de Normas de Descripción. Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre de 1999. Ministerio
de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría de Estado de Cultura, Madrid ( España), 2000.
3
datos necesarios para conocer la realidad? ¿Quién determina la cantidad y calidad de los datos?
¿Siendo los archivos tan diversos, aun en una misma sociedad y un mismo país, son posibles los
datos comunes? ¿Cuántos son los datos suficientes para administrar bien o para gerenciar con
idoneidad? ¿Debemos considerar a los ciudadanos (hoy convertidos en usuarios y clientes)
dentro de los objetivos de la descripción? ¿Es necesario normalizar la descripción de archivos y
documentos? ¿Se debe supeditar la tecnología a los intereses de la información?
Pedro González, Director del Archivo General de Indias y miembro de la Comisión Ad Hoc
sobre Normas de Descripción del Consejo Internacional de Archivos (CIA), escribió, en 1994,
unas breves consideraciones sobre normalización en archivos. Aunque bien sabía la inminente
publicación de una norma por parte del CIA y era amplio conocedor de la existencia de
diferentes puntos de vista al respecto, creyó necesarios cuatro aspectos fundamentales para
normalizar la descripción: fijar una estructura de datos (una especie de contenedor donde
organizar la información), determinar reglas para colocar los datos (mínimas reglas de
gramática y sintaxis), normalizar los instrumentos de descripción (definir el alcance de los
diferentes instrumentos de descripción atendiendo al criterio de niveles de descripción) y
normalizar los lenguajes de recuperación (control de vocabulario para facilitar el acceso) 5 .
En 1995 el CIA publico la primera versión de una norma internacional para la descripción de
archivos 6 . Esta norma se denominó General precisamente porque no incluye absolutamente
todos los datos para conocer todos los archivos y documentos posibles; porque los elementos
informativos que ella considera se pueden observar en cualquier tipo de archivo o documento,
independientemente de su fase, soporte y volumen; porque los datos que contempla tienen
importancia y propósito dentro de la racionalidad que debe regir la administración
contemporánea; porque se puede completar con otros datos según las características de los
archivos y documentos y según las necesidades particulares de quien la utilice; y porque
permite el control físico, administrativo e intelectual de archivos y documentos. En este
orden de ideas, es una norma guía y no una norma total y absolutamente completa, bien
hubiera podido llamarse ISAD(B) por básica y no ISAD(G) por general.
La ISAD(G) en Colombia
Aun antes de la aparición de la ISAD(G) en el ámbito internacional, en Colombia se estaba
estudiando y discutiendo intensamente el asunto de la descripción de archivos a raíz de la
promulgación de la Ley 80 de 1989 mediante la cual se creo el Archivo General de la Nación.
En este ambiente de estudio, de discusión y aprendizaje se consideró la primera versión revisada
de la Declaración de principios sobre la descripción archivística publicada por la Comisión Ad
Hoc sobre Normas de Descripción del CIA, luego de su reunión en Ottawa (Canadá) en 1992.
En 1994 se publico una “Ficha de descripción documental” que mezcla elementos de
descripción procedentes del primer borrador de norma difundido por el CIA, con elementos de
descripción procedentes de una ficha creada por el Archivo General de la Nación. Aunque en
esta ficha se destacan elementos informativos importantes para la descripción de fondos
documentales históricos, se omitió conservar la estructura de descripción propuesta por el CIA
como también se omitió considerar el lugar que debían ocupar los elementos informativos
propuestos dentro de la mencionada estructura7 .
En 1995, durante el III Seminario Internacional sobre Descripción Archivística celebrado en
Cartagena de Indias, la discusión se centro en los primeros resultados de la aplicación de la
5
Ver González, Pedro. “Abrir la Ventana” en: Revista de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) nº 15, juliodiciembre de 1994. Santafé de Bogotá (Colombia). p. 29-32.
6
Para conocer con detalle las fuentes que dieron origen a la ISAD(G) se puede consultar : Bonal Zazo, José Luis. La
descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas . España, Ediciones Trea, S.L. 2001
7
Ver Martínez, William. “La descripción urgente” en: Revista de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) nº
15, julio-diciembre de 1994. Santafé de Bogotá (Colombia). p. 11-13.
4
primera versión de la ISAD(G). Algunas de las conclusiones de los asistentes a este seminario
son: el problema de la aplicación de los conceptos “fechas de creación” y “fechas de
acumulación”; la necesidad de incluir dentro del apartado “Resumen / Nota de alcance y
contenido” los puntos de acceso onomásticos, toponímicos y temáticos; la necesidad de generar
directrices que permitan el control de estos puntos de acceso; la necesidad de agregar al
elemento “Características físicas” la precisión “y estado de conservación”; y la necesidad de
establecer niveles de descripción acorde con las características de los archivos
iberoamericanos8 .
