MANUAL DE ORGANIZACIÓN GENERAL Y FUNCIONES DE LA

MANUAL DE
ORGANIZACIÓN GENERAL
Y FUNCIONES DE LA
DIRECCION DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
1
CONTENIDO
I Presentación
II Marco Jurídico
III Funciones Principales y
Atribuciones
IV Organigrama
V Misión y Visión
VI Objetivos, funciones principales y
perfil básico del puesto
2
I.- PRESENTACION
El
presente
Manual
de
Organización de la Coordinación
de Comunicación Social es de
observancia general, y tiene la
función de servir como instrumento
de información y consulta para
conocer
tanto
la
estructura
orgánica de la dependencia
como sus atribuciones, objetivos y
responsabilidades.
Este documento deberá ser usado
por
los
empleados
del
Ayuntamiento,
y
podrá
ser
consultado
por
las
personas
externas que necesiten conocer el
trabajo interno de la Coordinación.
Este Manual de Organización será
revisado los meses de enero de
cada año.
3
II.-MARCO JURÍDICO






Constitución Política de los
Estados Unidos Mexicanos
Art. 115 Constitucional
Constitución Política del Estado
de Quintana Roo
Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública del
Estado de Quintana
Roo
Ley de los Municipios del Estado
de Quintana Roo.
4
III.-. FUNCIONES PRINCIPALES










Diseñar y difundir por los
canales y en las frecuencias
optimas, la identidad, políticas y
acciones
del
Gobierno
Municipal de Isla Mujeres.
Lograr y mantener el mejor
posicionamiento de entre los
gobiernos municipales del
Estado.
Obtener y mantener un alto
nivel
de
identificación
y
aceptación con los isleños.
Diseñar la Agenda Temática y
políticas bajo la cual se
difundirá
la
información
generada por la Administración
Municipal.
Diseñar
los
esquemas
de
comunicación
interna
necesarios para la motivación e
integración en el ejercicio legal
y operativo de la Administración
Municipal.
Coordinar la comunicación
social que surja de las diferentes
dependencias municipales.
Cubrir periodísticamente los
eventos
oficiales
de
la
Presidencia Municipal y de las
dependencias
de
la
Administración Municipal.
Lograr y mantener relación
institucional con los medios de
comunicación social.
Atender a los representantes de
los medios de comunicación
social en la obtención de
información oportuna, veraz y
objetiva.
5









Definir los pautados y espacios
a contratar en medios de
comunicación social.
Diseñar
y/o
aprobar
la
realización de los productos de
comunicación requeridos según
agenda temática municipal.
Distribuir a todos los medios de
comunicación
objetivo,
los
boletines de prensa de manera
profesional y asertiva.
Video filmar y audio grabar los
eventos
oficiales
de
la
Administración Municipal, así
como las entrevistas a su
presidencia y funcionarios, con
el fin de crear la videoteca y la
audioteca.
Difundir
los
Informes
de
Gobierno anuales, y en su caso,
parciales o especiales que así
plantee la Presidencia
Monitorear permanentemente
los medios de comunicación y
generar una síntesis de los
mismos para la administración
municipal.
Mantener
vigente
y
en
cumplimiento el Manual de
Identidad
del
Municipio,
previamente aprobado
Mandar a realizar los estudios
de opinión que determine
necesarios para conocer la
percepción ciudadana sobre
los
temas
relevantes
del
municipio de Isla mujeres.
Cumplir las demás funciones
que indiquen las disposiciones
legales aplicables y aquellas
que le confiera expresamente
la Presidencia Municipal.
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IV.- ORGANIGRAMA
Dirección Comunicación
Social
Jefe de
Redacción
Jefe Relaciones
Públicas
Jefe Editorial
Diseño
Grafico
Asistente
Eventos
Reportero
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V.-MISION Y VISION
MISIÓN
Generar una comunicación
interna
y externa
de la
administración municipal de Isla
Mujeres, que sea institucional,
eficaz, oportuna, persuasiva, y
que logre posicionar a esta
administración como la mejor
del Estado de Quintana Roo.
VISIÓN
Aportamos a la Administración
Municipal
el
soporte
comunicacional
eficiente
y
ordenado que responde a una
planificación más que a la
atención
coyuntural,
presentando e imprimiendo en
los isleños (y en todos los
Quintanarroenses)
una
identidad clara y bien definida
del gobierno municipal de Isla
Mujeres.
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VI.- OBJETIVOS, FUNCIONES
PRINCIPALES Y PERFIL BASICO
DEL PUESTO
Dependencia:
Comunicación
Social
Puesto:
Director
de
Comunicación
Social
del
Municipio
Nivel: II
Jefe
Inmediato:
Presidente
Municipal







