DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA
INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI
S E D E
C E N T R A L
2.3/
Bogotá D.C., 12 de octubre de 2005
Asunto: Respuesta solicitud aclaraciones pliego condiciones Licitación Pública No. 4-2005
En atención a las inquietudes y no obstante que ya se encuentra vencido el plazo para solicitud de
aclaraciones por parte de los interesados respecto del pliego de condiciones de la Licitación
Pública No. 4 de 2005, cuyo objeto es CONTRATAR EL SERVICIO PARA REALIZAR LAS
ACTIVIDADES DE FOTOCONTROL, CLASIFICACIÓN DE CAMPO, AEROTRIANGULACIÓN,
RESTITUCIÓN VECTORIAL Y DIGITAL, EDICIÓN Y SALIDAS FINALES, PARA LA
PRODUCCIÓN DE CARTOGRAFÍA BÁSICA VECTORIAL Y ORTOFOTOMAPAS A ESCALA
1:2.000 DE CABECERAS MUNICIPALES, planteadas por las firmas Unión Temporal
Environmental Stereocarto, Geomedia Ingeniería Ltda., Procálculo Prosis S.A., Mundial de Seguros
S.A. y el señor Miguel Angel Roa Vega, mediante comunicaciones radicadas el 10 de octubre de
2005 bajo los Nos. 8002005ER14795, 8002005ER14825, 8002005ER14819, 8002005ER14839 y
8002005ER14841 respectivamente; de conformidad con los memorandos Nos. 8002005IE16686
fechado el 10 de octubre y 8002005IE16764 fechado el 11 de octubre de 2005 de la Jefe de la
Oficina Asesora Jurídica, a continuación relaciono las preguntas con sus respectivas respuestas:
PREGUNTA:
“...Teniendo en cuenta que en la audiencia de aclaraciones del proceso de la referencia, realizada
el día 5 de septiembre a las 10 a.m. en las instalaciones del Instituto y como consta en el acta
levantada a la pregunta formulada por el señor Carlos Moncada de la firma 3D Comp Mapping
Ltda., que dice ...”La documentación que viene del exterior se debe apostillar al momento de
entregar la propuesta o al momento de ser adjudicada?, donde el Instituto por intermedio de la Dra.
Marcela Abella responde ... En cuanto a la documentación, ustedes saben que los documentos que
no sean necesarios para la comparación de oferta es viable solicitarlos al oferente antes del
momento de la adjudicación porque la Ley 80 lo permite; lo ideal es que se presente la
documentación extranjera con todo; en último momento jurídicamente nosotros no rechazamos esa
propuesta, pero advertimos que la adjunten antes de la adjudicación, si ya no la han adjuntado,
podría perder la posibilidad.
Adicionalmente y de acuerdo a la aclaración No. 7 de fecha octubre 6 de 2005, que dice ...”Las
certificaciones tanto de estudios como de experiencia del personal ofrecido, pueden presentarse en
fotocopia simple es decir no autenticada, cuando las mismas provengan de entidades o empresas
nacionales, bien sean públicas o privadas. Si las certificaciones son expedidas por funcionario de
un país extranjero o con su intervención (en español o en idioma diferente), las mismas deben
tener la correspondiente autenticación o apostillaje. Además de lo anterior, deben estar
acompañadas de la traducción simple”.
Es claro que los documentos apostillados deberán entregarse, en los términos expresados en el
acta de audiencia de aclaración, es decir, antes de la adjudicación, no necesariamente en el
momento de presentar la propuesta.
Por esta razón solicitamos se nos aclare en qué momento antes de la adjudicación se debe
presentar apostillada la documentación...”.
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RESPUESTA:
-El párrafo segundo del numeral 2.11.1. del pliego de condiciones de la Licitación Pública 4 de
2005, establece: “La Oficina Asesora Jurídica... De conformidad con lo previsto en el inciso 2,
numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993. En concordancia con el parágrafo del artículo 4
del Decreto 2170 de 2002, se podrá pedir al oferente, antes de la adjudicación, documentos no
necesarios para la comparación de propuestas”.