En abril de 1997 culminó la tarea de adoptar y adaptar la ISAD(G), resultado de la cual fue la
publicación de la NTC 4095. Las modificaciones se centraron en el Área de Identificación,
específicamente en el elemento 1.5. Volumen / Soporte, al cual se agregaron cinco
subelementos (1.5.1 Carpetas / Legajos / Cajas / Otros; 1.5.2 Folios; 1.5.3 Tipo Documental;
1.5.4 Nº De Orden) y en el Área de Contenido, específicamente en el elemento 3.1. Nota
Resumen de alcance y contenido, al cual se agregaron tres subelementos (3.1.1 Lugares; 3.1.2
Nombres / Cargos; 3.1.3 Temas)9 .
La aplicación de la NTC 4095 se centro en la descripción de fondos históricos, en el soporte
papel y en la elaboración de índices. Esta norma colombiana permitió el comienzo de la
descripción automatizada y la lenta conformación de bases de datos. A pesar de esto, fueron
otras las dificultades que surgieron: la proliferación de bases de datos ─una para cada fondo
documental─ usando, fundamentalmente, el aplicativo ISIS; el predominio de los ingenieros de
sistemas en la determinación de campos y subcampos que debían utilizarse para describir; el
poco control que dentro de una diversidad de formatos se prestaba a la manera como se ponían
los datos, lo que convertía a la descripción en un oficio altamente dependiente de criterios
subjetivos; y la poca o ninguna compatibilidad de datos capturados.
No menos problemático fueron los intentos de separar los elementos de la ISAD(G) (y de la
NTC 4095) con el propósito de determinar cuáles podían aplicarse a archivo de gestión, cuáles a
archivo central y cuáles a archivo histórico. El resultado no pudo ser más sorprendente: todas las
áreas y todos los elementos eran posibles de utilizar en cualquier fase del ciclo vital. No
obstante, aún hoy día hay quienes creen que la descripción es un recurso del conocimiento
propio y casi exclusivo de los archivos históricos y que este no es posible ni necesario en otras
fases del ciclo vital. Pero si consideramos la definición de “Instrumento de Descripción”10 se
comprenderá con total claridad que en cualquier fase del ciclo vital el fin de la descripción es
establecer un control físico, administrativo e intelectual de los documentos, que permita su
adecuada localización y recuperación. La elaboración de instrumentos de consulta, sean de
control o de referencia, se realiza precisamente para obtener la información contenida en los
documentos y para ofrecerla a los interesados.
Existe continuidad y permanencia entre los datos obtenidos durante las fases de archivo de
gestión y las fases de archivo central y archivo histórico. Si a un documento se le determina una
procedencia en fase de gestión esta se conservará en las otras fases, si a un documento se le
determina un nombre en fase de gestión este se conservará en las otras fases, si a un documento
se le determina un código en fase de gestión este se conservará en las otras fases, y así
sucesivamente, no hay razón para pensar que la información cambia absolutamente entre una
fase y otra. Por supuesto algunos datos cambian. La signatura topográfica puede servir de
ejemplo. De la misma manera que cada uno de nosotros conserva el mismo nombre y el mismo
numero de cédula de ciudadanía a pesar del cambio de residencia, los documentos también
conservan la mayoría de atributos a pesar de los cambios de lugar y del cambio de signatura
topográfica. Sin embargo, no todo es obvio y transparente, hay casos en los cuales algunos datos
8
Ver “Diciendo y Haciendo” en: Revista de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) nº 16, enero-junio de
1995. Santafé de Bogotá (Colombia). p. 17-18.
9
10
Ver ICONTEC. Nor ma Técnica Colombiana 4095 (Norma General para la Descripción Archivística). Bogotá. 1997
Ver: Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivos, 3ª edición, Bogotá, Archivo General de la
Nación. 2003.
5
se pierden y es necesario emprender procesos de investigación que permitan el control físico,
administrativo e intelectual de los documentos, máxime cuando de por medio hay
responsabilidades legales, derechos económicos y deberes sociales.