Personal a su cargo:
Jefe de Relaciones Públicas
Jefe de Redacción
Jefe de Editorial
Diseño Gráfico
Eventos
Reportero
Asistente
OBJETIVO GENERAL
Sus facultades son: organizar el
trabajo de toda la Coordinación
de Comunicación Social, fijando
los objetivos específicos y sus
tiempos de realización, mantener
vigente el Manual de Identidad,
revisión de las políticas de
comunicación
de
la
Administración Municipal y las
demás que se describen en el
apartado de Funciones de la
9
Coordinación de Comunicación
Social de este.
FUNCIONES DEL PUESTO.
 Coordinar las acciones de
comunicación social de la
Presidencia Municipal y de
toda
la
Administración
Municipal.
 Asesorar a la Presidencia
Municipal en las actividades
oficiales,
en
cuanto
a
mensaje, temas coyunturales y
trato con los medios de
comunicación
social.
Consolidar la agenda, en
cuanto a medios, entrevistas y
demás se trate, de los titulares
de
las
dependencias
municipales
para
dar
a
conocer sus actividades.
 Mantener
comunicación
permanente
con
los
responsables de los medios de
comunicación.
 Aprobar los diseños finales,
publicación, inserción, emisión
o exhibición de los mensajes y/
o
la
publicidad
de
la
Administración Municipal.
 Representar
al
Presidente
Municipal a actos oficiales.
ESCOLARIDAD REQUERIDA
 Licenciatura en Periodismo,
Ciencias de la Comunicación
o carrera afín.



CONOCIMIENTOS REQUERIDOS
Administración pública.
Política social.
Redacción
de
géneros
periodísticos.
10





Trato
con
medios
de
comunicación.
Manejo de equipos de trabajo.
Mínimos de fotografía y video.
Ingles 80%.
EXPERIENCIA LABORAL
Manejo
de
medios
comunicación (2 años)
de
HABILIDADES ESPECÍFICAS
 Facilidad de expresión oral y
escrita.
 Análisis político.
 Amplitud de criterio.
 Trabajo en equipo.
 Liderazgo en grupos de
opinión.
 Manejo de crisis mediáticas en
Administración Pública.
 Relaciones Públicas.
 Espíritu de servicio.
 Iniciativa
y
toma
de
decisiones.
 Trabajo bajo presión.
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Dependencia:
Comunicación
Social
Puesto: Jefe de Relaciones
Públicas
Nivel: IV
Jefe Inmediato: Director de
Comunicación Social
Personal a su cargo:
 Ninguno
OBJETIVO GENERAL
Organizar el trabajo para cubrir
periodísticamente los eventos
oficiales
de
la
Presidencia
Municipal y de la Administración
Municipal,
coordinando
el
trabajo de los subordinados, así
como organizar y administrar los
eventos en el Centro de
Convenciones Establece relación
con
otras
instituciones,
organismos y personalidades de
interés para el Ayuntamiento.



FUNCIONES DEL PUESTO
Realiza las tareas de previo de
negociación
con
estas
instituciones,
organismos
y
personalidades de tal forma que
el coordinador o la presidencia
municipal solo realice el cierre de
la misma.
Realizar y coordinar en el
municipio todo tipo de eventos
deportivos, artísticos, sociales,
culturales, turísticos, etc.
Desarrollar e impulsar ante los
diferentes
sectores,
el
aprovechamiento
de
sus
12










instalaciones a nivel municipal,
estatal, nacional e internacional.
Impulsar a promotores del sector
turístico
estatal,
nacional
y
extranjero, con el propósito de
que desarrollen sus programas y
proyectos.
Suscribir contratos de prestación
de
servicios,
convenios
y
acuerdos
con
instituciones
públicas, privadas, así como
particulares de los diferentes
sectores.
Participar
en
congresos,
convenciones,
ferias,
exposiciones, etc.
Participar
en
actividades
productivas,
comerciales,
turísticas, etc. con la finalidad de
obtener utilidades que le ayuden
a la consecución
de sus
objetivos.
Las demás que le otorguen las
disposiciones legales aplicables o
por su superior inmediato.
Atender a los representantes de
los medios de comunicación.
Coordinar y administrar el Centro
de
Convenciones,
para
la
realización de eventos sociales,
artísticos, culturales, turísticos y
deportivos.
Establecer políticas de precios,
cotizaciones y descuentos en los
servicios que el
Centro
de
Convenciones
proporciona.
Mantener
coordinación
permanente, con las instituciones
estatales,
nacionales
e
internacionales, con la finalidad
de
suscribir
convenios
de
13