-En la audiencia aclaratoria al pliego de condiciones, sucedida el 5 de septiembre de 2005 y la cual
consta en acta, el señor Carlos Moncada de la firma 3Dcomp Mapping Ltda., formuló la siguiente
pregunta: “... La documentación que viene del exterior se debe apostillar al momento de entregar la
propuesta o al momento de ser adjudicada?. La pregunta fue respondida así: “En cuanto a la
documentación, ustedes saben que los documentos que no sean necesarios para la comparación
de ofertas es viable solicitarlos al oferente antes del momento de la adjudicación porque la Ley 80
lo permite; lo ideal es que se presente la documentación extranjera con todo; en último momento
jurídicamente nosotros no rechazamos esa propuesta, pero advertimos que la adjunten antes de la
adjudicación, si ya no la han adjuntado podría perder las posibilidad” (página 4 del acta).
-En “Las precisiones a los puntos tratados en la audiencia de aclaración al pliego de condiciones
de la Licitación Pública 4 de 2005”, se establece lo siguiente: “4. Que documentos deben
presentarse apostillados. Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario
de éste o con su intervención”.
Según lo anterior, se concluye:
Que tanto en el pliego de condiciones, como en la audiencia de aclaración al pliego de condiciones
y en el documento que contiene las precisiones a los puntos tratados en la audiencia, quedó claro
que los documentos no necesarios para la comparación de ofertas pueden solicitarse al oferente
antes de la adjudicación.
Igualmente quedó claro en el documento que contiene las precisiones a los puntos tratados en la
audiencia (punto 4), que los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de
éste o con su intervención, deben estar apostillados.
Así las cosas, todo documentos públido otorgado en país extranjero por funcionario de este o con
su intervención, necesario o no para la comparación de ofertas, debe estar apostillado. Si el
documento no se requiere para la comparación de ofertas puede presentarse antes de la
adjudicación.
Se deja claro que cuando el Instituto respondió la inquietud de un interesado, respuesta incluida en
la página web, donde se djjo: “Las certificaciones tanto de estudios como de experiencia del
personal ofrecido, pueden presentarse en fotocopia simple es decir no autenticada, cuando las
mismas provengan de entidades o empresas nacionales, bien sean públicas o privadas. Si las
certificaciones son expedidas por funcionario de un país extranjero o con su intervención (en
español o en idioma diferente), las mismas deben tener la correspondiente autenticación o
apostillaje. Además de lo anterior, deben estar acompañadas de la traducción simple”, estaba
contestando una pregunta concreta, tomando como base las precisiones y/o respuestas emitidas
por la entidad a lo largo de la etapa de aclaraciones, las cuales también fueron publicadas
oportunamente en la página web.
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Es conveniente precisar que el párrafo 7 del numeral “2.4” del pliego de condiciones (página 7),
establece: “Se da por entendido que el conjunto de documentos que constituye el pliego de
condiciones de la Licitación se complementan entre sí y cualquier mención, especificación o detalle
que aparezca en un documento y no esté contemplado en otro, se tendrá como valedero para las
condiciones de la Licitación”.
PREGUNTA:
“...En el acta de aclaraciones No. 7 publicada en la pagina del la licitación el día Viernes 7 de
Octubre de los corrientes, se introduce en la respuesta una regla nueva con requisitos adicionales
par los documentos a presentar, a saber: “RESPUESTA:Las certificaciones tanto de estudios
como de experiencia del personal ofrecido, pueden presentarse en fotocopia simple es decir no
autenticada, cuando las mismas provengan de entidades o empresas nacionales, bien sean
públicas o privadas. Si las certificaciones son expedidas por funcionario de un país extranjero o con
su intervención (en español o en idioma diferente), las mismas deben tener la correspondiente
autenticación o apostillaje. Además de lo anterior, deben estar acompañadas de la traducción
simple.”