A diferencia de las anteriores personas, otras comprendieron mejor el concepto de Archivo
Total, no establecieron rupturas entre las diferentes fases del Ciclo Vital y diseñaron
instrumentos de descripción manteniéndose dentro de los lineamientos y alcances de la
ISAD(G). En Colombia, específicamente en la División de Clasificación y Descripción del
Archivo General de la Nación, el análisis y la reflexión permitieron el diseño de algunos
instrumentos de control muy particulares: las Tablas de Retención Documental (TRD), las
Tablas de Valoración Documental (TVD) y el Formato Único de Inventario Documental
(FUID). Por supuesto en estos instrumentos no se hace mención literal de todos y cada uno de
los elementos de la ISAD(G), pero de todas maneras los que se usan responden a propósitos de
calidad y de cantidad de la información dentro de los procesos de organización y gestión de
archivos ¿Acaso las TRD y las TVD no permiten el control físico, administrativo e intelectual
de los documentos? ¿Acaso el Formato Único de Inventario no permite el control físico,
administrativo e intelectual de los documentos?
Hoy por hoy el mínimo común múltiplo de la descripción en nuestro país esta
constituido por estos particulares instrumentos de control que hemos denominado TRD,
TVD y FUID. Si estos instrumentos de control son los mapas de la producción
documental de las instituciones, también son el repertorio de valores primarios
(administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y técnico) y valores secundarios
(importancia para la investigación y la construcción de identidades) necesarios para
evidenciar la vida y obras de cualquier institución. Estos Instrumentos de control
jalonan el debate sobre descripción, porque aunque deseemos otros instrumentos de
descripción, no se puede prescindir de la importancia y propósito que tienen hoy los datos
incorporados en nuestros instrumentos de control normalizados y con el respaldo académico,
técnico y jurídico del Archivo General de la Nación de Colombia.
Hoy, después de más de diez años de la primera edición del libro Tablas de Retención y
Transferencias Documentales y después de más de dos años de la publicación del libro Manual
de Organización de Fondos Acumulados, podemos constatar que esos sencillos instrumentos de
control (llamados TRD, TVD y FUID) paulatinamente se han convertido en instrumentos de
referencia. La lenta transformación de los instrumentos de control en los únicos instrumentos de
recuperación de información para archivos históricos se puede atribuir a la continuidad del
Ciclo Vital del Documento dentro del concepto de Archivo Total. A corto plazo y por múltiples
circunstancias, en muchas instituciones no será posible la elaboración de instrumentos de
referencia para sus archivos históricos y, en consecuencia, también transformarán la forma de
acceso de los ciudadanos e investigadores. Ciertamente estos ya no dispondrán de los clásicos
ficheros, las clásicas tarjeticas de cartulina o los catálogos, en su lugar deberán recurrir a las
TRD, las TVD o a los Formatos de Inventario. De la mano de la difusión de los instrumentos de
control otras formas de capacitación y de consulta se pondrán en juego.
¿Qué ha pasado después de 1995?
Luego de la publicación de la ISADG en 1995 son varias las cosas que han sucedido en el
mundo y en Colombia.
Si bien se ha resuelto en gran medida el asunto de los datos con importancia y propósito dentro
de los formatos de descripción (ya sean de control o de referencia), existen, sin embargo,
asuntos de difícil o muy lenta comprensión y solución. Tal vez el más importante consiste en la
dificultad para entender la relación de continuidad que existe entre los principios archivísticos
(Principio de Procedencia y Principio de Orden Original) y la relación de estos con los procesos
técnicos que conducen a la organización de archivos y documentos.
6
La organización es un conjunto de tres procesos técnicos indisolublemente relacionados entre si:
clasificación, ordenación y descripción. Es inevitable que la descripción muestre los procesos
técnicos que le preceden y la determinan. Así, por ejemplo, pone en evidencia si las
agrupaciones documentales respetan la estructura orgánico-funcional, si en la conformación de
las series se respetan el entorno reglamentario jurídico y técnico preestablecido, si se han
denominado correctamente las series, si se ha realizado adecuadamente la codificación, si se han
ordenado numéricamente las series simples, si los expedientes respetan la secuencia de los
trámites o si los documentos están foliados. Resulta apenas obvio decir y demostrar que la
descripción como proceso conclusivo es el reflejo de anteriores procesos. Si un trabajo ha
comenzado bien, continuado bien, con total seguridad los resultados se verán bien.