colaboración y programas con el
centro de Convenciones.
Promover
el
Centro
de
Convenciones,
ante
las
instituciones públicas, privadas y
a la sociedad.
Elaborar
reportes,
tarjetas
informativas,
solicitudes
y
requisiciones de materiales para
la conservación y mantenimiento
del Recinto en coordinación con
la Dirección y el Departamento
de Administración y Finanzas.
Mantener
disponibles
y
en
condiciones de ser utilizadas las
diferentes áreas para los eventos
que se contratan.
Programar
las
diferentes
reparaciones de instalaciones,
maquinas y equipos para su
conservación y mantenimiento.
Formular el Anteproyecto de
Presupuesto de Egresos con base
a los ingresos posibles de
recaudar en el Centro de
Convenciones,
para
su
aprobación.
Establecer y Coordinar fechas de
los eventos en el año, así como su
debido cobro.
Establecer
mecanismos
de
trabajo internos, para que se
lleven a cabo los eventos de
acuerdo a los requerimientos
establecidos previamente por los
solicitantes.
ESCOLARIDAD REQUERIDA
Licenciatura
en
Relaciones
Públicas, en Ciencias de la
Comunicación,
o
Relaciones
Internacionales, Mercadotecnia,
14
en
Ciencias
Políticas
y
Administración Pública o carrera
afín.
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS
 Relaciones públicas.
 Administración pública.
 Manejo de personal.
 Coordinación de eventos.
EXPERIENCIA LABORAL
 En el área de administración
de empresas o administración
pública o grupos sociales o
relaciones públicas (2 años)
HABILIDADES ESPECÍFICAS
 Capacidad analítica.
 Amplitud de criterio.
 Interpretación de datos.
 Manejo
de
relaciones
humanas.
 Iniciativa
y
toma
de
decisiones.
 Liderazgo.
 Facilidad de expresión oral y
escrita.
 Sensibilidad
ante
grupos
sociales.
15

Dependencia:
Comunicación
Social
Puesto: Jefe Editorial
Nivel: IV
Jefe Inmediato: Director de
Comunicación Social
Personal a su cargo:
Ninguno
OBJETIVO GENERAL
Genera y/o aprueba los mensajes
que emita la administración
municipal sean congruentes con
los objetivos en materia de
comunicación,
cuidando
la
redacción e imagen pública que
deben guardar.
Atender los
requerimientos
de
los
representantes de los medios y
generar información de la propia
administración.



FUNCIONES DEL PUESTO.
Revisar la síntesis informativa,
vigilar que se realice la videoteca
y la audioteca de los eventos
oficiales de las autoridades
municipales.
Autorizar las órdenes de inserción
en la prensa escrita, revisar las
boletines de prensa y las
fotografías que se publiquen en
la página de Internet del
Municipio de Isla Mujeres atender
las solicitudes de información de
los representantes de la prensa.
Generar boletines de prensa para
los medios de comunicación
social de los eventos oficiales del
Presidente Municipal y de la
16