Según los pliegos originales y el adendo No. 2 del presente concurso: la norma que regía para
estos documentos antes de la publicación del acta en mención era la siguiente:, según el numeral
No. 9 del adendo No.2: “9.Se adiciona a los formularios Nos. 2 y 3 RELACIÓN DEL PERSONAL
OFRECIDO, LOTE No. 1 y LOTE No. 2, el siguiente contenido:*Estos documentos pueden ser
presentados en fotocopia legible no autenticados.*Debe anexarse fotocopia legible de la cédula de
ciudadanía no autenticada”. Al ser esta regla una evidente modificación a los pliegos originales y
sus adendos, modificación que implica unos requisitos de autenticación nuevos los cuales de
hecho consideramos, se omitió su publicación en forma de adendo, creemos indispensable una
nueva prorroga en el cierre de la licitación, dado que cumplir estos nuevos requisitos lleva un
tiempo, y la introducción de la nueva norma con fecha Octubre 7 de 2005, hace imposible cumplir a
tiempo con este requisito.
Por lo anterior solicitamos muy comedidamente se prorrogue el plazo para el cierre de la presente
licitación por el tiempo necesario para cumplir con el nuevo requisito introducido...”.
RESPUESTA:
En el numeral 9 del adendo 2 al pliego de condiciones, se estableció que los documentos referidos
en los formularios 2 y 3 “Relación de Personal Ofrecido”, pueden presentarse en fotocopia legible
no autenticada.
En “Las precisiones a los puntos tratados en la audiencia de aclaración al pliego de condiciones de
la Licitación Pública 4 de 2005”, se establece lo siguiente: “4. Que documentos deben presentarse
apostillados. Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de éste o con
su intervención”.
Por su parte, en la página segunda del documento de septiembre 15 de 2005, se establece:
“RESPUESTA: Los documentos cuyo idioma original sea diferente al español, deben ser
acomañados de la correspondiente traducción. No serán tenidos en cuenta los documentos
necesarios para comparación de ofertas que no estén acompañados de su respectiva traducción”.
Según lo anterior, con la aclaración publicada en la página de la licitación el pasado 7 de octubre,
donde se dijo: “Las certificaciones tanto de estudios como de experiencia del personal ofrecido,
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pueden presentarse en fotocopia simple es decir no autenticada, cuando las mismas provengan de
entidades o empresas nacionales, bien sean públicas o privadas. Si las certificaciones son
expedidas por funcionario de un país extranjero o con su intervención (en español o en idioma
diferente), las mismas deben tener la correspondiente autenticación o apostillaje. Además de lo
anterior, deben estar acompañadas de la traducción simple”, no se esta modificando el pliego de
condiciones ni sus adendos, simplemente se está contestando una pregunta concreta, tomando
como base las precisiones y/o respuestas emitidas por la entidad a lo largo de la etapa de
aclaraciones, las cuales también fueron publicadas oportunamente en la página web.
Es conveniente precisar que el párrafo 7 del numeral “2.4” del pliego de condiciones (página 7),
establece: “Se da por entendido que el conjunto de documentos que constituye el pliego de
condiciones de la Licitación se complementan entre sí y cualquier mención, especificación o detalle
que aparezca en un documento y no esté contemplado en otro, se tendrá como valedero para las
condiciones de la Licitación”.
PREGUNTA:
“...Consideramos que la respuesta: “RESPUESTA: Se mantiene la decisión de exigir licencia
únicamente para el software específico. No es competencia del Instituto verificar en cumplimiento
de la normatividad correspondiente a la utilización de sistemas operativos y los derechos de autor.”
Si bien es una afirmación valida, no responde la pregunta en cuestión ya que no hace alusión a la
pregunta específica que se hace....”
RESPUESTA:
Anteriormente se dio respuesta a la aclaración solicitada.
PREGUNTA:
“... Encontramos ... la exigencia de que las certificaciones de experiencia del personal extranjero
propuesto se encuentren apostilladas de la siguiente manera:
“...Pregunta
Solicitamos muy comedidamente se nos haga la siguiente aclaración adicional, Para las
certificaciones tanto de estudios como de experiencia del personal ofrecido se admiten fotocopias
no autenticadas.. Esto es valido para las fotocopias de certificaciones no emitidas por empresas o
entidades nacionales y/o en Idioma diferente al español? En caso contrario solicitamos se
especifique con toda claridad que regla regirá para este caso...”