Muchas personas consideran que describir es registrar en un formato lo primero que aparece en
un cajón, un legajo o una carpeta; o llenar formatos y bases de datos a diestra y siniestra, lo cual
ha conducido la mayoría de las veces a inventariar el desorden o a catalogar unidades o piezas
documentales aisladas. No obstante, y contrario al afán inmediatista y el animo de lucro, la
descripción es un trabajo intelectual en tanto pregunta por lo que no es evidente de primera
mano, en tanto pregunta por el contexto documental y administrativo de los documentos que se
van a describir. Describir demanda indagar en los propios documentos e investigar en otras
fuentes (sean estas orales, hemerográficas o bibliográficas) para construir la Historia
Institucional, es decir, para construir el contexto administrativo y documental que guían y le dan
sentido a los procesos técnicos de organización. La Historia Institucional no termina con
identificar la procedencia y los productores, termina cuando se han conseguido las funciones de
cada una de las dependencias y los reglamentos y procedimientos que gobiernan cada una de las
series. La Historia Institucional es metodológicamente lo primero que hay que hacer para
clasificar y ordenar pero también es lo primero que hay que hacer para describir. Resulta apenas
comprensible que el respeto a los dos principios archivísticos y la ejecución igualmente
respetuosa de los procesos técnicos, son la base de la descripción. En los ámbitos teórico y
practico la descripción se suple de los procesos técnicos que le preceden y la determinan y es
beneficiaria directa, a su vez, de los principios de la archivística contemporánea. En la ISAD(G)
se supone y se da por entendido lo anteriormente dicho, especialmente en el Área numero 2 o
Área de Contexto, a través de los siguientes elementos: Nombre de o de los productores,
Historia institucional, Historia archivística y Forma de ingreso.
Si de una parte el CIA ha publicado la segunda edición de la ISADG en el año 2000, la cual
incorpora pocos pero significativos cambios conceptuales, también ha publicado la
ISAAR(CPF) (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias) cuya ultima versión es del año 2004. Esta ultima norma es
necesaria para conocer el proceso de constitución de las entidades, pues todas ellas nacen,
crecen y se transforman, y cuando algunas de ellas se fusionan o liquidan, esta desaparición
también se puede registrar usando el formato de la ISAAR(CPF).
Pero no solamente el CIA, después de 1995, ha presentado a la comunidad internacional otras
normas (ISDF, EAD, EAC) con el propósito de ofrecer pautas para el buen manejo y buenas
practicas en archivos; la ISO también ha presentado normas que han afectado la forma de
entender los archivos y los documentos y, con mayor razón, normas que permiten entender que
archivos y documentos no son independientes de la administración idónea o buen gobierno de
las entidades, baste mencionar la ISO 9001 y la ISO 15489.
La ISO 9001 (y su equivalente colombiana la NTCGP.1000:2004) particularmente en su
numeral 4.2.4 demanda el control de registros (Records), entendiendo por registro el documento
que sirve de información o evidencia de las actividades ejecutadas por las instituciones. Las
TRD, aunque no están basadas en procesos pero si en funciones, constituyen el más idóneo
control de registros, porque allí queda el conjunto de pruebas producidas, recibidas y
conservadas por una persona u organización en cumplimiento de obligaciones legales o de
transacciones de negocio. En este sentido no hay contradicción ent re las TRD
─instrumentos de descripción mínimos establecidos en nuestro país─ y la ISO 9001 que
procura garantizar el buen gobierno de las instituciones. De otra parte, cuando se estudia
7
la ISO 15489 se observa claramente que muchos de sus puntos para elaborar y gest ionar
registros coinciden con las recomendaciones para elaborar de manera correcta las TRD.
Esta norma tanto como la ISO 9001 guardan con las normas del CIA un principio común
que las relacionan entre si, este principio es la racionalidad con la cual se debe manejar
la administración y, dentro de esta, la racionalidad como se deben manejar los archivos
y documentos.
¿Qué esta pasando ahora y que pasará después?
En los últimos años en el Archivo General de la Nación se ha emprendido la descripción
de fondos de la Sección República tales como Secretaría de Instrucción Pública (18801886) y Ministerio de Educación Nacional (1927-al presente), labor que ha alejado de
la oscuridad y del silencio nuevos documentos que con toda seguridad pueden
contribuir a la historia de las universidades de nuestro país. En nóminas, becas, actas,
planillas de calificaciones, programas curriculares, informes disciplinarios y
correspondencia con todo tipo de asuntos, se hace referencia al Colegio Mayor de
Nuestra Señora del Rosario, a la Universidad Nacional de Colombia, a la Universidad
del Cauca o de Popayán, a la Universidad de Cartagena o de Bolívar, a la Universidad
de Nariño y a la Universidad de Antioquia. También se hace referencia a colegios y
academias como el Colegio de Santa Librada de Cali, el Colegio Nariño de Pasto, la
Escuela Nacional de Comercio y el Colegio Ribón de Barranquilla, la Escuela de Minas
de Medellín, y el Colegio de San Bartolomé, la Academia Nacional de Pintura y la
Academia Nacional de Música de Bogotá, entre muchos otros. De otra parte, también se
ha emprendido la tarea de hacer la Historia Institucional de algunas entidades
gubernamentales utilizando para el efecto la ISAAR(CPF), baste mencionar solamente
la Historia Institucional del Ministerio de Instrucción Pública (1886-1927). No menos
importante ha sido la tarea de determinar cual es el universo de instituciones que
conforman el Sector Educación del Nivel Central en la actualidad, que tienen la
obligación legal de presentar sus TRD y TVD, con el propósito de ubicar, proteger y
difundir el patrimonio documental de nuestro país.