Administración Municipal ordena
la grabación en audio y video y
fotografiar los actos oficiales del
Presidente.
Municipal
y
directores
de
dependencias
municipales
y
llevar el archivo de los mismos.
Publicar en la página de Internet
del Municipio la información e
imágenes correspondientes.
Elaborar
las
publicaciones
oficiales del Ayuntamiento.
Cooperar en la producción y
post-producción
de
las
producciones
de
radio
y
televisión en las que participe el
Presidente Municipal.
Elaborar el archivo de las notas
publicadas en la prensa escrita
del Presidente Municipal y de la
Administración Municipal.
ESCOLARIDAD REQUERIDA
Licenciatura en Ciencias de la
Comunicación o carrera técnica
o profesional afín.
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS
 Administración de recursos.
 Mercadotecnia.
 Diseño.
 Fotografía, video y sonido.
EXPERIENCIA LABORAL
 En medios de comunicación o
en área afín en empresa o
dependencia gubernamental
(1 año).
HABILIDADES ESPECÍFICAS
 Capacidad de organización.
 Iniciativa.
 Creatividad.
 Responsable.
17
Dependencia:
Comunicación
Social
Puesto: Jefe de Redacción
Nivel: IV
Jefe Inmediato: Director de
Comunicación Social
Personal a su cargo:
 Ninguno
OBJETIVO GENERAL
Atender los requerimientos de los
representantes de los medios y
generar
información
de
la
Administración Municipal.
FUNCIONES DEL PUESTO.
 Generar boletines de prensa
para
los
medios
de
comunicación social de los
eventos
oficiales
del
Presidente Municipal y de la
Administración Municipal.
 Grabar en audio y video y
fotografiar los actos oficiales
del Presidente Municipal y
directores de dependencias
municipales y llevar el archivo
de los mismos.
 Publicar en la página de
Internet del Municipio los
boletines de prensa y las
fotografías correspondientes.
 Redactar las publicaciones
oficiales del Ayuntamiento.
 Elaborar el archivo de las
notas publicadas en la prensa
escrita
del
Presidente
Municipal
y
de
la
Administración Municipal.
 Elaborar la síntesis informativa
Municipal
y
de
la
Administración Municipal.
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ESCOLARIDAD REQUERIDA
 Técnico en Ciencias de la
Comunicación,
Licenciatura
en
Ciencias
de
la
Comunicación
o
en
Periodismo o carrera técnica o
profesional afín.
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS
 Capacidad para redactar
adecuadamente boletines de
prensa.
EXPERIENCIA LABORAL
 Manejo
de
medios
de
comunicación, prensa o en
área afín en empresa o
dependencia gubernamental
(1 año).
HABILIDADES ESPECÍFICAS
 Facilidad de expresión oral y
escrita.
 Capacidad analítica.
 Creatividad.
 Iniciativa.
 Espíritu de servicio.
 Trabajo bajo presión.
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Dependencia:
Comunicación
Social
Puesto: Jefe de Área de Diseño
Nivel: V
Jefe Inmediato: Director de
Comunicación Social
Personal a su cargo:
 Ninguno
OBJETIVO GENERAL
Atender los requerimientos de
diseño de las publicaciones
oficiales y en prensa de la
Administración
Municipal
así
como en impresos, propaganda,
publicidad.
FUNCIONES DEL PUESTO
 Diseñar la publicidad del
Municipio que se publicará en
la prensa escrita y en las
páginas
de
Internet
de
noticias.
 Diseñar trípticos, dípticos y
cualquier clase de publicidad
oficial de la Administración
Municipal.
 Diseñar
las
publicaciones
oficiales del Ayuntamiento.
 Diseñar diversas publicaciones
de
la
Administración
Municipal.
20
Dependencia:
Comunicación
Social
Puesto: Jefe el Área de Eventos
Nivel: V
Jefe Inmediato: Director de
Comunicación Social
Personal a su cargo:
 Ninguno
OBJETIVO GENERAL
Atender, coordinar y organizar los
eventos
de
los
diferentes
departamentos
de
la
Administración Municipal.
FUNCIONES DEL PUESTO
 Coordinar el trabajo del
personal de la Jefatura para
cubrir periodísticamente los
eventos
oficiales
del
Presidente Municipal y de la
Administración Municipal.
 Organizar las ruedas de
prensa
del
Presidente
Municipal y de los directores
de
las
dependencias
municipales.
 Participar en las jornadas
Comunitarias que realiza el
Presidente
en
las
Delegaciones Municipales.
 Coordinación
con
los
organismos y dependencias,
tanto públicos, como privados
para la realización de eventos,
Congresos y Convenciones en
la Ciudad en los cuales
participe el Ayuntamiento.
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Dependencia:
Comunicación
Social
Puesto: Reportero
Nivel: VII
Jefe
Inmediato:
Director
de
Comunicación Social
Personal a su cargo:
 Ninguno
OBJETIVO GENERAL
Dar cobertura fotográfica a los
eventos de la Secretaría de
Relaciones
Exteriores
que
se
efectúen dentro y fuera de sus
instalaciones,
mantener
actualizada la memoria gráfica del
Ayuntamiento, y apoyo a los
medios de comunicación.
FUNCIONES DEL PUESTO
 Realizar la cobertura fotografía
de las actividades y eventos
públicos de los servidores
públicos de la dependencia.
 Realizar las fotos, reportajes y
entrevistas que se requieran,
para los funcionarios o para los
medios de comunicación.
 Archivar los negativos.
 Actualizar
de
manera
permanente el archivo de fotos
digitales, datos generales y
noticias en computadora.
 Grabación en audio de eventos
públicos del Ayuntamiento.
 Grabación en audio de las
entrevistas a funcionarios del
Ayuntamiento.
 Confirma la recepción de
materiales periodísticos gráficos,
en audio, video y fotografía, a
los medios de comunicación.
 Realizar las demás funciones
que le sean asignadas por sus
superiores jerárquicos.
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