Las certificaciones tanto de estudios como de experiencia del personal ofrecido, pueden
presentarse en fotocopia simple es decir no autenticada, cuando las mismas provengan de
entidades o empresas nacionales, bien sean públicas o privadas,
Si las certificaciones son expedidas por funcionario de un país extranjero o con su intervención (en
español o en idioma diferente), las mismas deben tener la correspondiente autenticación o
apostillaje. Además de lo anterior deben estar acompañadas de la traducción simple...”
En los términos de referencia la exigencia de apostille se hacía únicamente para los documentos
necesarios para probar la existencia y representación legal de la siguiente manera:
“... 2.8 REQUISITOS PARA PROPONER
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Las personas jurídicas extranjeras deben probar su existencia y representación legal con el
certificado expedido por la autoridad competente de cada país debidamente autenticado o
apostillado, de acuerdo con los términos establecidos en el decreto 106 de 2001 y la Ley 455 de
1998 o mediante la aplicación del artículo 480 del Código de Comercio de Colombia, donde conste
que la sociedad existe como persona jurídica, que su objeto social permite la prestación de los
servicios objeto de esta licitación, el nombre de quien o quienes, de acuerdo con las disposiciones
estatutarias, ejercen la representación legal y su duración. Dicho certificado debe haber sido
expedido con una antelación menor o igual que sesenta (60) días calendario a la fecha de su
presentación...”
“... 2.9.5 Para personas jurídicas extranjeras, la existencia, representación legal, objeto y duración
se acredita utilizando cualquier medio probatorio legalmente válido en Colombia, expedido por
autoridad competente, con la correspondiente autenticación, apostillaje o mediante la aplicación del
artículo 480 del Código de Comercio de Colombia...”
Los términos de referencia no incluyeron la obligación explícita de que las certificaciones de
experiencia deberían ser apostilladas como si fueron explícitos en exigir el que los documentos que
acreditan la existencia fuesen apostillados.
Adicionalmente hay que tener en cuenta lo establecido en la ley 455 de 1988 que reglamenta el
trámite del apostille y la cual indica en su artículo 1:
“... no se aplicará la presente Convención:
a) A documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares;
b) A documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o
aduaneras...” (el subrayado es nuestro)
Adicionalmente la ley 962 de 8 de julio establece la presunción de la validez de firmas así:
“... Artículo 24 PRESUNCION DE VALIDEZ DE FIRMAS. Las firmas de particulares impuestas en
documentos privados, que deban obrar en tramites ante autoridades publicas no requerirán
autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma
corresponden...”
De acuerdo a lo anteriormente expuesto respuetuosamente solicitamos eliminar la exigencia de
que las certificaciones que se presenten dentro del proceso de la referencia deban tener cualquier
clase de autenticación o apostille. Y exija su traducción simple.
RESPUESTA:
-El párrafo segundo del numeral 2.11.1. del pliego de condiciones de la Licitación Pública 4 de
2005, establece: “La Oficina Asesora Jurídica... De conformidad con lo previsto en el inciso 2,
numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993. En concordancia con el parágrafo del artículo 4
del Decreto 2170 de 2002, se podrá pedir al oferente, antes de la adjudicación, documentos no
necesarios para la comparación de propuestas”.
-En la audiencia aclaratoria al pliego de condiciones, sucedida el 5 de septiembre de 2005 y la cual
consta en acta, el señor Carlos Moncada de la firma 3Dcomp Mapping Ltda., formuló la siguiente
pregunta: “... La documentación que viene del exterior se debe apostillar al momento de entregar la
propuesta o al momento de ser adjudicada?. La pregunta fue respondida así: “En cuanto a la
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documentación, ustedes saben que los documentos que no sean necesarios para la comparación
de ofertas es viable solicitarlos al oferente antes del momento de la adjudicación porque la Ley 80
lo permite; lo ideal es que se presente la documentación extranjera con todo; en último momento
jurídicamente nosotros no rechazamos esa propuesta, pero advertimos que la adjunten antes de la
adjudicación, si ya no la han adjuntado podría perder las posibilidad” (página 4 del acta).