Pero las universidades, que no han desfallecido en sus esfuerzos, también se han unido a
la labor de organizar sus propios archivos y documentos. Algunas aplicando normas
para buenas prácticas y buen manejo de sus archivos y documentos en fases de gestión y
central; otras ejecutando planes para la organización de sus fondos acumulados y, otras
más, liderando sólidos proyectos para la construcción o equipamiento de edificios que
den albergue y cobijo a sus archivos históricos. Muchas de estas iniciativas han
culminado con la publicación de diferentes instrumentos de descripción y, por supuesto,
con la creación de una nueva generación de ciudadanos que ya no tienen que emprender
expediciones en busca de la información de su interés.
No puedo dejar de mencionar ni de dar agradecimientos al Comité de Archivos de la
Educación Superior creado, durante la administración del Doctor Jorge Palacios
Preciado, con el firme propósito de contribuir al desarrollo del Sistema Nacional de
Archivos. Es el comité más antiguo y con actividades más continuas, dentro del
conjunto de comités que ofrecen consejo y ayuda técnica al Archivo General de la
Nación. Este comité no solo convocó en el año 1996 un seminario nacional sobre
archivos de la educación superior, del cual ya se han publicado sus memorias, sino que
en el año 2005 publico algunas directrices para la organización de los archivos de
instituciones de la educación superior. De esta guía quiero destacar el numeral 3.1.6
referido a los principios generales para la organización de las series documentales (en
8
las áreas directivas, académicas, bienestar estudiantil, administrativa general y extensión
universitaria), pero, sobre todo, quiero destacar el marcado énfasis en la necesidad de la
investigación desde los archivos universitarios y en cabeza de quienes se encargan de su
administración y custodia. El llamado a la investigación es más fuerte y más urgente
aun cuando la venta de servicios archivísticos (outsourcing) esta en manos de
empresarios que piensan más en el enriquecimiento propio y rápido que en el desarrollo
de la disciplina profesional que es enriquecimiento para todos.
Pero es mucho lo que falta por hacer. Cuando se observan las paginas web de muchas
de las instituciones de educación superior, es notoria la ausencia de la descripción de
archivos y documentos. No solo falta una Historia Institucional levantada con criterios y
metodologías profesionales, que sobrepasen lo meramente anecdótico, sino que también
es notoria la ausencia de todo tipo de instrumentos de descripción: desde los de control
(Cuadros de clasificación, TRD, TVD) hasta los de referencia (guías, inventarios y
catálogos). Ante esta evidencia solo guardo la esperanza de que en los próximos
encuentros de instituciones de educación superior se considere como una de las
prioridades ofrecer estos productos pues constituyen el medio de comunicación natural
entre los archivos y los usuarios.
El siglo XX, nuestro siglo pasado, nuestro reciente siglo pasado, se caracterizó por el
uso y abuso del papel pero también por una explosiva producción documental en
soportes diferentes al papel: fotografías, cintas de audio, cassettes, cintas de video,
disquetes y discos ópticos. Enfrentamos el reto que parte desde estos nuevos soportes
máxime cuando en ellos se encuentran muchas de las investigaciones de la sociología,
de la antropología, del periodismo escrito, la reportería grafica y la música; cuando en
ellos se encuentran las entrevistas a rectores, lideres estudiantiles y estrellas del deporte;
cuando en ellos se encuentran las audiencias públicas, las sesiones de las fiscalias y
juzgados y las decisiones del Congreso de la República; cuando en ellos se encuentran
los correos electrónicos y los bancos de datos vitales de muchas de nuestras
instituciones. Por supuesto que la presencia viva de estos soportes también representan
nuevos retos para la descripción de archivos.
Hay y habrá muchos casos en que tengamos que enfrentar un mundo sin respuestas y sin
nombres tal como pasa en el mundo de Macondo. Hay y habrá muchos casos en que
debamos detener el camino para aprender y olvidar, con el objeto de no convertir
nuestra memoria en vaciadero de basura, tal como le ocurría a Funes el Memorioso. Hay y
habrá muchos casos en que debamos dejar de trabajar, para pensar y conversar un poco,
tal como lo hacemos hoy.
Muchas Gracias.
Bogotá, D.C., 1º de octubre de 2008.