-En “Las precisiones a los puntos tratados en la audiencia de aclaración al pliego de condiciones
de la Licitación Pública 4 de 2005”, se establece lo siguiente: “4. Que documentos deben
presentarse apostillados. Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario
de éste o con su intervención”.
Según lo anterior, se concluye:
Que tanto en el pliego de condiciones, como en la audiencia de aclaración al pliego de condiciones
y en el documento que contiene las precisiones a los puntos tratados en la audiencia, quedó claro
que los documentos no necesarios para la comparación de ofertas pueden solicitarse al oferente
antes de la adjudicación.
Igualmente quedó claro en el documento que contiene las precisiones a los puntos tratados en la
audiencia (punto 4), que los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de
éste o con su intervención, deben estar apostillados.
Así las cosas, todo documentos públido otorgado en país extranjero por funcionario de este o con
su intervención, necesario o no para la comparación de ofertas, debe estar apostillado. Si el
documento no se requiere para la comparación de ofertas puede presentarse antes de la
adjudicación.
Se deja claro que cuando el Instituto respondió la inquietud de un interesado, respuesta incluida en
la página web, donde se djjo: “Las certificaciones tanto de estudios como de experiencia del
personal ofrecido, pueden presentarse en fotocopia simple es decir no autenticada, cuando las
mismas provengan de entidades o empresas nacionales, bien sean públicas o privadas. Si las
certificaciones son expedidas por funcionario de un país extranjero o con su intervención (en
español o en idioma diferente), las mismas deben tener la correspondiente autenticación o
apostillaje. Además de lo anterior, deben estar acompañadas de la traducción simple”, estaba
contestando una pregunta concreta, tomando como base las precisiones y/o respuestas emitidas
por la entidad a lo largo de la etapa de aclaraciones, las cuales también fueron publicadas
oportunamente en la página web.
Es conveniente precisar que el párrafo 7 del numeral “2.4” del pliego de condiciones (página 7),
establece: “Se da por entendido que el conjunto de documentos que constituye el pliego de
condiciones de la Licitación se complementan entre sí y cualquier mención, especificación o detalle
que aparezca en un documento y no esté contemplado en otro, se tendrá como valedero para las
condiciones de la Licitación”.
PREGUNTA:
“...Queremos solicitar en nombre de la compañía que sea eliminada dentro de la minuta del
contrato relacionada con el proceso licitatorio de la referencia, el paragrafo primero de la cláusula
de garantías.
Lo anterior debido a que los amparos de Cumplimiento y Calidad su objeto principal es el de
garantizar los perjuicios derivados por el incumplimiento del contratista frente al desarrollo del
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contrato, por ello la exigencia de extender la cobertura a los daños emergentes y lucro cesante no
es posible ya que esta cobertura es objeto de de una póliza de daños...”.
RESPUESTA:
Mediante adendo No. 5 al pliego de condiciones se eliminó el PARÁGRAFO PRIMERO de la
cláusula OCTAVA.- GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DE LA MINUTA
DEL CONTRATO (Formulario ocho) del pliego de condiciones.
PREGUNTA:
“...Teniendo en cuenta que en la Audiencia de Aclaraciones del proceso de la referencia,
realizada el día 5 de septiembre de 2005a las 10 a.m. en las instalaciones del Instituto y como
consta en el acta levantada a la pregunta formulada por el señor Carlos Moncada de la firma 3D
Comp Mapping Ltda., que dice …“La documentación que viene del exterior se debe apostillar al
momento de entregar la propuesta o al momento de ser adjudicada?, donde el Instituto por
intermedio de la Dra. Marcela Abella responde … En cuanto a la documentación, ustedes saben
que los documentos que no sean necesarios para la comparación de oferta es viable solicitarlos al
oferente antes del momento de la adjudicación porque la Ley 80 lo permite; lo ideal es que se
presente la documentación extranjera con todo; en último momento jurídicamente nosotros no
rechazamos esa propuesta, pero advertimos que la adjunten antes de la adjudicación, si ya no la
han adjuntado, podría perder la posibilidad.
Adicionalmente y de acuerdo a la aclaración No. 7 de fecha octubre 6 de 2005, que dice … “Las
certificaciones tanto de estudios como de experiencia del personal ofrecido, pueden presentarse en
fotocopia simple es decir no autenticada, cuando las mismas provengan de entidades o empresas
nacionales, bien sean públicas o privadas. Si las certificaciones son expedidas por funcionario de
un país extranjero o con su intervención (en español o en idioma diferente), las mismas deben
tener la correspondiente autenticación o apostillaje. Además de lo anterior, deben estar
acompañadas de la traducción simple”.
Es claro que hay una contradicción entre la audiencia y la aclaración, si observamos la fecha de
publicación de la aclaración No.7 del 6 de octubre, seria imposible realizar el tramite de apostillaje y
entregarlos el día de la propuesta lo que nos eliminaría del concurso.
Por esta razón solicitamos a ustedes o se aplace la entrega de las propuesta o se exija dicha
documentación en el momento de la adjudicación....”.
RESPUESTA:
-El párrafo segundo del numeral 2.11.1. del pliego de condiciones de la Licitación Pública 4 de
2005, establece: “La Oficina Asesora Jurídica... De conformidad con lo previsto en el inciso 2,
numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993. En concordancia con el parágrafo del artículo 4
del Decreto 2170 de 2002, se podrá pedir al oferente, antes de la adjudicación, documentos no
necesarios para la comparación de propuestas”.
-En la audiencia aclaratoria al pliego de condiciones, sucedida el 5 de septiembre de 2005 y la cual
consta en acta, el señor Carlos Moncada de la firma 3Dcomp Mapping Ltda., formuló la siguiente
pregunta: “... La documentación que viene del exterior se debe apostillar al momento de entregar la
propuesta o al momento de ser adjudicada?. La pregunta fue respondida así: “En cuanto a la
documentación, ustedes saben que los documentos que no sean necesarios para la comparación
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lo permite; lo ideal es que se presente la documentación extranjera con todo; en último momento
jurídicamente nosotros no rechazamos esa propuesta, pero advertimos que la adjunten antes de la
adjudicación, si ya no la han adjuntado podría perder las posibilidad” (página 4 del acta).
-En “Las precisiones a los puntos tratados en la audiencia de aclaración al pliego de condiciones
de la Licitación Pública 4 de 2005”, se establece lo siguiente: “4. Que documentos deben
presentarse apostillados. Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario
de éste o con su intervención”.
Según lo anterior, se concluye:
Que tanto en el pliego de condiciones, como en la audiencia de aclaración al pliego de condiciones
y en el documento que contiene las precisiones a los puntos tratados en la audiencia, quedó claro
que los documentos no necesarios para la comparación de ofertas pueden solicitarse al oferente
antes de la adjudicación.
Igualmente quedó claro en el documento que contiene las precisiones a los puntos tratados en la
audiencia (punto 4), que los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de
éste o con su intervención, deben estar apostillados.
Así las cosas, todo documentos públido otorgado en país extranjero por funcionario de este o con
su intervención, necesario o no para la comparación de ofertas, debe estar apostillado. Si el
documento no se requiere para la comparación de ofertas puede presentarse antes de la
adjudicación.
Se deja claro que cuando el Instituto respondió la inquietud de un interesado, respuesta incluida en
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mismas provengan de entidades o empresas nacionales, bien sean públicas o privadas. Si las
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apostillaje. Además de lo anterior, deben estar acompañadas de la traducción simple”, estaba
contestando una pregunta concreta, tomando como base las precisiones y/o respuestas emitidas
por la entidad a lo largo de la etapa de aclaraciones, las cuales también fueron publicadas
oportunamente en la página web.
Es conveniente precisar que el párrafo 7 del numeral “2.4” del pliego de condiciones (página 7),
establece: “Se da por entendido que el conjunto de documentos que constituye el pliego de
condiciones de la Licitación se complementan entre sí y cualquier mención, especificación o detalle
que aparezca en un documento y no esté contemplado en otro, se tendrá como valedero para las
condiciones de la Licitación”.
Atentamente,
(Firmado)
NELSY ACUÑA ALBA
Jefe División Administrativa (E)
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Aclaraciones 8 al Pliego de Condiciones (Licitación)